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HUMAN RESOURCES DIVISION
DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES
L-8302 Capellen (G.-D. of Luxembourg) Internet: www.nspa.nato.int E-mail: [email protected] ― Fax: (+352)3063-4540
NATO UNCLASSIFIED
HR/2020/26/06-ASB/WEB RL/ef 21 January 2020
PROGRAMME MANAGER
GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES
POST N° LB-1
POST DETAILS Ref. N°: 06/2020 Organization: GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES
PROGRAMME OFFICE, Programme Manager's Office Grade: A-5 Basic monthly salary: EUR 10 698.76, tax free Duty location: Capellen, Luxembourg Post requirements form: LB-1 PRF Specificities: This post will become vacant as of 01 February 2021.
Duty travel expected, in accordance with NATO policy, in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, by traveling to theatre/mission
locations, especially where Agency personnel are/will be serving. Initial duration of the assignment will be for 3 years. The contract may be renewed, but will not exceed the definite tenure of 9 years.
Application closing date: 01 March 2020 Interview date: 18 & 19 June 2020 (see important notes)
WHO CAN APPLY? NATO Civilian Staff and external candidates who are nationals of a NATO member country are invited to apply.
HOW TO APPLY? (Please read carefully)
In order to apply, all candidates (internal and external) must fill in and submit the NSPA application form and the post requirements form (PRF), available on our website, under NSPA Vacancies. The candidates are required to include a curriculum vitae (CV) (max. 2 pages) outlining their education, work experience, previous roles and responsibilities, skills and indicating any military or civilian rank/grade held. NSPA Internal candidates must submit additionally their latest completed EPMS report and their internal application form.
Documents should be submitted by email to: [email protected]. External candidates must also complete the medical questionnaire and submit it by email to: [email protected].
Applications which do not meet the above-mentioned prerequisites will be automatically rejected.
IMPORTANT NOTES All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information. Moreover, due to the broad interest in NSPA and the large number of potential candidates, telephone or email enquiries cannot be dealt with. Only successful candidates selected for the interviews will be further contacted by the NSPA recruitment team. The Agency would appreciate it if addressee countries could provide their support by submitting candidates whose security clearance can be effected (or confirmed) rapidly and who could report for duty as soon as possible after selection. NSPA as an employer values diverse backgrounds and perspectives and is committed to recruiting and retaining a diverse and talented workforce. NSPA welcomes applications of nationals from all Member States and strongly encourages women to apply.
Human Resources Executive
HUMAN RESOURCES DIVISION
DIVISION DES RESSOURCES HUMAINES
L-8302 Capellen (G.-D. de Luxembourg) Internet: www.nspa.nato.int Adresse électronique : [email protected] ― Télécopieur : (+352)3063-4540
NATO SANS CLASSIFICATION
HR/2020/26/06-ASB/WEB RL/ef 21 janvier 2020
GESTIONNAIRE DE PROGRAMME SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION
POSTE N° LB-1
DÉTAILS DU POSTE Ref. N° :
06/2020
Organisation : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Bureau du gestionnaire de programme
Grade : A-5 Salaire mensuel de base : EUR 10 698,76, non imposable Lieu d’affectation : Capellen, Luxembourg Questionnaire relatif aux exigences du poste :
LB-1 PRF
Spécificités : Ce poste deviendra vacant à partir du 01 février 2021. Déplacements de service prévus, conformément à la politique générale de l'OTAN, selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de l'Agence y est ou y sera en service. La durée initiale de l’affectation est fixée à 3 ans. Le contrat pourra être renouvelé, mais ne dépassera pas la durée d’affectation déterminée de 9 ans.
Date limite de dépôt des candidatures : 01 mars 2020 Date des entretiens : 18 & 19 juin 2020 (voir les informations importantes)
QUI PEUT POSTULER ?
Le personnel civil de l’OTAN et les candidat(e)s externes possédant la nationalité d’un pays membre de l’OTAN sont invités à postuler.
COMMENT POSTULER ? (Veuillez lire attentivement)
Pour postuler, tou(te)s les candidat(e)s (internes ou externes) devront remplir et envoyer le formulaire de candidature réglementaire de la NSPA ainsi que le questionnaire relatif aux exigences du poste (PRF), disponibles sur notre site internet, à la rubrique Postes vacants à la NSPA. Il est demandé aux candidat(e)s de renvoyer un curriculum vitae (CV) (de deux pages au maximum) présentant leur formation, leur expérience professionnelle, leurs rôles et leurs attributions dans leurs emplois précédents, leurs compétences, leur grade militaire ou civil le cas échéant.
Les candidat(e)s internes de la NSPA devront en outre soumettre le formulaire de candidature interne ainsi que leur rapport EPMS clôturé le plus récent. Ces documents sont à adresser par courrier électronique à : [email protected]. Les candidat(e)s externes doivent également compléter le questionnaire médical et l’envoyer à : [email protected].
Les candidatures ne répondant pas aux conditions ci-dessus seront automatiquement rejetées.
INFORMATIONS IMPORTANTES
Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations. De plus, veuillez noter qu'en raison du vif intérêt suscité par la NSPA et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique. Seul(e)s les candidat(e)s invité(e)s à participer aux tests de sélection recevront de plus amples informations. L'Agence souhaiterait que les pays destinataires l'aident en lui présentant des candidat(e)s dont l'habilitation de sécurité peut être obtenue (ou confirmée) rapidement et qui seraient en mesure de prendre leurs fonctions dès que possible après leur sélection. La NSPA, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives, et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. La NSPA examinera les candidatures des ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler. Responsable exécutive des ressources humaines
LB-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET
DATE VALIDATED : 16 October 2019 VALIDATED BY : P. Dohmen
ORGANISATION : GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES PROGRAMME OFFICE, Programme Manager's Office
POSITION No. : LB-1
TITLE : Programme Manager
GRADE : A-5 JOB CODE : A14 DUTY LOCATION : Capellen, LUX
SUMMARY
The incumbent is responsible to the Director of Support to Operations (O) for all aspects of the Programme Office in accordance with the relevant governing Agreement(s), the NATO Support and Procurement Organisation (NSPO) Charter, NSPO and NSPA prescriptive documents. More precisely, he/she is responsible for performing the following functions:
RESPONSIBILITIES
General Responsibilities
Planning aspects
Establishing requirements necessary for pro-actively ensuring the provision of logistics support to participating member states / associate states [Partnership for Peace (PfP) or Mediterranean Dialogue (MD)], NATO bodies or other organisations as authorised.
Engaging in and contributing to the development of the Agency vision, Strategic Direction (SD), lines of development and subsequently developing goals and activities to be achieved in his/her own area of responsibility.
Obtaining forecasts from customers, developing workload forecasts and establishing associated organisation, establishment, resourcing, equipment, materiel requirements and providing workload estimates in coordination with functional Support Divisions.
Developing the Organisation and Personnel Establishment (O&PE) proposals within his / her area of responsibility to meet the customer requirements and ensure organisational effectiveness and efficiency, as well as structural and procedural optimisation.
Contributing to operational and contingency planning in support of Allied Command Operations (ACOs) deployment operations and exercises, the NATO Response Force (NRF) and Readiness Action Plan (RAP), as required.
Operational aspects
Being accountable for and overseeing the operation of the Programme Office, Project Managers, the Functional branches and the Material Management Centre (MMC) in the area of responsibility.
Fulfilling customer requirements in accordance with relevant regulations via an effective, transparent and continuous customer engagement; clear communications and expectation management, professional project management; and risk mitigating based on Agency risk management regulations.
LB-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Adjusting to the special requirements of his/her Programme Office the duly approved methods of supply, maintenance, technical and engineering support and ensuring that services are properly performed within the allocated budgetary ceiling.
Pro-actively developing business lines of development and new activities in line with the Agency's SD/Business Plan.
Maintaining centralised technical configuration and modification documentation for reference purposes and operating a system to respond to the requirements of the customers concerned.
Ensuring fulfilment of requirements, projects, services and tasks in line with required scope, time, budget and quality whilst maintaining a transparent approach to the customer and minimising risks.
Ensuring, as and if required, that support functionalities like stockage, procurement, transport and all other services for the Programme Office are properly planned, coordinated and performed within the prescribed scope, time, budget and quality.
Ensuring codification and identification of items.
Supervising the performance of disposition and disposal operations with respect to the assets managed by the Programme Office.
Administering contracts within the limits of delegated authority.
Acting as an advisor to the Director of Support to Operations in all matters concerning the Programme Office, its business development and ongoing business.
Financial/procurement aspects
Determining the data required for operational and administrative budgets, preparing detailed justifications to ensure approval and supplying the relevant information to the Finance Division (FF) for submission to the appropriate authorities.
Implementing the operational budgets and managing the use of approved operational credits over the year.
Representing the Agency, in the assigned field of activity, at meetings of NATO Resource Committees as appropriate.
Controlling direct administrative expenses such as travel, training, etc. related to the Programme Office, and using funds in an effective and efficient manner.
Acting as accountable officer in accordance with prescriptive documents to maintain management accounts and inventory of tools and test equipment, repair float items and NATO owned items located at contractor plant(s).
Overseeing the correctness of financial transactions including verification of invoices against performance of services in accordance with contracts, as well as proper billing of customers in line with prescriptive documents.
Managerial/administrative aspects
Administering the assigned Support Partnership (SP) and other customer committees’ processes to ensure appropriate preparation of committee work and to provide decision support.
Ensuring the technical and administrative management of the Programme Office and in particular the cost effective management of personnel.
Ensuring high responsiveness, professionalism, honesty, transparency and continuous communication of the Programme Office to customer, to include the support of contingency operations.
Leading the Programme Office in a professional way.
Establishing professional team relationships within the Programme Office as well as with other Programme Offices and Divisions (PODs) and promoting, wherever possible, cross-functional use of capabilities and avoiding duplication of efforts.
LB-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
Implementing and maintaining a Quality Management (QM) system in accordance with ISO 9001 requirements and Agency policies.
Contributing to the Management Information System (MIS) of the Agency and providing management information as deemed relevant for, or required by higher authority.
Organising the Programme Office’s related meetings and providing all required administrative assistance.
Ensuring the implementation of the risk management process and managing the risks raised in the Programme Office in compliance with NSPA prescriptive documents on Risk Management.
Ensuring an open, transparent and effective personnel management in the Programme Office, based on Employee Performance Management System (EPMS) basic principles and implementing instructions.
Developing appropriate inputs for the NATO Crisis Response System and maintaining liaison with those organisational elements involved in mobilisation and exercise planning.
Others
In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, by traveling to associated theatre/mission locations, especially where NSPA personnel are/will be serving.
Performing other related functions as required in peacetime and any other appropriate functions assigned in times of crisis or war.
In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency.
Specific Responsibilities
Developing and maintaining a five-year business development plan and contributing to the Programme Office's business development initiatives.
Managing all support required for the customer designated logistics support for Support Partnerships (SPs) which are the responsibility of the Programme Office.
Establishing a management plan for implementing common logistics support as defined in the applicable Programme directives.
Managing the execution of all Combined Joint Task Force (CJTF) projects.
Managing the "Special Services" supply and services activities and NATO projects in the respective area of responsibility.
Developing and maintaining a data collection system for use in failure analysis and statistics.
Initiating, monitoring or developing engineering functions related to improvement of and/or modification to the weapon systems and depot test equipment.
Overseeing / executing appropriate project management in logistics support for NATO Partnership for Peace (PfP) Trust Fund Projects and Turn Key Projects.
Liaising, through the Director of Support to Operations and the General Manager, with the Chairman and the Independent Secretariat of the NSPO Agency Supervisory Board (ASB) on matters related to his/her own area of responsibility.
QUALIFICATIONS
General Qualifications
University degree equivalent to Master's.
Extensive experience in logistics, including procurement, financial, operational and deployment aspects, in a senior leadership position in a sizeable organisation, normally acquired either in an international organisation, a national public administration (civil or military), or the private sector.
LB-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
High degree of flexibility and agility to adapt to a changing environment and to lead change implementation.
Diplomacy and the interpersonal skills necessary to promote international cooperation and conduct large international meetings effectively.
Proven experience of using effective negotiation skills to gain buy-in and achieve desired outcomes, including business growth.
Proven experience of managing time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines.
Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems (including HR).
Proven ability to set performance goals and expectations, with relevant metrics, and to redirect and improve performance where needed.
Comprehensive, extensive and proven experience in project management at senior level leading multiple project teams.
Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages.
Specific Qualifications
Specialized knowledge in the area of customer support, in particular for PfP and the Mediterranean Dialogue (MD).
Fundamental knowledge of resource management related to logistic support activities, base operations support and public works.
Knowledge of US Foreign Military Sales (FMS).
LANGUAGE QUALIFICATIONS
NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable.
DESIRABLE QUALIFICATIONS
Master’s degree in business management and/or administration.
Good knowledge of/experience in the defence industry sector.
PERSONAL CHARACTERISTICS
Possessing honesty with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation; ability to develop and lead diverse teams working together toward established objectives.
Possessing passion and motivation together with strong communication skills, to create a spirit of cooperation in order to build complementary interpersonal relationships with internal/external customers and stakeholders.
Possessing emotional intelligence/self-control to remain calm in the face of adversity/conflict; ability to embrace and lead change while remaining flexible/adaptable to emerging requirements.
All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism.
LB-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2019
ADDITIONAL INFORMATION
Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy.
LB-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019 1290_19#1xx.docx
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET
DATE DE VALIDATION : 16 octobre 2019 VALIDÉ PAR : P. Dohmen
ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION", Bureau du
gestionnaire de programme
POSTE No : LB-1
TITRE : Gestionnaire de programme
GRADE : A-5 CODE POSTE : A14 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX
RÉSUMÉ
Responsable envers le directeur du soutien des opérations (O), le/la titulaire est chargé(e) de tout ce qui concerne les différents aspects du bureau de programme, conformément aux accords pertinents régissant ses activités, à la Charte de l'Organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO) et aux documents réglementaires de la NSPO et de la NSPA. Il/Elle exerce plus précisément les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS
Responsabilités générales
Planification
définir les éléments nécessaires afin d'assurer de manière proactive la fourniture d'un soutien logistique aux États membres et aux États associés participants [Partenariat pour la paix (PPP) ou Dialogue méditerranéen (DM)], à des organismes de l'OTAN ou à d'autres organisations, conformément aux autorisations données ;
participer et contribuer à l'élaboration de la vision de l'Agence, des orientations stratégiques et des axes de développement, et mettre ensuite au point les buts à atteindre et les activités à mener dans son propre domaine de responsabilité ;
obtenir des prévisions de la part des clients, élaborer des prévisions de charge de travail et définir les besoins connexes en matière d'organisation, d'effectifs, de ressources, d'équipements et de matériels ; fournir des estimations de la charge de travail en coordination avec les divisions assurant un soutien fonctionnel ;
élaborer les propositions d'organisation et de tableau d'effectifs dans les domaines relevant de sa compétence afin de répondre aux besoins des clients et de faire en sorte que l'organisation soit efficace et efficiente, et que la structure ainsi que les procédures soient optimisées ;
contribuer à la planification opérationnelle et de circonstance en appui des opérations et exercices en déploiement du Commandement allié Opérations (ACO), de la Force de réaction de l'OTAN (NRF) et du plan d'action "réactivité", selon les besoins.
Opérations
rendre compte de l'action du bureau de programme, des gestionnaires de projets, des branches fonctionnelles ainsi que du Centre de gestion de matériels (MMC) dans son domaine de responsabilité, et superviser leur fonctionnement ;
répondre aux besoins des clients, conformément à la réglementation applicable en la matière, par un engagement efficace, transparent et permanent auprès des clients, par une communication claire et une gestion des attentes, par une gestion professionnelle des projets et par une atténuation des risques basée sur les règles de l'Agence en matière de gestion des risques ;
LB-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
adapter aux exigences particulières du bureau de programme dont il/elle a la charge les méthodes approuvées d'approvisionnement, de maintenance, de soutien technique et en ingénierie, et veiller à la bonne exécution des prestations dans les limites des plafonds budgétaires fixés ;
prendre l'initiative de mettre au point des axes de développement opérationnels et de nouvelles activités conformément aux orientations stratégiques et au plan d'activité de l'Agence ;
tenir une documentation centrale de référence relative à la configuration et aux modifications techniques, et exploiter un système permettant de répondre aux demandes des clients concernés ;
veiller à ce que les besoins soient satisfaits et à ce que les projets, services et tâches soient menés à bien en respectant les exigences relatives au champ d'application, au calendrier, au budget et à la qualité, tout en maintenant une approche transparente à l'égard du client et en minimisant les risques ;
en fonction des besoins, veiller à ce que les fonctions de soutien telles que le stockage, l'achat, le transport et tous les autres services destinés au bureau de programme soient planifiés, coordonnés et exécutés correctement et dans le respect des prescriptions relatives au champ d'application, au calendrier, au budget et à la qualité ;
faire effectuer la codification et l'identification des articles ;
superviser l'exécution des opérations d'élimination des matériels gérés par le bureau de programme et devenus excédentaires ou sans emploi ;
administrer des contrats dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués ;
faire fonction de conseiller auprès du directeur du soutien des opérations pour toutes les questions relatives au bureau de programme, à l'évolution de ses activités et à la conduite des affaires en cours.
Finances et achats
déterminer les données nécessaires à l'établissement des budgets opérationnels et administratifs, rédiger les justifications détaillées pour en permettre l'approbation et fournir les informations concernées à la Division des finances (FF) afin qu'elles soient soumises aux autorités compétentes ;
mettre en œuvre les budgets opérationnels et gérer l'emploi, au cours de l'année, des crédits opérationnels approuvés ;
représenter l'Agence, pour les domaines d'activité relevant de sa compétence, aux réunions des comités OTAN chargés des ressources, selon les besoins ;
assurer le contrôle des frais administratifs directs imputables au bureau de programme (déplacements, formation, etc.) et utiliser les crédits de manière efficace et efficiente ;
faire fonction d'agent comptable, conformément aux documents réglementaires, responsable de la tenue des comptes de gestion ainsi que de l'inventaire de l'outillage, des matériels de test, du volant d'articles destinés aux réparations et des articles propriété de l'OTAN détenus chez les titulaires de marché ;
veiller à la bonne exécution des opérations financières, et notamment la vérification des factures par rapport aux prestations fournies au titre des contrats, et veiller à la facturation correcte des clients conformément aux documents réglementaires.
Gestion et administration
assurer l'administration des processus des associations de soutien (AS) et d'autres comités de clients dont il/elle a la charge afin de veiller à la bonne préparation du travail des comités et de fournir un soutien dans le cadre des décisions de ceux-ci ;
assurer la gestion technique et administrative du bureau de programme et plus particulièrement la gestion du personnel de manière à obtenir un bon rapport coût/efficacité ;
veiller à ce que le bureau de programme fasse preuve envers les clients d'une grande réactivité, de professionnalisme, d'honnêteté et de transparence et qu'il communique en permanence avec eux, y compris en ce qui concerne le soutien d'opérations de circonstance ;
diriger le bureau de programme de manière professionnelle ;
établir des relations professionnelles de travail en équipe au sein du bureau de programme ainsi qu'avec d'autres bureaux de programme et divisions (BPD) et promouvoir, lorsque cela est possible, l'exploitation transfonctionnelle des capacités et éviter les travaux faisant double emploi ;
LB-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
mettre en œuvre et tenir à jour un système de management de la qualité conformément aux exigences de la norme ISO 9001 et aux politiques générales de l'Agence ;
contribuer à alimenter le système d'information de gestion de l'Agence et fournir les informations de gestion jugées pertinentes pour les échelons supérieurs ou dont ils ont besoin ;
organiser les réunions concernant le bureau de programme et fournir toute assistance administrative nécessaire ;
veiller à la mise en œuvre du processus de gestion des risques et gérer les risques signalés au sein du bureau de programme conformément aux documents réglementaires de la NSPA en matière de gestion des risques ;
assurer une gestion du personnel du bureau de programme ouverte, transparente et efficace, en s'appuyant sur les principes de base et les instructions de mise en œuvre du système de gestion des performances des employés (EPMS) ;
mettre au point des contributions appropriées au système OTAN de réponse aux crises et maintenir la liaison avec les services participant à l'élaboration des plans de mobilisation et à la préparation des exercices.
Autres
conformément à la politique générale de l'OTAN, effectuer des déplacements de service selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de la NSPA y est ou y sera en service ;
exercer d'autres fonctions connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres fonctions appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre.
En cas de crise ou de guerre, le/la titulaire restera au service de l'Agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales.
Responsabilités particulières
élaborer et tenir à jour un plan quinquennal de développement des activités et contribuer aux initiatives de développement des activités du bureau de programme ;
gérer l'ensemble des prestations à assurer pour répondre aux besoins en soutien logistique exprimés par les clients dans le cadre des associations de soutien (AS) relevant de la responsabilité du bureau de programme ;
élaborer un plan de gestion pour la mise en œuvre du soutien logistique commun conformément aux dispositions des directives de programme applicables ;
gérer l'exécution de l'ensemble des projets relatifs aux Groupes de forces interarmées multinationales (GFIM) ;
assurer la gestion des activités d'approvisionnement et de services menées dans le cadre des "services spéciaux" ainsi que des projets OTAN dans son domaine de responsabilité ;
élaborer et tenir à jour un système de collecte de données aux fins d'analyse des défaillances et d'établissement de statistiques ;
lancer, suivre ou développer les fonctions d'ingénierie relatives à l'amélioration ou à la modification des systèmes d'arme et des matériels de test à l'échelon "dépôt" ;
superviser et mettre en place la gestion appropriée de projets exécutés au titre du soutien logistique dans le cadre de projets relevant de fonds d'affectation spéciale du PPP de l'OTAN et de projets "clés en main" ;
assurer la liaison, par la voie du directeur du soutien des opérations et du directeur général, avec le président et le secrétariat autonome du Comité de surveillance d'agence (ASB) de la NSPO, sur les questions relatives à son propre domaine de responsabilité.
QUALIFICATIONS
Qualifications générales
Diplôme d'études supérieures équivalant à un master.
Vaste expérience de la logistique, notamment de ses aspects liés aux achats, aux finances, aux opérations et au déploiement, à un poste de direction de niveau supérieur dans un organisme d'une certaine taille, normalement acquise au sein d'une organisation internationale, d'une administration publique nationale (civile ou militaire) ou dans le secteur privé.
LB-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
Très grande souplesse et capacité à s'adapter à un environnement changeant et à mener la mise en œuvre du changement.
Diplomatie et compétences en matière de relations interpersonnelles nécessaires pour encourager la coopération internationale et diriger avec efficacité de grandes réunions internationales.
Expérience confirmée de l'utilisation de compétences efficaces en matière de négociation afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et d'atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité.
Expérience confirmée de la gestion du temps et capacité à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais.
Expérience confirmée de l'atténuation des risques par la mise au point de solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines).
Aptitude confirmée à déterminer les résultats visés et attendus, avec des indicateurs pertinents, et à réorienter le travail et améliorer les performances le cas échéant.
Expérience approfondie, étendue et confirmée de la gestion de projet à des échelons supérieurs, à la tête d'équipes de projet multiples.
Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels.
Qualifications particulières
Connaissances spécialisées dans le domaine du soutien des clients, en particulier en ce qui concerne le Partenariat pour la paix (PPP) et le Dialogue méditerranéen (DM).
Connaissances fondamentales en matière de gestion des ressources appliquée aux activités de soutien logistique, aux services de soutien de bases et aux travaux publics.
Connaissance des ventes militaires américaines à l'étranger (FMS).
CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
Master en gestion ou en administration des affaires.
Bonne connaissance ou expérience du secteur de l'industrie de la défense.
QUALITÉS PERSONNELLES
Honnêteté, attitude positive et volontaire, et esprit de coopération ; capacité à constituer et à diriger des équipes hétérogènes travaillant en coopération à la réalisation des objectifs fixés.
Passion et motivation alliées à une solide aptitude à communiquer, afin de créer un esprit de coopération pour pouvoir nouer des relations interpersonnelles de complémentarité avec les clients internes et externes ainsi qu'avec les parties prenantes.
Intelligence émotionnelle/maîtrise de soi lui permettant de garder son calme face à l'adversité ou dans des situations conflictuelles ; aptitude à adhérer au changement et à le diriger tout en restant souple et capable de s'adapter à de nouveaux besoins.
Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'OTAN adopté par le Conseil de l'Atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme.
LB-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2019
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales.
POST REQUIREMENTS FORM
This form, duly completed, should be sent by e-mail to:
1. Name
2. Position Number
LB-1
3. Position Title
PROGRAMME MANAGER GENERAL AND COOPERATIVE SERVICES
4. Grade
A-5
5. Publication Reference
06/2020
6. Application Closing Date
01 March 2020
7. Interview Date
18 & 19 June 2020*
* All dates and updates concerning the selection process will be published at NSPA website. We strongly recommend that applicants check out our portal on regular basis to be aware of all the information.
DEAR APPLICANT, This form has been specifically designed to aid the NSPA Human Resources Division in assessing whether or not you meet the general and specific qualifications requirements of the aforementioned post as advertised. If you are applying for more than one vacant post listed in separate advertisements, it will be necessary for you to complete a separate form for each vacancy. The form consists of several parts. You are required to make entries in all blocks. In completing each block, you must provide factual information stating how you meet the respective qualifications quoted. IMPORTANT: If you do not fulfill MOST of the qualifications, we strongly advise you not to proceed with your application. For more information about this post, you are kindly advised to refer to the official advertisement available at our website (http://www.nspa.nato.int, “Employment”, “NSPA Vacancies”). This form is to be completed electronically and forwarded to the NSPA Human Resources Division ([email protected]).
PLEASE READ THE FOLLOWING INSTRUCTIONS CAREFULLY
Expressions such as: “please see attachment”, “annex”, “enclosed document”, “CV”, or short answers as “yes”, “no” etc., are not accepted. Applications which do not fulfill the above mentioned prerequisites will not be processed.
IMPORTANT NOTE: Have you ever worked and/or are you currently working for a company that has been/ is engaged with NSPA? If yes, please specify the name and period.
PART 1 - GENERAL QUALIFICATIONS
1) University degree equivalent to Master's: Please provide a copy of your university or equivalent education diploma(s) (with equivalence justification). Applications without a copy of diploma(s) will automatically be rejected. 2) Extensive experience in logistics, including procurement, financial, operational and deployment aspects, in a senior leadership position in a sizeable organisation, normally acquired either in an international organisation, a national public administration (civil or military), or the private sector: 3) High degree of flexibility and agility to adapt to a changing environment and to lead change implementation: 4) Diplomacy and the interpersonal skills necessary to promote international cooperation and conduct large international meetings effectively: 5) Proven experience of using effective negotiation skills to gain buy-in and achieve desired outcomes, including business growth: 6) Proven experience of managing time and work effectively under pressure while producing high-quality products under short-notice deadlines: 7) Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems (including HR): 8) Proven ability to set performance goals and expectations, with relevant metrics, and to redirect and improve performance where needed: 9) Comprehensive, extensive and proven experience in project management at senior level leading multiple project teams: 10) Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages:
PART 2 - SPECIFIC QUALIFICATIONS
1) Specialized knowledge in the area of customer support, in particular for PfP and the Mediterranean Dialogue (MD): 2) Fundamental knowledge of resource management related to logistic support activities, base operations support and public works: 3) Knowledge of US Foreign Military Sales (FMS):
PART 3 - LANGUAGE QUALIFICATIONS
1) NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable:
PART 4 - DESIRABLE QUALIFICATIONS
1) Master’s degree in business management and/or administration: 2) Good knowledge of/experience in the defence industry sector:
PART 5 - COMMENTS
1) Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. 2) Duty travel expected, in accordance with NATO policy, in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, by traveling to theatre/mission locations, especially where Agency personnel are/will be serving.
3) Candidates should be aware that the initial duration of the assignment will be for 3 years. The contract may be renewed, but will not exceed the definite tenure of 9 years.
“I understand that the information provided by me above will be used in determining my qualifications for possible employment/career with NSPA. I realize that any false statement or omission even if unintended on my part, may lead to the cancellation of my application or may render a future appointment liable to termination.” NAME ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________
QUESTIONNAIRE RELATIF AUX EXIGENCES DU POSTE Le présent formulaire dûment rempli doit être envoyé par courrier électronique à:
1. Nom
2. Numéro de poste
LB-1
3. Titre du poste
GESTIONNAIRE DE PROGRAMME SERVICES GÉNÉRAUX ET EN COOPÉRATION
4. Grade
A-5
5. Référence de la publication
06/2020
6. Date limite de dépôt des candidatures
01 mars 2020
7. Date des entretiens
18 & 19 juin 2020*
* Toutes les dates (et mises à jour) afférentes au processus de sélection seront publiées sur le site web de la NSPA. Nous recommandons vivement aux candidat(e)s de vérifier régulièrement notre site pour disposer de l'ensemble des informations.
CHER/CHÈRE CANDIDAT(E), Ce formulaire a été spécialement conçu afin d’aider la Division des ressources humaines de la NSPA à déterminer si vous possédez ou non les qualifications générales et particulières du poste publié, indiqué ci-dessus. Si vous postulez pour plus d’un poste vacant figurant sur des annonces de vacance distinctes, il vous sera nécessaire de compléter un formulaire par vacance de poste. Le formulaire comprend plusieurs parties. Il vous est demandé de compléter chaque bloc. En complétant chaque bloc, vous devrez apporter des données précises, décrivant comment/en quoi vous remplissez les qualifications générales énumérées. IMPORTANT : Si vous ne remplissez pas la MAJORITÉ des qualifications, nous vous conseillons vivement de ne pas vous porter candidat(e). Pour plus d’informations sur ce poste, il vous est conseillé de consulter la publication officielle disponible sur notre site internet (http://www.nspa.nato.int, “Emploi”, “Postes vacants à la NSPA”). Le présent formulaire doit être complété par voie électronique et transmis à la Division des ressources humaines de la NSPA ([email protected]).
VEUILLEZ LIRE AVEC ATTENTION LES INSTRUCTIONS SUIVANTES
Les mentions, telle que : « voir ci-joint », « annexe », « document joint », « CV », ou de brèves réponses telles que « oui » ou « non »,etc., ne sont pas acceptées. Les candidatures qui ne répondent pas aux pré-requis mentionnés
ci-dessus ne seront pas prises en considération.
REMARQUE IMPORTANTE : Avez-vous déjà travaillé ou travaillez-vous actuellement pour une société qui a été ou est liée contractuellement à la NSPA ? Si c’est le cas, veuillez préciser le nom de la société et la période concernée. PARTIE 1 – QUALIFICATIONS GÉNÉRALES
1) Diplôme d'études supérieures équivalant à un master : Veuillez fournir une copie de votre/vos diplôme(s) d'études supérieures ou du/des diplôme(s) obtenus à l'issue de votre formation équivalente (avec justification de l'équivalence). Les candidatures n'incluant pas la copie du/des diplôme(s) seront automatiquement rejetées. 2) Vaste expérience de la logistique, notamment de ses aspects liés aux achats, aux finances, aux opérations et au déploiement, à un poste de direction de niveau supérieur dans un organisme d'une certaine taille, normalement acquise au sein d'une organisation internationale, d'une administration publique nationale (civile ou militaire) ou dans le secteur privé : 3) Très grande souplesse et capacité à s'adapter à un environnement changeant et à mener la mise en oeuvre du changement : 4) Diplomatie et compétences en matière de relations interpersonnelles nécessaires pour encourager la coopération internationale et diriger avec efficacité de grandes réunions internationales : 5) Expérience confirmée de l'utilisation de compétences efficaces en matière de négociation afin d'emporter l'adhésion de ses interlocuteurs et d'atteindre les résultats souhaités, et notamment une croissance de l'activité : 6) Expérience confirmée de la gestion du temps et capacité à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais : 7) Expérience confirmée de l'atténuation des risques par la mise au point de solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines) : 8) Aptitude confirmée à déterminer les résultats visés et attendus, avec des indicateurs pertinents, et à réorienter le travail et améliorer les performances le cas échéant : 9) Expérience approfondie, étendue et confirmée de la gestion de projet à des échelons supérieurs, à la tête d'équipes de projet multiples : 10) Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience de l'utilisation d'ordinateurs personnels et de progiciels :
PARTIE 2 – QUALIFICATIONS PARTICULIÈRES
1) Connaissances spécialisées dans le domaine du soutien des clients, en particulier en ce qui concerne le Partenariat pour la paix (PPP) et le Dialogue méditerranéen (DM) : 2) Connaissances fondamentales en matière de gestion des ressources appliquée aux activités de soutien logistique, aux services de soutien de bases et aux travaux publics : 3) Connaissance des ventes militaires américaines à l'étranger (FMS) :
PARTIE 3 – CONNAISSANCES LINGUISTIQUES
1) Les deux langues officielles de l'OTAN sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable :
PARTIE 4 – QUALIFICATIONS SOUHAITABLES
1) Master en gestion ou en administration des affaires : 2) Bonne connaissance ou expérience du secteur de l'industrie de la défense :
PARTIE 5 – REMARQUES
1) Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'OTAN et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. 2) Déplacements de service prévus, conformément à la politique générale de l'OTAN, selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'Atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de l'Agence y est ou y sera en service.
3) Les candidats doivent savoir que la durée initiale de l’affectation est fixée à 3 ans. Le contrat pourra être renouvelé, mais ne dépassera pas la durée d’affectation déterminée de 9 ans.
"Je suis conscient(e) que les informations que j'ai fournies ci-dessus seront utilisées afin d'évaluer mes qualifications pour un éventuel emploi / une éventuelle carrière à la NSPA. Je n'ignore pas que toute fausse déclaration ou omission de ma part, même involontaire, peut entraîner l'irrecevabilité de ma candidature ou la résiliation éventuelle d’un engagement futur." NOM ___________________________ SIGNATURE ___________________________ DATE _____________________________