Módulo FI Finanzas

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FINANZAS

FI

Manuales para Usuario

FINANZAS

Tema:

Documentos Contables Preliminares

2013

Módulo FI Finanzas

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Índice

MANUAL MÓDULO FI - DOCUMENTOS PRELIMINARES ..................................................................................3

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................3

CUANDO FINALICE EL CURSO ESTARÁ CAPACITADO PARA: .......................................................................3

DESARROLLO DEL CONTENIDO ..........................................................................................................................4

Registro Documentos Preliminares .............................................................................................................4

Borrar Documentos Preliminares .................................................................................................................8

Contabilizar Documentos Preliminares..................................................................................................... 12

Visualizar Documentos Preliminares ........................................................................................................ 14

Registro Documentos Preliminares Ledgers ............................................................................................ 17

DATOS MAESTROS CLAVES ............................................................................................................................. 19

ANEXOS ................................................................................................................................................................ 19

NORMATIVAS O PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................. 19

RELACIÓN DE PLANOS DE NEGOCIO AL MANUAL DE USUARIO ............................................................... 19

INTRODUCCIÓN A SAP ....................................................................................................................................... 19

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Manual Módulo FI - Documentos Preliminares

Introducción

Este documento está destinado a ayudar a usuarios que requieren información sobre los procesos a elaborar

en la creación de Documentos Contables Preliminares en el sistema de SAP implementado por evolución

SAP.

El objetivo principal de este documento es brindar a los colaboradores de las áreas el procedimiento de cómo

se debe crear, contabilizar, visualizar, borrar, documentos contables preliminares.

Este documento consta de: una explicación del proceso con imágenes y ejercicios que le permitirán

comprender la funcionalidad de la herramienta.

Cuando finalice el curso estará capacitado para:

Crear, contabilizar, visualizar, borrar documentos contables preliminares en sistema SAP.

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Desarrollo del contenido

Registro Documentos Preliminares

Este documento es creado con la función de verificar antes de contabilizar un documento contable, el cual

puede ser autorizado por un Jefe inmediato. También puede utilizarse como punto de verificación a otros

departamentos en el ingreso de contabilizaciones realizadas.

Campo Comando

Acceso a la transacción

Vía Código de transacción

FV50 Registro Documento Preliminares

O puede realizar el ingreso según detalle en pantalla adjunta.

Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Fecha Documento

La fecha de documento es la fecha de creación del documento original

Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente.

Moneda Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema

Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal guatemalteco)

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Nombre de

campo

Descripción Acción del usuario y valores

Fecha de Contabilización

Fecha con la que un documento ingresa a contabilidad financiera o en contabilizad de costes

Se ingresa la fecha del documento original a operar

Referencia Documento o alguna referencia del movimiento

Se puede ingresar una referencia al movimiento que se está realizando

Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia

Clase de documentos

La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables (SA, documento de cuenta mayor)

En el ingreso de estos documentos se agrega la clase SA (Documento cuenta de mayor)

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Sociedad GT a consultar el documento (GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06, GT07, GT08, GT09)

Información importe

Visualización de vales contabilizados Informativo

Semáforo Cambia de rojo a verde para indicar que el ingreso de cuentas esta correcto

Informativo

Cta. mayor Número de cuenta de la cuenta de mayor sobre la que se actualizan las cifras de movimiento

Se ingresa la cuenta que se desea afectar, que no sea cuenta asociada

D/H Muestra a qué lado de la cuenta (S = Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos.

Ubicar posición de la cuenta.

Importe moneda doc.

Importe de la posición de documento en la moneda del documento.

Ingresa el monto

Centro de Coste o Ce. Beneficio

Clave que identifica un centro de coste de forma univoca

Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, se define un centro de costo que va afectar

Segmento División establecida para contabilizar por línea de producto

Es automático según centro de coste.

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Antes de contabilizar la operación puede simularla para asegurarse de que los movimientos queden

correctamente afectados, para esto presione el botón

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Obtendrá la siguiente pantalla:

Al revisar el documento contable, presione el icono guardar y se graba la información del documento.

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Al pie de la pantalla emitirá el número de documento preliminar:

Borrar Documentos Preliminares

Campo Comandos

Acceso a la transacción

Vía Código de transacción

FBV0 Borrar documento preliminar

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Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Sociedad GT a consultar el documento (GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06, GT07, GT08, GT09)

No. de Documento

El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable.

Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente

Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento

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Ingrese a la opción DOCUMENTOS para utilizar Borrado documento preliminar:

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Le emitirá una confirmación antes de borrar el documento:

Al pie de la pantalla emitirá la observación de documento borrado:

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Contabilizar Documentos Preliminares

Campo Comandos

Acceso a la transacción

Vía Código de transacción

FBV0 Contabilizar documento preliminar

Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Sociedad GT a consultar el documento (GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06, GT07, GT08, GT09)

No. de Documento

El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable.

Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente

Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento

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Presione el icono “guardar “ y contabiliza el documento preliminar:

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Emitirá la información documento contabilizado:

Visualizar Documentos Preliminares

Campo Comandos

Acceso a la transacción

Vía Código de transacción

FBV3 Visualizar documento preliminar

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Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Sociedad GT a consultar el documento (GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06, GT07, GT08, GT09)

No. de Documento

El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable.

Ingresa el documento que desea visualizar registrada posteriormente

Ejercicio Periodo del ejercicio Periodo donde se encuentra contabilizado el documento

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Al pie de página emitirá una observación del estatus del documento contable:

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Registro Documentos Preliminares Ledgers

Campo Comandos

Acceso a la transacción

Vía Código de transacción

FV50L Registro Documento Preliminares Ledgers

Al ingresar en la pantalla debe llenar los siguientes campos:

Nombre de campo

Descripción Acción del usuario y valores

Fecha Documento

La fecha de documento es la fecha de creación del documento original

Se ingresa la fecha del documento original, haciendo referencia el mes vigente.

Moneda Clave de la moneda que se gestionaron en el sistema

Se ingresa la moneda local GTQ (Quetzal guatemalteco)

Fecha de Contabilización

Fecha con la que un documento ingresa a contabilidad financiera o en contabilizad de costes

Se ingresa la fecha del documento original a operar

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Nombre de

campo

Descripción Acción del usuario y valores

Gr. ledgers Si se indica un grupo de Ledgers, la función solo se realizara en grupo indicado Ledgers principal y secundario).

Si se ingresa la opción Ledgers secundario es para revalorizar activos según NIIF.

Referencia Documento o alguna referencia del movimiento

Se puede ingresar una referencia al movimiento que se está realizando

Txt.cab.doc. Texto de cabecera del documento Se puede ingresar una breve explicación a la referencia

Clase de documentos

La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables (SA, documento de cuenta mayor)

En el ingreso de estos documentos se agrega la clase SA (Documento cuenta de mayor)

Sociedad Clave que identifica unívocamente la sociedad.

Sociedad GT a consultar el documento (GT01, GT02, GT03, GT04, GT05, GT06, GT07, GT08, GT09)

Información importe

Visualización de vales contabilizados Informativo

Semáforo Cambia de rojo a verde para indicar que el ingreso de cuentas esta correcto

Informativo

Cta. mayor Número de cuenta de la cuenta de mayor sobre la que se actualizan las cifras de movimiento

Se ingresa la cuenta que se desea afectar, que no sea cuenta asociada

D/H Muestra a qué lado de la cuenta (S = Debe, H = Haber) se realiza la actualización de las cifras de movimientos.

Ubicar posición de la cuenta.

Importe moneda doc.

Importe de la posición de documento en la moneda del documento.

Ingresa el monto

Centro de Coste o Ce. Beneficio

Clave que identifica un centro de coste de forma univoca

Cuando la cuenta se afecta ingreso o gasto, se define un centro de costo que va afectar

Segmento División establecida para contabilizar por línea de producto

Es automático según centro de coste.

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Observaciones:

Para la emisión de contabilización, visualización y borrar documento, el proceso es el mismo según las

transacciones FBV3, FBV0 detalladas al inicio del manual.

Datos maestros claves

Datos Maestros

Plan de Cuentas

Anexos

Normativas o procedimientos

Relación de Planos de Negocio al Manual de Usuario

BBP Proceso Operaciones Contables.

Introducción a SAP

Ver archivo Presentación SAP