CGl – Módulo de Registro y Digitalización de Documentos C G I

OFICIALÍA MAYORUNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Módulo de Registro y Digitalización de Documentos

(Captura)

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• Estructura del CGI• Módulo de Registro y Digitalización de Documentos• Oficina y usuarios de captura• Tipos de usuarios de captura• Documentos que se registran en el Módulo de Registro y

Digitalización de Documentos• Generación de folios• Registro de documentos• Requisitos para el uso del Módulo de Captura

Contenido

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Estructura del CGI

Módulo de Administración Módulo de Registro y Digitalización

Solicitudes

SCT

Respuestas Acuses de

Recibo

SCT

Módulo de Seguimiento – Escritorio WEB

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Éste módulo, permite llevar a cabo el proceso

de registro y digitalización de los documentos

impresos recibidos en la organización con la

finalidad de generar el flujo electrónico interno,

o en su caso, para resguardo de asuntos

generados en papel anteriores a la

implementación del sistema.

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Oficina y Usuarios de Captura

Oficina Principal

Sub-Oficina 1 Oficina de Captura

Sub-Oficina 2

Oficina de Captura

Ejecutivo de Captura

(1)

Capturistas (N)

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Tipos de Usuarios de Captura

MODULO DE REGISTRO Y DIGITALIZACION

Ejecutivo o Jefe de Captura

Capturistas

Responsable de la oficina de captura, los asuntos que se registren en la misma saldrán a nombre del ejecutivo de captura. El Ejecutivo de captura puede registrar asuntos que lleguen en papel y/o revisar los que generen los Capturistas. Solo existe un Ejecutivo de Captura por cada oficina de captura.

Registran asuntos que lleguen en papel a la oficina. Pueden no existir Capturistas en la oficina, si solo se cuenta con el Ejecutivo de captura y no se requieren más usuarios para la captura. También puede existir uno o más Capturistas en la misma oficina.

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Documentos que se registran en el Módulo de Registro y Digitalización de Documentos

Oficina Principal Oficinas

Sub-Oficina 1 Oficina de Captura

Sub-Oficina 2

Oficina de Captura

Ejecutivo

Capturistas

Solicitudes

Respuestas

Acuses de recibo

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Generación de folios

Oficina

Cuando un asunto se registre en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de forma automática, el cual contiene los siguientes elementos:

Origen: “G” o “E”• Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará un folio con origen “G” • Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema generará un folio con origen “E”

G 100 00 10 – 1G 100 00 10 – 2E 100 00 10 –1E 100 00 10 –2

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Generación de folios

Oficina

Prefijo•Cada oficina en el sistema contará con un prefijo para identificar los asuntos registrados en la Unidad Responsable, el prefijo será el número que cada unidad tiene presupuestalmente, así como la oficina interna de la unidad, por ejemplo, Oficina del Secretario, Secretaría Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100 10, Coordinación de Asesores 100 20, etc.•Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de acuerdo a la oficina que se trate.

Año•Año de calendario en dos dígitos, este valor lo tendrán todos los folios y cambiara una vez que suceda el cambio de año.

G 100 00 10 – 1G 100 00 10 – 2E 100 00 10 –1E 100 00 10 –2

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Generación de folios

Oficina

Consecutivo•Este elemento se asignará por cada origen de folio, prefijo y año, es decir, habrá para cada oficina dos contadores de folios, uno para Internos y otro para externos, el cual se iniciará en 1 cuando haya cambio de año calendario.

Nueva modalidades de numeración de consecutivos:•Consecutivo Separado.- Se tendrá numeración independiente para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E2, E3, E4, … EN

G1, G2, G3, G4 … GN

•Consecutivo Único.- Se tendrá numeración única para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E3, E5, E6, … EN

G2, G4, G7, G8 … GN +1

G 100 00 10 – 1G 100 00 10 – 2E 100 00 10 – 1E 100 00 10 – 2

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SCT

Usuario sin Sistema, sea éste Interno o

Externo

Usuario SCT con Sistema

Registro de documentos-Nuevas solicitudes recibidas

Solicitud

Registro y Digitalización

E 100 00 09 - 20

G 100 00 09 - 20

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SCT

Usuario sin Sistema, sea éste Interno o

Externo

Usuario SCT con Sistema

Registro de documentos -Devolución de Solicitudes

Solicitud

Registro y Digitalización

E 100 00 09 - 20

G 100 00 09 - 20

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SCT

Usuario sin Sistema, sea éste Interno o

Externo

Usuario SCT con Sistema

Registro de documentos -Solicitudes para el Jefe de Captura

Solicitud E 100 00 09 - 20

G 100 00 09 - 20

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SCT

Usuario SCT con Sistema

Registro de documentos -Acuses de respuestas

Respuesta

Usuario sin Sistema, sea éste Interno o

Externo

Solicitud

Registro y Digitalización

E 100 00 09 - 20

G 100 00 09 - 20

Registro de acuse de recibo de respuesta enviada

Acuse de recibo

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SCT

Usuario SCT con Sistema

Registro de documentos -Acuses de solicitudes generadas en el EW para usuarios sin Sistema

Registro de acuse de recibo de solicitud enviada

Registro y Digitalización

G 100 00 09 - 22 Solicitud

Usuario sin Sistema, sea éste Interno o

Externo

Acuse de recibo

G 100 00 09 - 22

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SCT

Usuario SCT con Sistema

Registro de documentos -Respuestas recibidas de usuarios sin Sistema.

G 100 00 09 - 22

Registro de acuse de recibo de solicitud enviada

Registro y Digitalización

G 100 00 09 - 22

Solicitud

Usuario sin Sistema, sea éste Interno o

Externo

Acuse de recibo

Respuesta

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SCTUsuario SCT “A “ con Sistema

Solicituden Papel

Registro de documentos Solicitudes de usuarios enviadas entre Usuarios CON Sistema.

Usuario SCT “B” con Sistema

Registro y Digitalización

G 100 00 09 - 23

G 100 00 09 - 23

SolicitudElectrónica