WELCOME

TOMANAGEMENT REVIEW MEETING

OHSAS 18001: 2007COAL MINING –TANJUNG ENIM ON FRIDAY 19 JUNE 2009

CHAIRED BY GM OPERATIONS

MANAGEMENT REVIEW MEETING

OHSAS 18001: 2007 OCCUPATIONAL HEALTH &

SAFETY Mining Division

19 JUNE 2009

Pembahasan OHSAS 18001:1999

1. Recap- Aktifitas yang diambil hingga akhir pembahasan

2. Review Pertemuan Terakhir3. Review Dokumentasi4. Review Kebijakan SHE5. Program Manajemen-Objectives & Targets 6. Pelatihan & Pengembangan 7. Identifikasi Bahaya & Resiko8. Laporan Kecelakaan - Investigasi, Analisa,

CA/PA/IP9. Review Internal Audit-sesuai dengan persyaratan10.Tindakan Perbaikan & Pencegahan 11. Data Statistik -Progress12.Rekomendasi untuk Perbaikan

1. Recap-Aktifitas yang diambil hingga akhir pembahasan

• SMJ has been running established system of SMK3 & OHSAS 18001 at SMJ mining since 2006

• Supported by ALL REQUIRED documentation for SMK3 & OHSAS like Manual & SOP in SMJ management system.

• After certification in November 2006. Ist follow up Audit by TUV international conducted in October 2007.

• NCR raised in Audit were closed by giving timely corrective action from SMJ which will be verified during subsequent audit due next month.

• SMJ telah melaksanakan sistem SMK3 dan OHSAS 18001 di area tambang SMJ sejak tahun 2006.

• SMJ telah mendokumentasikan semua dokumen menyangkut Seperti Manual & SOP SMK3 dan OHSAS di Sistem Manajemen SMJ.

• Setelah Audit sertifikasi di bulan Nopember 2006. Audit berikutnya oleh TUV internasional sudah di lakukan pada bulan Oktober 2007 .

• NCR didapatkan dari Audit tertutup dengan memberikan waktu tindakan perbaikan dari SMJ yang akan diperiksa kemudian akan diaudit bulan depan

1. Recap-Aktifitas yang diambil hingga akhir pembahasan • As contractural requirement

from PT. BA for Packet 06-006R it mandatory for SMJ to maintain OHSAS certification minimum till contract.

• In mining operation safety is very important aspect to control the operation. Hence, Government enforce the safety systems in place.

• In this business most contractors have K3 (SNI) SMK3 or OHSAS or any other equivalent standard implemented to stay in business.

• SMJ has got validity of current certification up to Nov. 2009 with OHSAS 18001: 1999 but meanwhile new OHSAS version 2007 has been released which is closer to other standards EMS and QMS. Implementation latest by July 2009.

• Sebagai kebutuhan kontrak dari PT. BA untuk Paket 06-006R, SMJ perlu memelihara sertifikasi OHSAS minimal sampai kontrak.

• Dalam operasi tambang keselamatan merupakan aspek yang sangat penting untuk mengontrol operasi. Oleh karena itu, Pemerintah menerapkan sistem keselamatan di tempat.

• Dalam bisnis ini sebagian besar kontraktor memiliki sertifikat K3 (SNI) SMK3 atau OHSAS atau melaksanakan standar lainnya yang sebanding agar bertahan di bisnis ini.

• SMJ telah mendapatkan sertifikat yang berlaku sampai bulan November 2009 dengan OHSAS 18001:1999, tapi sementara OHSAS versi terbaru tahun 2007 yang akan dikeluarkan dengan penutupan standar-standar lainnya EMS dan QMS. Dilaksanakan akhir Juli 2009.

1. Recap-Aktifitas yang diambil hingga akhir pembahasan

• Hence, this will be the last session for for current validity. Means next year when recertification shall be conducted with new version 18001 :2007

• Up-coming Audit from TUV on 8-10 Oct’ 2008 shall be conducted to gather with EMS 14001:2004 by 3- Auditors 14K n 18K & Expert

• In this Follow-up audit besides current implementation status shall be assessed and verification of last findings.

• Not only Audit from TPA (TUV) but also regular visits from Team proper & PIT in addition to close monitoring of safety K3 system by PT. BA.

• Oleh karena itu, ini akan menjadi sesi terakhir untuk berlakunya. Berarti tahun selanjutnya ketika sertifikasi harus mendapatkan versi baru 18001:2007

• Jadwal audit selanjutnya dari TUV akan dilakukan pada tanggal 8-10 bulan Oktober 2008 harus mendapatkan sertifikasi EMS 14001:2004 oleh 3 auditors 14K dan 18K dan ahli.

• Selanjutnya audit tambahan arah status pelaksanaannya harus ditetapkan dan dibuktikan pada akhirnya.

• Tidak hanya audit dari TPA (TUV) tapi sebagai kunjungan teratur dari Tim proper dan PIT dalam penambahan ke pengawasan tertutup sistem keselamatan K3 oleh PT.BA

2. Review Pertemuan Terakhir• Last minutes of meeting held reviewed and pending items carried over.

• Records of each MRM shall be maintained as per standard requirement.

• Hasil dari Management Review Meeting yang terakhir dan beberapa item yang ditunda akan ditinjau dan dibahas kembali.

• Dokumentasi dari masing - masing Manajemen Review Meeting (MRM) harus disimpan dan dijaga seperti yang disyaratkan oleh standard.

• SMJ has OHSAS manual released in September 2006

• SMJ has got almost 74 SOP that cover all operation & functional activities in different areas at all levels. We still keep in system all SOP made for KEPMEN 05/MEN/1996 at December 12,1996

• Few more additions of SOP Following SOP as required by - Executed Mine Acid Water- Rubbish heap B3- Rubbish heap non B3- Mud

- Oil waste

• SMJ memiliki manual OHSAS yang dikeluarkan pada bulan September 2006.

• SMJ memiliki lebih dari 70 SOP yang meliputi seluruh kegiatan operasional dan fungsional dari lokasi yang berbeda-beda pada semua tingkatan. SMJ juga tetap menggunakan SOP yang terdahulu yang sesuai dengan KEPMEN 05/MEN/1996 pada tanggal 12 Desember 1996.

• Terdapat beberapa SOP yang di-revisi menjadi Revisi C, yakni:

Pengelolaan Air Asam TambangLimbah B3Limbah Non B3LumpurCeceran Oli

3. Review Dokumentasi

• SMK3L documents are there to support OHSAS & EMS international OHSAS 18001:2007 & 14001:2004 as integral part of system.

• Few more SOP shall be relased e.g. working near water, moving machines, Lock-out & Tag out in due course of time.

• There is no significant changes in Manual except organization structure. New manual shall be released with new version of OHSAS 18001: 2007 towards end of this year 2008 probably incorporated with EMS 14001: 2004.

• Next plan to combine with QMS by next year 2009.

• Nantinya dokumen SMK3L akan digunakan sebagai standar sampai dokumentasi OHSAS 18001:2007 & 14001:2004 telah dilengkapi

• Beberapa SOP sudah dikeluarkan contohnya: bekerja dekat air, memindahkan mesin, LOTO dalam waktu bersamaan.

• Tidak ada perubahan yang signifikan dalam manual kecuali struktur organisasi. Manual baru harus segera dikeluarkan dengan versi baru dari OHSAS 18001:2007 terhadap/kearah akhir tahun 2008 kemungkinan tergabung dengan EMS 14001:2004

• Rencana selanjutnya mengkombinasikan dengan QMS tahun depan 2009.

3. Review Dokumentasi

• Discussion taken place on existing SHE Policy .

• SHE policy has been implemented, placed at all locations for socialization. SHE policy also be provided to our customer and suppliers & subcontractor.

• Further to socialize Policy to new comers OTF PM, HSE-SPI

• Mendiskusikan kebijakan SHE terbaru

• Kebijakan SHE ini sudah dilaksanakan di seluruh lokasi dalam rangka sosialisasi. Kebijakan SHE juga diberikan kepada konsumen, pemasok dan subkontraktor dari SMJ

• Meningkatkan kebijakan sosialis kepada pendatang OTF PM, HSE-SPI

4. Review Kebijakan SHE

• What is the problem ? (K3 -OHSAS)

• With all our activities in – RM, Logistic, office and Production site - Coal , OB and Lumpur

• We have several hazardous / dangerous situation or work conditions will involve potential Risk to operation (accident/ sick ) Risk to property, Asset Management

• – causes loss of resources, time loss, production loss much on administration work.

• Pro-activeness and established system will enhance control, and to eliminate or reduce by continuous efforts.

That’s why we have legal -Regulation

• Apa permasalahan yang terjadi ? (K3 - OHSAS)• Dengan adanya kegiatan di – Bengkel, Gudang, kantor dan produksi Batubara & OB• Di lapangan banyak hal – hal / situasi berbahaya ataupun kondisi kerja yang dapat menimbulkan resiko terhadap keselamatan (kecelakaan/sakit) resiko bagi properti – menyebabkan kehilangan sumber daya, hilang waktu, hilang produksi dan banyak pekerjaan administrasi

• Sistem K3 akan membantu untuk mengontrol, menghilangkan atau mengurangi dengan adanya perubahan yang berkesinambungan

Karena itu kita memiliki hukum peraturan

4. Review Kebijakan SHE

S H E P O L I C Y • 1. To provide safe, healthy, and environmental friendly to all

employees, affected and interested parties• 2. To establish, maintain, improve continuously safe

practices at work

place to achieve zero accident.• 3. To create green & clean environment, reduced pollution at

work place for mining activities employee, affected & interested parties in the area by environmental awareness.

• 4. To comply SHE Management system with customer, legal requirement & industry best practices.

• VISION : To enhance safe, healthy & environmental friendly, productive, efficient working at mining sites.

KEBIJAKAN K3L • 1. Menyediakan program keselamatan kesehatan & ramah

lingkungan kepada semua pekerja/karyawan, pelanggan dan pihak – pihak yang berkepentingan.

• 2. Menetapkan, menjaga, meningkatkan secara terus menerus praktek keselamatan di tempat kerja untuk mencapai nol kecelakaan.

• 3. Menciptakan lingkungan yang hijau dan bersih, mengurangi polusi bagi karyawan di tempat kerja aktivitas tambang, pelanggan dan pihak – pihak yang berkepentingan di sekitar area melalui program kesadaran lingkungan.

• 4. Mengikuti sistem Manajemen K3L dengan pelanggan, lingkungan hukum & norma-norma industri yang umum.

TUJUAN : Meningkatkan keselamatan, kesehatan, dan ramah lingkungan, produktivitas, efisiensi pekerjaan di lokasi tambang.

•OPERATIONALTo achieve zero accident by implementing OH & S towards end of 2008.

•EQUIPMENT MAINTENANCE To create clean & safe work environment in work shop by implementing OH & S

•SAFETYTo implement OH & S according to International standard that there is no Non-conformity by end of 2008 either internal or external audits

•CIVILTo create safe conditions at work place by implementing OH & S by end of 2008.

•OPERASIONALMencapai nol kecelakaan dengan menerapkan OH & S sampai akhir tahun 2008

•PERAWATAN PERALATANMenciptakan lingkungan kerja aman dan bersih dengan menerapkan OH & S

•SAFETYPelaksanaan OH & S standar internasional sampai tidak ada non conformity dengan internal atau eksternal audit hingga akhir 2009

•SIPILTercipta kondisi aman di lokasi kerja dengan melaksanakan OH & S hingga akhir 2009

Safety & Health Objectives

•LOGISTICS To organize safe stacking arrangements in ware-house and manage safe waste disposal.

•OFFICE -WORK To create safe free from all hazards work environment in office towards end of 2008.

•MEDICAL To provide First Aid Facility to support P3K in situation of any accident.

•LOGISTIKMenerapkan pengaturan yang aman untuk penempatan suku cadang di gudang maupun penampungan barang bekas

•KANTORMenciptakan lingkungan kerja aman dan bebas dari bahaya di kantor sampai akhir 2009

•MEDISPenyediaan fasilitas Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan yang baik, sebagai Penunjang K3 sebagai antisipasi apabila terjadi kecelakaan

Safety & Health Objectives

SHE policy is common for OH &S as well as EMS.

• SHE policy must be implement effectively.

• OH & S Program made for all department s to take care

of risks to reduce accidents. Current frequency is high comparatively. we are aware that SMJ has achieved Zero accident National award for 2007 in March ‘08

• Set OHS objective shall measurable with set target and achievement of these objectives.

Kebijakan SHE akan berlaku umum baik untuk OH&S maupun EMS

• Untuk melaksanakan secara efektif Kebijakan SHE

• Program OH&S disusun untuk masing-masing departemen supaya perduli terhadap resiko guna mengurangi / menghilangkan kecelakaan. Umumnya perbandingan Frekuensi tinggi.Kami sadar bahwa SMJ telah mencapai/meraih nol kecelakaan dari penghargaan nasional untuk tahun 2007 pada bulan Maret 2008.

• Sasaran bidang OHS dapat teratur dengan bidang target dan pencapaian sasaran/tujuan OHS.

5. Program Manajemen (OH&S) SHE Policy

• A management program in key Areas to cover major activities checked out.

• To achieve 18001:1999 certificate is not enough but also effectiveness and maintaining & continuous improvement system as permanent objective.

• OH&S policy & objective is to eliminate the hazards and reduce risks involved at work place in respective areas.

• In a way to create safe and healthy work environment at working with commitment to continual improvement including legal & other requirement

•Program manajemen oleh PIC nya diperiksa

•Untuk memperoleh sertifikat 18001:2007 tidak hanya cukup sampai disini tetapi juga menyangkut kefektifan dan pemeliharaan serta perubahan sistem tersebut.

•Kebijakan & sasaran dari OH&S adalah untuk menghilangkan bahaya & mengurangi / menghilangkan resiko di tempat kerja

•Untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat dan komitmen untuk perbaikan berkesinambungan termasuk legal & kebutuhan lain

5. Program Manajemen(OH&S) SHE Policy

• OH&S policy has been communicated for awareness & socialization to all employees also Golden rules to support Policy have been implemented effectively.

• OH&S policy shall be reviewed discussed often at all occasions.

• All work Plan to focus through P-D-C-A for all potential risks, identification of hazards in all functional & operational areas.

•Kebijakan OH&S telah dikomunikasikan dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan untuk menciptakan kesadaran karyawan.

•Kebijakan OH&S harus ditinjau kembali secara periodik, jika diperlukan

•Semua rencana kerja harus dilaksanakan melalui P-D-C-A untuk semu potensi seperti resiko, identifikasi bahaya di seluruh area fungsional & operasional

5. Program Manajemen (OH&S) SHE Policy

Training , Competence and awareness .

Training Planned and executed in 2008

External :Bandung -

- Ahli K3 (2-OJT), JSA (2- OJT) Engineers and POM to PM .

- Supervision at Mining site 3- OJT- Planning at Evaluation Program 3- OJT- and POP to 5-Persons : OM and 4- supervisors at PT. BA all structured residential Training .- Ellipse implementation to 4 -Engineers - Mine scape to 6-Engineers - GPS External in-house to 6-Participants - 12D version -7 organized external to 2- participants

Pelatihan, Kompetensi dan Kesdaran.

Rencana Pelatihan dan yang telah dilaksanakan di tahun 2009

Eksternal : Bandung :

- Anli K3 (2 OJT), JSA (2 OJT)Engineers dan POM to PM

- Pengawasan Teknis Pertambangan (3 OJT)- Perencanaan dan Evaluasi Program (3OJT)- POP 5 0rang : OM dan 4 pengawas bertempat di Struktural Pelatihan PT. BA- Pelaksanaan Ellipse 4 orang- Minescape 6 orang- GPS (6peserta)- 12D versi 7 (2peserta)

6. Pelatihan & Pengembangan

6. Pelatihan & PengembanganEmergency Preparedness –

teams building and simulation programs

Awareness program & Competence maintained

► Provided training on OHSAS 18001:1999 to 12 participants and on EMS to 10 participants

► Further build up new Internal audit team (11 – participants) with live audit at work location for effectiveness and efficient

Membentuk tim persiapan darurat dan simulasi program

Kesadaran program dan pemeliharaan kompetensi

►Mengadakan pelatihan OHSAS 18001:2007 sampai 13 peserta dan EMS sampai 10 peserta

►Kemajuan membentuk tim internal audit yang baru (11 – peserta) dengan mengaudit langsung di lokasi kerja dimaksudkan untuk keberhasilan dan efisien.

6. Pelatihan & PengembanganInternal Training provided

Induction Safety by PT. BA to all drivers & operators before issuing them TIO

Further monitoring Training effectiveness - to reduce the risk and eliminate hazards on going process .

Introduced Golden rules in Asset Management area.

More training AMDAL , Juru Ukur, POU to PM

Mengadakan Pelatihan Internal

Pengarahan Keselamatan oleh PT. BA kepada semua drivers & operators sebelum mereka mengedarkan TIO

Kemajuan peningkatkan Pelatihan pengawasan – untuk mengurangi resiko dan menghilangkan kecelakaan sedang dalam tahap proses .

Memperkenalkan Golden rules di area Asset Management .

Pelatihan tambahan AMDAL , Juru Ukur, POU to PM

• More emphasis shall be given on customer and legal & other requirement.

• Awareness and socialization to interested parties shall be an going process

• Lebih banyak penekanan pada persyaratan dari konsumen dan hukum & kebutuhan lainnya

• Program Kesadaran dan sosialisasi pada pihak berkepentingan lainnya masih dalam tahap proses.

6. Pelatihan & Pengembangan

• An accident taken place summaries during 2007 and 2008 Till August .

• There are 7-accidents reported :*2-Minor

2-incidents 1-near miss

*2-Major

• All due to human error

• Discussed for proper investigation & analysis including all incidents and near miss

First information should be given within 4-6 hrs while complete report within 72-hrs.

• Ringkasan laporan kecelakaan selama tahun September 2008 hingga Mei 2009.

• Ada 26- laporan kecelakaan : 26-inciden

• Semuanya disebabkan oleh kesalahan manusia dan kondisi

• Diskusi untuk investigasi dan analisa yang tepat termasuk semua insiden dan near missInformasi pertama harus diberikan dalam 4-6 jam sementara laporan lengkap dalam 72 jam.

7. Laporan Kecelakaan

7. Laporan Kecelakaan• Review the effectivities of

corrective and Preventive action taken effectively

• Again to be noted that no claim will be settled if mistake from employees.

• Improvement plan to achieve company objective

• Memeriksa keberhasilan dari tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan untuk suatu kejadian kecelakaan

• Diskusi lebih lanjut tentang tidak adanya klaim jika diketahui kesalahan berasal dari karyawan itu sendiri

• rencana perbaikan untuk menetapkan tujuan perusahaan

• On going process for identification hazards and Risks for all activities and work place up-dated for IBPR and also for I A D L :

• Routine and non-routine activities

• All personnel at work place including suppliers, subcontractors and visitors.

• Facilities at work place needed for implementation of objectives and targets.

• System shall be proactive rather reactive

8.Identifikasi Bahaya & Resiko• Identifikasi bahaya dan

resiko (IBPR) dan IADL untuk semua aktivitas dan tempat kerja masih dalam proses, dimana mencakup :

• Aktivitas rutin dan tidak rutin

• Semua personil di tempat kerja termasuk pemasok, subkontraktor dan pengunjung.

• Fasilitas di tempat kerja yang diperlukan untuk pelaksanaan sasaran dan tujuan.

• Sistem harus proaktif dibanding re-aktif

• 2-Rounds Internal audit in a year scheduled 1st round in April 2008 could not be conducted due to closing of project.

•Effectiveness of planned corrective & preventive action shall be assessed during this internal audit as standard practice.

• Untuk setiap tahunnya direncanakan audit internal sebanyak 2 kali. Audit pertama dilaksanakan pada bulan Januari 2009 Semua temuan ditutup dengan melakukan tindakan koreksi dan pencegahan.

• Keefektifan dari rencana perbaikan dan pencegahan

harus ditindaklanjuti sampai dengan term berikutnya dari internal audit.

9. Review of Internal Audit

• Main focus to comply with on legal and other requirements in addition to risk and hazards at work place to create absolute safe working condition Safety Forum monthly meeting, safety awareness, effective morning talks, Golden rules with live examples

• Monthly informal Audit planned by 3-4 team members in critical areas like workshop, Gudang (all storage areas n disposal) , production (Pit, hauling n disposal)

• Fokus utama untuk menyesuaikan dengan persyaratan legal dan persyaratan lainnya dalam rangka membuat lingkungan kerja aman dari resiko dan bahaya untuk menciptakan kondisi pekerjaan yang aman, kesadaran keselamatan, keberhasilan morning talks, Golden rules dengan contoh sebenarnya.

•Tiap bulannya direncanakan untuk melakukan audit informal oleh 3-4 orang anggota team pada area tertentu seperti bengkel, gudang (semua tempat penyimpanan & pembuangan), produksi (pit, jalur pengangkutan dan area penampungan )

9. Review of Internal Audit

Corrective & Preventive action for non conformance - include accident and incident or near miss shall be recorded for prevention. All customers complaints handling effectively to avoid reoccurence.

From incidents we learn to be proactive while from accident we become reactive.

Our main objective is to achieve absolute safe working conditions at work place and a healthy working environment.

• (Each non conformance personal hygiene, accident or incident initiated for corrective action & Preventive action to avoid reoccurrence)

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan untuk ketidaksesuaian - termasuk kecelakaan & insiden atau near miss harus didokumentasikan sebagai pencegahan. Semua pelanggan mengeluh terhadap keberhasilan menghindari kejadian yang sama.

Dari insiden, kita belajar untuk menjadi proaktif sementara dari kecelakaan kita menjadi re-aktif.

Sasaran utama kita adalah untuk mencapai kondisi lingkungan kerja yang aman dan sehat

• Mulai untuk merancang tindakan perbaikan dan pencegahan untuk setiap ketidaksesuaian mengenai kebersihan personal, kecelakaan atau insiden, untuk menghindari terulangnya kembali kejadian yang sama.

10. Tindakan Perbaikan & Pencegahan

Statistical data Data statistik• Persentasi grafik-

grafik

11. Statistical Data

• color coding

• More focus on health than safety.

• safe storage area, each handling e.g tires

• covering all drainage

• isolated storage

• painting floor workshop, lay outs, marks, Lo-to

• Inspection, certification of working tools (e.g cranes)

• Validation of meals preparation, quality water

• Tanda berwarna

• Lebih fokus ke kesehatan lalu keselamatan

• Area penyimpanan yang aman, setiap penanganan contoh ban.

• Mencakup semua pembuangan

• Isolasi penyimpanan.

• Pengecatan lantai workshop, tata ruang, garis, Lo-to.

• Inspeksi, sertifikasi peralatan pekerjaan (seperti mobil crane).

• Pengesahan pengolahan makanan, kualitas air.

12. Rekomendasi untuk Perubahan

• To introduce good mining practices. Socialize with training material with other s

• To introduce long term management program to meet objectives and targets.

• Periodical checking of dust level and noise levels in house already implemented.

• Proper maintenance of fire extinguisher at all units, DT and work place.

• Memperkenalkan pekerjaan pertambangan yang bagus. Sosialisasi dengan bukti pelatihan dan lain-lain.

• Mengenalkan program manajemen jangka panjang untuk mencapai sasaran dan tujuan

• Pemeriksaan secara periodik tingkat ketebalan debu dan kebisingan di gudang sudah dilaksanakan

• Melengkapi peralatan pemadam kebakaran di semua unit , DT dan tempat kerja.

12. Rekomendasi untuk Perubahan

Out put of Meeting • OHS has now been

implemented needs high commitment

• Main focus discussed on requirement of legal requirement and other regulatory requirement

• Efforts have been made to improve and maintain consistently for regular inspection or any audit internal or external.

• Pelaksanaan OHS sekarang dibutuhkan komitmen yang tinngi.

• Fokus utama diskusi dari persyaratan untuk peraturan legal dan peraturan hukum lainnya.

• Usaha didapatkan dibuat untuk memperbaiki dan memelihara kemantapan untuk teraturnya inspeksi atau beberapa audit internal atau eksternal.