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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2009 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

1kubus-IT

Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 4 – Teil 2 (25.05.2009):

Projektplanung 2 mit MS Project 2007

SS 2009


2kubus-IT

Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2007

1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info2. Projekteinstellungen vornehmen (Feste Dauer, ...)3. Projektkalender einrichten4. Projektstrukturplan

Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge

• Höherstufen• Tieferstufen• Vorgangsinformationen

5. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine

6. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge

Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen

ReviewReview


3kubus-IT

Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareBalkendiagramm

Ansicht Balkendiagramm (Gantt)

ReviewReview


4kubus-IT

Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareKritischer Pfad

Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten

ReviewReview


5kubus-IT

Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareKritischer Pfad mit Puffer

Menüpunkt: Ansicht Weitere Ansichten ...

Balkendiagramm: EinzelheitenAuswahlAuswahl

Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende

1 Vorbereitung 11 Tage Mon 22.05.06 Mit 07.06.06

2 Anforderungen definieren 2 Tage Mon 22.05.06 Die 23.05.06

3 Angebote einholen 1 Woche Mit 24.05.06 Mit 31.05.06

4 Auswahl der PM-Software 4 Tage Don 01.06.06 Mit 07.06.06

5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Mit 07.06.06 Mit 07.06.06

6 Durchführung 5 Tage Don 08.06.06 Mit 14.06.06

7 Installation der Software auf Server1 Tag Don 08.06.06 Don 08.06.06

8 Installation der Software auf Clients3 Tage Don 08.06.06 Mon 12.06.06

9 Schulung vorbereiten 2 Tage Don 08.06.06 Fre 09.06.06

10 Schulung der Anwender 2 Tage Die 13.06.06 Mit 14.06.06

11 Feier 0 Tage Mit 14.06.06 Mit 14.06.06

2 Tage

1 Tag

S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S15. Mai '06 22. Mai '06 29. Mai '06 05. Jun '06 12. Jun '06

freier Puffer

freier Puffer


6kubus-IT

Beispiel: Einführung einer PM-SoftwarePufferzeiten im Projekt anzeigen

Menüpunkt: Ansicht Tabelle: Eingabe

Berechnete Termine


7kubus-IT

Beispiel: Einführung einer PM-SoftwareNetzplandiagramm

Menüpunkt: Ansicht Netzplandiagramm

Vorbereitung

Anfang: 22.05.06Nr.: 1

Ende: 07.06.06 Dauer: 11 Tage

Abg.: 0%

Angebote einholen

Anfang: 24.05.06 Nr.: 3

Ende: 31.05.06 Dauer: 1 Woche

Res.:

Auswahl der PM-Software

Anfang: 01.06.06 Nr.: 4


Res.:

Durchführung

Anfang: 08.06.06Nr.: 6


Abg.: 0%

Anforderungen definieren

Anfang: 22.05.06 Nr.: 2


Res.:

Auswahl der PM-Software

Anfang: 01.06.06 Nr.: 4


Res.:

Präsentation und Mittelfreigabe

Meilensteindatum: Mit 07.06.06

Nr.: 5

Installation der Software auf Server

Anfang: 08.06.06 Nr.: 7

Ende: 08.06.06 Dauer: 1 Tag

Res.:

Installation der Software auf Clients

Anfang: 08.06.06 Nr.: 8


Res.:

Schulung vorbereiten

Anfang: 08.06.06 Nr.: 9


Res.:

Schulung der Anwender

Anfang: 13.06.06 Nr.: 10


Res.:


8kubus-IT

Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2007

1. Ressourcentabelle erstellen Ansicht Ressource: Tabelle

2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definierenExtras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender

3. „Ressourcen Vorgängen“ zuordnenAnsicht BalkendiagrammExtras Ressourcen Ressourcen zuordnen

4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz

5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten

Projekt Projektinfo StatistikAnsicht Tabelle: Kosten

7. Basisplan speichernErgebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung


9kubus-IT

Ressourcentabelle

Arbeit (Personen- und

Sachmittel)

Material (Verbrauchs-materialien)

Personenname,Berufs- oderMaschinenbez.,Materialname, ..

Kürzel desRessourcen-

namens

Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg)

Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h

Max. Kapazitätder Ressource

in %

Fester Kosten-

betrag pro Einsatz einer Ressource

Fälligkeits- verfahren bezügl.

Vorgangs-dauer: Anfang AnteiligEnde


10kubus-IT

Beispiel: Einführung einer PM-Software

Arbeitspakete Dauer M I S Vorgänger

1. Anforderungen definieren

2t 1,5t 0,5t

2. Angebote einholen 1w 1t 1

3. Auswahl der PM-Software

4t 2t 1t 2

4. Präsentation und Mittelfreigabe

0t 3

5. Installation der Software auf Server

1t 1t 4

6. Installation der Software auf Clients

3t 3t 4

7. Schulung vorbereiten 2t 2t 4

8. Schulung der Anwender 2t 2t 5;6;7

9. Abschluss mit Feier 0t 8

Arbeit (= Aufwand)


11kubus-IT

Beispiel: Ressourcenplanung

1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht Ressource: Tabelle)

2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein Gültiges (z.B. 12.05.2009 und 22.05.2009 sind

Feiertage) im Standard (Projektkalender) definieren

Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.B. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.)

Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender


12kubus-IT

Beispiel: Ressourcenzuordnung

3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm (Gantt)

Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen


13kubus-IT

Beispiel: Ressourcen sind zugeordnet


14kubus-IT

Unterschied: Aufwand / Dauer

Dauer: Zeitraum (brutto), den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordertEinheiten: Jahr (j), Monat (m), Woche (w), Tag (t)

Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen)Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT)

Aufwand Dauer=

Dauer des APs

Aufwand des APs


15kubus-IT

Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang „Informationen zum Vorgang – Register Spezial“

Vorgangsarten

Feste Arbeit

Feste Einheiten

Feste Dauer

Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel

Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel

Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel

Grundformel für die Berechnung:

Beispiel:

1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h Arbeit

1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen 6 h Arbeit

Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag


16kubus-IT

Leistungsgesteuerte Terminplanung

Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der

Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang

verändert sich die Dauer

Will man erreichen, dass die Dauer festbleibt, wenn Arbeit(= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird

a) Für alle Vorgänge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der Vorgänge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende Einstellungen als Standard festlegen:Standardvorgehensart: Feste DauerNeue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren

b) Für einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen


17kubus-IT

Beispiel: Ressourcenüberlastung

4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Einsatz Ansicht Ressource: Grafik

Überlastungen: rot gekennzeichnet

Nr. Ressourcenname Arbeit

1 Methodix 88 StundeAnforderungen definieren16 StundeAngebote einholen40 StundeAuswahl der PM-Software32 Stunde

2 Installix 32 StundeInstallation der Software auf Server8 StundeInstallation der Software auf Clients24 Stunde

3 Schulix 16 StundeSchulung vorbereiten8 StundeSchulung der Anwender8 Stunde

4 PM-SW + Doku 0 Stunde

Einzelheiten

ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit

M D F S S M D M05. Jun '06 12. Jun '06

8Std.

8Std.16Std. 8Std. 8Std.8Std.8Std. 8Std. 8Std.4Std. 4Std. 4Std.4Std. 4Std.

4Std.

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

200%

Benötigte Ressourceneinheiten:

Installix Überlastet: Zugeteilt:

M D F S S M D M05. Jun '06 12. Jun '06

200% 100% 100%


18kubus-IT

Beispiel: Ressourcenplanung

Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-

ressourcen einfügen+ überschaubar

- aufwendig

Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“

überlasteter Ressourcen

Extras Kapazitätsabgleich...

5. Kapazitätskonflikte lösen

Neu abgleichenNeu abgleichen

20%

40%

60%

80%

100%

Benötigte Ressourceneinheiten:

Installix Überlastet: Zugeteilt:

M D M D F S S M D23. Mai '05 30. Mai '05

100% 100% 100% 100%

+ leistungsfähiges Tool

- Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar


19kubus-IT

Beispiel: 6. Kostenplanung

6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle

6.2 Kosten pro Vorgang:

Ansicht Vorgang: Einsatz

Ansicht Tabelle: Einsatz

Kosten

Nr. Ressourcenname Art MaterialbeschriftungKürzel Gruppe Max.Einh.

Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig am Basiskalender

1 Methodix Arbeit M 100% 40,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard2 Installix Arbeit I 100% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard3 Schulix Arbeit S 50% 35,00 EUR/Stunde 0,00 EUR Anteilig Standard4 PM-SW + Doku Arbeit P 100% 0,00 EUR/Stunde 5.000,00 EUR Anteilig Standard5 Getränke + Büffet Arbeit G 100% 0,00 EUR/Stunde 250,00 EUR Anteilig Standard

Nr. Vorgangsname FesteKosten

Fälligkeitfester Kosten

Gesamtkosten

1 Vorbereitungen 0,00 EUR Anteilig 8.520,00 EUR2 Anforderungen definieren 0,00 EUR Anteilig 640,00 EUR

Methodix 640,00 EUR3 Angebote einholen 0,00 EUR Anteilig 1.600,00 EUR

Methodix 1.600,00 EUR4 Auswahl der PM-Software 0,00 EUR Anteilig 1.280,00 EUR

Methodix 1.280,00 EUR5 Präsentation und Mittelfreigabe 0,00 EUR Anteilig 5.000,00 EUR

Methodix 0,00 EURPM-SW + Doku 5.000,00 EUR

6 Durchführung 0,00 EUR Anteilig 1.930,00 EUR7 Installation der SW auf Server 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR

Installix 280,00 EUR8 Installation der SW auf Clients 0,00 EUR Anteilig 840,00 EUR

Installix 840,00 EUR9 Schulung vorbereiten 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR

Schulix 280,00 EUR10 Schulung durchführen 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR

Schulix 280,00 EUR11 Feier 0,00 EUR Anteilig 250,00 EUR

Getränke + Büffet 250,00 EUR

Einzelheiten

ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit

M D M23. Mai '05

8Std. 8Std.

8Std. 8Std.8Std. 8Std.

0Std.0Std.0Std.


20kubus-IT

Kostenplanung mit MS Project

6.3 Projektgesamtkosten Projekt Projekt-Info Statistik...Statistik...


21kubus-IT

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1)

Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen:1. Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen

Ressourcen in MS Project 2007 ein (25 € / h für jedes Teammitglied)2. Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu3. Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen4. Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei

darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird!5. Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP2-Team_x .mpp“

Präsentation des Projektleiters von Teams 5

Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit Wöchentlichem „jour fixe“-Meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten


22kubus-IT

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)

Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt

Gemischtorientierter Projektstrukturplan mit allen APs Ressourcenplan

• Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen)

• Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung der Projektarbeiten (1 Statusfolie) zum 31.05.2009 Erfahrungen

• Projektarbeit• MS Project 2007

Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes

Projektbericht-Team_x.doc

Spätester Abgabetermin für die 4 Dateien: 4.6.2009 (Donnerstag)(Mail an Dozenten + Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer im Betreff)


23kubus-IT

Zu Aufgabe 4: Eingabe des ermittelten Aufwandes – ohne dass sich die Dauer ändert

Beispiel: Vorgang mit Dauer von 5 Tagen und Aufwand (= Arbeit) von 3 Tagen für Methodix und 0,5 Tagen für Schulix

1. Vorgangsart dieses Vorgangs auf „Feste Dauer“ setzen und Häkchen von „Leistungsgesteuert“ entfernen

2. Bei der Zuweisung der Ressourcen zu einem Vorgang den Aufwand z.B. in Tagen (t) oder Stunden (h) angeben

Zeitangaben werden automatisch in % umgewandelt


24kubus-IT

zu Aufgabe 4: Projektbericht

7. Ablauf- und Terminplanung7.1 VorgangslisteAuflisten der Arbeitspakete/Vorgänge mit Vorgangsnummer und Angaben zur Dauer und zu den Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand). Die PSP-Struktur muss erkennbar sein.

7.2 Vernetzter Balkenplan oder berechneter NetzplanDarstellung eines grafischen Ablaufplans mit Anordnungsbeziehungen und Termin-/Zeitpunktangaben. Die Meilensteine des Phasenplanes müssen erkennbar sein.

7.3 Anordnungsbeziehungen (AOB)Erläuterung von mindestens 3 Anordnungsbeziehungen aus dem eigenen Ablaufplan (Begründung von Art der AOB und Zeitabstand).

8. Einsatzmittel- und Kostenplanung8.1 Einsatzmittelbedarf / EinsatzmittelplanBeschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel (EM) und wie deren Verfügbarkeit ermittelt wird. Bei Personal mit Hinweisen auf die Qualifikation. Erläuterung des Verfahrens für die Ermittlung des EM-Bedarfs. Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs auf Ebene der Arbeitspakete.

8.2 Auslastungsprofil für kritische EinsatzmittelAbbildung einer Ganglinie (Auslastungsprofil) für eine kritische Einsatzmittelart über der Zeitachse mit Hinweis auf EM-Konflikte und Optimierung.

8.3 ProjektkostenErläuterung der Kostenberechnung (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des tabellarischen Einsatzmittelplanes für Phasen oder Arbeitspakete). Grafische Darstellung einer Kostenganglinie (Kostenkurve) und einer Kostensummenlinie (Kostensummenkurve) über der Zeitachse.

Inhaltliche Anforderungen kursiv

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