digitalizaciÓn de documentaciÓn – liquidaciÓn a prestadores

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN –

LIQUIDACIÓN A PRESTADORES

Instructivo

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Código: CP-CSA-INS-04-V01

Sector: Gerencia de Consejo Salud

Proceso: Digitalización de Documentación – Liquidación a Prestadores

Fecha: 27/03/2013 Preparó: C.B. OGP

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Importante: Se aclara que las actividades que componen los procedimientos e instructivos se encuentran enunciadas en forma continua y secuencial para cada uno de los intervinientes en los procesos. Ésta modalidad de redacción permite identificar la intervención completa de un Área/Sector dentro del procedimiento. Asimismo, y para una mejor visualización del flujo de las actividades y/o información, se recomienda la lectura de los procedimientos en conjunto con los flujogramas que los representan gráficamente.

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN PROCESO CAMBIO FECHA

V1 CP-CSA-INS-04-V01 Primera edición del documento. 27/03/2012







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ÍNDICE

I. OBJETIVO

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II. ALCANCE 4

III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR

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V. DESARROLLO

1. Clasificación de la Documentación 2. Digitalización de la Documentación 3. Control e Indexación de la Documentación 4. Destrucción de la Documentación 5. Búsqueda de la Documentación

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VI. FORMULARIOS

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VII. FLUJOGRAMAS

1. Digitalización de Documentación – Liquidación a

Prestadores

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VIII. ANEXOS 16







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I. OBJETIVO: Establecer en un instructivo el circuito administrativo para la digitalización de documentos en el Sector Liquidación a Prestadores. II. ALCANCE:

Lo establecido en el desarrollo de este instructivo es de aplicación para el Sector Liquidación a Prestadores en cumplimiento de sus funciones. III. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: No aplica.

IV. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y FORMULARIOS A UTILIZAR:

1. Antecedentes Normativos No aplica.

2. Formularios a utilizar No aplica.







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V. DESARROLLO 1. Clasificación de la documentación 1.1 Liquidación a Prestadores: 1.1.1 Realiza el proceso de Liquidación a Prestadores CP-CSA-PGE-04 generando

como resultado un legajo por cada liquidación realizada. 1.1.2 Clasifica y ordena la documentación que contiene el legajo, a fin de evitar la

duplicación de archivos, borradores y toda documentación que carezca de valor informativo, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

Controlar que las hojas no contengan material metálico; Ordenar los comprobantes de la liquidación (copia de la

liquidación, copia de la nota de débito, copia de la factura, los detalles y comprobantes), evitando dobleces y arrugas en las hojas que conforman el legajo;

Sujetar el legajo en el margen superior izquierdo;

Fotocopiar la documentación presentada en papel de fax.

Numerar la hoja de cada comprobante que compone el legajo.

1.1.3 El encargado de Liquidación a Prestadores informa y entrega las

liquidaciones a digitalizar al colaborador responsable de dicha función. 2. Digitalización de la documentación 2.1 Liquidación a Prestadores: 2.1.1 El colaborador responsable de llevar a cabo la digitalización recibe las

liquidaciones a digitalizar. 2.1.2 Ingresa a la Intranet del Consejo con su usuario y contraseña, luego presiona

el botón “Aceptar”.







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2.1.3 Selecciona la opción “Simeco Digital PDF”

2.1.4 Selecciona la solapa “Listados”, luego presiona la opción “Exportar a Excel

liquidaciones No digitalizadas” para generar un reporte de las liquidaciones a digitalizar.







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2.1.5 Coloca la liquidación en el scanner e ingresa al icono ubicado en su escritorio, o bien directamente desde el display del scanner, luego selecciona una de las siguientes opciones para obtener las imágenes digitalizadas:

2.pdf: Opción recomendada para legajos no voluminosos, cuyas hojas

son de impresión simple y de similar tamaño.

8.pdf: Opción recomendada para legajos voluminosos, cuyas hojas se encuentran impresas en doble faz.

2.1.6 Presiona el botón “Si” en caso de adicionar más hojas al archivo (opción 8.pdf), de lo contrario presiona el botón “No” de la ventana “Bandeja de entrada del alimentador vacía”.

2.1.7 Nombra el archivo con el número de la liquidación y presiona el botón

“Guardar” de la ventana “Guardar como”.







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3. Control e Indexación de la documentación 3.1 Liquidación a Prestadores: 3.1.1 El encargado de Liquidación a Prestadores ingresa a “Simeco Digital PDF”

(ver puntos 2.1.2 y 2.1.3). 3.1.2 Selecciona la solapa “Listados”, luego presiona la opción “Exportar a Excel

liquidaciones Digitalizadas No indexadas” para generar un reporte de las liquidaciones digitalizadas no indexadas (ver punto 2.1.4).

3.1.3 Solicita al colaborador que realiza la digitalización los legajos físicos

pendientes de indexar. 3.1.4 Recibe del colaborador los legajos pendientes de indexar. 3.1.5 Selecciona la solapa “Bandeja” del sistema Simeco Digital PDF y presiona la

opción “Bandeja de Liquidaciones Digitalizadas No Indexadas” para realizar el control y la indexación de la documentación.







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3.1.6 Se despliega un listado de las actividades pendientes, presiona el icono de

“Pendiente” de la liquidación a indexar para su visualización.

3.1.7 Controla que lo digitalizado coincida con el legajo físco. El sistema despliega

la liquidación para poder visualizarla:

3.1.7.1 En caso de estar correcta presiona el botón “Aceptar” para realizar la indexación.







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3.1.7.2 En caso de no estar correcto presiona el botón “Cancelar” y continúa con el punto 1.1.3.

3.1.8 Envía las liquidaciones indexadas al colaborador responsable de digitalizar e

informa que se proceda a la destrucción. 4. Destrucción de documentación. 4.1 Liquidación a Prestadores: 4.2 El colaborador recibe del encargado del Sector Liquidación a Prestadores las

liquidaciones que se encuentran en condiciones de ser destruidas.







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4.3 Ingresa al Sistema Simeco Digital PDF, se posiciona en la solapa “Listados” y selecciona la opción “Exportar a Excel Liquidaciones Digitalizadas” para generar un detalle de las liquidaciones que corresponden ser destruidas (ver puntos 2.1.2 al 2.1.4).

4.4 Realiza la destrucción física de las liquidaciones correspondientes utilizando

la maquina destructora. 4.5 Ingresa en el libro de actas los datos detallados a continuación:

Fecha; Planilla generada en el punto 4.3; Firma del colaborador que realizó la destrucción Firma del encargado del Sector Liquidación a Prestadores/ Jefatura

Operativa/Administrativa. 5. Búsqueda de Documentación. 5.1 Gerencia de Consejo Salud/Sectores intervinientes 5.2 Accede al aplicativo “Proezas” e ingresa el “Usuario” y “Contraseña”.

Presiona el botón “Aceptar”.







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5.3 Selecciona la opción “PROGDI – SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” de la ventana “G.Nexys – Integrador de Aplicaciones (Menúes)”.

5.4 Selecciona la liquidación deseada de la ventana “Visor de Documentos – Proezas PROGDI Sistema de Imágenes”.







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5.5.1 En caso de realizar una búsqueda más precisa, selecciona la columna correspondiente y la arrastra hasta el campo “Arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna” y realiza doble clic sobre la liquidación a visualizar.

5.5.2 Se despliega el archivo pdf que contiene la liquidación seleccionada.







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VI. FORMULARIOS No aplica.







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VII. FLUJOGRAMA 1. Digitalización de Documentación – Liquidación a Prestadores.







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VIII. ANEXOS No aplica.



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