manual de uso de ms outlook

1MANUAL DE USO DE MS OUTLOOK

ESCUELA PREPARATORIA MANTE

ALUMNO: JOSE GUADALUPE PEREZ VILLEDA

GRADO.-6 GRUPO.-F

BIOLOGICAS

PROFESOR: CARLOS ALBERTO GARCIA MARES

11/MAYO/2015

JOSE GUADALUPE PEREZ VILLEDA

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INDICE

Descripción General de MS Outlook......................................................................................3

Características de MS OUTLOOK........................................................................................3

Descripción de las funciones de MS OUTLOOK..............................................................................4

Vinculación del correo electrónico MS Outlook................................................................5

Pasos para configurar y vincular una cuenta Outlook con una Gmail..................5

Administración de correo electrónico en MS Outlook...................................................10

Contactos en MS Outlook.......................................................................................................12

Las ventajas de una agenda de contactos en MS Outlook.....................................16

Como se visualiza la información de los contactos...................................................16

Tareas, Citas y Reuniones en MS Outlook........................................................................17

Las ventajas de agendar citas, reuniones y tareas en MS Outlook.....................23


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Descripción General de MS Outlook

Outlook® es un programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico de Microsoft, y forma parte de la suite Microsoft Office.

Puede ser utilizado como aplicación independiente para trabajar día y noche o con Microsoft Exchange Server para dar servicios a múltiples usuarios dentro de una organización tales como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.

Características de MS OUTLOOK.

Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos.

Administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar. Puede administrar fácilmente los mensajes de correo electrónico de varios buzones. Sincronice varias cuentas de correo electrónico de servicios como Hotmail, Gmail o de prácticamente cualquier otro proveedor con Outlook 2010.

Administrar fácilmente grandes volúmenes de correo electrónico y Personalizar tareas comunes en comandos de un solo clic.

Búsquedas para encontrar fácilmente lo que requiere.

Crear mensajes de correo electrónico que llamen la atención. Por medio de las herramientas de office.

Descripción de las funciones de MS OUTLOOK.

Por supuesto, Outlook puede administrar no solo correo electrónico, contactos, y calendario de forma central, sino que también puede administrar toda la información que intercambia a través de su equipo, como artículos de blog y noticias que se distribuyen en Internet y sesiones de chat de servicio de mensajería instantánea. Además, si agrega características, puede administrar información que intercambia a través del teléfono móvil, teléfono IP y un asistente digital personal (PDA o Smartphone) cargado con Windows Mobile.


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Cuando accedemos a MS Outlook tenemos una aplica interfaz gráfica:

1.- Título: Nos muestra el nombre de la ventana y del programa en ejecución (en este caso tenemos en ejecución MS Outlook

2.- Menú: tenemos un menú con pequeñas barras de tarea, en este caso el menú tiene lo esencial para editar el archivo y/o abrir otras barras de menú: se encuentra el archivo: donde podemos guardar el archivo, y/o donde nos lleva a configurar Outlook. También está la barra de Inicio

3.- Barras de Herramientas: aquí tenemos barras de herramientas para diferente menú. En inicio podemos ver que las herramientas se usan para la preparación de un mensaje de correo electrónico así como también la edición para otros fines de este mismo correo electrónico tanto enviado como recibido, etc.

4.- Panel: en este panel podemos encontrar los mensajes de correo electrónicos, así como también el calendario, los grupos o los contactos, etc.

5.- Botones de ventana: podemos cerrar el software, minimizarlo, maximizarlo o pedir ayuda para la ejecución de MS Outlook.

6.- Bandejas de mensajes: existen diferentes bandejas aquí, podemos encontrar las de entrada que es donde se almacenan los mensajes de correos electrónicos cuando recibes alguno, los de enviados o elementos enviados, que


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son los mensajes que el usuario ha enviado a otros contactos o incluso así mismo.

Vinculación del correo electrónico MS Outlook.

Pasos para configurar y vincular una cuenta Outlook con una Gmail

1.-En primer lugar ejecutamos la aplicación MS Outlook 2013

2.-Seleccionamos ARCHIVO y abrimos la nueva ventana

3.- Si no se tiene una cuenta, AGREGAMOS CUENTA


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4.- Una vez hayamos seleccionado la opción AGREGAR CUENTA: llenamos las casillas con sus respectivos datos…

Una vez llenadas las casillas, le damos clic en el botón de siguiente

A continuacion se establecera la conexión…


NOMBRE

DIRECCION DE CORREO CON LA Q UE QUEREMOS

VINCULAR

CONTRASEÑA

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Después de esto tendremos nuestra cuenta agregada a Outlook y vinculada con nuestro correo de Gmail

Para poder configurar una cuenta de Outlook y quitarla. Hacemos lo siguiente:

Le damos clic en archivo


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Damos clic en cuenta y configuración.

Le damos en configuración de cuenta


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Nos habrira la siguiente ventana.

Seleccionamos la cuenta; en este caso la cuenta de eduprepa, y le damos clilc en quitar , esto nos sirve para que nadie mas pueda utilizar la cuenta ya configurada


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Administración de correo electrónico en MS Outlook

Para poder enviar un mensaje de correo electrónico a través de MS OUTLOOK…

Nos vamos a INICIO después damos clic en nuevo mensaje de correo electrónico

Después nos abrirá una nueva ventana donde tendremos que poner unos datos: el correo donde enviaremos el mensaje y el asunto

Ya que tengamos los datos damos clic en enviar

Después automáticamente nos llegara un mensaje en la bandeja de entrada, el mensaje será el mismo que enviamos ya que lo enviamos al mismo correo. El cual también aparece en la bandeja de elementos enviados


11Bandeja de entrada: es el lugar o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos que se han recibido de una o más cuentas de correo electrónico.

Borrador: el borrador es un lugar o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos en los cuales no se ha agregado un destinatario o que no se completó ni se ha enviado.

Elementos Enviados: es un lugar o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos en los que hemos enviados a otros correos u otras cuentas

Elementos eliminados: es un lugar o carpeta donde se almacenan los mensajes o correos en los que hemos eliminado de las diferentes bandejas tanto de enviadas, borradores o de entrada.

Bandeja de salida: es carpeta o ubicación en donde se almacenan por defecto los mensajes o correos que esperan para ser enviados.

Correo electrónico no deseado: es la carpeta donde se ubican los correos llamados como spam que no son de nuestro interés, pueden ser anuncios o pueden contener a veces ciertos tipos de virus.

Infected Items: es una bandeja donde llegan correos con archivos maliciosos o algún tipo de virus.

Carpeta de búsqueda: sirve para identificar o guardas elementos de diferentes tipos para facilitar la búsqueda usando solo el nombre del elemento.


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Contactos en MS Outlook.

PARA PODER AGREGAR UN CONTACTO EN OUTLOOK

1.-Abrimos Outlook y nos dirigimos a Nuevos Elementos

2.- Una vez abierta la pestaña. Seleccionamos la opción Contacto

3.-Nos abrira una nueva pestaña donde tendremos que agregar la informacion del conctacto que necesitas. Nombre del contacto, organización, puesto, asi com tambien el correo electronica del contacto que es parte escencial.


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4.-Una vez agregada la información del contacto, seleccionamos la opción guardar y cerrar.

5.-Ya que hayamos agregados nuestros contactos a Outlook y si deseamos revisar nuestra lista de contacto, nos dirigimos a la ventana principal y nos dirigimos a la parte inferior izquierda y seleccionamos el icono de contactos.


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En esta ventana encontraras todos los contactos agregados,

Tambien se pueden revisar la lista de contacto dirigiendo en libreta de direcciones al momento de agregar un contacto…


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Las ventajas de una agenda de contactos en MS Outlook.-una de las ventajas es que se nos facilita a la hora de mandar un correo electrónico y nos evitamos la molestia de estar escribiendo de nuevo el correo electrónico al cual enviaremos el mensaje.

Como se visualiza la información de los contactos.-En la lista de contactos nos muestran en orden alfabético para facilitarnos la búsqueda de algún contacto deseado

Tareas, Citas y Reuniones en MS Outlook.


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Creas Citas y Tareas y Reuniones en Outlook.

1.- abrimos Outlook y damos clic en la parte del calendario…

2.- Se nos abrirá una nueva pestaña donde se indica el calendario donde se registran citas, reuniones y tareas.


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3.- una vez que ya tengamos la tabla del calendario. Damos clic en la columna de nuevos elementos…

4.- damos clic en cita


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5.-Llenamos las casillas con la información que nos pide, esto nos sirve para saber el límite de fecha de la cita que se creara así también como la fecha y la hora.

6- una vez que ya tenemos las casillas llenas con la información que nos pide, damos clic en guardar y cerrar…


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Al revisar nuevamente el calendario nos daremos cuenta que la cita ya está en el lugar de la casilla de la fecha asignada…

7.- Para crear una reunión nos dirigimos nuevamente a nuevos elementos y esta vez seleccionamos dando clic en Reunión…


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8.- Rellenamos las casillas con la información que nos pide, exactamente igual que como en el caso de las Citas… y seleccionamos enviar…

9.- En este caso usamos como destinatario nuestro propio correo. Así que tenemos la reunión marcada en nuestro calendario. Como se ve en la imagen ahora hay dos horarios marcadas en la fecha asignada, una es la cita, y la otra es la reunión


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10.- Para realizar la tarea, nos dirigimos nuevamente a Nuevos Elementos y seleccionamos dando clic en Tarea.

11.-Nuevamente rellenamos las casillas con la información correspondida. En este mismo caso rellenaremos la información con el examen de la materia de Correo Electrónico y presentaciones, que será el día 11 de mayo a las 6:30 – 7:15. Esta misma información se está utilizando para las citas y las reuniones.


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12.-una vez rellenadas las casillas, damos clic en guardar y cerrar.

13.- La tarea aparecerá dependiendo la hora establecida del aviso. En este caso decidí usar la tarea con el aviso más pronto posible para tomar la captura de pantalla para mostrar un ejemplo

Las ventajas de agendar citas, reuniones y tareas en MS Outlook.Es más fácil hacer una agenda de las actividades que tendrás que realizar a lo largo de las fechas planteadas. De una manera más eficaz y exacta. Te ayuda a recordar las actividades por realizar.


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