CONTROL DE DOCUMENTOS

La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben estar documentados, a saber:

Control de DocumentosControl de RegistrosAcciones Preventivas Acciones CorrectivasControl de Producto No conforme (PNC)Auditorias Internas

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Procedimiento Control de Documentos

La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.3 establece que los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad DEBEN controlarse. Los Registros son un tipo de documento especial y DEBEN controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el numeral 4.2.4 de la norma.

Dando cumplimiento a este requisito, la Corporación cuenta con el procedimiento para Control de Documentos, identificado con el código SI-P-03, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ ISO/certificación misional/Mapa de procesos/Sistema de gestión Integral/SI-P-03 Procedimiento Control de Documentos

Qué es un Documento? Cualquier medio que contenga

información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

Qué es una Copia NO Controlada de un

Documento?

Documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.

COPIA NO CONTROLADA

Qué es un Documento Controlado?

Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Qué es un Documento Externo?

Todos aquellos documentos que no se elaboran en la Corporación pero que son incluidos como parte del Sistema de Gestión y que ayudan o guían el desarrollo de los procesos.

Qué es un Documento Obsoleto?

Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

CONDICIONES GENERALES

Creación y Actualización de Documentos

Toda creación, modificación o actualización de documentos debe solicitarse por escrito al Coordinador Nacional de Calidad, mediante el formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboración, Eliminación o Actualización de documentos. Ningún documento debe modificarse sin autorización.

En caso de actualizaciones de

documentos, se debe:

Remitir al responsable de la elaboración, quien debe hacer los cambios descritos.

Una vez ajustado el documento se remite al responsable de la revisión para que verifique los cambios realizados y posteriormente se pasa al responsable de la Aprobación.

Revisión y aprobación

 

Todos los documentos del Sistema de Gestión de calidad, expedidos por la Corporación deben ser aprobados antes de su emisión y publicación.

La revisión y aprobación de documentos, consiste en:

o Verificar que el contenido sea correctoo Verificar que el procedimiento descrito

pueda realizarseo Verificar que las responsabilidades sean

acordes a los cargos desempeñados

Continuación…o Verificar que el documento sea conforme

con las condiciones establecidas en el SI-P-01 Procedimiento de Elaboración de Documentos.

o Una vez cumplido con lo anterior, la aprobación implica firma física del documento por parte del dueño del proceso y publicación en Corponet por parte del Coordinador Nacional de Calidad.

o Cuando corresponda a una actualización, se debe reemplazar el documento existente en el Sistema.

o La elaboración del documento corresponde al responsable del tema, el propietario del proceso es quien revisa y la aprobación está a cargo del primer nivel jerárquico correspondiente.

o La aprobación de todo documento se extiende a los formatos asociados, los cuales son validados por las áreas interesadas.

Control de cambios:o Se debe actualizar la versión de los documentos

que generen cambios significativos (contenido o estructura del documento) y deben ser aprobados nuevamente por el cargo responsable.

o El historial de las revisiones efectuadas al documento por modificaciones, queda registrado en la matriz de Control de Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

0 14/04/2008 Elaboración del documento

o Los documentos borradores llevan una marca de agua en todas las hojas con la inscripción: “Documento Borrador” o “Documento en Aprobación”

o Los documentos aprobados se publican en Corponet. La impresión de estos documentos son considerados como: “Copia no controlada”.

o Las copias físicas controladas de los documentos se identifican con un sello con la

inscripción: “Copia Controlada” y se encuentran disponibles en la oficina del delegado de calidad de cada una de las sede de Corpoica

Consulta y Publicación de Documentos:

o El Propietario del Proceso debe realizar la divulgación de los documentos de su proceso, una vez estos sean aprobados.

o El Propietario del Proceso debe conservar los registros de divulgación de los documentos aplicables al proceso.

o Las copias físicas originales de los documentos aprobados se conservan en la oficina del Coordinador Nacional de Calidad, para tener acceso a estos documentos se debe solicitar su préstamo o acceder a Corponet, donde se encuentran las versiones vigentes.

o Es responsabilidad del Coordinador Nacional de Calidad la actualización de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se encuentran en Corponet, con el fin de evitar el uso de documentación obsoleta.

o Cuando se requiera, debido a fallas en acceso a Corponet, dispersión geográfica o atención de algún requerimiento de una parte interesada, se puede solicitar copias controladas de los documentos al Coordinador Nacional de Calidad y a los Delegados de Calidad en las Sedes.

o Es responsabilidad de Coordinador Nacional de Calidad mantener actualizado el Listado Maestro de Documentos SI-F-02. 

o Los Protocolos y los instructivos para la operación o manejo de los equipos de laboratorio, no requieren ser publicados en Corponet; estos documentos se disponen y manejan en los laboratorios donde se esté adelantando la investigación o donde se requieran los equipos.

Legibilidad e Identificación:

o Los documentos que presenten deterioro físico deben ser reimpresos y reemplazados para así asegurar la legibilidad y consulta de los mismos.

o Los documentos se identifican por el Título y el Código, el cual es asignado por el Coordinador Nacional de Calidad.

Este código permite identificar por cada

documento:– El proceso al que pertenece– El tipo de documento– El consecutivo dentro del proceso

Ejemplo: DN-P-02Ejemplo: DN-P-02

DN: Proceso - Desarrollo de Negocios

P: Tipo de Documento - Procedimiento

02: Número consecutivo dentro del proceso

Identificación y control de documentos externos:

o Los responsables de cada proceso deben comunicar al Coordinador Nacional de Calidad, los documentos externos (legales y reglamentarios) que aplican a las actividades propias de su proceso, con el fin de mantener actualizado el formato SI-F-04 Listado Maestro de Documentos Externos. Los documentos externos se identifican y controlan mediante este formato

o Los responsables de los procesos deben garantizar el acceso a los documentos reglamentarios y su vigencia.

Documentos Obsoletos:

Los documentos obsoletos solo se conservan, en caso de ser necesario y solo son usados como soporte físico para evidenciar el historial de cambios surgidos en el documento. Estos documentos se identifican con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO” en la primera hoja.

o Los delegados de Calidad de los Centros de Investigación y Estaciones Experimentales y el Coordinador Nacional de Calidad a nivel Central deben asegurar la destrucción de la documentación obsoleta del Sistema de Gestión de la Calidad.

Documentos Obsoletos:

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