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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
1kubus-IT
Professionelles Projektmanagement in der Professionelles Projektmanagement in der PraxisPraxis
Veranstaltung 4 – Teil 1 (19.05.2008):
Projektplanung 2
SS 2008
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Agenda
Organisatorisches Bericht des PL vom Teams 4 Netzplantechniken Ressourcen- und Kostenplanung II
Ressourcenplanung Kostenplanung Planoptimierung Praxisbeispiel
Ressourcen- und Kostenplanung II – mit MS Project Aufgabe 4 Vortrag 3: SWOT-Analyse im Projektmanagement Tipps zum Rede-Schluss
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ProjektdokumentationProjektdokumentation
Termine 2008 (Stand: 19.05.2008)
Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5
21.04.08 1 V
05.05.08 2 x V x
19.05.08 3 V x
02.06.08 4 x x V
16.06.08 5 x x V
30.06.08 6 x x x
14.07.08 AP 1 2 3 4 5
x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation
V2LösungAufgabe
1
V3LösungAufgabe
2
V4LösungAufgabe
3
V5LösungAufgabe
4
V6LösungAufgabe
5
MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme
„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“
MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp
Ab-Ab-schluss-schluss-Präsen-Präsen-tationtation
21.04. 5.5. 19.5. 2.6 16.6. 14.7.14.5. 9.6.
V1
14.04.
V7AbgabeProjekt-
Doku
30.6
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Feedback zu den Lösungen von A3 (1)
Insgesamt sehr ausgereifte Projektplanungen
Jour fixe-ProtokolleEin am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des Protokolls nach-vollziehen können Arbeitszeitnachweise Für jeden Monat sind die in diesem
Monat geplanten Soll-Stunden einzutragen; Soll/Ist-Vergleich erfolgt am Projektende
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Feedback zu den Lösungen von A3 (2)
Durchgängigkeit beachten! PSP mit APs AP-Beschreibungen Vorgänge / Basisplan
APs sind analysierte „Blätter“ des PSP Sie sind zu beschreiben (AP-Formular)
Sie gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Ein PSP muss sämtliche Projektaufgaben enthalten AP-Formular: „Erwartete Ergebnisse“ ergebnisorientiert und
nicht tätigkeitsorientiert beschreiben statt: „Programmieren der wichtigsten Schnittstellen der Website“ besser: „Die wichtigsten Schnittstellen der Website sind programmiert“ noch besser und klarer: „Folgende Schnittstellen der Website ...
(Aufzählung) sind programmiert“ Empfehlung zum JF-Protokoll: Aufgaben grundsätzlich
personalisieren – mit einem Verantwortlichen (sonst besteht die Gefahr, dass sich keiner darum kümmert, da ja alle anderen sich darum kümmern sollen)
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Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (4)
Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x .ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne
Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP
Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen
Projektarbeit MS Project 2007
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Projektplanung: Überblick
AP 1
AP 2
AP 3 AP 4
AP n
Projekt-strukturplan
Projekt-auftrag
Projekt-auftrag
Zeitplan
Kostenplan
Ressourcenplan
- Ergebnisse - Termine- Kosten
Arbeitspakete/Vorgänge- Name, AP-Nr.- Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen- Verantwortlicher- Aufwand, Dauer, Kosten
Nr.
1
2
3
4
5
6
7
8
28.05.
08.06.
S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M14. Mai '01 21. Mai '01 28. Mai '01 04. Jun '01 11. Jun '01
0
1.000.000
2.000.000
3.000.000
4.000.000 BudgetansatzMrz 03Feb 04Jan 04Dez 03Nov 03Okt 03Sep 03Aug 03Jul 03Jun 03Mai 03Apr 03Mrz 03Feb 03Jan 03Dez 02Nov 02Okt 02Sep 02Aug 02Jul 02
€
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Terminplanungstechniken
Terminliste
Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan)
Balkendiagramm
Netzplantechnik
Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende
1 Vorbereitungen 6 Tage Mo 05.05.03 Mo 12.05.03
2 Anforderungen definieren 3 Tage Mo 05.05.03 Mi 07.05.03
3 Auswahl der PM-Software 3 Tage Do 08.05.03 Mo 12.05.03
4 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di 13.05.03 Di 13.05.03 13.05.
D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M28. Apr '03 05. Mai '03 12. Mai '03 19. Mai '03
Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende
1 Vorbereitungen 6 Tage Mo 05.05.03 Mo 12.05.03
2 Anforderungen definieren 3 Tage Mo 05.05.03 Mi 07.05.03
3 Auswahl der PM-Software 3 Tage Do 08.05.03 Mo 12.05.03
4 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di 13.05.03 Di 13.05.03 13.05.
D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M28. Apr '03 05. Mai '03 12. Mai '03 19. Mai '03
ReviewReview
geeignet für kleinere Projekte
geeignet für große Projekte mit vielen APs
AP-Name Verantwortlicher EndeStartAP-Nr. StatusDauer
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Netzplantechnik (NPT)
NPT: Instrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen
Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten
Grundbegriffe Vorgang (= AP)
Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende
Ereignis Eintreten eines definierten Zustandes/ Ergebnisses im Projektablauf (z.B. Meilenstein)
Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile
Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph)
Dauer
Zeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs
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Netzplanarten: Basistypen
Vorgangs-Pfeil-Netzplan Knoten: Ereignisse Pfeile: Vorgänge Beispiel: Critical Path Method (CPM)
Ereignis EreignisVorgang
Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten: Vorgänge Pfeile: Anordnungsbeziehungen Beispiel: Metra Potential Method (MPM)
Vorgang Vorgang
Ereignis Ereignis
Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten: Ereignisse Pfeile: Anordnungsbeziehungen Beispiel: Program Evaluation
and Review Technique (PERT)
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Anordnungsbeziehungen (AOB)
Bezeichnung Kürzel Beschreibung
NormalfolgeEnde-Anfang
EADer Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann
AnfangsfolgeAnfang-Anfang
AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge
EndfolgeEnde-Ende
EEAktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist.
SprungfolgeAnfang-Ende
AEDer Beginn des Vorgängers ist Voraussetzung für das Ende des Nachfolgers
Überlappung... + Zeit... + %
Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann
ReviewReview
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Weitere Grundbegriffe
FAZ Frühester AnfangszeitpunktSAZ Spätester AnfangszeitpunktFEZ Frühester EndzeitpunktSEZ Spätester EndzeitpunktD DauerFEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D
Vorgang 1
Vorgang 2
Vorgang 3
Vorgang 4
FAZ FEZ SAZ SEZ
Beginn Ende
GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ – FEZ = SAZ – FAZ
FP freier Puffer (Vorgang 3):= FAZ (V4) – FEZ (V3)
GP > FP
FP
GP
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Critical Path Method (CPM)
Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges
Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan
Pfeile = Vorgänge
Knoten = Ereignisse
Anwendung: Bei linearen Projekten (Wasserfall)
Anfangs-ereignis
End-ereignis
VorgangVorg.-Dauer
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CPM: Beispiel
(1) Materia
l
b
estellen
3
3
(2) Arbeitspläne
aufstellen5
0
(3) Materialkosten errechnen
(7) Selbstkosten
ermitteln
4
2
00
1
0
0
33 1110
5
5
1616
(4) Lieferzeit des Materials
465
4
1010
(8) Arb
eit
ausführen
6(5) Arbeitskräfte einweisen
7
(6) Lohnkosten errechnen
5
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement
als Führungskonzept, Springer 1999
Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann
Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann
Dauer des Vorgangs
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Metra-Potential-Method (MPM)
Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem
Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan
Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer
zwischen den Vorgängen Anwendung: Projekte mit parallelen Arbeitspaketen
Vorg.-Nr.
Vorgang
FAZSAZ
FEZSEZ
Dauer
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MPM: Beispiel
(0)
0 0
Projektstart Projektziel
1
16 16
(4)Lieferzeit des
Materials33
10107
(3)Materialkosten
errechnen36
7104
(5)Arbeitskräfte
einweisen56
9104
(6)Lohnkostenkalkulieren
56
10115
(1)
Material bestellen00
333
(7)Selbstkosten
ermitteln1011
15165
(2)Arbeitspläne
aufstellen01
565
(8)
Arbeit ausführen1010
16166
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999
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Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten
Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan
Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen)Pfeile = Anordnungsbeziehungen mit Dauer zwischen Ereignissen
Knoten-Nr.
EreignisoD/rD/pD
mD
PERT berechnet die Wahrscheinlichkeit unter der Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt
Statt der Vorgangsdauer jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: oD Pessimistische Dauer: pD Realistische Dauer: rD
Erwartete mittlere Dauer mD mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 (Erwartungswert)
Varianz v v = ((pD - oD) / 6)2
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18kubus-IT
PERT: Beispiel
3
50
4
1
0
0
5
4
6
7 5
Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999
0
0 0
Materialbestellt
1
3 3
Projektstart
Material- undLohnkosten berechnet
3
10 11
Arbeitspläneaufgestellt
2
5 6
Material angeliefert undArbeitskräfteeingewiesen
4
10 10
Projektziel
1
16 16
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Balkendiagramme versus Netzpläne
Netzpläne+ Sehr gute Darstellung der
zeitlichen und logischen Abhängigkeiten
+ Automatische Berechung des kritischen Wegs
+ Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich
- Hoher Erstellungsaufwand- Umfangreiche Kenntnisse/
Schulungsaufwand erforderlich- Ungeeignet für Präsentationen
wegen hoher Komplexität- Für kleine und mittlere Projekte
überdimensioniert
Balken-Diagramme+ Weit verbreitet+ Sehr verständlich+ Schnell zu erstellen
(mit PM-Tool)+ Geeignet für Präsentationen+ Vernetzte Balken-Diagramme
zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf
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20kubus-IT
Netzplandiagramm mit kritischem Pfad in MS Project
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Vorbereitung
Anfang: 22.05.06Nr.: 1
Ende: 07.06.06 Dauer: 11 Tage
Abg.: 0%
Angebote einholen
Anfang: 24.05.06 Nr.: 3
Ende: 31.05.06 Dauer: 1 Woche
Res.:
Auswahl der PM-Software
Anfang: 01.06.06 Nr.: 4
Ende: 07.06.06 Dauer: 4 Tage
Res.:
Durchführung
Anfang: 08.06.06Nr.: 6
Ende: 14.06.06 Dauer: 5 Tage
Abg.: 0%
Anforderungen definieren
Anfang: 22.05.06 Nr.: 2
Ende: 23.05.06 Dauer: 2 Tage
Res.:
Auswahl der PM-Software
Anfang: 01.06.06 Nr.: 4
Ende: 07.06.06 Dauer: 4 Tage
Res.:
Präsentation und Mittelfreigabe
Meilensteindatum: Mit 07.06.06
Nr.: 5
Installation der Software auf Server
Anfang: 08.06.06 Nr.: 7
Ende: 08.06.06 Dauer: 1 Tag
Res.:
Installation der Software auf Clients
Anfang: 08.06.06 Nr.: 8
Ende: 12.06.06 Dauer: 3 Tage
Res.:
Schulung vorbereiten
Anfang: 08.06.06 Nr.: 9
Ende: 09.06.06 Dauer: 2 Tage
Res.:
Schulung der Anwender
Anfang: 13.06.06 Nr.: 10
Ende: 14.06.06 Dauer: 2 Tage
Res.:
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21kubus-IT
Ressourcen- und Kostenplanung
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22kubus-IT
Ressourcenplanung
Welche Projektressourcen (Einsatzmittel) gibt es? Arbeitskräfte Kapital Werkzeuge Räumlichkeiten Know-How Material
Wie geht man bei der Ressourcenplanung vor? Status Quo feststellen Feststellen, wie weit man Ressourcen beeinflussen kann Vermeiden, dass Ressourcen doppelt verplant werden Ermittlung der Ressourcen-Kosten Strukturiertes Vorgehen und laufende Überprüfung
Workshopteil
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23kubus-IT
Kostenrechnung (Exkurs)
KostenartenrechnungSystematische Erfassung aller
Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen innerhalb
einer Periode entstehen
KostenstellenrechnungRechnerische Verteilung der
anfallenden Kosten der einzelnen Kostenarten auf die Kostenstellen
im Unternehmen
KostenträgerrechnungSystematische Erfassung aller
Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen
entstehen
Kostenrechnung
Welche Kostensind angefallen?
Wo sind die Kostenangefallen?
Wofür sind die Kostenangefallen?
Kostenarten Personalkosten Sachkosten Investitionen ...
Kostenstellen(nach Organisationseinheiten) Informationstechnologie Vertrieb Organisation ...
Kostenträger Produkte Projekte Dienstleistungen Aufträge ...
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24kubus-IT
Kostenarten in Projekten
Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung
Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten Schulungskosten (extern, inhouse) Externe Beratungsleistungen Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten Software: Investitionskosten, Betriebskosten Verbrauchsmaterial: z.B. Papier, Rohstoffe, CDs Finanzmittel
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25kubus-IT
Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung)
Bestimmung der benötigten Einsatzmittel für das Projekt Ermittlung der verfügbaren Einsatzmittel Abgleich der benötigten mit den verfügbaren
Einsatzmitteln Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzmittelplans),
um einen optimalen Projektverlauf zu erzielen
Der Projekterfolg ist entscheidend von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen abhängig: zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge
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26kubus-IT
Es gibt zwei Arten der Einsatzmittelplanung
Termintreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Termin Aufgabe: Ermittlung der erforderlichen Einsatzmittel, um
diesen vorgegebenen Termin zu erreichen
Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Einsatzmittel Aufgabe: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den
vorgegebenen Einsatzmitteln abschließen
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27kubus-IT
Erstellung des Ressourcenplanes auf der Basis der Arbeitspakete
1. Schritt: Ermittlung des SOLL-Ressourcenbedarfs Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Welche Ressourcen?
• Personalressourcen (Qualifikationen/Skills) • Sachmittel (Betriebsmittel, Material) • Finanzmittel
Welche Mengen? Zu welchen Zeitpunkten (Vorlauf beachten!)
2. Schritt: Ermittlung der verfügbaren IST-Kapazitäten im Projektzeitraum
3. Schritt: SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen(Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm)
4. Schritt: Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen; ggf. Kapazitätsausgleich durchführen
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28kubus-IT
Besonderheiten der Personaleinsatzplanung
Personelle Einsatzplanung ist in der Regel nicht rein quantitativ durchführbar; Restriktionen: Verfügbare Personalkapazität Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit
Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung Vom Planer werden zunächst Rollen mit den Skills definiert, die
für das Projekt wichtig sind. Diese Rollen werden im 2. Schritt durch verfügbare/eingeplante
Personen besetzt Danach findet eine Optimierung der Auslastung statt
Tipps: Tipps: 1. Linienvorgesetzte frühzeitig in die Planungen einbeziehen
(bei Matrixorganisation)2. Projektmitarbeiter frühzeitig in die Planungen einbeziehen
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29kubus-IT
Personaleinsatzplan mit Qualifikationen auf Ebene der APs/Vorgänge (Beispiel)
Wichtiger Hinweis: Keine Überstunden in die Planung aufnehmen, da Überstunden eine der wenigen Möglichkeiten sind, auf die bei Projektschwierigkeiten zurückgegriffen werden kann
Qualifika- tionVorgang
Informa-tiker(DB)
Informa- tiker
(Design)
Betriebs-wirt
Jurist Summe
1. Pflichtenheft erstellen 1 1 2
2. Rechtsfragen klären
1 1 2
3. Businessplan erstellen
1 2 3
Gesamt 2 1 3 1 7
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30kubus-IT
Einsatzmittelplanung (Mengengerüst) auf Ebene der APs/Vorgänge
VorgangPerso-nal*
Hard-ware
Soft-ware
Kommu-nikation
Reisen Qualifi-zierung
Sons-tiges
1. Pflichtenheft erstellen
2. Rechtsfragen klären
3. Businessplan erstellen
Summe
Für jedes Arbeitspaket werden alle benötigten Ressourcen ermittelt und tabellarisch zusammengefasst
Ergebnis: Einsatzmittelplan (Ressourcenplan)
*) Mengenmaßstab: Personenstunden, -tage, -monate oder -jahre
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31kubus-IT
Betrachtung von Engpass-Ressourcen
Problem: Kapazitätsüberlastung
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32kubus-IT
Lösung durch Kapazitätsausgleich
50%
100%
Benötigte Ressourceneinheiten:
Hubert Überlastet: Zugeteilt:
S M D M D F S S M D M D F S S08. Mai '00 15. Mai '00 22. Mai '00
100% 100% 100% 100% 100% 100%
Kapazitätsauslastungnach Kapazitätsausgleich
Termin-verschiebung um einen Tag
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33kubus-IT
Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs
Termintreue Vorgegebener Endetermin ist einzuhalten Maßnahmen
• Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen• Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten• Reduktion des Projektumfangs• Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung,
externes Personal heranziehen
Brook´sches Gesetz: „Adding Manpower to a late project makes it later“
Kapazitätstreue Vorgegebene maximale Kapazitätsgrenzen sind einzuhalten
(Ziel: optimale Ressourcenausnutzung) Maßnahmen:
• Verschiebung, zeitliches Strecken oder Splitten auch von kritischen Vorgängen
Verschiebung des Projektende-Termins
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34kubus-IT
Beispiel für erfolgreiches Kapazitätsmanagement
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35kubus-IT
Kostenplanung
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36kubus-IT
Kostenplanung (1)
Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung
Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)
AP 1
100 €AP2
200 €
Planung300 €
AP3
1.300 €
Realisierung1.300 €
AP 4
300 €AP 5
500 €
Tests800 €
AP6
200 €
Projektm anagem ent200 €
W ebseite2.600 €
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37kubus-IT
Kostenplanung (2): nach APs
Gliederung nach Arbeitspaketen
Muster-Projekt Ressourcen- und KostenplanKostenanfall
Nr. VorgangDauer
in TagenKostenart Einzelbetrag Anzahl Gesamtbetrag
AmAnfang
VerteiltAm
Ende1 Prototyp herstellen 40 2 Programmierer 500,00 EUR 80 40.000,00 EUR x
1 Server 5.000,00 EUR 1 5.000,00 EUR x1 Entwicklungstool 800,00 EUR 2 1.600,00 EUR x
2 Prototyp testen 10 1 Programmierer 500,00 EUR 10 5.000,00 EUR x1 Anwender 300,00 EUR 1 300,00 EUR x
Projektgesamtkosten 51.900,00 EUR
Fälligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt
Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten
Beispiel
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38kubus-IT
Kostenplanung (3): nach Kostenarten
Gliederung nach Kostenarten Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel (Hardware,
Lizenzen), Materialkosten Fremdleistungen, Beratungskosten Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren
Beispiel:
0 EUR 20.000EUR
40.000EUR
60.000EUR
80.000EUR
100.000EUR
120.000EUR
Personal
Schulung
Hardware
Lizenzen
Sonstiges
Apr. 04
Mrz. 04
Feb. 04
Jan. 04
Jan. 04 Feb. 04 Mrz. 04 Apr. 04Personal 60.000 € 120.000 € 120.000 € 75.000 €Schulung 40.000 € 10.000 € 5.000 € 0 €Hardware 0 € 40.000 € 40.000 € 40.000 €Lizenzen 0 € 12.000 € 12.000 € 12.000 €Sonstiges 5.000 € 5.000 € 5.000 € 5.000 €Gesamt 105.000 € 187.000 € 182.000 € 132.000 € 606.000 €
0 € 100.000 € 200.000 € 300.000 € 400.000 €
Personal
Schulung
Hardware
Lizenzen
Sonstiges
Jan. 04
Feb. 04
Mrz. 04
Apr. 04
kumuliert
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
39kubus-IT
Kostenplanung (4): Kostenverlauf
Kostenkurve
Kumulierte Kostenkurve0 EUR
20.000 EUR
40.000 EUR
60.000 EUR
80.000 EUR
100.000 EUR
120.000 EUR
140.000 EUR
160.000 EUR
180.000 EUR
200.000 EUR
Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04
Sonstiges
Lizenzen
Hardware
Schulung
Personal
0 EUR
100.000 EUR
200.000 EUR
300.000 EUR
400.000 EUR
500.000 EUR
600.000 EUR
700.000 EUR
Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04
Sonstiges
Lizenzen
Hardware
Schulung
Personal
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40kubus-IT
Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS
Prozessschritte1. Teilprojekte (Verantwortung: Teilprojektleiter) erarbeiten
die Ressourcenanforderungen ihres Teilprojektes1. Personalressourcen2. Hardware-Investitionen3. Software-Investitionen4. Externe Unterstützung 5. Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf)6. Literatur, Sonstiges
2. Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs im Kernteam; Ergänzung Ressourcenbedarf für Projektmanagement
3. Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt4. Genehmigung des Projektbudgets
Ergebnisse Ressourcenplan (Personal, Technik) Kostenplan
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Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt)
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Tätigkeit von - bis PT von - bis PTKonzeptphase Server je FT-MA 1 Tag pro Woche (13x25) 1.7.06-21.12.06 325Schulung- und Testphase Server je FT-MA 4x5Tage (13x20) 22.12.06-15.2.07 260Pilotierung Server je FT-MA 2 Tag pro Woche (13x4) 16.2.07-19.4.07 52
Konzeptphase AntiViren Okt./Nov. 2006 6Schulung- und Testphase AntiViren Jan./Feb. 2006 24Pilotierung AntiViren Mrz 06 6
Konzeptphase Office je FT-MA 5 Tage (9 MA ) Sep 06 45Ermitteln der Anwendungen Office je FT-MA 5 Tage (7 MA) OKT 06 - Dez 06 35Pilotierung und Testphase Office je FT-MA 1 Tag pro Woche (7MA x9 W) Jan 07 - Feb 07 63Schulung Office je FT-MA je 7Tage (9 MA x 7) Aug 06 56Paketierung Office Jam 07 21
Konzeptphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Okt.-Dez. 2006 27Schulung Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Aug.-Sep. 2006 10Test- und Pilotphase Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Jan.-Feb. 2007 40Umsetzung Standorte Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Mär.-Dez 2007 80
Konzeptphase Datensicherung je FT-MA 1 Tag pro Woche (5x25) 1.7.06-21.12.06 125Schulung- und Testphase Datensicherung je FT-MA 4x5Tage (5x20) 22.12.06-15.2.07 100Pilotierung Datensicherung je FT-MA 2 Tag pro Woche (5x4) 16.2.07-19.4.07 20
Konzeptphase Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x25) 1.7.06-21.12.06 100Schulung- und Testphase Anwendungen (DLZ) je FT-MA 25 Tage (4x25) 22.12.06-15.2.07 100Pilotierung Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x8) 16.2.07-19.4.07 32
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Praxisbeispiel: Technische RessourcenAnforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt)
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Kostenart Position Betrag Fälligkeit Betrag Fälligkeit
Hardware
6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a 10.000€ 120.000,00 02/07-
12/07
10x zusätzliche Standardserver a 5.000€Server zentrale Sonderserver 50.000,00 02/07-
12/07
2x Storagesysteme (10-15 TB)Server 500.000,00 02/07-
12/07
20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IPServer(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ 100.000,00 02/07-
12/07
TC´s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 €TC´s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 €Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur
30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €)
120.000,00 02/07-12/07
6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x 4000 € 24.000,00 02/07-12/07
300 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver)300 x 5000€ 1.500.000,00 02/07-12/07
1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS-Softwareverteilung
Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen
Software
12x MS Windows 2003 Server EnterpriseServer für Clusterserver 18.000,00 02/07-
12/07
50x MS Windows 2003 Server StandardServer für zentrale und dezentrale Server 25.000,00 02/07-
12/0710000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL)
Server 200.000,00 02/07-12/07
4x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€Server 60.000,00 02/07-
12/07
CAL-Lizenzen (TS) Arbeitsplatz (WS) 10000 Stück * 60 €Zentraler Testserver (Frameware Server) Arbeitsplatz (WS) vorhandene Hardware
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Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt)
Teil
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Urs
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satz
Kostenart Position Betrag (brutto) Fälligkeit Betrag (brutto)
Hardware6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a 10.000€ 142.800,00 120.000,00 02/07-
12/0710x zusätzliche Standardserver a 5.000€ Server zentrale Sonderserver 59.500,00 50.000,00 02/07-
12/072x Storagesysteme (10-15 TB) Server 595.000,00 500.000,00 02/07-
12/0720 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ 0,00 100.000,00 02/07-
12/07
TC´s Arbeitsplatz (WS) 700 Stück * 365 €TC´s Arbeitsplatz (WS) 2100 Stück * 365 €Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Peripherie kompatibel m. neuer Struktur
30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €)
0,00 120.000,00
6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) 6 x 4000 € 0,00 24.000,00
240 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver) 270 x 5000€ 1.428.000,00 1.500.000,00 02/07-12/07
1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TS-Softwareverteilung
Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 0
Zwischensumme HW 2.225.300,00 0,00
Software12x MS Windows 2003 Server Enterprise Server für Clusterserver 33.700,00 18.000,00 02/07-
12/0710000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server 0,00 200.000,00 02/07-
12/074x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€ Server 70.000,00 60.000,00 02/07-
12/07
Klärung am 13./14.06.06 Ansatz gegenüber Anforderung reduziertAnsatz gegenüber Anforderung aufgestockt
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Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt)
Kostenplan in Euro - SOLL - Projekt NIMBUS
Komponenten/Zeitraum Projekt-Budget Jul 06 Aug 06 Sep 06 Okt 06 Nov 06 Dez 06
Investitionen 4.276.121
- geplant 8.506 0 0 0 0 1.358.180
Personalkosten 2.304.000 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200
direkte Projektkosten 558.800 49.283 48.333 43.333 53.333 43.333 43.333
(Sachkosten)
Gesamt-Budget in Euro 7.138.921 172.989 163.533 158.533 168.533 158.533 1.516.713
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Planoptimierung
Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein
Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lösung
wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad
Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt EndterminAchtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden!
Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielendurch Analyse der Ressourcenhistogramme
Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!)
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Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht?
Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind
ermittelt Verminderung des Projektrisikos
Projektplan: Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Basis für effiziente Projektsteuerung