manual de processos

MANUAL DE PROCESSOS

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO

COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

Versão 1.0

OUTUBRO/2012

PRESIDENTERoberto Monteiro Gurgel Santos

CONSELHEIROSRoberto Monteiro Gurgel Santos (Presidente)

Jeferson Luiz Pereira Coelho (Corregedor Nacional) Maria Ester Henriques Tavares

Taís Schilling Ferraz Almino Afonso Fernandes Adilson Gurgel de Castro

Mario Luiz Bonsaglia Claudia Maria de Freitas Chagas

Luiz Moreira Gomes Júnior Jarbas Soares Júnior

Alessandro Tramujas Assad Tito Amaral

Lázaro Guimarães Fabiano Augusto Martins Silveira

SECRETÁRIO-GERALJosé Adércio Leite Sampaio

SECRETÁRIA-GERAL ADJUNTACristina Soares de Oliveira e Almeida Nobre

SECRETÁRIA EXECUTIVASônia Márcia Fernandes Amaral

SECRETÁRIO DE GESTÃO ESTRATÉGICACristiano Rocha Heckert

Equipe de ElaboraçãoAna Karine de Almeida Andrade (Coordenadora)

Alexandre Caixeta AlbuquerqueGerson Elbert Guimarães

Isanio Lopes Araújo SantosJaquelaine Alves Pereira

Rogério Carneiro PaesSávio Neves do Nascimento

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=20%3Amaria-ester-henriques-tavares&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=1217%3Afabiano-augusto-martins-silveira&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=660%3Alazaro-guimaraes&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=659%3Atito-amaral&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=28%3Aluiz-moreira-gomes-junior&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=26%3Aclaudia-maria-de-freitas-chagas&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=27%3Amario-luiz-bonsaglia&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=19%3Aadilson-gurgel-de-castro&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=23%3Aalmino-afonso-fernandes&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

http://www.cnmp.gov.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=24%3Atais-schilling-ferraz-&catid=2%3Aconheca-o-cnmp&Itemid=70

Secretaria de Gestão Estratégica Manual de processos: Coordenadoria de Orçamento e

Finanças/ Secretaria de Gestão Estratégica. – Brasília: CNMP, 2012.

38 p. il.

1. Coordenadoria de Orçamento e Finanças. 2. Secretaria de Administração I. Brasil. Conselho Nacional do Ministério Público.

Biblioteca/CNMP CDU – 658.5

Sumário1. APRESENTAÇÃO..................................................................................................................................6

2. ESTRUTURA E ATRIBUIÇÕES: COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS.......................7

3. LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS.................................................................................................9

4. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO........................................................................................................104.1 Mapa Estratégico do CNMP......................................................................................................................................10

4.2 Direcionador Estratégico dos Processos de Orçamento e Finanças..................................................................11

4.3 Cadeia de Valor da Coordenadoria de Orçamentos e Finanças.........................................................................12

5. PROCESSOS DA COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS..........................................135.1 Processo: Empenho – Fluxograma........................................................................................................................13

5.1.1 Processo: Empenho – Ficha de Rotina Administrativa..............................................................................14

5.2 Processo: Pagamento Diversos – Fluxograma.....................................................................................................15

5.2.1 Processo: Pagamento Diversos – Ficha de Rotina Administrativa..........................................................19

5.3 Processo: Guarda da Garantia Contratual – Fluxograma...................................................................................21

5.3.1 Processo: Guarda da Garantia Contratual– Ficha de Rotina Administrativa..........................................22

5.4 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Fluxograma................................................................................23

5.4.1 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Ficha de Rotina Administrativa.......................................24

5.5 Processo: Arquivamento – Fluxograma.................................................................................................................25

5.5.1 Processo: Arquivamento – Ficha de Rotina Administrativa......................................................................26

5.6 Processo: Desarquivamento – Fluxograma..........................................................................................................27

5.6.1 Processo: Desarquivamento – Ficha de Rotina Administrativa................................................................28

5.6.2 Anexo I: Formulário de Solicitação de Desarquivamento de Processos.................................................29

6. INDICADORES...................................................................................................................................306.1 Indicador <1.1>: Quantidade de Empenhos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento.......................31

6.2 Indicador <1.2>: Percentual de Empenho por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento................32

6.3 Indicador <1.3>: Quantidade de Pagamentos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento...................33

6.4 Indicador <1.4>: Percentual de Pagamento por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento............34

6.5 Indicador <1.5>: Percentual de Devolução por Não-Conformidade – Ficha de Detalhamento...................36

1. APRESENTAÇÃO

O Conselho Nacional do Ministério Público - CNMP, desde a sua criação, tem assumido como uma de suas relevantes incumbências zelar pela ética, probidade e retidão dos Membros e Servidores do Ministério Público, de maneira a contribuir para o aumento da confiança depositada pela sociedade nas Instituições que zelam pela realização da justiça.

Ao mesmo tempo, seguindo o mandato constitucional, o CNMP elegeu como prioritária a tarefa de, com criatividade e habilidade, elevar a qualidade da gestão administrativa e financeira de seus próprios quadros e do Ministério Público brasileiro. Para isso, foram elaborados e encontram-se em execução o Planejamento Estratégico do CNMP e o Planejamento Estratégico Nacional do Ministério Público.

O Planejamento Estratégico do CNMP para o período de 2010-2015 define objetivos estratégicos com a finalidade de melhorar a eficiência operacional do CNMP, tais como: “Aprimorar as atividades”, “Promover a informatização de processos” e “Desenvolver processos de planejamento e gestão”.

Como uma das medidas estratégicas para o aumento da eficiência, o CNMP estabeleceu o projeto "Mapeamento de Processos de Trabalho" como um dos pilares para a sua estruturação. Este projeto, encabeçado pelo Núcleo de Organização e Normatização da Secretaria de Gestão Estratégica, tem como objetivo o levantamento, o aperfeiçoamento e a documentação dos processos de trabalho e procedimentos operacionais de todas as áreas do CNMP, consolidando-os e disponibilizando-os a seus Membros e Servidores para consulta e referência.

O presente Manual de Processos Administrativos documenta as atividades lideradas pela Coordenadoria de Orçamento e Finanças da Secretaria de Administração. Este é mais um manual disponibilizado a todos do CNMP, buscando sempre a melhoria contínua das ações da Instituição.

Gostaríamos de agradecer a todos que colaboraram nesta empreitada, que mostra na prática a internalização dos valores definidos no Planejamento Estratégico do CNMP.

JOSÉ ADÉRCIO LEITE SAMPAIOSecretário-Geral do Conselho Nacional do Ministério Público

CRISTINA SOARES DE OLIVEIRA E ALMEIDA NOBRE

Secretária-Geral Adjunta do Conselho Nacional do Ministério Público

Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP

6

2. ESTRUTURA E ATRIBUIÇÕES: COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

A Coordenadoria de Orçamento e Finanças é responsável, entre outras atividades, pela Conformidade

de Registro de Gestão, arquivamento de processos de pagamento, guarda de garantia contratual, empenhos e

pagamentos do CNMP. É uma unidade vinculada à Secretaria de Administração e em sua estrutura tem a Seção

de Execução Orçamentária e Financeira. Conta com o trabalho de um auxiliar administrativo, 8 servidores, entre

os quais está o Coordenador da unidade e um estagiário.

Estrutura Organizacional

À Coordenadoria de Orçamento e Finanças compete:

I - coordenar, orientar e acompanhar as atividades relativas à movimentação, aplicação e execução dos

recursos orçamentários e financeiros;

II - emitir despacho sobre a liquidação de notas fiscais, faturas e outros documentos de cobrança;

III - acompanhar a execução financeira;

IV - gerar e encaminhar os comprovantes mensais e anuais de rendimentos pagos e de retenção de

impostos e contribuições das pessoas físicas e jurídicas, sem vínculos empregatícios;


7

COORDENADORIA DE GESTÃO DE

CONTRATOS E SERVIÇOS

COORDENADORIA DE GESTÃO DE PESSOAS

ASSESSORIA TÉCNICA

COORDENADORIA DE MATERIAL, COMPRAS E

CONTRATOS

COORDENADORIA DE TRANSPORTES

COORDENADORIA DE ENGENHARIA

SEÇÃO DE PATRIMÔNIO

SEÇÃO DE COMUNICAÇÕES

ADMINISTRATIVAS

SEÇÃO DE SERVIÇOS AUXILIARES

COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E

FINANÇAS

SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO

SECRETARIA

NÚCLEO DE CADASTRO DE PESSOAL

DIVISÃO DE INFORMAÇÕES DE

PESSOAL

SEÇÃO DE CONTRATOS

SEÇÃO DE MATERIAL

ASSESSORIA JURÍDICA

COMISSÃO PERMANENTE DE

LICITAÇÃO

SEÇÃO DE COMPRAS

SEÇÃO DE EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E

FINANCEIRA

NÚCLEO DE GESTÃO DE CARREIRAS

DIVISÃO DE PAGAMENTO DE

PESSOAL

COORDENADORIA DE SERVIÇOS DE SAÚDE

BIBLIOTECA

UNIDADE DE DIÁRIAS, PASSAGENS E PASSAPORTES

V - manter atualizado o cadastro dos Ordenadores de Despesa na rede bancária oficial;

VI - analisar os processos administrativos, visando ao empenho, à liquidação e ao pagamento das

despesas;

VII - verificar nos cadastros da receita distrital e federal o enquadramento fiscal (simples) dos

contribuintes, quando do pagamento;

VIII - controlar os depósitos de multas referentes ao descumprimento de cláusulas previstas nos

processos licitatórios;

IX - apropriar as despesas com materiais de consumo e permanentes;

X - realizar consulta de informações no Extrator de Dados do SIAFI com vistas à elaboração de relatórios;

XI - repassar anualmente as informações de pagamento de terceiros para a Seção de Execução

Orçamentária e Financeira elaborar e enviar a DIRF à Receita Federal;

XII - atender e aplicar as recomendações do órgão de Controle Interno;

XIII - elaborar levantamentos e pesquisas para atender questionamento de cobrança dos fornecedores;

XIV - prestar informações referentes ao uso da Guia de Recolhimento da União- GRU; e

XV - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade determinadas pela autoridade superior.

Fonte: Portaria CNMP-PRESI nº ,de de de 2012 que dispõe sobre as competências das unidades e

sobre as atribuições dos dirigentes subordinados à Presidência do Conselho Nacional do Ministério Público.

Telefones: (61) 3366-9255 / 9256


8

3. LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ASJUR Assessoria Jurídica

COGP Coordenadoria de Gestão de Pessoas

COMCC Coordenadoria de Materiais Compras e Contratos

COOFIN Coordenadoria de Orçamentos e Finanças

NE Nota de Empenho

NL Nota de Lançamento

PE - CNMP Planejamento Estratégico do Conselho Nacional do Ministério Público

RE Relação Externa

RT Relação Intra SIAFI

SA Secretaria de Administração

SECAD Seção de Comunicações Administrativas

SECONT Seção de Contratos

SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal

SPO Secretaria de Planejamento Orçamentário


9

4. ALINHAMENTO ESTRATÉGICO

4.1 Mapa Estratégico do CNMP

Manual de Processos COOFIN - SA - CNMP10

4.2 Direcionador Estratégico dos Processos de Orçamento e Finanças


Descrição do Objetivo: Mapear as rotinas e implantar soluções que garantam clareza, automatização e otimização de trabalho do Conselho Nacional do Ministério Público. Indicador Definido no PE-CNMP: Índice de Informatização de Rotinas de TrabalhoFinalidade do Indicador: Medir o percentual de rotinas de trabalho já mapeados e informatizados.

Descrição do Objetivo: Desenvolver processos e melhores práticas de gestão no Conselho Nacional do Ministério Público, de acordo com as melhores práticas da Administração Pública.Indicador Definido no PE-CNMP: Número de Boas Práticas DisseminadasFinalidade do Indicador: Medir a quantidade de boas práticas disseminadas para outras áreas do Conselho Nacional do Ministério Público e para o Ministério Público.

Descrição do Objetivo: Garantir que as atividades de rotinas das áreas do Conselho Nacional do Ministério Público sejam continuamente avaliadas e aprimoradas, visando sua permanente evolução e proporcionando uma maior eficiência e rapidez. Indicador Definido no PE-CNMP: Índice de Pesquisa de Satisfação InternaFinalidade do Indicador: Medir o percentual de satisfação dos servidores do Conselho Nacional do Ministério Público com as atividades realizadas.

4.3 Cadeia de Valor da Coordenadoria de Orçamentos e Finanças


5. PROCESSOS DA COORDENADORIA DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

5.1 Processo: Empenho – Fluxograma


Empenho - Versão 1.02

Ord

enad

or d

e

Des

pesa

SPO

CO

OFI

N

Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração - Aprovador: Gilcimar dos Santos/Sônia Márcia Fernandes Amaral

Iníc io Fim

0 1.Receber o processo para

emissão da Nota de Empenho ( NE)

03.S olicitar os ajustes necessários

Não

08.Assinar a NE

Anexo I :Nota de Empenho

05.Executar descentralização

Estão corretos?

02 .Conferir os documentos e as

informações necessárias à

emissão da NE

Há recursos?S im 06.Emit ir NESim 07.Assinar a NE09.Encaminhar o

processo à COMCC ou COGP

04.Solicitar descentralização

interna à S PO

Não

Aguardar o processo

5.1.1 Processo: Empenho – Ficha de Rotina Administrativa

FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVAUNIDADE: SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO


FLUXOGRAMA: Empenho Versão: 1.02

ESPECIALISTA: Ana Radeke Dauzacker/Gilcimar dos Santos

DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES

DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE

01.Receber o processo para emissão da Nota de Empenho (NE) COOFIN A COOFIN recebe o processo da área interessada.

02.Conferir os documentos e as informações necessárias à emissão da NE COOFIN Conferir no processo as certidões necessárias para emissão de empenho.

03.Solicitar os ajustes necessários COOFIN Caso haja erros nas certidões a Área Interessada será diligenciada a efetuar as correções/substituições necessárias.

04.Solicitar descentralização interna à SPO COOFIN Solicitar a descentralização de recursos à SPO, no caso de não haver recursos disponíveis.

05.Executar descentralização SPO Executar a descentralização dos recursos necessários à emissão de empenho.

06.Emitir NE COOFIN Já com os recursos disponíveis, emitir a Nota de Empenho.

07.Assinar a NE COOFIN Colher a assinatura do Coordenador da CEOF.

08.Assinar a NE SA Colher a assinatura do Secretário de Administração.

09.Encaminhar o processo à COMCC ou COGP COOFIN Encaminhar o processo já empenhado à COMCC ou COGP, conforme o caso.


5.2 Processo: Pagamento Diversos – Fluxograma


Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 1)C

OO

FIN

Ord

enad

or

de

Des

pesa

Ges

tor d

o Co

ntra

to

Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral

1 1.C onf erir o proc esso Está correto?

1 2.Ass inar a autorização de

pagam ento

S im

Iníc io 0 1.Receber Nota Fiscal

02.Ates tar

0 9 .A jus tar as pendências

0 3.Juntar a docum entação

necess ária para pagam ento

0 4 .Enc aminhar à S EC AD para

autuação

Aguardar o proc esso

0 5.Encam inhar para conform idade

1 3.Ass inar a autorização de

pagam ento

1 4.Encam inhar à COOFIN para pagam ento

A

06.Receber o processo para conformidade

07.Verif icar docum entação da em presa e ates to

Está em conf orm idade ?

10.Em it ir despacho c om a autorização

de pagam ento

08.Encam inhar ao Gestor para ajus te

das pendências

Não

S im

Não


Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 2)CO

OFI

NO

rden

ador

de

D

espe

saG

esto

r do

Con

trat

oCoordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração – Aprovador: Gilcimar dos Santos/ Sônia Márcia Fernandes Amaral

2 0.Efetuar pagam ento e

retenç ões

2 1.A nex ar ao process o os docum entos

gerados no S IA FI

Necess it a autor izaç ão v ia

S IA FI?

BS im

2 2.Em itir Relaç ão Ex terna (RE)

Não

Anex o I :Relação Ex terna

(RE )

A 15.Em it ir o parec er de retenção de

t r ibutos

1 7.S olic itar descentralização à

S PO

1 6 .C onf er ir Not a de Em penho e Nota de

Lançam ent o

Há s aldo no em penho ?

S im

Não

Aguardar o process o

1 9.Reforçar a Nota de Lançam ento

( NL)

C

Há s aldo na cont a c ontábil de cont rato ?

Não

S im

1 8.Ref orçar a Nota de Em penho (NE )


Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 3)CO

OFI

NO

rden

ador

de

Des

pesa

Ges

tor

do C

ontr

ato


B 2 3.A ut or izar no S IA FI

2 4.A ut or izar no S IA FI

2 6.Em it ir Relaç ão Intra S IA FI

27.As s inar/hom ologar

2 8.As s inar/hom ologar

A nex o II:Relação Intra S IAFI

(RT)

3 0 .A s s inar

3 1 .A s s inar aut or ização para o

banco efet iv ar o pagam ento

3 2.Lev ar a RE ao banco

3 3.Rec eber a v ia protoc olada pelo

banc o

C 2 9 .C onf er ir Relação Ex terna ( RE)

2 5 .Inf orm ar à C OOFIN

D

D


Pagamentos Diversos - Versão 1.07 (Parte 4)C

OO

FIN

Ord

enad

or d

e D

espe

saG

esto

r do

C

ontr

ato


3 4.Juntar a relaç ão de ordens

bancárias ou RT ao proc ess o

3 5 .Analis ar Regis t ro de Ges tão

Doc um ent alEs tá c or reto?

3 6.Ef et uar c orreção

Não

Fim3 7.Em it ir o

Relat ór io de C onf orm idade

S im

Anexo III:Relat ór io de

C onform idade

D 3 8 .Arquiv am ento

C OOFIN

3 3.Rec eber a v ia protocolada pelo

banco

5.2.1 Processo: Pagamento Diversos – Ficha de Rotina Administrativa

FICHA DE ROTINA ADMINISTRATIVASECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO


FLUXOGRAMA: Pagamentos Diversos Versão: 1.07



DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE ÁREA RESPONSÁVEL PROCEDIMENTO

01.Receber Nota Fiscal Gestor do Contrato Receber Nota Fiscal de compra.

02.Atestar Gestor do Contrato Atestar da Nota Fiscal.

03.Juntar a documentação necessária para pagamento Gestor do Contrato Juntar a documentação necessária para pagamento.

04.Encaminhar À SECAD para autuação Gestor do Contrato Encaminhar À SECAD para autuação

05.Encaminhar para conformidade Gestor do Contrato Encaminhar para conformidade

06.Receber o processo para conformidade COOFIN Receber o processo para conformidade

07.Verificar documentação da empresa e atesto COOFIN Verificar se a documentação da empresa está correta e atestar a situação.

08.Encaminhar ao Gestor para ajuste das pendências COOFIN Remeter as autos do processo para ajustes, caso haja pendências na documentação da empresa.

09.Ajustar as pendências Gestor do Contrato Ajustar as pendências existentes na documentação da empresa.

10.Emitir despacho com a autorização de pagamento COOFIN Emitir despacho de conformidade para autorização de pagamento.

11.Conferir o processo COOFIN Conferir o processo.

12.Assinar a autorização de pagamento COOFIN Autorizar pagamento do processo de compra, que esteja em conformidade com a COOFIN.

13.Assinar a autorização de pagamento Ordenador de Despesa Autorizar pagamento do processo de compra, que esteja em conformidade com a COOFIN.

14.Encaminhar à COOFIN para pagamento Ordenador de Despesa Encaminhar à COOFIN para pagamento.


15.Emitir o parecer de retenção de tributos COOFIN Emitir o parecer de retenção de tributos.

16.Conferir Nota de Empenho e Nota de Lançamento COOFIN Conferir os dados da Nota de Empenho e a Nota de Lançamento.

17.Solicitar descentralização à SPO COOFIN O Coordenador da COOFIN solicita a descentralização à SPO.

18.Reforçar a Nota de Empenho (NE) COOFIN Reforçar a Nota de Empenho.

19.Reforçar a Nota de Lançamento (NL) COOFIN Reforçar a Nota de Lançamento.

20.Efetuar pagamento e retenções COOFIN Efetuar pagamento e retenções necessários. Observar o Manual Pagamentos-SIAFI elaborado pela unidade.

21..Anexar ao processo os documentos gerados no SIAFI COOFIN Anexar documentos ao processo.

22.Emitir Relação Externa (RE) COOFIN Emitir a Relação Externa, no caso de não haver necessidade de autorização via SIAFI.

23.Autorizar no SIAFI COOFIN Autorizar pagamento no sistema SIAFI.

24.Autorizar no SIAFI Ordenador de Despesa Autorizar pagamento no sistema SIAFI.

25.Informar à COOFIN Ordenador de Despesa Informar a autorização pagamento no sistema SIAFI à COOFIN.

26.Emitir Relação Intra SIAFI COOFIN Emitir Relação Intra SIAFI, no caso de haver necessidade de autorização via SIAFI.

27.Assinar/homologar COOFIN O Coordenador assina e homologa o pagamento.

28.Assinar/homologar Ordenador de Despesa O ordenador de despesa assina e homologa o pagamento.

29.Conferir Relação Externa (RE) COOFIN Conferir a Relação Externa emitida.

30.Assinar COOFIN O Coordenador assina a Relação Externa emitida.

31.Assinar autorização para o banco efetivar o pagamento

Ordenador de Despesa Assinar autorização para o banco efetivar o pagamento.

32.Levar a RE ao banco COOFIN Levar a Relação Externa ao banco.

33.Receber a via protocolada pelo banco COOFIN Receber a via protocolada pelo banco.

34.Juntar a relação de ordens bancárias ou RT ao processo

COOFIN Juntar a relação de ordens bancárias ou Relação Intra SIAFI ao processo.

35.Analisar Registro de Gestão Documental COOFIN Analisar o Registro de Gestão Documental.

36.Efetuar correção COOFIN Efetuar correção no Registro de Gestão Documental.

37.Emitir o relatório de conformidade COOFIN Emitir o Relatório de Conformidade Diário e anexá-lo ao processo.


http://www.cnmp.gov.br/intranet/images/stories/manuais_arquivos/pagamento%20-%20final%20abnt.pdf

http://www.cnmp.gov.br/intranet/images/stories/manuais_arquivos/pagamento%20-%20final%20abnt.pdf

38.Arquivamento COOFIN Proceder ao processo de arquivamento.


5.3 Processo: Guarda da Garantia Contratual – Fluxograma

Manual de Rotinas Administrativas COTRAN- SA - CNMP 22

Guarda da Garantia Contratual - Versão 1.0

COO

FIN


Início Fim01.Receber a garantia da SECONT

02.Analisar o parecer da AS JUR e

conferir com a garantia

03.Ass inar o recebimento 04.Regis trar 05.Prov idenciar a

guarda

5.3.1 Processo: Guarda da Garantia Contratual– Ficha de Rotina Administrativa



FLUXOGRAMA: Guarda da Garantia Contratual Versão: 1.0




01.Receber a garantia da SECONT COOFIN Receber a garantia contratual da SECONT.

02.Analisar o parecer da ASJUR e conferir com a garantia COOFIN Analisar o parecer da ASJUR e conferir a compatibilidade da garantia com a manifestação daquela Assessoria.

03.Assinar o recebimento COOFIN Assinar o recebimento.

04.Registrar COOFIN Registrar o recebimento da garantia na planilha de controle da COOFIN.

05.Providenciar a guarda COOFIN Providenciar a guarda.


5.4 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Fluxograma


Retirada da Garantia Contratual - Versão 1.0

COO

FIN


Iníc io Fim0 1.Receber a s olic itação da

SEC ONT

0 2.Realizar a pes quisa na

planilha

0 3.Ret irar a garant ia

0 4.Encam inhar à S EC ONT

0 5.A rquiv ar o m em orando

5.4.1 Processo: Retirada da Garantia Contratual – Ficha de Rotina Administrativa



FLUXOGRAMA: Retirada da Garantia Contratual Versão: 1.0




01.Receber a solicitação da SECONT COOFIN Receber o memorando de solicitação da SECONT.

02.Realizar a pesquisa na planilha COOFIN Realizar a pesquisa na planilha de controle de contratos da COOFIN.

03.Retirar a garantia COOFIN Retirar a garantia.

04.Encaminhar à SECONT COOFIN Encaminhar a garantia contratual à SECONT.

05.Arquivar o memorando COOFIN Arquivar o memorando de solicitação.


5.5 Processo: Arquivamento – Fluxograma


Arquivamento - Versão 1.0CO

OFI

N


Iníc io

Fim01.Receber o

processo original da S ECONT v ia sistema

03.Autorizar o arquivamento no

processo

04.Arquivar v ia s istema

06.Proceder ao arquivamento f ís ico

02.Arquivar o processo de

pagamento após a conformidade

05.Alimentar a planilha de

endereçamento

5.5.1 Processo: Arquivamento – Ficha de Rotina Administrativa



FLUXOGRAMA: Arquivamento Versão: 1.0




01.Receber o processo original da SECONT via sistema COOFIN Receber o processo original da SECONT via o sistema de tramitação de processos.

02.Arquivar o processo de pagamento após a conformidade COOFIN Arquivar o processo de pagamento após a conformidade.

03.Autorizar o arquivamento no processo COOFIN O Coordenador deverá determinar o arquivamento no processo.

04.Arquivar via sistema COOFIN Arquivar no sistema de tramitação de processos.

05.Alimentar a planilha de endereçamento COOFIN Atualizar a planilha de endereçamento, para localização posterior do processo.

06.Proceder ao arquivamento físico COOFIN Proceder ao arquivamento físico, conforme a contratada e a modalidade.


5.6 Processo: Desarquivamento – Fluxograma


Desarquivamento - Versão 1.0CO

OFI

NÁ

rea

Dem

anda

nte


08.Juntar cópia do formulário ao

processo

Iníc io02.Encaminhar à

COOFIN

03.Receber o formulário

04.Pesquisar no sistem a

05.Analisar a solicitação

07.Desarquivar o processo fís ico

06.Pesquisar o endereçamento

11.Autorizar10.Encaminhar ao

Coordenador da COOFIN

09.Desarquivar v ia s is tema

13.Movim entar para a área

demandante

12.Encaminhar ao serv idor que fez a

análiseFim

01.Preencher o formulário de Solicitação de

Desarquivamento de Processos

Anex o I:Formulário de Solicitação de

Desarquivamento de Processos

5.6.1 Processo: Desarquivamento – Ficha de Rotina Administrativa



FLUXOGRAMA: Desarquivamento Versão: 1.0




01.Preencher formulário de desarquivamento Área demandante Preencher formulário de desarquivamento.

02.Encaminhar à COOFIN Área demandante Encaminhar à COOFIN.

03.Receber o formulário COOFIN Receber o formulário.

04.Pesquisar no sistema COOFIN Pesquisar no sistema de tramitação de processos (Fênix).

05.Analisar a solicitação COOFIN Analisar a solicitação.

06.Pesquisar o endereçamento COOFIN Pesquisar o endereçamento dentro do arquivo físico.

07.Desarquivar o processo físico COOFIN Desarquivar o processo físico.

08.Juntar cópia do formulário ao processo COOFIN Juntar cópia do formulário ao processo físico.

09.Desarquivar via sistema COOFIN Desarquivar via sistema.

10.Encaminhar ao Coordenador da COOFIN COOFIN Encaminhar ao Coordenador da COOFIN.

11.Autorizar COOFIN O Coordenador da COOFIN poderá autorizar o desarquivamento.

12.Encaminhar ao servidor que fez a análise COOFIN Encaminhar ao servidor que fez a análise.

13.Movimentar para a área demandante COOFIN Movimentar para a área demandante.


http://www.cnmp.gov.br/intranet/images/stories/formularios/FORMULRIO_desarquivamento.pdf

5.6.2 Anexo I: Formulário de Solicitação de Desarquivamento de Processos


30

6. INDICADORES


6.1 Indicador <1.1>: Quantidade de Empenhos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento


INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR:

DEFINIÇÃO DO INDICADOR:

PROCESSOS ASSOCIADOS: - Empenho

UNIDADE/SECRETARIA Coordenadoria de Orçamento e Finanças/Secretaria de Administração SIGLA COOFIN/SA

FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.1> = Número de empenhos realizados no mês UNIDADE DE MEDIDA: Valor Absoluto

PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 0 (Zero)

DISPONIBILIZAÇÃO:DATA DO ÚLTIMO PREENCHIMENTO: RESPONSÁVEL PELA COLETA:

METAS:HIST ÓRICO DOS RESULT ADOS: MET AS DE LONGO PRAZO:

Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Indicador

COLETA PERIÓDICAMês/Ano janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012

Nº de Empenhos

Mês/Ano janeiro/2013 fevereiro/2013 março/2013 abril/2013 maio/2013 junho/2013 julho/2013 agosto/2013 setembro/2013 outubro/2013 novembro/2013 dezembro/2013

Nº de Empenhos:

GRÁFICO

GRÁFICO:

Ficha de Detalhamento de IndicadorQuantidade de Empenhos Realizados por Mês

<I.1> Quantidade de Empenhos Realizados por Mês

Medir o volume de empenhos realizados pela COOFIN no mês.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 100

2

4

6

8

10

12

Linha 21

6.2 Indicador <1.2>: Percentual de Empenho por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento


INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR: <I.2> Percentual de Empenho por Natureza de Despesa


PROCESSOS ASSOCIADOS: - Empenho


FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.2> = [Valor empenhado por cada natureza de despesa/Valor total empenhado]x100 UNIDADE DE MEDIDA: Percentual




Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017

Indicador

COLETA PERIÓDICA

Natureza da Despesa

Despesas Empenhadas

Mês/Ano

janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012

339046 Auxilio-Alimentacao339049 Auxilio-Transporte339092 Despesas De Exercicios Anteriores339014 Diarias - Pessoal Civil339093 Indenizacoes E Restituicoes339037 Locacao De Mao-De-Obra339030 Material De Consumo339147 Obrig.Tribut.E Contrib-Op.Intra-Orcamentarias319013 Obrigacoes Patronais319113 Obrigacoes Patronais - Op.Intra-Orcamentarias339047 Obrigacoes Tributarias E Contributivas319016 Outras Despesas Variaveis - Pessoal Civil319008 Outros Beneficios Assistenciais339008 Outros Beneficios Assistenciais339139 Outros Serv.Terceiros-Pes.Jurid-Op.Intra-Orc.339036 Outros Servicos De Terceiros - Pessoa Fisica339039 Outros Servicos De Terceiros-Pessoa Juridica339033 Passagens E Despesas Com Locomocao319011 Vencimentos E Vantagens Fixas - Pessoal Civil449052 Equipamentos E Material Permanente449051 Obras E Instalacoes449039 Outros Servicos De Terceiros- Pessoa JuridicaTotal de Empenhos

:GRÁFICO

GRÁFICO:

Ficha de Detalhamento de IndicadorPercentual de Empenho por Natureza de Despesa

Medir o nível de execução orçamentária (empenho) de cada natureza de despesa pelo valor total empenhado.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

6.3 Indicador <1.3>: Quantidade de Pagamentos Realizados por Mês – Ficha de Detalhamento




PROCESSOS ASSOCIADOS: - Pagamentos Diversos


FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.3> = Número de pagamentos realizados no mês UNIDADE DE MEDIDA: Valor Absoluto




Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Indicador


Nº de pagamentos realizados


Nº de pagamentos realizados:

GRÁFICO

GRÁFICO:

:

Ficha de Detalhamento de IndicadorQuantidade de Pagamentos Realizados por Mês

<I.3> Quantidade de Pagamentos Realizados por Mês

Medir o volume de pagamentos realizados pela COOFIN no mês.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0

2

4

6

8

10

12

Linha 21

6.4 Indicador <1.4>: Percentual de Pagamento por Natureza de Despesa – Ficha de Detalhamento


INFORMAÇÕES GERAIS:NOME DO INDICADOR: <I.4> Percentual de Pagamento por Natureza de Despesa


PROCESSOS ASSOCIADOS:


FÓRMULA DE CÁLCULO: <I.4> = [Valor pago por cada natureza de despesa/Valor total empenhado por cada natureza de despesa]x100 UNIDADE DE MEDIDA: Percentual

PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 1 (Uma)



Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Indicador

COLETA PERIÓDICA

Natureza da Despesa Itens de Informação

Mês/Ano

janeiro/2012 fevereiro/2012 março/2012 abril/2012 maio/2012 junho/2012 julho/2012 agosto/2012 setembro/2012 outubro/2012 novembro/2012 dezembro/2012

339046 Auxilio-AlimentacaoDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339049 Auxilio-TransporteDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339092 Despesas De Exercicios AnterioresDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339014 Diarias - Pessoal CivilDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339093 Indenizacoes E RestituicoesDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339037 Locacao De Mao-De-ObraDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339030 Material De ConsumoDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339147 Obrig.Tribut.E Contrib-Op.Intra-OrcamentariasDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

319013 Obrigacoes PatronaisDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

319113 Obrigacoes Patronais - Op.Intra-OrcamentariasDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339047 Obrigacoes Tributarias E ContributivasDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

319016 Outras Despesas Variaveis - Pessoal CivilDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

319008 Outros Beneficios AssistenciaisDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

Ficha de Detalhamento de IndicadorPercentual de Pagamento por Natureza de Despesa

Medir o nível de execução financeira (pagamento) dos empenhos por natureza de despesa.

- Empenho- Pagamentos Diversos


339008 Outros Beneficios AssistenciaisDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339139 Outros Serv.Terceiros-Pes.Jurid-Op.Intra-Orc.Despesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339036 Outros Servicos De Terceiros - Pessoa FisicaDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339039 Outros Servicos De Terceiros-Pessoa JuridicaDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

339033 Passagens E Despesas Com LocomocaoDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

319011 Vencimentos E Vantagens Fixas - Pessoal CivilDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

449052 Equipamentos E Material PermanenteDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

449051 Obras E InstalacoesDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

449039 Outros Servicos De Terceiros- Pessoa JuridicaDespesas EmpenhadasValores PagosIndicador

:GRÁFICO

339046 Auxilio-Alimentacao

339049 Auxilio-Transporte

...

0,0

20,0

40,0

60,0

80,0

100,0

0,0

20,0

40,0

60,0

80,0

100,0

0,0

20,0

40,0

60,0

80,0

100,0

6.5 Indicador <1.5>: Percentual de Devolução por Não-Conformidade – Ficha de Detalhamento




PROCESSOS ASSOCIADOS: - Pagamentos Diversos


FÓRMULA DE CÁLCULO: UNIDADE DE MEDIDA: Percentual

PERIODICIDADE: Mensal CASAS DECIMAIS: 1 (Uma)



Ano 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2013 2014 2015 2016 2017 2018

Indicador


Nº de pagamentos devolvidos por não-conformidade

Total de pagamentos analisados

Indicador


Nº de pagamentos devolvidos por não-conformidade

Total de pagamentos analisados

Indicador:

GRÁFICO

GRÁFICO:

Ficha de Detalhamento de IndicadorPercentual de Devolução por Não-Conformidade

<I.5> Percentual de Devolução por Não-Conformidade

Medir o percentual de processos devolvidos por não-conformidade aos gestores de contrato em relação ao total de processos analisados pela área de conformidade no mês.

<I.5> = Número de processos devolvidos por não-conformidade/Total de processos analisados pela conformidade

0

2

4

6

8

10

12

Realização:

manual de processos

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