DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL

ASPECTOS GENERALESLEY 594 DE 2000

Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

FUNCIONES DEL ARCHIVOFUNCIONES DEL ARCHIVO

00 Unificar criterios sobre:Unificar criterios sobre:üü Métodos de organización de los fondos Métodos de organización de los fondos documentales documentales üüSistemas de codificación y clasificación La Sistemas de codificación y clasificación La creación de mecanismos de acción que creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental propenden a la conservación documental üüEl mantenimiento y seguridad de los fondos El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.documentales.

00 Realizar el análisis de documentos, Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia.procedencia, contenidos y custodia.

00 Definir las unidades y el sistema de Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. almacenamiento.

00 Creación y prestación de los servicios del Creación y prestación de los servicios del Archivo.Archivo.

00 Establecer la normatividad y procesos de Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentación en custodia.uso de la documentación en custodia.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

00 Rediseño de Servicios de información.Rediseño de Servicios de información.00 Creación de nuevos servicios:Creación de nuevos servicios:

00Capacitación al personal en cuanto Capacitación al personal en cuanto al manejo, organización y control de al manejo, organización y control de la documentación que a diario la documentación que a diario manejan.manejan.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

0 Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:

üüLa Elaboración de formatos de control.La Elaboración de formatos de control.üüLa selección de los tipos de papeles a usar La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental.según la conservación documental.üüLa definición de la Información contenida La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.en los formatos y su uso.

FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...

0 Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:

üüLa definición de la Información contenida en La definición de la Información contenida en los nuevos formatos y su uso.los nuevos formatos y su uso.

üüLa disposición final del documento.La disposición final del documento.üüLa definición de uso, manejo y cantidad de La definición de uso, manejo y cantidad de

copias generadas por documento.copias generadas por documento.üüEl establecimiento de vigencias El establecimiento de vigencias

administrativas y valores documentales.administrativas y valores documentales.

ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓNDE LOS DE LOS

ARCHIVOSARCHIVOS

Base para la toma de Base para la toma de decisiones en ladecisiones en laAdministración:Administración:

Gestión y ControlGestión y Control

Para los Para los ciudadanosciudadanos

Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación

y la culturay la cultura

PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Disponer de la Documentación

n ORGANIZADAn Con miras a la

RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRA-

TIVO

Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo

Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto actividades Conjunto actividades administrativas y técnicas administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, tendientes a la planificación, manejo y organización de la manejo y organización de la

documentación producida y recibida documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto hasta su destino final con el objeto

de facilitar su utilización y de facilitar su utilización y Conservación. Conservación.

ARCHIVO

Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso

natural por una natural por una persona o entidad persona o entidad pública o privada, pública o privada,

en el transcurso en el transcurso de su gestión de su gestión

Conjunto de Conjunto de Documentos, Documentos,

sea cual fuere sea cual fuere su fecha, su fecha,

forma y forma y soporte soporte materialmaterial

ARCHIVOPUBLICO

Conjunto de documentos Conjunto de documentos pertenecientes a entidades pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de derivan de la prestación de

un Servicio Público por un Servicio Público por entidades privadasentidades privadas

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace Concepto que hace referencia al proceso referencia al proceso

integral de los documentos integral de los documentos en su Ciclo Vital.en su Ciclo Vital.

SOPORTE DOCUMENTAL

Además de los Además de los archivos en papel archivos en papel existen los Archivos existen los Archivos audiovisuales, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y informáticos, orales y sonoros.sonoros.

Medios en los Medios en los cuales se cuales se contiene contiene

información, información, según los según los

materiales materiales empleados.empleados.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

n PROCEDENCIACada documento debe

conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.

Los principios que rigen la organización de Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:los fondos documentales:

••ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el orden Es mantener el orden interno de cada fondo interno de cada fondo manteniendo la manteniendo la estructura que tuvo estructura que tuvo durante el servicio durante el servicio activo.activo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

üHistóricoüCultural

üInvestigaciónüCientífico

ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN

ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL

ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO

üAdministrativoüLegalüFiscalüContableüTécnico

Valores Primarios

Valores secundarios

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

Definiciones del Valor Primario

n Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.

FONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS

Corresponden a totalidad de los documentos que Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser organización y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. fuente de información y de consulta eficiente.

ESTADO DE LA ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

Aspectos o Facetas del Valor Primario

AdministrativoAdministrativo

Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.

Todo doc. tiene un valor Legal:•Los doc. que afecten a la organización en su orden general.•Los doc. testimoniales.•De contratos.

LegalLegal

Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.

ContableContable

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de

Retención y Transferencia Documental.Retención y Transferencia Documental.

CONCEPTO

LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE

LOS DOCUMENTOS.

Hoja Nº_____de_____

Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/NºNº DE

FOLIOSNOMBRE DE LA SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS

Nº de Orden CODIGO

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE CONSERVACION

SOPORTE

FRECUENCIA DE

CONSULTA NOTAS

Unidad Administrativa: ___________________________Oficina Productora: ____________________________Objeto: ____________________________

Entidad Remitente: ____________________________Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA

AÑO MES DIA NT

NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS

República de ColombiaArchivo General de La Nación

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Elaborado por:_____________________________Cargo:____________________________________Firma:____________________________________Lugar:____________________Fecha___________

Entregado por_____________________________Cargo:___________________________________Firma:___________________________________Lugar:_________________Fecha_____________

Recibido por:_____________________________Cargo:___________________________________Firma___________________________________Lugar:____________________Fecha__________

SOLUCIÓN A LOSSOLUCIÓN A LOSFONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS

CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTALCREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL

•• Se realizará la concentración de la totalidad de la Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras al levantamiento de las documentación con miras al levantamiento de las Tablas de Retención Documental.Tablas de Retención Documental.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS LABORALESDOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS LABORALES

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD

ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR

EL COMITÉ DE ARCHIVO

Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.administrativos y técnicos de los archivos.

UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN

UNIDAD DE ALISTAMIENTO

PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN

ww Limpiezaw Ordenamientow FoliaciónwAlmacenamiento

n Identificación fondos Documentales

n Estructura Orgánico-funcionaln Agrupaciones Documentales

FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN

UNIDAD DE CONTROL UNIDAD DE CONTROL DOCUMENTALDOCUMENTAL

TERMINADO FINALTERMINADO FINAL

n Identificación de Temas o Asuntosn Valoración Documentaln Selecciónn Inventario

ww Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA

ww Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.

LEY 594 DE 2000

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN:SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN• ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO• ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO• ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO

LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:••NACIONALNACIONAL••DEPARTAMENTALDEPARTAMENTAL••DISTRITALDISTRITAL••METROPOLITANOMETROPOLITANO••MUNICIPALMUNICIPAL••LOCALLOCAL

••Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.••Archivos indígenas según la disposición de la Archivos indígenas según la disposición de la

LEY.LEY.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:CLASIFICAN EN:

•• ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVAARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA•• ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVAARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA•• ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIALARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL•• ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROLARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL•• ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOSARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS

• Obligatoriedad de conformaciónObligatoriedad de conformación•• Responsabilidad de la gestión documental.Responsabilidad de la gestión documental.•• Garantía de espaciosGarantía de espacios•• Control de los recursosControl de los recursos•• Responsabilidad de los servidores públicosResponsabilidad de los servidores públicos

••SecretariosSecretarios••FuncionariosFuncionarios

•• Capacitación para los funcionariosCapacitación para los funcionarios•• Uso de nuevas tecnologíasUso de nuevas tecnologías•• Validez documentalValidez documental•• Custodia documental de entidades liquidadas.Custodia documental de entidades liquidadas.

ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS

• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.

•• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:

••MOTIVOS LEGALESMOTIVOS LEGALES••PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS••EXPOSICIONES CULTURALESEXPOSICIONES CULTURALES

CONTROL Y VIGILANCIA

• VISITAS DE INSPECCIÓNVISITAS DE INSPECCIÓN•• VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACIÓN.NACIÓN.•• CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.•• CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES

TERRITORIALES.TERRITORIALES.

PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

DEPOSITOS PARADEPOSITOS PARAALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

•• Independencia, funcional,Independencia, funcional,orgánica o deorgánica o deresponsabilidades.responsabilidades.

••FuncionalFuncional••Eficiente,eficaz y económico Eficiente,eficaz y económico ••SeguroSeguro

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES•• Lugar seco y clima medio. Alejado de Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.RELATIVA DE 50 A 60%.••Control de la luz solar. Evitar daños Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(por decoloración y envejecimiento.(LUZ LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍAFLUORESCENTE FRÍA))••Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.

ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS

•• CONDICIONES ESTRUCTURALESCONDICIONES ESTRUCTURALES•• CONDICIONES FUNCIONALESCONDICIONES FUNCIONALES•• MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPOMOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO

Consulta y Consulta y préstamo préstamo

del Archivo del Archivo de Gestiónde Gestión

Consulta yConsulta ypréstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo

Almacenamiento, Custodia y

conservación de la

documentación Semi e Inactiva

Consulta de las

Bases de datos

Custodia y conservación

de los Acervos Administrativos

en ArchivoInactivo