inköp & supply management 5 p · • the war years (1940 –1946). –brist på material...

Inköp & Supply Management 5 p

Svante Axelsson Mobil: 070-623 64 59

E-mail: [email protected] alt [email protected]

onsdag den 28 oktober 20092

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Kort om Effso

Effso utvecklar Inköpsorganisationer

genom att:

• Hjälpa till med rekrytering

• Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar

• Träna befintlig personal genom workshops

• Tillhandahålla en verktygslåda

• Stå för drift av inköp av indirekt material

Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP

Agenda

1. Presentationer av lärare och studenter

2. Kursintroduktion.

3. Introduktion

inköp grunder


Kurslitteratur.

• Lennart Rosell, Inköpsteknik – Praktisk handbok för effektivare inköp

• Van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,– kap 1-5.

• Håkansson & Gadde – Professionellt Inköp

• Effso – Toolbox (www.effso.se)


.

Andra bra informationskanaler.


Offentlig upphandlingwww.konkurrensverket.se.

Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbundwww.silf.se Studerandemedlem.

International Federation for Purchasing and

Materials Managementwww.ifpmm.org

Researching, Developing, Networking and Sharing

Innovation and Best Practice in Purchasing

Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com

http://www.konkurrensverket.se/

http://www.silf.se/

http://www.ifpmm.org/

http://www.futurepurchasing.com/

Andra intressanta sidor.

• CAPS www.capsresearch.org

• APICS www.apics.org

• CIPS www.cips.org

• ELA www.elalog.org

• IPSERA www.ipsera.org

• ISM www.ism.ws


http://www.capsresearch.org/

http://www.apics.org/

http://www.cips.org/

http://www.elalog.org/

http://www.ipsera.org/

http://www.ism.ws/

Ladda hem

• http://tools.effso.se/html/allmant.html

På Effsos hemsida finns ”Tools” där man kan hitta en hel del information om Inköp

http://tools.effso.se/html/allmant.html

Agenda

1. Presentation


3. Introduktion inköp grunder• Grund

• Historik.

• Vad är inköp?

• Några begrepp – introduktion till van Weele.

• Inköps kontaktytor.

• Introduktion till en inköpsorder.


Inköp Grunder

Bikupa (Prata med den som sitter närmast)

• Fundera på vad NI anser att INKÖP är?

Inköp Grunder

• Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna

• Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen

• Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT sker

Inköp Grunder

• Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt

• Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar

• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Inköp Grunder

• Inköp kan omfatta 15 – 90 % av kostnadsmassan

• Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)

Inköp Grunder

• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”

• Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal – Beställning)

• Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad

• Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen – då det inte finns en allmängiltig definition

Inköp Grunder

• Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation”

• Inköp finns även berört i ISO 9001

Inköp Grunder

• Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund” Ofta uttolkas det som ”Från leverantörens leverantör in till vår organisation” (Inköp och ”Inbound logistics”)

• Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas

Inköp Grunder

• Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband

• Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen – affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet)

• Inköps bidrag kan vara att ”få mer för pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att ”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)

Inköp Grunder

Inköp som religion

• En Gud – Kraljic

• Många profeter

– A van Weele (NL)

- Björn Axelsson (SWE)

19

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items(Competitive

procurement)

Strategic items(Partnership)

Standard items(System agreement +

e-business solution)

Bottleneck items(Reliable supply +

search

alternative)

High

Low

Financial

impact

HighLow Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

20

Value

RiskCost

Purchasing 3 tasks (Van Weele)

Risk management:- Single vs multiple sourcing

- Performance based contracting

- Buyer dependence- Supplier dependence

- Financial position- Proprietary knowledge

Traditional agenda of procurement is gradually changing…

1

Materials cost reduction:- Purchasing savings

- Doing more with less- Agressive sourcing- Contract management

Value improvement:- Business orientation- Improving customer value proposition

- ESI in NPD

- Alliance management

2

Source: A van Weele,

Inköp Grunder


• Vad är Inköps arbetsuppgifter?

onsdag den 28 oktober 2009www.logistikprogrammet.org

Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele

Internal

customer

Avgöra

Produkt

spec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leverans

hantering

Leve-

rantör

Purchasing function

Tactical purchasing Operative purchasing / order

Sourcing Supply

Procurement

Buying

Agreementprocess

Needs analysis process

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Payment &Follow-upprocess

Generic Purchasing process

Inköp Grunder


• Vilken typ av verksamhet är Inköp?

(Administration, Teknik, Affärer)

Agenda


2. Introduktion inköp grunder• Grund

• Historik.

• Vad är inköp?






Gustav Vasa som inköpare

”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder

att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar.

Detta mitt påbud haven I ej förkommit!

Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap

någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan

å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter

mina önskningar”

Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora

på 1500-talet

Gustav Vasa (ca 1496-1520)

Kort historisk återblick

• The early years 1850-1900.– Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas.

Rapporterar till VD.

• Growth of Purchasing Fundamentals (1900 – 1939).– Rutiner och processer – fokus på råmaterial.

• The war years (1940 – 1946).– Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse.

• The quiet years (1947 – mid 1960s).– Inköpsavdelning ett nödvändigt ont…..– Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning.

• Material Management (mid 1960s to mid 1970s).– Planering, inköp och lager samorganiseras.– Leverantör på armlängds avstånd. Prisfokus.


Kort historisk återblick forts.

The global era (mid 1970s to 1999).

Ökad teknisk komplexitet – specialisering.

Fokus på kärnverksamhet – outsourcing.

Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar.

Globalisering.

Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning.

Mindre produktionsbatcher.

Flera produktvarianter.

Krav på kortare ledtider från leverantör.

Koordinering av inköpsaktiviteter genom www.

Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse.

Intergrated Supply Chain Management (2000 - ).

Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk.

Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång.

Närmare och öppnare samarbete med leverantörer.

Fortsatt utveckling av möjligheterna via www.



Inköp i offentlig verksamhet- KORT INTRODUKTION OCH HISTORIK -

”En global jättemarknad på lika villkor för

alla som vill vara med” Källa: ”Information från Mekanförbundet Nr 15

Regler från 1800-tal – styr militär upphandling.

1952 upphandlingskungörelse – svenska varor före

utländska

1973 upphandlingskungörelse – fortsatt relativt

protektionistisk

1986 upphandlingsförordning – införande av GATT avtal

1994 LOU, lagen om offentligt upphandling

EU:s regler införlivades i svensk rätt.

http://www.nou.se/

Agenda


2. Introduktion operativt inköp.• Historik.

• Vad är inköp?





Vad är inköp?

Exempel på definition:

”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en

externfaktura”



Inköps roll (Björn Axelsson)(hur?)

Rationaliseringsrollen (extern fokus)

Löpande aktiviteter för att minska organisationens

kostnader.

Utvecklingsrollen (extern/intern fokus)

Utnyttja leverantörens kunskap i produkt/tjänst utvecklingen

Strukturrollen (extern/intern fokus)

Val som en / flera leverantörer

Val av geografisk lokalisering

=> ger långsiktiga konsekvenser

=> vill vi stärka/motverka trender och dess konsekvenser?

Rationaliseringsrollen

Tre huvuduppgifter1. Prisreduktion.

a) Välja de produkter/leverantörer som är billiga.

b) Välja de billigaste funktionella lösningarna

2. Hålla ned indirekta kostnader vid anskaffning.a) Specifikationsarbete.

b) Kvalitetskontroll

c) Rationalisering i flöden tex. reduktion av olika lager, JIT. Eller informationsflöden, prognos, order, faktura etc.

3. Hålla ned egna produktionskostnader genom att minska resursförbrukning och/eller öka värdeskapande.a) Stillestånd /produktionsstopp pga bristande leveransäkerhet

b) Utveckling/konstruktionskostnader.


Utvecklingsrollen

1. Bevaka att olika tekniska möjligheter hos leverantörerna utnyttjas i den interna FoU verksamheten

a) passivt, ger seriell utvecklingsaktivitet

b) aktivt ger parallell utvecklingsaktivitet och tidsbesparing

2. Intressera leverantörer för att utveckla produkter som företaget behöver för att medverka i utvecklingsprocesser.

3. Tillsammans med andra interna funktioner driva utvecklingsprojekt i samarbete med leverantörer


Struktur- och nätverksrollen


1. Åtgärder för att öka, behålla eller minska

antalet tänkbara leverantörer.

2. Åtgärder för att påverka

leverantörserbjudandenas

standardiseringsgrad.

3. Aktiviteter för att identifiera, följa och bevaka

tendenser med avseende på

leverantörsstrukturens utveckling

Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation

Passiv (då)

• Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar

• Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny.

• Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas.

• Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer.


Aktiv (nu)• Söker själv upp leverantörer för att

finna de bästa resurserna.• Informerar om egna behov och

önskemål och ”skapar” lösningar tillsammans med leverantörer.

• Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling.

• Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik

Inköp Grunder


• Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen?

Purchasing (SCM) position and impact on business

SCM position

Bottom lineimpact

HighLow

Low

High

DuPont-modellen

Material-

kostnader

Lönekostnader

Övriga

kostnader

Summa

kostnader Vinst-

marginal %

Försäljnings-

intäkter

Vinst före finan-

siella kostnader

Avskrivningar

Vinst före

avskrivningar

Ränteintäkter

Försäljnings-

intäkter

Omsättnings-

tillgångar

Likvida medel

Fordringar

Lager + PIA

+ förråd

Totalt

kapital

Anläggnings-

tillgångar

Försäljnings-

intäkter

Kapitalomsätt-

ningshastighet

Räntabilitet på

Totalt kapitalX

/

/

-

+

+

+

+

+

+

-

Cost of purchased goods

Cost for salary

Other costs

Revenue

TotalCost of sold products

Net income before depreciation

Interest-Income

Net profit after depreciation Profit

margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x

CEO/CFO – Map DuPont model


Inköps påverkan på ett företags

lönsamhet (varför?)

Sales

Revenues

Contribution

Margin

Variable

Cost

Fixed

Costs

Operating

Profit

Sales

Profit

Margin (%)

Accounts

receivable

Inventories

Production

In Process

Current

Assets

Machines

Building

Real estate

Intangible

Assets

Permanent

Assets

+Total

Assets

Turnover

Rate

Market

Cap.

Return on

Assets (%)*


Inköp av produkt eller tjänst

Sex typfall av inköp

1. Utrustning

2. Komponenter

3. Råvaror och material

4. Förnödenheter

5. Tjänster

6. Utveckling


Utrustning

• Används ofta under lång tid.

• Ofta en relativt betydande investering.

• Ofta komplex med service utbildning och

reservdelsfrågor.

• Organiseras ofta i projektform

• Kan upphandlas i form av kapacitet.

• Investering ger möjligheter men innebär ett

vägval och en begränsning.


Komponenter

• Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås

till dörr

• Funktion det centrala.

• Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc.

• Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion

– std / icke std etc.


Råvaror och material

• Insatsvaror som bearbetas i olika stadier.

• Barrskog till pappersmassabruk. Och

pappersmassa till pappersbruk.

• Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna

på att hantera och anpassa flöden.

• Ofta central upphandling men med deltagande

från produktion och mtrlhanteringsexperter.

• På en internationell marknad kan valuta vara ett

problem.


Förnödenheter

• Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl

etc.

• Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög

tillgänglighet.

• Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp.


Tjänster

• Kan vara;

•Transporttjänster

•Resor

•Logistikuppdrag

•Bemanning

•Underhållstjänster, servicetjänster,

•Management konsulting

•Driftsövervakning, IT-support

•Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering

•Banktjänster, finansiella tjänster

•Försäkringstjänster

• Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och

ofta löper över tid.

• Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

Det går att urskilja två inriktningar på

leveranser av tjänster, resultatinriktade

och resursinriktade leveranser.

I en resultatinriktade leverans garanterar leverantören att ett visst resultat ska levereras. Det

kan exempelvis vara ett konstruktionsuppdrag med ett visst väldefinierat slutmål. I en

resursinriktade leverans ställer leverantören endast en resurs med viss egenskap till

förfogande utan någon särskild garanti för resultatet som resursen bör ge upphov till. Exempel

på rent resursorienterade leveranser kan vara rena bemanningsuppdrag eller hyra av en

maskin. Samma typ av tjänst kan vara både resultatinriktad som resursinriktad helt beroende

på köparens behov.

Utveckling

• Teknik som man inte själv behärskar

• Andra specialistområden som man avser inkludera i sina produkter

• Problemområden ”IPR” och kvaliten

Agenda



• Vad är inköp?





Semantik

• Purchasing

• Procurement

• Supply Management

• Sourcing

• Category Management

• Inköp

• Upphandling

• Anskaffning

• Supply Chain

• Value Chain

• Buying

Taktiskt / operativt inköpKälla: Purchasing management av A.J. Van Weele


Internal

customer

Avgöra

Produkt

spec

Lev.

val

Skriva

kontrakt

Order

läggning

Order

styrning

Efter

Leverans

hantering

Leve-

rantör

Purchasing function

Tactical purchasing Operative purchasing / order

Sourcing Supply

Procurement

Buying

Taktiskt v/s strategiskt inköp

Tydliga begrepp inte etablerade och de används om vart annat.

En tankemodell är att se på tidsfaktorn:

Operativt 0 - 0,5 år

Taktiskt 0,5 - 2 år

Strategiskt 2 år >


54

Value

RiskCost

Purchasing 3 tasks (Van Weele)

Risk management:- Single vs multiple sourcing

- Performance based contracting

- Buyer dependence- Supplier dependence

- Financial position- Proprietary knowledge

Traditional agenda of procurement is gradually changing…

1

Materials cost reduction:- Purchasing savings

- Doing more with less- Agressive sourcing- Contract management

Value improvement:- Business orientation- Improving customer value proposition

- ESI in NPD

- Alliance management

2

Source: A van Weele,

Effectiveness/Cumulativesavings

Purchasingcoordination

Transactionalorientation

Commercialorientation

Internalintegration

Externalintegration

Value chainintegration

FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS

DECENTRALISED CENTER-LED

Time

Purchasing and Supply development

Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

Effectiveness/Cumulativesavings

Purchasingcoordination

Transactionalorientation

Commercialorientation

Internalintegration

Externalintegration

Value chainintegration

FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS

DECENTRALISED CENTER-LED

TimePublicutilities

Pharma

Financialservices

Food &beverages

Telecom

Consumerelectronics

Automotive

Retailers

Focus

Activities

Dilemmas

•Serve the Factory

•Clerial•Orderprocessing

•Initial purchasing•Control ofpurchasing expenditure

•Reduce cost

•Commercial•Tendering•Negotiating•Approvedsuppliers list

•Supplier basemanagement

•Savings thoughsynergy

•Commercial•Contracting•Globalsourcing

•Contractmanagement

•Ethics

•Total cost ofownership

•Cross functionalbuying teams

•Systemsintegration

•Vendor rating•Performancebased contracts

•Communicationand informationinfrastructure

•Supply chainoptimization

•Outsourcing•EDI/Internet•E-commmerce•Cost models

•Social resistance

•Total CustomerSatisfaction

•Customer drivenactivities

•Contract manufacturing•Supplier development•Global supplier network

•Internationlaization•HRM

Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

Purchasing and Supply development

Agenda



• Vad är inköp?





Kommunikation med leverantör


Administrativt utbyte av information

Köpare Säljare

Offertförfrågan

Offert

Beställning

Ordererkännande

Orderändring

Leveransplan - JIT

Faktura

Leveransbesked

Lager rapporter

Pris/artikeldata

Betalning/kontoställning

Kommersiell tvist

Exempel på funktioner som inköp arbetar

med i en större organisation.


Planering

Logistik

Marknad

Försäljning

Transport och skeppning

Produktion och lager

Ekonomi

Internleverantörer

Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.

Kvalitet

Ledningsgrupp.

Inköparens kontaktmönsterFrån 1978, Håkansson & Wootz


Kontakt med leverantör som procentuell del av total

arbetstid:

Kontakt med leverantör 21 %

Kontakt internt 45 %

Annat arbete (utan kontakt) 34 %

Repetition

Inköp Grunder

• Inköp är den del av verksamheten som hanterar relationerna med leverantörerna

• Leverantörerna är de som levererar varor och eller tjänster till organisationen

• Leverantörerna kan identifieras genom att de återfinns i ”Leverantörsreskontran” (dvs. där alla utbetalningar som ej är LÖN eller SKATT sker

Inköp Grunder

• Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt

• Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar

• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Agreementprocess

Needs analysis process

Marketanalysisprocess

Supplyprocess

Payment &Follow-upprocess

Generic Purchasing process

Semantik

• Purchasing

• Procurement

• Supply Management

• Sourcing

• Category Management

• Inköp

• Upphandling

• Anskaffning

• Supply Chain

• Value Chain

• Buying

Cost of purchased goods

Cost for salary

Other costs

Revenue

TotalCost of sold products

Net income before depreciation

Interest-Income

Net profit after depreciation Profit

margin

ROI

RevenueDepreciation

Receivables

Revenue

CashFixed assets

Current assets

Capital employed

Store + GIP

Capital Turn over

+

+

+

+

+ +

-

-

x

CEO/CFO – Map DuPont model

67

Kraljic’s purchasing matrix as a basis for choice of strategy

Leverage items(Competitive

procurement)

Strategic items(Partnership)

Standard items(System agreement +

e-business solution)

Bottleneck items(Reliable supply +

search

alternative)

High

Low

Financial

impact

HighLow Supply risk

Source: van Weele, Purchasing and Supply

Chain Management, 2002

Frågor?

• Vad är Inköp?

• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?

• Övrigt?

Slut Introduktion och Grunder

inköp & supply management 5 p · • the war years (1940 –1946). –brist på material...

Documents