escritorio de processos

8/3/2019 Escritorio de processos

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Escritrio de Projetos e

Escritrio de Processos:

Diferenas e Tendncias

ELO [email protected]: 21 2561-5619


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Agenda

Algumas confuses prticas

As funes bsicas do(s) escritrio(s) de processos e/ou projetos

Modelo geral de insero dos escritrios A proposta do CPIO: alm da integrao entre Processos e Projetos

Os diferentes modelos de insero do Esc. de Processos

Questes prticas para implantao

O outsorcing do escritrio de processos... uma tendncia


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Objetivos da discusso

Promover uma discusso prtica:

das principais diferenas entre os escritriosde projetos e os escritrios de processos

dos diferentes modelos de escritrio deprocessos e da possibilidade e dos desafiosda incorporao destes pelo escritrio deprojetos


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Algumas confuses prticas

os processos...

os projetos...os processos de projeto...

e os projetos de processos...


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...os projetos e os processos...

Um projeto um empreendimento temporriocom o objetivo de criar um produto ou servio

nico.PMBOK

Uma cooperao de atividades distintas para arealizao de um objetivo global, orientado para ocliente final que lhes comum. Um processo

repetido de maneira recorrente dentro da

empresa.SALERNO


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...os processos de projeto...

IniciaoIniciao

PlanejamentoPlanejamento

ExecuoExecuo

ControleControle

EncerramentoEncerramento

Compras Finanas Produo Marketing Distribuio

Projeto

CEO

Projeto

Projeto

Projeto

Organizaesorientadas projetos


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...os projetos de processos...

Processo

Melhoria

Ao recorrenteno dia a dia

Ao recorrenteno dia a dia

ProjetoProjeto


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Treinamento e desenvolvimento depessoal nas melhores prticas de gesto

de projetos Guardio da metodologia de gesto deprojetos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)

Consolidao dos registros,documentaes, avaliao de melhoresprticas e difuso de aprendizados

Apoio ao gestor do projeto noacompanhamento e avaliao do projeto

Avaliar e gerir o portflio de projetos e asua governana

Realizar a interlocuo entre os gerentesde projetos e a alta administrao

Integrao dos mltiplos projetos egestores de projetos, consolidando suasinformaes

Treinamento e desenvolvimento de pessoalnas melhores prticas de gesto de

processos Guardio da metodologia de gesto deprocessos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)


Apoio ao gestor do processo noacompanhamento e avaliao do processo

Avaliar e gerir o portflio de processos e asua governana

Realizar a interlocuo entre os gerentesde processos e a alta administrao

Integrao dos mltiplos processos egestores de processos, consolidando suasinformaes

Escritrio de Projetos Escritrio de Processos


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Treinamento e desenvolvimento depessoal nas melhores prticas de gesto

de projetos Guardio da metodologia de gesto deprojetos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)


Apoio ao gestor do projeto noacompanhamento e avaliao do projeto

Avaliar e gerir o portflio de projetos e asua governana

Realizar a interlocuo entre os gerentesde projetos e a alta administrao

Integrao dos mltiplos projetos egestores de projetos, consolidando suasinformaes

Treinamento e desenvolvimento de pessoalnas melhores prticas de gesto de

processos Guardio da metodologia de gesto deprocessos (padres, regras, medidas dedesempenho etc..)


Apoio ao gestor do processo noacompanhamento e avaliao do processo

Avaliar e gerir o portflio de processos e asua governana

Realizar a interlocuo entre os gerentesde processos e a alta administrao

Integrao dos mltiplos processos egestores de processos, consolidando suasinformaes

Escritrio de Projetos Escritrio de Processos

Funes semelhantes, mas sobreobjetos distintos...

...exigindo competncias muito

diferenciadas para cada um...


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Modelo geral de insero dos escritrios

reas Funcionais


VP de

ComprasCFO COO

VP de

Marketing

VP de

Distribuio

CEO

Escritrio deProjetos e/ou

Processos

GPj

GPj

GPc

GPcGerente de Processo

Gerente de Projeto


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Modelo geral de insero dos escritrios

reas Funcionais


VP de

ComprasCFO COO

VP de

Marketing

VP de

Distribuio

CEO

Escritrio deProjetos e/ou

Processos

GPj

GPj

GPc

GPcGerente de Processo

Gerente de Projeto

As responsabilidades dos escritrios podem variardesde um simples suporte at uma atuao

executiva, com responsabilizao pelos resultados

As responsabilidades dos escritrios podem variardesde um simples suporte at uma atuao

executiva, com responsabilizao pelos resultados


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Institucionalizando a gesto dos processos e dos projetos

Proposta de resposta necessidade de institucionalizar agesto dos processos e/ou dos projetos tornando-as, deforma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da

cultura da organizao. H necessidade de internalizao na estrutura do negcio,

de forma a buscar resultados organizacionais concretos,

como ganhos de eficincia, qualidade, custos e prazos,atravs da adoo de prticas uniformes, controles,consolidao e anlise de informaes, indicadores ecapacitao.

Seu maior desafio a permanncia Busca manter que algica da gesto de processos e projetos vo continuarinternalizadas e atualizadas na organizao.

(Grupo de Produo Integrada, 2004)


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Definindo a atuao do Escritrio de Processos

Unidade normativa e coordenadora, Prescreve mtodos e ferramentas que orientem o gerenciamento dos

processos-chave da organizao atua como elo de comunicao e negociao entre os diferentes

departamentos envolvidos nos processos gerenciados.

A viso sistmica do Escritrio sobre o processo permite umaanlise mais eficaz e integrada Recebe sugestes de melhoria que beneficiem o processo como um

todo. Instncia organizacional responsvel por inserir e gerir a prtica degesto de ou por processos no escopo de atuao e na cultura daorganizao.

Promove o consecuo dos objetivos da Engenharia e Gesto de

Processos, Integrao atravs da uniformizao do entendimento da forma detrabalho,

anlise e melhoria do fluxo de informaes e explicitao do conhecimento sobre os processos, armazenando know

howorganizacional. (Grupo de Produo Integrada, 2004)


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A proposta do CPIO: alm da integrao entreProcessos e Projetos


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Atuao do Escritrio de Processos

Gerenciando o Ciclo do Processo Identifica o processo; Modela, estuda, analisa e identifica problemas;

Identifica formas de melhorar o processo; Projeta um processo melhorado; Implanta o novo processo; Implementa o novo processo; Registra e avalia os resultados; Acompanha os resultados; Registra os caminhos percorridos e gera aprendizado.

Atuando de forma normativa e coordenadora

No executa os processos; Prescreve os mtodos e ferramentas que orientam a atuao

durante o Ciclo do Processo; Representa o elo de comunicao entre os diferentes

departamentos envolvidos nos processos gerenciados.(Grupo de Produo Integrada, 2004)


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O Escritrio de Processos em uma organizao(completamente) funcional

reas Funcionais

Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRHTI

Presidncia

Escritrio deProcessos

Processo 1

Processo 2

Processo N

GF1 GF2 GF3 GF4

GF5 GF6 GF7

GF = Gestores Funcionais

GF8 GF9 GF10

reas Funcionais


Presidncia


Processo 1

Processo 2

Processo N

GF1 GF2 GF3 GF4

GF5 GF6 GF7

GF = Gestores FuncionaisGF = Gestores Funcionais

GF8 GF9 GF10



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O Escritrio de Processos em uma organizao matricial

Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRH TI

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo N

Presidncia


Compras Finanas Produo Marketing DistribuioRH TI

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo N

Presidncia




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reas Funcionais


VP deCompras

CFO COOVP de

MarketingVP de

Distribuio

Gestor deProcesso

Gestor deProcesso

Gestor deProcesso

Gestor deProcesso

CEO

CPIO

RHEscritrio deProcessos

TI

Modelo 1



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reas Funcionais


VP deCompras

CFO COOVP de

MarketingVP de

Distribuio

Gestor de

Processo

Gestor deProcesso

Gestor deProcesso

Gestor deProcesso

CEO

CPIO

RHEscritrio deProcessos

TI

Modelo 2



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O Escritrio de Processos em uma organizao funcional

reas Funcionais


Presidncia


Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo N

GP = Gestores de Processos

GP

GP

GP

GP

reas Funcionais


Presidncia


Processo 1

Processo 2

Processo 3

Processo N

GP = Gestores de Processos

GP

GP

GP

GP



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O funcionamento do Escritrio de ProcessosProcessos Gerenciais

Definio do escopo deatuao do escritrio

Definio do Oramentodo escritrio

Definio do Plano deAo do escritrio

Definio dos nveis deservio do escritrio

Gesto do escritrio(definio de cargas de

trabalho, prioridades, etc)

Gesto de relacionamentocom a alta direo da

empresa

Processos FinalisticosDefinio de mtodos,

padres para modelagem,melhoria e gesto d...

Gesto dos projetos demelhoria dos processos

Gesto de compliance eatendimento a certificados

de quali dade, SOX, etc.

Suporte aos gestores nagesto dos processos

(clculo dos indicadores deprocessos, anlise dos resultados,

identificao de pontos de melhoria)

Gesto da qualidade elayout dos modelos

Avaliao da maturidadedos processos

Capacitao daorganizao nos temas

afetos gesto d...

(projeto de melhoria, tcnicasde anlise e melhoria deprocessos, Six Sigma,

Modelagem, etc.)

Promoo da difuso dasmelhores prticas (entre

reas)

Prospeco e apoio aadoo de modelos de

referncia (ITIL,SCOR,etc.)

Divulgao dos processospara a organizao

(intranet, etc.)

Processos de suporteCriao dos artefatos para

a aplicao na gesto(templates, formulrios...

Organizao de workshopse eventos

Seleo e prospeco deferramentas de

modelagem de processos

Organizao e Controle dereunies

Gesto de verses ediretrios do projeto

Gesto de recursos(alocao de pessoas,

etc.)

Registro de liesaprendidas

Gesto da Interface entreProcessos

Gesto da Mudana


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Questes prticas para implantao

importante que seja bem definido (e comunicado) opapel do escritrio !

A seleo de profissionais com perfil alinhado ao papel

desejado crucial para o sucesso ! O escritrio deve ficar em uma posio de linha,permitindo um bom trnsito com todas as reas daorganizao !

Apesar de atribuies gerais semelhantes, osconhecimentos necessrios para os escritrios deprocessos e projetos so distintos! Os objetos sodiferentes!

Os escritrios de processos e projetos podem compor a

mesma unidade organizacional, mas cuidado, cadaobjeto exige conhecimentos especficos. Garanta acapacitao necessria !


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O outsorcingdo escritrio de processos... uma tendncia

O que a organizao deseja? Documentao de processos e

procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco

atualizadas Processos, modelos e

documentao compliance

Planos de Ao para melhoria

Benefcios para a organizao Foco no core business !! Reduo de custos para

manuteno do staff para gestode processos Acesso a competncia

especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de

referncia e melhores prticas

O que a Process Factory pode fazerpara sua organizao?

Atualizao da Base de Modelos deProcessos

Atualizao dos Controles Internose Matrizes de Risco Adequao aos modelos de

referncia Anlise de Resultados Acompanhamento dos planos de

ao

ProcessProcess FactoryFactoryClienteCliente


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O outsorcingdo escritrio de processos... uma tendncia

O que a organizao deseja? Documentao de processos e

procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco

atualizadas Processos, modelos e

documentao compliance

Planos de Ao para melhoria

Benefcios para a organizao Foco no core business !! Reduo de custos para

manuteno do staff para gestode processos Acesso a competncia

especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de

referncia e melhores prticas

O que a Process Factory pode fazerpara sua organizao?

Atualizao da Base de Modelos deProcessos

Atualizao dos Controles Internose Matrizes de Risco Adequao aos modelos de

referncia Anlise de Resultados Acompanhamento dos planos de

ao

ProcessProcess FactoryFactoryClienteCliente

uma tendncia !!

Outsourcing das atividades do

escritrio de processos

uma tendncia !!

Outsourcing das atividades do

escritrio de processos


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O que a ELO pode fazer por voc...

Modelo de referncia do escritrio de processos Processos mapeados do escritrio de processos que servem como referncia

para a implantao de um escritrio de processos na sua organizao.

Projeto e implantao do escritrio de processos Definio de atribuies para o Escritrio Organizao interna do Escritrio Implantao de artefatos (templates, ferramentas etc.) para suporte as aes do

escritrio de processos Relacionamento com demais reas da organizao

Definio de mecanismos de governana

Capacitao da equipe do escritrio de processos Outsourcingda gesto de processos

Lgica de relacionamento

Fbrica de processos Service level agreements


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Estratgiade BPM

Projeto dos

processos

Controle dos

processos

Implantaodos processos

Execuo ecoordenao

Governan

aesuporte

gestodo

sprocessos

Suportada pelo ELO BPM Framework


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ELO BPM Framework

Estratgiade BPM

Projeto dosprocessos

Controle dosprocessos


Execuo ecoordenao

Governa

naesuporte

gesto

dosprocessos

Desdobrar estratgia de negcios Definir a cadeia de valor Definir a identidade de processos Definir os direcionadores de

desempenho Mapear objetivos organizacionais

Definir poltica de risco

Mapear e documentar os processos Diagnosticar os processos Priorizar processos Avaliar modelos de referncia Elaborar as matrizes de risco

Redesenhar processos Simular e selecionar processos ideais

Garantir a gesto da mudana Adequar estrutura organizacional Adequar sistema de indicadores e incentivos Adequar os sistemas de TI Adequar competncias Capacitar os profissionais nos novos processos

Promover a coordenao do processo Garantir a integrao entre as reas Acompanhar a execuo de ponta a

ponta

Acompanhar medidas de desempenho Auditar o compliance dos processos Monitorar os riscos e perdas Registrar lies aprendidas Divulgar processos e resultados

Definir governana deprocessos (atores eresponsabilidades)

Avaliar maturidade no BPM Definir mtodos e padres Coordenar as aes de

alinhamento (TI, RH etc.) Planejar e gerir projetos de

BPM Manter documentao do

BPM


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Principais produtos e servios

Estratgiade BPM

Projeto dosprocessos

Controle dosprocessos


Execuo ecoordenao

Governanaesupor

te

gesto

dosprocess

os

Roadmappara implantaode poltica de risco

Elo strategy matrix

Elo process identity

ELO process

framework

ITIL / ISO 20.000 - Gesto deServios de TI

Implantao de escritriode processos

ELO project planning

BPM outsourcing

Process factory

Modelagem e redesenho

de processos

BPM Risk

Process PerformanceManagement

BPM compliance

Mapeamento de riscos eprojeto de controles

Implantao de elementosde coordenao lateral

Framework deintegrao

Automao deprocessos

BPM Maturity Model

Riscos emoutsourcing

Process factory e BPMoutsourcing

ELO strategy matrix

ELO process identity


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OBRIGADO !!!

ELO Group

[email protected]: 21 2561-5619

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