instituto centroamericano de...
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INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACION PÚBLICA.
ICAP
MAESTRIA EN GERENCIA DE LA SALUD
“ANALISIS DE LA FACTIBILIDAD PARA LA IMPLEMENTACION DE LA TARJETA INDICE
COMPUTARIZADA DE PACIENTES, EN EL ARCHIVO CLINICO DEL
HOSPITAL DE LA ANEXION 2008”
JOSE MANUEL CABALCETA MATARRITA
SAN JOSE – COSTA RICA 02 ABRIL 2009
ii
AGRADECIMIENTO Doy gracias al Dios todopoderoso nuestro
Señor, por su gran ayuda para concluir con
esta meta y haber logrado una etapa más en mi
vida, a Jesucristo su único hijo nuestro Señor y
al Espíritu Santo creador. A Maria su madre y a
las figuras de Juan Pablo II y la Madre Teresa,
la IV Comunidad Neocatecumenal de Nicoya
porque han rezado por mi, compañeros de
trabajo que han estado conmigo, compañeros
de estudio por el tiempo que hemos compartido,
a los que me han impulsado en los momentos
difíciles durante la maestría, amigos y demás
personas que me han brindado su apoyo en
todo momento y tantas personas que no están
físicamente ahora, Mi Madre.
A todas aquellas personas que de una u otra
manera, colaboraron en la elaboración de este
trabajo, especialmente a mi familia.
¡A todos, mi más infinita gratitud!
¡Graciaaas!
iii
DEDICATORIA
Con mucho cariño dedico este trabajo,
primeramente a Dios nuestro Padre Celestial,
por la salud y la sabiduría al concederme
lograr esta etapa de mi vida, a mi familia,
especialmente a mis hijos y esposa, quienes
han luchado a mi lado y han sufrido conmigo
y me brindaron, en todo momento, su apoyo
incondicional.
A nuestros profesores y profesoras que nos
ayudaron con sus enseñanzas.
Los quiero mucho:
José Manuel
iv
RESUMEN EJECUTIVO
La investigación consiste en evaluar el proceso de la apertura del expediente
medico, en conocer los tiempos de espera que incurren, en determinar el
crecimiento en la demanda de la población, que procura la atención en salud,
este análisis se realiza para determinar la necesidad de automatizar la tarjeta
índice, para luego determinar la factibilidad de su implementación .
La automatización de la tarjeta índice genera costos y gastos, precisa recursos
humanos, tecnológicos y financieros, para lo cual debe valorarse los beneficios
para la población de la zona y la agilización de las funciones de los funcionarios
en salud del Hospital de la Anexión.
La investigación se realiza con el fin de otorgar una respuesta oportuna al
aumento de la población, ya que ha originado una mayor demanda de servicios
de salud.
La automatización de la tarjeta índice, es una ayuda eminentemente práctica,
unificar criterios en la organización y funcionamiento del servicio y contribuir a
prestar una mejor atención al cliente interno y externo, con la mejor eficacia y
eficiencia posible, además de facilitar la labor en el desempeño de las
funciones.
Se requiere también de un tiempo adicional por lo cual se hace necesario un
método o instrumento (base de datos) que mantenga todos los procedimientos
a nivel de registros médicos, con el objeto de lograr un mejoramiento del
desarrollo de la actividades diarias.
Aunque el costo inicial pareciera que representa un gasto excesivo, sin
embargo al relacionarse con los beneficios que obtendrá la población
consultante, la agilización de los procesos, reducción de los tiempos de espera
y la optimatización de los recursos, el gasto de 17.836.387,15 (diecisiete
millones ochocientos treinta y seis mil trescientos ochenta y siete con quince
céntimos) esta plenamente justificado.
Se concluye que la automatización de la tarjeta índice de pacientes es una respuesta factible para abreviar los tramites en el archivo clínico, para aumentar la productividad, para agilizar los procesos y para mejorar los servicios, de llevarse a cabo la automatización de la tarjeta índice, se generaríaun mejor utilización de los recurso humanos, materiales y evitaría la duplicidad de expedientes y eliminación.
v
INDICE
Introducción .............................................................................................. 1
CAPITULO I MARCO CONTEXTUAL 1.1 Antecedentes ........................................................................................... 4
1.1.1 Antecedentes Internacionales ................................................................ 4
1.1.2 Antecedentes Nacionales..................................................................... 31
1.1.3 Antecedentes Locales ......................................................................... 40
1.2 Justificación........................................................................................... 43
1.3 Definición del problema......................................................................... 44
1.4 Objetivos del estudio............................................................................ 44
1.4.1 Objetivo General .................................................................................. 44
1.4.2 Objetivos Específicos .......................................................................... 44
vi
CAPITULO II MARCO TEORICO CONCEPTUAL 2.1 Marco Teórico ........................................................................................ 46
2.1.1 Información .......................................................................................... 46
2.1.2 Sistemas .............................................................................................. 52
2.1.3 Sistemas de Información...................................................................... 55
2.2 Marco Conceptual .................................................................................. 69
2.2.1 Oferta y Demanda................................................................................ 69
2.2.2 Costo -Beneficio................................................................................... 74
2.2.3 El estudio de factibilidad dentro de las etapas de sistemas
administrativos ............................................................................................. 76
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO 3.1 Tipo de Investigación ............................................................................. 81
3.2 Objeto de Estudio y su Limitación .......................................................... 83
3.3 Definición de la Población y de la Muestra.............................................. 83
3.4 Fuentes de Información........................................................................... 83
vii
3.5 Operacionalización de las Variables ...................................................... 86
CAPITULO IV ANALISIS DE LA INFORMACION 4.1 Evaluacion del proceso de apertura del Expediente Médico.................. 91
4.2 Demanda de Apertura del Expediente Médico........................................ 99
4.3 Requisitos de la automatización de la tarjeta índice ............................. 115
4.4 Los Costos de la Automatización .......................................................... 120
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones........................................................................................ 128
5.2 Recomendaciones ............................................................................... 130
BIBLIOGRAFIA ........................................................................................... 132
ANEXOS ..................................................................................................... 141
APENDICE.................................................................................................. 148
viii
LISTA DE CUADROS
Cuadro Nº 1 ................................................................................................. 87
Cuadro Nº 2 ............................................................................................... 100
Cuadro Nº 3 ............................................................................................... 102
Cuadro Nº 4 ............................................................................................... 104
Cuadro Nº 5 ............................................................................................... 105
Cuadro Nº 6 ............................................................................................... 106
Cuadro Nº 7 ............................................................................................... 107
Cuadro Nº 8 ............................................................................................... 109
Cuadro Nº 9 ............................................................................................... 111
Cuadro Nº 10 ............................................................................................. 113
Cuadro Nº 11 ............................................................................................. 120
Cuadro Nº 12 .............................................................................................. 122
Cuadro Nº 13 .............................................................................................. 125
ix
1
Introducción
Según documento, Introducción, Tesis de Licenciatura, Ulicori, Manual de normas
y procedimientos actualizados en el servicio de registros médicos del Hospital de
la Anexión, año 2005, Pág.1: “Actualmente los servicios públicos se encuentran inmersos en una dinámica de modernización, condicionada por los cambios del entorno, especialmente en lo relacionado con el aumento en la demanda tanto en términos de cantidad como de calidad. Este nuevo escenario requiere que, el personal tenga la capacidad para identificar las necesidades y expectativas de los usuarios, para tomar decisiones fundamentadas y científicamente válidas que les permitan obtener usuarios siempre satisfechos con el servicio recibido. Lo anterior resulta muy importante, en condiciones, donde la supervivencia de las instituciones dependerá, en gran medida de la habilidad de sus gerentes para lograr la mayor eficiencia posible en el uso de sus recursos. Debe originar el mejor impacto, en las condiciones sociales que constituyen, el quehacer organizacional y causar en todo ello el desarrollo de una imagen institucional de excelencia en la clientela, para lo cual resulta indispensable identificar y satisfacer hasta donde resulte posible, las necesidades y expectativas de los usuarios de los servicios de la Institución”.
El Servicio de Registros Médicos es parte fundamental de los procesos de
atención, que se brindan en el Hospital de La Anexión, cuyo objetivo es
desarrollar y proveer un sistema eficiente de los registros de salud y de la
producción de datos, el cual permita una efectiva utilización de la información de
los registros, por lo que es de suma importancia, analizar la factibilidad de la
implementación de la tarjeta índice, computarizada, como una herramienta para
los funcionarios sobre el manejo diario, de las diferentes actividades que se
generan en este servicio.
2
En este documento se recopila la información de los diferentes clientes quienes
llegan a solicitar por primera vez la atención médica y a la vez facilite el mejor
desenvolvimiento y desempeño de los funcionarios, ya que, tienen a cargo la
atención de los usuarios, en las siguientes atenciones que se vuelva a presentar.
Y facilite la comprensión de todos los empleados que conforman este servicio.
La siguiente investigación se subdivide:
Un primer capitulo donde se desarrollan los antecedentes, internacionales,
nacionales y locales.
Un segundo capitulo donde se citan los conceptos generales de la investigación.
Un tercer capitulo donde se describe, el tipo de investigación, objeto de estudio,
definición de la muestra, las fuentes de información y la Operacionalización de las
variables.
Un cuarto capitulo donde se desarrolla el análisis de la investigación realizada, en
el servicio de archivo clínico del Hospital de la Anexión.
Finalmente en el quinto capitulo se presentan las conclusiones y recomendaciones
como consecuencia del análisis, realizadas para la implementación de la tarjeta
índice computarizada en el servicio de archivo del Hospital de la Anexión.
I CAPITULO
MARCO CONTEXTUAL
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1. MARCO CONTEXTUAL En este capitulo se hace referencia a los antecedentes al tema de investigación, la
justificación del estudio, el problema a resolver y las observaciones a desarrollar.
1.1- Antecedentes Los antecedentes con respecto al tema de investigación tanto, en el ambito
internacional, nacional y local se describen en los siguientes puntos.
1.1.1-Antecedentes Internacionales A continuación algunos datos, sobre la automatización, su regulación en los
países de Cuba, El Salvador y España.
Unos de los países de América Latina y del Caribe con los índice de salud mas
alto, a pesar del bloqueo económico que tiene desde hace varios años y que a
continuación se detalla.
CUBA
Registro Electrónico de Pacientes
Resumen
Se realiza una amplia revisión de los criterios relacionados con la
automatización de las historias clínicas en el ámbito mundial, auxiliados por
Internet y sistemas avanzados de búsqueda bibliográfica tales como: Computer
Select, Medline y otros. Se explica la esencia del registro electrónico de
pacientes, su importancia práctica y los 5 niveles de aplicación descritos, en la
literatura internacional, acorde a la forma en que sería factible computarizar la
recogida de la información de los pacientes. Se hace un breve análisis de las
causas que inciden en que aún no se haya aplicado este concepto en los
EE.UU. y se exponen las posibilidades de Cuba.
Descriptores Dscs: Sistemas de Registros Médicos Computarizados
La necesidad de registrar la información referente a un paciente se
considera un problema antiguo e importante en la Medicina. Los avances
en esta dirección dependen de la posibilidad de contar con el soporte
técnico adecuado. Así es como la aparición de la escritura y el papel
5
permitió recolectar y almacenar en forma de registros escritos, estos
datos, posibilitando que pudieran confrontarse cuando fuera necesario.
Esta concepción ha ido variando con el tiempo, a medida que se han
incrementado los datos que se recogen y que han modificado la
tecnología disponible.
Parece comprensible que, con el desarrollo de las técnicas informáticas
haya ocurrido en los últimos tiempos un salto cualitativo y cuantitativo en
el proceso de recolección, almacenamiento y recuperación de los datos
del paciente. Sin embargo, el alcance de la informática aplicada a esta
problemática es escaso y limitado. A pesar del desarrollo y los diferentes
avances tecnológicos que han acontecido en el campo de las ciencias
médicas, aún se sigue utilizando para la recogida de la información, el
antiguo sistema de registro de pacientes sobre papel (archivos), cuando
paradójicamente la informática ha alcanzado niveles muy avanzados de
desarrollo, en casi todas las esferas de la vida incluyendo su amplia
utilización en la propia medicina.
Debido a la necesidad de solucionar este y otros problemas similares y
de imbricar la Medicina y la Informática, surge la Informática Médica (IM)
como ciencia, definida como: El conjunto de aspectos teóricos y prácticos
del proceso de la información sobre la base del conocimiento y
experiencias derivadas de los procesos en medicina y la atención
médica. Teniendo como tareas fundamentales el apoyo a la clínica, a la
investigación médica y a la Salud Pública. El profesor Kahara afirma que
los sistemas a cuyo diseño se dedica la IM son de 2 tipos.
I) Sistemas que tienen que ver con los datos sobre los pacientes (tema a
los que está dedicado este artículo)
II) Sistemas basados en los conocimientos, para el apoyo del personal
médico (que se apoyan en los datos que recogen los sistemas
mencionados en el tipo I).
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La comunidad de IM viene prediciendo desde la década del 60 la
aparición de un registro médico sin papeles.
Sin embargo, el efecto de la aplicación de la informática a la medicina
había conducido en los años 80, a un efecto totalmente contrario: Los
numerosos reportes generados por los sistemas automatizados, habían
conducido a una acumulación de información escrita en papel. De
manera que, la reducción del material almacenado en papel no resulta un
problema trivial. Específicamente, con el objetivo de dar respuesta a esta
problemática, se creó en 1981, en EE.UU., el Instituto de Registro Médico
(MRI).
En la década del 90 surge una nueva concepción con la introducción del
Registro Computarizado de Pacientes (Computer-based Patient Record,
CbPR), como resultado de una propuesta realizada por el Instituto de
Medicina (IOM), para la recopilación de toda la información del estado de
salud de un individuo, a lo largo de su vida, identificado por un código de
registro personal. El CbPR también es conocido en la literatura
internacional como Sistema de Registro Electrónico de Pacientes (EPR).
En la actualidad, esta propuesta es ampliamente aceptada en la
comunidad de informáticos médicos. El CbPR se ve como una prioridad,
por parte de políticos, asociaciones médicas y los seguros comunitarios,
etc. En la opinión de algunos especialistas del campo de la IM, la
introducción del CbPR, traerá mayores beneficios a la sociedad que, una
simple cura para el SIDA o el cáncer. De hecho, se supone que está
naciendo una nueva era en los sistemas de almacenamiento de
información médica, pues, permitirá que los sistemas como el CbPR se
constituyan en el elemento central del sistema de salud del futuro.
Discusión
Está ampliamente reconocido que la computarización de la información
de salud ofrece la oportunidad de mejorar la atención de salud y reducir
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sus costos, además de constituir una ayuda valiosa para la docencia
médica, tanto de pre como de postgrado. Un fundamento informático
sólido utilizado como fuente de datos en los cuales, se basen políticas
racionales de salud, es primordial para mejorar la calidad de los cuidados
de salud, reducir costos y asegurar acceso a estos cuidados. Esta
información es reconocida de tal forma que, el mercado de los sistemas
informáticos para la salud, es calificado como el lado de más rápido
crecimiento dentro de la industria del software.
Como se deriva de lo expuesto anteriormente, este trabajo,
informatización de los datos médicos, no se puede reducir a la simple
automatización de los registros médicos existentes, o a la creación de
bases de datos masivamente; es necesario un cambio fundamental en la
adquisición de la información, este cambio está impregnado del concepto
registro computarizado de pacientes (CbPR) explicado con anterioridad.
Importancia Práctica del CBPR
La importancia práctica del CBPR radica entre otros en los siguientes
aspectos:
• Estos registros contribuirán a ser más efectivos y eficientes los
cuidados del paciente.
• El análisis de la información clínica, recogida a través de los
diferentes centros de salud, servirá de guía, ante la necesidad de
priorizar las inversiones en el campo de la salud pública, con el
objetivo de obtener mayor salud de las grandes poblaciones.
• La transferencia de la información del paciente, automáticamente,
entre diferentes sitios acelerará su entrega y reducirá las posibilidades
de realizar complementarios y prescripciones duplicadas.
• La automatización disminuirá los errores y mejorará la eficiencia y los
cuidados que brindan los diferentes servicios de salud.
8
• Se brindará a los médicos la oportunidad de seguir un paciente (caso)
a lo largo de todo el sistema de salud, independientemente del nivel
de atención en que se trate.
• Facilitará el uso de técnicas de inteligencia artificial, como el
Razonamiento Basado en Casos y otras, para el apoyo en la toma de
decisiones médicas.
No obstante estas evidentes ventajas, esta implementación es
compleja en cualquier lugar del mundo, tanto por motivos económicos
como organizativos (necesidad de conciliación entre los diferentes
sectores de la salud pública). Cuba no es una excepción de esta
aseveración, especialmente por las dificultades económicas; aunque
desde el punto de vista organizativo se tiene la ventaja, de tener un
sistema de Salud Pública conformado por diferentes eslabones,
(atención primaria, secundaria y terciaria) todos estatales que
responden al nivel central (ministerio), este hecho posibilitaría la
aplicación parcial de este concepto en el mismo.
Uno de los primeros pasos, para la implementación del CbPR es,
acordar las normas necesarias para la colección de los datos.
Actualmente, la información está esparcida a través de muchas
computadoras dentro y fuera de la misma institución. Para que esa
información sea útil, se necesitan normas o códigos que identifiquen:
pacientes, lugares, centros de salud, textos codificados, que
describan el contenido de la historia clínica y otros. Con este motivo,
se han desarrollado infinidad de sistemas codificadores en la
Medicina tales como: SNOMED, Read Code, UMLS, NANDA, etc.
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Niveles de Automatización de la Información del Paciente
Se puede plantear que urge la puesta en marcha, del CbPR por todas
las ventajas que ofrece. El MRI y el CPRI se han dedicado casi
exclusivamente a trabajar en esta dirección y han descrito 5
niveles para su aplicación total y satisfactoria, se pasará a
explicarlos someramente:
Nivel 1: Registro Médico Automático
En este nivel aún son necesarios los registros médicos basados en
papeles (aunque el 50 % de esta información, se genere y almacene en
una computadora). Aún se encuentra en formato de papel, pero se
computariza hasta el punto, donde los procesos específicos
automatizados pueden ser conducidos. Actualmente algunas de las
funciones que se cumplen en este nivel son:
• Entrada/Salida/Transferencia de pacientes.
• Contabilidad e información clínica del paciente.
• Datos de Departamentos (Laboratorio, Radiología,
Farmacia, etc.).
• Órdenes de complementarios y sus resultados.
Ninguno de estos sistemas son interoperables, no cumplen con la
definición de CbPR y no son capaces de suplir al sistema de archivos del
médico, lo más que hacen es marchar paralelo al mismo.
La mayoría de los centros de salud se encuentran en este nivel, en el
ámbito mundial, incluidos países tales como: Inglaterra, Suecia, Holanda,
Alemania, EE.UU., algunos países tercermundistas entre ellos Brasil,
Chile, Cuba, etc.; aunque son utilizados por gran número de doctores,
por lo general, no cumplen con la interoperabilidad u otras característica
del EPR.
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Nivel 2: Sistema de Registro Médico Computarizado
Los registros médicos, a este nivel, son creados por los métodos
tradicionales ya sean escritos, dictados o transcritos. Posteriormente, se
digitalizan (escanean) e indizan en un sistema, llamado documento-
imagen que ofrece iguales funciones, que los sistemas de archivos de
papeles del médico (grabar la información nueva y acceder a la
información previa).
Estos documentos se basan en la tecnología de guardado óptico. Desde
el año 1993 se ha incrementado el número de centros asistenciales que,
utilizan esta tecnología debido a su abaratamiento. Esta tecnología es
recogida en la literatura como disponibilidad para el intercambio
electrónico de datos (EDI).
Para que la información recogida sea considerada perteneciente al nivel
2, debe cumplir con el requisito de que sea escaneada como una sola
imagen.
Los métodos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y de
reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), no son admisibles en este
nivel ya que al escanear línea a línea, pudieran permitir en la operación
que se modifique o elimine información, alterándose los datos recogidos
en la historia clínica.
La implementación de este tipo de sistemas se considera exitosa cuando
cumple las siguientes condiciones:
Agradan y se utilizan.
• Su indizado es adecuado.
• Encajan dentro de la estrategia del sistema de CbPR.
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Se debe señalar que aunque la Asociación Norteamericana para el
Manejo Informático de la Salud (AHIMA), le llama a este sistema de
documentos-imágenes, sistema de registro médico electrónico, el CPRI
prefiere llamarle sistema de registro médico computarizado. Es
importante destacar que, en estos momentos este sistema de
documentos-imágenes, es la única forma existente de computarizar los
registros médicos, sin utilizar papeles.
Sólo unos pocos, cientos de centros de salud, se encuentran en este
nivel en el mundo actual, la mayoría en los EE.UU., aunque algunos
países europeos han comenzado a utilizar, este sistema, entre ellos Gran
Bretaña y España. En Cuba, a pesar del abaratamiento de esta
tecnología, no se utiliza y aparentemente, debe pasar bastante tiempo,
antes de que se puedan tener dotados, al menos algunos centros, con
esta tecnología, ya que existen otros problemas de mayor envergadura
por resolver.
Resumiendo, se puede decir que, este nivel se alcanza por el uso de los
registros médicos tradicionales e imágenes y su transferencia a formato
de computadora. En esencia es la misma estructura que la del registro de
pacientes sobre papel (PbPR), o sea los archivos tradicionales.
Nivel 3: Registro Médico Electrónico (EMR)
Es una versión superior del nivel anterior, que recoge igual espectro de
información, pero que es reordenada por el usuario final de la
computadora, (regulado por la dirección de la entidad de salud, que
integra esta información en un sistema de entrega o red), que esto lo
diferencia del nivel anterior, aunque necesita igual soporte tecnológico
(tecnología de guardado óptico, o sea escáner).
La dirección del centro asistencial controla:
• ¿Cómo se identifica al paciente?
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• ¿Qué información se guarda y cómo? (terminología y estructura).
• Período de retención (cuándo se borran los registros).
• Seguridad (integridad, disponibilidad y control de acceso de los
datos).
• Funcionabilidad.
Por todo ello cuando se diseña el sistema, se debe pensar en cada uno
de los integrantes del personal de salud, que va a acceder al sistema, a
guardar, o leer la información.
El objetivo de este nivel es, la realización de varios sistemas, dentro de la
entidad de salud que sean interoperables. Una de las principales
dificultades es, precisamente la infraestructura necesaria para la captura
apropiada, procesamiento y almacenamiento de la información. Para la
captura, los usuarios deben identificarse y recibir autorización acorde a
su status; por ejemplo, cuando el sistema recibe una prescripción, debe
asegurarse que, fue hecha, por personal autorizado (médico) y que no ha
sido alterada. La estructura de la información capturada es definida por
procesos computacionales, más que por documentos archivados, en
tiempo y secuencia, lo que lo diferencia del sistema de archivos. Estos
datos se pueden activar cuando se usen dentro del CbPR, en cambio, los
sistemas de registros médicos, sobre papeles, funcionan como un
instrumento de almacenamiento pasivo.
Funciones del Registro Médico Electrónico
• Crear un amplio sistema de identificación de toda la información
disponible; de los pacientes, dentro de la entidad de salud.
• Hacer disponible toda la información del paciente, recogida por el
centro asistencial, al personal autorizado. Lo cual implica la
armonización de los datos, colocación de los mismos en lugares para
su posterior uso (almacenes), técnicas de datos mínimos, máquinas
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de interfaces, redes de trabajo, etc. El propósito es lograr determinado
estado de interoperabilidad, dentro del centro de salud.
• Implementación de una estación de trabajo accesible, para
ser utilizada por el personal de salud que lo requiera. Tal
hecho envuelve un amplio consenso en software de registros
médicos comunes, estructuras e interfaces. La tarea mayor
consiste en captar médicos, enfermeras y resto del personal
de salud, para que, utilicen la computadora durante los
procesos de encuentro con los pacientes y permitir la
entrada directa en la computadora o interactuar con ella (en
el guardado o en la obtención de la información).
•
isponibilidad. El sistema debe estar diseñado para estar
disponible las 24 h del día, durante los 7 d de la semana.
• Creación de un sistema de seguridad (privacidad,
confidencialidad de la información).
Sistemas de Seguridad
Directamente relacionados pero aún más importantes son los sistemas
principales de seguridad para ser implementados e incluyen:
• Control del acceso. Con palabras claves (password), seguras o
aún mejor, con sistemas de control de acceso del habla o
biométrico que esté relacionados, con un sistema autentificador
del personal de salud, el cual, clasificaría a los usuarios acorde a
su autorización para acceder a determinada información y a
desarrollar ciertas funciones (privilegios médicos y otras).
• Firmas electrónicas. Implementación de un sistema que permita, a
los originadores, (personal de salud o su instrumento) añadir
firmas electrónicas para las entradas y detectar si alguna entrada
sufrió alteración.
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• Integridad de los datos. Después del proceso de edición, ninguna
información debe perderse o alterarse en ningún sentido, las
correcciones son hechas como mejoras.
• Auditorias. Auditorias completas del acceso de los usuarios a un
registro y de las ediciones hechas a ese registro; algunos años
atrás, esta practica era considerado una demanda excesiva, ya
que esta información puede hacer crecer en un volumen
importante el registro. Sin embargo, esta consideración ha
perdido su valor debido al bajo costo del almacenaje en las
computadoras.
Funciones Adicionales
El sistema de registro médico electrónico será más atractivo para los
usuarios si tiene las siguientes funciones adicionales, que representan
componentes estándares del futuro sistema de registro médico
electrónico (aunque son opcionales).
Interacción e integración sin fallas con sistemas de manejo práctico tales
como:
• Determinación de la elegibilidad (capacidad legal para
asumir las funciones) electrónica.
• Generación de reclamaciones electrónicas, envío y pago
de funciones.
• Integración de software experto.
• Memorias clínicas y otros sistemas útiles de apoyo a la
salud.
• Software diagnóstico como los basados en conocimientos.
• Programas de manejo de medicamentos.
• Programas de selección de medicamentos (apuntando a
las reacciones adversas potenciales de los
medicamentos debidas a los antecedentes del paciente
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y/o a la comparación alternativa de medicamentos por su
uso y/o precio).
• Prescripciones electrónicas.
• Guías prácticas.
• Sistemas de entrada de órdenes.
• Programas de resultados de complementarios.
• Programas para la educación de los pacientes.
El éxito del registro médico de pacientes, depende de dos capacidades
del sistema. Una es la aceptación por los usuarios (dependiente del nivel
de amistosidad). La otra es la funcionalidad y diseño del sistema, se
deben combinar ambas habilidades, si se quiere apelar al
convencimiento del personal de salud, para que cambie las vías
tradicionales de manejo de la información del paciente, por el uso de las
computadoras.
Nivel 4: Sistema de Registro Electrónico de Pacientes (EPR)
El registro del paciente tiene un alcance más amplio de información que
el registro médico. Contiene toda la información relacionada con los
cuidados de salud concernientes a una persona tales como: los
tradicionales de médicos, estomatólogos, psicoterapeutas, etc. El EPR,
por tanto, enfocará en el paciente y contendrá información procedente,
de un centro de cuidados de salud o de varios. En otras palabras, el EPR
combina varias bases de EMR, perteneciendo a diferentes centros
asistenciales, que atañena un paciente. Con esta información ensamblan
un registro que, va más allá del período de retención de la base de ese
centro de salud.
Prerrequisitos para el Alcance del EPR
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• Desarrollo de un sistema nacional o internacional de identificación
de toda la información disponible de un paciente, ya sea, a todo lo
largo del país o en el ámbito internacional.
• Sistema donde por igual las bases de datos centrales o las de las
organizaciones proveedoras colecten, almacenen, salven y
distribuyan la información del paciente.
• Elaborar la información a partir de multitud de centros de salud, es
parte del EPR. Esto implica un nivel sustancial de conformidad con
la información del paciente y algún nivel de interoperabilidad.
• Desarrollo de proposiciones nacionales o internacionales para
terminología, datasets y estructuras comunes.
• Creación de un consenso internacional en sistemas de seguridad
que, permitiría a los EPR operar, en el ámbito de trust (para unir
esfuerzos, disminuir gastos, etc.). Este punto está íntimamente
relacionado con los temas de seguridad, mencionados con
anterioridad (control de acceso, firmas electrónicas, integridad y
disponibilidad de los datos, auditorias).
El uso extensivo de bases de datos y de conocimientos contribuirá a
incrementar la calidad de los servicios de salud entre regiones y al uso de
la Telemedicina.
El EPR será capaz de habilitar un número de sistemas relacionados,
entre ellos:
• Sistemas de información de Salud Pública.
• Telemedicina.
• Investigaciones.
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Nivel 5: Registro Electrónico de Salud (EHR)
La palabra paciente implica que está en tratamiento con un médico, en
muchos casos proveedor de los cuidados de salud establecidos, sin
embargo, los cuidados de la medicina alternativa como la quiropraxia,
homeopatía, medicina verde, acupuntura, etc. también deben ser
incluidos en el registro del paciente. La colección más comprensiva de la
salud de un individuo es el EHR.
Difiere del EPR en que es ilimitado dentro de la información de salud
capturada en lo tocante a una persona.
Incluye datos no relacionados directamente con los procesos de
enfermedad y otras informaciones las cuales no son parte de los
servicios de salud que conocemos (médico, estomatólogo, etc.). Esta
información puede ser almacenada por el individuo particularmente, en
circunstancias en que la persona no ha sido consultada por un
profesional de la salud, durante un período de tiempo prolongado.
Puede incluir datos de comportamiento en actividades tales como: fumar,
ejercitamiento, hábitos dietéticos y de ingestión de bebidas alcohólicas,
etc. Esta información también puede ser capturada, por los entrenadores
deportivos, familiares, terapeutas, maestros y otros.
Por tanto el sistema de EHR es mantenido a través de la información de
su registro médico y la adición de la de su comportamiento (conducta):
dietético, relacionado con medicamentos, ambiental, con ejercicios
físicos, sexuales, etc. Los pacientes compartirán toda o parte de esta
información, acorde a sus necesidades de salud, con los profesionales
de las ciencias médicas. Los softwares de programas que ya existen para
individuos son el primer paso hacia el EHR.
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Pronóstico de la Implementación del EPR
Como se mencionó anteriormente solo, los registros médicos
automáticos y los computarizados están disponibles para ser
implementados desde hoy. El primer intento de uso del EMR se esperaba
para finales del año 1997; el EPR se pronostica pueda ser alcanzado
antes del año 2000 en algunas comunidades pequeñas y manejables,
pero su generalización no será probable antes del año 2005, por ello, se
espera la implementación del EPR entre el año 2005 y el 2025. Los
progresos hechos con bases globales, serán esporádicos debido a las
diferencias entre los distintos países en cuanto a recursos y sistemas de
salud. Para algunas naciones el EPR podrá ser implementado en un
futuro inmediato, en otros, tomará más tiempo: debido a la necesidad de
cambios, en el control de la información de salud, por parte del personal
encargado de cuidar la salud de los pacientes.
¿Por qué los EE.UU. a pesar de su poderío económico y tecnológico, no
han desarrollado el EPR aún?
• Consecuencias legales. El ambiente legal para el EPR no ha sido
creado. En muchos estados es ilegal tener sistemas de registros
médicos sin papeles.
• Standard. Los estándares no han sido desarrollados lo suficiente.
• Tecnología. La tecnología aún no existe, aunque los nuevos logros
de la Multimedia son un paso adelante.
• Convencimiento de los usuarios. Uno de los más importantes
obstáculos, es la carencia de un argumento convincente para
usuarios y proveedores de software.
• Medicina privada. Debido a los intereses particulares que genera
esta situación, no existe amplio consenso, ni cooperación entre los
diferentes niveles de atención en salud pública.
19
• Economía de mercado. Los diferentes centros de salud se ven
unos a otros como competidores, lo cual limita la cooperación,
además, el sistema tradicional de archivos, resuelve los problemas
existentes, a muy bajo costo, en corto plazo.
• Temor a las reclamaciones que se podrían generar, al hacerse
visibles las historias clínicas, por mala praxis.
Aplicabilidad del Rep en Cuba
Cuba no tiene condiciones económicas para alcanzar el nivel 5, sin
embargo, el sistema de Salud Pública está estructurado de forma tal que,
permite con muy pequeñas inversiones, alcanzar algún nivel de
computarización de la información de las historias clínicas. Se podría
alcanzar un nivel intermedio entre el 4 y el 5, por supuesto, sin cumplir
con todos los requerimientos de ambos niveles, ni con el uso de la
tecnología que plantea el MRI (digitalizado). Esto permitiría poder
almacenar, en forma codificada y segura, grandes bases de datos que
recogerían toda la experiencia cubana, en la solución de problemas
médicos (que no es escasa) y que en estos momentos por lo general, se
pierde, debido a que las historias archivadas en los hospitales se
eliminan periódicamente. Además, debemos tener en cuenta que
nuestros eminentes profesores, también al fallecer se llevan con ellos
gran parte de su sabiduría.
El CECAM se encuentra trabajando en estos momentos, en la creación
de una metodología (incluido un sistema) para la recolección de los datos
que pertenecen a los pacientes. Esta metodología permitirá la unificación
de criterios, en cuanto a estos aportes con el fin de hacerlos compatibles
entre los diferentes profesionales e investigadores de la salud, tanto
nacionales como extranjeros. Se lograría la creación de bases de datos
gigantescas, a las que se puede acceder con mayor rapidez y eficiencia
que a los archivos tradicionales, además de ofrecer más facilidades para
la recuperación de la información, tanto de pacientes individuales como
20
agrupados, por las variables que desee el médico o investigador. Estas
bases de datos son factibles de ser convertidas a bases de casos,
mediante técnicas de inteligencia artificial. Las bases de casos son el
soporte de los sistemas basados en el conocimiento (sistemas tipo II)
lográndose, al tener un gran cúmulo de información, mayor eficiencia en
los sistemas para la solución de problemas médicos como puede ser
conducta, diagnóstico, etcétera. Dr. Athos A. Sánchez Mansolo, Dr. Otho Martín Díaz, Dr. Jorge L. Iglesias Dios y Lic. José Luis Hernández Cáceres (Rev Cubana Educ Med Super vol.13 no.1,Ciudad de La
Habana,Jan.-June,1999)
Uno de los países centroamericanos, utiliza la información electrónica, en
beneficio de la salud, que ha continuación se nos describe:
EL SALVADOR
Tarjeta Índice
Cada expediente debe tener sólo una tarjeta índice, la cual se archivara en el
Tarjetero Índice de Pacientes y servirá para localizar rápidamente el expediente en
el archivo
Cada paciente atendido por primera vez en el establecimiento, se le elaborará su
respectiva tarjeta índice, para facilitar la búsqueda de su expediente en futuras
atenciones.
La tarjeta índice se elaborará en máquina de escribir y su contenido será:
apellidos y nombres completos del paciente, es decir, que no debe usarse
abreviaturas ni iniciales, edad, sexo, número de expediente, lugar y fecha de
nacimiento, nombre de madre y padre, número de DUI, teléfono, fecha de
inscripción y nombre del empleado que hizo la inscripción. Diseño de Tarjeta
Índice de Pacientes, de acuerdo al modelo establecido en el anexo 3.
Los datos personales anotados en la tarjeta índice deben ser iguales a los datos
contenidos en el formulario Ficha de Identificación del respectivo expediente; los
datos personales se basaran en el documento de identidad, ya sea el DUI,
certificación de la partida de nacimiento, carné de minoría de edad, carné de
residencia que presenta el paciente durante su inscripción.
21
Los datos de la tarjeta índice deben llenarse completamente, no debe dejar
ninguno en blanco, sí algún dato se desconoce o no hay seguridad de él, por
ejemplo, fecha de nacimiento; anote el año de nacimiento basándose en la edad
del paciente y agregue un signo de interrogación, mientras se obtiene el correcto.
En la tarjeta índice, los apellidos completos del paciente deben elaborarse con
letras mayúsculas. Si el paciente no informa apellido paterno, se anotarán como
primer y segundo apellido los de la madre y sí ésta tuviere uno solo, ese será el
primer apellido y en el segundo apellido se pondrán guiones.
Si la paciente es casada o viuda, el apellido del cónyuge ira después de los
apellidos de soltera, con las preposiciones de o vda. de, en paréntesis. Ejemplo:
CASTRO MEDINA (de) Vega, Berta Lidia PEREZ ------- (vda. de) Coto, Mercedes
Aminta La tarjeta índice de pacientes que solamente tienen un nombre debe
completarse el espacio para el segundo nombre, con guiones. Ejem: APARICIO
CASTRO (de) Márquez, Joaquina ----------
El empleado encargado del archivo de tarjetas índices, debe efectuar su
recepción antes de archivarlas, utilizando para ello, el Registro de Números, lo
cual realizará con el propósito de verificar exactitud de las anotaciones o para
detectar inconsistencia o falta de datos.
La tarjeta índice se archivará el mismo día en que se elabora y debe mantenerse
permanentemente en el Tarjetero Índice; solamente se retirará cuando se elimine
el correspondiente expediente, de acuerdo a las normas de conservación que
aparecen en esta norma.
Las tarjetas índices que sean elaboradas en turnos de fines de semana o días de
asueto, por personal que no pertenece al departamento, no se archivarán; se
dejarán dentro del Departamento de ESDOMED para que lo realice, el estadístico
responsable del manejo del Tarjetero Índice, el siguiente día hábil.
El manejo y mantenimiento del Tarjetero Índice de Pacientes, debe estar
asignado a un estadístico de mayor experiencia, para garantizar la exactitud del
archivo. Sí por razones justificadas, algún estadístico del Departamento de
ESDOMED necesita localizar alguna tarjeta, debe obtener previamente
autorización del estadístico responsable del tarjetero.
22
Las tarjetas índices se archivarán en estricto orden alfabético, de acuerdo a la
siguiente secuencia: primer apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo
nombre. Para fines de archivo cuando dos tarjetas tienen apellidos paternos
idénticos, se toman en cuenta los apellidos maternos; si los apellidos paternos y
maternos son iguales, se considera el primer nombre y si todavía son iguales, el
segundo nombre.
Las tarjetas de pacientes con apellidos y nombres exactamente iguales, se
archivarán por fecha de nacimiento, colocando primero la tarjeta de la persona que
nació antes que las otras de su mismo apellido, así sucesivamente en orden
cronológico.
La tarjeta de un paciente que tenga solo un apellido, se archivará de primera en el
bloque de tarjetas del apellido al que pertenece. Si hay varias tarjetas con un solo
apellido, deben ordenarse también por los nombres.
Para elaborar la tarjeta índice de los recién nacidos que, aún no estan inscritos en
el registro de la persona natural, de la respectiva alcaldía municipal, se procederá
para la anotación de sus apellidos de la manera siguiente: si son hijos nacidos de
matrimonio o reconocidos por el padre, llevarán el primer apellido de éste, seguido
del primer apellido de la madre. Si son hijos no reconocidos por el padre, llevarán
los dos apellidos de la madre. Debe
solicitarse a los padres del recién nacido, sus documentos de identidad para
verificación de nombres y apellidos.
Las tarjetas índices de recién nacidos que no tengan un nombre asignado, porque
sus padres, aún no los han inscrito en el registro de la persona natural de la
respectiva alcaldía municipal, se archivarán adelante de las demás tarjetas con los
mismos apellidos, archivándolas también por orden de fecha de nacimiento. Debe
tenerse especial cuidado de completar o verificar el nombre del niño o niña,
cuando sus padres presenten la certificación de la partida de nacimiento con el fin
de revisar y corregir los apellidos y nombres sí fuera el caso. Evítese hasta donde
sea posible elaborar tarjetas índices de recién nacidos sin nombres.
Los títulos académicos o rangos, tales como sargento, doctor, sacerdote etc., no
se escribirán en la tarjeta índice como parte del nombre.
23
Las tarjetas índices no deben retirarse del tarjetero alfabético por ningún motivo,
mientras exista el expediente en archivo activo o pasivo y se necesita consultar
algunos datos de ellas, solamente se tomará nota y se dejará en el mismo lugar.
Cuando se delegue archivar tarjeta índice a personal estadístico de nuevo
ingreso, éste debe colocar un cartoncillo blanco detrás de cada tarjeta incorporada
al archivo. El supervisor verificará que esté correctamente archivada, luego retirara
la tarjeta de control.
Sí la tarjeta está mal archivada debe indicar a la persona responsable, la forma
correcta de hacerlo.
Mensualmente, la jefatura del departamento verificará la exactitud de la
organización y funcionamiento del Tarjetero Índice, lo cual, puede realizarlo por
una muestra aleatoria simple u otro método aceptable.
Equipo y Material para el Índice General de Pacientes
El Tarjetero Índice de Pacientes es un componente esencial del sistema de
identificación de los pacientes, por lo que para su adecuado funcionamiento, se
debe disponer del equipo y materiales en cantidades necesarias.
El Tarjetero Índice General de Pacientes, estará ubicado en la Sección de
Admisión del Departamento de ESDOMED, a fin de verificar si el paciente tiene o
no expediente antes de inscribirlo.
Disponer de una máquina numeradora, para numerar la tarjeta índice y los
formularios básicos del expediente. Es conveniente utilizar un sello numerador,
con dígitos más grandes, solo para marcar el número del expediente en el fólder
protector de éste, a fin de que el número sea más visible al archivarlo o para
facilitar su utilización en las diferentes atenciones dentro del establecimiento.
Con el propósito de evitar errores de archivo en el Tarjetero Índice General de
Pacientes, se debe disponer de una gaveta que haga las veces de clasificador de
tarjetas índice, la cual puede ser metálica o elaborada con material resistente, con
las mismas dimensiones de la tarjeta índice y con separadores movibles por letra
del alfabeto. El propósito es preclasificar
24
las tarjetas que se vayan elaborando durante la jornada, a fin de facilitar y agilizar
su archivo al final del día.
El mobiliario para organizar el Tarjetero Índice de Pacientes, debe ser metálico
con gavetas verticales, por lo general de ocho gavetas en fila doble. Las
dimensiones de las gavetas serán adecuadas al tamaño de las tarjetas índices.
La tarjeta índice debe ser hecha en cartulina fuerte, para que resista la constante
manipulación dentro del tarjetero y en color claro para facilitar su lectura. Las
medidas de la tarjeta serán en tamaño estándar, con medidas de 12.5 cm. por 7.5
cm.
Para facilitar la búsqueda de las tarjetas en el Tarjetero Índice General de
Pacientes, se colocarán tarjetas guías por cada letra del abecedario y por cada
apellido principal. Cuando un apellido principal tenga muchas tarjetas índices
elaboradas por ejemplo: Amaya, Hernández, López, Pérez, también se colocará
dependiendo de su amplitud guías por cada 50 tarjetas índices del segundo
apellido. Generalmente, las tarjetas guías dentro del tarjetero se
ubican en tres posiciones diferentes, cada posición tiene un fin específico, el cual
se detalla en anexo. Diseño de guías alfabéticas, de acuerdo al modelo
establecido.
El director con su equipo técnico de los establecimientos de salud que tengan
facilidad de tecnología y que por ello planifiquen realizar la admisión e inscripción
de pacientes y la elaboración mecanizada del expediente a través de un sistema
computarizado, diseñarán un plan anual operativo que contemple: capacitación
permanente al personal estadístico el cual,
tendrá acceso al sistema mecanizado para la inscripción de pacientes, número de
equipos de cómputo necesarios, periféricos y otros insumos en calidad y cantidad,
número de personal técnico para mantenimiento, actualización del software y
equipos de cómputo, energía eléctrica segura y estable.
El director con su equipo técnico, correspondiente a los establecimientos de salud
que tengan computarizada la inscripción de pacientes y la elaboración mecanizada
del expediente, deben diseñar además del plan antes referido, un plan alternativo
que contemple posibles soluciones, cuando ocurran fallas en el sistema o fallas en
25
la energía eléctrica, con el propósito de no interrumpir la atención oportuna a los
pacientes, ni la producción de trabajo del Departamento de ESDOMED.
Antes de implementarse el sistema mecanizado para la inscripción de pacientes y
para la elaboración mecanizada del expediente, el director del establecimiento de
salud enviará con tres meses de anticipación los planes antes indicados, a la
Unidad de Información en Salud de Nivel Central para su revisión y aprobación
oficial. 9 (Ministerio de Salud Publica y Asistencia Social, república de el Salvador, Octubre.
2003)
Un país que pertenece a la comunidad Europea, nos presenta el manejo de la
información, que se genera en salud:
ESPAÑA
Inscripción de ficheros automatizados de datos de carácter personal
Edicto
El Alcalde de Granada, HACE SABER: Que, mediante decreto de fecha 15 de
octubre de 2007 he ordenado la inscripción en el Registro General de la Agencia
Española de Protección de Datos, de los siguientes ficheros automatizados de
datos de carácter personal:
Gestión de Datos Básicos
Descripción:
a) Denominación y uso del fichero: Gestión de Datos Básicos. Los usos previstos
serán: la administración y la actualización de los datos de carácter personal de las
personas que mantengan relaciones administrativas con el Ayuntamiento de
Granada.
b) Personas o colectivos sobre los cuales se pretende obtener datos: personas
físicas y jurídicas que tengan la condición de interesados en los expedientes
administrativos.
c) Procedimiento, medio y soporte de recogida de los datos de carácter personal:
la información aportada por el propio interesado y la que se obtenga de los
expedientes administrativos de los que sea parte; los medios empleados serán los
de comunicación telefónica, formularios y trascripción documental. Los soportes
26
utilizados serán el papel y el informático.
d) Estructura básica del fichero:
- D.N.I. C.I.F o pasaporte
- Nombre y apellidos
- Domicilio
- Fecha de nacimiento
- Lugar de nacimiento
- Nacionalidad
-Teléfono
e) No está prevista la cesión de datos de carácter personal y las que, en su caso,
se efectúen, lo serán a instancias de la autoridad judicial, de sus agentes, y demás
autoridades y organismos públicos, conforme a lo establecido en el artículo 11.2.d)
LOPD.
f) Órgano de la administración municipal responsable de la gestión del fichero:
Subdirección General de Gestión de Datos Básicos CPD.
g) Servicio ante el que podrán ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,
cancelación y oposición: Subdirección General de Gestión de Datos Básicos CPD.
h) El nivel de seguridad asignado, en cumplimiento de los arts. 3, 4.1, 12 y 13 del
R.D. 994/1999, es el básico, por lo que:
h.1) Los accesos a las distintas aplicaciones del mismo, serán de la exclusiva
competencia del personal autorizado que lo precise, para el desempeño de sus
funciones.
h.2) La distribución de soportes del fichero y la transmisión del mismo a través de
redes de comunicaciones, precisarán de autorización expresa.
h.3) Se conservará una copia de respaldo del fichero y del procedimiento de
recuperación de los datos en la Unidad del Centro de Proceso de Datos.
Procedimientos RLC en CPDNOTES
a) Denominación y uso del fichero: Procedimientos RLC en CPDNOTES.
Los usos previstos serán la administración y la actualización de los datos de
carácter personal, de las personas que mantengan relaciones administrativas con
27
el Ayuntamiento de Granada.
b) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos: personas
físicas y jurídicas, que tengan la condición de interesados en los expedientes
administrativos.
c) Procedimiento, medio y soporte de recogida de los datos de carácter personal:
la información aportada por el propio interesado y la que se obtenga de los
expedientes administrativos de los que sea parte; los medios empleados pueden
ser: los de comunicación telefónica, formularios y trascripción documental. Los
soportes utilizados serán el papel y el informático.
d) Estructura básica del fichero:
- D.N.I., C.I.F o pasaporte.
- Nombre y apellidos.
- Fotografía
- Domicilio.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de nacimiento.
- Nacionalidad.
- Teléfono.
e) No está prevista la cesión de datos de carácter personal y las que, en su caso,
se efectúen, lo serán a instancias de la autoridad judicial, de sus agentes, y demás
autoridades y organismos públicos, conforme a lo establecido en el artículo 11.2.d)
LOPD.
f) Órgano de la administración municipal responsable de la gestión del fichero:
Subdirección General de Gestión de Datos Básicos CPD.
g) Servicio ante el que podrán ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,
cancelación y oposición: Subdirección General de Gestión de Datos Básicos CPD.
h) El nivel de seguridad asignado, en cumplimiento de los arts. 3, 4.1, 12 y 13 del
RD 994/1999, es el básico, por lo que:
h.1) Los accesos a las distintas aplicaciones del mismo serán de la exclusiva
competencia del personal autorizado que lo precise para el desempeño de sus
funciones.
28
h.2) La distribución de soportes del fichero y la transmisión del mismo, a través de
redes de comunicaciones precisarán de autorización expresa.
h.3) Se conservará una copia de respaldo del fichero y del procedimiento de
recuperación de los datos en la Unidad del Centro de Proceso de Datos.
Atención a Usuarios
Descripción:
a) Denominación y uso del fichero: Atención a Usuarios. El uso previsto será la
prestación de asistencia técnica a los usuarios de la red.
b) Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos: usuarios de la
red del Ayuntamiento de Granada.
c) Procedimiento, medio y soporte de recogida de los datos de carácter personal:
peticiones de los usuarios; el medio empleado es la trascripción electrónica. El
soporte utilizado será el informático.
d) Estructura básica del fichero:
- Nombre y apellidos.
- Núm. de funcionario/laboral.
- Área o servicio.
- Puesto de trabajo.
- Teléfono interno.
- Dirección electrónica intranet.
e) No está prevista la cesión de datos de carácter personal y las que, en su caso,
se efectúen, lo serán a instancias de la autoridad judicial, de sus agentes, y demás
autoridades y organismos públicos, conforme a lo establecido en el artículo 11.2.d)
LOPD.
f) Órgano de la administración municipal responsable de la gestión del fichero:
Subdirección General de Infraestructura-Sistemas CPD.
g) Servicio ante el que podrán ejercitarse los derechos de acceso, rectificación,
cancelación y oposición: Subdirección General de Infraestructura-Sistemas CPD.
h) El nivel de seguridad asignado, en cumplimiento de los arts. 3, 4.1, 12 y 13 del
R.D. 994/1999, es el básico, por lo que:
h.1) Los accesos a las distintas aplicaciones del mismo serán de la exclusiva
29
competencia del personal autorizado que lo precise para el desempeño de sus
funciones.
h.2) La distribución de soportes del fichero y la transmisión del mismo a través de
redes de comunicaciones precisarán de autorización expresa.
h.3) Se conservará una copia de respaldo del fichero y del procedimiento de
recuperación de los datos en la Unidad del Centro de Proceso de Datos.
Granada, 16 de octubre de 2007.- (El Alcalde, P.D. el Concejal Delegado de Personal,
Servicios Generales y Organización Ayuntamiento de Granada. 1998-2008)
Resolución de 17 de Diciembre de 2002, de la Universidad de Alicante, por la que
se regula los Ficheros Automatizados de datos de Carácter Personal. (DOGV Nº
4418 y 4466 de 15 Enero y 21 de Marzo de 2003.) La disposición adicional primera de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre
(BOE, núm. 298, de 14 de diciembre), de Protección de Datos de Carácter
Personal, concede un plazo de tres años, desde su entrada en vigor, para aprobar
correspondiente disposición de regulación de los ficheros de titularidad pública.
Por su parte, el artículo 20 de la mencionada norma, establece que la creación,
modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo
podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial
del Estado o diario oficial correspondiente. En su virtud, de conformidad con los
preceptos de la Ley Orgánica 15/1999, señalada, dispongo:
Primero: Ficheros existentes y regulación. Los ficheros automatizados de datos de
carácter personal de la Universidad de Alicante son los que se relacionan y
regulan en los Anexos de la presente Resolución. En el Anexo I se contempla el
índice de los ficheros existentes, ordenados por órganos o unidades, y en el
Anexo II la regulación de los mismos.
Segundo: Medidas de seguridad. Los responsables de los ficheros y, en su caso,
los encargados del tratamiento, han de adoptar las medidas de índole técnica y
organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter
personal contemplados en ellos y para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o
30
acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de
los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la
acción humana o del medio físico o natural. Para ello, elaborará e implantará la
normativa de seguridad, ajustada al nivel de seguridad que requiera cada fichero,
mediante un documento de obligado cumplimiento para el personal con acceso a
los datos automatizados de carácter personal y a los sistemas de información, en
los términos recogidos en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio (BOE, núm.
151, de 25 de junio) por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de
Seguridad de los Ficheros Automatizados que contengan Datos de Carácter
Personal.
Tercero: Derechos de acceso, rectificación y cancelación. Los interesados tendrán
derecho al acceso, rectificación y cancelación de sus datos de carácter personal
sometidos a tratamiento automatizado, en la forma prevista en la Ley Orgánica
15/1999, mencionada, y demás normativa de aplicación. Los citados derechos se
ejercerán ante la Gerencia de la Universidad de Alicante.
Cuarto: Cesión de datos. Los responsables de los ficheros automatizados de datos
de carácter personal recordarán expresamente a los cesionarios de los datos de
su obligación de no utilizarlos para otras finalidades que para las que fueron
solicitados y de la observancia de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 y
normativa de desarrollo.
Quinto: Disposición derogatoria. Queda derogada la Resolución de 15 de
diciembre de 1994 (DOGV núm. 2456, de 23 de febrero de 1995), por la que se
regulan los ficheros de tratamiento automatizado de datos de carácter personal de
la Universidad de Alicante.
Sexto: Disposición final.
(Resolución de la Universidad de Alicante, por la que se regula los ficheros automatizados de datos de carácter personal17 de Diciembre del 2002)
31
1.1.3-Antecedentes Nacionales
De un artículo del periódico la Nación de Angela Avalos del 20 de Diciembre, 2003
se cita: Si la CCSS automatizará todos los servicios en sus principales centros de
salud, se ahorraría dinero suficiente para financiar la construcción del nuevo
hospital de la ciudad de Heredia.
Eduardo Doryan, presidente ejecutivo de la Caja Costarricense del Seguro Social
(CCSS), estimó que el abandono de los procesos de papel, evitaría gastos
anuales entre los ¢7.000 millones y los ¢15.000 millones.
Ese último monto, equivale a la inversión que la CCSS hará para levantar el nuevo
hospital San Vicente de Paúl. Con la automatización, se ahorrarían costos en
tiempo y materiales.
Por ejemplo, la CCSS pierde dinero al tener que llenar formularios que “vienen del
siglo pasado”, como los calificó el mismo Doryan, los cuales implican recursos que
se podrían simplificar con un correo electrónico.
El jerarca de la Caja aseguró que la presente administración decidió avanzar hacia
la automatización en los servicios de salud, como ya se hizo en pensiones.
“Entre las grandes burocracias, hay una fuerte tendencia a que permanezcan
procesos, formularios y métodos apropiados de décadas anteriores, que ya no se
ajustan a los tiempos”, expresó el presidente de la CCSS.
“Ese problema lo tuvieron grandes empresas públicas y privadas en las décadas
de 1980 y 1990, pero dieron un gran salto. Nosotros debemos dar ese salto en el
área de salud. Debemos recuperar el tiempo perdido”.
La CCSS ya empezó un proceso de automatización en cuatro hospitales mediante
una donación de la Fundación Costa Rica-Estados Unidos (Crusa).
Los centros médicos beneficiados son el hospital México (San José), el San
Rafael (Alajuela), el Max Peralta (Cartago) y el San Vicente de Paúl (Heredia).
32
El plan conectará y uniformarán los sistemas de los centros médicos, explicaron
Dónald Fernández y Luis Eduardo Vargas, subdirector y jefe de Informática del
hospital México.
Con ese proyecto, si usted sufre un accidente en Alajuela, pero es de San José,
los médicos de Alajuela podrán observar en línea su expediente clínico para tomar
la mejor decisión. Ellos podrán consultar, exámenes anteriores de laboratorio y
diagnósticos antiguos.
La CCSS sigue el modelo del Hospital de Niños, que se convirtió en el más
automatizado del país.
Además, clínicas metropolitanas como las de San Isidro de Coronado y
Desamparados han dado grandes pasos.
En el área de salud 3 de Desamparados, que incluye a Los Guido, ya se logró
automatizar la asignación de citas en todos los Ebais. Además, la información de
los carnés se llena con una computadora en vez de una máquina de escribir.
Software variado. Los dos funcionarios del hospital México, sienten que ahora sí
hay voluntad política para cumplir con esas metas pues, en su criterio, la CCSS
nunca ha tenido una política uniforme sobre el desarrollo de software.
Uno de los principales problemas que ha tenido la CCSS, para poder interconectar
las redes de los hospitales, es que, cada centro ha desarrollado sistemas
diferentes, indicó Laura Morales, subgerente de Informática de la Caja.
Morales dijo que esa deficiencia se corregirá rescatando la mayor cantidad posible
de información.
Además, la subgerente señaló que ha costado conectar, todos los centros
médicos de la CCSS por las limitaciones existentes en la red de comunicaciones
del ICE.
33
Por su lado, Doryan insistió, en que por muchos años, la informática no fue
prioridad en las áreas de salud e interacción con asegurados y tampoco hubo
voluntad política.
En la década de 1990, se desarrolló un sistema de cómputo en el hospital de
Cartago que dotó, de informática a la mayoría de los servicios, pero luego las
autoridades de la CCSS lo desecharon. (Ángela Ávalos "Fallas en trámites de
expediente electrónico" Periódico La Nación, Sábado 20 de diciembre, 2003.)
Automatización hospitalaria: ¡No le temamos a la modernización!
El doctor Rodrigo Altman en el periódico la Nación del 16 enero del 2006 dice:
Entorpecer la automatización no es la mejor estrategia.
En un almuerzo de negocios, dijo el doctor Urbina que, un astuto contador me dijo
que, "él sí le hace a las computadoras", porque maneja muchos programas. Yo ya
sabía que eso es cierto, porque es más fácil presentar los números usando
gráficos de computación. Pero eso no fue lo importante de la conversación, sino la
observación que me dijo luego... "Yo aprendí computación después de cumplir 60
años, y me costó bastante. Yo estaba maravillado, pues lo que pensé durante
bastante tiempo es que, la máquina hacía todo mi trabajo, pero sin
equivocaciones. ¡Es una maravilla tecnológica!"
Yo lo volví a ver con un poco de incredulidad, pues ante mí estaba toda una
eminencia, parangón de experiencia y honradez. Las computadoras hacen
muchas cosas, pero yo no le iba a creer que la máquina le hacía todo, todo, todo
el trabajo. Al rato, luego de discutir sobre otros asuntos que parecieron
importantes, me completó la idea: "Ahora sé que la máquina es rápida en los
cálculos, que tanto tiempo me quitaban antes. Pero como ya no tengo que
preocuparme de eso, me puedo dedicar realmente a hacer mi trabajo. Ahora soy
más productivo, pues en lugar de atender con costos a 5 clientes como antes, con
mi computadora puedo darle servicio fácilmente a 30, ¡y con mejor calidad!" Yo
concuerdo con esto: las computadoras son herramientas que sirven para hacer
34
trabajo tedioso y que nos liberan para hacer el trabajo más interesante, y mejor
pagado.
Esto lo relató después de leer sendos artículos de los doctores Fernando Urbina y
Rodrigo Altman publicados el 27 de Diciembre 2003 y 16 Enero del 2004, en
donde hacen un diagnóstico para explicar la falta de automatización en los
establecimientos de salud de la CCSS. Estos distinguidos galenos atribuyen el
fracaso informático, al desarrollo de soluciones computacionales con el apoyo de
profesionales costarricenses. Concluyen que se justifica la contratación de firmas
extranjeras para hacer ese trabajo. De acuerdo al informe sobre las "Fallas en
trámites de expediente electrónico" del 20 de Diciembre del 2003, eso significa
una erogación monumental, que puede llegar a los $ 90. 000.000 (noventa
millones de dólares).
Oro por espejos
Primero que todo, hay que aclarar que sí hay sistemas de cómputo funcionales
en varios establecimientos de salud. Hay soluciones sencillas, como las que
destacó el Dr. Altman, pero también en la CCSS ya hay instaladas y dan
soluciones computacionales del tipo "0 papeles", como pudo constatar en persona
el Presidente de la República cuando visitó la Clínica de Alfaro Ruiz, pues desde
hace años el expediente de los pacientes ya está completamente automatizado
(en Zarcero la gente no tiene que madrugar para conseguir cita y todas los datos
de pacientes se mantienen en medios electrónicos). Ese programa, como todos,
requiere ajustes menores, pero funciona, existe, y no cuesta nada, porque la
CCSS ya lo pagó. ¡No usarlo es como tener lavadora en la casa y pagar a lavar
ajeno!
Según el doctor expuso lo siguiente:
“¿Por qué será que las soluciones computacionales no pegan en la CCSS?...
¿Qué está pasando?... Creo que muchos empleados en la institución se oponen a
la modernización porque creen que el uso de las computadoras los va a dejar sin
35
trabajo, ¡cómo si no faltaran cosas que hacer! En la práctica, cuando se introduce
computación, lo que ocurre es que la gente deja de hacer trabajos feos, tediosos y
difíciles, y se dedica a hacer lo que realmente es necesario. ¿Le interesa a la
CCSS contar cuántas pastillas se gastan, si se usan o no las jeringas o cuánto se
dura en entregar una receta? Aunque eso también lo hace la institución, en verdad
su misión es atender a la mayor cantidad posible de población para asegurarnos
una salud que nos permita realizarnos mejor como ciudadanos. Si la CCSS dedica
esfuerzos en esas otras tareas menos edificantes es porque no tiene alternativa, a
menos que use las computadoras para llevar esos controles detallados,
liberándonos a nosotros, las personas, de esos trabajos mecanizables. ¿Se hizo
Japón pobre por usar robots para construir carros? ¡Por supuesto que no! Es
gracias a esas máquinas que todos disfrutamos del progreso”.
Por eso, quienes se han opuesto a la modernización temiendo perder su
puesto, deben orientar mejor sus esfuerzos, pues no están actuando de la mejor
manera; más les conviene usar máquinas para que mejore su trabajo, con el cual
seguramente, también mejorará su condición laboral y su salario.
También se ha sugerido que la calidad de los expertos ticos, no es suficiente
para hacer los programas que se requieren. Quienes así opinan están
equivocados. La prueba está no sólo en los sitios que ya usan computación, como
Zarcero y las Clínicas Mayores, sino en el hecho real de que Costa Rica exporta
alta tecnología en computación: puede que acá se esté repitiendo aquel estribillo
de Cristo de que "nadie es profeta en su tierra", pero independientemente de lo
que uno quiera creer, con los hechos no se puede discutir, y los hechos prueban la
capacidad tica en computación.
La contratación de empresas extranjeras es muy cara y, a fin de cuentas, los
productos que se obtienen son similares a los nacionales. Lo que yo me temo es
que, si, como ocurre aquí, se ofrece una cantidad descomunal de dinero para
adquirir un producto o servicio, muchos aparecerán para ver si "la pegan" y se
quedan con la millonada. Los costos de computación no son tan descabellados; si
36
fuera todo tan caro, ¡la gente no usaría las computadoras porque no podría
pagarlas! A nadie conviene que se pague caro, ¡y menos a nosotros los ticos!
Por eso, es importante parar de una vez, este impulso de gastar millonadas,
no sea que un extranjero avispado se las agencia para que, una vez que la
licitación queda firme, la enorme erogación de dinero sea legal, aunque no sea
correcta. Como les ocurrió a nuestros indios en tiempos de la colonia, ¡no dejemos
que nos quiten oro para darnos espejos!
Solución "a la tica"
Hay muchos países y empresas que invierten en tecnología, que no
precisamente se ajustan a nuestra realidad: “La CCSS tiene que invertir en la
capacitación de sus empleados para que usen cómputo. ¿Por qué no empezar por
el principio? También así se puede usar la capacitación para preparar a los
empleados, en los nuevos trabajos que se podrán realizar, una vez que ellos, se
liberen de marcar hojas, contar palos y pegar papeles, porque la computadora
hace todo ese trabajo tedioso.
También es necesario permitir que cada establecimiento de salud, use el
programa informático que mejor le convenga. Hace 30 años, habría sido imposible
armonizar tanta diversidad, pero hoy, existen soluciones tecnológicas que
permiten coordinar, datos de fuentes diversas con un costo reducido. Si algunos
profesionales de informática en la CCSS, no saben esto es porque no han podido
actualizar sus conocimientos, pues, es difícil mantenerse al tanto de los avances
en computación, porque es la tecnología de más cambio en las últimas décadas.
Algunos administradores creen que es mejor prohibirlo todo; tal vez temen que
sus subalternos encuentren soluciones corruptas a los problemas. Los cierto es
que, la política de prohibición en computación ha imperado en la CCSS, pues,
hasta para comprar las piezas pequeñas hay que pedir permiso. Si la
administración entendiera que es necesario que las soluciones de cómputo se
ajusten a los usuarios, pronto comprendería que cada sitio colabora con afán.
37
Pareciera que la administración superior de la CCSS busca poder encontrar
una solución única, una "Pomada Canaria", como ocurre con muchas personas
que esperan tomarse una píldora en la noche y amanecer flacos y esbeltos, ¡y con
cuadritos en el estómago! Desafortunadamente, no existe esa solución mágica. Es
cierto que se puede empezar con un mismo programa, pero paulatinamente cada
sitio escogerá caminos diferentes, conforme su personal conozca mejor las
herramientas computacionales de que dispone. Por eso, no conviene tener un
super-programa (mega chiva, como dicen los de quinto grado), porque a la postre
habrá que hacerle ajustes para acomodarlo a las necesidades específicas de cada
sitio.
Si se aprovecha lo que se tiene, y no se bota plata trayendo extranjeros
ignorantes de nuestras necesidades, podemos ofrecer muchas soluciones a muy
corto plazo: pero para lograrlo, la Junta Directiva debe romper los grilletes con que
la administración central aprisiona, toda la creatividad institucional. ¡Por eso creo
que la Junta Directiva debería tomar cartas en este asunto!” (Dr. Rodrigo Altman
Ortiz "No más papel y lápiz" Periódico La Nación, Viernes 16 de enero, 2004.)
A continuación angela avalos en un reportaje de la Nación del 13 de Mayo del
2007, cita: La institución esta interesada, en utilizar tecnología, para buscar
soluciones a los problemas de salud que existen, que se describe en la siguiente
entrevista:
¿Es esto un sueño? Las autoridades de la Caja Costarricense de Seguro Social
(CCSS) dicen que no, pues, según afirman, están caminando bien los planes para
automatizar los servicios de salud y agilizar la atención.
Esto es lo que asegura Eduardo Doryan, presidente ejecutivo de la Caja, quien
reconoció que “cuatro o cinco administraciones anteriores” prometieron
automatizar los servicios y lo que hicieron fue dar “una tomada de pelo a los
costarricenses”.
38
Con solo revisar los archivos de noticias, se puede encontrar evidencia de
reiteradas promesas en ese aspecto y de sus correspondientes incumplimientos.
La última de esas promesas se hizo en el Gobierno anterior, en el que el
expediente electrónico, fue considerado una de las prioridades de la Caja y, hasta
la fecha, no existe.
Proyecto. ¿Qué hará que, esta vez, la situación sea diferente? Según responde
Doryan, el interés institucional desde la Junta Directiva para que el proceso
camine en serio, y varios acuerdos que se han tomado con ese propósito.
El funcionario comentó que, por eso, se aceptó una donación de la Fundación
Costa Rica-Estados Unidos (CRUSA), que se interesó en financiar y dirigir un
proyecto piloto en cuatro hospitales.
Se trata del hospital México, el Max Peralta (Cartago), el San Vicente de Paúl
(Heredia) y el San Rafael (Alajuela).
En ellos ya se está instalando un sistema de información para la consulta externa
en medicina general, las emergencias, el servicio de admisión y el expediente
electrónico, según informó la subgerente de Tecnologías de la Información de la
Caja, Laura Morales Ureña.
Este proyecto empezó a ejecutarse en febrero y terminará a finales de julio. Tiene
un costo de $180.000, donados por CRUSA. Los resultados los verán los
pacientes, probablemente, en agosto.
El dinero para este proyecto será manejado por la Fundación de la Universidad de
Costa Rica para la Investigación (Fundevi), el cual será la administradora.
Morales señaló que el proyecto tendrá un impacto a corto plazo. Como estrategia
a largo plazo, se trabaja en una propuesta para interconectar todas las unidades
de salud de la Caja en el país.
39
“Con este sistema, se promoverá una gestión transparente porque ahora se tendrá
más control sobre la producción y se evitarán abusos”, afirmó Morales.
La Subgerente puso como ejemplos de problemas actuales que se evitarían en el
futuro, el incumplimiento de los horarios de atención de pacientes y la posibilidad
de que algunos medicamentos salgan de las farmacias sin el control debido.
Líder. Según comentó Doryan, los directores de los centros médicos esperan que,
dentro de cuatro meses, haya una propuesta del Hospital Nacional de Niños para
liderar el proceso de incorporación del expediente electrónico.
Este hospital adaptó a sus necesidades el sistema Medysis, transferido por el
Instituto Nacional de Seguros (INS) a la Caja, hace unos años, y que es el mismo
sistema que funciona en las seis clínicas del área metropolitana.
Una vez recibida la propuesta de implementación, esta será trasladada a la
Contraloría General de la República para su refrendo.
De acuerdo con Doryan, el objetivo es que los 29 hospitales de todo el país y las
áreas de salud más grandes, trabajen con el mismo sistema dentro de dos años.
“No queremos aún levantar muchas expectativas porque esto debe pasar por una
etapa de validación técnica y por el visto bueno de la Contraloría, pero sí
garantizamos, que hay interés en que salga adelante pronto”, añadió Doryan.
El sistema que aplica el hospital de Niños se está instalando en los hospitales del
proyecto.
Morales afirmó que uno de los beneficios, es que, se podrá conectar una línea 800
para sacar citas por teléfono en esas regiones.
Aclaró que el expediente electrónico es lo último en el proceso, pues ahora la
prioridad es automatizar los servicios de consulta externa, entre ellos, laboratorios
y servicios de apoyo, como rayos X.
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Automatización
Varias administraciones de la Caja han prometido a los asegurados agilizar la
atención automatizando los servicios de salud. En los comienzos del gobierno de
Abel Pacheco (2002-2006) hasta se le puso plazo: 24 meses para poner a
funcionar el expediente electrónico en todos los centros de salud del país. En ese
entonces, la Caja bautizó a uno de sus programas estrellas como Proyecto de
Automatización de los Servicios de Salud (PASS), de la Caja, cuyo costo total se
estimaba en $15 millones. Por errores de la Caja, la Contraloría rechazó varias
veces el proyecto; lo único que avanzó fue la ejecución de varias aplicaciones
informáticas en las seis clínicas metropolitanas, ubicadas en San José (Ángela
Ávalos R Nacion.com, 13 de mayo, 2007)
1.1.3-Antecedentes Locales. El Hospital de La Anexión, desde su inauguración, brinda sus servicios de salud a
la población dentro del área de atracción.
El centro realiza el FODA de cada Servicio, que es una herramienta primordial a
la hora de los compromisos de gestión, porque proporciona información importante
a los equipos de salud, para establecer planes operativos anuales basados en la
realidad, la elaboración de estrategias que busca el desarrollo de la península.
En el cantón de Nicoya, existen instituciones del gobierno y banca que cuenta con
proceso de automatización de sus servicios al cliente.
El centro hospitalario de dicho lugar maneja el sistema SIIS (Sistema Integrado de
Información en Salud) versión 5.1.183 de la CCSS, Gerencia Medica, del Centro
de Gestión Informática. El cual se utiliza para llevar información de control de citas
(consulta Externa) el internamiento de pacientes (Admisión) y el llenado de la Hoja
de Urgencias (servicio de Emergencias) y para computarizar la tarjeta índice de
pacientes se va a utilizar este programa (SIIS).
Contiene los siguientes módulos principales:
• Plataforma Modular
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• Reportes
• Seguridad
• Padrón
• Catalogo
• Backup
• Administrador BD
• Identificación
• Incapacidades
• Citas
• Urgencias
• Admisión y Egreso.
De los cuales se utilizan todos los citados anteriormente, pero no hay
antecedentes de la utilización de una tarjeta índice de pacientes automatizada.
Algunos centros de salud , con sus recursos han realizado la automatización de la
tarjeta índice de pacientes, como el Hospital México, Clínica de Coronado,
Hospital Nacional de Niños entre otros.
El hospital de la Anexión se esta quedando rezagado en realizar la automatización
de los ficheros donde se maneja la información básica de cada uno de los
usuarios que llegan a solicitar atención medica.
Existe una cantidad indeterminada de expedientes médicos activos que cuenta el
servicio de Archivo Clínico, que es el lugar en el centro hospitalario donde se
custodia, realiza reparación y anexados de documentos y otros.
Se estima en 120.000 (ciento veinte mil) expedientes. Y que cada día se sigue
incrementando, porque todos los días, se demanda servicios médicos y esto crea
más expedientes nuevos.
El tiempo de desplazamiento del funcionario de la ventanilla que brinda la
atención, hasta el tarjetero manual y la revisión del anaquel para verificar la
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existencia, sino hay expediente clínico y volver para seguir la entrevista y hacer la
apertura del expediente medico.
Los procedimientos operativos para la apertura del expediente no están descritos
en manuales ni otro documento que, orienten las labores de los funcionarios que
intervienen en este proceso y que se verían beneficiado con la computarizaron de
la tarjeta índice.
En la actualidad, no se cuenta con una Tarjeta de Índice automatizada para el
área de Registros Médicos, de ahí, la necesidad de contar con un instrumento
capaz, a la vez un facilitador, en la solución de los problemas que se puedan
generar en el diario quehacer, el conocimiento de las destrezas, debilidades del
cliente interno como externo que, permita tener un mejor horizonte.
Actualmente, en la unidad de Registros Médicos, existen unos archiveros con la
Tarjeta Índice (459), donde se encuentra la tarjeta con datos sobre expedientes
actualizados, expedientes pasivos, expedientes fallecidos y otros que no existen,
por lo cual los tarjeteros necesitan una depuración.
Esto constituye un problema para el usuario externo o interno, ya que, al no existir
una definición de los procesos en la prestación del servicio, no se es resolutivo y
las decisiones podrían no ser las acertadas.
Al no contar con un Tarjetero Índice computarizado en el Servicio de Registros
Médicos del Hospital de La Anexión, se reproducen varios problemas como:
a. Demora a la hora de recibir la atención.
b. Duplicidad de expedientes médicos.
c. Procesos ineficientes e ineficaces.
d. Dificultad en la toma de decisiones.
43
1.2 Justificación El incremento de la demanda, sin un ajuste de la oferta, obliga a la CCSS a dirigir
sus esfuerzos, no solo para mantener los índices de salud, sino para mejorar la
atención, que favorezca la eficiencia, eficacia y la efectividad, con el fin de lograr,
mayor calidad a la hora de prestar atención medica, para mejorar la situación de
vida, de la población y ayudar en su desarrollo.
Analizar la factibilidad de la automatización de la tarjeta índice, como una
respuesta para abreviar los tramites en el Archivo Clínico, para aumentar la
productividad , para agilizar y mejorar los servicios, permitirá a los niveles de la
CCSS tomar decisiones con respecto a la utilización de los recursos materiales,
financieros, humanos, como tecnológicos
Todo lo anterior en acatamiento a los objetivos de la institución, que plantean en
el documento “Políticas y Objetivos Institucionales” en lo que respecta al Sistema
de Información de la Caja Costarricense de Seguro Social que establece: “Deberá
desarrollarse un Sistema de Información Institucional desconcentrado con base en
una política y un plan informático, que responda, a las necesidades de los
usuarios de la información, para apoyar con precisión y oportunidad la conducción
política, la planificación, gestión y para fortalecer la comunicación interna y
externa. Por este motivo la institución fortalecerá, los esfuerzos ya en
ejecución…” en cuanto a la prestación de servicios de salud, plantea la necesidad
de “Fortalecer el Desarrollo del Sistema de Información Gerencial, el Sistema de
Información Biomédica y otros sistemas de información, todo ello para favorecer
la toma de decisiones y mejorar la eficiencia institucional.
44
1.3 Definición del problema
Por lo anterior descrito se plantea la siguiente pregunta:
¿“Es factible la implementación de La tarjeta índice de pacientes computarizada
en el servicio del Archivo Clínico del Hospital de La Anexión en el 2008”?
1.4 Objetivos del Estudio 1.4.1 Objetivo General Analizar la factibilidad para implementar la tarjeta índice de pacientes
computarizada en el Archivo Clínico del Hospital de la Anexión.
1.4.2 Objetivos Específicos - Evaluar el proceso de apertura del Expediente Médico.
- Determinar la demanda de apertura del expediente médico en los servicios de
Admisión y el Servicio de Consulta Externa.
- Identificar los requisitos de la automatización de la Tarjeta Índice de pacientes
computarizada en el Archivo Clínico del Hospital de la Anexión.
- Determinar el costo de la automatización de la tarjeta índice de pacientes
computarizada, en el Archivo Clínico del Hospital de la Anexión.
- Recomendar las acciones pertinentes para la implementación la tarjeta índice de
pacientes computarizada, en el Archivo Clínico del Hospital de la Anexión.
II CAPITULO
MARCO TEORICO CONCEPTUAL
46
2. MARCO TEÓRICO-CONCEPTUAL 2.1 Marco Teórico Con la intención de situar al lector en el espacio en el que se suscribe el
argumento de estudio, se desarrollarán a continuación, algunas nociones notables
para la compresión de la temática que se analizara.
La información es la herramienta más poderosa, que toda empresa en la
actualidad, utiliza en un mundo globalizado.
2.1.1- Información - Concepto:
“La información es la adición o el procesamiento de datos, que puede proporcionar
un conocimiento o bien el entendimiento de ciertos factores.”
(John G. Burch y Felix R. Strater, México, D.F.: Editorial LIMUSA, 1986.Pág. 45)
A partir de los datos, en que se engendra la información; mediante subprocesos
que contienen registro, clasificación, organización, relación, transmisión e
interpretación.
La comunicación es un concepto primordial en la información, e indica, que ésta
es trasmitida de una persona (emisora) a otra (receptora) y que ésta la relacione y
dé sentido a lo transmitido.
Todos los datos tienen un origen, que se transforma en información, que se puede
utilizar, en la labor cotidiana, que a continuación se puntualiza:
- Fuentes de datos:
Las principales fuentes de datos con los que se engendra información, pueden ser
identificadas como fuentes internas de la institución o externas. Los informes que
ya están utilizables, aunque no estén estructurados, pueden ser obtenidos de
fuentes que ya existen, tratados y usados por los administradores para preservar
las decisiones tomadas. Una buena táctica, es hacer, una enumeración de todas
las fuentes de datos disponibles, como son los: expedientes de pacientes, archivo
de tarjetas de afiliación, registros, etc. Se debe examinar cada fuente para
identificar los datos específicos incluidos.
47
- Nivel de detalle de los datos
El sistema no debe aprobar la adquisición de datos, si no hay una necesidad
claramente definida. Se requiere un análisis de la relación costo-beneficio al
seleccionar los datos adquiridos y determinar la exactitud de las estimaciones que
deben realizarse. (Roberto J. Rodríguez, Washington, D.C. OPS, 1994. Pág. 64-65)
El avance de los conocimientos, brota de ideas claras y no de acopios
indiscriminados de enormes cantidades de datos.
El nivel de los datos por introducir en un sistema de información, obedece a dos
factores fundamentales: las necesidades del cliente y la disponibilidad, pero en
todos los casos la dimensión y capacidad de un sistema de información debe
almacenar un delicado equilibrio con su costo.
- Principios básicos para la recolección de los datos
El diseño de recolección de datos debe ser práctico, fácil de obtener y sus frutos
deben servir para planes múltiples, no se debe resumir grandes cantidades de
datos, sin importancia, ni notables.
Los datos recopilados deben ser de calidad, tener especificidad, ser aptos,
oportunos, convenientes a las necesidades, con valor agregado y armónico.
La exactitud y la claridad son otros de los principios básicos que deben tomarse en
cuenta al recogerlos.
- Transformación de datos en información
La señal básica de los sistemas de información es que los datos constituyen la
esencia sobre el que utilizan. Existen causas que crean y modifican los datos, con
controles de exactitud apropiados, y procesos que utilizan, analizan, resumen y
tratan los mismos. Los datos se pueden recopilar de diferentes maneras, pueden
ser repartidos, y a menudo se utilizan por medio de relaciones de transmisión y
terminales. (Roberto J. Rodríguez, Washington, D.C. OPS, 1994. Pág. 74-77).
Los datos de un establecimiento no cambian mucho, con el tiempo, igualmente los
atributos que se recopilan. Sin embargo, los valores de los datos, cambian continuamente, aunque, la estructura de los mismos (registros, archivos) no se modifique demasiado, si el sistema está bien diseñado y es conveniente para las
necesidades operativas de la institución. Los procesos que utilizan datos para
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crear información, tienden a transformarse continuamente, aunque los tipos
básicos de datos que deben ser procesados para organizar la nueva información,
una vez determinados, se mantienen iguales.
Hay que tener presente la importancia de delimitar los requerimientos de
información, por medio de la proyección detallada de las necesidades, análisis de
información, conformación de datos, análisis de los procedimientos para
transformar los datos de información y el análisis del manejo de la información.
- Atributos de la información
De acuerdo a Murdick y Munson, (Robert G. Murdick, Sistemas de información
administrativos, 1988, en Hernán Gómez G., Informática en la Administración Pública,
Bogotá, p. 121-123.) los atributos de la información son:
- Finalidad: La información debe buscar un objetivo.
- Modo y formato: Es la forma como el receptor aprecia la información.
- Redundancia: Es la abundancia de información transmitida por unidad de tiempo.
El exceso es perjudicial para el proceso de toma de decisiones, esto puede
complicar.
- Eficiencia: Entre menos datos sean necesarios para contribuir la misma
información, más eficaz será la transmisión de la información.
- Velocidad: Es la relación de aprovechamiento de la información transmitida en el
tiempo.
- Frecuencia: Es el lapso en que se entrega de la información, e influye en su
calidad.
- Determinista o probabilista: Es necesario determinar la certeza de la
información que se está manejando.
- Costo: El acceso a la información tiene un precio.
- Valor: Una gran porción es intangible y difícil de valorar cuantitativa o
cualitativamente.
- Confiabilidad: La credibilidad, la seriedad de la fuente y el origen
establecen la confiabilidad de la información.
- Exactitud: Determina la desviación con respecto a un valor real.
49
- Validez: Determina la aplicabilidad de la información que se está
examinando.
- Densidad: Es la cantidad de información por mensaje recibido. A
mayor densidad en una transmisión mayor es la información recibida.
Actualidad: Establece la antigüedad de la información.
- Valor de la información:
El valor de la información se relaciona de acuerdo a Davis y Olson, (Gordon B. Davis
y Margrethe H. Olson, México, D. F.: Editorial Mc Graw Hill, 1989.Pág. 629) con las
características que presente:
- Oportunidad de la información: involucra que ésta se encuentra útil en el
momento justo para la toma de decisiones, en la exactitud de la información.
- Jerarquía: es el nivel de complemento de la información según el estrato
organizacional en que se ubica el beneficiario.
- Relevancia: es la importancia que reviste la información para el
interesado.
- Claridad: es la ausencia de ambigüedades en la exposición de la
información.
- Imparcialidad: es la inexistencia de manejo en la información.
- Idoneidad: es el valor en que la información favorece al logro de los
objetivos organizacionales.
- Exactitud: es la información que se da correcta, información exacta envuelve
falta de errores.
Definición de necesidades de información
Las insuficiencias de información para manejar y monitorear un servicio, programa
o institución, varían de acuerdo a su contorno, a las prioridades y a su nivel de
complejidad. No podemos establecer el mismo conjunto de indicadores, para
todas las unidades, ya que las carestías y las infraestructuras de los programas
cambian.
La detalles de las necesidades de información está proporcionada por el equipo
gerencial del centro, en el cual se pueden identificar a los
Administradores y jefaturas de los diversos niveles organizacionales
50
- Planificación de la información
Para satisfacer las insuficiencias a nivel local, el método para el desarrollo de un
sistema de información, debe contener un marco coherente que instaure:
- Crear una identificación de los clientes.
- Necesidades de información por usuario.
- Prioridades para la mejora de las diferentes áreas.
- Caracterización de las fuentes, procesos y salidas.
- Un bosquejo en que se pueda asentar la tecnología.
- Una cadena de actividades para dirigir el proceso de transmisión.
- Determinación de recursos necesarios.
- Valor de los costos de inversión y operación.
Un procedimiento de información debe indicar las preguntas en un proceso de
intercambio caracterizado, por continuas consultas entre el personal operativo y de
sistemas. Debe reconocer preguntas como: ¿Cuáles son las necesidades de
información? ¿Cuáles son los sistemas a futuros? ¿Qué recursos se necesitan
para protegerla? ¿Cómo se realizara?
Existen diversas etapas en un plan para el desarrollo de un sistema de
información. Algunos de los movimientos claves son:
-La planificación de necesidades estratégicas
Que aporta los cimientos de todo el proceso al tratar de establecer los objetivos
generales y específicos de organización; la información precisa para permitirle
alcanzar sus metas y investigar los resultados.
-El análisis de las necesidades de información
Es un paso que se realiza identificando los tipos de datos que se deben proteger y
cómo se relacionan unos con otros. Si bien, esto sirve para facilitar una visión
general de las necesidades, no abarca toda la información para una base de
datos, es necesario, por lo tanto, una estructuración de los datos, que señale el
diseño lógico y detallado de la base de los datos. Este asunto debe llevarse a
cabo, simultáneamente, con el personal técnico de sistemas.
-El diseño de procedimientos
51
Instaura estructuras lógicas que constituyen el flujo de datos y hechos afines.
-El análisis del uso de datos
Suministra una manera formal de seleccionar y diagramar el uso de los datos, sus
sendas a través de la base de datos, su grosor e instante de acción.
En el campo de la salud, la necesidad de información para utilizar los programas,
varía, según el perfil benéfico de cada comunidad, la progresión de servicios
disponibles y su nivel de complejidad. La necesidad importante seria la
información sobre la salud individual, sobre la utilización y producción de servicios.
La información se necesita básicamente para identificar lo que se debe concebir,
lo que no se realizó y si lo realizado tuvo algún impacto.
Para puntualizar las necesidades de información se debe consultar con los
profesionales y los interesados del sistema de información. La confección de un
sistema de información, impide que los hábitos que se hagan rutinas y las tácticas
actuales relacionadas con los datos, hacen un régimen de información lo cual, no
es un producto estándar. Las deficiencias de información son una imagen de la
manera en que el gerente organice y maniobre el servicio, que debe ser protegido
por un modelo de datos, que se utilice para elaborar un marco estructural sobre
el cuál se puede disponer cómo utilizar la tecnología.
(Roberto J. Rodríguez OPS, 1994, p. 66-74)
Una vez que se logra instaurar las necesidades de información, se debe diseñar o
estructurar un sistema racional, coherente y eficaz para que los servicios optimen
en calidad y rapidez, debido que, a través de éste, la información se registra, se
organiza, se numera, se transmite, se comunica, se relaciona, etc. Se puede decir,
entonces, que la información mana a través del sistema y que el sistema tiene un
flujo de información. (Hernán Gómez G., Informática en la Administración Pública, Bogotá,
Pág. 123).
Un sistema de información, es una clasificación sistemática de los recursos
responsables de la recolección y procesamiento de datos, la fabricación de la
información, movimiento del sistema de informes y presentación de la información
por niveles en la organización.
52
El fin de un sistema de información es articular adecuadamente la operación de
sus componentes internos y externos, para que originen los datos necesarios
para la reproducción de información útil para la toma de decisiones de los
beneficiarios.
La misión de un sistema de información es reformar el desempeño de las
personas en las organizaciones mediante el uso de tecnologías de información.
(Barbara Mc Nurlin y Ralph H. Sprague, Information Systems Management in practice,
1989, p.13.)
Los sistemas de información le sirven a los diferentes niveles de autoridad de la
organización para asumir una comunicación con las jefaturas, se le ofrece la
información principal y oportuna para la toma de decisiones con la mira de mejorar
la eficiencia y la producción.
2.1.2- SISTEMAS - Concepto de Sistema
Hay muchas definiciones y de acuerdo a la óptica con se mire, para las
necesidades que se demanda, pero en este caso, es desde el matiz de la
informática, a continuación lo especifican algunos autores.
Del término “sistema” existen diferentes definiciones, algunas abstractas y otras
pragmáticas, entre ellas la de Murdick y Munson: “Un sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en
interrelación, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre
datos o información sobre energía o materia u organismos en una referencia
temporal para producir como salida información o energía o materia u organismos”.
(Robert G. Murdick, Sistemas de información administrativos, 1988,)
De las definiciones contribuidas por diferentes escritores se tiene en común tres
aspectos: los componentes del sistema, su interrelación y el objetivo que se
persigue.
53
- Teoría General de Sistemas:
En los años de la década de los cincuenta, el biólogo alemán Ludwig von
Bertalanffy presentó la Teoría General de Sistemas, en que se muestra una
sistematización conceptual de las relaciones, entre los componentes del mundo
empírico. Tomó algunos resultados de otras ciencias relativas a considerar a los
objetos físicos, químicos, sociales, etc., como sistemas. (Rethelny Figueroa y Carlos
Molina, Organización y gerencia pública, San José1992, Pág. 34.)
La teoría sistémica es la que presume la organización del conjunto social,
estructurada como una máquina, que los elementos sociales se enmarcan y
desenvuelven en un sistema ordenado, jerarquizado en el cual se da un conjunto
de entradas o insumos que son procesados por el sistema, para originar lo que se
conoce como una salida o producto.
La Teoría General de Sistemas (TGS) tiene una perspectiva amplia, debe tomarse
como la estilo a una nueva estructuración del pensamiento científico que pretende
ser la plataforma unificadora de las diferentes disciplinas; en tal sentido, es
necesario tener claridad en su estructura y nociones para aplicarla de una forma
integral y responsable. (Carlos H. Gómez Gómez, Ops. Pág. 109)
El enfoque y concepto sobre la TGS expuesto por García Madarriaga es el
siguiente:
“El postulado básico de la teoría general de sistemas consiste en
que todas las manifestaciones de la naturaleza, ya sean físicas,
biológicas o sociales, poseen en común algunas características
generales”. A partir de esto se pretende descubrir principios y leyes
que sean válidas para cualquier sistema”. “Cada ciencia particular
necesita adaptar el modelo teórico general, la TGS, y construir su
propio modelo, concreto y particular. (Ricardo García Madarriaga,
(Teoría General de sistemas, en Informática en la Administración Pública, p.109)
Existe gran pluralidad de sistemas, pero tienen características comunes con los
siguientes:
54
-Cuanto más especializado es un sistema, más difícil le resulta acomodarse a
diferentes circunstancias; o sea, entre más apto es un sistema para una situación
particular, se aplica con menor facilidad a una circunstancia nueva.
-Entre más grande y complejo sea un sistema, más recursos se derrochan en
controles de tipo administrativos y menos se manejan en lo operativo. Los
sistemas siempre constituyen parte de sistemas mayores (suprasistemas) y
pueden ser divididos en sistemas menores (subsistemas).
- Las permanentes ventajas de las organizaciones hacen que los sistemas nazcan,
luchando permanentemente para impedir la degradación.
- Componentes de un sistema:
Los componentes o elementos de un sistema son: las entradas, insumos o
estímulos; el proceso o mecanismo de transformación; las salidas, productos o
respuestas; la retroalimentación (Feed-Back) y el medio ambiente. Las entradas
establecen los requerimientos de materia prima que percibe de su entorno, a
través de información, energía o materia; que mediante el proceso se transforma
en salidas. Los productos consisten básicamente en la realización de los objetivos.
La retroalimentación es el medio por el cual el sistema codifica su
comportamiento, tomando muestras de su salida, para corregir o mejorar el
proceso, donde se miden la eficacia y la eficiencia de un proceso administrativo.
Como último el medio ambiente se describe al contexto en que se encuentra el
sistema, del que toma las entradas y al que entrega sus productos.
- Tipología de sistemas:
Se puede clasificar los sistemas:
a) Grado de complejidad: alto, bajo.
b) Comportamiento: predecible, no predecible.
c) Materialidad del objeto de estudio: físico con componentes concretos;
abstractos los atributos sólo existen en la mente del analista.
d) Su naturaleza: naturales (sistemas físicos como el sistema solar, los
sistemas moleculares y los sistemas vivientes como los sistemas animales,
plantas y el hombre); artificiales (son sistemas construidos, organizados y
55
mantenidos por el hombre, como los sistemas de información, sistemas de
transporte etc.) y los híbridos.
e) La presencia del hombre: sociales, hombre-máquina, mecánicos.
f) Su duración: Permanentes, temporales.
g) Su estabilidad: estables, no estables.
h) Su capacidad de adaptación: adaptables, no adaptables.
i) Carácter específico de su interacción con el entorno: cerrado, tienen muy poca o
ninguna interacción con el medio; abierto, notable interacción con el medio.
j) Sistemas abiertos por su capacidad de dirección: gobernados, autogobernados.
(Carlos H. Gómez G, OPS, Pág. 112-115.)
Para manejar un sistema se debe tener en cuenta que sea eficaz, en el
cumplimiento de sus objetivos, que es la medida de la idoneidad del producto. Y
que sea eficiente, con el uso inmejorable de los recursos del sistema para
encausar en forma correcta las entradas para obtener un resultado.
2.1.3 SISTEMA DE INFORMACION La información es la piedra angular de nuestra sociedad y gran parte de los
esfuerzos tecnológicos se han encaminado a su conservación, obtención,
protección, manipulación y comunicación.
Entre las funciones de la información está la de afirmar la toma de decisiones,
reduciendo el grado de incertidumbre. El uso de un recurso estratégico como el
desarrollo de sistemas de información en los sistemas de salud, lleva a crear un
contenido objetivo y preciso en la toma de decisiones, a nivel de los directores de
una organización.
El desarrollo de un sistema de información solicita un personal capacitado,
además, de la participación activa de los administradores de la organización,
donde conviene haber un balance adecuado entre costos de operación y los
beneficios que se obtienen.
- Sistematizar, Automatizar, “Computarizar”
Como definir el término de la implementación de la tarjeta índice, la siguiente
expresión nos puede ayudar.
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Es frecuente el uso intercambiable del vocablo sistematización con los términos
automatización y computarización, tanto en legos como en expertos. Asimismo es
común sugerir la “implantación” de computadoras como panacea para ordenar
una empresa desordenada, improductiva o desorganizada. Los computadores no
son la solución, no siempre forman parte de la solución, permanecería como “una
empresa desorganizada con sistemas computarizados”.
Es significativo tener claro el tipo adecuado de solución para los distintos
problemas que pueda presentar una institución. Si la institución tiene problemas
de organización, se debe emprender un diagnóstico institucional para analizar la
estructura y proponer soluciones; si el problema es de eficiencia, se debe valorar
los procedimientos; si el problema es de información, se debe efectuar un estudio
de la información de la empresa como sistema. (Carlos H. Gómez G, OPS Pág. 124)
Sistematizar una empresa significa reducir la empresa a un sistema, o ver a la
empresa como un sistema organizacional y trastornarla como tal; el proceso de
sistematización de una empresa ayuda a identificar los dispositivos de la misma, a
establecer las relaciones entre los subsistemas, a evaluar y corregir el
acoplamiento entre éstos, a determinar posibles fallas y fuentes de entropía
controlables.
La sistematización de la información de una empresa, es ajustar la información de
la empresa como un sistema, donde hay que identificar las entradas o insumos
para el sistema de información, las innovaciones o cambios que tolera dentro del
sistema, los productos o salidas de información que genera el sistema, visto en
forma dinámico a través de los flujos de información, sin dejar de lado el control de
calidad de la información que se establece en un lazo de retroalimentación. (Carlos
H. Gómez G, OPS Pág. 124)
El computador es un instrumento valioso como aporte al sistema de información,
que puede constituir parte de la solución empresarial, haciendo énfasis en el factor
humano implicado en todo el proceso como sujeto activo del mismo.
57
- Sistemas de información automatizados: La automatización se define en el diccionario Océano Uno como:
“el conjunto de técnicas y aplicaciones que tienen por objeto la regulación de máquinas o sistemas sin la intervención del hombre¨. (Diccionario Enciclopédico ilustrado, Editorial Océano, Colombia, 1990)
Según Gómez, una definición más técnica de automatización es:
“lograr que un proceso, sistema o aparato por medio de energía eléctrica o mecánica opere con poca o ninguna intervención humana”.
(Carlos H. Gómez G., OPS, Pág. 125)
Computarizar un sistema, proceso o actividad, logra sentido, si se cuenta con el
computador como herramienta. Los sistemas de información computarizados son
sistemas automatizados dispuestos por el hombre que son controlados por uno o
varios computadores. La calidad se establece por la precisión y confiabilidad de la
información que posea.
- Componentes
De acuerdo con Gómez, los componentes de un sistema de información
automatizado son:
- El Recurso Físico
Formado por las máquinas (hardware), que intervienen en el sistema.
- El Recurso Lógico
Constituido por los software que es el conjunto completo de
programas, procedimientos y documentación relacionada que está relacionada
con el sistema. Todo documento que se elabora durante la construcción
de un sistema de información es software del cual contiene:
- Definiciones formales de requerimientos. Las descripciones sobre las cuales se
fabrica el sistema.
- Programas y procedimientos realizados en máquina, es decir, las
instrucciones de cualquier índole que respeta la máquina.
- Documentos de diseño del software. Especificaciones técnicas para el avance
del sistema de información sobre la máquina misma.
58
- Documentos de mantenimiento de software. Cómo amonestar, mejorar y adaptar
los programas.
- Instrucciones de instalación y generación de software. Cómo orientar para que
funcionen los programas.
- Archivos de prueba, material de ensayo, y en general toda la
documentación para probar y manifestar el correcto funcionamiento del sistema.
- Instrucciones de exploración de software.
- Instrucciones de uso del sistema.
- Cursos, manuales de auto-estudio, enseñanza programada o asistido por
computador.
- El Recurso Humano
Es el relacionado con el sistema de información que debe estar en uno de los
grupos:
- Quienes aportan los datos.
- Quienes organizan y procesan los datos y generan la información.
- Quienes reciben la información.
- Los Datos
Constituyen el elemento primordial con la cual laboran los sistemas de
información. Los datos son del entorno, como de los procesos organizacionales.
Los mismos son almacenados y deben ser fácilmente recuperables cuando se
les necesita.
- Los Procedimientos
Son las políticas formales e instrucciones para operar el sistema.
- Las Salidas
Es el productos resultante de la información que sirve a los gerentes como
soporte a las tomas de decisiones.
- Tipología de los sistemas de información
Los sistemas de información computarizados se clasifican:
- Sistemas por lotes.
- Sistemas en línea.
59
- Sistemas en tiempo real.
- Sistemas para toma de decisiones.
- Sistemas basados en el conocimiento.
- Sistemas de información gerencial.
- Sistemas por lotes
La utilización de estos sistemas fue influyentemente en la década de los sesenta e
iniciaciones de los setenta; la cuál consistía en que el interesado preparaba los
datos que iban a ser procesados a continuación por el computador. Los datos de
entrada son un conjunto de transacciones dispuestas, en un tiempo determinado,
por un día, una semana, un mes, etc. Los datos de entrada se tabulaban en forma
manual en un formato por el beneficiario, quién recibía la salida del personal de
operación del computador en lugar de maniobrar el computador directamente.
- Sistemas en línea
Un sistema en línea es el que recoge las entradas directamente en donde son
creadas y los resultados se remiten directamente donde son necesitados.
Constituyen de los pasos siguientes:
- Entrada de datos a través de la Terminal.
- Validación de los datos en el momento en que se introducen.
- Procesamiento de los datos ingresados.
Los usuarios interactúan con los computadores a través de terminales en sus
estaciones de labor.
- Sistemas en tiempo real
Se le conoce también como procesamiento en línea siendo definido por James
Martín de la siguiente manera:
¨Un sistema de computación en tiempo real puede ser definido como aquel que controla un ambiente recibiendo datos, procesándolos, y retornando los resultados lo suficientemente rápido para afectar el ambiente en ese tiempo”. (Carlos H. Gómez G., OPS, Pág. 138)
La reacción de los computadores sucede en milisegundos o en microsegundos
con respecto a las entradas que reciben.
60
Ejemplos de estos son los sistemas de cajero automático, sistemas guiadores de
misiles, sistemas de “suicheo” telefónico entre otros.
La dificultad con estos sistemas es que, cuando no se responde lo
adecuadamente rápido, pueden salirse de control con la resultante degradación
del mismo.
- Sistemas para la toma de decisiones
Una característica común de los sistemas de toma de decisiones, es que, no sólo
toman y despliegan la información, sino que ejecutan una variedad de análisis
estadísticos y matemáticos de los datos, a veces además tienen la posibilidad de
presentar la información en diversas formas gráficas (tablas, diagramas, etc.)
además de los reportes convencionales.
Los sistemas para planeación estratégica (es una derivación de los anteriores) son
usados por los altos ejecutivos para evaluar y analizar los objetivos de la
organización. No son programas de computador en sí, son una complicada
combinación de procedimientos y actividades, manipulados en su mayor parte, por
personas que sirven de la información acumulada no sólo en el interior de la
organización (por medio de sus sistemas operacionales y de soporte a las
decisiones), sino también el derivado del medio ambiente de la empresa. (Carlos H.
Gómez G., OPS, Pág. 138-139)
El sistema de información debe responder por la información en los tres niveles
jerárquicos de la organización, el operativo, el táctico y el estratégico.
El uso de un sistema normal de apoyo a la toma de decisiones apresura el
proceso gerencial, siendo varias las características que presentan, entre las que
se enumeran:
-Se dirige en procesos de decisión en lugar de un procesamiento de
transacciones.
-Se plantea con facilidad, es sencillo en su estructura y se implementa y
transforma rápidamente.
-Los administradores lo diseñan y transitan.
-Proporciona información útil en un análisis administrativo, en lugar de
facilitar la “respuesta” a tomar una decisión.
61
-Se preocupa sólo de un área relativamente pequeña de análisis o una
porción pequeña de un problema grande, puede utilizarse más de un
sistema de apoyo de decisiones para un problema o trabajo grande.
-Tiene una método que trata de copiar la forma en que un administrador
examinaría la misma situación.
-Posee una base de datos que contiene información extraída de los
archivos de la organización e información de medio externo.
-Permite al administrador probar los resultados probables de decisiones
alternativas. (George M. Scott, Principios de sistemas de información, México,
1994, Pág. 85.)
- Sistemas basados en el conocimiento
Los sistemas basados en conocimiento son una de las importantes áreas de la
inteligencia artificial; se centralizan en encontrar una forma efectiva de concebir y
aplicar las destrezas en la comunicación, planeación y solución inteligente de los
problemas.
Existe un conjunto de características comunes para las diversas áreas del campo
de la inteligencia artificial:
- El uso de los computadores para hacer razonamiento simbólico.
- Se centran en problemas que no responden a soluciones algorítmicas.
- Se relacionan con los problemas que usan información errónea, incompleta,
difusa o pobremente definida, y con el uso de formalismos en la representación
que le permiten al programador remediar estos problemas.
- Sus energías se dirigen más bien a tomar y conducir las características
cualitativas de una situación.
- Desear manejar tanto el significado semántico como su forma sintáctica.
- Sus contestaciones no son óptimas ni exactas, pero de alguna manera tratan de
ser suficientes ¨ o adecuadas.
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Los sistemas basados en conocimientos tienen un significado más amplio
en que se incluyen a los sistemas expertos. (Carlos H. Gómez G., OPS, Pág. 139)
- Sistemas expertos
Es un sistema computarizado apto de razonar acerca de un dominio rico en
conocimiento, tal como medicina o geología. Debe tener gran rendimiento de
rapidez y confiabilidad; además tener el “talento” de explicar y razonar las
soluciones y recomendaciones al interesado.
- Sistemas de información gerencial
Preexisten muchas definiciones de los sistemas de información para la
administración, una definición breve y seria de un sistema de información
gerencial, o SIG, es la siguiente:
Un S.I.G., es un conjunto extenso y coordinado de
subsistemas de información que están racionalmente
integrados y que transforman los datos en información en
una variedad de formas para mejorar la productividad
conforme a los estilos y características de los
administradores con base en criterios de calidad
establecidos. (Carlos H. Gómez G., OPS, Pág. 101)
Un sistema de información para la administración es amplio, abarca muchos
aspectos, contiene sistemas de procesamiento de transacciones y sistemas de
información diseñados para los administradores de todos los niveles, que pueden
ser manuales computarizados; incluye sistemas de información de proyectos, de
oficinas, de pronósticos, de inteligencia, de apoyo a las decisiones y otros. El
elemento más importante de un sistema de
Información para la administración es el administrador, quien procesa y reparte la
información e interactúa con todos los otros elementos del SIG.
El SIG está coordinado internamente por un comité separado del gerente de
procesamiento o del gerente de informática, para asegurar que sus sistemas de
63
procesamiento de datos, automatización de oficina, apoyo de decisiones y otros
componentes se desarrollen y operen en forma planeada y ordenada.
Está compuesto por subsistemas que son parte del todo, cada uno de ellos
comparte las metas del SIG y de la organización. Estos subsistemas están
integrados para sus actividades, de modo que estén conectados con las de los
demás, esto hace que sea más eficiente el proceso de la información.
Un SIG transforma los datos en información de varias formas, por ejemplo,
los datos de costos para una organización particular pueden abreviarse con base
en costos totales, costos variables y costos estándar por cada unidad de la
organización, así como por cada tipo de costos, cliente y línea de productos.
La cantidad de formas en que se pueden convertir los datos en información
lo establece la característica del personal de la organización, las tareas para lo
que se precisa la información y lo que esperan las personas que reciben la
información.
El SIG acrecienta la productividad de varias formas: permite realizar en
forma eficiente las tareas de rutina, como la elaboración de un documento; facilita
niveles más altos de servicios a organizaciones externas y a los individuos;
advierte acerca de problemas internos y amenazas externas; comunica a tiempo
de las oportunidades existentes; proporciona el proceso administrativo normal y
desarrolla la capacidad de los administradores para tratar con problemas
anticipados.
Se conforma de acuerdo al estilo de la administración y de los usuarios
acoplándose a la naturaleza del trabajo especializado del personal profesional y
técnico. Hay que tener cuidado al diseñar un sistema, del agente humano de la
administración, si no resultará válido y descartado por el usuario.
Debe estar diseñado con las tolerancias de tiempo, relevancia y puntualidad
de la información. El tiempo varía de acuerdo a su necesidad de uso; debe ser
manejable para dar cualquier información que sea necesaria para problemas
especiales.
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Un sistema de información debe ser exacto en los datos que contengan sus
diferentes partes, si hay información complicada puede afectar la confianza de los
usuarios.
El SIG debe suministrar retroalimentación acerca de su propia eficiencia y
efectividad. El informe del deficiente funcionamiento en las computadoras y el
índice de errores de procedimiento, es un ejemplo de retroalimentación. Además
debe enseñar que también está cumpliendo su propósito el sistema de información
gerencial.
La retroalimentación debe sistematizarse y ser práctica del control y de las
actividades administrativas.
- Ciclo de vida de los sistemas de información
Cuanto tiempo tiene de validez la información, que tiempo almacenarla, son
interrogantes que toda empresa o institución debe plantearse.
Una metodología adecuada para garantizar el proceso de un sistema de
información es el uso del ciclo de vida de un proyecto, el modelo propuesto de
Edward Yourdon. (Edward Yourdon, Modern structured analysis, N. Y.: yourdon Press,
1989, en Carlos H. Gómez G., p. 144-150) consta de nueve actividades que se detallan
a continuación:
- Investigación preliminar
Asimismo conocida como estudio de factibilidad o estudio inicial, del cual se inicia
con una solicitud de un usuario para automatizar una empresa o servicio. Los
objetivos primeros son:
- Identificar los usuarios responsables y ampliar un alcance inicial del
sistema.
- Identificar las carencias actuales en el ambiente del usuario.
- Establecer metas y objetivos para el nuevo sistema, las funciones actuales que
piden ser implementadas o agregarse.
- Fijar si es factible automatizar el sistema, con estudio de costo- beneficio.
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- Disponer un plan del proyecto que será usado para ordenar lo que falta para
desarrollar el proyecto conteniendo el ciclo de vida que utilizará, el jefe de
proyecto, estructura organizacional, etc.
- Análisis del sistema
La intención inicial del análisis de sistema es el de transformar las políticas del
beneficiario y el plan del proyecto en una descripción estructurada, al final se
dispone un conjunto más detallado y exacto de presupuesto y la relación costo-
beneficio.
- Diseño
Está coherente con distribuir partes de las especificaciones producidas por el
análisis de los procesadores adecuados y en los cuidados convenientes para cada
procesador. El diseño hace la transformación de los modelos de datos de la
actividad preliminar hacia el diseño de la base de datos.
En esta fase, el esfuerzo está encaminado al diseño de sistemas de información
computarizada con los subsiguientes aspectos:
- Maneja una definición del problema para guiar la definición de la
solución.
- Investiga la fragmentación de amplios sistemas en cajas negras que
son organizadas en jerarquías en el computador.
- Trae herramientas para producir sistemas realmente entendibles.
- Brinda estrategias para una solución de diseño a partir del plan bien definido del
problema.
- Da criterios para evaluar la calidad de la solución de un sistema dado con
relación al problema para ser solucionado.
El sistema estructurado engendra sistemas fáciles de entender, confiables,
flexibles, de larga duración y eficientes en la operación.
- Implementación
Contiene la codificación como la composición de módulos, hacia un esqueleto
cada vez más completo por medio de la programación estructurada. Esto envuelve
el escribir las instrucciones en uno o varios lenguajes para desarrollar lo que los
analistas y diseñadores han organizado en módulos.
66
- Generar pruebas de aceptación
Esto encierra ejercicios para el sistema que afirmen que produce las salidas
adecuadas y presenta el comportamiento conveniente a partir de un amplio rango
de entradas.
- Asegurar calidad
Se precisa un control de calidad, el cual avala que el sistema tenga adecuados
niveles de confiabilidad y respuesta a las necesidades de los usuarios; esto debe
estar presente en todas las fases del sistema para certificar una calidad total del
producto.
- Descripción de procedimientos
Se persigue desarrollar un sistema completo, no sólo la porción automatizada,
sino también, la parte que le corresponde a la gente; por lo que se solicita la
generación de una descripción formal de manuales y la descripción de cómo los
usuarios interactúan con la parte automatizada del nuevo sistema. El fruto de esta
actividad es el manual del usuario.
- Conversión de base de datos
Esto es obligatorio si se hace la ejecución de un sistema con cambios en la base
de datos.
- Instalación
Gravita en instalar en servicio el nuevo sistema, ya sea en forma inmediata o en
forma progresiva; en paralelo con el sistema anterior o no.
Es significativo señalar que estas actividades no forzosamente deben ser
ejecutadas en secuencia; pueden varias de ellas ejecutarse en forma simultánea.
- Modelo de su sistema de información para la toma de decisiones Para la confección de un sistema de información automatizado que brinde apoyo
en la toma de decisiones, es necesario fundarse en una teoría; que en el caso de
este trabajo investigativo, la conforma la Teoría General de Sistemas (T.G.S.). A
continuación se refiere cada uno de los elementos que la componen de acuerdo al
estudio que se realiza. Por ello se describen: las entradas, el proceso y la salida.
- Entradas o insumos
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- Información de los usuarios: son la población adscrita al área de
atracción, en el caso de la consulta externa del Hospital de la Anexión, es de
110.000 habitantes.
- Normas y Procedimientos: los determinados por la institución a nivel nacional.
- Marco Constitucional: manifestado por el artículo 73 de la Constitución Política y
del artículo 177 (tercer párrafo) de la Constitución Política.
- Marco Jurídico: los artículos 1, 2, 3, de la Ley Constitutiva de la
C.C.S.S.
- Problemas y objetivos: que se plantean para realizar el proyecto de
investigación.
- Recursos Financieros: se tomaran del presupuesto asignado al Hospital.
- Recursos Materiales: los que se solicitaran al Hospital.
-Recursos Humanos: personal del servicio de archivo clínico administrativos,
profesionales y otros.
-Recursos Tecnológicos: conocimiento, computadores, software.
- Proceso:
El proceso del sistema de información para la toma de decisiones, se divide en
tres componentes:
-Recolección de los datos:
Los datos se recolectarán en forma clara, precisa, y oportuna; deben ser
relevantes, integrales, convenientes a las necesidades, además de tener un valor
agregado, específico, con credibilidad y responder a la necesidad de informar.
La captación de la información se llevará a cabo por medio del personal del
archivo clínico de los diferentes servicios, si fuera necesario
. La captación de los datos básicos se realizará en tiempo real, o sea que, cada
funcionario digitará la información en su respectivo computador, la cual será
almacenada en la base de datos central del Hospital y podrá ser consultada en
tiempo real, por cualquier usuario desde cualquier Terminal que esté conectada a
la red y teniendo los respectivos permisos, de acceso para acceder dicha
información. Inicialmente, se usará un tiempo prudencial para que el proceso en
68
paralelo entre el método manual y el método automatizado hasta garantizarse, el
correcto funcionamiento del sistema automatizado.
La verificación se llevará a cabo en forma diaria, semanal, quincenal o mensual,
con el fin de corregir errores, si los hubiese, como también para controlar la
producción. Puede efectuarse en los diferentes servicios como en el Archivo
Clínico al final del mes.
La clasificación de los datos se hace de acuerdo a los servicios encargados
de mostrar la información, como también a las actividades que se generen
particularmente.
La ordenación se utilizará el orden utilizado por la Institución.
La sumarización de los datos para consecuencias de informes, se hará en
forma mensual, si fuera necesario..
El cálculo se realiza también en forma mensual, para efectos de análisis y
evaluación de la producción, no siendo esto inflexible.
El almacenamiento y recuperación de los datos se hará de la siguiente
manera: Memoria principal (disco duro), disquetes (1.44 y 1.2 Mb), discos
compactos y en tape Backup (cinta tipo DAT), Llave Maya.
La reproducción de los datos se hará en forma impresa, como también por
medio de discos (flexibles como compactos) y de cinta.
La distribución / comunicación se hará necesariamente si se solicita porque
será uso exclusivo para atención al usuario
Otros: para responder a necesidades específicas como investigación,
control (Auditoria de la C.C.S.S.), etc.
-Producción de información
Las informaciones reproducidas deben tener las siguientes características:
deben ser accesibles a los usuarios, comprensibles, precisas, tener
propiedad, claridad, flexibilidad, verificables, imparciales y cuantificables.
-Procesamiento y análisis de la información
Estos se llevarán a cabo en los servicios de Archivo Clínico, Identificación,
Admisión y Urgencias. Dichos procedimientos se explicitan con mayor
detalle en la descripción mas adelante.
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- Salidas o productos
Los resultados de la información se analizarán en los módulos de toma de
decisiones como son: Dirección Medica del Hospital, Jefatura de Consulta
Externa, Jefes de las diferentes especialidades médicas, Jefe de REDES.
Para que la manejen en planificación, programación, evaluación, control,
informar a la población, a los funcionarios y administradores de salud, con
el propósito conceder recursos suficientes en lugares de mayor necesidad,
para establecer necesidades de personal y para disponer ahorros de
recursos
- Entorno
Se estima que este subsistema de información es parte, de un sistema
mayor de la institución en que se encuentra operando, por lo que el
ambiente o el entorno, está constituido por este último, con el cual se
encuentra en íntima relación.
2.2 MARCO CONCEPTUAL 2.2.1 Oferta y Demanda.
En salud la población demanda atención medica, que se le ofrece al asegurado,
que llega a nuestro centro medico, pero que son estos conceptos que a
continuación se especifican: El modelo de la oferta y la demanda describe, la
interacción en el mercado de un determinado bien entre consumidores y
productos, en relación con el precio y las ventas de dicho bien. Es el modelo
fundamental de la microeconomía, y se usa para explicar una gran variedad de
escenarios microeconómicos. Además, sirve como base para otras teorías y
modelos económicos. El primero que describió este comportamiento fue Antoine
Augustin Cournot, y fue Alfred Marshall quien lo popularizó posteriormente.
Este modelo predice que, en un mercado libre y competitivo, el precio se
establecerá en función de la solicitud por los consumidores y la cantidad proveída
por los productores, generando un punto de equilibrio, en el cual, los
70
consumidores estarán dispuestos a adquirir todo lo que ofrecen los productores al
precio marcado por dicho punto.
Historia
La expresión "oferta y demanda" fue acuñada por Luis Quezada Ávila en su obra
Estudio de los principios de la economía política, publicada en 1767. Adam
Smith usó esta frase en su libro de 1776 La riqueza de las naciones, y David
Ricardo, en su libro Principios de política económica e impositiva de 1817,
tituló un capítulo "Influencia de la demanda y la oferta en el precio".
En La riqueza de las naciones, Smith en general asume que el precio de oferta
es fijo, y que es únicamente la demanda la que hace que el precio suba o baje.
Ricardo, en los Principios de política económica e impositiva, establece de
forma más rigurosa algunas suposiciones que sirvieron para forjar sus ideas sobre
la oferta y la demanda. Pero fue Antoine Augustin Cournot el primero que
desarrolló un modelo matemático para explicar la oferta y la demanda en su libro
Desarrollo de los principios matemáticos de la teoría de la bonanza económica.
Durante los últimos años del siglo XIX surgió la escuela de pensamiento marginal.
Este campo fue iniciado por Stanley Jevons, Carl Menger y León Waldras. La idea
principal es que el precio se establecía a partir del precio más alto. Fue un cambio
sustancial respecto a las ideas de Adam Smith sobre la determinación del precio
de oferta.
Este modelo fue desarrollado y popularizado más tarde, por Alfred Marshall en su
ensayo Principios de economía. Junto con Léon Walras, Marshall se centró en el
punto de equilibrio en el cual las dos curvas se cortaban. Desde finales del siglo
XIX, esta teoría de la oferta y la demanda se ha mantenido prácticamente
inamovible. La mayoría de los estudios posteriores se han centrado en buscar las
excepciones del modelo (como la oligarquía, los costes de transacción o el
principio de no racionalidad).
71
Teoría fundamental
El modelo establece que en un mercado libre, la cantidad de productos ofrecidos
por los productores y la cantidad de productos demandados por los consumidores
dependen del precio de mercado del producto. La ley de la oferta indica que la
oferta es directamente proporcional al precio; cuanto más alto sea el precio del
producto, más unidades se ofrecerán a la venta. Por el contrario, la ley de la
demanda indica que la demanda es inversamente proporcional al precio; cuanto
más alto sea el precio, menos demandarán los consumidores. Por tanto, la oferta y
la demanda hacen variar el precio del bien.
Según la ley de la oferta y la demanda, el precio de un bien que se sitúa en la
intersección de las curvas de oferta y demanda. Si el precio de un bien está
demasiado bajo y los consumidores demandan más de lo que los productores
pueden poner en el mercado, se produce una situación de escasez, por tanto, los
consumidores estarán dispuestos a pagar más. Los productores subirán los
precios, hasta que, se alcance el nivel al cual los consumidores no estén
dispuestos a comprar más si sigue subiendo el precio. En la situación inversa, si el
precio de un bien es demasiado alto y los consumidores no están dispuestos a
pagarlo, la tendencia será a que baje el precio, hasta que se llegue al nivel en el
cual los consumidores acepten el precio y se pueda vender todo lo que se
produce.
La oferta
La oferta es la relación entre la cantidad de bienes ofrecidos por los productores y
el precio de mercado actual. Gráficamente se representa mediante la curva de
oferta. Debido a que la oferta es directamente proporcional al precio, las curvas de
oferta son casi siempre crecientes. Además, la pendiente de una curva de oferta
suele ser también creciente (es decir, suele ser una función convexa), debido a la
ley de los rendimientos decrecientes.
72
A veces, las curvas de oferta no tienen una pendiente creciente. Un ejemplo es la
curva de oferta del mercado laboral. Generalmente, cuando el salario de un
trabajador aumenta, éste está dispuesto a ofrecer un mayor número de horas de
trabajo, debido a que un sueldo más elevado incrementa la utilidad marginal del
trabajo (e incrementa el costo de oportunidad de no trabajar). Pero cuando dicha
remuneración se hace demasiado alta, el trabajador puede experimentar la ley de
los rendimientos decrecientes en relación con su paga. La gran cantidad de dinero
que está ganando hará que otro aumento de sueldo tenga poco valor para él. Por
tanto, a partir de cierto punto trabajará menos a medida que aumente el salario, y
decide invertir su tiempo en ocio. Este tipo de curvas de oferta ha sido observado
en otros mercados, como el del petróleo: después del récord del precio provocado
por la crisis de 1973, muchos países exportadores de petróleo disminuyeron su
producción.
Otro ejemplo de curvas de oferta atípicas lo encontramos en las compañías de
servicios públicos. Debido a que una gran cantidad de sus costes son fijos, el
coste marginal de estas empresas es prácticamente una constante, con lo cual su
curva de oferta es una recta creciente.
Cuando cambien los costos de los productores, la curva de oferta se desplazará.
Si el costo se reduce, los productores ofrecerán más cantidad en cada precio y
esto desplaza la curva S1 a la derecha hacia S2. Este incremento en la oferta
causa que el precio de equilibrio se reduzca de P1 a P2. La cantidad de equilibrio
aumenta de Q1 a Q2, ya que la cantidad demandada aumenta por el precio más
barato.
Demanda
La demanda es la cantidad de bienes y servicios que los consumidores desean y
están dispuestos a comprar dependiendo de su poder adquisitivo. La curva de
demanda representa la cantidad de bienes que los compradores están dispuestos
a adquirir a determinados precios, suponiendo que el resto de los factores se
mantienen constantes (cláusula ceteris paribus). La curva de demanda es por lo
73
general decreciente, es decir, a mayor precio, los consumidores comprarán
menos.
Los determinantes de la demanda de un individuo son el precio del bien, el nivel
de renta, los gustos personales, el precio de los bienes sustitutivos, y el precio de
los bienes complementarios.
La forma de una curva de demanda puede ser cóncava o convexa, posiblemente
dependiendo de la distribución de los ingresos.
Como se ha dicho antes, la curva de demanda es casi siempre decreciente. Pero
hay algunos ejemplos extraños de bienes que han tenido curvas de demanda
crecientes. Un bien cuya curva de demanda tiene una curva creciente se conoce
como un bien de Giffen o un bien Veblen. Sin embargo, la existencia real de este
tipo de bienes es más que discutible, y en todo caso estaría orientada a
fenómenos sociales y no puramente económicos, como la ostentación de
riquezas.
Cambios en la demanda y cantidad demandada
El gráfico muestra un incremento de la demanda desde D1 hasta D2, provocando
un aumento del precio y de la cantidad producida.
74
El precio de un producto del mercado está determinado por un equilibrio entre la
oferta (lo que se quiere producir a un precio determinado) y la demanda (lo que se
desea comprar a un precio determinado). El gráfico muestra un incremento de la
demanda desde D1 hasta D2, provocando un aumento del precio y de la cantidad
producida relativas.
Cuando más gente desea algo, la cantidad exigida en todos los precios tenderá a
aumentar. Esto es un aumento en la demanda. La demanda creciente se puede
representar en el gráfico como la curva a la derecha, porque en cada punto del
precio, se exige una mayor cantidad.
Este aumento en demanda provoca que la curva inicial D1 se desplace a la nueva
curva D2. Hace que el precio de equilibrio de P1 al P2. Esto levanta la cantidad del
equilibrio de Q1 a Q2. Inversamente, si la demanda disminuye, pasa lo contrario,
se va de la curva D2 a D1. ("http://es.Oferta-Demanda Andrés Popritkin, 2008”)
2.2.2 Costo-Beneficio
Realmente los beneficios que recibe la población asegurada y no asegurada,
justifica los costos que se pagan a diario en salud, como se definir estos nociones:
El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener
los mayores y mejores resultados al menor esfuerzo invertido, tanto por eficiencia
técnica como por motivación humana. Se supone que todos los hechos y actos
pueden evaluarse bajo esta lógica, aquellos dónde los beneficios superan el coste
son exitosos, caso contrario fracasan.
El análisis de costo-beneficio es un término que se refiere tanto a:
• Una disciplina formal (técnica) puede utilizarse para evaluar, o ayudar a
evaluar, en el caso de un proyecto o propuesta, que en sí es un proceso
conocido como evaluación de proyectos.
• Un planteamiento informal para tomar decisiones de algún tipo, por
naturaleza inherente a toda acción humana.
75
Bajo ambas definiciones el proceso involucra, ya sea explícita o implícitamente, un
peso total de los gastos previstos en contra del total de los beneficios planteados
de una o más acciones con el fin de seleccionar la mejor opción o la más rentable.
Muy relacionado, pero ligeramente diferentes, están las técnicas formales que
incluyen análisis coste-eficacia y análisis de la eficacia del beneficio.
Técnica de decisión
El análisis costo-beneficio es una técnica importante dentro del ámbito de la teoría
de la decisión. Pretende determinar la conveniencia de un proyecto mediante la
enumeración y valoración posterior en términos monetarios de todos los costes y
beneficios derivados directa e indirectamente de dicho proyecto. Este método se
aplica a obras sociales, proyectos colectivos o individuales, empresas privadas,
planes de negocios, etc., prestando atención a la importancia y cuantificación de
sus consecuencias sociales y/o económicas.
-Análisis Costo Beneficio
- ¿Para qué sirve?
La técnica de Análisis de Costo / Beneficio, tiene como objetivo fundamental
proporcionar una medida de la rentabilidad de un proyecto, mediante la
comparación de los costos previstos, con los beneficios esperados en la
realización del mismo.
Esta técnica se debe utilizar al comparar proyectos para la toma de decisiones.
Un análisis Costo / Beneficio por si solo no es una guía clara, para tomar una
buena decisión. Existen otros puntos que deben ser tomados en cuenta, ej. La
moral de los empleados, la seguridad, las obligaciones legales y la satisfacción del
cliente.
El análisis Costo-Beneficio, permite definir la factibilidad de las alternativas
planteadas o de un proyecto a ser desarrollado.
La utilidad de la presente técnica es la siguiente:
Para valorar la necesidad y oportunidad de la realización de un proyecto.
Para seleccionar la alternativa más beneficiosa de un proyecto.
76
Para estimar adecuadamente los recursos económicos necesarios, en el plazo de
realización de un proyecto.
¿Cómo se elabora?
El análisis Costo / Beneficio involucra los siguientes:
• Llevar a cabo una lluvia de ideas o reunir datos provenientes de factores
importantes y relacionarlos con cada una de sus decisiones.
• Elaborar dos listas, la primera con los requerimientos para implantar el
proyecto y la segunda con los beneficios que traerá el nuevo sistema.
Antes de redactar la lista es necesario tener presente que, los costos son
tangibles, es decir, se pueden medir en alguna unidad económica, mientras que
los beneficios pueden ser tangibles y no tangibles, es decir, pueden darse en
forma objetiva o subjetiva ("http://es.wikipedia.org/wiki/Costo Beneficio- 15 mayo 2008")
2.2.3 El Estudio de Factibilidad Dentro de las Etapas de Sistemas Administrativos
- Estudio de factibilidad
Consideraciones previas para evaluar la elección de un equipo
¿Qué se deba evaluar para seleccionar un equipo?
En primer lugar, la arquitectura del equipo que analizamos, lo que implica evaluar,
cual es la arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las
aplicaciones que pensadas para desarrollar en nuestro futuro equipo.
En este punto, debemos evaluar la filosofía con que fue construida la computadora
y la orientación técnica de sus componentes, en relación con el tipo de
procesamiento para el que fue pensado originalmente.
Según la filosofía de su construcción, el procesamiento puede ser: centralizado,
descentralizado o distribuido, y de acuerdo a la envergadura de algunas
compañías, una mezcla e ellos.
77
Cada una de estas filosofías apunta a resolver los distintos problemas que puede
enfrentar una Empresa, en relación con el procesamiento de datos, y a su vez,
contemplan las pautas políticas con que cada Empresa encara la resolución de
sus problemas.
Como vemos, los equipos de computación abarcan un amplio espectro en lo que
hace a la problemática empresarial, y esto es así, porque de esta forma los
proveedores de equipos se aseguran una mayor penetración en el mercado.
Cada filosofía establece un diseño o arquitectura de construcción, de cada
dispositivo de la "maquina", y es en función de esas pautas que se determinan el
tamaño, capacidad, velocidad, etc., de cada componente del sistema.
Por lo expuesto, resulta imprescindible el conocimiento del "problema" de la
Empresa; antes de iniciar la evaluacion técnica que permita definir la filosofía,
arquitectura y tipo de procesamiento por emplear.
Por tal motivo, será necesario conocer y comprender las particularidades del
"Negocio" de la Empresa, que además, evitará desvíos en la caracterización de
sus problemas por consideraciones de tipo teórico fuera de su contexto.
Por otra parte, se deberán analizar los motivos por los cuales la Empresa decide
invertir en equipos de computación. Las razones pueden ser:
• Por encontrarse en etapa de expansión
• Por prever una futura etapa de expansión
• Por encontrarse en etapa de recesión (Necesidad critica de reducir costos)
En los dos primeros casos, el desarrollo de sistemas esta ligado al desarrollo de la
Empresa, por tal motivo, invierte en computación.
En el tercer caso, la inversión en computación forma parte de un "Plan de
Austeridad" y entonces, solo el ahorro inmediato justifica la misma.
Puede observarse, en cada caso, las restricciones sobre el proyecto que actúan
de manera diferente, y son un condicionante crítico, tanto para definir la
78
configuración, como para dimensionar la instalación, si bien en los tres casos,
estamos frente a un "Estudio de Factibilidad para incorporar un computador".
Generalmente, suele pensarse que el diseño de la configuración de una
instalación, solo depende del volumen de información por procesar, y que a su vez
cuantificada esta variable, el responsable del proyecto decide cuantas terminales,
impresoras, etc., necesita.
Sin lugar a dudas, esta situación es un grave error, dado que el volumen de la
información, como parámetro, incide en la evaluación de las velocidades de cada
dispositivo y en la forma de almacenamiento de los datos, pero no determina el
diseño de la configuración, que necesariamente estará condicionada a las políticas
que encuadran al proyecto.
Como hemos visto, la configuración debe contemplar los aspectos políticos que la
condicionan; los volúmenes, las velocidades y capacidad de los dispositivos, y
finalmente, los aspectos técnicos referidos al hardware y software.
La complejidad que presenta la evaluación de un proyecto de inversión, como la
toma de un computador, impone la utilización de una metodología que establezca,
una disciplina de trabajo que permita el planeamiento y control del proyecto,
facilite la asignación de tareas y mejorar las estimaciones, y en definitiva nos
permita reducir el riesgo.
En el presente trabajo se formula una metodología para efectuar “un Estudio de
Factibilidad” para la toma de un computador que contempla los aspectos
mencionados anteriormente, si bien pues, este no es el único proyecto de
inversión en informática que requerirá ser evaluado, también se pueden dar los
siguientes casos:
• Reemplazo del actual computador
• Reestructuración del área de sistemas
• Revisión parcial de la instalación
• Procesamiento de determinadas aplicaciones
• Aplicaciones especificas (Robótica, Sistemas Expertos, etc.)
79
En cada caso, se deberá evaluar que etapas y fases de la metodología se deberán
utilizar, pero el común denominador será que el “Estudio de Factibilidad” tiene por
objeto, transformar un acto aventurado de inversión, en una decisión de riesgo
calculado.
La ausencia de una metodología se debe más a la falta de apreciación del riesgo
involucrado, que a la dificultad para su formulación y posterior ejecución.
. ("http://es.Factibilidad Eduardo Horacio Quinn.sinectis.com.ar, 2008")
III CAPITULO
MARCO METODOLOGICO
81
3. MARCO METODOLOGICO En este apartado, se describe: el tipo de investigación, objetivo, definición de las
fuentes de información y las variables de Operacionalización, para poder realizar
el análisis del presente trabajo, en la eventual implementación de la tarjeta índice
de pacientes y su automatización en el área del .Archivo Clínico.
3.1. Tipo de Investigación El estudio es una investigación descriptiva, documental y exploratoria.
De acuerdo a lo que define Best (1982,81):
“La Investigación descriptiva refiere minuciosamente e
interpreta lo que es. Está relacionada a condiciones o
correcciones existentes: prácticas que prevalecen,
opiniones, puntos de vista o actitudes, que se mantienen,
proceso en marcha, efectos que se sienten o tendencias
que se desarrollan.
El proceso de la investigación descriptiva rebasa la mera
recogida y tabulación de datos: supone un elemento
interpretativo del significado o importancia de lo que se
describe. Así la descripción se halla combinada muchas
veces con la comparación o el contraste, suponiendo
mensuración, clasificación, interpretación y evaluación.”
Se debe tener presente que la investigación descriptiva no se limita únicamente a
recolección de datos, pues ésta coincide en lo que respecta a objetivos, con lo que
plantean Van Dalem y Meyer (1974,126):
“Su objetivo consiste en llegar a conocer situaciones
mediante la descripción exacta de las actividades,
objetos, procesos y personas.”
82
La investigación descriptiva, no se limita a una descripción de los datos, sino que
en ella, los investigadores recolectan los datos sobre una hipótesis o teoría,
obteniendo la información de una manera ordenada.
Mediante este tipo de investigación, se puede determinar el estado el cuál se
encuentran los problemas o fenómenos en estudio, efectuando una descripción
minuciosa de los mismos y plantear soluciones de una determinada situación de
acuerdo con las necesidades existentes.
Según su naturaleza, las investigaciones se califican en: empíricas,
experimentales y documentales.
(Sierra, 1989,35), señala que “La investigación
documental, tiene como objeto directo la observación de
fuentes documentales.”
El hombre utiliza la escritura para registrar en diversos documentos desde sus
experiencias más íntimas, hasta los conocimientos científicos y técnicos de una
época.
En las sociedades actuales, en los organismos públicos y privados se lleva cuenta
ordenada y regular de los hechos más importantes, que pueden ser:
demográficos, económicos, laborales, sanitarios, educativos, financieros y otros.
La cuenta ordenada constituye la base de las estadísticas en las que refleja y
presenta de manera sistemática y regular, la dimensión de los fenómenos y
procesos más importantes. Las técnicas modernas permiten registrar y conservar
los sonidos e imágenes de toda clase de sucesos. Incluso los objetos, como un
momento o un simple utensilio, tienen valor documental, evidencian la naturaleza,
organización y nivel de desarrollo de una sociedad determinada.
Los escritos, películas, fotografías, reproducciones de sonidos y objetos de toda
clase son documentos y constituyen el objeto de la observación documental.
Sierra, (1984, 282), define la observación
documental como “el tipo de observación que versa
sobre todas las realizaciones que dan cuenta de los
acontecimientos sociales y las ideas humanas o son
83
producto de la vida social y, por lo tanto, en cuanto
registran o reflejan ésta, pueden ser utilizados para
estudiarla indirectamente.”
Con los datos obtenidos se dan generalizaciones significativas, dando origen a
nuevos conocimientos o más validez a una teoría ya conocida.
3.2- Objeto de estudio y su delimitación El objeto de estudio de la presente investigación es la necesidad de computarizar
la tarjeta índice de pacientes, en relación con los recursos disponibles, para
brindar un servicio más conciso y de mayor calidad a la población.
3.3- Definición de la población y de la muestra La población estudiada fue la cantidad de expedientes acumulados activos
custodiados en el archivo y los que se determinen la demanda potencial en el
Hospital de La Anexión, lo que corresponde al 100%.
Arellanos, 1990, Pág. 32: define población como:
“Se puede definir población o universo, como un total de habitantes que
reside en una determinada zona geográfica, país, cuya característica o ambiente cultural responde a un determinado comportamiento.” 3.4- Fuentes de Información. La información utilizada, para analizar la factibilidad de la implementación de la
tarjeta índice computarizada de pacientes en el Hospital de la Anexión, fueron la
entrevista, la consulta documental, cuadros estadísticos, encuesta y algunos otros
instrumentos, para tales fines.
A continuación se desarrolla la temática, que es tomada de Internet para definir las
fuentes para efecto de la investigación:
-Clasificación de las fuentes de información
Según su originalidad u orden de precedencia puede ser:
84
- Fuente primaria, Es el material de primera mano relativo a un fenómeno que
se desea investigar. En el caso de la historiografía, lo que en su tiempo ha servido
como instrumento para construir la historia.
- Fuente secundaria, Es un texto basado en fuentes primarias, que implica un
tratamiento: generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación (ver en
este mismo artículo tratamiento de las fuentes). En la historiografía (el estudio de
la historia), las fuentes secundarias son aquellos documentos que no fueron
escritos contemporáneamente a los sucesos estudiados.
-Fuente terciaria Es una selección y recopilación de fuentes primarias y
secundarias, por ejemplo: bibliografías, catálogos de biblioteca, directorios, listas
de lecturas y artículos sobre encuestas.
-Tipología de las fuentes
Según su tipología puede ser:
- Fuente escrita
- Fuente oral
-Fuente arqueológica
-Tratamiento de las fuentes
-Reunión de fuentes
El primer paso de cualquier investigación es la reunión de un corpus documental
suficiente de todas las fuentes de información que vayan a interesar en el tema
sobre el que se esté investigando.
85
-Crítica de las fuentes
En el tratamiento de las fuentes documentales, si pretende ser científico, tiene que
partir de una crítica de las fuentes, es decir, del juicio que el investigador
(periodista o historiador, por ejemplo) debe hacer sobre su sinceridad y
correspondencia con la realidad.
-Contraste de fuentes
Evaluadas en su validez, las fuentes deben contrastarse entre ellas, viendo si
coinciden o discrepan, y en qué grado. De ser numerosas ha de aplicárseles el
método estadístico que sea más apropiado.
-Respeto a las fuentes
Al mismo tiempo, el tratamiento de las fuentes debe ser respetuoso con ellas
mediante la fidelidad a las fuentes: no falsearlas ni tergiversarlas para hacerlas
decir, lo que al investigador el interesa que digan.
-Cita de las fuentes
La investigación original no debe ocultar las fuentes en las que se basa. Si la
aportación original es insuficiente o irrelevante, no hay originalidad sino plagio. La
reproducción de citas puede ser abusiva (a veces la mayor parte de el texto son
entrecomillados). Para algunos casos (publicación o edición crítica de fuentes), la
tarea del investigador se convierte en una glosa. Es necesario utilizar con cuidado
el recurso que se conoce como intertextualidad: no entrecomillar y citar a lo largo
del texto que escribe el autor de la investigación, pero reconociendo en sí en el
propio texto, a pie de página o al final del capítulo o la obra que lo que se dice
tiene una fuente y no es del todo producción propia.
86
Dicha información debe contar con las siguientes características:
- Confiable.
- Verificable.
- Actualizada
- Suficiente de acuerdo a los objetivos.
Para efecto del trabajo se utilizaron las dos primeras fuentes, sin descartar
la tercera opción. (http://es.wikipedia.org/wiki)
3.5- Operacionalización de las variables En el cuadro 1, operacionalización de las variables, se presentan los componentes
que se desarrollan y aplican en la investigación.
Cuadro 1 Operacionalización de las variables
OBJETIVO ESPECIFICO
VARIABLE
DEFINICION CONCEPTUAL
DIMENSION
DEFINICION CONCEPTUAL
DEFINICION OPERACIONAL
INSTRUMENTAL Evaluar el proceso de Apertura del Expediente Médico
Proceso de Apertura del Expediente Medico y tiempos de espera.
Conjunto de pasos secuenciales para la apertura del expediente
Descripción de la Confección Tarjeta Índice Descripción del Confección Expediente medico. Análisis de los Tiempo de es- pera. Descripción del Archivo de la tarjeta índice.
Descripción: Acción y efecto de describir Análisis: Estu- dio posibles so- luciones de un problema.
Flujo grama Tiempo Consulta Externa. Tiempo Urgencias Tiempo Hospitalización
Entrevista
Determinar la demanda de apertura del expediente medico en el servicio de Admisión y Archivo Clínico.
Demanda apertura del expediente medico.
Cantidad de solicitudes de apertura de expedientes
Análisis de la Demanda potencial del expediente medico y tarjeta a computarizar. Análisis de la Cantidad de expediente y tarjeta índice.
Demanda: Solicitud de un servicio. Expediente: Conjunto de papeles, serie ordenada his- toria de salud. Tarjeta; Pieza de cartulina que lleva im- preso los datos personales. Computarizar: Someter datos al tratamiento de una compu- tadora.
Cantidad de expedientes y tarjeta índice.
Cuadros Estadísticos. Consulta Documental
Identificar los Requisitos de la automatiza- ción de la tar- jeta indice
Requisitos de la Automatización
Necesidades de la automatización.
Análisis de Equipos. Software. Recurso Humano Financiero. Capacitación
Equipos: instrumentos y aparatos es- peciales para un fin deter- minado Software: con- junto de pro- gramas escri- tos para una computadora. Recurso: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad Capacitación: Facultar a una persona para hacer algo.
Cantidad de equipo, recurso humano, finan- ciero. Numero de cur- sos de Capaci- tación.
Entrevista
Determinar los Costos de la Automati-zación de la tarjeta indice
Los Costos de la auto- matización
Costos de la automatización
Análisis de: Actualización Costo Inversión. Costos totales. Costo Beneficio costos
Costos. Cantidad que sufraga. Beneficio: Bien que se hace o se recibe. Utilidad, provecho, ganancia, rendimiento. Inversión: Acción y efecto de invertir.
Monto total de la implementación. Monto requerido en la inversión. Relacionar el costo de la inversión con respecto a los beneficios.
Entrevista Cuadro Monto en colones de la implementación. Monto en colones de la inversión. Monto de la relación inversión –beneficio.
87
Su variable con su respectiva definición, su dimensión con su respectiva
definición, definición operacional e instrumental.
88
3.5.1 Técnicas e Instrumento de Recolección La técnica de recolección de los datos para el desarrollo de esta investigación se
fundamentó en: Técnica de observación, de entrevista estructura y de entrevista
no estructurada.
3.5.2 Técnica de Observación Permite obtener información sobre los fenómenos o acontecimientos tal como se
producen. Es una técnica por el cual observa, anota las indagaciones que el
considera importante para la investigación que efectúa, aparece en beneficio de
dar la solución requerida. 3.5.3- Técnica de entrevista estructurada Esta entrevista consiste, en un cuestionario previamente, preparado con
preguntas que se plantean en el mismo orden y con los mismos términos, se le
aplicó a los funcionarios del Hospital de la Anexión, para determinar la necesidad
de la automatización de la tarjeta índice en el servicio Archivo Clínico de
Registros Médicos.
3.5.4- Técnica de entrevista no estructurada Es la entrevista más flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigación
rigen en las preguntas, su contenido, orden, prioridad y formulación se encuentran
por entero en manos del entrevistador. (Gallardo, 1994. Pág. 194)
El fin primordial es obtener información clara y concisa para desarrollar la
investigación.
89
3.6- Procesamiento de la información El procesamiento de los datos se realizó en forma manual. La recolección de los
datos sé digitó mediante un programa de cómputo y los cuales se presentarán
por medio de cuadros, ilustrándolo en diferentes situaciones con gráficos según
las variables
Al procesar la información de las observaciones, se realizó, una tabulación de las
áreas claves que participan, en el sistema de recolección de los datos para
la implementación sistema de automatización, tanto a nivel del archivo clínico del
Hospital de la Anexión como en lo observado en otras de las unidades visitadas.
Las entrevistas realizadas fueron ordenadas de acuerdo a la afinidad de los
entrevistados dentro de la organización institucional
IV CAPITULO
ANALISIS DE LA INFORMACION
91
4. Análisis de la Información En este capítulo se presenta el análisis de la información recolectada en la
investigación, con el fin de conocer las funciones, y requerimiento que se
necesitan para la apertura del expediente médico, en los Registros Médicos del
Hospital de la Anexión, también, se considera la demanda los servicios que se
prestan; los requisitos para lograr la automatización de la tarjeta índice y los
costos que implica su implementación.
4.1 Evaluación del Proceso de Apertura del Expediente Médico. 4.1.1 Descripción del Proceso de Apertura. -La confección de la tarjeta índice
Actividad
Confeccionar tarjeta índice para los usuarios, con el fin de elaborar su expediente
médico.
Normas
• Se confeccionarán tarjetas índices a los usuarios adscritos por área de
atracción. (Art. 19 del Manual y Procedimientos para la Afiliación de los
asegurados)
Procedimientos
Con los datos aportados por el cliente (cédula de identidad, carné, permiso
Patronato Nacional de la Infancia u orden patronal), se procede a incluir en cada
tarjeta los siguientes datos.
• Nombre completo de la persona, en este orden: primer apellido, segundo
apellido y nombre completo.
• Número de Seguro Social (el de cédula de identidad o número de
asegurado en caso de extranjeros).
• Para personas indocumentadas se usa un número compuesto de 8 dígitos
tomados de un Banco Interno.
• Sexo
92
• Estado Civil
• Lugar y fecha de nacimiento
• Nombre del Padre
• Nombre de la Madre
• Domicilio
• Número telefónico
• Toda tarjeta índice llevará la fecha de emisión y la identificación de quien la
confecciona.
-Análisis Confección de expedientes médicos mediante referencia a especialistas
y por orden médica.
Actividad
Elaborar expedientes médicos solicitados por otros centros de salud, para
atención de usuarios en este Hospital y por orden médica.
Normas
• Confeccionar expedientes médicos con base en el formulario Referencia a
Especialistas, vía correo, de centros médicos adscritos, por atención
geográfica al Hospital. (Norma Institucional)
• Confeccionar expedientes médicos de usuarios que vienen con referencia u
orden médica. (Norma Institucional)
• Solicitar documentos de identificación (cédula, carné, orden patronal,
constancia de nacimiento etc.) (Art. 78 del Reglamento de Seguro de
Salud)
• Con el respaldo que proporciona la tarjeta índice se confeccionará el
expediente médico. (Norma Institucional)
• Alistar material para confección de las tres clases de expedientes
masculino, femenino y pediátrico. (Ordenamiento del Expediente Médico)
93
Procedimientos
• Las referencias a especialistas se ordenan alfabéticamente para su
posterior revisión, en el Tarjetero Índice de usuarios, con el propósito de
indagar sobre la existencia de expedientes médicos. Concluida esta etapa,
se procede a entregar la referencia al responsable de la sección para ser
archivadas, el resto, de acuerdo a fecha de cita hacer la apertura de dicho
expediente y llevar control de ellos.
• En caso de que el expediente esté pasivo, se entrega al funcionario
encargado de sección para su localización en el archivo pasivo.
Se tomará del lugar disponible la carátula o portada exterior en la que se anotarán:
• En el espacio correspondiente las siglas del funcionario responsable y la
fecha de confección.
• En la casilla para tal efecto, el nombre completo del cliente, a saber, primer
apellido, segundo apellido y nombre completo. (Ejemplo, Denis Andrés).
• En el espacio indicado, la rotulación con marcador del número que identifica
al expediente médico. Para masculino se utilizan los colores azul y negro y
para femenino el color rojo.
• Introducir dentro del sostén plástico o metálico (de todo el expediente) los
formularios que lo integran.
El ordenamiento del expediente medico ya viene especificado por la Caja
Costarricense de Seguro Social, al reverso de la carátula de la carpeta, donde
se introduce todos los formularios de cada uno de los pacientes que ingresan a
solicitar una atención médica, que en la página siguiente se muestra:
94
Presentación Nombre del formulario Código1 Identificación 4-70-03-30702 Examen físico adulto 4-70-03-30853 Historia clínica masculina 4-70-03-30654 Historia clínica femenino 4-70-03-30755 Lista de problemas 4-70-03-13806 Evolución y planes 4-70-03-00807 Exámenes de laboratorio 4-70-04-01608 Estudios radiológicos 4-70-04-00809 Exámenes de especiales
10 Registros auxiliares de Dx.
1 Guía de admisión 4-70-03-01102 Admisión y egreso 4-70-07-00203 Examen físico adulto 4-70-03-30854 Historia clínica masculina 4-70-03-30655 Historia clínica femenina 4-70-03-30756 Evolución y tratamiento Hosp. 4-70-03-00907 Notas de enfermería 4-70-06-14408 Exámenes de laboratorio 4-70-04-01609 Estudios radiológicos 4-70-04-0080
10 Estudios especiales11 Registro Obst.y/o cirugía12 Registro de enfermería
1 Identificación 4-70-03-30702 Anamnesis pediátrica 4-70-05-02203 Lista de problemas 4-70-03-13804 Examen físico pediátrico 4-70-03-30805 Elementos a pesquizar 4-70-03-30406 Evolución y planes 4-70-03-00807 Gráficos8 Exámenes de laboratorio 4-70-04-01609 Estudios radiológicos 4-70-04-0080
10 Estudios especiales11 Registros auxiliares de Dx.
1 Guía de admisión 4-70-03-01102 Admisión y egreso 4-70-07-00203 Examen físico pediatrico 4-70-03-30804 Elementos a pesquizar 4-70-03-30405 Anamnesis pediatrico 4-70-03-01206 Evolución y tratamiento Hosp. 4-70-03-00907 Notas de enfermería 4-70-06-14408 Exámenes de laboratorio 4-70-04-01609 Estudios radiológicos 4-70-04-0080
10 Registros de enfermería
HOSPITALIZACION PEDIATRIA
ORDENAMIENTO DEL EXPEDIENTE MEDICO
CONSULTA EXTERNA DE ADULTOS
HOSPITALIZACION ADULTOS
CONSULTA EXTERNA DE PEDIATRIA
95
-El Archivo de Tarjeta Índice de usuarios
Actividad
Archivar tarjetas índices de expedientes nuevos con el propósito de integrarlos en
orden alfabético.
Normas
1. Archivar en estricto orden alfabético, diariamente, las tarjetas que se utilizaron
en la confección de expedientes médicos. (Norma Institucional)
Procedimientos
• Conforme se van confeccionando los expedientes médicos, las tarjetas
índices de cada uno se ordenan alfabéticamente y de igual manera firmada
y archivada en el Tarjetero Índice de Usuarios.
- Tiempos de Espera dentro del Centro Medico
- Consulta externa
El usuario que se presenta al Hospital a solicitar atención médica en la consulta
externa debe seguir los siguientes procedimientos:
• Sacar la cita médica en la consulta externa, depende de la fila y el día la
duración puede ser de 5 a 15 minutos.
• Atención en la ventanilla de Identificación: la duración es de diez a
quince minutos cuando cuenta con el expediente clínico y veinte a
treinta minutos cuando hay que confeccionarlo.
• El acareo del Expediente Medico desde el Archivo Clínico hasta el
consultorio Medico puede durar, entre 5 a 20 minutos de acuerdo con el
día y la hora de la solicitud.
• El tiempo de espera hasta que el médico de turno lo llame es de 15 a
30 minutos, puede alargarse más, en relación a la hora de llegada del
galeno a su consulta previa.
96
• La atención medica propiamente dicho, abarca el tiempo de duración
entre 10 a 15 minutos aproximadamente.
• El llenado de la receta y exámenes por la secretaria de consultorio es de
5 minutos.
• La entrega de la receta al servicio de farmacia y el retiro del
medicamento, depende de la demanda y el día y la hora, se puede durar
entre 15 a 60 minutos de espera.
De acuerdo, a lo anteriormente expuesto el máximo de tiempo que puede durar un
paciente de su llegada, hasta su salida de la consulta médica es de 3 horas y 25
minutos. Y el tiempo mínimo estaría en 1 hora y 20 minutos.
- Consulta de urgencias
El usuario que se presenta al Hospital a solicitar atención médica en la consulta de
Urgencias contando con los papeles en regla o no, debe seguir los siguientes
procedimientos:
Hacer fila para sacar la hoja de puerta, y de acuerdo a la fila y
el día, la duración puede ser de 2 a 15 minutos.
Luego se pasa para que le tomen los signos vitales: La
duración es de dos a diez minutos según de la fila y el día.
El tiempo de espera para ser atendido por el medico, depende
mucho del, mismo, de la demanda del servicio, el turno que
corresponde y del día: 6 a.m. a 2 p.m., tiempo mínimo 15
minutos hasta 3 horas y más.
• 2 p.m. a 10 p.m., tiempo mínimo 15 minutos hasta 2 horas y más.
• 10 a.m. a 6 a.m., tiempo mínimo 15 minutos hasta 3 horas y más.
• Es bueno hacer notar que los médicos del I turno algunos no cumplen con
su horario de entrada, y así retrasan la consulta medica.
97
La atención medica propiamente dicho, el tiempo de la misma
abarca entre 10 a 15 minutos aproximadamente.
El tiempo de llenado de receta, incapacidad y otros
documentos por el secretario (a) se da entre un minuto y cinco
minutos.
La entrega de la receta al servicio de farmacia y el retiro del
medicamento, depende de la demanda, y el día y la hora; se
puede durar entre 15 a 30 minutos de espera.
Por lo anteriormente expuesto, el máximo de tiempo que puede durar un paciente
desde su llegada hasta su salida de la consulta médica es de 4 horas y 15
minutos. Y el tiempo mínimo estaría en 45 minutos.
- Hospitalización
El usuario que se presenta al Hospital a internarse el Centro Medico, con los
papeles en regla o no, debe seguir los siguientes procedimientos:
Presentarse a la oficina de Admisión, para hacer el llenado de
los formularios que requiere para ingresar como paciente
hospitalizado. Tiempo de duración 5 minutos, cuando cuenta
con el expediente clínico y quince minutos cuando hay que
confeccionarlo.
El traslado del paciente desde admisión hasta su unidad de
internamiento puede durar de 15 minutos hasta 1 hora o más,
de acuerdo con el encargado de pacientes que labore en el
turno.
Entonces, un paciente puede durar en el proceso de
ingreso al centro hospitalario entre 20 minutos hasta 1
hora quince minutos o más.
98
4.1.2 Análisis del Proceso. Los procesos antes descritos son manuales, y genera, lentitud en la atención
personalizada a cada usuario, dificultades a la hora de localizar el expediente
médico (pasivo o desechado). Si tiene mucho tiempo de no consultar en el centro
médico, o si está extraviado, provoca lo siguiente:
• Largas filas.
• Quejas y descontento.
• Retraso en la atención de los pacientes.
• Crea hacinamiento de los asegurados que acuden a la apertura del
expediente médico, confección de la hoja foránea o algún otro tramite en el
servicio.
Ante este panorama se establece la necesidad de computarizar la tarjeta índice
para:
• Agilizar el proceso de apertura de la historia clínica,
• Verificación de los datos de cada paciente,
• Verificar la existencia o no del expediente medico en el Hospital.
• Acortar los tiempos de espera.
• Eliminar las filas, hacinamiento, quejas y descontento.
• Simplificar la labor del funcionario a cargo.
99
4.2 Demanda de Apertura del Expediente Medico Cuando no existe el levantamiento de los procesos, permite poder diseñar la
tarjeta computarizada, y a la vez, elaborar un documento que se pueda utilizar
como guía para los funcionarios de registros médicos, y que permite realizar un
trabajo uniforme.
Citar que, el servicio de consulta externa, en la ventanilla de identificación
concretamente, es donde se realiza la apertura del expediente médico.
En el horario de 7 a.m. a 4 p.m., de lunes a jueves y los viernes de 7 a.m. a 3
p.m., se brinda el servicio a los usuarios.
En admisión es el otro lugar donde se realiza también la apertura del, Expediente
Clínico, durante las 24 horas del día, toda la semana.
A continuación los siguientes cuadros intentan un poco ilustrar esta realidad.
4.2.1 Archivo Clínico. El Hospital de la Anexión, ubicado en la provincia de Guanacaste, precisamente
en el cantón de Nicoya, es un Hospital periférico 3, que brinda consulta
especializada, llamase: Medicina Interna, Geriatría, Psiquiatría, Fisiatría, Cirugía,
Ortopedia, Urología, Oftalmología, Ginecobstetricia, Pediatría, entre otros.
En el cuadro Nº 2, se presenta la información del total de consulta medica
especializada en el mes, durante el año 2007 y también, el total de la apertura de
los expedientes nuevos, específicamente, en la ventanilla de identificación en
consulta externa mensualmente y a continuación se detalla.
100
SERVICIOMES
N° % Exp %TOTAL 201.106 100,00 2.466 100,00ENERO 17.323 8,61 160 6,49FEBRERO 15.316 7,62 189 7,66MARZO 18.577 9,24 156 6,33ABRIL 14.573 7,25 251 10,18MAYO 18.688 9,29 234 9,49JUNIO 14.761 7,34 192 7,79JULIO 16.634 8,27 197 7,99AGOSTO 15.755 7,83 245 9,94SETIEMBRE 17.420 8,66 231 9,37OCTUBRE 17.820 8,86 204 8,27NOVIEMBRE 18.246 9,07 233 9,45DICIEMBRE 15.993 7,95 174 7,06
Fuente: Boletin Estadistico Anual Hospital de la Anexion 2007
IdentificacionCONSULTAAperturaTOTAL
SEGÚN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
Cuadro N°2
HOSPITAL DE LA ANEXIONAÑO 2007
DEMANDA APERTURA EXPEDIENTE MEDICO
• Durante el año 2007, se brindó Consulta Medica especializada a 201,106
pacientes, que la solicitaron.
• De los 365 días del año, 253 fueron días hábiles y 112 fueron días libres o
feriados.
• Si al total de la consulta médica especializada 201,106, le restamos el total
de expedientes médicos nuevos 2,466 expedientes, 198,640 consultas
médicas subsecuentes, lo que representa un 98.77% y la demanda de
apertura de expediente medico por consulta externa representa un 1.23%.
• Las variaciones de más consulta médica especializa en un mes y la
apertura expediente medico, puede darse por más días hábiles,
101
durante ese mes lo que permitió ofrecer una mayor atención a los usuarios
que lo han solicitado.
4.2.2 Admisión. Este servicio del centro Hospitalario, brinda atención las 24 horas, los 365 días
del año; y dispone de siete personas que laboran en turnos de 08 horas durante la
semana, los fines de semanas y feriados en turnos de 12 horas, algunas veces
turnos de 24 horas.
Es el lugar por donde se entrevista, se recopila la información en forma manual y
computarizada, al ingresar o egresar un paciente de los servicios de
hospitalización. Lo anterior tiene una relación muy estrecha con los servicios de
Urgencias, Hospitalización y Bioestadística.
En el cuadro Nº 3, se presenta la información de la demanda, de hospitalización
durante el año 2007 mensual, y también, el total de la apertura de los expedientes
nuevos, específicamente, en Admisión que también realiza este trabajo y a
continuación se enumera.
102
SERVICIOMES
N° % Exp %TOTAL 8.849 100,00 2.201 100,00ENERO 692 7,82 210 9,54FEBRERO 677 7,65 171 7,77MARZO 699 7,90 178 8,09ABRIL 633 7,15 171 7,77MAYO 715 8,08 168 7,63JUNIO 669 7,56 156 7,09JULIO 700 7,91 194 8,81AGOSTO 770 8,70 211 9,59SETIEMBRE 721 8,15 182 8,27OCTUBRE 879 9,93 202 9,18NOVIEMBRE 873 9,87 196 8,91DICIEMBRE 821 9,28 162 7,36
Fuente: Boletin Estadistico Anual Hospital de la Anexion 2007
Cuadro N°3
HOSPITAL DE LA ANEXIONAÑO 2007
AdmisionEGRESOSApertura
DEMANDA APERTURA EXPEDIENTE MEDICO
TOTAL
SEGÚN SERVICIO DE ADMISION
• Durante el año 2007, se dieron 8.849 egresos hospitalarios, no importando
el servicio o especialidad, solo brindar la atención requerida por la
población.
• Si al total de Egresos Hospitalario 8.849, se le sustrae el total de
expedientes médicos nuevos 2.201 expedientes, nos dará, 6,648 pacientes
que contaban con expediente, y a la vez representa el 75,12% de la
demanda de apertura en expediente médico por Admisión que conforman el
24.88%.
• Las variaciones de egresos por mes y la apertura de expedientes médicos,
en el Servicio de Admisión, varía, por más días libres o feriados durante
ese mes.
103
4.2.3 Perfil demográfico. La provincia de Guanacaste, precisamente consta de once cantones, con una
diversidad de población, cultura y topográfica, desde su cabecera hasta el último
cantón.
Nicoya, es el segundo cantón más grandes y poblados, de la citada provincia, con
42.189 habitantes y una extensión de 1.333.68 kilómetros cuadrados, siendo la
densidad promedio de 31.6 habitantes por kilómetro cuadrado. De esta población
21.114 son hombres, el 50,05% del total de la población pertenece a este sexo y
21.075, es un 49.95%, son mujeres.
En los cuadros números 4, 5,6 y 7, se presenta la información de la población de
los cantones, que de una u otra manera llegan al centro médico por atención
especializada.
El cuadro Nº 4 muestra la población de la provincia de Guanacaste por sexo, que
ha continuación se especifica.
104
LUGARES TOTALMasculino Femenino Porcentaje
TOTAL 264.238 133.327 130.911 100,00LIBERIA 46.703 22.965 23.738 17,67NICOYA 42.189 21.114 21.075 15,97SANTA CRUZ 40.821 20.715 20.106 15,45BAGACES 15.972 8.153 7.819 6,04CARRILLO 27.306 13.891 13.415 10,33CAÑAS 24.076 12.247 11.829 9,11ABANGARES 16.276 8.361 7.915 6,16TILARAN 17.871 9.013 8.858 6,76NANDAYURE 9.985 5.145 4.840 3,78LA CRUZ 16.505 8.350 8.155 6,25HOJANCHA 6.534 3.373 3.161 2,47
Fuente: Instituto Nacional de Estadistica yCenso 2000 de Costa Rica
SEXO
Cuadro N° 4Distribucion de la Poblacion por Canton según Sexo
Hospital de la AnexionAÑO 2007
• Los tres primeros cantones de la provincia, representa la mitad de la
población de Guanacaste y son los más poblados.
• Hay algunos que no tienen la cantidad de habitantes para tener el titulo de
cantón, y fueron creados por política que por requisitos.
• Que la diferencia entre el sexo masculino y femenino es poca, es de un
0.92% que no representa relevancia alguna.
El Hospital de la Anexión, tiene un área de atracción, que según los datos
disponibles en la Caja Costarricense de Seguro Social, es de 110,000 habitantes.
El cuadro Nº 5 muestra la población de los cantones que le conciernen al Hospital
atenderlos especificadamente, y que ha continuación se define.
105
LUGARES TOTALMasculino Femenino Porcentaje
TOTAL 147.539 75.133 72.406 100,00NICOYA 42.189 21.114 21.075 28,60SANTA CRUZ 40.821 20.715 20.106 27,67CARRILLO 27.306 13.891 13.415 18,51NANDAYURE 9.985 5.145 4.840 6,77HOJANCHA 6.534 3.373 3.161 4,43LEPANTO 8.928 4.650 4.278 6,05PAQUERA 5.666 3.041 2.625 3,84COBANO 4.576 2.404 2.172 3,10CHIRA 1.534 800 734 1,04
Fuente: Instituto Nacional de Estadistica y Censo 2000 de Costa Rica
SEXO
Cuadro N° 5Distribucion de la Poblacion que Consultan según Sector y Sexo
Hospital de la AnexionAÑO 2007
• El Hospital de la Anexión atiende las poblaciones de Paquera, Cobano y
Chira, que por su ubicación geográfica, les resulta mejor consultar aquí y no
en el Monseñor Sanabria de Puntarenas, que es su lugar de atracción.
• Se les ofrece consulta especializada, al igual que otros hospitales
Periféricos y Regionales, con la única diferencia que se da una atención de
odontología avanzada, la cual no se brinda en nuestro Hospital Regional,
de ahí que, vengan usuarios de toda la provincia y los cantones
peninsulares.
• En el cuadro, que se observa, estos datos superan a los de la Caja en
cuanto al área de atracción del Hospital.
106
El Cantón de Nicoya, esta divido en 07 distritos, los cuales generan la mayor parte
de la consulta del centro médico, aunque se cuentan con 15 Ebais que brindar
atención de primer nivel, pero que no cumple las expectativas, y se refleja en el
alto volumen de consulta en el servicio de urgencias.
El cuadro Nº 6 muestra la población del Cantón de Nicoya por orden de distrito y
sexo, que se describe.
LUGARES TOTALMasculino Femenino Porcentaje
TOTAL 42,189 21.114 21.075 100,00NICOYA 20.945 10.309 10.636 49,65MANSION 4.663 2.366 2.297 11,05SAN ANTONIO 6.662 3.367 3.295 15,79QUEBRADA HONDA 2.323 1.171 1.152 5,51SAMARA 2.603 1.369 1.234 6,17NOSARA 2.875 1.440 1.435 6,81BELEN-NOSARITA 2.118 1.092 1.026 5,02
Fuente: Instituto Nacional de Estadistica y Censo 2000 de Costa Rica
SEXO
Cuadro N° 6 Poblacion de Nicoya que Consultan según Distrito y Sexo
Hospital de la AnexionAÑO 2007
• En el presente cuadro podemos hacer notar lo siguiente, la diferencia
poblacional entre los distritos, se marca considerablemente, en relación con
el distrito primero del cantón de Nicoya.
• La diferencia entre el sexo masculino y femenino, es de un 0.10% que no
representa ni medio punto porcentual.
• Que la población del Cantón de Nicoya representa un 13,60% del total de
consulta de 310.277 de los servicios de consulta externa, urgencias u
hospitalización durante el 2007.
107
Los servicios que brindan atención a los usuarios que lo solicitan directamente en
el Hospital de la Anexión son: Consulta Externa; servicio de Urgencias y Hospital.
El cuadro Nº 7 muestra la población que ha solicitado atención, en cualquiera de
los servicios mencionados anteriormente, indistintamente, del lugar de
procedencia que ha continuación se detalla.
Unidad médica Tipo Población atendidade unidad médica (habitantes) Porcentaje
Total 310.277 100,00
Consulta Externa Segundo nivel 201.106 64,81Urgencias Segundo nivel 100.322 32,33 Hospital Segundo nivel 8.849 2,85
Fuente: Boletín Estadístico Hospital de la Anexión.2007
Nicoya Guanacaste2007
Cuadro N° 7 Población Atendida según Servicio
Hospital de la Anexión
• El cuadro anterior refleja una mayor afluencia al servicio de Consulta
Externa, durante el 2007, pero la realidad es que también, se está
incrementado el servicio de urgencias que demanda mayor de atención.
• Esta demanda no ha sido acompañada por un aumento del recurso
humano, financiero, logístico, estructural y equipamiento para poder
satisfacer las necesidades de los usuarios.
108
• Se brinda una atención de segundo nivel, pero en el servicio de Urgencias
se atiende todo usuario que se presenta a solicitar atención médica, sea de
cualquier nivel de atención, básicamente de primer nivel.
• En el servicio de Urgencias, no se refleja el aumento de la atención de los
usuarios, de los pacientes que vienen de cualquier parte del país,
extranjeros, especialmente en época de verano. Por lo tanto, incrementa
más la necesidad de brindar una atención de primera calidad.
4.2.4 Expedientes activos y Tarjeta Índice existentes que requieren a Computarizar.
En los siguientes cuadros numero 8, 9,10 se determinan la cantidad de
expedientes médicos activos, la cantidad de tarjetas índice de pacientes y su
utilización.
El cuadro numero 8 presenta en general, el total de expedientes médicos activos,
divididos por sección de trabajo, que tiene un funcionario a cargo.
109
Seccion Total Total Cubiculos Expedientes Activos Porcentaje
Total 2503 Cubiculos 100.120 100,00
00 - 19 496 Cubiculos 19.840 19,8220 - 39 470 Cubiculos 18.800 18,7840 - 59 522 Cubiculos 20.880 20,8560 - 79 517 Cubiculos 20.680 20,6680 - 99 498 Cubiculos 19.920 19,90
Fuente: Archivo Clinico, Hospital de la Anexión.2008
Hospital de la Anexión2008
Cuadro N° 8 Total de Expedientes Activos según Seccion
Archivo Clinico
El expediente médico es el instrumento necesario, donde se anota la consulta
médica del paciente, es también el documento legal por excelencia, aunque se
esté promoviendo el expediente electrónico y es necesaria su custodia.
Antiguamente, el archivo clínico estaba divido en cuatro (4) secciones de trabajo
con un funcionario a cargo y veinticinco (25) secciones de trabajo, con un
promedio de dieciocho (18) cubículos por cada una.
Actualmente, el servicio está divido en cinco (5) secciones de trabajo con un
funcionario a cargo, y veinte (20) secciones con un promedio de veinticuatro (24)
cubículos por cada aposento que tiene como promedio, cuarenta (40) expedientes
médicos activos. Esta distribución busca equilibrar el trabajo dentro del archivo
clínico en el Hospital de la Anexión.
Este estudio refleja una población activa de mas 100.000 (cien mil) expedientes
que están funcionando en el centro medico. Sin mencionar, la población pasiva de
expedientes médicos que están en otra bodega aparte, que puede ser
aproximadamente, la mitad de los expedientes que existen activos.
110
Aunque no se refleja en este cuadro, la consulta foránea que se da en el centro
médico, de pacientes que llegan de otros lugares, fuera del cantón de Nicoya, los
cuales pertenecen a diferentes Ebais de la región, pues llegan a solicitar atención
médica por diferentes circunstancias, las cuales dan un promedio de 249
(doscientas cuarenta y nueve) consultas médicas mensuales, que al finalizar el
mes se envían luego, a sus respectivos centro donde consulta normalmente el
usuario.
Existen dos funcionarios que se dedican específicamente, a anexar las hojas de
Urgencias en el expediente médico diariamente.
Dentro las funciones que realiza el funcionario de sección podemos citar:
• Sacar lista de expedientes médicos por consulta previa.
• Sacar la consulta diaria de los expedientes médicos.
• Sacar expediente médico, para los diferentes servicios que lo solicitan.
• Sacar del expediente médico para trabajo de investigación, asuntos legales,
solicitudes personales, etc.
• Preparación y Anexado a la historia clínica los documentos varios que
llegan al servicio de Archivo Clínico.
• Archivado diario de los expedientes médicos que llegan de la Consulta
Externa, Admisión, Urgencias y de otros servicios.
• Realizar listado de todas las hojas de puertas que vienen diariamente del
servicio de Urgencias (asistente administrativo).
• Reparación y cambio de carpeta, números de asegurado que se requiere
hacer, para el buen estado del expediente (encargado de la mesa).
• Un funcionario realiza la labor diaria de mensajería, chequeo de las
historias clínicas que solicitan en la consulta médica especializada y otros
servicios.
El archivo clínico, tiene un crecimiento; porque todos los días se abren historias
clínicas nuevas, en un promedio de 203 expedientes por mes y diariamente 7 a 22
expedientes médicos.
111
Esta situación crea un faltante de espacio para archivar las historias clínicas, que
afecta al servicio, de ahí que se realizan depuraciones cada cuatro años, que son
insuficiente ante la demanda.
En resumen, el traslado diario del expediente clínico, genera cierto trabajo que
precisa realizar, para poder ofrecer una atención de calidad a toda la población
que la requiere.
El cuadro Nº 9 nos representa la cantidad de tarjetas índice de pacientes, que se
maneja en el archivo clínico del Hospital de la Anexión, que es manualmente.
Archiveros N° Total Gavetas Tarjeta Indice Porcentaje
Total 85 Gavetas 170.000 100,00
Primer 36 Gavetas 72.000 42,35Segundo 24 Gavetas 48.000 28,24Tercero 25 Gavetas 50.000 29,41
Fuente: Archivo Clinico, Hospital de la Anexión.2007
Nicoya Guanacaste2008
Cuadro N° 9 Total de Tarjetas Indice de Pacientes según Archiveros
Hospital de la Anexión
Estos archiveros con gavetas son totalmente construidos de madera y se
encuentra localizado en el Archivo clínico del centro médico.
Dentro del total de tarjetas índices de pacientes, se encuentran, tarjetas de los
expedientes activos, de expedientes pasivos y de expedientes fallecidos
En promedio hay unas 100,000 (cien) mil tarjetas índices de pacientes con
expedientes médicos activos y entre tarjetas de expedientes pasivos y fallecidos
existen 70,000 (setenta) mil tarjetas índices de pacientes.
112
Dentro de cada gaveta se encuentran tarjetas índices de pacientes, de los
expedientes activos que representa un 59%; el resto, corresponde a pasivos y
fallecidos.
Cada gaveta tiene en promedio 2000 (dos) mil Tarjetas Índice de Pacientes.
Es el lugar de consulta obligatorio de Identificación, admisión, urgencias y algún
otro servicio que lo requiera, para verificar la existencia, no de la historia clínica,
sino hacer su confección o por cualquier otra aclaración sobre los datos del
paciente.
Con la automatización de la tarjeta índice, se realizaría una depuración total y en
la base de datos solo estarían las historias clínicas activas.
El cuadro numero 10 presenta la consulta que realizan al tarjetero índice
mensualmente, para verificar la existencia del expediente médico.
113
SERVICIOMES
Cons. % Cons. % Cons. % Cons. %TOTAL 25.552 100,00 19.488 100,00 3.400 100,00 2,664 100,00
ENERO 1.476 5,78 1.076 5,52 214 6,29 186 6,98FEBRERO 1.544 6,04 1.059 5,43 275 8,09 210 7,88MARZO 1.468 5,75 1.059 5,43 186 5,47 223 8,37ABRIL 2.547 9,97 1.963 10,07 375 11,03 209 7,85MAYO 2.642 10,34 2.060 10,57 316 9,29 266 9,98JUNIO 1.626 6,36 1.161 5,96 236 6,94 229 8,60JULIO 2.677 10,48 2.013 10,33 377 11,09 287 10,77AGOSTO 2.669 10,45 2.028 10,41 375 11,03 266 9,98SETIEMBRE 2.742 10,73 2.244 11,51 316 9,29 182 6,83OCTUBRE 2.757 10,79 2.252 11,56 275 8,09 230 8,63NOVIEMBRE 1.721 6,74 1.292 6,63 236 6,94 193 7,24DICIEMBRE 1.683 6,59 1.281 6,57 219 6,44 183 6,87
Fuente: Boletin Estadistico Anual Hospital de la Anexion 2007
Cuadro N°10
TOTAL
SEGÚN SERVICIO DE ATENCIONHOSPITAL DE LA ANEXION
TOTAL DE CONSULTAS AL TARJETERO INDICE
CLINICO HOSPITALARIO
AÑO 2007
ARCHIVO URGENCIAS EGRESO
Los funcionarios que más consultan el tarjetero índice, dentro del servicio de
Archivo Clínico son:
• Los funcionarios de atención directa (identificación) en la apertura del
expediente médico.
• Los funcionarios de cada una de las secciones de trabajo del expediente
médico activo.
• Los funcionarios que anexan las hojas de puerta (urgencias) al expediente
médico diariamente.
• La funcionaria (asistente de escritorio), de mesa que realiza las funciones
de: registrar la tarjeta índice de pacientes nueva, cambio de
114
carpetas a expedientes deteriorados, cambio de números de asegurado a los
expedientes médicos.
Otros servicios:
• Los funcionarios de Urgencias, laboran diariamente, las 24 horas, los 365
días del año.
• Los funcionarios de Admisión, trabajan diariamente, las 24 horas, los 365
días del año.
• Los servicio de Validación de derecho, Estadística, Dirección Medica,
Administración, Enfermería, realizan consultas al índice de pacientes los
días hábiles
Los datos que se revisan:
• Verifica los datos personales.
• Numero de identificación.
• Direcciones o domicilio.
• Y alguna otra información que se necesita para la atención.
El total de consultas en el tarjetero índice de pacientes durante el año 2007,
representa, algo muy significativo y una herramienta importante, de ahí la
necesidad de poder automatizarlo, para hacerlo más ágil y moderno como
herramienta de trabajo.
115
4.3 Requisitos de la Automatización de la Tarjeta Índice.
Para asegurar un rendimiento adecuado, es necesario asegurarse que el recurso
financiero, la tecnología, el recurso humano y su capacitación esté en armonía,
con la Implementación de la Tarjeta Índice Automatizada y cumplan con los
requisitos necesarios:
4.3.1 Equipos Requeridos.
El Hospital de la Anexión, para que pueda realizar la automatización de la
Tarjeta Índice, requiere el siguiente equipo:
• Uno o más procesadores con una velocidad mínima recomendada de 1
GHz. Se recomiendan procesadores Versión inglesa, japonesa o alemana
de Windows Server 2003 Ed. Enterprise.
• Una partición de disco duro o un volumen con 200 gigabytes (GB) de
espacio libre para el proceso de Instalación, además de espacio extra libre
en disco para las imágenes en sí mismas.
• Se recomienda un mínimo de 2 (GB) de RAM (el mínimo soportado es de
128MB y el máximo es de 32GB).
• Monitor VGA o de resolución superior (se recomienda Súper VGA 800x600
o superior), teclado y, opcionalmente, un ratón u otro dispositivo puntero.
• Windows 2000 Profesional con el Service Pack 3 o posterior
• Windows XP Profesional con el Service Pack 1 o posterior
• El software del servicio DHCP viene con Windows 2000 Advanced Server y
con Windows Server 2003 Ed. Enterprise.
-Recurso Tecnológico
En cuanto al recurso tecnológico, el centro cuenta con un sistema de red de
cómputo que enlaza, con el centro informática que da el soporte técnico.
Dentro de los servicios que cuentan con recurso tecnológico están:
116
• Dirección y Administración.
• Farmacia.
• Registros Médicos.
• Admisión
• Urgencias
• Recursos Humanos.
• Biblioteca.
• Centro de Informática.
• Laboratorio.
• Consulta Externa.
• Archivo Clínico.
• Trabajo Social
• Contraloría de Servicios y otros.
Es cierto que hay equipo de computo existente en estos momentos en el centro
médico; los equipos tiene una vida útil limitada, de ahí que, siempre se necesita
tener equipo nuevo y ojala de punta, modernos.
4.3.2 Software.
El sistema puede ser instalado bajo diferente infraestructura informática, de
acuerdo al grado de seguridad y eficiencia que se pretende y que, más bien
refleje el esquema deseable.
Una descripción detallada de lo anterior se presenta a continuación:
Requerimientos de software
TOPICO SOFTWARE VERSION
SISTEMA OPERATIVO WINDOWS SERVER 2000 O SUPERIOR
MODELADOR SIIS 5.1.183
NAVEGADOR INTERNET EXPLORER 5,0 O SUPERIOR
117
Básicamente, son tres los aspectos de infraestructura informática que se
considera para la instalación y operación:
En la operación, se necesita un equipo de cómputo y software necesario para
instalar y poner en producción el sistema. Sin embargo, y en función de las
necesidades particulares de cada instalación, los requerimientos pueden variar.
Para la configuración, es importante contar con el equipo de cómputo y software
para llevar a cabo la paranetrizacion del sistema en cada instalación.
Para su uso. Se describe el equipo de cómputo y software mínimo necesario
para que puedan hacer uso del sistema.
En el Hospital de la Anexión, se cuenta con el software, para efectuar la
automatización de la tarjeta índice de pacientes.
Se necesita hacer las previsiones del caso, por los cambios de energía eléctrica
muy frecuente, que se dan en el centro médico y afectan los equipos de
cómputo.
-Distribución del hardware.
Al contar con la base de datos de la Tarjeta Índice de Pacientes, puede ser
utilizados por todo el sistema de información, evitaría la duplicación de labores,
por lo que se propone, como una manera de medir y ubicar terminales en las
oficinas de:
• Identificación.
• Encargado de Citas a Especialista.
• Recepción de otorgamiento de citas,
• Bioestadística.
• Servicio de Urgencias.
• Servicio de Admisión.
118
4.3.3 Recurso Humano. El recurso humano, es necesario; tanto para la preparación de los expedientes
médicos, acarreo de los estantes hasta el lugar de digitado, para la creación de
la base datos, donde vamos a guardar, toda la información de cada uno de los
usuarios que, vienen al centro médico a solicitar atención, más el digitado
propiamente dicho.
El recurso humano es el que realizará el trabajo para que la automatización de
la tarjeta índice sea una realidad, en el servicio archivo clínico del Hospital de la
Anexión.
El equipo de trabajo será de diez (10) personas que laboran en el mismo servicio,
con varios años de experiencia, que trabajan en las secciones de expedientes y
en la parte administrativa.
No se requiere personal ajeno al servicio de archivo clínico, si labora todo el
personal. Solo en caso que no quieran laborar en el tiempo extraordinario, se
necesitará personal foráneo al servicio.
Para el funcionamiento del sistema de la implementación de la tarjeta índice de
pacientes, no se requiere, que el mismo personal realice esta función, pero
siempre es necesario la capacitación del personal presente e interino.
4.3.4 Capacitación del Personal
Es necesario realizarlo, para minimizar la resistencia al cambio, y para realizar un
trabajo uniforme. También debe considerarse como programa de inducción al
personal nuevo para promover una forma única de laborar.
• Un programa de inducción tanto para el personal nuevo, como para el que
ya existe y que promueva en cada uno las capacidades innatas.
• Proporcionar los conocimientos y las técnicas necesarias para que el
asistente pueda manejar correctamente las funcionalidades que ofrece la
implementación de la tarjeta índice de pacientes.
• Integrar la Información en la tarjeta índice de pacientes.
119
• Ingresar al sistema como usuario y ejecutar adecuadamente las opciones
de la tarjeta índice de pacientes.
• Realizar la configuración e incorporar los parámetros requeridos de la
tarjeta índice de pacientes.
• Capacitar para que realicen los informes del sistema de la tarjeta índice de
pacientes.
4.3.5 Recurso Financiero. Se requiere del recurso financiero como parte esencial, en la implementación de
la tarjeta índice de pacientes Este rubro, recurso financiero, y la automatización
de la tarjeta índice en el Hospital de la Anexión, se pueden manejar dos
posibilidades a saber:
• Con incluirlo en el presupuesto del centro hospitalario, corriendo el riesgo
de los recortes presupuestarios que se dan.
• Presentarlo como un proyecto Único, del Centro Médico, a nivel de la Caja
Costarricense de Seguro Social, con el único inconveniente que lo
aprueben o no, dicha aprobación no es una decisión local, sino a nivel
central.
La decisión es también a nivel de dirección y administración del Hospital la que
avale dicha implementación, como beneficio tanto de la Institución, como para la
población consultante. En este momento la dirección del centro esta dispuesta a
la automatización de la tarjeta índice de pacientes.
120
4.4 Los Costos de la Automatización. 4.4.1 Costos de la actualización de la tarjeta de los expedientes existentes en el Archivo Clínico.
En el cuadro 11 se presenta los costos de la actualización de la tarjeta índice de
pacientes para su automatización.
Mes Detalle Costo Actual Costo Acumulado
1 Preparacion Expediente ₡1.506.742,40 ₡1.506.742,40Digitado Expediente ₡3.015.515,25 ₡3.015.515,25
2 Preparacion Expediente ₡1.506.742,40 ₡3.013.484,60Digitado Expediente ₡3.015.515,25 ₡6.031.030,50
3 Preparacion Expediente ₡377.700,90 ₡3.391.185,50Digitado Expediente ₡753.371,15 ₡6.784.401,65
Total ₡10.175.587,15 ₡10.175.587,15
2008
Fuente: Oficina de Recursos Humanos Hospital de la Anexion
Cuadro N°11Costos de la Automatización
de la Tarjeta Indice en el Archivo Clinico Hospital de la Anexion
se requiere, un tiempo de preparación del expediente médico, que consiste en el
sacado de la tarjeta índice de pacientes, del tarjetero manual de madera, que
está por orden alfabético; luego, se procede a sustraer el expediente médico del
anaquel donde se encuentra para pasarlo propiamente al dicho digitado de los
datos del pacientes en su respectivo expediente clínico y los datos personales de
la tarjeta índice de pacientes manual, con la base de datos automática del
software.
Este trabajo de preparación y digitado se realizara en el programa que tiene la
institución del “SIIS” (Sistema Integrado de Información en Salud), por el
personal que labora en el servicio de Archivo Clínico del Centro
121
Hospitalario. La cantidad de personal designado, para la creación de la base de
datos automatizados consta de diez (10) personas del servicio, que labora 3
horas diarias de lunes a jueves, después de su jornada diaria, con un horario de
4p.m. a 7 p.m. y los viernes con un horario de 3 p.m. a 7 p.m., cuatro (4) horas.
Contabilizando 16 horas por semanas, por 9 semanas continuas, con el máximo
de10 personas; en el caso contrario, que fuera menos personal, se alargarían el
periodo de la implementación de la tarjeta índice automatizada. El primer mes
generaría un gasto entre la preparación y digitado de la información del
expediente médico, a la base de datos de 4, 522.257,65 colones. El tiempo
laborado significaría 640 horas mensuales. El segundo mes generaría un gasto
entre la preparación y digitado de la información del expediente médico a la base
de datos de 4. 522.257,65 colones. En tiempo laborado significaría las mismas
horas mensuales. La última semana significaría un costo de 1. 131.072,05 y
horas laborales de 160 horas, para un gran total de 10. 175.587,35 colones (Diez
Millones ciento setenta y cinco mil quinientos ochenta y siete colones con treinta
y cinco céntimos.
Pueden variar los costos de la automatización de la tarjeta índice de pacientes,
de acuerdo al tiempo que transcurra para su realización,
Este trabajo permitirá medir el gasto del tiempo extraordinario, que pagará el
centro médico para realizar el trabajo, lo cual dará como resultado, la base de
datos en el programa del Sistema de Información integrado en Salud (SIIS).
- Beneficios de la Automatización
• Ahorro en tiempos de espera para las personas que acuden a consulta
de urgencias
• Si existe saturación de este tipo de servicios en las unidades médicas
Urgencias y Consulta Externa, se esperaría que disminuyera el tiempo
de espera de las personas que acuden a este tipo de consultas.
122
• Agilidad en el proceso de apertura del expediente medico.
• Evitar duplicado de expediente médicos.
• Evitar perdida de documentos.
• Evitar perdida de tiempo del personal.
4.4.2 Costo de Inversión en Equipo. En el cuadro 12 se detalla la inversión en equipo nuevo para la
implementación de la tarjeta índice en el centro hospitalario.
Nº Detalle Costo Unidad Costo Total
19 Bateria ₡33.000 ₡627.00019 CPU ₡207.000 ₡3.933.00019 Impresora ₡28.000 ₡532.00019 Mobiliario ₡45.000 ₡855.00019 Monitor ₡81.000 ₡1.539.00019 Mouse ₡5.000 ₡95.00019 Teclado ₡4.200 ₡79.800
Total ₡403.200 ₡7.660.800
2008
Fuente: Oficina de Informatica Hospital de la Anexion
Cuadro N° 12Costos de Inversión en Equipo de
Automatización de la Tarjeta Indice Hospital de la Anexion
Sí observamos la descripción del cuadro anterior, lo que realmente cuesta
más son los CPU del total de accesorios de un equipo de cómputo.
123
El servicio de Urgencias requiere tres aparatos de cómputo con todos los
dispositivos mecánico-electrónico, que procesa la información que se
recolecta a diario.
Igualmente el servicio de Admisión, demanda tres equipos de cómputo con
todas las especificaciones del caso, para poder realizar las funciones
propias del departamento.
Lo que es el servicio de consulta externa se subdivide: en Archivo Clínico,
que necesita cinco equipos de cómputo, para la atención del público, y
recopilación de la información. También la consulta externa requiere ocho
equipos de cómputo, para poder dar citas diarias que solicita la población.
Al contemplar los costos de inversión, a primera vista parece ser un poco
elevado, siete millones seiscientos mil ochocientos colones (7.660.800) total
de inversión en equipo de computo, pero si valoramos los beneficios que
traerá la automatización de la tarjeta índice de pacientes en agilizar la
atención y reducir los tiempos de espera, este costo es justificable, con
respecto a un mejoramiento de la atención de los usuarios, externos e
internos y facilitara la labor diaria del personal del centro medico.
Con respecto la reducción de los tiempos de espera a la hora de solicitar la
atención medica, sea en el servicio de Urgencias, hospitalización y
Consulta Externa, es un beneficio importante, para cada uno de los
usuarios, que se acerca a solicitar la atención requerida.
Esta acción nos permite estar a un mismo nivel en la atención y la
tecnología con respecto a otros centros médicos de mayor complejidad y
aprovechar los avances que se dan en este campo en beneficio de la
población e Institución.
124
Con respecto a la capacitación del personal, no requiere inversión
económica puesto que se puede realizar, durante la labor cotidiana (diaria),
buscando los días de menos consulta, en un horario vespertino.
Esta capacitación estará a cargo del personal de informática, que realiza el
soporte técnico de todo lo que es tecnología de cómputo del Hospital de la
Anexión.
Es cierto que se cuenta ya con mucha inversión dentro del centro médico,
en tecnología de cómputo, pero siempre es necesaria, por la demanda y los
imprevistos que surjan en el transcurso de la función y mantenimiento de
toda el soporte logístico y tecnológico que requiere para mantenerse a la
vanguardia en atención en salud.
4.4.3 Costo Totales de la Automatización En el cuadro Nº 13, se detallan los costos totales de la Computarización de la
tarjeta índice de pacientes del centro hospitalario. En este cuadro no se incluye el
costo de operación, porque, el personal, el equipo ya se cuenta y no representa
gasto para el centro,
125
Detalle Costo
Costos de Actualizacion ₡10.175.587,15
Costos de Inversion ₡7.660.800,00
Total ₡17.836.387,15
2008
Fuente: Hospital de la Anexion
Cuadro N°13Costos Totales de la Automatizaciòn
de la Tarjeta Indice en el Archivo Clinico Hospital de la Anexion
Sobre los costos totales de la implementación de la tarjeta índice de pacientes en
el centro médico y específicamente en el archivo clínico donde se custodian los
expedientes y las tarjetas es donde efectuará la labor de actualizar la base de
datos que es manual a digital.
Los costos de actualización son los que realmente interesan financiar, y
garantizar por parte de las autoridades del Hospital, para hacer una realidad el
propósito de la presente investigación.
4.4.4 Costo-Beneficio.
• El Costo-Beneficio presenta ventajas para el Hospital, ya que el mismo
cuenta con los recursos técnicos necesarios (hardware y software) para el
desarrollo e implantación de la Tarjeta Índice de Pacientes, por lo que no
se hará erogación alguna en lo que a tecnología se refiere.
126
• De igual manera, la implementación de la tarjeta índice, trae mejoras
significativas para el normal desenvolvimiento de las actividades, dentro de
la atención diaria del usuario externo e interno.
• Reducir de esta manera el tiempo de procesamiento y generación de la
información, disminuyen las cargas de trabajo de los compañeros, ya que,
la velocidad de procesamiento, veracidad y confiabilidad de los procesos y
resultados serán los deseados.
• Con la implantación, el beneficio más significativo que se adjudicaría al
Hospital, “sería la información”, convirtiéndose, de esta manera en una
herramienta practica y versátil para su gestión.
• Es muy importante destacar que la informática, es la herramienta de más
competitividad utilizada por las organizaciones y en cualquier caso, tenerla
al alcance y en forma oportuna, podría significar ahorro, tanto de tiempo
como de dinero.
• Con la puesta en marcha de la tarjeta índice automatizada, se lograra
optimizar, los procesos que involucra el trabajo de la información, pues
reduce de esta manera el empleo de recursos: tanto materiales, como
humanos y permite obtener una información segura y confiable, dirigida a
la consecución de los objetivos y agilizar la toma de decisiones de la
Institución.
• Por otra parte, un sistema de información debe contribuir: en el aumento de
la capacidad, el control, la comunicación, disminución de costos y obtener
una ventaja competitiva. Facilitará la reducción de actividades innecesarias
para lograr gran agilidad en el desempeño de las actividades en un gran
número de las áreas involucradas.
• El costo de 17.836.387,15 colones en la automatización de la tarjeta índice,
va a beneficiar a una población consultante 284,942 habitantes, que son
del área de atracción y población peninsular.
V CAPITULO
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
128
5.-CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A continuación se presenta las conclusiones y recomendaciones de la
investigación.
5.1.- Conclusiones.
• El proceso de apertura de la historia clínica es lento, engorroso, genera
hacinamiento, malestar, quejas en los pacientes.
• El proceso de atención en el servicio de urgencias también es lento, a la
hora de esperar ser atendido por el médico, esto genera incomodidad,
malestar, quejas de los pacientes que llegan a solicitar la atención médica.
• En el servicio de admisión, se presentan los problemas citados en los
puntos anteriores, lo que origina atraso, malestar, quejas, por la espera en
el traslado de los pacientes de la oficina de admisión hasta el servicio de
hospitalización designado.
• La cantidad de apertura historia clínica y su manejo, fluctúa, por los días
hábiles, requiere ser incluida en el sistema computarizado del centro y para
efecto de agilizar la atención del paciente. Este atraso es en promedio de
249 historias por mes.
• La demanda de apertura de expediente medico, también maneja volúmenes
fluctuantes, cada mes por los días no hábiles, con un crecimiento promedio
de 183 expedientes por mes y al igual que el servicio de consulta externa,
genera cada vez mas atraso en la atención del paciente.
• Para cada uno de los servicios: consulta externa, urgencias y admisión,
necesitan equipo para sufragar las necesidades de atención.
129
• El recurso humano es imprescindible, para laborar en la implementación de
la tarjeta índice y su capacitación necesaria, para que funcione el sistema
computarizado.
• Se requiere una aprobación adicional al presupuesto ordinario del Hospital,
para la adquisición del equipo necesario.
• De no acceder el personal del archivo clínico, en laborar en la
automatización de la tarjeta índice, será necesario recurrir a personal de
otros servicios del Hospital.
• La adquisición del software, necesario para la implementación de la tarjeta
índice, requerirá, de las especificaciones precisas, de la oficina de
informática del Hospital.
• El costo total de la automatización de 17.836.387,15 millones, representa
una inversión importante en salud, en función de beneficiar a la población,
en la calidad de la prestación de los servicios y facilitan la labor de los
funcionarios.
• El gasto de inversión, aunque es una decisión local, esta sujeto a la
aprobación del nivel central de la CCSS, considerando su cuantía de
17.836.387.15 millones, es factible su aprobación en relación de los
beneficios que genera a la población y al centro médico.
• Es importante destacar que la informática, es la herramienta de más
competitividad utilizada por las organizaciones y en cualquier caso, tenerla
al alcance y en forma oportuna, podría significar ahorro, tanto de tiempo
como de dinero.
• Con la puesta en marcha de la tarjeta índice automatizada, se lograra
optimizar, los procesos que involucra el trabajo de la información, pues
reduce de esta manera el empleo de recursos: tanto materiales, como
humanos y permite obtener una información segura y confiable, dirigida a la
consecución de los objetivos y agilizar la toma de decisiones de la
Institución.
130
• Complementación de un sistema de información debe contribuir: en el
aumento de la capacidad, el control, la comunicación, disminución de
costos y obtener una ventaja competitiva. Facilitará la reducción de
actividades innecesarias para lograr gran agilidad en el desempeño de las
actividades en un gran número de las áreas involucradas.
• La automatización de la tarjeta índice representa para el asegurado, recibir
una atención con mayor calidad, oportunidad, seguridad para el Hospital, de
disponer de herramientas que brinda procesos más ágiles y oportunos. Con
respecto a los costos de actualización, costo de inversión, costo beneficio
justifican la computarización de la tarjeta índice de pacientes, inmersa en
las políticas de la Caja Costarricense de Seguro Social.
5.2.- Recomendaciones
• La dirección medica, administración y jefatura de registros médicos,
coordinadores de servicio, buscaran los mecanismos para evitar el
hacinamiento, el malestar de los usuarios del sistema y agilizar la apertura
de la historia clínica.
• La dirección medica, administración, jefatura de registros médicos, el
coordinador archivo clínico, laboran en conjunto para buscar una forma de
respuesta al crecimiento de las historias clínicas, con la automatización de
la tarjeta índice
• La dirección medica, administración, jefatura de registros médicos, el
coordinador archivo clínico, en conjunto con el coordinador de la oficina de
informática del hospital, se revisaran las necesidades de equipo de
computo de los servicios.
• El coordinador de archivo, el coordinador de informática, llevaran a cabo la
capacitación necesaria, al recurso humano, que trabaja en la
implementación de la tarjeta índice del centro hospitalario.
131
• La dirección medica, administración, será la encargada de buscar,
negociar, el presupuesto para la implementación de la tarjeta índice.
• De no laborar el personal del servicio en la implementación, el coordinador
del archivo clínico, será el responsable de asignar, el personal sustituto, de
otros servicios del centro médico.
• La adquisición del software, con sus especificaciones, corresponderá al
coordinador de la oficina de informática, que sea realmente el necesario
para la implementación.
• Los costos de la automatización y gastos de inversión, le compete adquirir
el recurso económico y negociar, a la dirección médica, administración, a
nivel central.
• El logro de ser competitivo, tener mas capacidad resolutiva, optimizar los
procesos, emplear los recursos debidamente, disminución de costos, es
deber de cada jefatura involucrada en el proceso de automatización de la
tarjeta, que da ventaja competitiva y agilidad en el desempeño de las
funciones.
• Finalmente la dirección médica, administración, buscarán los mecanismos
para el mejoramiento de la atención, especulando en beneficiar a la
población.
BIBLIOGRAFÍA
133
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137
GLOSARIO Actividad del Expediente Clínico Es la utilización repetida que hace el paciente de su expediente clínico durante un
período de años determinados. La actividad del expediente se controla en el fólder
protector del mismo y a falta de éste en la hoja de identificación del expediente.
Archivo Clínico Es la colección de expedientes clínicos ordenados bajo un método de archivo
determinado que facilita su accesibilidad, custodia y conservación.
Conservación de Expedientes Clínicos Consiste en definir un esquema de períodos de conservación que especifiquen
cuanto tiempo, se conservará el expediente en un archivo activo, en un archivo
pasivo y cuando se pueden destruir, así también definir que tipo de expedientes se
conservaran en archivos pasivos y bajo cual método (Conservación de
expedientes en su forma original parcial o total, destrucción total con resúmenes
médicos y conservación total o parcial por otros medios, tales como,
microfilmación o en computadora)
Control de Calidad del Archivo Garantizar la correcta ubicación de los expedientes clínicos dentro del archivo, con
el consecuente beneficio, de ofrecer expedientes oportunos para la atención del
paciente. Los objetivos del control de calidad del archivo son: identificar
expedientes clínicos mal archivados, detectar expedientes clínicos duplicados;
identificar expedientes clínicos no devueltos.
Custodia de Expedientes Clínicos Consiste en controlar la circulación de los expedientes cuando sean utilizados
para la atención de los pacientes, para docencia, investigaciones médicas,
trámites legales, trámites administrativos etc. La circulación de los expedientes
implica identificar tres actividades básicas:
La solicitud del expediente, el préstamo del expediente y el control de la
devolución del mismo.
138
Estante Mueble diseñado con entrepaños o tablas horizontales para colocar expedientes
clínicos.
Estantería Es el juego de estantes o un conjunto de los mismos, habilitados para su uso. A
su vez, se llama cuerpo de estantes al conjunto de los estantes anexos.
Expediente Clínico Es el documento integrado por el conjunto de formularios básicos y especiales que
se llenan en narrativa y algunos en forma gráfica, en los cuales, el personal
médico, enfermería u otro personal de salud autorizado registra detallada y
ordenadamente los datos más indispensables sobre la situación, diagnóstico,
tratamiento y evolución de la enfermedad o atención brindada al paciente en el
establecimiento de salud.
Expediente Clínico Pasivo Es aquel que no ha sido utilizado para la atención directa al paciente, durante los
últimos cinco años
Mantenimiento del Archivo El mantenimiento del archivo es periódico, y consiste, en organizar tres grandes
actividades:
1. Depuración del expediente clínico: consiste en eliminar las hojas en blanco,
documentos no autorizados (recibos y otros) y formularios o documentos
desactualizados sin ningún valor.
2. Depuración del archivo: consiste en extraer cada año, expedientes clínicos que
no han sido utilizados para la atención del paciente, en ninguna área del
establecimiento de salud.
3. Reparación del expediente clínico: consiste en mantener los formularios del
expediente en las mejores condiciones posibles, tales como, buen estado del
fólder que protege el expediente, cambio del mismo, cuando este deteriorado por
el uso.
139
Método Convencional de Archivo Es el método para el archivar expedientes clínicos en orden consecutivo según su
numeración correlativa por año; el número se lee de izquierda a derecha como se
hace convencionalmente.
Paciente Persona que recibe atención en los establecimientos de salud del Ministerio de
Salud Pública y Asistencia Social , sean éstos de carácter preventivo, curativo o
de rehabilitación.
Sistema de Identificación Es la suma de actividades coordinadas para identificar, por algún método a los
pacientes que, solicitan atención en el establecimiento de salud, asignándoles un
número de expediente, que sea único, durante la actividad del paciente en el
establecimiento de salud.
Tarjetón de Reemplazo El tarjetón de reemplazo en un archivo de expedientes clínicos, indica que el
expediente ha salido del archivo, para un determinado lugar del establecimiento de
salud, lo cual permite, localizar rápidamente el expediente cuando se necesita; en
términos generales, es el sustituto del expediente dentro del archivo.
Usuario del Expediente Para efectos de esta normativa, se dirige a todo funcionario o persona ajena al
establecimiento, con autorización para hacer uso de los expedientes.
Archivo Activo: Lugar donde se conservan las historias clínicas en forma
ordenada y rápidamente accesibles, durante el período que se consulta
frecuentemente.
Archivo Pasivo: Lugar donde se conservan las historias clínicas en forma
ordenada de los usuarios que no han acudido al establecimiento de salud, durante
un período mínimo de 5 años.
Cliente: Persona que acude a un centro médico determinado, para solicitar los
servicios que este le ofrece, a fin de mejorar su condición de salud.
140
Expediente Médico: La expresión detallada y ordenada de todos los datos
relativos a la salud de una persona. Son sinónimo: expediente de salud y
expediente clínico.
Norma: Son estándares o pautas aceptables que comparten los miembros de un
grupo.
Procedimientos: Son series de pasos secuenciales interrelacionados entre sí que
pueden ser usadas para responder ante un problema estructurado o definido.
Políticas: Son guías que establecen parámetros para la toma de decisiones.
Regla: Son declaraciones explicitas que indican lo que debe y lo que no debe
hacer.
ANEXOS
ANEXO N°1
CONSEJODIRECCIÒN
JUNTA DE SALUD
COMITES DE APOYO
DIRECCIÒNGENERAL
DIRECCIÒN REGIONAL
DIRECCIÒN ADMTVA. FINANC.
GINECOOBS-TETRICIA
ODONTOLOGIA URGENCIAS CONSULTAEXTERNA
FARMACIA NUTRICIONDOCENCIA E INVEST.
RADIOLOGIALABORATORIOTRABAJOSOCIAL
TRANSPORTESSERVICIOSGENERALES
FINANCIEROCONTABLE
AREA DE GESTION B y S.
LAVANDERIA
INGENIERIA Y MANTENMIENTO
RECURSOSHUMANOS
CIRUGIA MEDICINA INTERNA
REDES
VALIDACIONDERECHOS
ASESORÍA LEGAL
INFORMÁTICA
- Biblioteca.- Clínica del Dolor y Cuidados Paliativos.- Contratación Administrativa.- Emergencias- Equipo Interdisciplinario de Educación en Salud.- Farmacoterapia.- Grupo Apoyo Técinico (GAT).- Infecciones Intrahospitalarias.- Interdisciplinaria de Atenciòn a la Violencia Intrafamiliar.
- Mejoramiento Contínuo de la Calidad.- Mejoramiento de la Infraestructura.- Mortalidad Materno Infantil.- Niño Agredido.- Revisión Compromisos de Gestión.- Salud Mental.- Salud Ocupacional. - Selección y Reclutamiento.- Vigilancia Epidemiológica.
COMITÉS DE APOYO:
PEDIATRÍAENFERMERÍA
ENERO 2007
ANEXO 2 INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACION PÚBLICA. SEDE CURRIDABAT, SAN JOSE. Entrevista a funcionarios de Registros Médicos del Hospital de La Anexión
Debido a la necesidad de procesos que busca la eficiencia en el sistema de información y en la prestación de servicios y con el interés de seguir las mejores prácticas y estándares, se requiere un Tarjetero Índice Automatizado que recopile los aspectos más relevantes de las acciones, o procesos que se llevan a cabo en los servicios de Registros Médicos del Hospital de La Anexión. A continuación encontramos preguntas que agradecemos sean respondidas por todos los funcionarios del servicio de Registros Médicos del Hospital de La Anexión, con el fin de conocer sus inquietudes respecto a la necesidad antes planteada. I Parte: Datos Personales Marque con equis el paréntesis que corresponde 1. Sexo ( ) Femenino ( ) Masculino 2. Edad_________________ 3. Lugar o área de trabajo: _____________________ 4. Puesto que desempeña____________________ 5. Cual es su situación laboral:
1. ( ) Interino 2. ( ) Propiedad
6. Cuanto tiempo tiene de laborar: 1. ( ) Menos de 1 año 2. ( ) De 1 a 5 años 3. ( ) De 6 a 10 años 4. ( ) Más de 11 años
II Parte: Situación actual del Servicio de Registros Médicos 7. Conoce usted la misión y la visión del Servicio de Registros Médicos. 1. ( ) Si 2. ( ) No 8. Conoce usted el organigrama estructural de Registros Médicos 1. ( ) Si 2. ( ) No 9. Sabe usted como funcionan las diferentes áreas o secciones de Registrosmédicos. Marque cada una de ellas. 1. ( ) Identificación 2. ( ) Recepción y citas en Consulta Externa 3. ( ) Archivo clínico 4. ( ) Estadística 5. ( ) Admisión 6. ( ) Recepción de Urgencia u Hojas de Urgencias 10. ¿Cuenta el Servicio de Registros Médicos con un Tarjetero ÍndiceComputarizado? 1. ( ) Si 2. ( ) No III. Parte. Tarjetero Índice Automatizado. 11. Sabe usted que es un Tarjetero Índice Automatizado para el Servicio deRegistros Médicos. Justifique su respuesta: 1. ( ) Si 2. ( ) No __________________________________________________________________________________________________________________________ 12. Cree usted que es importante contar con un Tarjetero Índice Automatizado.Comente su respuesta 1. ( ) Si 2. ( ) No __________________________________________________________________________________________________________________________
13. Considera usted que un Tarjetero Índice Automatizado agilizaría las laboresen su servicio. ¿Por qué? 1. ( ) Si 2. ( ) No __________________________________________________________________________________________________________________________ 14. De contar con un Tarjetero Índice Automatizado de Registros Médicos ensu servicio usted lo utilizaría de consultoría. 1. ( ) Mucho 2. ( ) Poco 3. ( ) Nada 15. Recibió usted capacitación cuando ingresó a laborar por primera vez. 1. ( ) Si 2. ( ) No Si su respuesta es positiva marque con una equis como fue la capacitación querecibió. 1. ( ) Excelente 2. ( ) Buena 3. ( ) Regular 4. ( ) Mala 16. Tiene usted conocimiento de la existencia algún Tarjetero ÍndiceAutomatizado de funcionamiento en el Servicio de Registros Médicos. 1. ( ) Si 2. ( ) No Si la respuesta es afirmativa indique donde. __________________________________________________________________________________________________________________________
ANEXO 3
ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA EN HOSPITAL DE LA ANEXIÓN
Se aplicará entrevista no estructurada a funcionarios de la Institución para
conocer su opinión en cuanto a la necesidad e importancia de contar con un
Tarjetero Índice Automatizado. Se plantea las siguientes preguntas:
1. ¿Considera usted que actualmente los funcionarios de Registros Médicos
cumplen con la consulta el Tarjetero Índice para brindar una mejor atención a
los usuarios?
2. ¿considera usted importante contar con un Tarjetero Índice Automatizado
para el servicio de Registros Médicos?
3. ¿Cree usted que se debe contar con un Tarjetero Índice Automatizado para
mejorar una mejor atención al cliente Externo e Interno?
ANEXO 4
ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA AL CENTRO DE INFORMATICA DEL
HOSPITAL DE LA ANEXIÓN
Se aplicará entrevista no estructurada a funcionario encargado de dar soporte
técnico a los equipos de computo del centro Hospitalario, para conocer su
opinión en cuanto a la necesidad e importancia de contar con un Tarjetero
Índice Automatizado. Se plantea las siguientes preguntas:
1. ¿Considera usted que actualmente con el equipo existente de cómputo,
es factible la implementación del Tarjetero Índice automatizado, para
brindar una mejor atención a los usuarios?
2. ¿Sobre cual programa de computo, se realizaría la base de datos para
contar con un Tarjetero Índice Automatizado para el servicio de Registros
Médicos?
3. ¿Si es factible la automatización de la tarjeta índice para el servicio de
Registro Médicos, el centro puede brindar la capacitación necesario a los
funcionarios y cuantas serian necesaria, para el manejo del programa,
APENDICE
APENDICE N°1
FLUJOGRAMA APERTURA DEL EXPEDIENTE MEDICO
SOLICITUD DE ATENCION
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
PRESENTACION DOCUMENTOS
ENTREVISTA
INICIO
INSCRIPCION DATOS A LA
TARJETA INDICE
DATOS PERSONALES
LLENADO DE DOCUMENTOS
ARMADO DEL EXPEDIENTE
MEDICO
CONFECCION DEL
EXPEDIENTE MEDICO
DEVOLUCION DE DOCUMENTOS AL
PACIENTE
ENVIO DEL EXPEDIENTE
MEDICO A CONSULTA
FIN