PLANEACION.

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SERVICIOS PERSONALIZADOS AG.

MX a 10 de abril 2011.

INDICE.

3.0 Introducción.

3.1 Concepto e importancia de la planeación.

3.2 principios de planeación.

3.3 clasificación de la planeación.

3.4 proceso de planeación.

3.5 tipos de planes.

3.6.1 generales y específicas.

3.6.2 cuantitativas y cualitativas.

3.6.3.0 Conclusión.

3.6.3.00 Bibliografía.

SUBINDICE

3.0 Introducción.

3.1 Concepto e importancia de la planeación.

3.1.1 concepto

3.1.2 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

3.2 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

*Principio de la universalidad.

*Principio de racionalidad.

*El principio de la precisión.

*El principio de la flexibilidad.

*El principio de la unidad.

*El principio de factibilidad.

*El principio de compromiso.

*Principio de factor limitante.

*Principio de inherencia.

3.3 CLASIFICACION DE LA PLANEACION

planeación a corto plazo

planeación a mediano plazo

planeación a largo plazo

planeación estratégica planeación táctica o funcional

planeación operativa

3.4 PROCESO DE PLANEACION

formulación del problema

identificación y diseño de soluciones

integración de plan y control de resultados

diagnostico y pronostico

definición de objetivos y metas

análisis de medios

generación de alternativas

análisis y evaluación de alternativas

programación y control

premisas

internas

externas

3.5 TIPOS DE PLANES

propósito o misión

objetivos

políticas

planes estratégicos

planes operativos o tácticos

planes a corto y largo plazo

planes específicos o direccionales

programas

proyectos

3.6 TECNICAS DE PLANEACION

finalidad

manuales de objetivos y políticas

graficas de Gantt

programas

3.6.1 técnicas cuantitativas

3.6.2 técnicas cualitativas

3.7conclusion

3.8 concepto de varios autores sobre la planeación

INTRODUCCION

Para comenzar adentrándonos al tema de planeación

y familiarizándonos con el daremos una breve

explicación de lo que es el concepto de la planeación

y su importancia con el fin de que tengamos el

conocimiento tanto como los principios de la

planeación sus procesos, técnicas, la influencia que a

tenido a través del tiempo como su evolución dentro

y fuera de empresas negocios y demás por lo cual

este trabajo fue realizado con un amplio

conocimiento sobre la temática.

Es importante mencionar que la planeación existe

desde el punto de partida hasta el punto de

culminación en un proyecto.

3.1 CONCEPTO E IMOPORTANCIA DE LA PLANEACION

3.1.1 CONCEPTO

La planeación, es la función administrativa que determina con anticipación qué se debe

hacer y cuáles objetivos se deben alcanzar, busca brindar condiciones racionales para la

empresa, sus departamentos o divisiones se organicen a partir de ciertas hipótesis respecto

de la realidad actual y futura.

La planeación parte del reconocimiento de que "puesto que las acciones presentes reflejan

necesariamente previsiones implícitas y presuposiciones sobre el futuro, estas previsiones y

presuposiciones deben ser explícitas y objetivas en cualquier tipo de análisis realizado para

que ciertos asuntos inmediatos se vuelvan menos confusos y, en consecuencia, menos

importantes". Si el futuro va a llegar, y siempre llega en cualquier momento, ¿porqué dejar

que aparezca sin estar debidamente preparados para enfrentarlo e improvisar soluciones que

no siempre serán las mejores? Existe la mentalidad simplista de solucionar los problemas a

medida que surgen en las empresas, lo cual las torna más reactivas que proactivas ante los

acontecimientos, respecto de los eventos que ocurren en un mundo repleto de cambios. En

el fondo, la planeación es una técnica utilizada para asimilar la incertidumbre y dar más

consistencia al desempeño de las empresas.

Dean Ray Koontz

Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el

futuro. Generalmente el procedimiento de planeación consiste en considerar las

diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la

mejor.

Robert. N. Anthony.

3.1.2 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

La planeación como función principal de la administración, aunque este planteamiento

tampoco permite captar la magnitud de la importancia de la planeación de la

administración.

Lo mejor seria pensar en la planeación como la locomotora que conduce un tren de

actividades organizativas, de liderazgo y de control, o talvez deberíamos concebir la

planeación como las raíces de un magnifico roble de donde brotan las ramas de la

organización, el liderazgo y el control. Sin planes los administradores no pueden saber

como organizar a la gente y a los recursos; puede que no tenga ni siquiera la idea clara de lo

que es lo que se necesita organizar. sin un plan, no pueden dirigir con confianza o esperar

que otros lo sigan y sin un plan , los administradores y sus seguidores tiene pocas

probabilidades de lograr sus metas o de saber cuando y donde se están desviando de su

camino. El control se convierte en un ejercicio fútil, con frecuencia los planes erróneos

afectan la salud de toda la organización.

Las empresas no funcionan de manera improvisada. La estrategia empresarial es

básicamente una actividad racional que implica identificar las oportunidades y amenazas

del ambiente donde opera la empresa, así como evaluar las limitaciones y fortalezas de la

empresa, su capacidad real o potencial para anticiparse a las necesidades y demandas del

mercado o competir en condiciones de riesgo con las empresas rivales. En consecuencia, la

estrategia debe combinar las oportunidades ambientales con la capacidad empresarial y

lograr el equilibrio óptimo entre lo que la empresa quiere y lo que realmente puede hacer.

La estrategia se preocupa por "qué hacer" y no por "cómo hacer". En estos términos, la

estrategia exige que se implementen todos los medios necesarios para ponerla en práctica.

Como estos medios incluyen toda la organización, es necesario atribuir responsabilidades a

todos los niveles ( o subsistemas) de la empresa: nivel institucional, nivel intermedio y

nivel operacional. La implementación exige planeación, es decir, la estrategia empresarial

requiere un plan básico – la planeación estratégica- para que la empresa pueda enfrentar

todas estas fuerzas en conjunto. La planeación estratégica debe apoyarse en una

multiplicidad de planes situados en la parte inferior de la estructura de la organización.

Para llevar adelante la planeación estratégica, la empresa requiere subdivisiones graduales

de los planes hasta llegar al nivel de ejecución de tareas y operaciones cotidianas. De este

modo, la planeación estratégica requiere planes tácticos y cada uno de estos exige planes

operacionales que combinan actividades para obtener efectos sinérgicos.

Koontz, Harold; O'Donell, Cyril; Weihrich, Heinz

3.2 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los

elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de

guía a la acción.

Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas

ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las

circunstancias individuales.

*Principio de la universalidad.

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal,

materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

*Principio de racionalidad.

Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener

unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.

*El principio de la precisión.

“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor

precisión posible, porque van a regir acciones concretas.” Cuando carecemos de planes

precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya

que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán

necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá algo que no podrá planearse

en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual,

con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido

esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.

*El principio de la flexibilidad.

“Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen

para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las

circunstancias que hayan variado después de la previsión.” Este principio podrá parecer a

primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede

amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo.

Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones

momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es

flexible, porque doblándose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión

que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o

cambios que puedan ocurrir:

Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más

normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias

especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rápida revisión.

*El principio de la unidad.

“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada

función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e

integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general”. Es evidente que

mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por

ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción,

ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un

mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la

conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de

orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse

jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.

*El principio de factibilidad.

Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u

optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a

las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

*El principio de compromiso.

La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante

una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión.

Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura

que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar

mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.

*Principio de factor limitante.

En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente

habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los

objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la

objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas

alternativas para llegar a un fin.

*Principio de inherencia.

La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la

administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando

siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la

posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

KOONTZ O’DONNELL

3.3 CLASIFICACION DE LA PLANEACION

La planeación es un proceso gradual y vital, por el que se establece el esfuerzo necesario

para cumplir con los objetivos de un proyecto en un tiempo u horario que se debe cumplir

para que la planificación sea exitosa. En este proceso permite además, refinar los objetivos

que dieron origen al proyecto.

Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un proyecto, las

cuales permiten definir el curso de acción a seguir, que será tomado como base durante la

ejecución del mismo.

Si bien la planeación define las acciones a seguir, durante la ejecución puede existir

necesidad de cambios respecto de lo definido originalmente, los mismos servirán de punto

de partida para un nuevo análisis y una nueva planificación de ser requerido.

La clasificación de la planeaciónse da o se forma de acuerdo a su plazo según sea lo

establecido por una empresa de acuerdo a los planes lineamientos metas u objetivos que

se desean alcanzar.

Entonces decimos que la planeación se clasifica en los siguientes puntos.

a) PLANEACION A CORTO PLAZO:La planeación a corto plazo se selecciona de

manera que se ajusten a trimestres o a un año, debido a que estos planes

deben estar relacionados con los períodos contables o bien cuando se

determinan para realizarse en un termino menor o igual a un año.

Estos, a su vez, pueden ser:

° Inmediato. Aquellos que se establecen hasta seis meses.

° Mediato. Se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o

menor de 12 meses.

b) PLANEACION A MEDIANO PLAZO: Su delimitación es por un

periodo de uno a tres años.

c) PLANEACION A LARGO PLAZO: Son aquellos que se proyectan a

un tiempo mayor de tres años.

d) PLANEACION ESTRATEGICA: Establece los lineamientos

generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes

(tácticos y operativos).

e) PLANEACION TACTICA O FUNCIONAL: Determina planes más

específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de

la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos.

f) OPERATIVA. Se rige de acuerdo con los lineamientos

establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la

formulación y asignación de actividades mas detalladas que deben

ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.

Munch. García

3.4 PROCESO DE PLANEACION

La planeación es un proceso continuo por lo tanto, ningún plan es definitivo: está siempre

sujeto a revisión. Por consiguiente, un plan no es nunca el producto final sino un informe

provisional.

El proceso que se describe a continuación es una síntesis en que se integran los pasos

recomendados por varios autores. El orden en que se dan las partes del proceso no

representa el orden en que se deben llevar a cabo, solo refleja una opinión en que suele ser

conveniente comenzar a pensar en ellas.

En el proceso de planear, las etapas básicas que debidamente organizadas, son necesarias

desarrollar son las siguientes: TEORÍA DE LA PLANEACIÓN II.4 El proceso de

Planeación. Principios de Racionalidad y Modelos del Proceso de Planeación

1. Formulación del problema.

2. Identificación y diseño de soluciones.

3. Integración del Plan y el Control de resultados.

1. Formulación del problema, si se trata de un conjunto de problemas, surge cuando se hallan

en conflicto situaciones no controladas con situaciones deseables.

Para definir claramente la problemática se requiere entender la situación actual así como las causas

pasadas y presentes que dieron lugar a ella; a este análisis se le llama diagnóstico.

2. La identificación y diseño de soluciones crea o descubre las soluciones que responden al

estado deseado y los objetivos formulados, siendo sus subactividades las siguientes:

• Generación de alternativas.

• Evaluación de alternativas y selección de la mejor.

Es evidente que para alcanzar esos estados futuros deseados existen diversos medios, los

cuales constituyen el concepto de alternativas, mismas que dan pie para introducirnos a la

técnica conocida como Ingeniería económica o sea el conjunto de principios y técnicas

relativas a la comparación de alternativas desde un punto de vista económico.

3. La Integración del Plan y Control de Resultados, la cual tendrá como funciones la

continua corrección, mejoramiento y adecuación del plan, estando constituida de las

siguientes subactividades básicas:

• Establecer un plan estratégico.

• Formular programas.

• Formular proyectos.

• Integrar programa operativo y presupuestal.

Planeación del control: Diseño de indicadores y creación de un sistema de información.

Evaluación y adaptación: Ajuste de programas, proyectos, presupuestos; replanteamiento del problema o de la

solución.

Existen otras formas de presentar el proceso de planeación descrito con anterioridad

una de ellas se describe a continuación, y es la que se desarrollará durante el curso.

1. El Diagnóstico y el Pronóstico: El conocimiento de la situación actual que se

pretende cambiar.

Se parte de un estado actual que se considera no es satisfactorio y por lo tanto

existen diferencias con el estado deseado. Este análisis nos sirve para conocer la

realidad imperante: problemas, restricciones, obstáculos, recursos etc.

2. Definición de los Objetivos y las Metas: La definición de objetivos es

primordial en el proceso de planeación, ya que estos exigirán una gran parte de

los recursos y determinarán las actividades durante largo tiempo de la empresa o

del proyecto, en ellos se incluyen la revisión y comprensión de los propósitos de

estos. Los objetivos pueden ser inalcanzables dentro del periodo de planeación

pero deberán hacerse asequibles dentro del mismo.

A veces los objetivos que se definen de nuevo serán muy parecidos a aquellos

en que se basa la estrategia ya existente, pero otras veces el proceso produce un

cambio sustancial.

3. Análisis de Medios: El propósito de este paso es identificar las formas en que los

cambios del ambiente económico, tecnológico, socio- cultural y político-legal,

pueden influir en la empresa o proyecto.

Los planificadores necesariamente se preocupan del amplio contexto social,

económico, político y tecnológico dentro del cual la organización tendrá que

operar en el futuro.

Este análisis es necesario para identificar las ventajas y desventajas

competitivas de la empresa, es decir, definir como se habrán de adquirir,

generar y como se deberán destinar los recursos a las actividades de la empresa

o proyecto.

En esta etapa es conveniente realizar los siguientes puntos:

Dar un horizonte de planeación (período durante el cual la obra deberá

satisfacer la necesidad para la cual ha sido destinada

Recopilar, analizar y complementar información disponible.

Analizar posibilidades económicas de quien solicita la obra.

Producir el planteamiento de soluciones factibles.

4. Generación de alternativas: Considerando los recursos disponibles se deben

proponer las posibles alternativas de acción para alcanzar los objetivos y metas

descritos por la etapa anterior.

Este proceso deberá realizarse partiendo de un contexto general hacía lo

particular, de esta manera se evitará diseñar acciones que sean adecuadas en lo

particular pero no en lo general.

Las metas deberán ser alcanzables dentro del periodo de planeación pero no

necesariamente.

5. Análisis y Evaluación de alternativas: Una vez que se ha realizado el análisis

del ambiente, el análisis de recursos, la identificación de oportunidades

estratégicas y riesgos, es posible emitir un juicio que valorice las consecuencias

de la proposición, aquí entra uno de los aspectos más importantes de la

planeación, “La evaluación de proyectos”. La proposición de la colectividad

puede no ser factible, además de que para lograrla podrán seguirse diferentes

caminos o bien, para alcanzar la meta se generarán n alternativas de solución,

cada una de estas alternativas serán comparadas y se medirán sus ventajas y

desventajas, escogiendo la mejor de ellas, aquella que maximice los beneficios y

minimice los costos.

A veces es necesario un cambio de estrategia para cumplir con los objetivos

deseados.

Mientras haya pasado mas el tiempo, mas fácil será decidir si debe modificar o

no la estrategia.

6. Programación y Control: Una vez seleccionada la mejor alternativa alternativa,

es preciso incorporarla en las operaciones cotidianas. Ni la mas perfecta y

creativa estrategia podrá beneficiar a la empresa a menos de que se ponga en

practica.

A medida que se adelanta la ejecución en cada unidad, los autores del plan

tienen que comprobar el progreso en comparación con lo planeado en etapas

periódicas o criticas para

PREMISAS.

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas

circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curos en que va a

desarrollarse el plan.

Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden ser:

1. INTERNAS. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir

en el logro de la misión, algunas de ellas son: variaciones en el capital,

ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros,

innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas

organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos

fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de aquellos que los

controlan (accionistas) y, a menudo, de los subordinados.

2. EXTERNAS. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la

empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de

sus actividades y que, por lo mismo, deben tomarse en cuenta al

planear. Las premisas pueden ser:

a) de carácter político.

b) de carácter legal.

Munch. García.

3.5 TIPOS DE PLANES

Los planes que se aplican a toda la empresa, que se refieren al establecimiento

global de los objetivos de la organización, y que buscan situar en una posición a la

organización en términos de su ambiente, se llaman planes estratégicos. Los

planes que especifican los detalles de cómo se deben lograr los objetivos

globales, se llaman planes operacionales. Los planes estratégicos y operacionales

difieren en su marco de tiempo, su alcance, y se deben incluir o no una serie

conocida de objetivos organizacionales.

Los planes operacionales tienden a cubrir periodos más cortos, por ejemplo: los

planes mensuales, semanales, día tras día, de una organización, son casi todo los

planes organizaciones. Los planes estratégicos tienden a incluir un período

extenso, por lo general 5 años o más. También cubren un área más amplia y

tratan menos con cosas específicas. Por último, los planes estratégicos incluyen la

formulación de objetivos, mientras que los planes operacionales la existencia de

objetivos. Los planes operacionales ofrecen formas de alcanzar estos objetivos.

Planes a corto plazo en comparación con planes a largo plazo

Los analistas financieros por tradición describen el rendimiento de las inversiones

como a corto, a mediano y a largo plazo. El termino corto plazo considera menos

de un año. Cualquier marco de tiempo mas allá de los 5 años se clasifica como de

largo plazo. El termino mediano abarca el periodo entre los otros dos.

Los administradores han adoptado la misma terminología para describir los

planes. A fin de tener claridad, enfatizaremos planes a corto plazo en contraste

con planes a largo plazo en la presentación posterior del material.

Planes específicos en contraste con los planes direccionales

Parece intuitivamente correcto que siempre sean preferibles los planes específicos

a los planes direccionales o realizados grosso modo. Los planes específicos

tienen objetivos definidos con claridad. No hay ambigüedad, no hay problemas por

malos entendidos.

Por ejemplo, un administrador que busca incrementar las ventas de su empresa

en 20% en un periodo determinado de 12 meses, podría establecer

procedimientos específicos, asignar presupuestos y programar las actividades

para alcanzar tal objetivo. Todo esto representa planes específicos.

Los Planes direccionales identifican las directrices generales. Proporcionan el

enfoque, pero no encierran a la administración en objetivos específicos o cursos

determinados de acción. En lugar de que un administrador siga con un plan

especifico para reducir los costos en 4% y aumentar los ingresos en un 6%

durante los siguientes 6 meses, un plan direcciones podría enfocarse a mejorar las

utilidades corporativas de 5% a 10% durante los siguientes 6 meses. Es obvia la

flexibilidad inerte en los planes direccionales. Se debe valorar esta ventaja contra

la perdida de claridad proporcionada por los planes específicos.

TIPOS DE PLANES.

1.- PROPÓSITO O MISIÓN. Es determinar qué se debe hacer para llegar al futuro

que se concibe como posible y deseable. Es definir el rumbo y generar los

compromisos necesarios para lograrlo.

2.- OBJETIVOS. Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad. Los

objetivos dan direccionalidad a los esfuerzos que realiza la organización. Se

formulan para la organización, pero también para cada uno de los departamentos,

y también supone la definición de los objetivos de las personas que contribuyen a

su logro.

3.- POLÍTICAS. Las políticas también se consideran planes, dado que son

enunciados generales que guían las acciones y decisiones de las organizaciones.

Las políticas son criterios de acción.

4.- PLANES ESTRATÉGICOS. Los planes admiten muy diferentes criterios de

clasificación: uno de los más aceptados es ordenarlos según su amplitud en

planes estratégicos y planes operativos. El plan estratégico involucra a toda la

organización, mientras que el plan operativo indica los detalles de la forma en que

se alcanzarán los objetivos. Los planes estratégicos permiten determinar los

propósitos principales de una organización, que generalmente se fundamentan en

una visión a largo plazo. Implica considerar las oportunidades y problemas en el

ambiente junto con las fortalezas y limitaciones de la organización. Un plan

estratégico es planear las necesidades de recursos humanos para mantener la

competitividad de la organización, es decir, debe estar relacionado con el futuro y

también con las acciones contingentes de lo que podemos evitar.

5.- PLANES OPERATIVOS O TÁCTICOS. Los planes operativos constituyen el

apoyo necesario de los planes estratégicos porque atienden su aplicación a corto

plazo. Se orientan a actividades específicas asignando recursos y definiendo

estándares de actuación. Un plan operativo es disminuir 10% la rotación del

personal poniendo en marcha programas de capacitación, implementación de

sistemas de incentivos y otorgamiento de prestaciones.

6.- PLANES A CORTO Y LARGO PLAZO. De acuerdo con el tiempo que

comprenden, los planes pueden ser inmediatos o de corto plazo. En los planes a

corto plazo la mayoría de las variables pueden ser controladas por la

administración de la empresa, mientras que en los de largo plazo todas las

condiciones se plantean como posibilidades sujetas a variación. Los criterios para

determinar si los planes son de corto o largo plazo no son uniformes, sin embargo,

generalmente se acepta que un plan a un año o menos es de corto plazo y de

cinco años o más es de largo plazo. En ocasiones se habla de planes de mediano

plazo como categoría intermedia entre uno y otros.

7.- PLANES ESPECÍFICOS O DIRECCIONALES. Los planes pueden ser

considerados específicos cuando no admiten ninguna interpretación y deben

realizarse tal como han sido definidos. Los planes direccionales, por el contrario,

marcan lineamientos generales y pueden ser adaptados de acuerdo con las

circunstancias y el criterio de quienes los llevan a cabo.

8.- PROGRAMAS. Los programas son actividades que perduran en la

organización, pues su realización no tiene una fecha límite en la que pueda darse

por concluida o que provoque su caducidad. Por ejemplo, se habla de programas

de capacitación, de captación de recursos, de financiamiento, etcétera, porque son

actividades permanentes o recurrentes de la empresa.

9.- PROYECTOS. Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo. Tienen

un principio, pero deben tener una fase de conclusión. Por ejemplo, el proyecto de

construir un edificio. La naturaleza supone un término para cumplir con los

objetivos para los que fue formulado.

Munch. García.

3.6 TECNICAS DE PLANEACION

FINALIDAD

La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que

las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más

específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden

ser usadas en cualquier proyecto.

Las técnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia; hay casi tantas técnicas como formas diversas de planes. Sin embargo, quizá las más usadas son las siguientes:

Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.

Graficas de Gantt, que tienen por objeto la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan de manera coordinada.

Programas de muy diversas formas, pero especialmente los que se presentan bajo la característica ya explicada de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.

Manuales de Objetivos y Políticas.

Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

Ventajas de la disposición y Uso de Manuales.

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

1. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través

del tiempo.

2. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución. 3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 4. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir.

Diagrama de Proceso y de Flujo. Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.

Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones se emplean de manera amplia en los trabajos administrativos; y de oficina Existe razón para lo anterior porque, como lo hace notar un tratadista, la diferencia fundamental radica en que "mientras que en el taller se procesan o transforman materiales en la oficina, se procesan o tramitan las formas".

En el taller se toma en cuenta al personal, la maquinaria, el equipo y las herramientas, las condiciones del medio ambiente, etc.; en la oficina se consideran los trámites, las formas de documentos o reportes, las formas de registro y estadística, el personal, el espacio, las condiciones, archivos, el equipo, los útiles, etc. Como puede advertirse, la diferencia no es esencial sino accidental, y solo requiere adaptación de los sistemas para mejorar estos elementos comunes.

Los pasos esenciales en todo proceso son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento.

Cuando se realizan trámites administrativos existen también estas mismas etapas, ya que hay:

1. Operaciones como son escribir documentos, hacer cálculos, 'c registrar sellar, etc. Se representan con un circulo (™).

2. Transportes como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar al archivo ciertas formas, etc. Se indican con una flecha (“). 3. Inspecciones: como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, etc. Su símbolo es (£). 4. Demoras: como cartas dejadas en "charola de salida", documentos en espera de tramite, etc. Se simbolizan con una letra D. , 5. Almacenamiento: como documentos en el archivo. Su símbolo es un triangulo (r).

Tiene especial importancia la revisión de los tramites administrativos, porque, independientemente de que al establecer las formas de control en la iniciación de operaciones no se conocía bien la realidad que por ellas iba a ser controlada, toda organización es dinámica, pudiendo ocurrir que los sistemas iniciales ya no respondan al volumen de trabajo actual, que solo entorpecen o dificultan como también que en el afán por llevar la especialización a su mayor grado se hayan separado operaciones que podrían estar juntas en una misma persona, con resultados de mayor eficiencia, rapidez y control. No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes están ya habituados a ellos.

No esta por demás precisar que los instrumentos de simplificación, como el Diagrama de Proceso, no sustituyen el criterio del administrador pues dicho criterio es propiamente el que pensará y sugerirá los cambios que deben hacerse, sino que ese criterio tan solo cumple la función de ayudar, pero dicha ayuda es de valor incalculable.

Estos instrumentos hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Además, permiten apreciar de manera gráfica esos pasos.

Con estos dos auxiliares la mente puede trabajar mucho mejor, pues abarca pocas cosas a un tiempo. y por ello le cuesta trabajo hacer comparaciones de pasos sucesivos (sobre todo si son numerosos, difíciles y abstractos), pensar mas detenidamente que puede mejorarse, etc.

Los sistemas de simplificación del trabajo de oficina son, pues, exclusivamente "instrumentos para ayudar a la mente a analizar los procesos"; lo esencial es el análisis que se haga. Por ello, no son "recetas" para corregir los defectos o mejorar los procedimientos; esto corresponde al criterio del supervisor y sus auxiliares. Dotados de practica y con conocimientos de las necesidades concretas. Sin embargo, este criterio puede aprovecharse en forma incomparablemente mejor cuando cuenta con estas herramientas, al hacer un análisis sistemático sobre graficas, con ayuda de ciertas reglas.

Técnica del Diagrama de Proceso

Los símbolos empleados para formular el diagrama de proceso son los ya señalados; pero existe otra forma, con la sola variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O – T – I – D - A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Se usan estos simb0los para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego, fácilmente recordable por la palabra "Otida".

Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc. 2. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra para descripción breve del trámite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra para observaciones. 3. Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos Correspondientes, uniéndolos con una línea perceptible. 4. Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de operaciones, transportes, inspecciones y demoras, así como de los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora. 5. Estos torales indican ya en cierro modo el tipo de acción que conviene tomar. Así, v.gr... Si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las operaciones 0 inspecciones, tendrá que deducirse que ese proceso puede ser mejorado. 6. Existe aun necesidad de hacer un análisis más profundo, para lo cual cabe preguntarse.

Graficas de Gantt. Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo. Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un enfoque gráfico. Un grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relación de las tareas.

Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el solapamiento entre tareas planificadas. A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.

3.6.1 GENERALES Y ESPECÍFICAS

GENERALES.

Es un documento de concentración que contienen todos los planes o actividades

programadas, es una herramienta de control que describe y define todas las

características particulares de los planes y programas que contiene la empresa.

ESPECIFICAS.

Son planes con el objeto de hacer una diferenciación o una identificación, de lo

cual es necesario para cambiar de un nombre a cada plan. Así mismo como los

objetivos y características que pueden ser coincidentes y similares.

3.6.2 CUANTITATIVAS Y CUALITATIVAS

Técnicas cuantitativas.

La ciencia administrativa ha desarrollado métodos de análisis y herramientas

cuantitativas para la toma de decisiones objetivas. Un factor importante que se

debe considerar al seleccionar una herramienta de toma de decisiones es su

grado de confiabilidad, ya que así la incertidumbre y el riesgo resultan menores.

Las herramientas cuantitativas como apoyo para la toma de decisiones tienen

ventajas, como son, poder dividir problemas complejos en fragmentos menores

que pueden ser diagnosticados fácilmente.

Técnicas cualitativas.

Para la toma de decisiones se requiere recoger información sobre un problema

dado a consultar expertos en el campo específico y confiar en su experiencia. Sin

embargo, esta información puede ser o no real.

Por lo tanto existen técnicas para comprobar la veracidad de la información:

Delfos.

Tormenta de ideas.

Técnicas de juego.

Grupos T.

Puntos fuertes y puntos débiles.

Oportunidades, riesgos y medios.

Cadena de fines y medios.

Dramatizaciones y casos.

Munch. García.

3.7 CONCLUSION

La planeación siempre a sido una de las bases mas importantes en las empresas

negocios hasta en la vida misma es un concepto que va mas haya de la

estructuración y el asentamiento de las ideas sobre el que se va a hacer, el como

se va hacer y cuando, entre otros factores; eh conseguido adquirir el

conocimiento sobre la temática ya tratada anteriormente através de la lectura de

diversos libros sobre administración planeación y demás enfoques con puntos de

vista divergentes, tanto como en visitas empresariales experiencias laborales en

un ámbito de relación con personas de alta jerarquía socializando y compartiendo

ideas propias de cómo realizar un mejor trabajo u proyecto en las diferentes ramas

de la industria económica como en sus diferentes cadenas laborales tanto como la

alimenticia la industrial o bien la de recursos financieros existen mil maneras de

hacer una planeación partiendo siempre desde un mismo punto hasta llegar a

diferentes caminos para lograr una meta u objetivo si mas palabras me despido

con un cordial saludo y espero esta aportación de información sea de gran ayuda

para ampliar el horizonte del conocimiento sobre una pequeña parte de lo que es

la administración o gestión de empresas de antemano y consiente de las

diferencias de puntos de vista o criticas es importante remarcar el hecho que

planeación no es solo una función administrativa que consiste en seleccionar entre

diversas alternativas los objetivos, las políticas, los procedimientos y los

programas de una empresa si no que es sino también la determinación de la

organización de los objetivos que se desean obtener en un futuro.

Oscar P. Guerrero

3.8 CONCEPTO DE VARIOS AUTORES ACERCA DE LA TEMATICA

Desde años atrás en la historia siempre ha existido la noción de administración y

con ella de planeación. Pero es una noción inconsciente, pues una vez comienza

a plasmarse el pensamiento administrativo, se empieza a percibir la importancia

de la planeación.

Muchos autores se han preocupado por la función de planeación y han

desarrollado sus propias definiciones, aunque lo expresan diferente, guardan

elementos comunes; todos ellos coinciden en considerar que la planeación se

convierte en la función fundamental del proceso administrativo para la

supervivencia de la empresa:

FAYOL

Afirma que la Toma de Decisiones también hace parte de las funciones de la

organización. Señaló cómo las funciones del administrador la prevención,

organización, coordinación y control, que expresado en términos más actuales no

es otra cosa que la planeación, organización, dirección y control.

KOONTZ O’DONNELL

Junto a Terry apoyan a Fayol al decir que la previsión es la base de la planeación.

Considera la planeación como: “una función administrativa que consiste en

seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas, los

procedimientos y los programas de una empresa”.3

Definen la planeación con un puente que se erige donde nos encontramos y

donde queremos ir. Es un proceso intelectual, es la determinación consciente de

vías de acción.

Para estos autores la planeación es la más básica de todas las funciones

administrativas, la cual implica una definición previa de objetivos y una descripción

de las acciones que van a realizar para lograrlos, presentándose en este punto un

proceso de toma de decisiones frente a lo diversos programas de acción que

pueden darse.

Planear es entonces decidir anticipadamente que hacer cuando, como, quien,

porque si bien es imposible conocer el futuro, no planear implicaría dejar las

diversas situaciones sometidas al azar, a la casualidad y esta lógicamente no es la

mejor manera de manejar una empresa.

AGUSTIN REYES PONCE

Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los

principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y

la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

JOSSEPH L. MASSIE

Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre las alternativas,

cursos de acción a partir de los cuales establece los objetivos. Trabajo de Omar

BURT K. SCANLAN

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes,

procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para

adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

GEORGE R. TERRY

Es la selección y relación de hechos así como la información y el uso de

suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades

propuestas que se creen son necesarias para alcanzar los resultados deseados.

ERNEST DALE

Determinación del conjunto de objetivos para obtenerse en el futuro y los pasos

necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

RUSELL ACKOFF

Al igual que Koontz es consciente de la necesidad de planear en las

organizaciones, pero además considera que procurar que esta sea útil es

realmente difícil, pues es una de las actividades humanas de mayor complejidad,

por lo tanto equivocarse no es un error pero conformarse con ello si lo es.

Para Ackoff la planeación es: “...un proceso de toma de decisiones, pero es

igualmente claro que la toma de decisiones no siempre equivale a la planeación”.

Ackoff toma a esta función administrativa como lo que hacemos antes de realizar

una acción, es decir, es una toma decisión “anticipada”, donde se decide qué va a

hacerse y de qué manera, para conseguir determinadas cosas en el futuro, por

esto deben tomarse decisiones antes de actuar, pero de lo contrario la planeación

no sería necesaria.

Finalmente afirma sobre el significado de la planeación, sostiene que “El no

hacerlo bien no es un pecado, pero el no hacerlo lo mejor posible, sí lo es”. 4

A raíz de que la planeación es un proceso constante no debe pensarse en un plan

definitivo, sino provisional que se revisa continuamente, todo esto en busca de una

planeación realmente efectiva.

GUZMÁN VALDIVIA

Define la planeación así: “actividad sistémica apoyada en datos objetivos en

posibilidades reales, en estudios técnicos para que la previsión sirva de

fundamento sólido a las políticas y programas y estos sean a su vez instrumentos

eficaces y de verdadera utilidad”.

Al igual, Valdivia reconoce la importancia de la previsión dentro de lo posible,

tomando en cuenta todos aquellos agentes que puedan influir en cualquier forma

sobre la empresa.

Dentro de estos factores están los externos como: estabilidad de la política

gubernamental, grados de intervención estatal, tendencias de la población,

empleo, salarios, las condiciones de adquisición de materia prima, transporte,

entre otros. Y los internos: previsión de ventas e inversión de capital entre otros.

IDALBERTO CHIAVENATO

Describe a la planeación como: “la función administrativa que determina

anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe

hacerse para alcanzarlos, se trata de un modelo teórico para la acción futura”. 5

La considera como la primera función administrativa, pues ella es la base para que

se den las demás. La planeación comienza con una definición de los planes con

los que se pretenden llevar a cabo.

CHARLES HUMMEL

Asevera que planificar significa trazar un camino de una situación determinada

hacia el futuro deseado, pero posible.

NACIONES UNIDAS

Comentan que la planeación es un proceso de elección y selección entre cursos

alternativos de acción, con vistas a la asignación de recursos escasos, con el fin

de obtener objetivos específicos sobre la base de un diagnostico preliminar que

cubra todos los factores relevantes que puedan ser identificados.

LA ASOCIACION AMERICANA DE ADMINISTRADORES

Plantea que la planeación consiste en obtener qué se debe hacer, cómo se debe

hacer, qué acción debe tomarse, quién es el responsable de ella, entre otros

factores.

GERARDO GUTIERREZ

Afirma que ningún ejecutivo podrá organizarse, dirigir y controlar con éxito su

empresa, a menos que también haya planeado con anterioridad las diversas

acciones.

PETER DRUCKER

Asegura que pocas compañías tiene ideas precisas de su misión, lo que ocasiona

tomar un camino equivocado que conduce a sus peores errores, y de ahí la falta

de planeación de muchas empresas.

EZEQUIEL ANDER – EGG DE YERHEZKELDROR

Planificar es el proceso de preparar un conjunto de decisiones para la acción

futura, dirigida al logro de objetivos por medio preferibles. Es un proceso, una

actividad continua que no termina con la formulación de un plan sino que implica

reajuste permanente entre medio y fines.

Considera que la planificación y ejecución son procesos interrelacionados, pero

que deben considerarse analíticamente por separado.

BIBLIOGRAFIA

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

MUNCH. GARCIA

5ed.---México: Trillas 1990

ADMINISTRACION UNA NUEVA PERSPECTIVA

KOONTZ

ADMINISTRACION UN ENFOQUE INTERDICIPLINARIO

ROBLES VALDEZ

INGENIERIA INDUSTRIAL Y ADMINISTRACION

PHILIP E. HICKS

McGraw-Hill 2ª edición año 2003

ADMINISTRACION PROCESO ADMINISTRATIVO

IDALVERTO CHIAVENTATO

Editorial: McGraw-Hill (Año: 2000, 3ª edición)