professionelles projektmanagement in der praxis, © 2007 dr. harald wehnes universität würzburg,...

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1

Professionelles Projektmanagement in der PraxisVeranstaltung 6 – Teil 2 (18.06.2007):Projektkommunikationsmanagement

SS 2007


Projektkommunikation

Mit wem muss kommuniziert werden? Stakeholder innerhalb des Projektteams Kommunikation mit Öffentlichkeit (abh. von der Projektart)

Anforderungen an Projektkommunikation klar effizient gegenseitige Verständigung schnell schriftliche Fixierung Kultur zur Weitergabe von Informationen

Welche Kommunikationstechniken sind besonders zweckmäßig? Mail Gespräche Modrierte Teammeetings Telefonkonferenzen Wiki/ Knowledge Base

Workshopteil


Projektkommunikationsmanagement

Kommunikationsplanung Kommunikationsanforderungen

WER benötigt WANN WELCHE Informationen? Kommunikationstechnologie

WIE erhalten die Beteiligten die Informationen?

Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor

Informationsverteilung Rechtzeitige Bereitstellung

der Informationen für die Projektbeteiligten Fortschrittsberichte

Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen:Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw.

Administrativer Abschluß Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine

Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren


Kommunikationsplanung

Planungsziele Die Projektstakeholder müssen zeitnah, angemessen, proaktiv und

ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informiert werden

Differenzierung: Projekt-interne/-externe Kommunikation

Kommunikations-plan

Kommunikations-anforderungen

Kommunikations-technik

Beispiele:

• Projektportal• Projektinformationssystem • Projektordner mit Unterordnern• Jour fixe-Meetings • Verantwortlichkeiten regeln


Kommunikationskonzept: Die fünf „W‘s“

Zielgruppen

Inhalte

Form/Maßnahmen

Verantwortlich

Termine

Wen

Was

Wie

Wer

Wann


Wie?Was?

Startinformationen

Statusberichte

Entscheidungen

Erfolgsmeldungen

Ergebnisse

Projektabschluss

Roll-Out

Wen?

Kommunikations-Baukasten

Mitarbeiter

Führungskräfte

Vorstand / Steuerkreis

Lenkungsausschuss

Leiter der UE

Ressortdirektoren

Gesamtpersonalrat

Selbstverwaltung

Feedback

Externe

Intranet

Telefon

Flyer

Marktplatz

Personalvers.

PM-Portal

Bericht Pate

Intranet-Gruppe

MA-Zeitung

E-Mail

Brief

Gem. Laufwerk

Poster

Forum

Präsentation

Gespräche

Regelkomm.

Web-Konferenz

Messen

Presseartikel

Pressekonf.

Anzeigen

Event

Veranstaltung

Logo, Name

Projektmotto

Schw. Brett


Kommunikationsplan

Wann? Was? Wer? Wie?

Projektbeginn

Während Projekt

Projektinhalte

Zwischen-ergebnisse

Zentrales Projektbüro

Projektleitung

Intranet

Persönlich Intranet

Wen?

Alle Mitarbeiter

Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder

Projektende Ergebnisse Projektleitung Intranet Alle Mitarbeiter

Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt.


Beispiel: Kommunikationsplan NIMBUS 2006 (Externe Kommunikation)Art der Kommunikation Jan. Febr. März Apr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez.

Tagungen Personalrat

Direktoren-RS

Webadmin/Newsletter

PIN

Lenkungsausschuss

Steuerkreis/Vorstand

Mitarbeiterzeitung

Tagung Direktoren/DLZ-Leiter

Administratoren

Intranet

Information VZB-Leiter

08.12.2006

Persönliche Kommunikation

Printmedien

Elektronische Medien

Fachberater


Informationsverteilung

Dimensionen der Kommunikation

schriftlich

mündlich intern(innerhalb des Projektes)

extern(zum Kunden, den Medien)

formell(Berichte, Schreiben)

informell(Notizen)

vertikal(Innerh. der Org.Hierarchie)

horizontal(zwischen Gleichgestellten)

Methoden der Informationsverteilung

Teamsitzungen

Projektportal Gemeinsamer Dokumentenordner

Fax E-mail TelefonIntranet

Video-Konferenzen

Ergebnisse der InformationsverteilungProjektaufzeichnungen (z.B. Mails, Korrespondenz)Formale Projektberichte (z.B. Statusberichte)Projektdarstellungen (z.B. Präsentationen, Artikel)

Web-Konferenzen

Forum


Beispiel: ProjektordnerBeispiel: Projektordner Korfu


Beispiel: Projektportal NIMBUS


Projektbesprechungen

Zum direkten Informationsaustausch Grundlage einer gezielten Projektsteuerung

– insbesondere bei Schwierigkeiten – Formen

Regelmäßige Ergebnis-gesteuerte Ereignis-gesteuerte

Projektbesprechungen

Fest vereinbarte Termine (jour fixe) für Statusbesprechungen

Zusammenkommen eines Entscheidungs-gremiums über den Start/Abschluß von

Phasen/Meilensteinen

Projekt-/Kernteam/LA kommt wegen

eines unerwarteten Ereignisses

(z.B. einer Krise) zusammenGO-/NOGO-Entscheidungen


Regelmäßige Projektbesprechungen

Ziel: Ermittlung des Projektstatus Projektstatus-Sitzungen (PSS)

Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam Zeitpunkt: Regelmäßig,

z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich Hauptaufgaben

Projektstatus feststellen Informationen austauschen Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen Diskussion von Problemen (problem of the day) Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten Teamgeist fördern und Motivation steigern Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen


Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen

Ziel: Treffen von Entscheidungen Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. soll- ten

gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen Beispiele:

Abnahme von Meilensteinen Freigabe der Folgephase Unterbrechung des Projektes Abnahme (Beendigung) des Projektes

Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst

Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)


Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen

Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam,

ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichenggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss

Zeitpunkt: im Bedarfsfall Beispiele

Projektkrisen Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen

(z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis) Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs) Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis)

erkennbar Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme


Besprechungskultur: 10 Gebote

1. Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung3. Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer4. Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung5. Jede Besprechung erfordert einen Moderator6. Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme7. Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln8. Jede Besprechung hat klare Ergebnisse9. Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder

zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer To-Do-Liste

10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen


Meetingmanagement

Meetingmanagement: Besprechungen als Management-Prozess Sorgfältige Vorbereitungen Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip

(Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung) Wirkungsvolle Nachbetrachtung

Checkliste: Vorbereitung Zieldefinition Teilnehmer Unterlagen ...

AbgestimmteErgebnis-

Niederschrift

am Meetingende

Checkliste: Durchführung Einstieg Spielregeln TO ...

Checkliste:Nachbetrachtung Ergebnisqualität Richtige Teilnehmer Nacharbeiten

professionelles projektmanagement in der praxis, © 2007 dr. harald wehnes universität würzburg,...

Documents