processus de capitalisation des projets

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16/05/2013

Petit partage d’expérience sur le processus de capitalisation de projet…

Rencontre du groupe Acteurs

du savoir et de la communication

Le Groupe PlaNet Finance… en 4 slides !

Un acteur au service du développement du secteur

VISION

Un monde sans pauvreté

MISSION

Améliorer l’accès aux services financiers par le

développement de la microfinance

VALEURS

Excellence, Ethique,

Fraternité

CHAMP D’ACTION

A travers ses différentes entités, entreprises sociales, ONG et Fondation,

le groupe PlaNet Finance agit dans 4 domaines principaux

# 1 Conseil, recherche & accompagnement

# 2 Le financement

# 3 La microassurance

# 4 La notation

Le groupe PlaNet Finance

Une action à l’international

1er acteur européen en microfinance, actif dans 80 pays

1300 collaborateursrépartis dans 35 pays.

Plus de 100 institutions de microfinancebénéficiant d’une assistance technique de PlaNet Finance chaque année.

Plus de 650 notations d’institutions de microfinanceeffectuées par Planet Ratingdans 82 pays

360 millions USD prêtés à 101 institutions de microfinance dans 29 pays via PlaNISresponsAbility .

Près de 122 000 clients servis par 6 institutions de microfinanceMicroCred.

Près de 80 0000 clients actifs assurés par PlaNet Guarantee .

En France:Plus de 40 entreprises ont bénéficié d’un investissement en fonds propres de FinanCités.Plus de 700 entreprises et 850 emplois créés par PlaNet Finance France .

Données au 1 er janvier 2012


L’ONG PlaNet Finance

L’ONG PlaNet Finance propose des services de conseil et assistance techniqueaux acteurs de la microfinance afin d’améliorer leurs performances financièreset sociales.

Elle développe des programmes d’accompagnement des microentrepreneurs etcontribue à l’amélioration des connaissances en microfinance et à la diffusiondes bonnes pratiques.

L’activité de PlaNet Finance est organisée autour de trois lignes de métier:1. Microfinance & Conseil2. Microfinance +3. Microfinance & Connaissance via PlaNet University

PlaNet Finance est soutenue par l’ensemble des grands bailleurs dans le secteur (Banque Mondiale, Commission Européenne, AFD), mais aussi par les grandes Fondations (Fondations Bill & Melinda Gates, Fondation Orange, Fondation CitiGroup, etc.)


L’ONG PlaNet Finance

Ce que nous faisons en Afrique de l’Ouest, Centrale et Océan Indien… en 8 slides!

PlaNet Finance en Afrique de l’Ouest, Afrique Centr ale et Océan Indien

1 - PlaNet Finance en Afrique de l’Ouest

Sénégal

Bénin

Burkina-Faso

Niger

Mali

Côte d’Ivoire

Guinée

2 - PlaNet Finance en Afrique Centrale

Cameroun

République Centrafricaine

République du Congo

Burundi

Tchad

3 - PlaNet Finance Océan Indien

Madagascar

Comores

1. Région

Initiative postale d’amélioration des transferts d’argent des migrants en Afrique

Objectif : Accroître la capacité des opérateurs postaux à proposer une offre de transferts d’argents correspondant aux besoins des migrants et de leurs familles, en participant au renforcement du Mandat Express International et en déployant des activités d’éducation financière ciblées

Partenaires : UPU (Union Postale Universelle), Groupe La Poste, CAMPOST, Postes du Mali, Poste de Côte d’Ivoire, SONAPOST, Associations de Migrants, GRDR, BIT (Bureau International du Travail).Axes d’intervention : Réalisation d’audits, Assistance technique, Renforcement decapacités, Sensibilisation et formation en éducation financière, Développement deproduits et services financiers, Capitalisation et publicationLocalisation : Burkina Faso, Cameroun, Côte d’Ivoire, Mali

Durée : 04/2013 – 03/2016

Avec le soutien de

PlaNet Finance en Afrique de l’Ouest

2. Bénin


Projet d’appui à l’accès aux services d’assurance santé pour les membres des Institutions de Microfinance (en partenariat avec PlaNet Guarantee)

Objectif : Améliorer l'accessibilité financière aux soins de santé et plus globalement du système de couverture maladie au Bénin

Partenaires : Association Djidjoho (ALIDé, RENACA, ACFB)

Axes d’intervention : Étude de faisabilité, Assistance technique, Formation, Sensibilisation des microentrepreneurs

Localisation : Départements de l’Atlantique et du Littoral

Durée : 09/2011 - 04/2013

Avec le soutien de

3. Burkina Faso


Promotion et renforcement de la filière fonio dans la région des Cascades

Objectif : Promouvoir le potentiel local des produits “prêts à l’emploi” issus de la filière fonio et ainsi contribuer à l’augmentation des revenus des acteurs de la filière fonio de la région des Cascades (et plus particulièrement des producteurs et transformatrices)

Partenaires : APROSSA/ Afrique Verte Burkina

Axes d’intervention : Formation et accompagnement à la structuration des exploitations agricoles familiales, Formation et suivi technique des producteurs

Localisation : Région des Cascades (Sud-Ouest)

Durée : 01/2013 – 01/2014

Avec le soutien de

4. Niger


Projet d’appui à l’accès au microcrédit pour les personnes malades de la Drépanocytose

Objectif : Mettre en œuvre une campagne de prévention de la drépanocytose tout en favorisant l’insertion économique des personnes malades de la drépanocytose ainsi que les personnes affectées par la maladie

Partenaires : Assusu SA, MECREF, ALDN (Association de lutte contre la drépanocytose), Association Bafouney

Axes d’intervention : Assistance technique, Conseil et Renforcement des capacités (formation et sensibilisation)

Localisation : Niamey

Durée : 01/2011 – 04/2013

Avec le soutien de

5. République Centrafricaine

PlaNet Finance en Afrique Centrale

Projet de Renforcement Institutionnel des Organisations de Promotion de l’Entreprenariat Féminin en République Centrafricaine

Objectif : Renforcer les capacités de quatre acteurs non étatiques œuvrant dans la promotion de l’entreprenariat féminin à fournir de manière durable des services financiers et non financiers adaptés

Partenaires : Organisation des Femmes Esther pour le Développement (OFED), l’Association Amicale des Femmes de Gobongo II (AAFG II) , Comité International des Femmes Africaines pour le Développement (CIFAD-RCA), Caisse Mutuelle des Cifadiennes de Centrafrique (CMCC)

Axes d’intervention : Renforcement institutionnel, Assistance technique et conseil, Formation et sensibilisation

Localisation : Bangui et environs

Durée : 12/2012 – 05/2015

Avec le soutien de

6. Burundi

PlaNet Finance en Afrique Centrale

Assistance technique à DUKUZE Ibibondo Microfinance

Objectif : Appuyer la création et le lancement des activités de DUKUZE afin de soutenir, à terme, la croissance économique des familles rurales et des communautés en charge des orphelins et autres enfants vulnérables (OEV).

Partenaires : DUKUZE Ibibondo Microfinance, FVS/Amade Burundi

Axes d’intervention : Assistance technique et formation, Conseil et Renforcement des capacités.

Localisation : Bujumbura, Gitega, Makamba, Bururi

Durée : 08/2012 – 07/2015

Avec le soutien de

7. Région

PlaNet Finance Océan Indien

Commerce équitable et Microfinance dans le secteur de l’Artisanat à Madagascar et aux Comores – MadaCraft

Objectif : Améliorer durablement les conditions de vie des artisans malgaches et comoriens et renforcer le processus de développement endogène par le biais de l’artisanat

Partenaires : Ethnik.org (FR), CITE (MG), CforC (MG), RFD (Réseau Femme & Développement) (KM), 2 Mains (FR-KM)

Axes d’intervention : Formations techniques et appui à la conception de nouvelles gammes de produits, Mise en place d’Espaces TIC, Assistance technique et renforcement de capacités des IMF, Mise en place centrale d’achat matières premières, Appui commercialisation sur le marché local et régional

Localisation : Tana, Diégo, Tamatave, Majunga , Comores

Durée : 01/2011 - 06/2013

Avec le soutien de

8. Madagascar

PlaNet Finance Océan Indien

Développement et mise en œuvre d’Activités Génératrices de Revenus

pour les jeunes à risque et victimes de l’exploitation sexuelle - Gisèle

Objectif : Accompagner les jeunes Travailleurs du Sexe (TdS) vers la réussite d’une nouvelle activité génératrice de revenu n’ayant plus de rapport avec l’exploitation sexuelle ou la violation des mœurs

Partenaire : UNICEF

Axes d’intervention : Formation en AGR, Mise en place d’un fonds d’appui avec octroi de prêt dédié à la réinsertion des jeunes, Suivi et accompagnement

Localisation : Tana

Durée : 07/2010- 01/2013

Avec le soutien de

1. La capitalisation de projet…


Mais pourquoi ?

� Evaluer l’efficacité du projet aux niveaux qualitatif et quantitatif, pourun usage interne (PF et bailleur du projet) et externe (secteur)

� Définir la stratégie post-projet : réplication, phase 2, etc.

� Recueillir et synthétiser les apprentissages et les expériences liés auprojet et à la gestion du projet pour identifier les meilleures pratiques

� Etre dans une démarche d’amélioration et d’apprentissage continu

� Calculer les indicateurs de performances sociales et économiquesrelatifs aux projets de PF pour communiquer de manière réaliste

� Systématiser l’élaboration d’études de cas externes pour les projetsimportants / innovants et les diffuser aux acteurs de la MF


Présentation du processus

Préparation du projet (1)

Exécution du projet (2)

Evaluation des résultats (3)

Construire le projet en

justifiant nos choix

Calculer & suivre les

indicateurs d’efficacité du

projet

Tirer les grands

enseignements du projet et les

diffuser


Pendant la conception d’un projet

L’élaboration des projets doit prendre en considération :� Les besoins locaux des partenaires et du secteur de la microfinance� Les ressources humaines locales et internationales du réseau de PF� Les orientations stratégiques de PF

Processus� Reprendre les propositions et les case studies en interne� Regarder les projets similaires hors PF� Définir des indicateurs de suivi pertinents� Intégrer une ligne budgétaire pour le suivi et l’évaluation du projet� Lister les risques potentiels liés aux projets et prendre desmesures pour les prévenir et/ou les minimiser

Personnes ressources� Directeurs de bureaux et chargés de développement locaux� Direction des opérations� Knowledge Manager


Pendant l’exécution d’un projet

L’exécution du projet doit prendre en considération :� Les engagements de PF dans la proposition� Les attentes du client et des bénéficiaires finaux (et leur évolution)

Processus � Réunion de lancement de projet� Suivi qualité – Veille des incidents critiques (Outil)� Suivi des indicateurs liés au cadre logique� Alertes en cas de non atteinte / retards, explications et solution� Contrôle qualité des livrables� Evaluation du projet et de ses résultats:

o Evaluation opérationnelle du projet (indicateurs)o Etude de satisfaction des partenaires et bailleurso Etudes des effets directs et indirects envers les bénéficiaires

finaux

Personnes ressources� Directeur de projet� Direction des opérations � Knowledge Manager


Pendant la clôture d’un projet

La capitalisation des connaissances liés au projet doit permettre :� Une meilleure connaissance du secteur� Une diffusion de la réflexion qui émane du projet (publication int. & ext.)

Processus� Gestion interne du projet et suivi continu� Réflexion finale et leçons à tirer� Remplir le case study « interne » et le diffuser au réseau via l’intranet� Réunion de clôture

o Recommandations et perspectives de continuité du projet (phase II)o Potentiel de « réplicabilité » du projet dans d’autres contexteso Sélectionner les projets pouvant faire l’objet d’un case study pourune diffusion externe au secteur (au moins 2 par an)

Personnes ressources� L’équipe projet� Knowledge Manager� PlaNet University

2. L’exemple du projet « Transparence Financière »


C’est quoi ?


C’est quoi?


Lors de la conception du projet

� Réflexions sur les enjeux clés du secteur de la MF dans la zone� Conception participative avec les partenaires + chaque bureau� Conception participative basée sur les expériences en AT aux IMF

dans mais aussi du bailleur (UE)� Définition de l’approche du projet et complémentarité avec les autres

initiatives / projets en cours dans la région (recherche de synergies)

� La capitalisation, une composante importante du projet TF (activitétransversale) :� Etat des lieux des IMFs au démarrage (situation fin / départ)� 2 rencontres régionales de partage� Des COPILS par pays� Outils de communication : blog, articles, revues de presse…� Outil de suivi qualité tout au long du projet� Partages des enseignements lors des rencontres des PTF� Guides de bonnes pratiques en fin de projet� Partenariat avec le MIX / APSFD


Au moment du démarrage

� Réunion d’ouverture PF (bureau + siège)� Création du site ou dossier projet sur Sharepoint avec la mise en

ligne des documents déjà disponible� Pour les livrables à venir : voir ce qui existe dans le KM (guide

méthodo), PU (pour les formations) et Opérations (dans les autres projets)

� Lancement officiel du projet (couverture médiatique) et premier comité de pilotage avec les partenaires

� Présentation du projet aux PTF dans chaque pays

Etapes dans le lancement du projet TF :� Janvier 2010 : Réunion de lancement� Mars 2010 : premiers COPILS dans chaque pays� Avril 2010 : Conception des supports de communication/promotion� Avril 2010 : Lancements dans chaque pays du projet avec la tutelle,

l’APSFD, les PTF, les IMF et la presse� Septembre 2010 : Création du dossier projet sur Sharepoint� Mois? 2010: Présentation aux PTF dans chaque pays (synergies)


Au moment du démarrage


Pendant l’exécution

La gestion du projet implique un suivi continu des indicateurscorrespondants aux activités du projet et aux IMF partenaires.

Un contrôle qualité du projet lié à son cadre logique et à ses indicateurs doitêtre mené, ainsi qu’un travail d’identification et d’anticipation des risques,via des échanges réguliers au sein de l’équipe projet.

� Comités de pilotage mensuels� Partage de calendrier et distribution des tâches� Echanges sur les forums de discussion� Collaboration en ligne sur des livrables / des rapports� Réunions semestrielles de contrôle qualité / veille des risques

Expérience du projet TF :� Site projet sur Sharepoint : Calendrier avec des informations par

pays / Forum de discussions� Blog sur le projet� Dispositif de suivi qualité� COPILS trimestriels / semestriels en fonction� Partage de l’expertise et des outils (missions croisées + mise en

ligne des outils)� Article pour une publication dans la presse� Organisation de deux rencontres régionales


Pendant l’exécution


Pour finaliser le projet:

� Réalisation d’un Case study « interne »

� Organisation d’une Réunion de clôture

� Eventuellement réalisation d’une évaluation (interne ou

externe) du projet ou d’un case study à vocation externe avec

PU.

Une fois le projet clôturé:

� Le dossier projet est archivé sur Sharepoint dans

Operations / BL, facilement retrouvable

� Les connaissances acquises durant le projet sont formalisées

par:

• La sélection des meilleurs livrables sur le site KM

• Eventuellement, l’élaboration d’un Guide méthodologique

ou template de livrable pour le site KM.

• L’actualisation du mapping de compétence des experts du

projet

Pendant la clôture


Pendant la clôture


Cas du Projet TF :

� Conception et validation du Guide de bonnes pratiques(avec d’autres acteurs)

� Séminaire de capitalisation avec les partenaires (bilan etperspectives)

� Réunion interne de capitalisation (analyse du suivi qualité,partage sur des thèmes comme la gestion d’un projetmulti-pays, l’analyse de l’approche/méthodo, de la gestiondes partenaires…)

� Organisation du dernier COPIL dans chaque pays(validation des perspectives)

� Diffusion du guide auprès des acteurs du secteur (petitsdéjeuner de la microfinance en janvier avec APSFD danschaque pays)

� Animation d’un atelier thématique lors de la semaineeuropéenne de la microfinance au Luxembourg

� Organisation d’ateliers thématiques dans d’autres pays� Rédaction du case study interne + mise en ligne sur SP (à

faire…!)

Pendant la clôture


Pendant la clôture

Quelques idées clés à retenir


A retenir !

� Intégrer tout au long du projet la capitalisation des connaissances afin d’être plus performant et réactif et donc de fournir une assistance technique de meilleure qualité

� Utiliser l’Intranet pour gérer au mieux les projets en cours et pour conserver un historique des projets

� Elaborer systématiquement des case study pour retirer les enseignementsdes projets et les diffuser en interne et en externe

� Profiter de l’expérience des experts et des livrables pour élaborer des Templates & Toolkits méthodologiques

� Renforcer la prévisibilité et la gestion des risques pour les prochains projets (meilleure conception et gestion des futurs projets)

� En profiter pour mener une réflexion stratégique sur le type de projets & l’approche à adopter selon la zone/l’IMF/etc.

� Utiliser la capitalisation comme une possibilité de publier nos réflexions et de les partager avec le secteur.

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