UT?Universidad Tecnológica

de PereiraProceso: Gestión de Documentos

COMITE DE GESTION DOCUMENTAL

Acta de Reunion No: 01 Indigo j_ 000 102VersiOn Iloch, L 241042009

I I do 4 -

Tema: Aprobación de Instrumentos ArchivIsticos por el Comité de Gestión Documental

Lugar: Sala de Reuniones Oficina de PlaneaciOn Fecha: 19 de Abril de 2016

Hora de Inicio: 02:15 pm Hora de FinalizaciOn: 04:15 pm

Objetivo de la Reunion

Asistentes:

Liliana Ardila GomezMaria Teresa VelezDiana Patricia JuradoDiana Milena AristizábalFrancisco Antonio UribeSandra Yamile CalvoLina Maria Valencia

Invitados:

Socializar el PGD, el PINAR y las TRD para so respectiva aprobación en el Comité

Secretaria GeneralJuridicaGestión de TecnologIas lnformdticasSistema Integral de GestiOnPlaneaciónControl InternoGestión de Documentos

Viviana Marcela CarmonaEnio Aguirre TorresCarlos Andrés Cabrera H.Hugo Armando Perez 0.

PlaneaciónControl InternoGestiOn de DocumentosGestión de Documentos

DESARROLLO DE LA REUNION:

1. Temas a Tratar:

• AprobaciOn y firma del acta anterior (No. 01 de 2015)• AprobaciOn Programa de Gestión Documental (PGD)• Aprobación Plan Institucional do Archivos (PINAR)• Aprobación Tablas de Retención Documental (TRD)• Mejoras Aplicativo de Comunicaciones Internas• GestiOn Documental en la Oficina de Control Interno• Revision temas generales• Proposiciones y Varios

2. Desarrollo de los Temas:

Se dio lectura al acta anterior, la cual fue aprobada. La doctora Liliana indica quo estamos pendientes de uninforme por parte del Archivo General de la NaciOn, producto de la visita técnica que Se tuvo el 13 de juliodel año 2015 en Ia coal se deben dar las indicaciones y especificaciones técnicas de un nuevo edificio para

NIT: 891.480.035-9/ Codigo Postal: 660003 / Conmutador:(57) (6) 313 7300/Fax: 321 3206 / DirecciOn: Cra 27 N O 10-02 Los Alamos - Pereira - Aisaralda - Colombia / www.utp.edu.coReacreditada como lnstituciOn de Alta Calidad por el Ministerio de EducaciOn Nacional 2013 - 2021

Acta de Reunion No: 01 000,102

fromp

Ve,Ôn -fFecha 24/06/2009

Proceso: GestiOn de DocumentosUniversidad Tecnologica

de PereiraCOMITE DE GESTION DOCUMENTAL

la oficina de Gestión de Documentos, y solicita la ayuda de la Oficina de Planeación para la construcciOn dela nueva edificación, el Ingeniero Francisco Uribe dice estar atento a cualquier requerimiento, siempre ycuando la Oficina de GestiOn de Documentos le suministre la información y las normas técnicas requeridaspara este tipo de edificios.

La Doctora Liliana agradece la asistencia a todos los integrantes del Comité y a los invitados,posteriormente aclara que ci Comité es el responsable de apoyar y aprobar todo lo concerniente a laGestión Documental. Indica que lamentablemente no se Ic ha dado la importancia que amerita y que laoficina de Gestión de Documentos debe estar al nivel de las Oficinas de Control Interno y Sistema Integralde Gestión respectivamente. Sandra YamiIe refuerza este concepto diciendo que solo se ha concebidocomo una oficina para enviar correspondencia y que si bien existen falencias son oportunidades demejora.

La Doctora Liliana da lectura al orden del dIa y la Profesional Lina Maria indica que el objetivo principal de lareunion es la aprobación de los Instrumentos ArchivIsticos Programa de Gestión Documental (PGD), PlanInstitucional de Archivos (PINAR) y la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), dichosinstrumentos son de carácter obligatorio para las entidades del estado.

Carlos Andrés Cabrera explica los componentes más importantes del PGD para aprobaciOn, exponebrevemente el contenido del documento que Se envió para consideración de todos los integrantes,indicando que en esta primera etapa se tuvo en cuenta Onicamente los procedimientos de la Oficina deGestión de Documentos, para las siguientes etapas del PGD se hace necesario incorporar la información delos desarrollos de software realizados en la Oficina de Gestión de Tecnologias lnformticas y Sistemas delnformación asI como también las polIticas de seguridad de la informaciOn que se vienen trabajando ydefiniendo en la Oficina de Sistema Integral de Gestión. La ingeniera Diana Jurado tiene dudas en cuanto altratamiento de los documentos digitales en la TRD, pregunta que si existe unas tablas aparte para dichainformación y Carlos Andrés Ic explica que en las TRD ya están contempladas las series documentales ensoporte digital.

La doctora Liliana con referenda al tema digital pregunta cómo es el manejo al interior de la Universidadreferente a las firmas digital y electrónica. La ingeniera Diana Jurado responde que en la Institución dichotema se maneja adecuadamente y complementa indicando que el concepto de digitalizacion no est6 claropor algunas dependencias de la Universidad que con frecuencia solicitan equipos a su proceso paraconvertir la información de fisico a digital. Además, informa que en su proceso se cuenta con unprocedimiento de digitalizacion claramente establecido, y que se han realizado desarrollos especIficospara las oficinas de Gestión del Talento Humano y Admisiones, Registro y Control. Aclara que existen dosclases de firmas y que la oficina de Gestión del Talento Humano cuenta con el modelo de firma digital paralos contratos.

La Doctora Ardila recalca la importancia que la comunidad universitaria conozca en qué consiste realmentelo que significa el procedimiento de digitalizacion, al igual que el de firmas electrónicas y digitales.

La Doctora Ardila tiene una inquietud referente al recibo de comunicaciones personales en la oficina deGestión de Documentos y todos los asistentes coinciden que no es la razón de ser de la oficina por to tantose emitit-6 una circular que indique que a partir del 1 de junio solo se recibirán comunicaciones internas yexternas de carácter institucional.

NIT: 891.480.035-9 / COdigo Postal: 660003 I Conmutador:(57) (6) 313 7300 / Fax: 321 3206 / DirecciOn: Cra 27 No 10-02 Los Alamos - Pereira - Risaralda - Colombia] www.utp.edu.coReacreditada conio InstituciOn de Alta Calidad por el Ministerio de EducaciOn National 2013 -2021

Acta

de Reunion No: 01 COdo J0-O2_•

VeriOn ---3I loch, 24/06/7009

Ø• Proceso Gestion de DocumentosIiniversudad Tecnologuca

de PereiraCOMITE DE GESTION DOCUMENTAL

La ingeniera Diana Jurado pregunta par qué recibe el oficio por medio digital y también en físico y ladoctora Ardila propone que todo lo que se radica se haga para la oficina no por persona.Referente a las mejoras en los aplicativos de Gestión de Documentos la ingeniera Diana indica que se debetener mucha claridad al revisar los aplicativos y cuales son todos los requerimientos del nuevo softwareque soportará todo el proceso de Gestión Documental.

La doctora Sandra Yamile solicita a la oficina de Gestión de Documentos tener más cuidado al colocaradhesivo con el sello de radicación ocultando la referenda de la comunicación que viene de los entes decontrol, ya que al contestar estos requerimientos deben mencionar este cOdigo.

La Doctora Ardila somete a consideración del Comité el Plan Institucional de Archivos (PINAR) paraaprobación, en este documento se observa un diagnostico del estado actual de los archivos de laUniversidad y la vision de los mismos hacia el futuro. Este plan se cons idera de tipo estratégico y debeservir para apoyar el desarrollo de los archivos de la entidad.

A partir de esto, se realiza la presentación de la version actualizada de las Tablas de RetenciOn Documental(TRD), se informa que para esta version se ha tenido en cuenta las series que se encuentran conservadas ensoporte digital, a las cuales se les debe aplicar el tiempo de retenciOn tan estrictamente como a las seriesen soporte fisico. Se aclara que en la elaboraciOn de las TRD se tuvo en cuenta la nueva estructura orgánicaen concordancia con el Acuerdo 14 de 2014 del Consejo Superior Universitario que modificó la estructuraanterior. El Comité revisO las Tablas y considera que para una próxima version es necesario hacer unarevision total del Organigrama de la Universidad con el fin de ajustar las dependencias académicas yadministrativas que realmente deben pertenecer al Sistema de Gestión Documental.

La doctora Sandra Yamile comparte las observaciones que tiene la Oficina de Control Interno, de acuerdo alo analizado en la encuesta realizada por el Departamento de la Función POblica (DAIP) para Ia evaluación

del Sistema de Control Interno de la vigencia 2015, para que sean tenidas en cuenta como actividades adesarrollar en el plan de acciOn de la Oficina de Gestión de Documentos.

La Profesional Lina Maria, luego de la exposición de los diferentes instrumentos archivIsticos solicita laaprobación de los mismos, a Ia cual los integrantes del Comité par unanimidad clan su vista bueno yautorizan su aplicaciOn inmediata.

Siendo las 4:15 pm se da par terminada la reunion.

3. Anexos;Listado de Asistencia

• Requerimientos Gestión Documental 2015 segOn DAFP (Encuesta evaluaciónSCI)

NIT: 891.480.035 -9/ Codigo Postal: 660003/ Conmutador:(57) (6) 313 7300 /Fax: 321 3206 / DirecciOn: Cra 27 N o 10-02 Los Alamos - Pereira - Risaralda - Colombia / Www.utp.edu.coReacreditada como InstituciOn de Alta (alidad P01 el Ministerlo de EducaciOn Nacional 2013 -2021

1frompUniversidad Tecnologica

de Pereira

Codgof0UO0?Version - 3Fech 24/06/2009Pgir j - ldr4

Acta de Reunion No: 01

Proceso: Gestión de Documentos

COMITE DE GESTION DOCUMENTAL

TAREAS PEN DIENTES/COM PROM ISOS/POLITICAS

Responsable Fecha deDescripción de la Tarea Entrega

Elaborar comunicación donde se indique ciprocedimiento correcto de digitalizaciOn de ing. Diana Patricia Jurado 15/05/2016documentos y el uso correcto de firmaselectrónicas y digitales

Elaborar circular recordando la importanciade fotocopiar los soportes que se encuentren Comité de GestiOn Documentalen papel de FAX

Elaborar circular donde se indique que a partirdel 1 de junio solo se recibiráncomunicaciones internas y externas de Comité de Gestión Documentalcarácter institucional

15/05/2016

15/05/2016

OBSERVACIONES:

FIRMAS:

1

-1

NFWNO

/

C e

NIT: 891.480.035 -9/ (ódigo Postal: 660003 / Conrnutador:(57) (6) 313 7300 I Fax: 321 3206 / Direcdón: Cra 27 N o 10-02 Los Alamos - Pereira - Risaralda - Colombia Iwww.utp.edu.coReacreditada wmo lnstitución de Alta Calidad pox el Ministerio de EducaciOn Nacional 2013- 2021

NPJ; 891.480.035-9 / COdgo Posta/ 660003 / Coxmutadxr:)57) (6) 313 7300 /Fax, 3213206 / DxecciOn: Cra 27 No 10-02 Los Alamos -Pereira - Risaralda -Colombia/ www.utp.edu.coReacreditada corno InstitLJcibn de Alta Ca/dad por el Ministerio de Educación Nacional 2013- 2021

lip..,Universidad I cr 01 ca

de Per

0I,,LLJU0 c

-o

S

—rd

ULUU-

LUI-

-

U

LUI-

II.)

LU

0

I—

wLUcr

L(

0(N

Ct,4J

wE:3U0

4J(I,

(91-fl04J

Q)

Eci):30a)

UCr)

UCD

:3CD>ci)CD4J(I,U:3UC

LU

a-U-

0

bDci)(I)

LIn(Tj

-c

(3):30

V)ci)

—o(0

—o>4JU

a)

LU

QrJ(i)-u

U)(5

I-5.(0)

(5.5

-o(U

-a

LU

(U

(UL)4J'I)

L)

(U

cSoU

:34-(U

C)-o

cSoU(UC)c(U

a-

(U

(3)-o

0(1)C)U0a-

(U

C)4J

(3)

U-

0C)

C)

0

0

CUt1

C)-o

cC)

0'I)0U

c

(U

CC)

E:3U0-oC'0

C)

C)

-o0(nV)0

UC)>0

a-

C)CC)

H

z

CL

V)0>

-CU

(U

C)-D

(UC0L):3

C

=(U

C)

'0!-a'0I

CL

>-

So

0-o(U

UJ

-d(U-a4-IC

LU(U

C)-o

C)4-ICci)

(UUC

'(0

0(U

:34-Iu:3

4-I

(L(U

(U

C)4-C)

cSou(UE0

4-C

ci)-o

0>4-Iu(U

>

(0-o(Uu

4-

(U

Ln

U

(0-o(0>

ci)

(UU

-a

0

C

u(U

04-

C)

C)u

=

d>H

NO-a0I.-0

0

c9a-

764J

C)

:3Eu0)04J

OCr'-.USO v—.—O

FZ

•1-•C,C)

EC)0)>

u (0:3

C -•-Sooa

ai Cl-

(U

..")

-o(U-c4JC

LU

ro

—>OF—

U :3

coO

ccw 1

(UU0—

in (U>

0-DC

-_a(U (U

Q- Sov .-0)0

.-J (10

0>H

(U

cii-o

CSo

u

aj

o

(U

(U

u

C)c

o'(U00

owH

'0a-LJ 4J- >cC)HC)'0'0 E:Lj

H0--u0a)

(U

C

E:3u

(00-a4-IC'-

LU u(U

- 4-

(00)4-IC0)0

:3 (U

cc)'o C:

U u

0)0

C)

'U :3u

-C)

i'Or

(00--a(U (U

wC)4-Icci)C)V)

u_