Historic  Downtown  Plano  Association  Meeting  Minutes  

November  2,  2015  9:00  AM  event1013  

     

1. Call  to  Order-­‐  introductions-­‐  Mona  Crider,  HDPA  President  2. Old  Business  

a. Financial  Report-­‐  Barbara  Minchillo,  HDPA  Treasurer  i. As  of  End  of  September-­‐    

1. Cash  on  hand-­‐  $21,564  2. Liabilities-­‐  $10,066  

a. Funds  for  ED  position  3. Expenses-­‐  $985  

a. Quickbooks  &  Block  Party  b. Police  Report-­‐  Officer  Chris  Semrau  

i. No  major  issues  going  on.  8  total  arrests  in  the  downtown  area,  none  of  which  were  major.  

ii. Parking  is  still  an  issue.  Remember  that  if  you’re  parked  on  15th  or  K  Ave.,  the  officers  are  ticketing.  Be  sure  to  let  new  employees  know  about  the  parking  passes  and  where  they  work  and  where  they  do  not.  

iii. Doing  a  lot  of  work  in  the  park  to  make  sure  there  aren’t  any  issues  with  people  coming  up  from  DART.  

iv. Be  mindful  of  safety.  Lock  your  doors,  hide  your  belongings,  and  take  your  keys,  always.  Don’t  get  too  comfortable  and  remember  to  call  911  if  there  are  any  questionable  things  going  on.  

v. No  issues  at  Steinfest  from  a  police  perspective.  Everyone  was  on  their  best  behavior.  c. Event  Schedule-­‐  Lisa  Ringle,  HDPA  Executive  Director  

i. Steinfest  briefing  1. Est.  2,000  people  in  attendance.    2. Tickets  were  used  for  food  and  drink  purchases.    3. Strong  alcohol  sales.  4. Retail  sales  of  mugs  and  t-­‐shirts.  Learned  a  lot  about  that  side  of  things  and  will  

try  to  do  more  in  the  future.  We  still  have  some  glass  mugs  and  t-­‐shirts  left,  so  please  purchase  if  you’d  like.  You  can  purchase  to  resell  in  your  stores.    

5. There  is  a  survey  on  the  website  and  the  HDPA  Facebook  page.  Please  take  time  to  fill  it  out.    

6. Weather  ended  up  working  out  in  our  favor.  7. Press  picked  up  on  all  of  the  activities  at  the  event  (keg  bowling,  stein  dash,  

etc.)  and  gave  a  great  response.  8. Great  coverage  from  Plano  Magazine,  Community  Impact,  Plano  Profile,  DMN,  

Dallas  Observer,  and  Plano  Star  Courier.  9. Things  being  considered  for  next  year:  Day  of  the  week,  tightening  the  

footprint,  shortening  the  event  time,  adding  more  vendors,  etc.  10. We  must  focus  on  sponsorships  for  next  year  in  order  to  make  a  net  profit.    11. Vendors  should  be  ready  today  (11/3).  Please  contact  Amy  Penprase  at  

amy@urbanoilandgas.com  to  schedule  picking  up  your  check.  ii. Dine,  Drink,  Shop  2015  

1. We  will  hold  our  annual  Dine,  Drink  &  Shop  event  alongside  Dickens  in  Downtown  Plano  (December  4,  2015,  6-­‐10  PM)  

2. Merchants/Restaurants  offer  discounts/coupons  good  on  Tuesday,  December  8.    

3. We  will  stuff  100  bags  with  the  coupons  and  hand  them  out  at  Dickens  for  attendees  to  come  back  to  downtown  Plano  and  redeem  the  coupons.    

4. All  participating  restaurants/merchants  will  also  donate  15%  of  their  net  sales  for  the  day  back  to  HDPA  to  help  add  funds  to  the  bottom  line  to  begin  fundraising  for  2016.  

iii. 2016  Event  Schedule  (All  dates  are  still  tentative)  1. Calendar  dates  will  be  finalized  in  the  coming  weeks.    

a. Poker  Tournament-­‐  March  25,  2016  b. Night  Out-­‐  May  22,  2016  c. ArtFest  (formerly  Chalk  It  Up)-­‐  September  10,  2016  d. Steinfest-­‐  October  22,  2016  

2. Depending  how  we  end  2015  financially  and  potential  sponsorships  in  2016,  we  could  possibly  look  into  hosting  a  music  series  in  McCall  Plaza,  but  right  now,  that  is  not  a  for  sure  thing.  

d. Advertising/Promotion  Updates  i. Website-­‐  www.visitdowntownplano.com  

1. Ken  Wesley  (Supreme  Dream  Photography)  has  been  contracted  by  HDPA  to  maintain  and  edit  the  website.  

2. In  the  coming  weeks,  we’ll  add  a  live  music  schedule  to  the  website.  If  you  want  to  add  your  store’s  live  music,  you  will  need  to  submit  those  calendars  to  Ken  Wesley  every  two  weeks.  

3. We’re  also  adding  an  “In  The  News”  section  to  cover  all  of  the  press  HDPA  &  Downtown  Plano  has  been  getting.  

4. Revising  the  gallery  placement  on  website  ii. Kiosks  

1. First  putting  focus  on  kiosk  between  Angela’s  and  La  Foofaraw.  We  put  the  new  information  up  prior  to  Steinfest,  but  due  to  poor  paper  quality,  the  paper  couldn’t  withstand  the  humidity  and  had  to  be  taken  down.  We  are  getting  the  same  artwork  on  plexi/board  to  give  a  more  permanent  option.  

2. We’ll  also  have  a  “Coming  Events”  section  that  will  be  updates  twice  each  month.  HDPA  members  will  have  first  priority  on  events  that  get  posted.    

iii. Street  Flags  1. Four  versions:  Eat,  Shop,  Relax  &  Play  that  will  be  put  on  the  light  posts.    

3. New  Business  a. Guest  Speaker-­‐  Erick  Pascoe,  Critical  Mass  Plano  

i. Casual  bike  ride  held  in  cities  nationwide  on  the  last  Friday  of  every  month.  The  point  is  to  remind  motorist  that  bicycles  are  vehicles  entitled  to  use  city  streets.  Plano’s  critical  mass  is  also  a  fun  way  to  meet  people,  hoping  to  attract  a  friendly  crowd  that’s  happy  to  spend  a  couple  of  hours  exploring  together  without  knowing  the  destination  point.  The  ride  is  slow  enough  to  welcome  riders  of  all  skill  levels  and  ends  at  a  different  bar/restaurant  each  time.  

ii. First  Date:  Friday,  November  6,  2015  iii. Meet  up  starts  at  7  PM;  Ride  starts  at  8  PM  iv. Location:  Historic  Downtown  Plano  v. Target  Audience:  Plano’s  cyclists  groups  and  anyone  interested  in  a  fun,  friendly  show  

ride  through  the  city  streets  with  the  destination  point  being  a  local  bar.  vi. Shinola’s  involvement:  To  provide  back  patio  to  display  Shinola’s  lineup  of  bicycles,  have  

musician  or  DJ  play  music  for  meet  and  greet  hour  and  overall  venue  to  start  bike  ride.  

vii. Budget  (based  on  50-­‐100  riders):  Musician  or  DJ  $150-­‐$250,  t-­‐shirts:  $400-­‐$750,  water  bottles:  $300-­‐$400,  Fliers/Posters:  $200-­‐$400  

viii. Target  Sponsorships:  Shinola  Detroit,  Urban  Crust,  Urban  Rio,  Kelly’s  Eastside,  The  Fillmore  Pub,  Vickery  Park,  Brix  Bar  &  Grill,  Angela’s  at  the  crosswalk,  Lockhart  BBW,  Plano  Cycling  &  Fitness,  REI  Plano.  

ix. T-­‐shirts,  water  bottles,  etc.  featuring  the  downtown  logo  and  “Critical  Mass”  logo  to  act  as  marketing  effort  behind  the  events.    

x. If  you  are  interested  in  sponsoring  Critical  Mass  Plano  or  getting  more  information,  please  contact  Erick  Pascoe  at  erickpascoe@gmail.com  or  469-­‐358-­‐4215.  

b. 2016  Voting  i. Board  of  Directors  

1. We  had  a  lot  of  people  apply  to  be  on  the  board.  We  used  the  guidelines  set  in  the  bylaws  (member  in  good  standing  of  HDPA  for  at  least  one  year)  in  order  to  complete  the  slate.  

2. Once  votes  are  counted,  the  final  vote  and  list  of  2016  board  members  will  be  sent  out.  

ii. Meeting  Schedule  1. HDPA  Board  Meetings  (4  PM;  locations  will  be  sent  out  with  the  meeting  

agenda)  a. January  4,  April  4,  July  11,  October  3,  October  24  

2. General  Meetings  (9  AM;  event  1013)  a. January  5,  February  2,  March  1,  April  5,  May  3,  June  7,  July  12,  August  

2,  September  6,  October  4,  November  1                  

Next  Meeting:  Tuesday,  January  5,  2016  

9:00  AM  event1013