RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADAUD. BUSANA AYU INDAH

I Nyoman Nika Putra Sanjaya 1)

S1/ Jurusan Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email : nika.dong@gmail.com

Abstract: UD. Busana Ayu Indah is a company engaged in the field of services and sale of apparel manufacturing. The form of goods sold apparel, as well as selling apparel manufacturing enterprises also receive services kebaya, Wastra and apparel service. Management processes of the company in a reporting are limited to recording sales transactions daily, and income generated from the sale of the recording and the amount of goods sold in the enterprise, so that the sale made by the enterprise produces only limited by the sales summary information copy obtained from the sale of notes. From the daily sales record is not capable of providing information for managers or business owners use to evaluate the sales process.In the present study used methods Sales Information System, because this method can provide useful information for managers, as well as people and organizations within the enterprise in evaluating and improving sales activities, so that the main purpose enterprises in increasing sales activity with information supported the will adequately met. The system also provides information that will be presented to the customer order notification form completed and promotional items through the SMS gateway that integrates with the desktop.

Keywords: sales information systems.

UD. Busana Ayu Indah

merupakan perusahaan yang bergerak

dalam bidang jasa pembuatan dan

penjualan pakaian jadi. Barang yang dijual

berupa berbagai macam pakaian jadi, baik

untuk kebutuhan sehari-hari, kebutuhan

sekolah dan keagamaan.

UD. Busana Ayu Indah menerima

pembuatan kebaya, kain wastra, dan jasa

service pakaian. Proses bisnis penjualan

barang yang selama ini berjalan pada UD.

Busana Ayu Indah sama seperti proses

penjualan pada umumnya, yaitu customer

melakukan transaksi pembelian kemudian

dilayani oleh bagian penjualan dan

membayar di kasir. Dalam pelayanan jasa

khususnya penerimaan order kebaya,

customer terlebih dahulu memilih kain

bahan kebaya yang ingin dipesan, lalu

melakukan pengukuran badan customer

oleh bagian penjualan. Setelah semua

dicatat, bukti pemesanan diberikan ke

customer untuk bukti pengambilan barang

apabila sudah selesai.

Proses tersebut hanya melakukan

pencatatan untuk transaksi-transaksi

penjualan sehari-hari, dan dari pencatatan

tersebut dihasilkan pendapatan penjualan,

serta jumlah barang yang terjual di

perusahaan. Dengan banyaknya jenis

barang yang disediakan, maka semakin

banyak waktu yang diperlukan untuk

mencatat segala hal yang berhubungan

dengan transaksi penjualan. Namun saat ini

proses penjualan yang dilakukan oleh

perusahaan hanya menghasilkan sebatas

informasi rekapitulasi penjualan yang

didapat dari copy nota penjualan. Dari hasil

catatan penjualan harian tersebut belum

mampu memberikan informasi bagi

manajer atau pemilik perusahaan guna

melakukan evaluasi proses penjualan.

Belum diterapkannya penggunaan

teknologi informasi dan pemanfaatan data

untuk mendapatkan informasi yang

dibutuhkan mengakibatkan keinginan

manajer untuk memperbaiki dan mengelola

perusahaan khususnya di bagian penjualan

kurang didukung dan belum mendapatkan

informasi – informasi yang memadai. Oleh

sebab itu perlunya diterapkan sistem

informasi penjualan pada perusahaan

dengan mempertimbangkan kebutuhan

manajer dalam membantu pengambilan

keputusan. Sistem tersebut akan memuat

riwayat penjualan barang maupun jasa

pada perusahaan, untuk kemudian di olah

dengan bertujuan menghasilkan informasi

yang berguna dalam membantu manajer.

Dari permasalahan tersebut,

penulis akan membuat sistem informasi

penjualan yang dapat digunakan untuk

membantu manajer dalam melakukan

evaluasi kegiatan penjualan. Laporan yang

dihasilkan dari Sistem Informasi Penjualan

ini yaitu laporan data kunjungan customer,

laporan perbandingan penjualan barang

dan jasa dalam setiap periode, laporan data

history transaksi pembelian yang dilakukan

customer, dan informasi hasil pendapatan

penjualan per periode. Informasi-informasi

yang dihasilkan oleh sistem dapat

digunakan untuk melakukan evaluasi

kegiatan penjualan. Sedangkan output

layanan yang diberikan untuk customer

yaitu notifikasi orderan selesai, layanan

request status yang dilakukan oleh

customer, dan notifikasi info barang dan

diskon. Dimana dengan ditambahkan fitur

layanan SMS Gateway untuk customer,

diharapkan dapat mempermudah customer

dalam melakukan transaksi dan

mempermudah customer dalam

mengetahui status order yang sedang

dilakukan.

LANDASAN TEORI

1. Sistem

(Gondodiyoto, 2007:107)

menyatakan sistem adalah merupakan

suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-

komponen atau sub sistem yang

berorientasi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu.

Berdasarkan batasan pengertian

tersebut, sistem mempunyai karakteristik

sebagai berikut:

1. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen

atau sumberdaya yang saling berkaitan

secara terpadu, terintegrasi dalam suatu

hubungan hirarkis.

2. Sistem memiliki sasaran yang akan

dicapai. Setiap sistem berusaha mencapai

satu atau lebih sasaran yang merupakan

arah, yang merupakan kekuatan yang

memberikan arah suatu sistem.

3. Konstruksi sistem terdiri dari: Masukan-

Proses-Keluaran. Masukan merupakan

semua arus berwujud atau tidak berwujud

yang masuk ke sistem. Keluaran mrupakan

semua arus keluar atau akibat yang

dihasilkan. Proses terdiri dari metode yang

digunakan untuk mengubah masukan

menjadi keluaran.

4. Sistem memiliki pengguna. Setiap

sistem harus mengarahkan sub sistemnya

agar dapat mencapai sasaran. Sasaran

sistem sebagai ukuran penentu

keberhasilan suatu sistem.

5. Sistem memiliki keterbatasan.

6. Sistem memiliki sub sistem yang

membentuk suatu jaringan terpadu.

7. Sistem memerlukan pengendalian.

2. Informasi

Informasi adalah data yang sudah

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti (bermanfaat) bagi

penerimanya, menggambarkan suatu

kejadian dan kesatuan nyata yang dapat

dipahami dan dapat digunakan untuk

pengambilan keputusan, sekarang maupun

masa depan (Gondodiyoto, 2007:110).

Sumber dari informasi adalah data. Data

merupanakan bentuk jamak dari bentuk

tunggal datum atau data item. Data sebagai

input perlu diolah oleh suatu sistem

pengolahandata agar dapat menjadi output,

yaitu informasi yang lebih berguna bagi

pemakainya.

Dari uraian tersebut dapat dikatakan

bahwa :

1. Informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih

bermanfaat dan lebih berarti bagi

penggunanya.

2. Data menggambarkan suatu kejadian-

kejadian, data dinyatakan sebagai symbol-

simbol, gambar-gambar, kata-kata, angka-

angka,atau huruf-huruf yang menunjukkan

suatu ide, obyek, kondisi atau situasi

tertentu.

3. Informasi digunakan untuk

pengambilan keputusan. Bagi manajemen

suatu organisasi, informasi berguna untuk

membantu dalam pengambilan keputusan

yang menentukan keberhasilan atau

kesuksesan organisasi pada masa yang

akan datang.

3. Sistem Informasi

“Sistem adalah kumpulan dari

elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu” (Jogiyanto,

1990).

“Informasi adalah terdiri dari data

yang telah diambil kembali dan diolah atau

sebaliknya dan digunakan untuk tujuan

informatif atau kesimpulan, argumentasi,

atau sebagai dasar untuk peramalan atau

pengambilan keputusan”. Sistem

Informasi adalah kombinasi antara

prosedur kerja, informasi, orang dan

teknologi informasi yang diorganisasikan

untuk mencapai tujuan dalam sebuah

organisasi.

Sistem informasi adalah

sekumpulan komponen pembentuk sistem

yang mempunyai keterkaitan antara satu

komponen dengan komponen lainnya yang

bertujuan menghasilkan suatu informasi

dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem

informasi diperlukannya klasifikasi alur

informasi, hal ini disebabkan

keanekaragaman kebutuhan akan suatu

informasi oleh pengguna informasi.

4. Penjualan

Dalam buku pengertian penjualan

milik Ridwan Iskandar Sudayat, penjualan

adalah suatu usaha yang terpadu untuk

mengembangkan rencana- rencana

strategis yang diarahkan pada usaha

pemuasan kebutuhan dan keinginan

pembeli, guna mendapatkan penjualan

yang menghasilkan laba (Marwan, 1991).

Penjualan merupakan sumber hidup suatu

perusahaan, karena dari penjualan dapat

diperoleh laba serta suatu usaha memikat

konsumen yang diusahakan untuk

mengetahui daya tarik mereka sehingga

dapat mengetahui hasil produk yang dijual.

Menurut Kotler (2006:457), penjualan

merupakan sebuah proses dimana

kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual

dipenuhi, melalui antar pertukaran

informasi dan kepentingan. Jadi konsep

penjualan adalah cara untuk

mempengaruhi konsumen untuk membeli

produk yang ditawarkan. Dalam

kenyataannya penjualan mempunyai dua

sistem yang biasa diterapkan oleh suatu

perusahaan dagang yaitu penjualan yang

dilakukan dengan cara tunai dan penjualan

yang dilakukan dengan menggunakan cara

kredit atau sering disebut dengan cara

angsuran.

5. Sistem Informasi Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari

transaksi barang atau jasa baik secara

kredit atau jasa untuk mendapatkan sumber

daya lainnya seperti kas atau janji untuk

membayar (piutang). Penjualan adalah

suatu aktivitas perusahaan yang utama

dalam memperoleh pendapatan, baik untuk

perusahaan besar maupun perusahaan

kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir

dari kegiatan pemasaran, karena pada

bagian ini ada penetapan harga, diadakan

perundingan dan perjanjian serah terima

barang, maupun perjanjian cara

pembayaran yang disepakati oleh kedua

belah pihak, sehingga tercapai suatu titik

kepuasan (Mulyadi, 2001).

Sistem penjualan adalah sistem

yang melibatkan sumber daya dalam suatu

organisasi, prosedur, data, serta sarana

pendukung untuk mengoperasikan sistem

penjualan, sehingga menghasilkan

informasi yang bermanfaat bagi pihak

manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi penjualan

diartikan sebagai suatu pembuatan

pernyataan penjualan, kegiatan akan

dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang

meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya

pesanan dari pembeli, pengecekan barang

ada atau tidaknya dan diteruskan dengan

pengiriman barang yang disertai dengan

pembuatan faktur dan mengadakan

pencatatan atas penjualan yang berlaku

(Niswonger, 1999).

PERANCANGAN SISTEM

1. Blok diagram perancangan sistem

Blok diagram rancangan sistem informasi

penjualan dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1 Block diagram rancang bangun

sistem informasi penjualan

2. System Flow

System flow merupakan

penggambaran arus informasi berupa alur

sistem yang akan di implementasikan

dengan komputer berupa alur hubungan

antara data, proses dan laporan.

Gambar 2 Systen Flow Penjualan

Barang dan Jasa.

Gambar 3 System Flow Notifikasi SMS

Customer.

Gambar 4 System Flow Penerimaan

Order Customer.

Gambar 5 System Flow Pembuatan

Laporan.

3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD)

merupakan suatu metode pengembangan

sistem yang terstruktur. Penggunaan notasi

dalam data flow diagram ini sangat

membantu sekali untuk memahami suatu

sistem pada semua tingkat kompleksitas.

Pada tahap analisis penggunaan notasi ini

dapat membantu dalam berkomunikasi

dengan pemakai sistem untuk memahami

sistem secara logika.

Gambar 6 Context Diagram Sistem

Informasi Penjualan Pada UD. Busana Ayu

Indah.

Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD)

digunakan untuk menginterpretasikan,

menentukan dan mendokumentasikan

kebutuhan-kebutuhan untuk sistem

pemrosesan database. ERD menyadiakan

bentuk untuk menunjukkan struktur

keseluruhan kebutuhan data dari pemakai.

Dalam ERD, data tersebut digambarkan

dengan menggunakan simbol entitas.

Gambar 7 CDM Sistem Informasi

Penjualan pada UD. Busana Ayu Indah

Gambar 8 PDM Sistem Informasi

Penjualan pada UD. Busana Ayu Indah

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proses penjualan, penerimaan

orderan, penjualan barang dan jasa dan

pelaporan merupakan proses utama dalam

sistem informasi penjualan pada UD.

Busana Ayu Indah ini. Proses ini dapat

diakses oleh admin, manajer dan

karyawan. Adapun urutan proses bisnis

pada sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Pertama2 pengguna untuk hak akses

penjualan dapat melakukan login untuk

dapat melakukan kegiatan pada system.

2. Customer yang belum terdaftar bisa

melakukan pendaftaran pada penjualan

kemudian dapat memesan orderan,

untuk melakukan input pemesanan

orderan dapat dilihat pada gambar 9.

Gambar 9 form Input Pesanan Customer

3. Apabila data orderan telah di inputkan

maka selanjutnya user yang memiliki

hak akses sebagai karyawan penjahit

melakukan login dan memeriksa work

list untuk selanjutnya dikerjakan

seperti yang di tunjukkan pada gambar

10.

Gambar 10 form List Order Karyawan

4. Setelah orderan selesai dikerjakan oleh

karyawan penjahit, karyawan akan

melakukan update status order, dan

secara otomatis system akan

mengirimkan sms pemberitahuan

bahwa orderan sudah selesai dan bisa

diambil. Format sms gateway

pemberitahuan ditunjukkan pada

gambar 11.

Gambar 11 SMS Notifikasi Order Selesai.

5. User dengan hak akses penjualan

melakukan penjualan seperti biasa,

customer yang ingin mengambil

orderan yang sudah selesai cukup

menunjukkan bukti order pada

penjualan. Form penjualan ditunjukkan

pada gambar 12 dan nota struk

penjualan yang dihasilkan ditunjukkan

pada gambar 13.

Gambar 12 SMS Notifikasi Order Selesai.

Gambar 13 Nota Struk Penjualan.

KESIMPULAN

Setelah dilakukan analisis, peran-

cangan sistem, pembuatan serta uji coba

dari sistem informasi penjualan pada U.D

Busana Ayu Indah, maka telah diambil kes-

impulan bahwa sistem informasi penjualan

sudah dapat menghasilkan informasi yang

dapat membantu manajemen perusahaan

dalam mengambil keputusan dalam

melakukan evaluasi penjualan.

SARAN

Beberapa saran yang perlu

disampaikan untuk pengembangan sistem

informasi penjualan pada U.D Busana Ayu

Indah, antara lain:

1. Sistem informasi penjualan pada U.D

Busana Ayu Indah ini selain

difokuskan untuk informasi penjualan

dalam melakukan evaluasi penjualan,

aplikasi ini juga dapat dikembangkan

ke arah pengadaan barang berdasarkan

data sistem informasi penjualan yang

sudah dihasilkan dengan metode

peramalan.

2. Aplikasi ini dapat dikembangkan

dengan menambahkan laporan

penjualan yang dapat digunakan untuk

menentukan pola pemesanan order

serta spesifikasi barang yang

digunakan untuk menentukan pola

pembelian customer maupun pola

penjualan barang pada periode

tertentu.

DAFTAR PUSTAKA

Hague, Paul. 1995. Merancang Kuesioner.

Jakarta: Pustaka Binaman

Pressindo.

Herlambang, Soendoro & Tanuwijaya,

Haryanto. 2005. Sistem

Informasi:Konsep, Teknologi &

Manajemen, Yogyakarta: Graha

Ilmu.

Jogiyanto, H.M, 1995, Analisa dan Desain

Sistem Informasi,

Yogyakarta:Andi.

Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E.

2006. Analisis dan Perancangan

Sistem. Jakarta:PT. Indeks.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan

Sistem Informasi dan Aplikasinya,

Yogyakarta: Gava Media.

McLeod, Raymond, 2001. System

Informasi Manajemen Jilid 2,

Jakarta: PT Prenhallindo dan

Pearson Education Asia Pte. Ltd..

Indrajit, Richardus Eko, 2005. Strategi

Manajemen Pembelian dan Supply

Chain, Jakarta: PT Grasindo.

Pujawan, I Nyoman, 2005. Supply Chain

Management edisi pertama,

Surabaya: Guna Widya.

Weisner, Joel D, 2005. Principles Of

Supply Chain Management A

Balance Approach, Mason:

THOMSON

Simchi-Levi, David, 2005. Designing and

Managing the Supply Chain,

United States: OMC

Yolanda, M. Siagian, 2005. Aplikasi

Supply Chain Management Dalam

Dunia Bisnis, jakarta: Grasindo.