strategiskt inköp 2p - · pdf filethat the company will be unable to build up a...

fredag den 21 augusti 20092

Strategiskt inköp 2p

Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59

E-mail: [email protected]

mailto:[email protected]

Svante Axelsson Context

•Technician (Civil engineering)

•Swede

•In Purchasing since 1971

•University on Sociology and Pedagogic

•International business experience since 1973

•Worked in Waste water (Granges), Farming equipment (Alfa Laval), Pharmaceuticals (Astra), Defence electronics (Philips), Telecommunication (Telia/Swedish Telecom), Training (Silf)

•Responsible for all purchasing for a Joint Venture new Pharmaceutical factory in China

•Responsible for Outsourcing of central warehouse including “procurement” 350 employees.

•Open and manage a Purchasing office in New York

•International presenter since 1990 on purchasing

•Open and manage a Purchasing office in Hong Kong

•CEO for 8 years

•BoD; Ecolabelling Sweden (Appointed by the Swedish Government – representing the Purchasing profession)

•Sr Consultant & Partner

• President Elect IFPSM


Inköpskurser.

Materialförsörjningens grunder

Taktiskt inköp År 1

LIA 1 år 1

Inköps-kompetens

Operativt inköp År 1

LIA 2år 2

Ex. arbeteår 2

Strategiskt inköp År 2


Kursinnehåll (2p)

• Kursen skall ge förståelse och insikt i de strategiska aspekterna av inköpsarbetet.

• Samband mellan företags- och inköpsstrategi tydliggörs.

• Olika aspekter av att organisera leverantörsnätverk synliggörs vilket även bidrar till insikt i hur leverantörsförbindelse kan analyseras.

• Kunskap om att skapa och driva ett leverantörsutvecklingsprogram.

• Den studerande skall även få viss insikt i olika möjligheter att organisera inköp med dess fördelar och nackdelar.


Kursens uppläggDel 1

20/8 + 24/8 Företagsstrategi och inköpsstrategi + Organisering av inköp, drivkrafter.

Del 2

31/8 Resurs-, aktörs- och aktivitetsanalys.

Del 3

9/9 Kompetensstjärna, risk, CSR & etik.

Summering

14/9 Uppsummering av teori & repetition.


Examination

Examination sker med skriftlig tentamen. För betyg G krävs 50 % av poängen på

tentamen och för VG krävs 80 % av poängen på tentamen.


Kurslitteratur

• Professionellt inköp, Lars-Erik Gadde och Håkan Håkanson. Studentlitteratur ISBN 91-44-00692-6.

• Purchasing and Supply Chain Management, Adrian J van Weele (kap 12 - 13) ISBN 1-84480-024-5


Dagens agenda

• Företagsstrategi och inköpsstrategi

• Men hur kommer man fram till en företagsstrategi?

• Organisering av inköpsfunktionen.

• Drivkrafter i leverantörsrelationen.

• Visionen handlar om framtiden

• Affärsidén styr dagens verksamhet och

ligger till grund för strategier och planer

• Strategier och planer styr hur funktioner

och projekt inriktar sina aktiviteter

Affärsidé

1. Vilka marknader/målgrupper vänder sig företaget till?

2. Vilka behov hos kunderna avser företaget att fylla?

3. Säga något om produkterna/tjänsterna som ska fylla det angivna behovet

4. Tala om hur företaget tänker gå tillväga för att uppfylla de tre föregående punkter

5. Distinkt – rakt på sak. Inte innehålla plattityder och flummigt allmängods

Håll alltid målet i sikte

Identifiera hindren och hantera dem

Sätt upp delmål ochkontrollera att ni är på rätt väg

(Purchasing) strategyA strategy is a plan of action designed to achieve a particular goal.

Strategy is profoundly different from tactics. In military terms, tactics is concerned with the conduct of an engagement while strategy is concerned with how different engagements are linked. In other words, how a battle is fought is a matter of tactics: whether it should be fought at all is a matter of strategy.

Strategy is relevant to many areas of life, from getting the right date for the school disco to running a business. For example, the goal of a company may be to increase profits: the strategy chosen might be to undertake an advertising campaign; invest in a new computer system; or adjust pricing.

Source: Wikipedia


Vad är en strategi?

Vision utgör en framtidsbild av hur man vill att företaget skall utvecklas (en ledstjärna).

Affärsidé är i större utsträckning relaterad till företagetoch hur det vill särskilja sig i förhållande tillandra och liknande verksamheter.

Mål säger något om vad som är viktigt att uppnå.

Strategi är knutet till en överordnad samordning avföretagets viktigaste mål, riktlinjer och aktiviteter

Från boken ”Strategi” av G Roos, von Krogh J Roos


Vad är en strategi?Från boken ”Strategi” av G Roos, von Krogh J Roos

”Strategi är ett medvetet sökande efter en handlingsplan som utvecklar och förstärker företagets konkurrensfördelar. För varje företag är ett sådant sökande en återkommande process som börjar med ett erkännande av var företaget står idag och vad företaget står inför. De farligaste konkurrenterna är de som är mest lika det egna företaget”.

- Bruce Henderson, BCC

Strategi

Det sätt man tar sig till/mot målet

Med hänsyn tagen till

• Förutsättningarna

• Begränsningar

• Hinder

• Resurser

Strategi

Det sätt man tar sig till/mot målet

Med hänsyn tagen till

• Förutsättningarna - Porter, Affärside, Org.

• Begränsningar – Lagar, Policy

• Hinder – Motstånd, Kostnad, Kultur

• Resurser – Ekonomi, Kompetens

Strategic tools

Theory

• PORTER

1. 5 Forces

2. Generic

• KRALJIC

Strategic position

Unique advantagesAccording to customer

Low cost position

Strategic target customergroup

Total Market

Unique

segment

Differentiation Total cost superior position

Focusing

Porters’ generic strategy

Cost leadership main focus: continously reducing the cost price of the final product

Differentiation aims at marketing products which are perceived by the customer as being unique

Focus strategy aims at serving a particular, clearly defined group of customers in an optimal way

The consequence of not making a choice between the strategic alternatives is that the company will be unable to build up a sustainable competitive

advantage in the end-user market

Porter (1980)

Three basic strategies leading to a distinguished market position

Strategic advantageUnique advantagesaccording tocustomer

Low cost-position

StrategicTarget group

Wholeindustry

Niche-segment

Total kostnads-överlägsenhet

Fokusering

IKEAH&MClas OhlsonSkoda

Gant,Peak PerformanceBang OlufsenBreitling, RolexFerrari

HD – Bikes

Hand machines

Plattforms-byggare*

Plagiarism ?

Identity

& Image

Much for your $

Differentiering

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items(Competitive procurement)

Strategic items(Partnership)

Standard items(System agreement + e-business solution)

Bottleneck items(Reliable supply + search alternative)

High

Low

Financial impact

HighLow Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

Strategic tools

Tools

• SWOT

• DuPont

• EFFSO Tool box (Freeware)

SWOT- Analysis

Strengths

Opportunities

Threats WeaknessesSWOT-analysis

Opportunities

and

Threats

Strengths

and

Weaknesses

SWOT


SWOT analys

• Identifiera nyckeldrivkrafter.

• Dela upp dem i– Starka drivkrafter (i linje med egna drivkrafter)

– Svaga drivkrafter (motverkar egna drivkrafter)

• Identifiera – Möjligheter att åtgärda svaga drivkrafter

– Möjligheter att stärka starka drivkrafter.

– Hot mot starka drivkrafter.

Cost of purchased

goods

Cost for salary

Other costs

Revenue

TotalCost of sold

products

Net income before

depreciation

Interest-Income

Net profit after

depreciationProfit

margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current

assetsCapital

employed

Store + GIP

Capital

Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x

CEO/CFO – Map, The DuPont model

Grupparbetsuppgift

• Skriv ner en definition (ej kopia) på vad en strategi är.

• Varför upprättar man strategier, vad ska de användas till?

• Skicka beskrivning av ”Ert företag” inkl en Affärside


Dagens agenda


• Men hur kommer man fram till en strategi?



Repetition

• Definition

• Teori

• Verktyg


Företagsstrategi blir Inköpsstrategi

Koncernledning(Företagsledning)

Affärsenhet

Funktionsområde

Organisationsstruktur Strategi typ

Koncernstrategier/Företagsstrategier T ex uppköp av annat företag.

AffärsstrategierT ex introduktion av en ny produkt

Funktionella strategierRekrytering av nyckelpersonalKöpa/tillverka beslut.Leverantörsval / lokalisering

Freeware Toolboxes

• A set of templates, examples and info

• Lean is to use what is already there

• http://www.capsresearch.org/ (In English)

• http://tools.effso.se (in Swedish)

Bygga strategier

• Utgångsläge! Beskrivning av ”As-Is”

• Vart? Beskrivning av ”To-Be”

• Hur? Beskrivning av ”How”

Strategier

• Leverantörbas stragegi

• Leverantörsrelations strategi

• Stra

• etc

StrategiesCascade• Company Context• Porters Generic strategies• Porter 5 Forces• Company Goal & General strategies• CPO Purchasing Goal & General strategies• Business Unit Context• Business Unit Goal & General strategies• Business Unit CPO Purchasing Goal & General

strategies• Category Management (Kraljic Analyze)• Category Strategies (4 or more)• Product area Strategy• Product Strategy

Strategy - Analyze and build

• Problem/Challenge definition

• Problem/Challenge analyze

• Vision/Goal

• Strategy building

• Tactics

• Operational / Actions

Strategy - Case: “Cables for Telia”

• Problem/Challenge definition

• Problem analyze

• Vision/Goal

• Strategy

• Tactics

• Operational / Actions

• High Prices need cost reduction

• Oligopoly

• Acceptable Prices (Down 20 % on 50 M$/Y))

• Pretend new entries on market

• Update present suppliers (New behaviour & DEMO)

• To get someone to understand that you have to invest and then send order to remote supplier


Nyckeltal

Strategisk

utveckling

Taktisk

utveckling

Anskaffnings och

försörjningsstrategi

Förbättringsprojekt

Affärsplan

Strategiska

leverantörerSE

Tillämpning

RIWÖvriga

leverantörer

PartnersJI

Kompetens Resurs

Metoder & verktyg

Förhållningssätt – Ständig förbättring


Operation strategy

Av

Nigel Slack och Michael Lewis


Genom strategin förlikas företagets resurser och leverans med

marknadens krav

Marknads-Krav

Operationstrategy

Företagetsresurser


Marknadens krav – vad är det?

Målbild förmåga

Konkurrentåtgärder

Marknadsposition

KundBehov

Nödvändig förmåga Marknadskunskap


Målbild – förmåga.

Målbild förmåga


Marknadsposition

KundBehov

•Kvalitet.•Speed of delivery, Speed to market.•Dependability.•Flexibility.•Cost


Exempel; målbild - förmågaMortgage Service

Associated competitive factors include…

Performance objectives:

Steel plant

Associated competitive factors include…

•Professionalism of staff.

•Friendliness of staff.

•Accuracy of information.

•Ability to change details in future.

Quality •Percentage of products conforming to their specification

•Usefulness of technical advice

•Time for call centre to respond.

•Prompt advice response

•Fast loan decisions.

•Fast availability of funds

Speed •Lead.-time from enquiry to quotation.

•Lead-time from order to delivery.

•Lead-time for technical advice.

• Reliability of original promise date.

•Customers kept informed.

Dependability •Percentage of deliveries” on time in full”.

•Customers kept informed of delivery dates.

•Customisation of terms (duration).

•Cope with changes in circumstances (as demand).

Flexibility •Range of sizes, gauges, coatings, etc. possible.

•Rate of new product introduction.

•Ability to change quantity, composition and timing of an order

•Interest rate charged.

•Arrangement charges.

•Insurance charges

Cost •Price of products.

•Price of technical advice.

•Discounts available.

•Payment terms.


Övning

• Lista 5 st exempel på målbilder för ert företags förmåga.

• Ta fram era företag från övningen med operativt inköp.


Genom strategin förlikas företagets resurser med marknadens krav

Marknads-Krav

Operationstrategy

Företagetsresurser


Företagets resurser – vad är det?

Resurser

Processer

(aktiviteter)

KunskaperStrategiska

beslutsområden

Kännedom om resurser och processer

Strategiska beslut.


Genom strategin förlikas företagets resurser med marknadens krav

Målbild förmåga


Marknadsposition

KundBehov

Resurser

Processer(aktiviteter)

Kunskaper Strategiskabeslutsområden

Kännedom om resurser ochprocesser

Strategiska beslut.

Nödvändig förmåga Marknadskunskap


Övning 2

• Lista 5 st exempel på målbilder för ert företags resurser, kunskaper och processer.

• De skall säkerställa målbild på marknaden.


Strategi, taktiskt och operativt.

Vision / affärsidé 5 år (eller ”någon gång i framtiden”)

Strategi 1-5 år (långsiktigt)

Taktiskt ca 1 år (6 månader till ett år)

Operativt 0-6 månader (kortsiktigt, ”det dagliga”)

Tidshorisont är branschspecifik, jmf; NASA och Sony.


Inköpsstrategi – 3 dimensioner

1. Att fastställa vad som skall tillverkas/skapas/utvecklas internt och vad som skall köpas från extern leverantör.

2. Att organisera leverantörsbasen med avseende på antal leverantörer och kopplingar mellan de olika förbindelserna.

3. Att utforma lämpliga förbindelser med enskilda leverantörer mot bakgrund av vad man vill uppnå.


Övning 3

• Vilka delar av ert företags resurser, kunskaper och processer påverkar inköp?

• Går de att bryta ned till målbilder för er inköpsfunktion?


Dagens agenda





Handelshögskolan - Purchasing development and modern purchasing roles 542007-09-29

It’s a cross-functional team work!

Effectiveness/Cumulativesavings

Purchasingcoordination

Transactionalorientation

Commercialorientation

Internalintegration

Externalintegration

Value chainintegration

FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS

DECENTRALISED CENTER-LED

TimePublicutilities

Pharma

Financialservices

Food &beverages

Telecom

Consumerelectronics

Automotive

Retailers

Focus

Activities

Dilemmas

•Serve the Factory

•Clerial•Orderprocessing

•Initial purchasing•Control ofpurchasing expenditure

•Reduce cost

•Commercial•Tendering•Negotiating•Approvedsuppliers list

•Supplier basemanagement

•Savings thoughsynergy

•Commercial•Contracting•Globalsourcing

•Contractmanagement

•Ethics

•Total cost ofownership

•Cross functionalbuying teams

•Systemsintegration

•Vendor rating•Performancebased contracts

•Communicationand informationinfrastructure

•Supply chainoptimization

•Outsourcing•EDI/Internet•E-commmerce•Cost models

•Social resistance

•Total CustomerSatisfaction

•Customer drivenactivities

•Contract manufacturing•Supplier development•Global supplier network

•Internationlaization•HRM

Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

Purchasing and Supply development


Organisering av inköpsfunktionen

Centralisering:För:• Koncentrerade inköp ger högre

resursutnyttjande.• Större inköpsvolymer ger

starkare förhandlingsposition.• …leder till bättre ekonomiska

villkor.• Ger möjlighet till hög

kommersiell och inköpsteknisk kompetens.

• Samordning underlättas mellan olika enheter och leverantör.

Decentralisering:

För:• Inköp integrerad del av en viss

enhets totala verksamhet.

• …leder till att avståndet mellan köpande och användande organisation överbyggs.


Parameter som påverkar lämplig organisationsutformning.

• Teknologi (typ av tillverkning).

– Krävs det expertis?

• Karaktären av vad som köps in.

– Grad av likhet mellan enheter/divisioner.

• Struktur på leverantörsnätverk.

– Få stora eller många små leverantörer.

• Värderingar på det köpande företaget.

• Geografisk lokalisering.

• Besparingspotential.

– Vissa typer av mtrl är volymkänsliga.


Faktorer som påverkar var inköp är lokaliserat i en organisation.

General

Mng.

Production

Mng

Logistics

Mng

Financial

Mng

Inköpt värde

Högt

Lågt

X

X X

X

Tekniskt komplext

Högt

Lågt X

X X

X

Logistiskt komplext

Högt

Lågt X

X X

X

Strategisk betydelse

Högt

Lågt

X

X X

X

Inköpsavd rapporterar till:


Uppgifter, ansvar och mandat

• Kan delas upp i tre grupper.

– Strategiskt.

– Taktiskt.

– Operativt.


Uppgifter, ansvar och mandat -strategiskt

• Utveckla och ge ut policy, guidelines, processer, rollbeskrivningar och fördela mandat.

• Utveckla och genomföra mätning upp uppföljningsaktiviteter för att skapa kunskap om nuläge och möjliga förbättringar.

• Köpa/tillverka beslut.

• Ansvara för kontrakt med lång tidshorisont, t ex avtal med ”co-design agreement”.

• Besluta om varugruppsstrategier.

• Större investeringsbeslut

• Beslut rörande ”backward integrations”

• Beslut rörande mot köp, pooling av volymer utanför egen organisation.


Uppgifter, ansvar och mandat - taktiskt

• Hantera och utveckla leverantörsavtal på koncern och årsbasis.

• Planera och genomföra value analysis programs, design review och produkt standardisering.

• Planera och genomföra certifieringsprogram.

• Välja och kontraktera leverantör och exekvera varugruppsstrategier.


Uppgifter, ansvar och mandat –operativt.

• Orderläggning – orderstyrning.

• Efter leveranshantering.

• Problemlösning.

• Mäta och utvärdera leverantörens förmåga.


Exempel på inköpsorganisationer.

• Större organisationer:

– Decentraliserad.

– Centraliserad.

– Centraliserad decentraliserad.

– Pooling struktur.

– Korsfunktionella sourcing teams.

• Mindre organisationer


Decentraliserad.

VD

Handelshus 1

Inköp

Handelshus 2

Inköp

Handelshus 3

Inköp


Centraliserad.

VD

Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

Inköp


Centraliserad/Decentraliserad.

VD

Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

Inköp Inköp Inköp

Stab inköp


Pooling struktur.

Poolings struktur är en kombination av tidigare organisationsformer.

• Frivillig koordinering.– Utbyte av information emellan inköpsavdelningar. Varje

avdelning tar beslut om deltagande.

• Lead buyership.– Den inköpsavd (enhet) med störst volym leder upphandling

tex inom en varugrupp.

• Lead design concept.– Den enhet som är ansvarig för utveckling av en ny funktion

(tex hybridmotor) ansvarar för att kontraktera underleverantörer.


Korsfunktionella sourcing teams.

• Commodity team.

– Gemensam varugruppsstrategi beslutas av deltagare från R&D, inköp, produktion etc

– Contracting centrally.• För en koncern gemensamt.

– Operational activities locally• Avrop och exekvering lokalt

• Procurement Executive team.

– Ger förankring på ledningsnivå och leds av CPO.


Organisering i mindre företag.

VD

Produktrion Marknad Logistik

InköpVilka övriga lösningar kan tänkas?


Exempel på organisering av inköpsavdelning

Commodity group 1•Senior Buyers•Assistant Buyers•Buyer assistants




Purchasing Manager

Purchasing staff


Exempel på organisering av inköpsavdelning 2

Purchasing Engineers

Materials and Supply planning And control

Supplier Quality Assurance

Purchasing Manager

Purchasing staff

Purchasing co-ordination (offset)

Business / cost analyst

Systems management


Vilka roller kan finnas på en inköpsavdelning?

Function Responsibilities Skills requiredCorporate buyer Strategic commodities •Specialist commercial skills

•Long-term planning horizon

•Communication skills

•Broad business orientation

Purchasing engineer New materials and components.

New suppliers

All-round technical background.

Medium-term planning horizon

Commercial skills

Communication skills

Project buyer Equipement and services Specialist project manager skills.

Team player.

MRO buyer MRO supplies Generalist.

Efficient order handling.

Service oriented

Commercial skills

Materials planner Materials and order planning.

Order handling.

Vendor rating

All-round common sense.

Stress-resistant.

Service oriented

Problem-solving skills


Organisering för integrering- med andra funktioner-

• Inköp skall koordinera de interna funktionerna gentemot leverantör.

• Nödvändigt med hög status för att få gehör.

• Viktigast är konstruktion och utveckling.– Även produktion och logistik avdelningar av betydelse.

• Hur påverkar centralisering – decentralisering?

• Fysisk lokalisering viktig.

• Tillsätta projektinköpare en möjlighet (TTT – TTM).

• Rekrytera inköpare som talar teknikerns språk.


Övning 4

Ni är nu återigen inköpschefer i era företag.

Några tillägg:

• Ni ansvarar för inköp till 20 tillverkande (eller motsvarande) enheter med produktion (eller motsvarande) av liknande produkter/tjänster.

• De är lokaliserade i 10 olika länder.

HUR SER ER ORGANISERINGEN AV ER INKÖPSFUNKTION UT?

Kap 9.1 ger ytterligare vägledning


ABBs inköpsorganisation 1991.sid 186

• Intressant?!?!?!?!

• Decentraliserad eller centraliserad?

• Vad gör:– ABB Koncernsamordning inköp.

– ABB Corporate Purchasing Management team.

– Regional koordinering

– BA (business area) koordinering.

• Vad lämpar sig för decentralisering.


Dagens agenda






Syfte och kravbild

Syftet med dagens föreläsning är att på en övergripande nivå förmedla en tankemodell för hur man kan säkerställa en långsiktigt bra leverantör.

Vi kommer inte att gå igenom enskilda utvärderingsparameter.


Vad driver en leverantör?

PENGAR

- dvs. VINST intressen!


Hur säkerställer en leverantör vinst?

• Vision, mission, affärsidé, företagsstrategi och målsättningar (och egen intressen).

• Driver individerna på företaget att agera på ett visst sätt – individuella drivkrafter.

• Individuella drivkrafter kan vara kort- och långsiktiga.


Leverantörens drivkrafter

• Vision, mission, affärsidé, företagsstrategi och målsättningar (och egen intressen).

• Genom att förstå ovan kan en inköpare få insikt i en leverantörs drivkrafter.

• Nyckelpersoners individuella drivkrafter avgörande.

fredag den 21 augusti 2009 83

Economic Profile

High

Non-criticalProducts

LeverageProducts

BottleneckProducts

StrategicProducts

Partner-ship

Complexity and Risk ProfileLow High

Driveprofit

Minimise attention

Ensure supply

Managestrategicalliances

Positioneringsmodellenl Kraljic


Den bästa leverantören

• Hos den bästa leverantören är drivkrafterna i linje med och/eller gemensamma med köparens företag.

• Hur åstadkomma detta?– Ta hänsyn till leverantörens drivkrafter.

– Kunskap om det egna företagets drivkrafter.

– Skapa gemensamma drivkrafter.


Exempel på drivkrafter

• Köparen är en strategisk kund.

– Köparen är en referenskund.

– Köparen har en ansenlig del av leverantörens omsättning.

– Köparen är en viktig aktör på en i marknadsstrategin utpekad mål-marknad.

– Köparen driver process utveckling med leverantören.


Exempel på drivkrafter (2)

• Köparen är en strategisk kund.

– Köparen bidrar med en hög vinstmarginal.

– Köpare och säljare har en lång stark historik tillsammans.

– Ägares bindningar.

4 kritiska resursområden

Människorna – Humankapitalet

Organisationen – Strukturkapitalet

Nätverket – Leverantörskapitalet

Finanser – Traditionella ”kapitalet”


Hur utröna leverantörens drivkrafter?

• Källor:

– Rapportering.

– Leverantörens presentation av vision, mission, affärsidé, företagsstrategi och målsättningar.

– Tala med nyckelpersoner, rundvandringar….

• Strukturera data med hjälp av modell t ex. SWOT.


Andra drivkrafter? - Övning -

• Ge exempel på andra leverantör/individuella drivkrafter.

• Ge exempel på hot mot starka drivkrafter.• Påverkar VD-byte?

• Påverkar ägarbyte?

• Påverkar utseende på leverantörens totala kundbas?

• Påverkar egenintressen?

• Förbered ett första besök hos en leverantör:– Hur skulle agendan för besöket se ut?

– Vilka frågor skulle ni ta upp?


Till september 9.

• Läs kapitel 8

• Var bered att diskutera case:

– Nike

– Biopharma

– Motorola

strategiskt inköp 2p - · pdf filethat the company will be unable to build up a...

Documents