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FOCO

GESTIÓN DE GRUPOS

MANUAL DE USUARIO

GESTIÓN DE INCIDENCIAS

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 3

2. BÚSQUEDA DE INCIDENCIAS ....................................................................... 3

3. ALTA DE INCIDENCIAS ................................................................................. 5

3.1. PARTICULARIDADES DEL ALTA DE INCIDENCIA DE CAMBIO DE ESTADO DE ALUMNO ... 15

3.2. ASOCIACIÓN DE CENTRO DE TRABAJO AL ALUMNO OCUPADO .................................. 17

3.3. GESTIÓN DEL HORARIO EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA. 21

3.4. GESTIÓN DE LOS CONTROLES PERIÓDICOS EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA. .......................................................................................................... 23

4. MODIFICACIÓN DE INCIDENCIAS .............................................................. 24

5. CONSULTA DE INCIDENCIAS ...................................................................... 25

6. ENVÍO DE INCIDENCIAS ............................................................................. 25

7. RESPONDER INCIDENCIAS ......................................................................... 27

8. ELIMINACIÓN DE INCIDENCIAS ................................................................. 28

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1. INTRODUCCIÓN Los usuarios con perfil “Entidad” podrán dar de alta desde este apartado incidencias relacionadas con los grupos. Una vez dadas de alta podrá modificarlas antes de enviarlas para ser evaluadas y validadas si procede. Si se han equivocado, también tendrán la opción de eliminarlas antes de ser enviadas.

El perfil de usuario encargado de evaluar estas incidencias, es el “Gestor Provincial”, que

podrá aceptar, reformular o rechazar la incidencia enviada por la entidad. Se podrá consultar los datos de la incidencia en cualquier momento. Existen varios tipos de incidencias en función de las necesidades del usuario. En el momento del Alta, el usuario deberá indicar el tipo de la incidencia que da de alta.

Las incidencias podrán estar asociadas a uno de los siguientes tipos:

- Actualización NIF / NIE. - Corrección Nombre Alumnos. - Corrección Nombre Docentes. - Cambio de la fecha de fin de grupo. - Cambio Estado Alumno. - Cambio Estado Grupos. - Creación versión F-10. - Incorporación alumnos. - Otras. - Unificación Datos Alumno. - Eliminación de Incumplimientos. - Suspensión del grupo. - Suspensión del grupo temporal. - Error Situación Laboral. - Eliminación F25. - Modificación de Cronograma. - Errores Alumno/Curso.

Desde el alta de incidencias, los usuarios podrán dar de alta incidencias asociadas a cualquier

tipo, excepto asociadas al tipo: - “Creación versión F-10”, ya que estas incidencias se generarán desde el apartado de

“Comunicado de inicio de grupo”. En el momento de crear una versión de un comunicado de inicio de grupo se generará asociada a ella una incidencia de este tipo.

- “Unificación Datos Alumno”, ya que se genera automáticamente cuando un usuario con perfil “Gestor de Servicios Centrales” modifica los datos de un alumno.

2. BÚSQUEDA DE INCIDENCIAS

Desde esta pantalla (Figura 1) se realiza la búsqueda de incidencias que han sido dadas de alta en el sistema, utilizando para ello unos criterios de búsqueda que facilitan encontrar la incidencia deseada. Estos criterios son:

- “Entidad”. Lista desplegable deshabilitada y con la razón social de la entidad del usuario

validado en sesión marcada por defecto. - “Nº Expediente”. Caja de texto para hacer una búsqueda por nº de expediente. - “Año”. Lista desplegable de los años para los cuales hay grupos dados de alta. - “Provincia”. Lista desplegable con las provincias de CLM. - “Estado”. Lista desplegable con los posibles estados de las incidencias. Estos estados

pueden ser: • En elaboración.

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• Enviada. • Validada. • Rechazada. • Reformulada.

- Tipo: Lista desplegable con los tipos de incidencia. • Actualización NIF / NIE. • Corrección Nombre Alumnos. • Corrección Nombre Docentes. • Cambio de la fecha de fin de grupo. • Cambio Estado Alumno. • Cambio Estado Grupos. • Creación versión F-10. • Incorporación alumnos. • Otras. • Unificación Datos Alumno. • Eliminación de Incumplimientos. • Suspensión Grupo. • Suspensión Grupo Temp. • Error Situación Laboral. • Eliminación F25. • Modificación de Cronograma. • Errores Alumno/Curso.

Será obligatorio seleccionar al menos un año o introducir un número de expediente para

realizar un búsqueda. El resto de criterios son opcionales.

Figura 1: Búsqueda de Incidencias

A continuación se muestra la pantalla de búsqueda para un usuario con perfil “Entidad” tras haber realizado una búsqueda en la que se han obtenido resultados (Figura 2).

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Figura 2: Pantalla Búsqueda de Incidencias tras realizar una búsqueda. Como resultado de la búsqueda, para cada registro encontrado se muestran los datos: - Sel. Campo radio que permite seleccionar la incidencia. - Nº Incidencia: Número secuencial asignado a la incidencia. - Nº Expediente del grupo. - Tipo: Tipo de la incidencia. - F. Envío: Si la incidencia ha sido enviada por la entidad, se muestra la fecha en la que se

produjo el envío. - Estado: Estado en el que se encuentra la incidencia en ese momento. - Fecha Estado: Fecha en la que la incidencia pasó al estado en el que se encuentra.

En la parte inferior de esta figura se muestran los botones con las acciones que le están

permitidas realizar: Alta, Modificar, Enviar, Responder y Consultar una incidencia.

3. ALTA DE INCIDENCIAS Mediante esta acción, los usuarios podrán dar de alta incidencias asociadas a un grupo. Se podrán dar de alta incidencias asociadas a un grupo desde el momento en el que se crea el comunicado de inicio del grupo, independientemente del estado del grupo. El usuario deberá pulsar el botón de Alta ubicado en la parte inferior de la pantalla de la Figura 1 o Figura 2. Se mostrará entonces la pantalla con el formulario de alta de una incidencia (Figura 3).

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Figura 3: Formulario para el alta de incidencia II.

Para proceder a dar de alta una incidencia previamente debe introducirse el número de expediente del grupo al que irá asociada. Insertando dicho número en la caja de texto y pulsando el icono se comprueba si dicho grupo existe. En caso de no existir se mostrará un mensaje de aviso al usuario. En el caso de tratarse de un número de expediente válido, se carga el formulario del Alta de la Incidencia tal y como se muestra en la Figura 4. Al validar el número de expediente el icono “lupa” se sustituye por el icono . Pulsando sobre el icono se reinicia el formulario volviendo a ser necesario introducir un número de expediente válido para cargarse el formulario.

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Figura 4: Formulario para el alta de una incidencia. Si no se conoce exactamente el número de expediente del grupo para el que se quiere dar de

alta una incidencia, también se puede cargar el formulario para el alta pulsando sobre el botón lupa sin introducir ningún expediente de grupo. Se abre entonces una ventana emergente para

realizar una búsqueda de grupos (Figura 5).

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Figura 5. Búsqueda de grupos para el alta de incidencias. En esta ventana, realizar una búsqueda y seleccionar un expediente. Automáticamente se cierra la ventana y se carga el formulario de alta de incidencias para el expediente de grupo seleccionado (Figura 4). Si no se desea seleccionar ningún expediente en esta ventana, pulsar sobre el botón Volver y la ventana de búsqueda se cerrará, mostrándose la pantalla inicial para el alta de incidencias (Figura 3).

En la Figura 4 se observa el formulario que se debe completar para dar de alta una incidencia. Está formado por los siguientes apartados de información:

- ENTIDAD: Se muestra información asociada a la entidad en modo lectura no siendo posible su modificación.

- GRUPO: Se muestra información asociada al grupo sobre el que se está trabajando, en modo lectura, no siendo posible su modificación.

- DATOS INCIDENCIA: Formado por los campos “Tipo Incidencia” y “Causas”, los únicos datos modificables y obligatorios para proceder a Guardar la incidencia.

- FIRMANTE: Es la última parte del formulario. Consta de un check y una lista desplegable con todos los posibles firmantes de la incidencia. Para poder realizar el alta es obligatorio seleccionar un representante legal y marcar el check.

En el campo “Tipo Incidencia” se selecciona el tipo de la incidencia que se quiere dar de alta. En el campo “Causa” el usuario introduce las razones o motivos por las cuales necesita esta

incidencia. Existen varios campos exclusivos que sólo se muestran en función del tipo de incidencia:

• Incorporación Alumnos. � El campo “Causa” se transforma en “Motivo” que tiene una lista desplegable con 2 valores: “Realizar más de 8 horas de formación” y “Otros”. Si se elige este último aparece una caja de texto para indicar los motivos. � Se muestra en la parte inferior al campo “Motivo” un texto indicando al usuario la los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo. � A continuación, se muestra un enlace para buscar el alumno que se desea incorporar que abre una ventana emergente para buscar alumnos por NIF (Figura 6):

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Figura 6. Búsqueda de alumno para la actualización de sus datos desde una incidencia

En esta ventana, se debe introducir el NIF del alumno en cuestión y se pulsa en el

icono para comprobar si el alumno ya está incluido en el grupo y en tal caso se muestra un mensaje al usuario advirtiéndoselo. A la hora de incorporar un alumno, también se tienen en cuenta una serie de condiciones que debe cumplir el alumno:

• No se pueden incorporar alumnos al grupo que tengan edad inferior a 16 años

y superior a 70. • La fecha de incorporación al grupo para los alumnos que no son solo de

prácticas debe ser igual o posterior a la fecha de inicio del grupo y menor que la fecha de fin del grupo.

También se comprueba que no se supere un máximo de alumnos en el grupo. De modo que si se va a incorporar un alumno y se supera el máximo de alumnos se mostrará un mensaje de aviso al usuario indicando que no se pueden incorporar más alumnos al grupo. En caso de tratarse de un alumno nuevo en el grupo y cumplir todas las restricciones, el formulario para el alta de los datos del alumno se recarga. Si el alumno ya existía en el sistema, sus datos personales se mostrarán en los campos del formulario. Si no existía, será obligatorio rellenar todos los campos del formulario, a excepción del “Segundo Apellido”, del “Tipo Documento” y del “Número Documento” (en caso que se trate de un alumno desempleado).

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Figura 7. Formulario con los datos del alumno a incorporar en el grupo.

La fecha de incorporación siempre deberá ser una fecha comprendida entre la fecha de inicio y de fin del grupo. El gestor deberá pulsar en el botón “Guardar” para incluir el alumno en la incidencia, actualizándose la lista de alumnos reservas a incorporar tal y como se ve en la Figura 8. No se podrá modificar en dicha pantalla los datos del alumno.

Figura 8. Pantalla de alta de la incidencia una vez se ha incorporado a un alumno.

• Cambio Fecha Fin Grupo. Esta incidencia ha sido sustituida por la incidencia de modificación de cronograma.

• Suspensión Grupo. � Fecha Suspensión Propuesta. Caja de texto para introducir la fecha de suspensión que propone la entidad.

• Suspensión Grupo Temporal. Esta incidencia ha sido sustituida por la incidencia de modificación de cronograma.

• Eliminación de Incumplimientos. � Se muestra en la parte inferior al campo “Causas” un texto indicando al usuario la información que debe introducir (código y tipo del incumplimiento) por cada incumplimiento que desee eliminar. Este texto es el que se muestra en la figura siguiente:

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Figura 9: Texto explicativo de Incidencias tipo Eliminación Incumplimientos

� A continuación del texto, se incluye un enlace para consultar la lista de incumplimientos de ese grupo. Si se pulsa sobre él, aparece la siguiente pantalla de información.

Figura 10: Pantalla de Consulta de Incumplimientos

• Cambio estado alumno (Figura 11). � Tabla Listado Alumnos Grupo. Tabla con los datos de los alumnos en estado INICIADO o NO INICIADO del grupo (Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido, NIF y Fecha de Fin del alumno en el grupo si la tiene). � Se muestra un texto informativo con instrucciones para dar de alta este tipo de incidencia. � Se oculta el botón guardar y se muestra un botón seleccionar.

Figura 11: Detalle inferior de la pantalla de alta de incidencias para el tipo cambio estado alumno.

• Error Situación Laboral.

� Se muestra en la parte inferior al campo “Causa” un texto indicando al usuario la los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo.

� A continuación, se muestra un enlace para buscar el alumno al que se le desea cambiar la situación laboral.

� Una vez seleccionado el alumno, se muestra una tabla con los datos del mismo.

Figura 12: Datos específicos Incidencia Error Situación Laboral.

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� También se muestra el conjunto de campos a completar que aplican para la nueva situación laboral (Figura 13 y Figura 14).

Figura 13: Campos obligatorios para pasar a Desempleado.

Figura 14: Campos obligatorios para pasar a Ocupado.

• Errores Alumno/Curso. � Se muestra en la parte inferior al campo “Causa” un texto indicando al usuario la

los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo. � A continuación, se muestra una lista con todos los alumnos del grupo que están en

un estado final distinto a NO INICIADO.

Figura 15: Datos específicos Incidencia Errores Alumno/Curso.

• Eliminación F25.

� Este tipo de incidencias sirve para eliminar los F25 de un grupo. Para poder dar de alta una incidencia de este tipo, no puede haber ninguna otra incidencia igual en marcha y además, el F25 a eliminar no puede encontrarse en ninguna Resolución de Beca ni ninguna Resolución de Reconocimiento firmada.

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� Se muestra en la parte inferior una lista desplegable para indicar si el tipo de beca a eliminar es de Curso o de Prácticas y a continuación los datos referentes al F25 que se va a eliminar.

Figura 16: Datos específicos Incidencia Eliminación F25.

• Modificación de Cronograma.

� Nueva Fecha de Inicio. Caja de texto para introducir la nueva fecha de inicio del grupo. � Nueva Fecha Fin. Caja de texto para introducir la nueva fecha de fin del grupo. � Tipo de horario. Tipo de horario del grupo. � Si el grupo es presencial o tiene parte presencial aparecerán enlaces para la gestión del horario.

Figura 17: Campos específicos de la incidencia de tipo Modificación de Cronograma.

� Si el grupo es A distancia/Teleformación o tiene parte A distancia/Teleformación aparecerá el siguiente enlace para la gestión de los controles periódicos.

Figura 18: Enlace para la gestión de fechas de control de la incidencia de tipo Modificación de Cronograma.

• Actualización NIF / NIE.

� Se muestra en la parte inferior al campo “Causa” un texto indicando al usuario la los pasos que ha de seguir para dar de alta una incidencia de este tipo.

� A continuación, se muestra un enlace para buscar el alumno al que se le desea cambiar el NIE.

� Una vez seleccionado el alumno, se muestra una tabla con los datos básicos del mismo. Se muestra un campo para introducir el nuevo NIF del alumno.

Figura 19. Datos específicos Incidencia Actualización NIF / NIE.

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A la hora de realizar el alta de una incidencia hay que tener en cuenta el estado en que se encuentre el grupo o uno de sus documentos y algunas restricciones en función del tipo de incidencia:

- Incorporación alumnos:

o El grupo se encuentra en estado ‘Aprobado Inicio’ (sólo si el documento de Inicio de Grupo ha sido enviado) o ‘Iniciado’ (sólo si el documento de Notificación de Fin de Grupo no ha sido enviado).

o El grupo al que pertenece la incidencia no tenga generada su ACTA DE EVALUACIÓN DEFINITIVA.

o El grupo no podrá tener una incidencia de tipo Errores Alumno/Curso en vigor. o La incidencia tiene que tener un alumno asociado. No se puede superar el máximo

de alumnos permitidos en el grupo. o No pueden existir dos incidencias de este tipo para el mismo alumno del grupo.

- Actualización NIF / NIE: el estado del grupo debe ser INICIADO, FINALIZADO o

SUSPENDIDO. Sólo se puede dar de Alta en los siguientes casos: o Si se tiene algún alumno asociado a la incidencia. o Se introduce un nuevo NIF para dicho alumno.

- Corrección Nombre Docentes: sólo se puede dar de Alta si el grupo se encuentra en

estado COMUNICADO INICIO, APROBADO INICIO, INICIADO, ANULADO, SUSPENDIDO o FINALIZADO.

- Corrección Nombre Alumnos: se puede dar de alta desde que el Comunicado de Inicio

está creado.

- Cambio Estado de Grupo: sólo se puede dar de Alta si el grupo se encuentra COMUNICADO INICIO, APROBADO INICIO, INICIADO o FINALIZADO, y siempre y cuando el mismo grupo no tenga asociadas incidencias de tipo Cambio de Estado de Grupo en estado diferente a RECHAZADA o VALIDADA. Además, el grupo al que pertenece la incidencia no debe estar incluida en ninguna liquidación parcial.

- Eliminación de Incumplimientos: se puede dar de alta si el grupo no se encuentra en

estado ‘En Elaboración’ o ‘Renunciado’. Además se comprueba que el grupo tenga incumplimientos activos.

- Otras: en cualquier estado siempre que se haya dado de alta el comunicado de inicio.

- Suspensión grupo: se puede dar de alta si el grupo se encuentra en estado ‘Aprobado

Inicio’ (sólo si el documento de Inicio de Grupo ha sido enviado) o ‘Iniciado’. Además, se deberá comprobar que no se tenga otra incidencia del mismo tipo en un estado diferente a VALIDADA o RECHAZADA.

- Cambio estado de alumno: se puede dar de alta si el grupo se encuentra en estado

‘Iniciado’ y tiene el Inicio de grupo validado.

- Error Situación Laboral: sólo se puede dar de Alta en los siguientes casos:

o Si se tiene algún alumno asociado a la incidencia. o Si el alumno se encuentra en estado diferente a NO INICIADO. o Si se tienen completados todos los datos obligatorios del alumno. o Si se tiene correctamente cumplimentado el campo Num. Documento en caso de

que el alumno pase a Ocupado. o Si el alumno no se está pasando a Ocupado y tiene una beca asociada. o Si el grupo se encuentra INICIADO o FINALIZADO con el Certificado de Fin sin

validar. o Si el grupo no está incluido en ninguna liquidación parcial. o Si no existe otra incidencia del mismo tipo en proceso para el alumno del grupo.

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- Errores Alumno/Curso: sólo se puede dar de Alta en los siguientes casos:

o Si el grupo se encuentra INICIADO o FINALIZADO. o Si el grupo no está incluido en ninguna liquidación parcial. o Si no se supera el máximo de alumnos por grupo teniendo en cuenta los señalados

para la incidencia. o Si no existe otra incidencia del mismo tipo en vigor.

- Eliminación F25: sólo se puede dar de Alta si el grupo tiene algún F25 dado de alta del

tipo seleccionado, y ese F25 no se encuentra en ninguna Resolución de Beca ni ninguna Resolución de Reconocimiento firmada.

- Modificación de Cronograma: sólo se puede dar de Alta si se cumplen las siguientes

condiciones:

o El grupo se encuentra en estado APROBADO INICIO (Con el Inicio de Grupo Creado), INICIADO o FINALIZADO (con el F40 sin crear).

o Se han completados todos los campos del formulario. o Las horas introducidas en el horario deben ser menores o iguales a las horas del

detalle. o El grupo no tiene el Acta de Evaluación Generada. o El grupo no tiene una incidencia de tipo Errores Alumno/Curso en vigor. o El grupo no tiene otra incidencia del mismo tipo en proceso. o Para cursos de 2012 que impartan Certificados de Profesionalidad, la fecha de

comienzo de los alumnos debe encontrarse entre los 5 primeros días de la nueva fecha de comienzo del grupo.

o Si el grupo tiene detalle con fechas de control: - Debe haber al menos una fecha de control introducida. - Todas las fechas de control deben estar comprendidas entre las nuevas

fechas de inicio y fin propuestas. - No se puede eliminar una fecha para la que ya hayan marcado su asistencia

algún alumno del grupo. - No se pueden introducir nuevos controles periódicos si el grupo tiene

alumnos en estado final. Una vez completados todos los campos obligatorios del formulario, el usuario deberá pulsar el

botón de Guardar para que se proceda a guardar la incidencia. Si no se cumple alguna de estas restricciones, se muestra un mensaje al usuario indicando porqué no es posible dar de alta dicha incidencia.

Si se cumplen todas las restricciones, tras Guardar, regresa a la pantalla “Búsqueda de

incidencias” (Figura 1) y el estado de la incidencia al guardarla es ‘EN ELABORACIÓN’ (excepto incidencias de cambio de estado de alumno).

Si se pulsa el botón Volver, no se realiza ninguna operación, regresando a la pantalla de “Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).

3.1. PARTICULARIDADES DEL ALTA DE INCIDENCIA DE CAMBIO DE ESTADO DE ALUMNO

Como se ha comentado anteriormente, el botón Guardar no se encuentra disponible si el tipo

de incidencia es Cambio estado de alumno. El proceso para dar de alta este tipo de incidencias es distinto al resto y se explica a continuación:

Se debe seleccionar un alumno en la pantalla de la Figura 11, rellenar la causa de la incidencia

y pulsar el botón Seleccionar. Se redirigirá al usuario a la pantalla de modificación de los datos del alumno de la siguiente figura:

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Figura 20: Pantalla de modificación de los datos del alumno desde incidencia. En el caso de que el grupo al que pertenece el alumno fuera de formación A Distancia,

Teleformación o Mixto y tuviera controles periódicos asociados se mostraría también un campo para cumplimentar la asistencia a los mismos.

Figura 21: Campo para cumplimentar la asistencia a los controles periódicos.

En la pantalla de la figura anterior, el usuario deberá cambiar obligatoriamente el estado del

alumno: • Desde Iniciado: a un estado final (no iniciado, finalizado, baja por colocación, baja por

finalizar cp o baja por otras causas). • Desde No Iniciado: a iniciado.

y rellenar los datos obligatorios del alumno en función del estado al que se pase.

Para cumplimentar el formulario el usuario deberá tener en cuenta los siguientes puntos: - Los campos referentes a Datos Empresa y Centro de Trabajo en la que trabaja solo se

mostrará si la situación laboral del alumno es OCUPADO. - Si el alumno pasa a un estado final (FINALIZADO, EXENTO, BAJA POR COLOCACIÓN, BAJA

POR FINALIZAR CP o BAJA POR OTRAS CAUSAS), todos los datos del formulario son obligatorios a excepción de:

o E-mail. o Si el alumno es ocupado:

� Categoría. � Área funcional. � Colectivo. � Sector/Convenio.

- Para indicar las fechas en los campos que sean de tipo fecha, deberá buscarla y seleccionarla en la ventana que se abrirá al pulsar sobre el icono con el calendario situado al lado del campo o bien introduciendo las fechas directamente por teclado.

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- Independiente del estado en el que se encuentre el alumno no se puede cumplimentar la asistencia a un control periódico cuya fecha es posterior a la fecha de fin del alumno.

- Para grupos presenciales con horario antiguo, sólo se podrá pasar a FINALIZADO si la fecha de fin del alumno es igual a la fecha de fin del grupo.

- Sólo se podrá pasar a FINALIZADO un alumno si se ha recibido al menos el 75% de las horas lectivas del curso (horas de la especialidad +horas de las formaciones complementarias, no cuentan las horas de prácticas). Para grupos mixtos, con fechas de control, deberá también haber asistido al menos al 75% de los controles periódicos.

- La fecha de inc. del alumno en el curso ha de ser posterior o igual a la fecha de inicio del grupo e igual o anterior a la fecha de fin del alumno en el grupo para los alumnos que no son solo de prácticas.

- La fecha de fin del alumno en el curso ha de ser posterior o igual a la fecha de incorporación del alumno en el grupo para los alumnos que no son solo de prácticas.

- Al seleccionar uno de los estados finales se debe completar los datos relativos a la Formación Complementaria.

- Para grupos con horario detallado, si el alumno pasa a un estado final (FINALIZADO, BAJA POR COLOCACIÓN, BAJA POR FINALIZAR CP o BAJA POR OTRAS CAUSAS), la fecha de fin del alumno debe coincidir con un día lectivo del grupo.

- El número de horas del alumno en el grupo debe ser menor o igual que las horas del grupo, siempre y cuando el alumno no esté marcado como solo de prácticas.

- Si se selecciona la evaluación del grupo como APTO PARCIAL se debe indicar al menos un módulo, unidad formativa o unidad de competencia como superado.

Una vez cumplimentados correctamente los datos del alumno, para terminar con el proceso

de alta de la incidencia, el usuario debe pulsar el botón Enviar, lo que permitirá guardar los datos del alumno y la incidencia se validará automáticamente y no será visible desde la búsqueda de incidencias, por lo que a partir de este momento no se podrá realizar ninguna modificación sobre dicha incidencia. Se envía un correo de notificación al gestor provincial asignado al grupo para informarle del cambio de estado del alumno.

Si el usuario decide no realizar el envío, podrá pulsar sobre el botón Volver para regresar a

la pantalla de alta de incidencia (Figura 4), no guardándose los datos del alumno.

3.2. ASOCIACIÓN DE CENTRO DE TRABAJO AL ALUMNO OCUPADO

Para asociar un centro de trabajo a un alumno, debe pulsar el enlace Asociar Centro de Trabajo en ese momento se mostrará una ventana como la de la figura siguiente:

Figura 22: Pantalla de búsqueda de Centros de Trabajo

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La pantalla de la figura anterior, sirve de puerta de entrada a la gestión de los Centros de trabajo, en función de los datos que se introduzcan en los criterios de búsqueda la aplicación le permitirá realizar las siguientes operaciones:

o Dar de alta una empresa y un centro de trabajo. o Dar de alta un centro de trabajo. o Corregir los datos de la empresa y centro de trabajo.

Alta de empresa y centro de trabajo: Al introducir en los criterios de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que no existe en el sistema, automáticamente la aplicación le remitirá al alta de los datos de la empresa y puesto que el alumno debe estar asociado a un centro de trabajo, deberá al mismo tiempo dar de alta también un centro de trabajo para la empresa. El formulario de alta de empresa y centro se muestra en la siguiente figura:

Figura 23: Pantalla de alta de empresa y centro de trabajo

Todos los datos del formulario son obligatorios, a excepción de los campos “Trabaja por cuenta ajena” y “Trabaja por cuenta propia” que son excluyentes, es decir sólo debe cumplimentar uno de los dos. Si pulsa el botón Cerrar, se cierra la ventana y no se realiza ninguna operación.

Una vez que ha introducido todos los datos en el formulario, debe pulsar el botón Guardar, en ese momento se realizan las siguientes comprobaciones:

o El CIF/NIF de la empresa no debe estar asociado a otra empresa del sistema. o En función del tipo de empresa, se verán afectados los datos del centro de trabajo:

− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número igual o inferior a 250 empleados, la empresa será una PYME (el campo se rellena por defecto sin opción a modificarlo). En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF y en el tipo de documento se debe seleccionar ‘CCC’ e introducir un CCC en el campo ‘Num. Documento’ que debe tener 11 dígitos, que se corresponde con el Código Cuenta Cotización de la Seguridad Social del Centro de trabajo.

− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número superior a 250 empleados, la empresa no será PYME. En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF.

− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta propia’, la empresa no será PYME. En el campo CIF / NIF se debe introducir un NIF, en el campo ‘Tipo Documento’ podrá elegir cualquier opción e introducir un número de documento de centro correcto en el campo ‘Num. Documento’.

o Además el campo número de documento no debe coincidir con ningún otro número de documento de otro centro de trabajo de la empresa en la misma localidad.

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Si todas las comprobaciones se cumplen, se da de alta la empresa en el sistema junto con su centro de trabajo y éste se asocia al alumno y los datos quedan reflejados en el formulario de la Figura 20. Alta centro de trabajo:

Se puede dar de alta un centro de trabajo de dos formas. O bien introducir en los criterios de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que sí existe en el sistema y un número de documento que no existe en el sistema. Entonces, automáticamente la aplicación le remitirá al alta de los datos del centro de trabajo, en el cual deberá cumplimentar los datos del centro de trabajo. O bien, realizar una búsqueda introduciendo en los criterios de búsqueda el CIF/NIF de una empresa que sí existe en el sistema y pulsando el botón ‘Alta C.T.’ que aparece en la botonera inferior tras esta operación.

Figura 24: Pantalla de búsqueda de centros de trabajo.

El formulario de alta de centro de trabajo será el siguiente:

Figura 25: Pantalla de alta de empresa y centro de trabajo

Como se puede observar en la figura anterior, los datos de la empresa aparecen en modo sólo

lectura ya que son recuperados del sistema a través de su CIF / NIF. Todos los datos referentes al Centro de Trabajo son obligatorios. Si pulsa el botón Cerrar, se cierra la ventana y no se realiza ninguna operación.


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o El CIF/NIF de la empresa no debe estar asociado a otra empresa del sistema. o En función del tipo de empresa, se verán afectados los datos del centro de trabajo:

− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’, se debe seleccionar en el campo ‘Tipo Documento’ del centro la opción ‘CCC’ e introducir un CCC en el campo ‘Num. Documento’ que debe tener 11 dígitos, que se corresponde con el Código Cuenta Cotización de la Seguridad Social del Centro de trabajo.

− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta propia’, puede seleccionar cualquier tipo de documento para el centro.


Si todas las comprobaciones se cumplen, se da de alta el centro de trabajo en el sistema y

éste se asocia al alumno y los datos quedan reflejados en el formulario de la Figura 20. Corrección de datos de empresa y centro de trabajo:

Desde la pantalla de la Figura 24 debe seleccionar un centro de trabajo y pulsar el botón

Corregir, en ese momento se abrirá la pantalla de corrección de datos de empresa y centro de trabajo, tal y como se muestra en la figura siguiente:

Figura 26: Pantalla de corrección de datos de empresa y centro de trabajo.

Todos los datos del formulario son obligatorios, a excepción de los campos “Trabaja por

cuenta ajena” y “Trabaja por cuenta propia” que son excluyentes, es decir solo debe cumplimentar uno de los dos. Si pulsa el botón Cerrar, se cierra la ventana y no se realiza ninguna operación.


o El CIF/NIF de la empresa no debe estar asociado a otra empresa del sistema. o En función del tipo de empresa, se deben rellenar los datos de la empresa y del centro de

trabajo: − Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número igual o inferior

a 250 empleados, la empresa será una PYME (el campo se rellena por defecto sin opción a modificarlo). En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF y en el tipo de documento se debe seleccionar ‘CCC’ e introducir un CCC en el campo ‘Num. Documento’ que debe tener 11 dígitos, que se corresponde con el Código Cuenta Cotización de la Seguridad Social del Centro de trabajo.

− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta ajena’ y consta de un número superior a 250 empleados, la empresa no será PYME. En el campo CIF / NIF se debe introducir un CIF.

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− Si la empresa tiene ‘Titularidad por cuenta propia’, la empresa no será PYME. En el campo CIF / NIF se debe introducir un NIF, en el campo ‘Tipo Documento’ podrá elegir cualquier opción e introducir un número de documento de centro correcto en el campo ‘Num. Documento’.


Si todas las comprobaciones se cumplen, se da de alta la empresa en el sistema junto con su

centro de trabajo y éste se asocia al alumno y los datos quedan reflejados en el formulario de la Figura 20.

3.3. GESTIÓN DEL HORARIO EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA.

Desde este tipo de incidencias podrá realizar cualquier modificación del cronograma del grupo

(cambio de fecha de inicio o fin, cambio del horario). La gestión del horario en las incidencias de tipo Modificación de Cronograma se produce de la

misma forma que en el F10, por una parte se podrá definir el horario de los días lectivos por

períodos mediante el enlace Incluir horario o gestionar el calendario día a día detalladamente

mediante el enlace Gestión horario. Para realizar cualquier modificación del horario, deberá tener introducidas las fechas de inicio

y fin del grupo (si alguna de estas fechas no varía, introduzca la que ya tenía el grupo).

Si pulsa sobre el icono , se abrirá una ventana emergente con una pantalla como la de la figura siguiente:

Figura 27: Pantalla de introducción de horario por períodos.

Desde la pantalla de la figura anterior podrá definir un horario completo e indicar en qué

períodos de fechas se imparte el horario definido. Podrá definir de un golpe todos los días que tienen el mismo horario evitando tener que definir el horario día por día.

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Para ello, mediante el icono Añadir periodo podrá ir incluyendo los períodos para los que aplica el horario definido, al pulsar el enlace citado por cada periodo aparecerán los siguientes campos:

Figura 28: Campos para definir los periodos a los que aplica un horario.

Por cada periodo debe definir, la fecha de inicio y de fin, una vez introducidas dichas fechas,

debe seleccionar los días del horario y por cada día seleccionado introducir su horario. Cabe destacar que es obligatorio definir las fechas de todos los períodos introducidos, siempre

podrá borrar períodos mediante el icono , para cada periodo la fecha de fin debe ser posterior a la fecha de inicio y además es obligatorio al menos definir el horario de un día.

Una vez definido todo, pulse el botón Guardar, y el horario quedará asociado a la incidencia. Se debe destacar que los días para los que no introdujo horario y que están dentro de los períodos establecidos se definirán como no lectivos y el resto como Lectivos. Es decir si usted definió un período de una semana y solo seleccionó lunes y martes, se marcarán como Lectivos y el resto de días de la semana se marcarán como no lectivos.

Por otra parte, los días entre la fecha de inicio y de fin que no estén dentro de los períodos

establecidos permanecerán tal y como estuvieran antes de definir el horario (Sin Definir, Lectivo, Lectivo con prácticas de conducción o No Lectivo).

Una vez usted ha definido el horario, podrá gestionar días concretos mediante el enlace Gestión horario, gracias a este enlace podrá hacer una total personalización del horario del grupo. Al pulsar dicho se abrirá una ventana emergente donde aparecerá una pantalla como la de la figura siguiente.

Figura 29: Horario detallado de un grupo.

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En la pantalla de la figura anterior, se muestra un menú lateral con los meses entre la fecha de inicio y la fecha de fin establecidas, mediante este menú lateral podrá navegar por los diferentes meses que componen el grupo para modificar los días concretos de un mes. Como puede observar, existen tres tipos de días, lectivos (marcados en rosa) para los que se mostrará su horario, lectivos con prácticas de conducción (marcados en rosa oscuro) para los que se mostrará su horario, no lectivos (marcados en azul oscuro) y no definidos (marcados en azul claro). Para gestionar un día concreto, solo tendrá que pulsar en el día que quiere gestionar, en ese momento se mostrarán los datos del día.

Figura 30: Formulario de gestión de un día concreto.

Una vez está en la pantalla de la figura anterior, solo tendrá que definir el tipo del día, en caso de ser lectivo, podrá modificar el horario del día siempre y cuando no supere las 8 horas lectivas y en caso de ser lectivo con prácticas de conducción sí podrá superarse las 8 horas lectivas. Una vez definido el horario, debe pulsar el botón guardar y se guardarán los datos del día. En el momento en que ya ha definido todos los días y todos los campos de la incidencia, desde la pantalla de la Figura 4 pulsar el botón Guardar, en ese momento se comprobará que la suma de las horas introducidas en el horario no sea superior a las horas presenciales del grupo, si se pasan las comprobaciones, la incidencia quedará guardada en el sistema.

3.4. GESTIÓN DE LOS CONTROLES PERIÓDICOS EN INCIDENCIAS DE TIPO MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA.

La gestión de los controles periódicos en las incidencias de tipo Modificación de Cronograma

se realiza de la misma forma que en el F10, a excepción de que aquí no se podrán modificar las fechas procedentes del grupo, aunque sí eliminarlas e insertar otras nuevas.

Para realizar cualquier gestión de las fechas de control, deberá tener introducidas las fechas

de inicio y fin del grupo (si alguna de estas fechas no varía, introduzca la que ya tenía el grupo).

Una vez hecho esto, si pulsa sobre el enlace , se abrirá una ventana emergente como la de la figura siguiente:

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Figura 31. Gestión de fechas de control en incidencia Modif. Cronograma.

Aquí, como ya se ha indicado antes, no se podrán modificar las fechas preexistentes del

grupo pero sí se podrán eliminar y añadir otras nuevas.

En el momento en que ya ha definido todos los controles periódicos, desde la pantalla de la Figura 31 pulsar el botón Guardar, entonces se comprobará que:

• Hay al menos una fecha de control introducida. • Todas las fechas de control están comprendidas entre las nuevas fechas de inicio y fin

del grupo propuestas. • No hay fechas duplicadas.

4. MODIFICACIÓN DE INCIDENCIAS

El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1) y realizar una búsqueda para

localizar y seleccionar la incidencia que desea modificar (Figura 2). Solamente se podrán modificar las incidencias que previamente hayan sido dadas de alta y

que se encuentren en estado “EN ELABORACIÓN”. El formulario de modificación de incidencias será prácticamente igual que el formulario de alta pero a diferencia de este no se podrá modificar ni el expediente del grupo, ni el tipo de incidencia, y además en los datos de la incidencia, se mostrará un nuevo campo con el Nº Incidencia, que será el mismo que se muestra en la búsqueda de incidencias y que también será de solo lectura.

A la hora de realizar la modificación de una incidencia hay que tener en cuenta, a parte del estado del grupo, algunas restricciones en función del tipo de incidencia. Estas restricciones son las mismas que las explicadas en el apartado 3 de este manual para el alta de incidencias.

Una vez el usuario ha modificado la incidencia, deberá pulsar el botón Guardar (y aceptar la confirmación solicitada al usuario) para que queden registrados de manera definitiva, regresando a la pantalla de “Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).

Si se pulsa el botón Volver no se realiza ninguna operación regresando a la pantalla de

“Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).

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5. CONSULTA DE INCIDENCIAS El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1) y realizar una búsqueda para localizar y seleccionar la incidencia que desea consultar. Se podrán consultar los datos de todas las incidencias independientemente de su estado. El formulario de consulta será igual que el formulario de modificación de incidencias, pero en este caso no podrá modificarse ningún dato del formulario. Los botones del formulario en este caso serán, Volver, volviendo a la pantalla de búsqueda de incidencias (Figura 1) y el botón Imprimir que genera un documento en formato PDF con los mismos datos que aparecen en el formulario de la incidencia. Dependiendo de si la incidencia ha sido Reformulada/Respondida o Rechazada, aparecerán unos campos adicionales “Motivo de Reformulación”, “Respuesta de la Incidencia” y “Rechazo de la Incidencia”. Si la incidencia ha sido validada, y el gestor encargado de la validación ha decidido introducir un comentario a la validación, también aparecerá este campo a la hora de consultar la Incidencia. 6. ENVÍO DE INCIDENCIAS

El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1 y Figura 2) y realizar una búsqueda para localizar y seleccionar la incidencia que desea enviar para su gestión. Solamente se podrán enviar las incidencias que previamente hayan sido dadas de alta y que se encuentren en estado “EN ELABORACIÓN”.

Una vez el usuario ha seleccionado la incidencia que desea enviar, deberá pulsar en el botón

Enviar de la pantalla de búsqueda de incidencias. Para realizar el envío se deben cumplir las mismas condiciones expuestas en el apartado de

alta de Incidencia. Además si la incidencia lleva asociadas fechas, se comprueba lo siguiente según el tipo de

incidencia de que se trate:

o Incidencia de CAMBIO DE FECHA DE FIN de grupo: - La nueva fecha de fin de grupo no debe ser anterior a la fecha de inicio del grupo (deberá

ser posterior o igual ya que un curso puede empezar y acabar el mismo día). En caso contrario se mostrará mensaje de aviso y no se permitirá realizar la operación.

- Si la nueva fecha de fin es anterior a la antigua, se comprueba para cada uno de los alumnos del grupo cuyo estado sea diferente a NO INICIADO, que su fecha de fin en el grupo sea anterior o igual a la nueva fecha de fin propuesta. Si no es así, se muestra un mensaje de aviso al usuario y no se deja realizar la operación.

- Si la nueva fecha de fin es posterior a la fecha de fin que tenga el grupo, para cada uno de los alumnos cuyo estado sea diferente a NO INICIADO, se comprueba si con la nueva fecha de fin tienen conflictos con otros grupos en los cuales ya estuvieran dados de alta. Si hay conflictos se muestra un mensaje de aviso en el cual se indica el nombre y el NIF de los alumnos que tienen conflictos y no se permite realizar la operación.

o Incidencia de SUSPENSIÓN DE GRUPO: - La nueva fecha de fin de grupo debe estar comprendida entre la fecha de inicio del grupo

(deberá ser posterior o igual ya que un curso puede empezar y acabar el mismo día) y la fecha de fin del mismo. En caso contrario se mostrará mensaje de aviso y no se permitirá realizar la operación.

o Incidencia de SUSPENSIÓN DE GRUPO TEMPORAL:

- La fecha de reanudación del grupo, debe ser posterior a la fecha inicial del grupo.

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- La fecha de reanudación del grupo, debe ser posterior a la fecha de suspensión propuesta del grupo.

- La fecha de reanudación del grupo, debe ser anterior a la nueva fecha de fin propuesta para el grupo.

- La fecha de suspensión del grupo, debe ser posterior a la fecha inicial del grupo. - La fecha de suspensión del grupo, debe ser anterior a la nueva fecha de fin de grupo

propuesta.

o Incidencia de ELIMINACIÓN F25: - El F25 no puede encontrarse en una Resolución de Beca. - El F25 no puede encontrarse en una Resolución de Reconocimiento firmada.

o Incidencia de MODIFICACIÓN DE CRONOGRAMA:

- La nueva fecha de inicio propuesta no puede ser posterior a la fecha de inicio de los alumnos marcados como no solo de prácticas y los docentes del grupo.

- La nueva fecha de fin propuesta no puede ser anterior a la fecha de fin de los alumnos marcados como no solo de prácticas y los docentes del grupo.

- Debido a las nuevas fechas definidas, no debe haber ningún alumno marcado como no solo de prácticas con solapamiento de horarios con otros grupos.

- Debido a las nuevas fechas definidas, no debe haber ningún alumno marcado como no solo de prácticas que reciba más de 8 horas diarias de formación presencial en un día concreto.

- Para cursos de 2012 que impartan Certificados de Profesionalidad, la fecha de comienzo de los alumnos debe encontrarse entre los 5 primeros días de la nueva fecha de comienzo del grupo.

- Si se han añadido nuevos controles periódicos, no debe haber ningún alumno en estado final (FINALIZADO, BAJA POR…).

- Si se han eliminado controles periódicos del grupo, no debe haber ningún alumno con su asistencia cumplimentada para ese día.

Si no se cumple alguna de estas restricciones se muestra un mensaje indicando que no se

permite realizar el envío y el motivo por el que no se permite.

Si cumple las condiciones anteriormente explicadas, el sistema solicita confirmación antes de realizar el envío, y si la respuesta del usuario es afirmativa, se procede a enviar la incidencia de forma que pasa a tener estado “ENVIADA”, y se registra la fecha del envío.

Además, se enviará un correo electrónico de notificación a los gestores correspondientes y un

correo al usuario que tramita el envío de acuse.

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7. RESPONDER INCIDENCIAS

Una incidencia se puede responder siempre que haya sido evaluada y reformulada por el gestor provincial. Para ello, el usuario entidad deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1 y Figura 2) y realizar una búsqueda para localizar y seleccionar la incidencia que quiere responder.

Previamente habrá recibido un correo electrónico notificándole la reformulación de dicha

incidencia. Solamente se podrán responder las incidencias que se encuentren en estado “REFORMULADA”.

Una vez el usuario ha seleccionado la incidencia a responder, deberá pulsar en el botón

Responder de la Figura 1. Se dirigirá entonces al usuario a la pantalla de respuesta que se muestra en la Figura 32:

Figura 32. Pantalla de respuesta de incidencias. Desde esta pantalla, el usuario con perfil “Entidad” podrá responder a la incidencia

reformulada. En esta pantalla se mostrarán en modo de consulta todos los campos excepto el campo “Respuesta a la Reformulación”, en el que el usuario deberá indicar la respuesta dada al motivo de la reformulación que le ha enviado el gestor que tramitó la incidencia.

Excepciones: 1. En el caso de las incidencias de tipo Errores Alumno/Curso, se mostrará también la lista

de los alumnos del grupo para que el usuario pueda añadir o quitar alumnos para asociar a la incidencia.

Figura 33. Respuesta incidencia Errores Alumno/Curso.

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Cuando haya introducido la respuesta de la incidencia, el usuario de la entidad deberá pulsar

el botón Responder. Al pinchar en este botón, se regresará a la pantalla de “Búsqueda de Incidencias” (Figura 1) y

la incidencia pasará de nuevo al estado “ENVIADA” para que pueda ser tramitada por el gestor correspondiente, enviándose un correo de notificación a los gestores y un correo de acuse de envío al usuario.

Al responder una incidencia, se deben tener en cuenta las mismas restricciones expuestas en

los apartados de alta y envío de incidencias.

Pulsando el botón Volver no realiza ninguna operación regresando a la pantalla de “Búsqueda de Incidencias” (Figura 1).

8. ELIMINACIÓN DE INCIDENCIAS El usuario deberá acceder a la búsqueda de incidencias (Figura 1) y realizar una búsqueda para localizar y seleccionar la incidencia que desea eliminar. Se podrá eliminar una incidencia siempre que se encuentre en estado EN ELABORACIÓN. Entonces, se pulsará el botón Eliminar y se mostrará un mensaje de confirmación que si se acepta, eliminará físicamente la incidencia de la aplicación.

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