manual de usuario del sistema de control de documentos
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Unidad de Desarrollo Organizacional
Manual de Usuario del Sistema de
Control de Documentos Contables del
DDI
INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL DE LA FUERZA ARMADA
2016
Gerencia Administrativa
Contenido
Pág.
I. Generalidades ........................................................................................................................................ 1
A. Descripción del sistema ............................................................................................................... 1
B. Menú principal ............................................................................................................................. 1
C. Menú de contenido con pestañas ................................................................................................. 2
II. Descripción de Procedimientos y Metodologías ............................................................................. 12
A. Registro y recepción de comprobantes contables en aplicativo informático-DDI ..................... 13
III. Misceláneos ....................................................................................................................................... 15
A. Disposiciones Finales ................................................................................................................ 15
B. Bitácora de Cambios .................................................................................................................. 15
C. Bitácora de Actualización .......................................................................................................... 15
D. Anexos y Formularios ............................................................................................................... 15
Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del DDI.
Facilitar la utilización del Sistema de Control de Documentos Contables del Departamento
de Documentación Institucional, mediante una descripción detallada e ilustrada de
diferentes opciones, con la finalidad de facilitar el registro de los comprobantes contables
en dicho aplicativo para ser remitidos al DDI.
Objetivo
Manual de Usuario del Sistema de Control de Documentos Contables del DDI.
Manual de Usuario del Sistema de Control
de Documentos Contables del DDI.
Diciembre 2016.
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I. GENERALIDADES.
A. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.
Es un aplicativo programado en lenguaje visual basic.net que controla las entradas y
salidas de comprobantes contables, utilizando herramientas de búsqueda a una base de
datos. Dicho programa fue creado como herramienta de control para el uso interno del
Departamento de Documentación Institucional IPSFA, específicamente en el área de
Archivo Contable.
B. MENU PRINCIPAL.
Cuenta con 5 menús de herramientas principales según siguiente
detalle:
a) Mantenimiento de Áreas Solicitantes: Permite ingresar, modificar o
eliminar un Área o Unidad en la base de datos.
b) Mantenimiento de Solicitantes: Permite ingresar, modificar o
eliminar una persona solicitante en la base de datos y
vincularla al área o unidad que pertenece.
c) Registro de Documentos Eliminados: Bitácora de eliminación de registros de
préstamo de documentos, en donde queda registrado el tipo y número de
documento, la fecha de préstamo y eliminado, así como el usuario que realizo la
eliminación. Este registro solo puede ser depurado por el administrador del
programa.
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d) Actualizar: Función que actualiza
inmediatamente los registros en el
origen de registros subyacentes
provenientes de todos los usuarios
en la base de datos.
e) Salir: Esta función se utiliza para salir del aplicativo.
C. MENU DE CONTENIDO CON PESTAÑAS.
Cuenta con 6 pestañas de contenido según siguiente detalle:
a) Préstamo de Comprobantes Contables
En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle del número de comprobante
contable, fecha del comprobante que se prestó, área o unidad a la que pertenece y
nombre del solicitante, fecha de cuando se hizo el préstamo y el usuario que registró
los datos en el aplicativo.
Las siguientes opciones están como acceso directo en la barra de herramientas o
bien dando clic derecho sobre cualquier registro nos despliega un menú como el
siguiente:
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Nuevo Préstamo:
Al dar clic en la opción Nuevo Préstamo se abrirá un cuadro de dialogo en el que
podemos elegir el nombre de quien solicita el documento y este automáticamente
nos dará a que Departamento o Unidad pertenece, además se puede seleccionar
la fecha del préstamo del documento, se ingresa el número del documento a
prestar y se da ENTER o se selecciona el botón:
A continuación se selecciona el mes y el año del comprobante contable y
seleccione el botón nuevamente.
Para finalizar se selecciona el botón y seguido de eso se
selecciona el botón
Si por error digitamos mal un número o elegimos mal el mes o el año, se
selecciona en el cuadro donde detectamos el error y presionamos el botón
Con este botón solo se eliminara el registro que seleccionamos previamente, de
modo que no perderíamos el registro de los demás ingresados.
El botón sirve para borrar el o todos los registros creados antes de
guardar cambio.
Y el botón es para salir de la opción Nuevo Préstamo.
Préstamo Masivo:
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Al dar clic en la opción Préstamo Masivo se abrirá un cuadro de dialogo en el
que podemos elegir el nombre de quien solicita el documento y este
automáticamente nos dará a que Departamento o Unidad pertenece, además se
puede seleccionar la fecha del préstamo del documento, esta opción permite
hacer el ingreso de los comprobantes contables cuando son en número
correlativo, se ingresa Desde – Hasta que número de los comprobantes contables
se van a prestar (Ej. Desde 1 Hasta 10) y se da ENTER o se selecciona el botón:
A continuación se selecciona el mes y el año del comprobante contable y
seleccione el botón nuevamente.
Para guardar cambios se selecciona:
Para finalizar se selecciona el botón:
El botón sirve para borrar todos los registros creados antes de guardar
cambio.
Eliminar Registro:
Esta opción sirve para eliminar un registro que se creó por error o por cualquier
equivocación que se haya cometido al momento de ingresar el dato y se haya
guardado y funciona así:
Seleccionamos primero el registro que necesitamos eliminar
Dar clic derecho sobre la parte seleccionada
Seleccionamos la opción
Finalmente seleccionamos si cuando pregunta Eliminar Registro?
Reporte de Registro:
Esta opción sirve para filtrar la información dependiendo la necesidad, al dar
clic derecho seleccionamos y este nos desplegara otra
ventana como esta:
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Aquí seleccionamos si filtramos por:
Solicitante.
Área o Departamento.
Prestamos mayores a 5 días o 10 días (se refiere a los comprobantes
contables que tienen más de 5 o 10 días de prestados).
Entre 2 fechas (se refiere a los comprobantes prestados de “X” fecha a “Y”
fecha).
Filtrar todo.
Al seleccionar cualquiera de las
opciones anteriores se abre una nueva
ventana donde nos muestra el filtro que
seleccionamos y nos aparece así:
En la esquina inferior izquierda aparecen 2 botones si seleccionamos
Este botón nos exportara el registro filtrado a una hoja de Excel.
Este botón nos sacara del registro filtrado.
Actualizar:
Esta opción sirve para actualizar el sistema y que se vea reflejado todos los
cambios que en el vayan haciendo todos los usuarios que tengan acceso al
sistema, pudiendo hacerlo de 3 formas
1. Seleccionando la opción en la barra de herramientas
2. Dando clic derecho sobre cualquier registro y seleccionamos
3. Presionando la tecla F5 de nuestro teclado.
b) Préstamo de Tomos Contables
En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle del número de tomo y Del
No. - Al No. de comprobante contable que contiene el tomo, mes y año de los
comprobantes contables, fecha en que se prestó el tomo, área o unidad a la que
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pertenece y nombre del solicitante y automáticamente detalla el usuario que
registró los datos en el aplicativo.
La diferencia entre Préstamo de Comprobante Contable y Préstamo de Tomos
Contables, es que: la primera se registra el documento individual y el segundo, el
registro se hace por tomos completos.
Al seleccionar Nuevo Préstamo se abrirá un cuadro como el siguiente:
En este cuadro se deberá llenar todos los campos en blanco, según los datos del
tomo que se prestó.
Además tiene las siguientes opciones como acceso directo en la barra de
herramientas o bien dando clic derecho sobre cualquier registro y nos desplegara
el siguiente menú de opciones:
c) Préstamo de Tomos Cheques y Recibos de Ingreso
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En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle del número de tomo y Del
No. - Al No. de Cheque, Partida de Diario o Recibo de Ingreso que contiene el
tomo, mes y año de los documentos, fecha en que se prestó el tomo, área o unidad
a la que pertenece y nombre del solicitante, tipo de documento y
automáticamente detalla el usuario que registró los datos en el aplicativo.
La diferencia entre Préstamo de Tomos Contables y Préstamo de Tomos de
Cheque, Partida de Diario o Recibo de Ingreso, es que la primera se registra solo
los tomos de comprobantes contables, el segundo, el registro se hace por tomos
según el tipo de documento que se prestó.
Los pasos para registrar los préstamos de estos documentos son igual que los
anteriores a diferencia que primero se debe seleccionar el tipo de documento que
se va a registrar.
d) Préstamo de Libros Auxiliares
En esta pestaña se ingresa en la base de datos el detalle desde mes y año hasta mes y
año del Libro Auxiliar, pudiendo pasar que un libro solo contenga un mes y un año en
tal caso solo se selecciona un mes y un año de lo contrario debe activarse por medio
de un check para colocar el segundo mes y año del Libro Auxiliar, seleccionar fecha
en que se prestó el tomo, área o unidad a la que pertenece y nombre del solicitante y
automáticamente detalla el usuario que registró los datos en el aplicativo.
Cuando seleccionamos la opción nuevo préstamo nos abrirá un cuadro como este:
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Los pasos para registrar los préstamos de estos documentos son igual que los
anteriores.
e) Ingreso de Nuevos Comprobantes Contables
En esta pestaña encontraremos una serie de opciones dentro de la barra de
herramientas que nos ayudaran a dar ingreso a los comprobantes que por primera vez
se archivaran físicamente en el DDI.
En este listado seleccionamos el año y el mes que necesitamos
consultar o ingresar
Seguido seleccionamos el botón:
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Cuando cargue los datos presionamos clic derecho
sobre cualquier registro y nos abrirá un nuevo menú
como este:
Esta Opción es para crear más números de
comprobantes de un mes que ya este creado, se
abrirá un nuevo cuadro como este:
Al ingresar en esta opción nos
desplegar un sub- menú como este:
Esta opción es funcional solo si previo se
selecciona una cantidad de registros que estén en
estado de NO ARCHIVADO para cambiarlos a
estado de ARCHIVADO, esto se podrá hacer
dentro de este cuadro:
Esta opción es para dar ingreso a
un número correlativo de
comprobantes contables por
ejemplo Del 1 Al 25 y el sistema
se encargara de pasarlos a estado
ARCHIVADO, al seleccionar esta
opción se abrirá un cuadro como
este en el que llenaremos los
espacios que nos pida:
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Dentro de este cuadro podemos detallar desde - hasta el número de
comprobante contable y detallamos la fecha de ingreso al DDI y luego
seleccionamos registrar.
Esta opción es la que comúnmente se
utilizará para ingresar los registros ya
que se hará manualmente para el caso
de los números que no sigan un orden
correlativo por ejemplo 1 – 5 – 25 –
105 – 200 – 1000, como en el siguiente
cuadro:
Esta opción es para eliminar un registro que se creó por error o es
necesario corregir un dato que no se haya ingresado correctamente por
ejemplo la fecha de ingreso no sea la correcta.
Esta opción sirve para revertir o deshacer el estado de un registro por
ejemplo un registro con estado de ARCHIVADO al revertirlo quedara
en estado de NO ARCHIVADO.
En esta opción podemos hacer un filtro
para crear un registro de los comprobantes
contables faltantes en el mes y año que
seleccionemos en un cuadro como este:
1. Filtrar por mes: filtrará los comprobantes contables FALTANTES del mes que
seleccione pero de todos los años que contenga el sistema.
2. Filtrar por año: filtrará el año completo de comprobantes contables FALTANTES que
seleccione.
3. Filtrar por mes y año: filtrará los comprobantes contables FALTANTES especificando
el mes y año que seleccione.
4. Filtrar todo: finalmente este filtrará todos los meses y años que contengan
comprobantes contables FALTANTES en el sistema.
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En esta opción podemos hacer un filtro también solo que para
detallar los comprobantes contables que estén archivados,
seleccionando el mes y el año que necesitemos en el siguiente
cuadro:
1. Filtrar por mes: filtrará los comprobantes contables
ARCHIVADOS del mes que seleccione pero de
todos los años que contenga el sistema.
2. Filtrar por año: filtrará el año completo de
comprobantes contables ARCHIVADOS que
seleccione.
3. Filtrar por mes y año: filtrará los comprobantes contables ARCHIVADOS
especificando el mes y año que seleccione.
4. Filtrar entre 2 fecha: filtrará los comprobantes contables ARCHIVADOS en la fecha
exacta que seleccione.
5. Filtrar todo: finalmente este filtrará todos los meses y años que contengan
comprobantes contables ARCHIVADOS en el sistema.
En esta opción podemos hacer un filtro también de los meses y años que
estén completos en el sistema, en caso de no haber un registro completo
aparecerá un cuadro como el siguiente:
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II. PROCEDIMIENTOS Y METODOLOGÍA.
Nombre de la Metodología: No. de Pág.
A. Registro y recepción de comprobantes contables en aplicativo informático-DDI 13
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NOMBRE DE LA METODOLOGÍA:
A. REGISTRO Y RECEPCIÓN DE
COMPROBANTES CONTABLES EN
APLICATIVO INFORMATICO-DDI.
OBJETIVO DE LA METODOLOGÍA:
Contar con una guía para realizar el ordenamiento e ingreso al aplicativo del Sistema de
Control de Documentos Contables, de los comprobantes contables.
Inicio de la Metodología.
Técnico Contable.
1 Ordena comprobantes contables de forma numérica y cronológicamente (mes, año y
número correlativo) y los separa por legajos.
2 Ingresa al aplicativo del Sistema de Control de Comprobantes Contables en pestaña:
Ingreso de Nuevos Comprobantes Contables.
3 Digita cada Comprobantes Contable, y en caso de existir registros duplicados, toma
nota del número de comprobante, mes y año e informa al DDI; caso contrario sigue
paso número 5.
Archivista.
4 Verifica los comprobantes contables, pudiendo suceder:
a. Que están duplicados (existen dos comprobantes iguales): Informa a Técnico
Contable para que decida cuál de los comprobantes se va a resguardar.
b. Que se registraron por error con mes equivocado: Informa al Técnico
Contable para que el Técnico Contable elimine el registro y lo ingrese con la
fecha en la que hará el envío.
Técnico Contable.
5 Genera reporte en el Sistema de Control de Documentos Contables y guarda en
formato PDF con OCR, incluyéndole un sello de enviado de documentos, este archivo
digital se remite vía correo al Archivista.
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Archivista.
6 Revisa y recibe cada legajo conforme al listado adjunto en el correo.
7 Confronta físicamente el reporte del sistema enviado por correo con los
comprobantes físico pudiendo suceder:
a. No encuentra observaciones ni errores; sigue paso 9.
b. Detecta diferencias entre reporte y comprobantes contables (errores de
número, mes o año): Reenvía reporte al Técnico Contable vía correo
electrónico con un sello digital de Recibido con Observaciones, y en él se
detallan los errores identificados.
Técnico Contable.
8 Atiende observaciones y las supera haciendo las correcciones necesarias en el
aplicativo, reenvía correo al Archivista.
Archivista.
9 En caso de no tener ninguna observación, procederá a reenviar vía correo con un sello
digital de Recibido sin Observaciones al Técnico Contable.
10 Resguarda los comprobantes contables en el Archivo Contable.
Fin de la Metodología.
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III. MISCELÁNEOS.
A. DISPOSICIONES FINALES.
1. El presente instructivo entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación,
dejando sin efecto cualquier documento anterior a éste.
2. Toda modificación a su contenido, deberá ser canalizada a través de la Unidad de
Desarrollo Organizacional (UDO).
3. Todo cambio realizado fuera de los procesos normales de trabajo establecidos, será
responsabilidad exclusiva del jefe del departamento o gerente de área respectivo al
aprobar dicho cambio; el cual deberá quedar debidamente documentado.
B. BITÁCORA DE CAMBIOS.
N° FECHA No. ACTA MODIFICACIÓN REALIZADA ANALISTA
RESPONSABLE
1. 05/12/2016 N/A
A solicitud del Jefe del Departamento de
Documentación Institucional, se crea el Manual
de Usuario del Sistema de Control de
Documentos Contables del DDI, V: 2016-01.
Ing. Luis Agustín Huezo
Pavón
C. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN.
Elaborado por:
1. Ing. Luis Agustín Huezo Pavón
Técnico de Desarrollo Organizacional y Calidad
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D. ANEXOS Y FORMULARIOS.
1. Minuta de Reunión de fecha 15 de noviembre de 2016, sala de reuniones de la
Unidad de Informática, en horario de 18:00 a 19:00.
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