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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

www.cgapsonora.com

MÓDULO DE CORRESPONDENCIA

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MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO DE CORRESPONDENCIA PERTENECIENTE A LA PLATAFORMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CGAP SONORA. ACCESO: Abre tu navegador de internet e ingresa a la siguiente página: http://www.cgapsonora.com

Verás un menú de tres opciones o accesos, para acceder al módulo de correspondencia deberás seleccionar la tercera opción del menú, correspondiente al módulo de correspondencia como se muestra en la imagen anterior.

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Una vez que se haya accedido al módulo de correspondencia el sistema te pedirá usuario y la contraseña que se te fue asignado, si todavía no tienes un usuario o contraseña, favor de solicitarlo por correo electrónico a la encargada de la plataforma al siguiente correo: alondra_chuyita@hotmail.com. Lo primero que tienes que tienes que conocer del módulo de correspondencia es que cuenta con dos bandejas de documentos, la bandeja de ENVIADOS y la bandeja de RECIBIDOS. BANDEJA DE ENVIADOS: Muestra todos los documentos que el usuario que inició sesión, haya registrado en el sistema de correspondencia.

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BANDEJA DE RECIBIDOS: Muestra todos los documentos que otros usuarios hayan expedido al usuario que inició sesión, ya sea como titular, turnado o con copia a. PARÁMETROS DE BUSQUEDA DE CORRESPONDENCIA Una de las principales versatilidades con las que cuenta el sistema de correspondencia es su gran cantidad de parámetros de búsqueda de documentos. Por estatus de la correspondencia: La correspondencia puede estar en cualquiera de estos estatus, pendiente de acuse, en proceso, completada, vencida o cancelada. A continuación se explica cada uno de estos estatus. Pendiente de acuse: cuando un usuario registra un oficio u otro documento y lo expide a un destinatario o varios, y ninguno de ellos le ha dado seguimiento.

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En proceso: cuando cualquiera de los destinatarios ha iniciado la etapa del seguimiento y este aún no está completamente terminado. Completada: el estatus de completado únicamente puede ser aplicado por el usuario final que trabajó el documento. Vencida: cuando la correspondencia es registrada en la modalidad de que requiere respuesta y pasa la fecha tentativa de solución sin que haya sido completada pasa a estatus vencida, y aquella correspondencia que se registró en la modalidad de no requiere respuesta, pasará a vencida una vez transcurridos 45 días y no se haya concluido. Cancelada: cuando el destinatario o cualquiera de ellos, cancela la correspondencia de su lista. Los oficios también pueden ser buscados entre un rango de fechas para que su localización sea más fácil. Se podrán buscar por: Por Fecha de Captura: es la fecha cuando el oficio fue capturado en el sistema Por Fecha de Oficio: es la fecha que lleva escrita el oficio, o fecha de emisión del oficio. Por Fecha de Recepción: es la fecha en que el oficio fue recibido o la fecha en que se acusó de recibido. Por Fecha Turnado: se refiere a la fecha en que fue turnado el oficio.

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La correspondencia también puede ser filtrada por palabras clave que ayuden al usuario a que sea más fácil su localización; por ejemplo, todo lo referente a juzgados, o a un tema en particular, al igual que se puede filtrar por turnado a, remitentes o destinatario.

Finalmente el listado de toda su correspondencia también se puede mandar imprimir si así lo requieres. Solo basta con presionar el botón imprimir y la opción correspondencia seleccionada.

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REGISTRAR NUEVA CORRESPONDENCIA

Para registrar un nuevo documento o correspondencia, lo primero que tienes que hacer es dar clic en el botón rojo que está arriba del lista do con la leyenda “Capturar Correspondencia” el cursor te llevará automáticamente a un formulario como el que se muestra a continuación:

Fecha del oficio: es la fecha escrita que aparece en el documento que estás registrando. Fecha de recepción: es la fecha en que estas acusando de recibido. Tipo de documento: es un listado en el que deberás elegir el tipo de documento que estas adjuntando a la correspondencia, puede ser un oficio, un memorándum, una circular etc. Folio: es el número del oficio o documento Deberás indicar si demanda o no demanda respuesta, es importante recalcar

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que si el documento que estas capturando demanda una respuesta de alguno de los destinatarios o de varios deberás indicar en el sistema de acuerdo al tiempo marcado en el oficio. Después deberás indicar el remitente y el destinatario de dicha correspondencia, aquí es importante que en ambos caso puede tratarse de personal interno (es el que labora en los servicios de salud de sonora) o de personal externo (es el personal que no labora en los servicios de salud de sonora. Ver Anexo 1. Asunto: podrás redactar ampliamente el asunto que contiene o demanda el documento registrado. Adjuntar documento escaneado: podrás adjuntar el documento original para generar una copia digital del mismo. Turnar a: En éste campo se debe elegir al usuario que se turnará el oficio, el cual puede o no ser el mismo usuario que destinatario. Por último el formulario te permitirá marcar copia a uno o varios destinatarios más en el campo CC (Con copia). Anexo 1. Si el remitente o el destinatario al que buscas no se encuentra en la lista que te desplegará el sistema, puedes solicitar su alta enviando los datos de la siguiente imagen, con María del Jesús Herrera Larios al correo alondra_chuyita@hotmail.com, y el mismo estará disponible una vez confirmada el alta.

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Para personal externo de los servicios de salud de sonora, puedes activar en remitente o destinatario el campo Personal Externo y registrarlo en caso de que no se haya encontrado (Importante buscar por nombre o apellido, y verificar que efectivamente no esté en el sistema antes de hacer un registro):

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Acciones que se pueden realizar sobre cada oficio o documento de su listado de correspondencia.

Detalles: Muestra la información detallada del documento que se esta consultando, así como un historial del seguimiento que se le ha dado al mismo.

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La opción principal del modulo de detalles, es la de cambiar el estatus a un documento, esto puede hacerlo cualquier usuario involucrado en dicha correspondencia. Puedes colocarlo en proceso, completado, o cancelado, según el estatus que guarde la correspondecia en cuestión. Podrás acceder a la copia digital del documento con solo dar clic al numero de documento en la sección de documentos.

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Historial: En éste campo se puede visualizar el historial de seguimiento que tiene por los distintos usuarios, dentro de seguimiento podrás hacer modificaciones en el icono verde de la derecha, en caso de requerir hacer algún cambio. Seguimiento: Esta sección te permite dar seguimiento parcial o total a cada uno de los documentos que recibes en tu correspondencia, se podrá dar seguimiento sin oficio cuando se trate de incluir solo comentarios, turnar y/o copiar a otros usuarios, también se podrá dar seguimiento con oficio cuando se trate de una respuesta con oficio, en donde se capturarán todos los campos requeridos y los cuales se encuentran en el mismo. Nota: lo que se captura en ese seguimiento es lo que se consulta en la pestaña de historial de seguimiento en la sección de Detalles del documento.

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PANTALLA DE SEGUIMIENTO SIN OFICIO PANTALLA DE SEGUIMIENTO CON OFICIO

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Modificar: La opción modificar, permite hacer cambios sobre los datos originales y básicos con los que se registró el documento en el sistema.

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