Vägen till e-arkivet

NUAK 19 september 2017

Margareta ÖdmarkAvdelningen för arkiv och registratur

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditNASA / JPL-CALTECH / UNIVERSITY OF ARIZONA / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Agenda

● Arkivering – för vem och varför

● Vad är en handling?

● Rensa - Gallra

● Personuppgift och vad att tänka på

● FAIR

● Bevarande- och gallringsutredning

● Arkivkrav

● Arkivuttag

● OAIS – SIP – AIP – DIP

● FGS

● Hur vi tänker på Avdelningen för arkiv och registratur på SU

● Tips på vägen till ett e-arkiv

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditSHEILA TERRY / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Arkivering – för vem och varför

• Verksamhetens behov på kort och lång sikt

• Allmänhetens rätt till insyn

• Rättskipningen

• Forskningens behov

Regelverk: Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagstiftningen, Arkivlagen, Riksarkivets föreskrifter, Förvaltningslagen, PuL, registerförfattningar …

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditMICHAEL DONNE/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Handling - Allmän handling

Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. 3 §

En handling är allmän,

om den förvaras, inkommer

eller upprättas hos en myndighet.

Måste alla allmänna handlingar diarieföras?

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Foto: Adolfsson, Thomas , Nordiska museet

Offentlig handling - Handling med sekretess

Alla allmänna handlingar är inte offentliga

Allmänna handlingar eller uppgifter däri kan skyddas

av sekretess i enlighet med Offentlighets- och

Sekretesslagen (OSL).

Handling med sekretess enligt OSL måste alltid

diarieföras. OBS! Gäller inte handlingar med

personsekretess.

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditTEK IMAGE/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Arbetshandling

Vad som är arbetshandling definieras i

Tryckfrihetsförordningen (TF)

● Utkast eller koncept

● Minnesanteckningar

OBS! En handling blir inte automatiskt en arbetshandling bara för att

du väljer att kalla det arbetsmaterial eller liknande. Avgörande är om

villkoren i TF uppfylls eller inte.

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditScience Source / Photo Researchers / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Rensa - Gallra

Båda innebär att kasta och förstöra, men……

● Arbetshandlingar rensas – kräver inget stöd i

regelverket

● Allmänna handlingar gallras – kräver stöd i regelverket

- Gallringsbeslut finns på lärosätena och de talar om vad som får gallras och efter hur lång tid.

● Huvudprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras!

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditSean Gallup / Getty Images News / Getty Images / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only

Personuppgift

● Personuppgift är all slags information som direkt eller

indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

● Känsliga personuppgifter har starkare skydd

● PUL (Personuppgiftslagen)

● GPDR (General Data Protection Regulation)

– Förordningen ska tillämpas i alla medlemsstater fr.o.m. 25 maj 2018

– Pågående utredningar

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditM.G.M / Album / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Personuppgift – att tänka på

● Samtycke

● Privacy by design – Inbyggd integritet

● ”Missbruksregeln” – undantaget i PUL för

ostrukturerad data förvinner med GPDR

● Stärkta rättigheter för de registrerade

● Tuffare krav på personuppgiftsansvariga

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CC0 Public Domain

FAIR

● Findable – data ska vara sökbar – nu och om 50 år

● Accessible – data ska vara tillgänglig

● Interoperable – data ska vara kompatibel

● Reusable – data ska vara återanvändbar

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditTim Ridley/ Dorling Kindersley / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Bevarande- och gallringsutredning (BoG) 1

Huvudprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras!

Allmänna handlingar får gallras om det arkivmaterial som

återstår tillgodoser:

• allmänhetens rätt till insyn

• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen

• forskningens behov.

En bevarande- och gallringsutredning ska göras av IT-tjänster

vid nyutveckling och vid avveckling samt uppdatering under

IT-tjänstens hela livscykel.

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditBSIP\Universal Images Group Rights Managed / For Educational Use Only

Bevarande- och gallringsutredning (BoG) 2

• Bakgrund och beskrivning

• Regelverk

• Informationsbeskrivning och informationsvärdering

• Arkivuttag för att bevara eller migrera

• Filformat

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CC0 Public Domain

Arkivkrav på IT-tjänster

● Arkivuttag och migrera

● Bevara och gallra

● Filformat och filbeteckningar

● Informationskvalité

● Metadata

● Loggar

● Utlämnande av allmän handling

RA-FS 2009:1, RA-FS 2009:2, TF (1949:105) och OSL (2009:400)

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditVICTOR HABBICK VISIONS/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Arkivuttag – Data och metadata

Data

● Filer

● Stödfiler

Metadata

● Dokumentation om systemet

– Systemdokumentation

– Användardokumentation

● Förståelsedokumentation

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditLAGUNA DESIGN/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Open Archival Information System (OAIS)

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CC0 Public Domain

SIP – AIP - DIP

Överföringspaket (SIP Submission Information Package)

● Informationspaket innehållande datafiler och metadata som

levereras till ett e-arkiv

Arkivpaket (AIP Archival Information Package)

● Informationspaket innehållande datafiler och metadata som

arkiveras i ett e-arkiv

Utlämningspaket (DIP Dissemination Information Package)

● Informationspaket innehållande datafiler och metadata som

levereras ut från ett e-arkiv

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditRay Moller/ Dorling Kindersley / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)

● FGS:erna beskriver krav på märkning och

paketering av information för överföring mellan

olika verksamhetssystem samt mellan

verksamhetssystem och ett e-arkiv.

● Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och

arkivera information hos offentliga myndigheter

oavsett var och hur informationen lagras.

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditDorling Kindersley / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Digitalt bevarande på SU i tre steg

Inte bara forskningsdata utan alla allmänna handlingar

• SU-MADI

- Arbetssätt, Programvaror och yta på server

- Kontrollera, kurera och bevara

• Verksamhetsprojekt

- Varför, Vad, Vem och Hur

• E-arkiv

2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

CreditVICTOR DE SCHWANBERG / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only

Exemplet NAISNationellt administrations- och informationssystem för samordnare

• Ansökningar om olika pedagogiska stödformer från studenter

med varaktiga funktionsnedsättningar

• Förvaltas av Universitets- och högskolerådet (UHR)

Projektgrupp som arbetat med att ta fram:

• Gemensam BoG för alla lärosäten

• Gemensam ansökan om RA-MS till Riksarkivet

• Gemensamt utformade arkivuttag, med viss lokal

anpassning

• FGS för paketstruktur för e-arkiv och FGS ärendehantering

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

cea + from The NetherlandsCreative Commons Attribution 2.0 Generic license

Tips på vägen till ett e-arkiv!

● Arbeta tillsammans och över organisationsgränserna.

Lär känna din arkivarie.

● Tänk efter före – vad är slutmålet och hur når ni dit?

Gör upp en plan.

● Allt behöver inte göras på en gång, men tänk helhet.

● Vilka ska arbeta i systemet och vilka andra

intressenter finns det.

● Är organisationen redo, om inte, hur blir den det?

2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur

Foto: www.fotoakuten.se

Frågor?

CreditAdam Jones / Photo Researchers / Universal Images GroupRights Managed / For EducationUse Only