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kubus ITProfessionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 3 – Teil 2 (05.05.2008):

Projektplanung 1 mit MS Project 2007

SS 2008


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IT-Unterstützung im Projektmanagement

Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig

Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-,

Kapazitäts- und Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt,

Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.B. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.B. Risiko- oder Qualitäts-

Management Zeiterfassung der Projektarbeit


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Enterprise Projektmanagement-System

Multi-Projektmanagement-Systeme

planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert

Kategorisierung der PM-Tools

Einzel-PM-Software

PortfoliomanagementRessourcenmanagement

(unternehmensweit)

ProgrammmanagementProgrammcontrolling

ProjektplanungProjektcontrolling

Collaboration Projektteamkommunikation:PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement


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PM-Tool-Markt

Produktmarkt: sehr intransparent Marktprodukte

Augeo5 (Augeo) Artemis Views (Artemis) Collinor IRP (Collinor) GanttProject (Open Source-Tool) MS Office Project 2007 (Microsoft) Open Plan (Welcon) P3 (Primavera) PHProjekt (Open Source-Tool) Planview (Planview) Project Scheduler (Scitor) projektplace.de Results Management (ABT) Superproject (CA)


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MS Project 2007

Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender

Versionen Früher:

MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002, MS Office Project 2003

Seit Anfang 2007:MS Project Standard 2007MS Project Professional 2007MS Project Server 2007

Aufbau ähnlich MS Excel leicht erlernbar;Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich

Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg

Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz


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Möglichkeiten von MS Project

Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung

Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte

Von MS Project unterstützte Projektphasen:

Planung AbschlussDurchführung


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Anwendungsfenster von Microsoft Project

Teilungsbalken

Zeitskala

Grafik-AnsichtTabellen-Ansicht

Aktive Zeile

Menue-Leiste

Symbol-Leiste


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Arbeiten mit dem „Projektberater“

Der Projektberater gibt Hilfestellungen in der Projektarbeit:• Neuanlage eines Projektes• Überwachung eines laufenden Projektes• Erstellung von Projektberichten

Ein-/Ausblenden Projektberater

Grafik-AnsichtTabellen-AnsichtProjektberater


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Vorgehensweise

1. MS Project starten und Menü-Punkt „Datei – neu“ aufrufenNeue Project-Datei mit Namen „Projekt1“ wird erzeugt

2. Projekt-Info eingeben: „Basis-Termin“Anmerkung: Basis-Termin nur über Menüpunkt „Projekt – Projekt-Info“ ändern

3. Projektkalender einrichten

4. Vorgänge eingeben gliedern mit Dauer versehen verknüpfen

5. Meilensteine und Termine festlegen

6. Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten

7. Speichern der erzeugten Projekt-Datei (Name vergeben)

8. Beenden von MS Project


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Beispiel: Einführung einer PM-Software

Arbeitspakete Dauer Vorgänger

1. Anforderungen definieren 2t

2. Angebote einholen 1w 1

3. Auswahl der PM-Software 4t 2

4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3

5. Installation der Software auf Server 1t 4

6. Installation der Software auf Clients 3t 4

7. Schulung vorbereiten 2t 4

8. Schulung der Anwender 2t 5;6;7

9. Abschluss mit Feier 0t 8

Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage)


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Projektkalender einrichten

1. Menuepunkt Extras2. Arbeitszeit ändern3. Termin wählen und unter Reiter

Ausnahmen dessen Namen eingeben

Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten


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Eingabe der Vorgänge

Balkendiagramm wird automatisch generiert


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Darstellung des kritischen Pfades

1. Menuepunkt Ansicht2. Weitere Ansichten3. Balkendiagramm: Einzelheiten


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Ergänzung durch Sammelvorgänge/Phasen


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Aktuelle Ansicht drucken (Hardcopy)

1. Symbol anklicken

2. Zeitraum auswählen


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Aufgabe 3: Projektplanung I (1)

Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 30.06.2008 online30.06.2008 online geht Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten!1. Erstellen Sie einen objektorientierten, einen funktionsorientierten und einen

gemischt-orientierten Projektstrukturplan in Organigrammform. 2. Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete

Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (mindestens 78 h für Informatiker; mindestens 39 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen

3. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2007 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp

4. Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen

5. Erstellen Sie die Kapitel 5 und 6 des Projektberichtes (Transferprojekt)6. Präsentation durch PLs der Teams 4 am 19.05.2008


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Um den vorgegebenen Termin 30.06.2008 einzuhalten, ist nach Erstellung des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen

Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten:

„P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von Team x Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation

Die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen

15.05.2008: Abgabetermin für die drei Dateien BP1-Team_x .mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc

Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Mittwoch, 14.05.08 im Video-Lab (A205; L3):

15:00 Team 1 15:15 Team 2 15:30 Team 315:45 Team 4 16:00 Team 5

Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen zur Freigabe vorzulegen: Phasenplan, Meilensteinplan Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder


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zu Aufgabe 3: Projektbericht (3)

5. Phasenplanung5.1 Beschreibung der ProjektphasenErläuterungen zum Inhalt der Projektphasen.

5.2 MeilensteinlisteBeschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine.

5.3 Veranschaulichung der ProjektphasenGrafische Darstellung der Phasen und Meilensteine

6. Projektstrukturplan6.1 Darstellung und Codierung des PSPBeispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und Begründung der gewählten Orientierung/Art.

6.2 PM im PSPBeschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben

6.3 ArbeitspaketbeschreibungBeschreibung der Arbeitpakete des PSP (nicht PM-Aufgaben)

Inhaltliche Anforderungen kursiv


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Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (4)

Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x .ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne

Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP

Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen

Projektarbeit MS Project 2007

Präsentationen des PL des Teams 4 in der nächsten Vorlesung


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Wichtige Tipps zur Durchführung von Aufgabe 3: Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan! APs sind „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den

Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project)

• Beginn mit den frühesten Vorgängen• Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit• Meilensteine nicht vergessen!• Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen• Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin• Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte

zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel,

Seitenzahl


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Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung

Jour fixe-Protokolle Besprechung der Vorlage Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse

anhand des Protokolls nachvollziehen können

Arbeitszeitnachweise Besprechung der Vorlage Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden einzutragen;

Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende

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