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Millennium Aduanas

ANALIZANDO INCIDENCIAS Página 1 de 13 -

Betta Global Systems

Sistema de Aduanas

MANUAL PARA EL ANALISIS

DE LAS INCIDENCIAS

Revisado el 26 de Enero del 2005

Millennium Aduanas


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Las Incidencias son materias primas no ‘descargadas’ por saldos insuficientes. Es muy importante entender como funcionan la afectación de pedimentos (descargas) para poder comprender el porque de las incidencias. Millennium ‘descarga’ facturas de SALIDAS, y afecta con esto las ENTRADAS (facturas), de la naturaleza de la salida, depende la naturaleza de las entradas que afectara (descontara de las cantidades adquiridas). Puntos importantes a considerar:

1) El sistema ‘descarga’ en base a la fecha seleccionada:

Esto quiere decir, que las entradas que se consideraran, seran hasta esta fecha seleccionada o capturada (segun la opcion elegida), cualquier entrada cuya fecha sea posterior a esta fecha seleccionada, sera ignorada 2) De la misma manera, si NO se selecciona la opcion de ‘INCLUIR ENTRADAS

VENCIDAS’, todas estas, aun con saldo, seran excluidas de las descargas. Esto es un error comun de apreciacion, y es que los materiales SI tienen SALDO, pero esta VENCIDO con respecto a la fecha de la SALIDA (fecha de vencimiento de la entrada menor a la de la SALIDA), y no se toma en cuenta para su afectacion. De lo contrario, si seleccionamos esta opcion, el sistema no tomara en cuenta las fechas de vencimiento, y las descargara (estas fechas solo son para temporales, para definitivos las ignora). Es muy importante notar que esta opcion por default, esta deshabilitada.

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3) Esta tambien la opcion de incluir materiales definitivos en los retornos de P.T. (exportacion), asi como en las transferencias, por default, esta opcion esta deshabilitada.

El sistema, al descargar por PEPS (primeras entradas, primeras salidas), tiene dos opciones;

a) La Descarga por DIA, nos permite seleccionar factura por factura a descargar,

esta opcion nos despliega las posibles INCIDENCIAS de las facturas, y nos pregunta si queremos descargar aun con estas incidencias. Puede darse el caso de que toda la factura tenga incidencias (que no tenga nada que afectar por falta de saldo), el sistema aun asi, nos pregunta que si queremos descargarla (no tenemos manera de saber que no hubo saldo de ningun material), si contestamos que si, entonces, la factura aparecera con el indicador de descargada (una palomita), pero en realidad no hay descargas.

b) Por RANGO DE FECHAS, el sistema no despliega las incidencias (como en el punto anterior), en lugar de esto, las envia a un archivos llamado INCIDENC, el cual contiene los materiales que no pudo descargar. En el caso de que una factura no haya tenido nada que afectar, aun asi, la marcara como afectada (palomeada), pero al imprimir el reporte de las descargas, este no imprimira nada.

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El reporte de las INICIDENCIAS, se puede imprimir en forma general de varias maneras;

con diferentes opciones:

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o por una factura en especial:

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Reportes de INCIDENCIAS por una factura en espcial (por modelo y componente) El reporte de las DESCARGAS (afectacion de las entradas), se imprime en esta misma pantalla, y existen varios formatos. a) Por Entrada (factura) b) Por P.T. (modelo) c) Descarga costeada Un reporte muy util, es el de la ‘Lista de Componentes’, este reporte, imprime los materiales requeridos para la factura de salida, no necesariamente los descargados, ya que esta lista se basa en los BOMS (estructuras de los P.T./Bill of materials), y no en la disponibilidad de las cantidades de materiales en las entradas. De manera que puede variar con respecto al de las descargas.

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Los pasos para analizar el origen de las INCIDENCIAS son: 1) Tener la factura de SALIDA, asi como la fecha que se uso para su descarga (De la

factura, del Pedimento de salida o se capturo) 2) Tener el reporte de las INCIDENCIAS por componente (material de entrada). En

este punto es comun que tengamos componentes los cuales no aparescan en el BOM (estructura del P.T.), esto se debe a que este componente es parte alterna (capturados en Catalogos/Proceso/Partes Alternas)

3) Imprimir el reporte de ‘Lista de Componentes’ de la factura de salidas de las incidencias. Este reporte mostrara los materiales que el sistema deberia haber descargado.

4) Imprimir el BOM (Catalogos), a la fecha de efectividad de la factura de SALIDAS (punto 1). Esto nos mostrara los componentes que el sistema descargo en funcion de la fecha de la factura de salida. En caso de haber fechas de efectividad en el BOM, estas se activaran/desactivaran segun las fechas con respecto a la de salidas.

5) Habiendo identificado todos estos reportes, lo que sigue es entrar al modulo de ENTRADAS/Consultas, y en la opcion de Parte, consultar sus movimientos:

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Esta pantalla muestra TODAS las entradas del # de parte capturado. El 1er ICONO, imprime el contenido de la pantalla (sus movimientos de entrada) El 2do ICONO, Imprime las DESCARGAS, del renglon seleccionado (en este caso, no hay ningun renglon seleccionado. En la Columna de Descargas, esta el total descargado de esa partida en particular, este total puede estar desglosado en muchas salidas, seleccionando el 2do ICONO, podemos ver este analitico. El ESTATUS es critico, ya que nos habla de la disponibilidad de la cantidad de ENTRADAS, puede ser: 1 – Saldo disponible, 2 – SALDADO (sin saldo) y 9 – Pendiente (quizas en espera de importarse), y por lo tanto no se considera como saldo disponible – MUCHO OJO CON ESTO. Si la fecha de la factura de SALIDAS, es del 28/May/2003, entonces, las entradas solo se deberan considerar (para su analisis de las incidencias), hasta el 27/May/2003, ya que la entrada del 29/May/2003, es posterior a la salida. Este error de apreciacion es muy comun, ‘SI HAY SALDO, HAY SUFICIENTES ENTRADAS’, pero no se fijan en las fechas de las entradas, ni en el ESTATUS (debe ser = 1), ni en la fecha de vencimiento (debe ser menor a la de la salida, en caso de entradas temporales). Y si es

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entrada definitiva, el indicador de que se incluyan al momento de las descargas, debe estar habilitado. Como funcionan las descargas? Millennium, al descargar, hace lo siguiente: 1) Recorre partida por partida de la factura de salidas, explotando el BOM (si es que

hay), y buscando las entradas de sus componentes, sin que las fechas de las entradas sobrepasen la fecha de las salidas.

2) En caso de que un componente no tenga SALDO, Millennium, busca si el componente tiene un BOM (buy/make), para el caso de materiales que se compran y que se hacen con el mismo numero de parte, si hay BOM, lo explota en sus componentes y le aplica el mismo procedimiento a sus componentes.

3) Las fechas de efectividad (del BOM) son tomadas en cuenta al momento de las descargas.

4) De cada partida, en caso de haber INCIDENCIAS, estan se guardan para el final de todas las partidas de la factura.

5) Al final, en caso de haber INCIENCIAS, Millennium las resuelbe por medio de las partes alternas (en caso de haber). Una parte alterna puede tener toda una cadena de alternas, el sistema soluciona la incidencia con toda la cadena de alternas que tenga el componente. Al final, si aun con las alternas, no hay saldo suficiente, esto es reportado ya sea al archivo de INICENC, o a la pantalla para su visualizacion por el usuario.

Eliminando las INCIDENCIAS En caso de haber, podemos, si ya se afecto la factura (aparece palomeado), hacerle un UNDO a esa factura en particular o a todas las facturas.

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UNDO a una factura en particular (debe estar palomeada)

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En UTILERIAS, hay varias opciones para hacer UNDO a las descargas (1er ICONO) de todas las facturas o de un rango de fechas. Esto nos permitira, una vez hecho el UNDO, hacer lo siguiente: 1) Modificar los BOMS, ya sea reduciendo cantidades de consumo, eliminando

componentes o modificando las fechas de efectividad – Con esto lograremos que las incidencias se disminuyan o se eliminen.

2) Agregando Partes alternas, para que si no hay saldo de un componente, busque de otro/otros.

Es critico entender perfectamente el funcionamiento de Millennium en este punto, ya que las incidencias son simplemente faltantes ya sea de los componentes directos del BOM o de sus partes alternas, y solucionarlas, realmente no tiene mayor problema. En la version 6, las fechas de los BOMS son criticas, en caso de que esten en blanco (no deben estar en blanco), hay un proceso en UTILERIAS/Otros/Asignacion de Fechas a BOMS, el cual se encarga de inicializarlas a: 1/ene/1900 a 31//dec/9999, estas fechas significan que el componente no tiene limite, ya que sus fechas son abiertas. Este problema de fechas en blanco se detecto, ya que algunos usuarios al momento de la captura de los BOMS, utilizan la tecla del <Enter> para cerrar la ventana, y esto no inicializaba las fechas, este problema ya se arreglo. Un indicador

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de esto, es reflejado en el reporte de INCIDENCIAS, ya que despliega el modelo y componente (el mismo # de parte) como incidencia, si esto ocurre, simplemente hay que ejecutar este proceso.

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