curso wedding planner leccion 1

8/19/2019 Curso Wedding Planner Leccion 1

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Organizador de BodasUPOCT025

Lección 1/3


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Curso de Organizador de Bodas

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Contenido

¿QUÉ ES UN ORGANIZADOR DE BODAS? ...................................................................................... 4

Perfil del Gestor de Bodas ............................................................................................................. 7

¿Por qué contratar un Wedding Planner? .................................................................................. 19

¿Cómo funciona un Wedding Planner?....................................................................................... 28

Las etapas del Wedding Planner ................................................................................................. 31

La relación con los proveedores.................................................................................................. 33

Habilidades sociales del Wedding Planner .................................................................................. 35

Herramientas de promoción ....................................................................................................... 38

Tácticas para una buena atención al cliente ............................................................................... 38


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CURSO DE WEDDING PLANNER:

ORGANIZADOR DE BODAS

LECCION 1: EL WEDDING PLANNER Y SU PAPEL EN LA

ORGANIZACIÓN DE BODAS


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¿QUÉ ES UN ORGANIZADOR DE BODAS?

El término Wedding Planner significa “organizador o planificador de

bodas” pero es un término muy genérico que puede causar confusiones,

es muy conocido en el ámbito anglosajón y casi pasa, tristemente

desapercibido para la cultura española. El Wedding Planner nace en

Estados Unidos como consecuencia de la falta de tiempo de las parejas

que iban a casarse y necesitaban organizar su boda. Necesitaban de un

profesional de confianza en el que poder delegar todas estas tareas queno podían realizar, salvo en los días libres de trabajo. Tanto en EEUU como

en Inglaterra parece extraño que una boda se organice sin un Wedding

Planner, es más, en ese caso la boda estaría incluso hasta mal mirada.

Todos estos profesionales acreditan su currículo mediante un certificado o

diploma.

En España llega en torno al año 2000, pero aún es el eterno desconocido y

poca gente sabe en qué consiste y cuál es su papel dentro de laorganización de bodas., es un organizador profesional de bodas que sabe

planificar, coordinar y dirigir todos los ámbitos que conciernen a una

boda. A su vez conoce muy bien el mercado y a los proveedores que

operan en el mismo utilizando los recursos que pose de la mejor forma

posible en beneficio de los novios para garantizarles un éxito seguro

ahorrándoles tiempo y dinero.

Su función entre otras muchas es la de asistir a los novios en todos los

detalles que implican la planificación del evento: selección del lugar para

la recepción, elección del banquete, diseño y decoración de la fiesta y la

ceremonia, coordinación de las invitaciones, sugerencias respecto a

cantidad de comida, bebida, distribución de los invitados,

presupuestos...en fin, se trata de alguien que buscará identificar las

necesidades de la pareja y realizará todos los trámites para que la

celebración del matrimonio sea un éxito absoluto. Le encomiendan el día


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más romántico y feliz de una pareja, y ha de ser perfecto, porque

probablemente será el único en sus vidas.

Las parejas con los cambios sociales, y el papel de la mujer en la sociedad

actual, no tienen tiempo de ocuparse de todos los grandes y pequeños

detalles de una boda, desean hacer algo especial y maravilloso pero no

saben por dónde comenzar y en qué persona apoyarse para confiarle uno

de los días más importantes de su vida, saben lo que quieren hacer, pero

requieren de un asesoramiento al respecto, quieren organizar la boda de

sus sueños pero no quieren sufrir por ello. El Wedding Planner no tienepor qué ser un artículo de lujo, puesto que podemos como profesionales

dar un servicio de calidad a buen precio, negociando con buenos

proveedores que nos realicen descuentos y ganar en las comisiones,

nunca sobrecargando al cliente. En la película de “Planes de Boda” o

“Guerra de novias”, aunque no dejan de ser una ficción, dan una imagen

bastante real del trabajo de este profesional. Un Wedding Planner

organiza la boda desde el más mínimo detalle hasta la finalización de la

misma.

Es importante centrarse en varias cuestiones como:

- Reunirse con los novios para conocer los deseos de la pareja al detalle en

cuanto al tipo de ceremonia y celebración que desean.

- Cerrar un presupuesto y ajustarlo al máximo para conseguir una mayor

rentabilidad del mismo.

- Es muy importante el número de invitados asistirán al evento.

Entre otras de gran interés.

Es importante que el Wedding Planner posea conocimientos sobre el

mercado de las bodas, sus proveedores, tendencias del sector, novedades,

y su experiencia, le confieren un completo equipo de herramientas con lasque conseguir su objetivo final.


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También existe la figura del Wedding Planner & Designer, un profesional

de la producción y la logística, que coordina en función de una temática.

Las bodas temáticas están en auge en los últimos años, pues se da muchovalor a que el invitado viva el evento a través de los cinco sentidos,

transmitiendo sensaciones y emociones a través de un mismo hilo

conductor en cada detalle, desde las invitaciones, los colores de la

decoración floral, el lugar de la celebración y de la ceremonia, los aspectos

decorativos de ambas.

Ser Wedding Planner, es una profesión que además requiere una

formación específica y sobre todo, experiencia. Un Wedding Planner es lapersona que escuchará, orientará, asesorará y ayudará durante todo el

duro y largo proceso de la organización de la boda, que conseguirá hacer a

los novios despreocuparse de los detalles. De esta manera se intenta

ahorra tiempo y dinero a los novios y garantizar el éxito de su boda

aportando imaginación, recursos y experiencia sin descuidar ningún

detalle, consiguiendo que cada evento sea único e irrepetible y de acorde

al estilo y personalidad de los novios.

A continuación hemos colgado en la plataforma, bajo este tema, un

artículo de la revista de protocolo sobre el Wedding Planner para su

lectura y comprensión.


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Perfil del Gestor de Bodas

Para ser un buen gestor de bodas, el profesional previamente debe tener

buenos conocimientos en materia de organización, protocolo,

comunicación y producción, por ello, es de suma importancia realizar

cursos que reciclen la información o que hagan que adquiramos nuevos

conocimientos en todas aquellas disciplinas transversales que puedan ser

de interés para nuestra actividad diaria dentro de nuestra profesión.

El gestor de bodas será un experto en protocolo, pero también será un

buen Psicólogo, decorador, un experto en producción, un

comunicador…etc. Por ello es fundamental seguir el Código Deontológico

del profesional de protocolo que a continuación incluimos parte del

mismo:

Código Deontológico de la OICP para la profesión del Protocolo

Código Deontológico de la Organización Internacional de Ceremonial yProtocolo para la profesión de Protocolo

Aprobado por la Asamblea General celebrada en Zaragoza el día 26 de noviembre de 2006

PREÁMBULO

(Exposición de motivos)

Officii frutus sit ipsum officium

(Que el premio del deber sea el deber mismo)


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El ejercicio profesional del Protocolo es una de las más antiguas

actividades de la Humanidad, ya que en los albores de la sociedad

organizada, los ritos, los hábitos, las costumbres, los usos sociales y las

normas de conducta aparecen tempranamente. Antes de la

promulgación de los primeros códigos jurídicos que organizaban la vida

de los hombres y tasaban los efectos de vulnerarnos, antes incluso de que

aparezca el concepto de norma moral, desprendida de las primeras

creencias religiosas, cualquier agrupación social se fue dotando de reglas

de organización, conducta y comportamiento práctico.

En estas primeras reglas encontramos el camino del sentido de lo

correcto a lo largo de la historia. No en vano, en nuestros días, las

normas de protocolo responden al triple planteamiento de costumbres yusos sociales (normas sociales), reglas jurídicas (normas jurídicas) y

normas éticas o modos correctos de hacer las cosas, conforme el común

consenso de la llamada moral social.

El concepto de profesión en sus orígenes posee una importante

reminiscencia religiosa: la idea de misión encomendada por Dios, según

la cual el hombre ha de seguir su llamada (vocación) en las tareas

específicas de su circunstancia laboral, impregnándola de un fuerte

carácter moral.

Las profesiones deben entenderse como una particular manera de ser y

de actuar, como un Ethos moral, al que, desde los códigos profesionales,

cabe exigirle determinados comportamientos, que a su vez han de

convertirse en hábitos que, a la larga, se conviertan en los actitudes

habituales y significativas de una profesión. En este sentido, el código de

deontología enseña la manera ética de ejercer una profesión de manera

ordinaria o cotidiana.

El modo deontológico de ejercer una profesión lo determinan el conjuntode las normas éticas objetivas de cada colectividad profesional,

independientemente del grado de positivización a que hayan llegado,

bien sean normas de rango legal estatutario de las organizaciones

profesionales; normas convencionales, incorporadas o no a los convenios,

o meros principios, aceptados comúnmente. En sentido estricto, las

normas deontológicas se reducen a una serie de disposiciones, de menor

grado de positivización, no sancionadas por el Estado.


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Normas deontológicas son el conjunto de reglas que regulan elcomportamiento ético de unos profesionales, quienes para serlo y porserlo han de asumirlas y respetarlas.

Es su propia conciencia, ante todo, y en su caso, los órganos colegiados,

dotados de dispositivos adecuados, los medios de respuesta para definir y

precisar los comportamientos éticos, conforme al Código Deontológico de

cada profesión.

No obstante, conviene precisar que las sociedades democráticas no

admiten fórmulas del pasado como tribunales de honor ni órganos

dotados de capacidad sancionadora en este ámbito, donde la propia

conciencia y el reconociendo social del desenvolviendo ético del profesional han de garantizar la efectividad de las normas deontológicas

y el correcto proceder profesional o Lex Artis.

En ese ámbito profesional los principios éticos adquieren especial

relevancia. La aceptación de postulados de ética general, persiguen unos

objetivos más concretos y limitados: el establecimiento de normas y

pautas de conducta profesional que tiendan a garantizar una actuación

honesta en interés de quienes demandan los servicios profesionales y de

la propia colectividad o corporación profesional.

La deontología es esencialmente la teoría del deber.

El concepto de deontología profesional se remite a principios éticos

asumidos explícitamente por una profesión determinada

(tradicionalmente de carácter liberal y rango universitario). Dichos

principios, formulados a modo de normas o leyes interprofesionales o

agrupados en Códigos Deontológicos, constituyen los “deberes” que ha

de observar cada profesional en el ejercicio de su profesión.

La deontología profesional ha acabado por desarrollar su ámbito propioque, sin inscribirse estrictamente en el ámbito de las ciencias jurídicas, ha

de tener en cuenta, ante todo, la inspiración ética que la fundamenta y

ormularse positivamente para conseguir resultados prácticos, que es, en

definitiva, lo que persigue. El prestigio y la autoridad que suele unirse al

ejercicio de una profesión liberal supone en el interesado la presencia de

dos condiciones: una competencia técnica reconocida y una moral

indiscutible.

La deontología profesional se nutre de las costumbres y buenos usostradicionales de una profesión, de la jurisprudencia de los tribunales, del


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ambiente moral de la sociedad y de las propias exigencias de ésta.

I. PRINCIPIOS Y REGLAS DE CONDUCTA

1. El profesional del Protocolo asume como valores fundamentales de

su actividad los Principios de la Carta de las Naciones Unidas, la

Declaración Universal de los Derechos Humanos y los pactos,

acuerdos, protocolos, convenios, códigos de ética y el conjunto del

sistema de valores que, a partir de aquéllos definen y rigen la

sociedad internacional.

2.

El profesional del protocolo asume como valores preferentes los

que constituyan los fundamentos del ordenamiento constitucional

de la sociedad donde desenvuelva su labor, siempre en sintonía

con los principios de las Naciones Unidas y la sociedad

internacional.

3. El profesional del Protocolo entiende que su actividad debe

contribuir al mejor conocimiento de los hombres y las culturas, al

desarrollo de la sociedad moderna, a partir del respeto por la

cultura y las particularidades de todos los pueblos, que han de ser

tenidos en cuenta siempre en sintonía con los anteriores principios

arriba expresados.

4.

En este sentido, tendrá especial sensibilidad para combinar los

requisitos, usos, costumbres y modos de hacer de las diversas

culturas, evitando todo tipo de colisiones entre las manifestaciones


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externas de aquéllas.

5.

El profesional del Protocolo entiende su actividad como una forma

vigorosa de comunicación en orden a obtener la calidad y la

excelencia máxima en la organización, desarrollo y ejecución de las

actividades de la sociedad moderna.

6.

El profesional del Protocolo asume, pues, los principios de la

tolerancia, el respeto y la convivencia entre culturas, no obstante

destacando siempre el respeto a los Derechos Humanos y los

principios contenidos en la Carta de las Naciones Unidas.

7. El profesional del Protocolo respetará escrupulosamente las

normas de carácter jurídico que le afecten en el desarrollo de su

actividad; compaginará los usos y las costumbres de las diversas

comunidades con las exigencias de aquéllas o la conveniencia de

cada caso, y se atendrá a las pautas sociales que estén vigentes en

la sociedad donde se desenvuelva; si bien, tendrá en cuenta el

carácter laico de la sociedad moderna, en el ámbito civil, sin

olvidar el respeto a todas las creencias religiosas.

8.

En caso de conflicto, el profesional del protocolo debe evaluar el

alcance de sus actos conforme la prevalencia de los valores a

preservar, de acuerdo con este código. No obstante, nunca tratará

de imponer sus criterios sino de exponerlos para convencer y

debatir, dotándose siempre de los medios adecuados para esta


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tarea.

9.

El protocolo no es una ciencia exacta, sino una herramienta de la

sociedad para el mejor ordenamiento de sus propias actividades

públicas en los ámbitos oficiales, profesionales, corporativos,

empresariales, institucionales y privados. En consecuencia, el

profesional de protocolo, salvados siempre los irrenunciables

principios que informan este código, actuará con tacto, delicadeza,

inteligencia y sentido de la medida, a la hora de solventar

situaciones controvertidas.

10. Aún en caso de conflicto, no perderá la calma. La palabra y el

ejemplo, la paciencia, la tolerancia, la comprensión y el respeto al

discrepante serán sus mejores medios de convicción.

II. LEX ARTIS (PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN)

11. El profesional del protocolo nunca utilizará en beneficio propio

aquellas relaciones que trajeran causa de su actividad profesional

ni tratará de obtener beneficio propio de cualquier otra

circunstancia relacionada con su trabajo, contactos o relaciones.

12. El profesional de Protocolo actuará siempre con lealtad a las

entidades u organizaciones a las que sirva o requieran sus

servicios.

13. El profesional del Protocolo mantendrá siempre una actitud


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abierta, cooperadora, no dogmática y dispuesta al diálogo con sus

colegas, especialmente en los casos de confluencia de

organizaciones en un evento, que exija actuaciones y toma de

decisiones colegiadas, por consenso o convicción.

14.

El profesional del Protocolo será leal con sus colegas y se avendrá a

fórmulas transaccionales, de diálogo, pacto y diplomacia cuando la

ocasión o la controversia surgida lo requieran.

15.

El profesional de Protocolo se conducirá siempre con honestidad,

sabrá guardar la confidencialidad exigida por su actividad y

empleará siempre métodos dignos en orden a obtener sus

objetivos.

16. La actividad del Profesional del Protocolo deberá estar guiada

siempre por el respeto a la dignidad del Hombre y de todos los

ciudadanos, con independencia de su raza, nacionalidad, sexo,

cultura, religión, nivel económico o situación personal.

17. El profesional del Protocolo entenderá que su actividad no es un fin

en sí mismo, sino una ciencia al servicio de la comunicación

humana, las relaciones sociales y el perfeccionamiento de la

sociedad.

18.

El comportamiento del profesional de Protocolo debe ajustarse, en

todas las circunstancias a merecer la confianza de aquellos con

quienes se encuentre en contacto. Se somete, por tanto, al


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principio del secreto profesional. Nunca podrá utilizar en beneficio

propio la información confidencial que, llegado el caso, pudiera

llegar a poseer.

19. Debe respetar sus compromisos, acuerdos y la palabra dada. Su

actuación no debe crear nunca confusiones y, llegado el caso de

producirse alguna, deberá rectificar con rapidez y eficacia.

20. La actividad del profesional del Protocolo debe realizarse

abiertamente y ser en todo momento identificable. No obstante, su

papel es de absoluta discreción sin que le corresponda

protagonismo alguno en los eventos en los que participe o

colabore.

21. El profesional del Protocolo no podrá aceptar otra remuneración,

favores, regalías, compensaciones o viáticos por su trabajo que

aquéllas que correspondan a la contraprestación (salario u

honorarios) previamente pactados por sus servicios.

22. Cualquier actuación que contraviniere lo contenido en este código

debería ser inmediatamente abandonada. En este sentido, debe

negarse a realizar cualquier práctica que atente contra estos

principios o los del conjunto de la profesión.

23.

El profesional del Protocolo debe actuar con especial

responsabilidad y rigor en el caso situaciones que puedan suponer

discriminaciones por razones de sexo, raza, creencia o extracción


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social y cultural.

III. CONSIDERACIONES FINALES

24. En toda circunstancia y lugar, el profesional del Protocolo actuará

siempre con la ponderación, el equilibrio y la decencia de un

caballero o una dama. Tratará de convencer antes que de imponer.

25. En cualquier situación de controversia o choque de criterios con

otros colegas, sin perder la perspectiva general del acto o evento a

organizar, estará abierto a la negociación, el pacto, la transacción

y la tolerancia.

26. A partir del permanente respeto a todas las culturas, el profesional

del Protocolo considerará infranqueables los límites de la dignidad

humana que emanan de la Declaración Universal de Derechos

Humanos.

27. Toda decisión o propuesta que adopte o formule será siempre fruto

del conocimiento, la reflexión y deberá ser adecuadamente

fundamentada y documentada.

28. El Profesional del Protocolo asumirá el deber de la formación

permanente y la actualización de sus conocimientos como

exigencia de su actividad. Asimismo, se dotará en cada ocasión de

los medios de apoyo, documentación y consulta que sus

actuaciones requieran, que serán al mismo tiempo medios de


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refuerzo y convicción ante situaciones controvertidas.

29.

El profesional del Protocolo renuncia a todo protagonismo y su

presencia deberá notarse, pero no advertirse en todos los eventos

que organice, dirija, asesore o controle.

30.

La conducta ética, conforme a la pauta y el sistema de valores que

conforman la convivencia en la sociedad civilizada, deberá

constituir en sí misma la mejor recompensa para el profesional del

Protocolo que la asuma como base de su proceder cotidiano. No

esperará, pues, otro reconocimiento, otro favor, otro

agradecimiento que el saber qué hace las cosas como deben ser

hechas.


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¿Por qué contratar un Wedding Planner?

La cultura americana ha sabido delegar en el profesional de la

organización de bodas, Wedding Planner, su confianza ante su falta de

tiempo, sus largas jornadas laborales, su falta de contactos y su

inexperiencia hace que la tarea de organizar un evento sea difícil, costosa

y lenta. La experiencia del organizador de eventos y su trayectoria

organizando eventos, así como el conocimiento del sector hace que pueda

aportar ideas innovadoras, divertidas y vanguardistas. Porque al funcionarcomo Project Manager del evento ayuda a controlar el presupuesto, a

coordinar a los proveedores e invitados y consigue que todo salga

perfecto según lo planeado.

Los novios, futuros esposos, ven necesario en muchos momentos el contar

con un experto en la materia que les pueda solucionar problemas como su

falta de tiempo, su distancia del lugar de la boda, sobre todo si viven fuera

del lugar de la celebración, si están perdidos y no saben que tienen que

hacer, y quieren una boda adecuada a sus gustos y su forma de ser,

quieren un asesoramiento en los pasos a seguir y en quienes son los

mejores proveedores, aunque prefieren que el profesional, gestor de

bodas, les haga de intermediarios, pues desconocen el mercado que van a

pisar, sus tendencias y sus precios. No saben muy bien las etapas y sus

pasos y quieren que sus invitados estén bien atendidos y no quieren quefalte ningún detalle.


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Por ello, los novios se ven motivados a contratar un profesional que pueda

asesorarlos, planificar los pasos y gestionarlos, a la vez que los supervisa y

coordina el mismo día de la boda.

El Wedding Planner debe estar presente en el montaje ante los

proveedores contratados, sobre todo el día del evento, pues los novios y

sus familiares ese día tienen un sin fin de tareas que realizar y no pueden

acercarse al restaurante o ir a decorar el coche a la floristería. Ese día, los

novios saben que si ocurre algo, o si sus invitados tienen algún problema,

este profesional estará a su plena disposición, siempre.

Los novios deben contratar un Wedding Planner porque es una

profesional que conoce perfectamente el sector, conoce a los proveedores

y las nuevas tendencias, sabe negociar por su experiencia y es capaz de

saber qué es lo que necesita cada pareja en cada momento, debido a la

oferta que maneja. Además, es un punto de encuentro entre proveedoresy los novios, centra la información y realiza diversos trámites, sobre todo

solicitando presupuestos, ejerciendo de interlocutor o intermediario, se

ahorra tiempo y dinero. Es un ingenioso en temas de creatividad,

proponemos diseños de espacios, ideas diferentes en una medida mucho

mayor que la de la propia pareja debido a nuestro actividad diaria.


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El Wedding Planner hace una labor fundamental los meses antes de

la boda, pero el día concreto de la misma, su función es fundamental

puesto que en los actos, y especialmente en las bodas, los imprevistos quesurgen son muchos y es necesario que alguien los solucione casi sin que

los demás se den cuenta. Este profesional es nuestro mejor método de

relajación y de tranquilidad para ese día, pues saben que está implicado al

máximo en su boda.

Las empresas de Wedding Planner son asequibles, sobre todo

aquellas que ofrecen precios por servicios o que trabajan a base de

comisiones con los proveedores, sin aumentar el coste final del cliente

ofreciendo los servicios con quien mejores negociaciones hayamos

realizado.

Su tarea está a pie de campo, pero también en los despachos, donde

deben pasarse largas horas buscando servicios adecuados ypersonalizados a cada pareja que toque su timbre pidiendo ayuda.

Además, debe ser un comercial, buscar el proveedor y gestionar una

comisión no es tarea fácil, cuanta más consiga mayor será su beneficio.

Además, el Wedding Planner acude a cursos de reciclaje, visita espacios,

acude a ferias y congresos para conocer de primera mano las tendencias y

el mercado en el que se mueve.

El tiempo recomendado para contratar un Wedding Planner es de un año

a seis meses de anticipación, ya que de esa manera se dispone de tiempo

suficiente para contratar al proveedor que se desea y se elige y no

únicamente al que esté disponible. También depende del tiempo que

tengamos para la boda, en todo caso, cuanto antes es mejor, porque así la

pareja se ahorrará dinero.


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Ingrid Leyba propone unos puntos por los que contratar un Wedding

Planner que a continuación reproducimos:

Un WP lleva consigo una agenda nupcial todo el tiempo,

por lo que las posibilidades de que se le pase un detalle, son

mínimas.

Gracias a su experiencia pueden hacer mejor uso del

presupuesto, una vez acuerdan cuanto vas a gastar, te organizan

la boda en función de esa cantidad.

Un Wedding Planner se especializa en la asesoría,

coordinación, logística y supervisión de eventos, brindando un

servicio total e integral.

Al contratarlo, la pareja podrá invertir más tiempo en

actividades personales, así como diseñar con más detenimiento

su look nupcial. Debido a la relación de los coordinadores de boda con

los suplidores, pueden conseguir más descuentos y ofertas, lo

que beneficia tu presupuesto.

Una organizadora, como experta en el tema de bodas te

podrá informar acerca de las últimas tendencias en decoración

para bodas.


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Para Sonia Gurria, es necesario que al seleccionar a tu Wedding Planner

tomes en cuenta algunas consideraciones importantes como las

siguientes:

1.- Que haya tenido experiencia previa en la organización de bodas y

eventos.

2.- Actualmente existen varias Asociaciones e Institutos que certifican a

los Wedding Planner no solo por su experiencia, sino por su capacitación

continua, que no te de pena y pregunta si están certificados y por quién?,

así como a que Asociaciones están afiliados.

3.- Es importante que te puedan dar referencias de parejas que

anteriormente han solicitado sus servicios.

4.- Verificar que cuenten con una amplia gama de proveedores en todas

las áreas para la organización de una boda.

5.- Que te permitan siempre ver las facturas de los pagos que se les hacen

a los proveedores.

6.- Que sean empresas bien constituidas, asegurándote que no

desaparecerán de la noche a la mañana.


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En este sector ¿Crees que cada vez hay una mayor

profesionalización o hay mucho intrusismo?

Las dos cosas. Y me explico.

Cada vez en España hay cursos relacionados con el tema, dando la

oportunidad de ir poco a poco formándote y ganar profesionalidad

en esto. La gran mayoría de WP venimos de otro trabajo anterior, o

hemos estudiado carreras relacionadas, pero al no existir en este

país un grado de ello, como si existen en otros países, no nos queda

más que formarnos desde aquí y de este modo. Es cierto que hay WP

que han podido formarse en el extranjero.

Pero también he de decir, que para ser Wedding Planner no vale

solo con tener muy buenos estudios, ya que como todo en la vida,

hay que nacer con alguna aptitud relacionada, entre ellas, ser

creativo y sensible a tu trabajo, teniendo capacidad para

involucrarte en cada evento como si fuera lo último que se hiciera en

la vida.

Me gusta pensar que una Wedding Planner: Nace y se hace.

El intrusismo es mucho más duro y triste. Es cierto que cada vez

somos más las que nos decidimos a hacer de esto nuestra profesión,

pero hay que tener la capacidad de hacerlo de una manera humilde

y sencilla. Como decía antes, formarse es muy importante, pero lavida también da pautas de cómo ser honesto con tu trabajo, y para


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mi gusto, un intruso es aquel que dice que no cobra a los novios por

su trabajo, cuando en realidad, está lucrándose mucho más con

ellos.

Una Wedding Planner, tiene que cobrar unos honorarios por su

trabajo, al igual que le pagas al fotógrafo, a la peluquera o al de la

música. Da igual el tiempo que lleve, es una profesional y tiene que

valorarse su trabajo. Valorar tu trabajo no es cobrar comisiones en

todos los proveedores, porque solo sirve para que éstos les suban los

precios a los novios y que al final sea más caro contratar a una WP

que hacer la boda por tu cuenta, creando así mala fama.


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¿Cómo funciona un Wedding Planner?

El funcionamiento de un Wedding Planner, bien sea de un

profesional o de una empresa, su servicio debe ser personalizado y

director con los novios. Es fundamental realizar una entrevista gratuita

con la pareja para conocerla y que ella pueda conocer al gestor de bodas,

y poder realizar un briefing (sesión informativa) respondiendo a una serie

de preguntas que lograran que pueda el profesional conocer las

intenciones, gustos y personalidad de la pareja. Así, el organizador debodas podrá llegar a comprender como quieren los novios que sea su

boda.

Con la entrevista realizada, se suelen elaborar diferentes propuestas

buscando varias opciones para ofertar y presentar a la pareja buscando

aquella que mejor encaje con las ideas iniciales y gustos de la pareja en

función de sus necesidades y presupuesto.

Una vez que los novios han seleccionado la forma de trabajo del Wedding

Planner, todo queda en sus manos, el profesional, elaborará el trabajo y

pasará los resultados a la pareja para que vaya supervisando los mismos.

Los servicios que ofrece un Wedding Planner principalmente son los

siguientes:

Organización y gestión Integral de Bodas:.

Diseño y Personalización de la boda

Búsqueda del lugar para la ceremonia

Búsqueda del lugar del banquete


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Selección de Catering y material de alquiler

Búsqueda de vestuario de novia/novio

Elaboración de Invitaciones y detalles para los invitados

Selección de Fotógrafo y Video

Búsqueda de proveedores para los servicios de estética,

peluquería y maquillaje

Asesoramiento en decoración floral

Selección de proveedores de servicio de Dj, música, payasos,

canguros, …

Organización despedida de soltero/a

Coordinación de servicios para invitados: alojamiento,

transporte, peluquería, actividades, regalos

Coordinación del día de la boda.

Diseño y ambientación de los espacios: para aquellos novios que quieran

una boda distinta, personalizada y única y que ya disponga de losproveedores, necesitando solamente una persona que les asesore en el

diseño y montaje. Un factor muy importante en este apartado son las

tareas de producción, puesto que la imagen final que queremos transmitir

de nuestro evento pasa por coordinar elementos técnicos, decorativos,

gráficos… todo aquello que pueda definir el estilo de celebración,

haciendo efectiva la teoría del caos al puzzle de Carlos Fuente y así dejar

una huella en nuestros invitados que no podrán olvidar fácilmente.

Ejecución y coordinación del día de la boda: El Gestor de bodas, puede

aparecen exclusivamente para el mismo día del evento, puesto que los

novios pueden haber seleccionado ya todos los detalles y proveedores

para su boda pero quieren disfrutar al máximo de su día, por ello tener

una Wedding Planner el día de su boda permitirá solventar cualquier

imprevisto sin que ni los novios ni los invitados sean conscientes de ello.


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Wedding Personal Shopper: Es una persona que presta sus servicios para

ayudar en la compra de todos los elementos necesarios para la novia,

novio o resto de familiares. Tener un Wedding Planner a la hora de elegiruna tienda, una peluquería o un ramo de flores, les presentará nuevas

opciones y les facilitará la elección de todo lo que mejor le sienta y

favorece.


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Las etapas del Wedding Planner

Primera etapa: Fase de reconocimiento

Esta fase va dirigida a conocer a los novios, sus gustos, sus ideas, su estilo

para poder diseñar el mejor boceto de su boda ideal. Presentando varias

propuestas totalmente personalizadas a través de diferentes diseños.

Segunda etapa: Fase de estudio

Esta fase es la de estudio del briefing realizado en la primera etapa. Se

planifica todo lo que hay que hacer a través de una agenda de trabajo y se

gestionan todos los detalles de la boda, acompañando un estudio

contrastado de información sobre los proveedores, acompañando a los

novios a sus visitas, llevado una agenda “al día” y el presupuesto de los

novios actualizado en todo momento.

La tercera etapa: Fase de Ejecución

Esta fase se centra en el día antes del evento y el día clave. Consiste en

supervisar y coordinar todos los aspectos de esos días, llevando un timing

minucioso aprobado por todos los agentes externos implicados ese día,

para que todo salga perfecto.


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La relación con los proveedores

La base de datos

Es fundamental desarrollar una buena base de datos con los

mejores proveedores en la zona en la que trabajemos. Para ello, es

fundamental dividirla en campos de categorías: espacios para ceremonias

y banquetes, floristería, etiqueta, vehículos, joyerías, recuerdos,

materiales (carpas, atriles, sillas, mesas), invitaciones, catering…etc.

Una vez tengamos diseñada la base de datos con los principales

proveedores, deberíamos solicitar un primer encuentro con ellos para

presentarnos y ofrecerles nuestros servicios, y negociar con ellos una

comisión a cambio de trabajar con ellos. Por norma general, la comisión

comenzará siendo baja, y en función de las ocasiones en las que

contratemos con ellos irá aumentando sustancialmente.

La base de datos debe recoger todos los datos de contacto, así

como aquellas consideraciones que sean de interés o para recordar antes

de ponernos en contacto con ellos, por ejemplo, ¿Qué teníamos

negociado con ellos?

Los honorarios y las comisiones

Hemos visto que el profesional de la organización de bodas puede

trabajar de dos formas diferentes:


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1.- Cobrando por el servicio

2.- Por comisiones

Claro está, que su labor no será gratuita, pero tampoco debe suponer un

coste excesivo al cliente. En el primer caso, el Wedding Planner plantea

un paquete de opciones, para que el cliente pueda elegir y seleccionar un

presupuesto con unas acciones concretas. En el segundo caso, el

profesional, trabaja contratando proveedores, y su ganancia es el

beneficio obtenido en los descuentos que le practiquen sus proveedores.

Por norma general, puede ser de un 20 % y a partir de ahí, dependerá de

la capacidad de negociación que cada uno tenga.

Contratos

El Wedding Planner debe garantizar su trabajo y su cobro, pero el cliente,

también debe tener garantizado el servicio y el coste del mismo. Por elloes fundamental unir al presupuesto una especie de contrato, donde se

recojan las obligaciones para ambas partes. Este documento, debe

cerrarse antes de empezar a trabajar para que no surjan problemas una

vez terminado el evento o antes de empezar.

Por otra parte, el gestor de bodas, debe firmar convenios de colaboración

con todos sus proveedores para así garantizar también la negociación

realizada. Existen contratos de exclusividad, cuando un proveedor nos da

un porcentaje muy alto a cambio de ser un proveedor exclusivo, es decir,

un restaurante me ofrece una comisión muy alta a cambio de que solo

trabaje con él. En el mundo de las bodas, esto no es tan viable, puesto que

los novios quieren variedad donde elegir, y un único espacio haría que

perdiéramos muchos de nuestros posibles clientes.


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Habilidades sociales del Wedding Planner

El gestor de bodas es un profesional de las relaciones sociales y de la

comunicación verbal, no verbal y escrita. Su imagen debe transmitir

confianza y seguridad a los futuros esposos, por ello debe trabajar estos

aspectos para desarrollarlos lo máximo posible. Comenzamos con la

importancia del lenguaje, como buen comunicador, debe cuidar su

expresión oral y escrita, recurriendo a palabras sencillas y de fácil de

comprender, claro y conciso, que hagan entender a nuestros clientes lo

que pretendemos, cuidando las palabras que decimos y el tono que

empleamos. Igual de importante es la comunicación escrita, pues muchos

de nuestros trabajos escritos, serán vistos por todos los invitados

(invitaciones, minutas…etc). No puede olvidarse tampoco del lenguaje no

verbal, cuidando especialmente Contacto visual los gestos faciales

(expresión de la cara), los movimientos de brazos y manos y la postura y

distancia corporal.


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En este tipo de comunicación, debemos utilizar los ojos como arma

de expresión, mirar a los ojos de otra persona mientras hablamos

genera confianza, Por eso, constituyen una ayuda poderosa en laconversación. Las manos, haciendo un uso adecuado del mismo,

pueden complementar tus palabras y dar mayor fuerza a tu

conversación. No las utilices inútilmente y mucho menos para hacer

cualquier cosa que distraiga a la otra persona ni de un uso violento,

palmoteo o pasándoselas casi en el rostro a la otra persona.

También debemos tener cuidado con lo que tocamos, hay quien se

siente muy molesto si le tocan, debemos mantener una distancia

prudente. Ten cuidados con ciertos gestos, hay gestos que denotan

impaciencia o aburrimiento, si tienes interés en una conversación, la

otra persona se dará cuenta muy fácilmente por sus gestos y

ademanes. Siéntate cómodamente, colócate en una posición

cómoda y descansada que te permitir respirar mejor. Mantener el

control de la mirada, es un gesto importante, pero sin fijarla en

exceso. Controla la expresión de tu rostro, Intercalar sonrisas cálidas

y francas en la conversación transmite confianza, alegría y buenadisposición.


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Herramientas de promoción

Algunas de las herramientas que un Wedding Planner puede utilizar parapromocionarse son las siguientes:

Redes sociales

Medios de comunicación

Página web

Tarjeta de visita

Tácticas para una buena atención al cliente1

1. Cortesía. Todos los clientes, sin excepción, merecen ser tratados

con cortesía pero esta afirmación no siempre se respeta. Seguro

que puede recordar unas cuantas experiencias en las que usted,

como cliente, no ha sido tratado cortésmente. Por eso desde

aquí queremos subrayar lo siguiente: aunque el cliente haya

perdido la compostura, usted y sus empleados deben seguir

comunicándose amablemente.

2. Profesionalidad. Imagínese que usted entra a una tienda a

solicitar información sobre un producto y, al llegar, el

dependiente está hablando por teléfono sin preocuparse de su

1http://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/89-10-aspectos-claves-en-la-atencion-al-cliente


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presencia. ¿Qué pensaría como cliente? Para ayudarle a discernir

cómo deben ser los trabajadores que su empresa coloque de

cara al público, le aconsejamos que lea nuestro artículo sobre el

Perfil del Representante de Atención al Cliente.

3. Cooperación. Su cliente debe percibir que tanto usted como su

empresa están dispuestos a hacer un esfuerzo por cumplir con

sus expectativas.

4. Comunicación. Tanto usted como sus empleados deben

esforzarse por establecer una buena relación con los clientes. Un

saludo, una disculpa o un agradecimiento son la base para

empezar cualquier diálogo comercial. Un aspecto muy

importante es la Voz en su Comunicación con el Cliente.

5. Rapidez y Eficacia. Procure tener a mano todo lo que necesite y

que su equipo de trabajadores esté bien preparado y organizado.

Al cliente cuyo Internet no le funciona, no le sirve de nada que le

digan que un técnico pasará por su casa en tres días.

6. Formación Constante. No basta con darle a sus empleados dos

horas de charla el primer día que empiezan a trabajar. Para que

su empresa crezca, su empleado también debe crecer.

7. Capacidad Resolutiva. Los manuales están hechos para

estandarizar ciertas pautas de actuación, pero tanto usted comosus empleados deben ser capaces de evaluar cuándo una

situación debe ser solventada fuera del procedimiento. Una

buena Atención al Cliente en lugar de limitarse a decir lo que no

se puede hacer, debe buscar alternativas a través de lo que sí se

puede hacer.

http://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/recursos-humanos/242-perfil-del-representante-de-atencion-al-clientehttp://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/88-la-voz-en-su-comunicacion-con-el-clientehttp://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/88-la-voz-en-su-comunicacion-con-el-clientehttp://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/recursos-humanos/242-perfil-del-representante-de-atencion-al-cliente


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8. Cumplir con la palabra. La imagen y reputación de su empresa se

deben, en gran parte, a la veracidad de su marca. Y su marca se

forjará en relación a la confianza que despierte la Atención al

Cliente en los consumidores. Por este motivo consideramos que

hay varias razones para tener una Cultura de Servicio al Cliente.

9. Empleados Contentos. Si trata bien a sus empleados, su

satisfacción se reflejará en la forma en que atienden a sus

clientes.

10. Fidelización. Nunca olvide que siempre será más rentable

mantener viejos clientes que conseguir nuevos.

http://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/239-razones-para-tener-una-cultura-de-servicio-al-clientehttp://pymerang.com/gestion-y-administracion-de-negocios/servicio-al-cliente/239-razones-para-tener-una-cultura-de-servicio-al-cliente


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