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Guía para la Elaboración del Análisis de Fortalezas,

Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA)

Registro: MPCI1821/RG/CM/015-A/120819 Fecha de Elaboración: 28/04/2017 Fecha de Actualización: 12/08/2019 Núm. de revisión: 02

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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE FORTALEZAS,

OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS (FODA)

AGOSTO 2019




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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL

ANÁLISIS DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y

AMENAZAS (FODA)

Clave: MPCI1821/RG/CM/015-A/120819

Mario David Riveroll Vázquez

Contralor Municipal

Aurora Virginia Parada Salomón

Subcontralora de

Evaluación y Control

Araceli Rodríguez Gómez

Jefa de Departamento de Control

AUTORIZACIONES:

Se expiden los presentes Lineamientos en la cuatro veces heroica Puebla de Zaragoza a los doce días del mes de agosto de dos mil diecinueve.




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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

I. OBJETIVO 6

II. ALCANCE 6

III. DEFINICIONES 6

IV. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 9

V. CRITERIOS DE ANÁLISIS Y CONSIDERACIONES GENERALES 10

VI. ANÁLISIS FODA 11

VI.I ANÁLISIS INTERNO 13

VI.II ANÁLISIS EXTERNO 13

VII. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ANÁLISIS FODA 13

VIII. ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS (MEFI) Y

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS (MEFE) 15

IX. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ANÁLISIS MEFI Y MEFE 16

X. DE LA RESPONSABILIDAD DEL ENLACE DE CONTROL INTERNO, AUXILIAR DE

CONTROL INTERNO Y AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 18

XI. ANEXO: FORMATO DE ANÁLISIS FODA 19




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INTRODUCCIÓN El sistema de planeación estratégica, en las organizaciones públicas y privadas, tiene que ser una herramienta eficiente y viable, para que sus efectos puedan ser observables y adecuados. En este sentido, una de las prácticas más eficientes y eficaces es el Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA). Con este, se pueden desarrollar y formular estrategias acerca de los factores que tienen mayor preponderancia y proporciona juicios para la construcción de un balance estratégico, con la posibilidad de participar en forma exitosa en la implantación de estrategias. El Análisis FODA es aplicable a cualquier tipo de Dependencia o Entidad, sin importar su tamaño o naturaleza, y funge como una herramienta que favorece el desarrollo y ejecución de la planeación formal; es por eso que resulta conveniente que los responsables de las decisiones administrativas cuenten con un procedimiento para la elaboración de un diagnóstico situacional FODA, que facilita la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias para el funcionamiento de la planeación estratégica dentro de las Dependencias y Entidades. Aunque muchas Dependencias y Entidades están habituadas a formular y desarrollar planes, suelen enfrentar problemas para recopilar y ordenar la información relativa a las condiciones de operación y recursos, afectando la adopción de estrategias, y la ejecución de un plan. Desde este punto de vista, el Análisis FODA no sólo funcionaría como una herramienta que permite conocer las condiciones reales de actuación de una Dependencia o Entidad, sino también sería una base firme sobre la cual pueda descansar los elementos de la Administración de Riesgos, y el Control Interno Institucional en conjunto. Bajo este contexto, la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, procedió a realizar la presente Guía para la elaboración del Análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), en un intento por facilitar este mecanismo a las Dependencias y Entidades. Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad, que deben existir entre hombres y mujeres para su desarrollo personal y profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en la presente, al género masculino




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lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género. El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como su correcta fundamentación y aplicabilidad normativa conforme a las leyes específicas que motiven su actuar, y sus modificaciones cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en sus procedimientos, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz. Por lo que el alcance del registro de los instrumentos normativos, que emiten las Dependencias y Entidades del Honorable Ayuntamiento, por parte de la Contraloría Municipal tiene como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos.




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Con fundamento en lo dispuesto por los Artículos 12 fracciones II, XX, LXII y LXIII, 32 fracciones I y IV y 35 fracción I del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla; 11, 14, 15, 23, 27 y 28 de los Lineamientos de Control Interno Institucional y sus Normas de Aplicación, se expide la presente:

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y AMENAZAS (FODA)

I. OBJETIVO Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, herramientas que faciliten la elaboración y actualización del Análisis FODA, para poder realizar una base sólida para la conformación de la Administración de Riesgos, e iniciar un adecuado seguimiento de la Planeación Estratégica y el Control Interno Institucional. La presente Guía es complementaria de los Lineamientos de Control Interno Institucional y sus Normas de Aplicación vigentes. II. ALCANCE La presente Guía es de observancia obligatoria para los servidores públicos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla. III. DEFINICIONES Actividades de Control: Políticas y procedimientos encaminados a asegurar que se cumplan las directrices establecidas por los Titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, sobre las medidas para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de sus objetivos y metas. Administración de Riesgos: Proceso realizado por la Dependencia o Entidad, que tiene como propósito identificar los riesgos a que están expuestas, en el desarrollo de sus actividades y analizar los distintos factores que puedan provocarlos, con la finalidad de establecer las estrategias que permitan administrarlos y, por tanto, contribuir al logro de los objetivos y metas institucionales de manera razonable.




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Amenaza: Factores externos que de concretarse, afectarían a la consecución de objetivos de la Dependencia o Entidad. Auxiliar de Administración de Riesgos: Es el servidor público de cada Dependencia o Entidad con un cargo de nivel inmediato inferior al directivo, que apoyará al Enlace de Control Interno en ejecutar las acciones en materia de Administración de Riesgos. Auxiliar de Control Interno: Es el servidor público de cada Dependencia o Entidad con un cargo de nivel inmediato inferior al directivo, que apoyará al Enlace de Control Interno en ejecutar las acciones en materia de Control Interno Institucional. CODECII: Comité de Desarrollo y Control Interno Institucional. Contraloría: La Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, a través del Departamento de Control de la Subcontraloría de Evaluación y Control. Criterio de Análisis: Factor a elegir, que se considera relevante para el desempeño de una Dependencia o Entidad, y puede coincidir con una Unidad Administrativa (Dirección, Subdirección, Coordinación, etc.) o puede especificarse de manera particular (actividad, objetivo, etc.). Debilidad: Carencias internas de la Dependencia o Entidad, que afectan al cumplimiento de objetivos en tiempo y forma. Dependencias: Aquellas que integran la Administración Pública Municipal Centralizada del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla. Eficaz: Relativo a la eficacia, medida normativa del logro de resultados. Puede medirse en función de los objetivos logrados. Eficiente: Relativo a la eficiencia, medida normativa de la utilización de recursos, puede medirse por la cantidad de recursos utilizados.




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Enlace de Control Interno: Es el servidor público de cada Dependencia o Entidad con un cargo de nivel directivo, que coordinará las acciones a realizarse en materia de control interno institucional. Entidades: Los Organismos Públicos Descentralizados, las Empresas con Participación Municipal Mayoritaria y los Fideicomisos que integran la Administración Pública Municipal Descentralizada. FODA: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Fortaleza: Actividades que se realizan con un alto grado de eficiencia y eficacia, y que coadyuvan al cumplimiento de objetivos. MEFE: Matriz de Evaluación de Factores Externos, instrumento encargado de analizar las oportunidades y amenazas de la Dependencia o Entidad. MEFI: Matriz de Evaluación de Factores Internos, instrumento encargado de analizar las fortalezas y debilidades de la Dependencia o Entidad. Oportunidad: Factores, situaciones o actividades ajenas a la Dependencia o Entidad, que de concretarse, beneficiarían a la consecución de objetivos. Planeación Estratégica: Es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos, por parte de la Dependencia o Entidad, con la intención de alcanzar objetivos y metas institucionales. Unidades Administrativas: Direcciones, subdirecciones, jefaturas de departamento y demás áreas que integran a una Dependencia o Entidad.




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IV. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La Planeación Estrategica es definida como la determinación de los objetivos a largo plazo, en este caso objetivos institucionales, y la adopción de cursos o mecanismos de acción y asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento. Es un proceso organizacional de desarrollo y análisis de la misión y visión, metas y tácticas generales; por lo cual, en el momento de la planeación se debe abarcar a toda la organización. Generalmente, se pueden identificar las siguientes etapas en la construcción de un plan estratégico:

Establecer objetivos: consiste en conocer la Misión y Visión de la Dependencia o Entidad;

Reunir y analizar información: identificar las fuentes de información confiable para el apoyo de la evaluación de objetivos.

Evaluar el entorno: poner énfasis especial en los factores externos e internos que puedan afectar el desempeño de la Dependencia o Entidad;

Establecer alternativas: consiste en desarrollar y evaluar estrategias alternas y seleccionar un conjunto que permitan que la organización pueda obtener una ventaja de sus recursos y de las oportunidades; y

Evaluar y seleccionar estrategias: las decisiones estratégicas deben considerarse de acuerdo con los riesgos implicados, pero también es esencial el enfoque en las oportunidades, pues éste puede significar el éxito en la consecución de los objetivos. La estrategia seleccionada debe ser consistente con la misión, visión y objetivos de la Dependencia o Entidad.

Como se puede observar, se debe realizar una evaluación y valoración de la situación, para poder establecer una estrategia, y dentro de esta etapa corresponde el análisis de las siguientes variables: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. El diagnóstico de estas variables posibilita valorar las condiciones y proponer acciones y estrategias para su beneficio. Éste es un punto crucial para el desarrollo de las actividades de Control Interno Institucional, pues es esencial en la identificación de los riesgos y las posibles estrategias y acciones para su disminución.




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V. CRITERIOS DE ANÁLISIS Y CONSIDERACIONES GENERALES Para la elaboración del Análisis FODA, es pertinente tomar en cuenta las consideraciones enmarcadas a continuación:

El Análisis FODA es el inicio del proceso anual de Control Interno Institucional y Administración de Riesgos, ya que este sirve como base para la creación de la Matriz de Administración de Riesgos Institucional (MARI), dando paso a la creación del Programa de Trabajo de Administración de Riesgos (PTAR).

Debe ser elaborado por el Auxiliar de Control Interno, en conjunto con el Auxiliar de Administración de Riesgos y el Enlace de Control Interno de cada una de las Dependencias y Entidades, conforme al formato emitido por la Contraloría

Los responsables de la elaboración del Análisis FODA deben tener todas las facilidades para el acceso a la información de las áreas responsables que se requiera.

Es necesario la recolección de elementos de la Estructura Organizacional que servirán para mantener la congruencia del Análisis FODA, tales como: Misión, Visión, Objetivos Institucionales, Compromisos, etc.

El criterio de análisis a utilizarse, estará alineado a la Unidad Administrativa que integre a la Dependencia o Entidad, y se deberá realizar por cada una de éstas que se encuentre contemplada en la Estructura Orgánica autorizada.

El Análisis deberá contener, al menos, una fortaleza, una oportunidad, una debilidad y una amenaza por Unidad Administrativa.

Las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, se registrarán de acuerdo a la siguiente estructura gramatical:

Sustantivo + Complemento circunstancial Por ejemplo: Obtención del quinto grado del Programa de Reconocimiento al Fortalecimiento Institucional Municipal (REFIM).

Una vez realizado el Análisis FODA, se someterá a revisión y aprobación del CODECII.




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VI. ANÁLISIS FODA El Análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que, en su conjunto, diagnostican la situación interna de una Dependencia o Entidad, así como su evaluación externa. También permite obtener una perspectiva general de su situación estratégica. Es importante entender conceptualmente las variables que se evaluarán, pues de esta manera se podrá realizar un correcto Análisis FODA. El Análisis se encuentra integrado por las siguientes variables:

I. Fortalezas. Son las actividades en las que la Dependencia o Entidad es eficaz y eficiente, coadyuvando al cumplimiento de los objetivos institucionales. Se traduce en aquellos elementos o factores que estando bajo su control, mantiene un alto nivel de desempeño, generando beneficios presentes y cumplimientos de objetivos y metas. Las fortalezas pueden asumir diversas formas como: recursos humanos capaces y experimentados, habilidades y destrezas importantes para hacer algo, finanzas sanas, sistemas de trabajo eficientes, entre otros.

II. Oportunidades. Son aquellas actividades, factores o situaciones del entorno externo que son potencialmente favorables para la Dependencia o Entidad, y pueden ser utilizados ventajosamente para alcanzar o superar los objetivos. El reconocimiento de oportunidades es un reto para la planeación estratégica, debido a que no se puede crear ni adaptar una estrategia sin primero identificar y evaluar el potencial de cada una de las oportunidades importantes.

III. Debilidades. Significa una deficiencia o carencia, algo en lo que la Dependencia o Entidad tiene bajos niveles de eficiencia y/o eficacia, y por tanto es vulnerable. Constituye un obstáculo para la consecución de los objetivos, aun cuando está bajo el control de la Dependencia o Entidad. Al igual que las fortalezas éstas pueden manifestarse a través de sus recursos, habilidades, tecnología, organización, entre otros.

IV. Amenazas. Son factores del entorno externo que resultan en circunstancias adversas y que ponen en riesgo el logro de los objetivos establecidos. Pueden ser cambios o tendencias que se presentan repentinamente o de manera paulatina, los cuales crean una condición de incertidumbre e inestabilidad en




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donde la Dependencia o Entidad tiene muy poca o nula influencia. La importancia de la planeación estratégica, con respecto a las amenazas, está en reconocer de manera oportuna aquellas situaciones que signifiquen un riesgo para el cumplimiento de las metas y objetivos de la Dependencia o Entidad.

Como se puede observar, estas variables responden a naturalezas internas y externas, y es importante entender esta referencia para poder actuar conforme a las posibilidades presentadas. De esta manera, Fortalezas y Debilidades son de naturaleza interna, pues es la Dependencia o Entidad la que es capaz de controlar y actuar sobre estas variables. Por el contrario, Oportunidades y Amenazas tienen un sentido externo, en la cual la Dependencia o Entidad no tiene la capacidad de evitar o permitir el accionar de estas variables dentro de su propia estructura. De la misma manera, las variables también se basan en un sentido positivo y negativo. Dicho de otra manera, Fortalezas y Oportunidades tienen que ver con los aspectos positivos de la Dependencia o Entidad, mientras que Debilidades y Amenazas representan los aspectos negativos a los que se enfrenta, tal y como se puede observar en la figura 1.




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VI.I ANÁLISIS INTERNO Para que el análisis interno sea eficaz y dé lugar a la toma de decisiones oportunas de la Dependencia o Entidad, se requiere capacidad autocrítica y reflexiva, pues dicho análisis se basa en la evaluación de los objetivos y metas previstos por la Dependencia o Entidad, teniendo en cuenta:

Metas logradas; Metas no conseguidas; Razones de los éxitos; y Causas de los fracasos.

De la misma manera, es necesario también analizar cada una de las capacidades internas de la Dependencia o Entidad que son imprescindibles para alcanzar dichos objetivos y metas. El análisis interno permite definir las fortalezas, debilidades y carencias de la Dependencia o Entidad, identificar aquellas destrezas y ventajas (factores clave de éxito) y los principales problemas y factores desfavorables con respecto a la competencia (factores críticos). VI.II ANÁLISIS EXTERNO Las Dependencias y Entidades interactúan con su entorno, pues es necesario para su existencia y desempeño, y éste está constituido por los organismos, personas, normatividad, competencia, etc, que afectan directa o indirectamente la actividad y los resultados de las mismas. VII. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS FODA Para la elaboración y llenado del formato, se deberá realizar el siguiente procedimiento:

I. Determinar las condiciones reales con relación a las variables internas y externas del análisis: se requiere que, con base en la experiencia, los datos disponibles y el conocimiento general de la Dependencia o Entidad, se establezca de manera objetiva una lista general de las Fortalezas,




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Oportunidades, Debilidades y Amenazas por cada uno de los criterios establecidos (Unidad Administrativa).

II. Ponderar la lista anterior, priorizando los elementos de mayor impacto para el logro de objetivos, y elegir, para cada criterio, al menos una Fortaleza, una Oportunidad, una Debilidad y una Amenaza.

III. Colocar cada Fortaleza, Oportunidad, Debilidad y Amenaza dentro del formato emitido por la Contraloría, como se muestra en la figura 2:

Figura 2.

Durante el análisis del FODA, se debe atender a lo siguiente:

El Análisis FODA es propio de cada Dependencia y Entidad, y de acuerdo a cada escenario institucional; por tanto, estas variables son únicas en su operación y resultados, y no se debe generalizar las situaciones encontradas a Dependencias y Entidades distintas, presuponiendo reacciones similares.

La información recabada debe ser flexible, objetiva, pertinente y debe provocar cambios o ajustes en el proceso de planeación.

Las actividades administrativas y situaciones que se deriven por falta de personal y/o presupuesto, no serán consideradas debilidades.

El Análisis FODA resulta un primer paso sumamente importante en la Administración de Riesgos, pues aporta las bases para generar la Matriz de Administración de Riesgos Institucional (MARI).

Las alternativas para potenciar la Planeación Estratégica son: Fortalezas + Oportunidades: estrategia de avance; Fortalezas + Amenazas: contrarrestar las amenazas a corto plazo y posible

conversión en oportunidades; Debilidades + Oportunidades: área de potencial crecimiento; y

UNIDAD ADMINISTRATIVA FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

Verificación, seguimiento y evaluación continua y objetiva de obras, programas, acciones,

trámites y servicios a través de la Contraloría Ciudadana.

Carencia de la sistematización de la información obtenida al verificar obras, programas,

acciones, trámites y servicios, lo que conlleva un proceso de análisis en bases de datos que

demora su emisión ágil para la generación de acciones oportunas.

Generación de un proceso de mejora continua a través de las observaciones realizadas a los

trámites y servicios de las DyE.

Falta de organización y compromiso por parte de las Dependencias y Entidades para atender

y darle seguimiento a las observaciones relacionadas con la evaluación, organización y

normatividad administrativa, contraloría social y control.

Seguimiento puntual al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el Plan

Municipal de Desarrollo, mediante las revisiones administrativas mensuales a los medios de

Carencia de recursos financieros, materiales y humanos para el cumplimiento de los

procedimientos operativos dentro de la Subcontraloría.

Prevención de observaciones derivadas de auditorías al atender el Sistema de Control Interno

Institucional.

Posible incidencia en ilegalidad por la falta de conocimiento y amortización de la

actualización de la normatividad administrativa aplicable. Implementación de un Sistema de Control Interno en las DyE que ayude a prevenir los

posibles riesgos y conduzca las actividades para el logro de objetivos y metas.

Fortalecimiento de los criterios básicos y homologación de los elementos que integran los

expedientes de Contraloría Social en SEDESOM.

Falta de coordinación con las DyE para definir esquemas de Control Social de manera

oportuna.

Verificación de trámites y servicios de las DyE a través de un proceso integral.Atención oportuna de los compromisos establecidos en la Agenda de Contraloría Ciudadana

por parte de las DyE involucradas. Definición de una Agenda de Contraloría Ciudadana para atender las áreas de oportunidad

detectadas en los programas, obras, trámites y servicios.Asesoramiento oportuno para la actualización de la normativa aplicable de las DyE

(manuales, lineamientos, guías, formatos)

Logro de posicionamiento óptimo en las evaluaciones realizadas por organismos no

gubernamentales como el Banco Mundial a través del seguimiento de la implementación de

proyectos en materia de Mejora Regulatoria que las Dependencias desarrollan.

Falta de recursos humanos para el correcto cumplimiento de las actividades desarrolladas

por la Unidad de Mejora Regulatoria.

Gestión de recursos de capacitación con instancias especializadas en materia de Mejora

Regulatoria (CONAMER, Gobernanza y Mejora Regulatoria Estatal - SFyA - Observatorios,

Instituciones).

Incumplimiento de las DyE en la entrega de información relacionada con la creación de

normatividad o modificación a la ya existente.

Control y regulación legal de la normatividad, mediante la implementación de Manifestación

de Impacto Regulatoria.

Carencia de recursos materiales para el correcto cumplimiento de las actividades

desarrolladas por la Unidad de Mejora Regulatoria.

Puesta en marcha de las áreas de oportunidad identificadas a partir de los resultados

obtenidos en el Indicador Subnacional de Mejora Regulatoria.

Resistencia a la mejora y simplificación de los trámites y servicios municipales por parte de los

servidores públicos responsables de los mismos.

Fortalecimiento de la figura del Enlace de Mejora Regulatoria por parte de las DyE.

Unidad de Mejora Regulatoria

Subcontraloría de Evaluación y Control

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD

ANÁLISIS FODA

INTERNO EXTERNO

Titular:

Auxiliar de Control Interno:

Enlace de Control Interno:

Auxiliar de Administración de Riesgos:




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Debilidades + Amenazas: estrategia de defensa. VIII. ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS (MEFI) Y MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS (MEFE) Dicho análisis consiste en la elaboración de 2 matrices a partir de la construcción del análsis FODA, con la finalidad de obtener un panorama más amplio acerca de la situación en la que se encuentra la Dependencia o Entidad en cuanto al aprovechamiento de Fortalezas y Oportunidades y para disminuir las Debilidades y Amenazas. Una vez elaborado el FODA, el siguiente paso es evaluar la situación interna de la Dependencia o Entidad, mediante la Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI), el cual es un instrumento que nos permite realizar una evaluación interna de la Dependencia o Entidad, permitiendo analizar la efectividad de las estrategias aplicadas y conocer con detalle su impacto, evaluando las Fortalezas y Debilidades más relevantes para formular estrategias capaces de solventar, optimizar y reforzar los procesos internos ejecutados. Para realizar la MEFI es necesario ser objetivos con la autoevaluación que se está realizando, identificar los factores importantes teniendo en cuenta la actividad operativa que se desarrolla a diario y asumir una posición crítica que realmente permita reconocer las debilidades para buscar un equilibrio interno. Por otro lado, la Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE) es una herramienta de diagnóstico que permite identificar y evaluar los factores externos, a través de las Oportunidades y Amenazas más importantes de la Dependencia o Entidad, que puedan influir en su crecimiento y expansión. Dicha evaluación se realiza a través de un sistema de ponderaciones, comparando la información y situaciones que influyen en las metas y objetivos de la Dependencia o Entidad. Al realizar la MEFE es necesario ampliar la visión y aumentar la sensibilidad del entorno externo, para obtener un panorama completo de la Dependencia o Entidad y así aprovechar las Oportunidades e identificar las Amenazas con las que se cuenta para




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poderlas atender. Se deben identificar los factores que son viables de ser manejados y para los cuales se pueden generar estrategias de acción. IX. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ANÁLISIS MEFI Y MEFE Para la elaboración y llenado de la MEFI se deberá realizar el siguiente procedimiento:

1. Determinar las Fortalezas y Debilidades más importantes establecidas en el FODA de la Dependencia o Entidad, eligiendo como mínima una y máximo cinco de cada criterio, conforme al formato emitido por la Contraloría Municipal.

2. Asignar valores a cada factor que vayan de 5% (baja importancia) a 100% (muy importante), de tal manera que la sumatoria de todos los valores sea igual a 100%.

3. Asignar calificaciones en el apartado “Clasificación” según el factor que represente:

Debilidad mayor (calificación 1). Debilidad menor (calificación 2). Fortaleza menor (calificación 3). Fortaleza mayor (calificación 4).

El apartado “Total” en la matriz MEFI se autocompletara e indicará: Color verde si la Dependencia o Entidad es fuerte. Color rojo si necesita priorizar en sus debilidades.

Para la elaboración y llenado de la MEFE se deberá realizar el siguiente procedimiento:

1. Determinar las Oportunidades y Amenazas más importantes establecidas en el FODA de la Dependencia o Entidad, eligiendo como mínima una y máximo cinco de cada criterio, conforme al formato emitido por la Contraloría Municipal.

2. Asignar valores a cada factor que vayan de 5% (baja importancia) a 100% (muy importante), de tal manera que la sumatoria de todos los valores sea igual a 100%.

3. Asignar calificaciones en el apartado “Clasificación” a cada factor con base al siguiente orden de importancia:

1. No se trabaja en ello. 2. Se trabaja de forma ocasional. 3. Se trabaja de forma normal. 4. Se trabaja con esfuerzo.




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El apartado “Total” en la matriz MEFE se autocompletara e indicará: Color verde si la Dependencia o Entidad trabaja arduamente. Color rojo si necesita aprovechar las áreas de oportunidad.

Tal como se puede observar en la figura 3:

Figura 3.

Valoración Clasificación Puntuación Valoración Clasificación Puntuación

0.4 0.27

0.12 0.28

Total 100% 2.6 Total 100% 2.45

El resultado indica: El resultado indica:

LA CONTRALORÍA MUNICIPAL TIENE QUE APROVECHAR OPORTUNIDADES

DE MEJORA

Control y regulación legal de la normatividad, mediante la implementación

de Manifestación de Impacto Regulatoria.15% 3

Gestión de recursos de capacitación con instancias especializadas en

materia de Mejora Regulatoria (CONAMER, Gobernanza y Mejora

Regulatoria Estatal - SFyA - Observatorios, Instituciones).

15%

10%15%

Carencia de recursos financieros, materiales y humanos para el

cumplimiento de los procedimientos operativos dentro de la

Subcontraloría.

Posible incidencia en ilegalidad por la falta de conocimiento y amortización

de la actualización de la normatividad administrativa aplicable.

Incumplimiento de las DyE en la entrega de información relacionada con la

creación de normatividad o modificación a la ya existente.

Resistencia a la mejora y simplificación de los trámites y servicios

municipales por parte de los servidores públicos responsables de los

mismos.

5%

Falta de organización y compromiso por parte de las Dependencias y

Entidades para atender y darle seguimiento a las observaciones

relacionadas con la evaluación, organización y normatividad administrativa,

contraloría social y control.

5% 4

Falta de coordinación con las DyE para definir esquemas de Control Social

de manera oportuna. 15% 2

4

AMENAZAS

4

Atención oportuna de los compromisos establecidos en la Agenda de

Contraloría Ciudadana por parte de las DyE involucradas. 5% 2

Subtotal Oportunidades

CONTRALORÍA MUNICIPAL

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS

Descripción de Factor

OPORTUNIDADES

Generación de un proceso de mejora continua a través de las

observaciones realizadas a los trámites y servicios de las DyE. 15% 1 0.15

3

Seguimiento puntual al cumplimiento de las metas y objetivos

establecidos en el Plan Municipal de Desarrollo, mediante las revisiones

administrativas mensuales a los medios de verificación.

Implementación de un Sistema de Control Interno en las DyE que ayude a

prevenir los posibles riesgos y conduzca las actividades para el logro de

objetivos y metas.

10%

15%

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS

CONTRALORÍA MUNICIPAL

LA CONTRALORÍA MUNICIPAL SE ENCUENTRA FUERTE

Descripción de Factor

Verificación, seguimiento y evaluación continua y objetiva de obras,

programas, acciones, trámites y servicios a través de la Contraloría

Ciudadana.

Control y regulación legal de la normatividad, mediante la implementación

de Manifestación de Impacto Regulatoria.10% 1

0%

Asesoramiento oportuno para la actualización de la normativa aplicable de

las DyE (manuales, lineamientos, guías, formatos)

5%

FORTALEZAS

4

3

15% 4

1

2

DEBILIDADES

Carencia de la sistematización de la información obtenida al verificar obras,

programas, acciones, trámites y servicios, lo que conlleva un proceso de

análisis en bases de datos que demora su emisión ágil para la generación

de acciones oportunas.

Falta de recursos humanos para el correcto cumplimiento de las

actividades desarrolladas por la Unidad de Mejora Regulatoria.20%

5%

Subtotal Fortalezas

0.05

0.05

0.6

0.45

Subtotal Debilidades Subtotal Amenzas

0

0.1

0.4

4

10% 2

0.3

0.2

0.1

0.6

0.2

0.3

0.45

Prevención de observaciones derivadas de auditorías al atender el Sistema

de Control Interno Institucional.15% 2

Fortalecimiento de los criterios básicos y homologación de los elementos

que integran los expedientes de Contraloría Social en SEDESOM. 5% 4

|

0.4

0.3

0.2

0.2

Titular:

Auxiliar de Control Interno:


Auxiliar de Administración de Riesgos:




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Al consultar la pestaña “Gráfica de ubicación” mostrará un gráfico que indicará la posición en la que se encuentra la Dependencia o Entidad. Dicha gráfica muestra nueve cuadrantes, los cuales tienen 3 diferentes interpretaciones:

Cuadrantes I, II o IV: Comunicar y Crecer. Cuadrantes III, V o VI: Mantener y Conservar. Cuadrantes VI, VIII o IX Mejorar y Fortalecer.

Tal como se puede observar en la figura 4:

Figura 4.

X. DE LA RESPONSABILIDAD DEL ENLACE DE CONTROL INTERNO, AUXILIAR DE CONTROL INTERNO Y AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Es responsabilidad del Auxiliar de Control Interno de cada una de las Dependencias o Entidades, elaborar y actualizar el Análisis FODA en tiempo forma, de manera semestral, con la supervisión y aval del Enlace de Control Interno y apoyo del Auxiliar de Administración de Riesgos. Presentarlo en la sesión ordinaria del CODECII, para su

Ubicación Actual

1

2

3

4

1234

Gráfica de Ubicación

PR

OM

ED

IOE

FE

PROMEDIO EFI

I II III

IV V VI

VII VIII IX

Titular:

Auxiliar de Control Interno:Auxiliar de Administración de Riesgos:





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análisis y aprobación. Una vez que sea probado en el pleno del CODECII, deberá ser firmado por el Titular de la Dependencia o Entidad, el Enlace de Control Interno y por ambos Auxiliares. XI. ANEXO: FORMATO DE ANÁLISIS FODA

1. Nombre y firma del Titular de la Dependencia o Entidad, Enlace de Control Interno, Auxiliar de Control Interno y Auxiliar de Administración de Riesgos.

2. Logotipo de la Dependencia o Entidad. 3. Nombre de la Dependencia o Entidad. 4. Unidades Administrativas que integran a la Dependencia o Entidad. 5. Fortalezas de la Unidad Administrativa. 6. Debilidades de la Unidad Administrativa. 7. Oportunidades de la Unidad Administrativa. 8. Amenazas de la Unidad Administrativa.

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