SPECTRUM in the Nordic Region

Rolf Källmanwww.digisam.se

Tagung zum Sammlungsmanagement Hamburg 10´th of June 2013

a collaborative approach towards translation and implementation

Why?

• During the time in many ways a common history and overlapping and connected Cultural Heritage

• There are stories that need to be told

• Strengthen the Nordic perspectives in the European collaboration…

• …and by that strenghten the European collaboration as a whole

Open digital heritage information in the Nordic region

Helsinki februari 2013

Background

Finland

Pilot museums delivered data to the National Digital Library of Finland in 2011Numerous inconsistencies in the museum cataloguingDifferent CMSs cause most of the inconsistenciesin metadataSome problems solved by a harvesting tool LIDO, but not all

The main outputs 2012-2015:Enterprise architecture for museum sectorDevelopment of catalogingNew unified Collection Management System for museo 2015Development of museum sector’s interface in National Digital LibraryOutputs of Museum 2015 are made in workinggroups

Working group for catalogingprimary aim: harmonize museum cataloging draw up a process description for cataloging create platform-independent and

standardized cataloging instructions based on

SPECTRUM

find a common consensus of classifications

museo 2015systems for museums to describe the objects thatare chosen to catalogue recommendations of the use of ontologies andcontrolled vocabularies

Norway

Increased knowledge of, and attention to collections management

The Ministry of Culture has asked the Arts Council for abroader plan for collections management in norwegian museums.

We believe a comprehensive standard will support such a plan and contribute to:

• a common understanding of challenges and tasks in the museums• improve the quality of practical work being done in museums• better documentation• better museum software• easier access to relevant information on collections management

Infrastructure

Standards

• Descriptive, conceptuel and technical

Metadatastandarder• Det finns en mängd olika typer av metadatastandarder som används av kulturarvsinstitutioner. De kan klassificeras i:

– Describing standards (beskrivande standarder, baseras på Dublin Core), ursprungligen för webbresurser (dokument). De som använder Dublin Core använder ofta också andra standarder vilket innebär att Dublin Core i praktiken ofta fungerar som en sekundär standard.

– Information schemes (metadata): domänspecifika; för museer, bibliotek, arkiv, m m.

– Tekniska standarder av teknisk, icke-beskrivande karaktär, några konceptuella

– ”Harvesting-schema”-standarder. I museisektorn är LIDO ledande ”skörd-schema”, medan bilden är mer varierad i biblioteks- och arkivsektorn.

Beskrivande standarderDomänspecifika:

Arkiv: EAD och ISAD (G) används båda, men är inte lämpliga för data från de andra sektorerna.

Bibliotek: Olika specifikationer för MARC, liksom MODS. RDA (Resource Description and Access) modellen för att hantera semantisk webb och länkade databehov.

Museer: Ett antal beskrivande metadata standarder används bl a: CDWA, LIDO, museumdat, Object ID, VRA och SPECTRUM (SPECTRUM är både en beskrivande standard och en processuell standard.

LIDO byggdes på CDWA, museumdat och SPECTRUM . Därför kan man säga att dessa tre standarder är kompatibla med och kan presenteras i LIDO.

LIDO är en tillämpning av CIDOC CRM som är den enda ISO-certifierade standarden för kulturarvsdata. CIDOC CRM är också en konceptuell modell.

Inom museisektorn finns det idag en stor variation i användningen av metadatastandarder. Oavsett vilken standard som finns i systemet kan museernas metadata oftast aggregeras i LIDO.

Konceptuella standarder:Museer:• CIDOC CRM CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) antogs

formellt som en internationell standard (ISO-standard) antogs formellt den 12 september 2006.

Bibliotek:• FRBR FRBR Functional Requirements for bibliographic records:

Mycket arbete har redan gjorts för att harmonisera de båda modellerna, och de relevanta begreppen från FRBR-modellen integrerades i CIDOC CRM-modellen. En liknande insats pågår inom och i dialog med arkivsektorn. CIDOC CRM kan ses som den ledande konceptuella referensmodellen för kulturarvet.

Tekniska standarder (icke-beskrivande):

• METS, en teknisk, icke-beskrivande modell som återspeglar strukturen av ett digitalt objekt. Den används ofta i kombination med andra modeller.

• Det gäller att säkra att både kunna förstå och återsöka informationen, idag och i framtiden. För det behövs kunskap om innehållet, i form av tekniska metadata, men också om struktur och kontext, ”paket” med metadata som beskriver både hur informationen ska läsas och hur den tekniska miljön som den skapades i såg ut, dvs man säkrar äkthetsbevarande och bevarande av kontext.

Interoperabilitet• strategiskt viktigt, även om svårt att uppnå.

• goda framsteg har gjorts inom vissa områden (t ex den ökade tillgången av RDF-baserade länkade data samt CIDOC-CRM och LIDO) men det återstår en hel del arbete

• e-infrastrukturer tillhandahåller tjänster somkan övervinna tidigare kritiska frågor som skalbarhet och komplexitet.

• Tekniskt utmanande med betydande insatser och investeringar.

• Oftast inga generella lösningar

• När interoperabilitet har uppnåtts kan det stödja aggregering,

Digisam

• har som huvvuduppdrag att koordinera arbetet för att målen för strategin ska nås under perioden 2012-2015

• ska stå för kunskapsinhämtning och kompetensuppbyggnad

• ska ta fram:– underlag för rekommendationer och allmänna råd. – förslag på en samordnad digital informationshantering och

gemensamma kostnadseffektiva lösningar för digitalt bevarande.

– Förslag på roll- och ansvarsfördelning

• är en del av den nationella strategin för digitalisering av kulturarvet

Mål

Alla statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation ska ta fram en plan för digitalisering och tillgänglighet.

.

Resultaten av Digisams arbete ska vara skalbara och användbara för hela

kulturarvsområdet

Ett flertal områden kräver samordning, vissa hanteras av Digisam

Alla statliga institutioner som samlar, bevarar och tillgängliggör kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation ska ha en plan för

digitalisering och tillgänglighet.

Planer

Var står vi?

Hur går vi vidare?

Nationally in different phases…

Protect investments made…create values and use

• Infrastructure and standards…

• Why choose• SPECTRUM?• It already exists!• It is in use, has been tested and is continuously

developed• It is maintained by in an active organization, Collections

Trust• There is a partner program and cooperation on further

development• SPECTRUM has an international community of users• It is linked to accreditation, benchmarks etc.• SPECTRUM compliancy serves as a guarantee for

quality museum software

• Who will benefit?• a standard makes life more predictable – from job descriptions to software• requirements• easier to plan, monitor and document museum work• … and how?• Main target group: museum leaders and• professionals because• easier to define need for resources and prioritize• information and resources on collections management at hand for

professionals• possible to communicate experiences with a common reference• easier to exchange competence and knowledge when everybody “speaks

the same• language”• documentation is readable across institutions – enables coordinated

collecting

• statistics and reports based on common understanding of prosedures and

• documentation – gives solid basis for measurements• the Arts Council• stable framework for information and resources on our

web site• provides ready referencees and requirements for

different projects we fund• provides a theoretical framework for training, courses,

education• provides common ground for cooperation with other

countries

• provides descriptions of workflow in museums – ready to be implemented in CMS

• museum software developers• provides well defined and described information

elements required in documentation• has a system of testing and approving CMSs• is LIDO compatible• third party developers gets access to information

definitions – easier to make apps(?)

• …implementing• SPECTRUM• As a comprehensive standard for collections management – SPECTRUM

has• the potential to be the back bone of our plan for collections management –

aims• and priorities can be tied to procedures, results can be measured• SPECTRUM is presented and linked to a whole range of resources, internal

and• external at Collections Link – we hope to provide much the same kind of

service• on our web site (Advice, Policies and legal advice etc., «How to…» videos

and• descriptions)• We can probably implement SPECTRUM directly through our digital• infrastructure (since almost all norwegians museums under the Ministry of• Culture use the same CMS)

• Standards to regulate infrastructure:• Museum work – Primus and Statistics• • SPECTRUM• • CEN-standards• • Existing norwegian standards• Ontology and data exchange formats for museum objects – Primus• and Statistics• • CIDOC CRM• • LIDO• • ESE/EDM• • Dublin Core• …vocabularies and authorities – CultureHUB• • SKOS• • Thesaurus• • Problem: system turns into a standard of its own….

• Projects 2013-• Conservation module in Primus• Module for planning and documenting maintenance of cultural historical

buildings in Primus• Standard and software system requirements for museum logistics• Building an Arts Council sub site – presenting the SPECTRUM procedures,

appendix• Start producing and linking to different resources from the procedures• Statistics – framing todays numbers in SPECRUM terminology• One week course training museum staff to make their museum work more

efficently and to better• integrate documentation, dissemination conservation and collections care• Important to support digitization, long term preservation og digital material,

legacy data, etc.

• Ultimate goals• RELEVANT MUSEUMS• SUSTAINABLE DEVELOPMENT OF COLLECTIONS• WIDER USE OF COLLECTIONS• We are looking to see if SPECTRUM can function as the

glue• between all the different professions involved in

collections• management witin one museum, between museums and

maybe even• to help integrate collections and collection work with the

rest of• museum activities.

• Testing and

• evaluation

• Feedback from relevant professional bodies

• Testing Spectrum in selected museums

• Evaluation of benefit and adaptability

• National hearing?

Conclusions

• numerous inconsistencies in the museum

• cataloging

• different CMSs cause most of the inconsistencies

• in metadata

• some problems solved by a harvesting tool

• LIDO, but not all

• Implementation

• 2015?

• Nordisk samverkan – varför och hur?

Samverkan med andra

Tack för uppmärksamheten!Följ oss, delta och diskutera

www.digisam.se

Facebook: Digisam.riksarkivetTwitter: @digisam_ra

E-post: digisam@riksarkivet.se

standarder

format

föreskrifter

allmänna råd

riktlinjer

rekommendationer

guidelines

best practises

Tillgängligt och användbart

Styra

Producera

Använda

Bevara

Följa upp

Länkad Öppen Data

Vem säger vad?