process mining als startpunt voor process optimalisatie

Process mining:op weg naar frictieloze processen

Programma

2

Wat is process mining?

ASIS in procesmanagement

Vier speerpunten

Drie casesPurchase-to-PayHR/CRMInterne audit

Tot slot + survey

Data in overvloed

13-04-2023

Reconstrueer het verleden ...

Reconstrueer de ASIS van elke mogelijke instantie van elk mogelijk proces met data uit IT-systemen

Discover: wat gebeurt er?Conform: komt dit overeen met wat er zou moeten gebeuren?Enhance: wat zijn volumes, doorlooptijden, effectiviteit, flessenhalzen, doodlopers, etc.?

13-04-2023

Theorie

Realiteitvs.

... via een X-ray van uw processen ...

U kan niet verbeteren als u uw huidige prestaties niet kent

13-04-2023

... en geef vorm aan de toekomst

Begrijp hoe resultaten worden behaald

Zoek naar patronen en ‘root-causes’ in varianten

Visualizeer de interacties tussen individuen en groepen

Identificeer ‘best practices’ en harmonizeer processen

13-04-2023

ASIS in procesmanagement

Techniek voor ASIS-analyse in BPM– Breng objectiviteit en volledigheid in het spel, naast

interviews, observaties, etc.– Identificeer flessenhalzen en afval – Herhaal analyse

Agnostisch t.o.v. – Optimalisatiemethodologieën– Audit- en risicomanagementmethodologieën

Voorbeeld: DMAIC, i.e. Define, Measure, Analyze, Improve, Control

13-04-2023

Vier speerpunten

EFFICIENCY, or:“reduce throughput time”

Identificeer en elimineer flessenhalzen en afval

Identificeer KSF, patronen en ‘outliers’ op verschillende dimensies

Definieer en monitor KPIs

AGILITY, or:“better understand

achievements”

Begrijp effectieve uitvoering om klaar te zijn voor re-actieve en pro-actieve verandering

Verminder kwetsbaarheid en afhankelijkheid

Verbeter ‘time-to-market’

COMPLIANCE, or:“remove non-compliant

execution”

Verbeter controlediscipline als driver voor risicomanagement

Upgrade interne audit Monitor compliance via

dashboards en feedback loops10-6-2014

8

EFFECTIVENESS, or:“reduce process variation”

Identificeer foutenpatronen en verminder foutenfrequenties

Identificeer ‘best practices’ en harmonizeer processen

EFFICIËNTIE, of: “verminder doorlooptijden”

WENDBAARHEID, of:“reageer beter op

verandering”

EFFECTIVITEIT, of:“verminder procesvariatie”

COMPLIANCE, of:“verwijder niet-compliant

gedrag”

Purchase-to-Pay

13-04-2023

Purchase-to-Pay

13-04-2023

Purchase-to-Pay

13-04-2023

Optimalisatie sequentie goedkeuringsproces Vermindering doorlooptijd Verhoging procesdiscipline Creatie procedures subprocessen Optimalisatie werkkapitaal

HR/CRM

13-04-2023

HR/CRM

13-04-2023

Verbetering datakwaliteit Verbetering procedures account management Inzicht in reële procescomplexiteit Analyse patronen in sectoren en functies

Process start20404  Process start

20404

  Control 120328

  Control 217076

  Control 316602

  Control 41735

  Control 511787

  Control 610146

Interne audit

13-04-2023

100% control 1

84% control 2 81% control 3 9% control 4 58% control 5 50% control 6

 Process start

173

 Control 1

173

 Control 2

165

 Control 3

163

 Control 4

163

 Control 6

153

 Control 5

132

Interne audit

13-04-2023

100% check 1 95% check 2 94% check 3 94% check 4 76% check 5 88% check 6

Process start

Control 1

Control 2

Control 6

Control 5

Control 4

Control 3

Interne audit

13-04-2023

Verbetering proceseffectiviteit Verbetering controlediscipline Identificatie afwijkende procesuitvoering

ASIS TOBE

Interne audit

17

• Data sampling• Papieren wereld• Soms toegevoegde waarde• Eenmalig• Verleden

• Volledige datapopulatie• Objectief & compleet• Louter toegevoegde waarde• Herhaald / continu• Verleden & toekomst

‘Reasonableassurance’

‘Completeassurance’

Controleren of processen uitgevoerd worden binnen bepaalde grenzen

Check de effectiviteit van controles

Tot slot

1. De kaart is niet het gebied2. Vertel een coherent verhaal

3. Vertaal inzicht naar realisatie4. Exploreer andere advanced analytics

Contacteer ons opalexander.vancaeneghem@trifinance.be

jean-marie.bequevort@trifinance.bemarco.dejong@trifinance.nl

10-6-2014

18

Vul onze process mining survey in op

ht https://response.questback.com/trifinance/processminingsurvey/