gsmi0102-manual del sistema de gestion integral

5/24/2018 GSMI0102-Manual Del Sistema de Gestion Integral

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MANUAL DEL SISTEMA DEGESTIN INTEGRAL

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SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Pgina 1 de 33


NORMA NTC ISO 9001:2000

NORMA NTC ISO 14001:2004

NORMA NTC OHSAS 18001:2007

Este manual no ser reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en parte sin la previa autorizacin escrita del GerenteGeneral de BIOCOMBUSTIBLES S.A.


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TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIN2 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN BIOCOMBUSTIBLES S.A.

2.1.1 Resea histrica2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A.2.1.3 Ubicacin2.1.4 Nuestros Productos2.1.5 Nuestros Clientes2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles.2.1.8 Estructura del negocio2.1.9 Estructura institucional2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios.

3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL3.1.1. Alcance del Sistema de Gestin de Calidad3.1.2. Alcance del Sistema de Gestin HSE3.1.3. Responsabilidades frente al Sistema de Gestin de Integral3.1.4. Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad3.1.5. Plataforma Estratgica Misin3.1.6. Visin3.1.7. Valores corporativos3.1.8. Poltica Integral3.1.9. Objetivos de Calidad3.1.10. Objetivos y Metas HSE

3.1.11. Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO.3.1.12. Estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de Integral

4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL4.1.1. Mapa de procesos de Biocombustibles S.A.4.1.2. Procesos Estratgicos4.1.2.1 Gestin Gerencial4.1.2.2 Gestin de Seguimiento y Evaluacin4.1.3. Procesos Operativos4.1.3.1 Gestin Comercial4.1.3.2 Gestin Operativa

4.1.4 Procesos de Apoyo4.1.4.1 Gestin Humana4.1.4.2 Gestin Administrativa y Financiera4.1.4.3 Gestin Jurdica4.1.4.4 Gestin de Ingeniera


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5. DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL

6. DEFINICIN DE TRMINOS

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8. ANEXOS


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1. INTRODUCCIN

El mundo actual se encuentra inmerso en cambios constantes, donde todos y cada uno delos miembros que lo conforman se encuentran interrelacionados y a su vez, se encuentran enuna constante competencia para ser mejores. El cual los orilla a que busquen el desarrollointegral de todos sus elementos. Este efecto, denominado globalizacin conlleva a que esteproceso de cambios y mejoras tenga nuevas exigencias, donde las organizaciones tendrnque cumplir con nuevos requisitos para satisfacer necesidades ms exigentes, teniendo quedemostrar la calidad y la responsabilidad que tiene.

Durante las ltimas dcadas, la calidad, el compromiso de la prevencin de la contaminaciny el control de los riesgos asociados a nuestros trabajadores en sus actividades y suadecuada gestin se han convertido en el factor competitivo nmero uno de las

organizaciones; por ese motivo y como respuesta a la necesidad del fortalecimiento de laempresa como organizacin moderna, BIOCOMBUSTIBLES S.A, ha sentido el compromisode proveer productos y servicios conformes a los requerimientos de sus clientes, elcompromiso por la preservacin del medio ambiente y el seguimiento, control y mitigacin delos impactos y peligros en nuestras operaciones; es por ello que se han realizadomodificaciones sustanciales en su estructura orgnica y funcional, y as como concepcin deun nuevo modelo de organizacin como elemento generador de compromiso de losfuncionarios, gracias a lo cual es posible lograr la satisfaccin y superacin de lasexpectativas de nuestros Clientes, a nuestros trabajadores, comunidad y la Mejora Continua.

El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestin Integral

implementado por BIOCOMBUSTIBLES S.A, para el aseguramiento de la calidad en susproductos y servicios, el compromiso con el Medio Ambiente y la Seguridad Industrial y SaludOcupacional, cumpliendo con los estndares de calidad bajo la Norma ISO 9001:2000 y losrequerimiento contemplados en la Norma ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. EsteManual de Gestin Integral muestra los alcances y procesos involucrados, las funciones,actividades y responsabilidades del personal, adems, hace referencia a los Procedimientosdel Sistema de Gestin Integral y presenta las directrices como la Poltica Integral y losObjetivos que se tienen en el Sistema de Gestin de Integral, las actividades yprocedimientos que se realizan en todas las partes del proceso, para asegurar la calidad delproducto y del servicio al cliente interno y externo, el cumplimiento de los requerimientoslegales en el tema del Medio Ambiente y S&SO, siendo este nuestro principal fin.

El Manual del Sistema de Gestin Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A se encuentra adisposicin de todos aquellos interesados en nuestro Sistema de Gestin como guafundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso de laorganizacin.

RAMIRO HERNANDO SANCHEZ BENITEZ

GERENTE GENERAL


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2. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIN BIOCOMBUSTIBLES S.A

2.1.1 Resea histrica

La empresa naci bajo el nombre de FERREPEL S.A. el 28 de febrero de 2004, con elpropsito de comercializar especialmente la lnea de ferretera petrolera (vlvulas y tubera),rea en la que se ha desempeado desde entonces.

En el mes de mayo de 2005 se inicio la comercializacin de combustibles, bajo la figura desub-distribuidores con el fin de complementar la oferta de combustibles a la industria,proceso que comenz a tomar relevancia hacia agosto del mismo ao, en el que se inicio elproceso de estudio de factibilidad para la creacin de una compaa mayorista decombustibles.

Luego de la aprobacin de los estudios respectivos se tomo la decisin de iniciar el proceso

de legalizacin, permisos y licencias de todos los aspectos referentes a este proyecto (junio2005) dndonos como resultado que a la fecha nuestra compaa amplio el objeto social ygenero el cambio de razn social a BIOCOMBUSTIBLES S.A. con el ingreso de dos nuevosaccionistas.

2.1.2 Estructura organizacional de Biocombustibles S.A

Biocombustibles S.A presenta a continuacin su actual estructura organizacional as:


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2.1.3 Ubicacin

La empresa cuenta con una sede administrativa en Bogot D.C y una planta de

almacenamiento y despacho de combustibles en la ciudad de Facatativa- Cundinamarca yque se relacionan a continuacin:

2.1.4 Nuestros Productos

Los productos que comercializa Biocombustibles como distribuidor mayorista y minorista decombustibles son:

ACPM ACEM GASOLINA PARA MOTOR TURBO COMBUSTIBLE JET A-1 NAFTA

2.1.5 Nuestros Clientes

La empresa cuenta con diferentes tipos de clientes, divididos as:

OFICINAS SALITRE Y MONTEVIDEO PLANTA MANSILLACarrera 68 D No. 25 B - 86 Complejo Industrial Mansilla

Bogot DC. Colombia Facatativa-CundinamarcaTelfono: 4275093 Telfono: 4275093Calle 18 a 68 d 80 piso 3Bogot D.C. ColombiaTelfono:4275093


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TIPO DE CLIENTE DESCRIPCIN DEL CLIENTE EJEMPLO:

Distribuidor Mayorista

Entidad que cuenta con una plantade abastecimiento, con unacapacidad mnima dealmacenamiento de 780.000galones (30% de 2.600.00galones).

Bro

Distribuidor Minorista

Son aquellos que estnclasificados en:

Estaciones de ServicioAutomotriz; las cuales Estasestaciones pueden ser de servicio

pblico o privado, los cualesdependiendo de su razneconmica manejan productoscomo Gas natural vehicular,combustibles lquidos o ambas.

Comercializador Industrial: Estoda entidad que atiendenicamente el sector comercial eindustrial que no se encuentredentro de la categora de GranConsumidor, es decir, aquellosusuarios que consuman menos deveinte mil (20.000) galones al mesde combustibles lquidos derivadosdel petrleo.

Estaciones de Servicio con laMarca Biomax.

2.1.6 Nuestra marca y logo empresarial

Dentro del posicionamiento de la organizacin se genera la marcacomercial de nuestros productos llamada BIOMAX, al igual que el

logotipo institucional.

LOGO

MARCA


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2.1.7 Produccin y refinamiento de combustibles.

A continuacin se presenta el diagrama de produccin y refinacin del sector as:


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2.1.8 Estructura del negocio

REFINADOR E

IMPORTADOR

TRANSPORTADOR

(Por tubera bajo el

sistema de Trasiego)

ALMACENADOR

DISTRIBUIDOR

MAYORISTA

(Almacena, maneja ycomercializa al sector

industrial y minorista

COMERCIALIZADOR

INDUSTRIAL

(Carro tanques, Cisternas)

DISTRIBUIDOR

MINORISTA

(Estaciones de Servicio

CONSUMIDOR

FINAL

GRAN

CONSUMIDOR


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2.1.9 Estructura institucional

MINISTERIO DE PROTECCIN SOCIAL

Despacho del Ministro

Despacho del Viceministro Tcnico

Despacho del Viceministro de Salud y Bienestar Despacho del Viceministro de Relaciones Laborales Despacho de la Secretara General

2.1.10 Requisitos legales y reglamentarios.

Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al negocio se contemplan en el FOGO094-Matriz Requisitos Legales y Otros aplicables en HSEQ. el cual describe el tipo dedocumentos jurdicos que aplica a la organizacin y su cumplimiento por parte deBiocombustibles S.A.

3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL

BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee un Sistema de Gestin Integral basado en la normas ISO9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 que contiene los documentos necesariospara asegurar la calidad del cliente, la implementacin de los requerimientos legalesmedioambientales y de seguridad industrial y salud ocupacional debidamente implementado,mantenido y mejorado, mediante la identificacin de su diagrama de los procesos de la

EmpresaColombiana

dePetrleos

Exploracin yexplotacin depetrleosy gas

Unidad deplaneacin

mineroenergtico

Estudiosdel sector

Procesamiento de lainformacin(UIME)

Comisin deregulacin deenerga y gas

Regulacin

demonopolios

Regulacindel mercadomayorista yminorista

Superintendencia deservicios pblicos

Vigilancia ycontrol en el

cumplimiento denormas

Aplicacin desanciones

Intervencin deempresas

Superintendencia deindustria y comercio

Vigila y controla elcumplimiento de

norma deproductos

Aplicacin desanciones

Intervencin deempresas

Otorgamiento delicencias

Plan de manejoambiental


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empresa y su aplicacin a travs de esta, mediante criterios, mtodos de trabajo y/oprocedimientos, descritos y documentados para los diferentes procesos de la empresa,debidamente descritos y referenciados en el presente Manual de Sistema de GestinIntegral.

Se poseen los recursos necesarios y de informacin para apoyar la operacin y seguimientode los procesos llevando a cabo el seguimiento, medicin y anlisis de los procesos crticosde la empresa en la implementacin de acciones correctivas y preventivas, para alcanzarlos resultados planificados y de mejora continua de los procesos a travs de la RevisinGerencial.

3.1.1 Alcance del Sistema de Gestin de Calidad

Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con lacomercializacin, recepcin, almacenamiento, distribucin mayorista y minorista de

combustibles terrestres y de aviacin derivados del petrleo y biocombustibles a travs de laoperacin de la planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa.

3.1.2 Alcance del Sistema de Gestin HSE

Cubre todos los procesos Gerenciales, Operativos y de Apoyo relacionados con lacomercializacin, recepcin, almacenamiento, distribucin mayorista de combustiblesterrestres y de aviacin derivados del petrleo y biocombustibles a travs de la operacin dela planta de abastos BIOMAX ubicada en el terminal Mancilla Facatativa y las oficinas enBogot en la sede de Torre Central y Montevideo.

3.1.3 Responsabilidades frente al Sistema de Gestin IntegralGerente General:

Verificar que el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional este implementado y quecumpla con los requisitos en todos los campos de la operacin.

Dar cumplimiento a los requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional aplicables ala empresa.

Revisar y evaluar peridicamente el Programa de Seguridad y Salud Ocupacional con elfin de ajustar e involucrar cambios en las actividades, servicios o condiciones de laoperacin.

Realizar seguimiento a la gestin de Comit Paritario de Salud Ocupacional que

garantice su buen funcionamiento. Motivar al personal a participar activamente en la prevencin de los riesgos profesionales Direccionar oportunamente acciones preventivas o correctivas cuando se presenten

situaciones o condiciones que pongan en riesgo la integridad de las personas, generendao a la propiedad, a los bienes o alteren la prestacin del servicio.


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Representante de la Direccin de SGA y S&SO

Coordinar la implementacin del sistema de gestin integral Recopilar la informacin relacionada con el desempeo del sistema de gestin integral

para presentarla a la alta Gerencia. Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedadesprofesionales.

Representante de la Direccin de SGC

Asegurar que se establezcan, realicen y mantengan los procesos y actividadesnecesarias para la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad deBiocombustibles S.A.

Informar al Gerente General de Biocombustibles S.A. sobre el desempeo y necesidadesde mejora del Sistema de Gestin de Calidad.

Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en los procesos deBiocombustibles S.A. y la importancia de cumplirlos mediante la bsqueda de unaexcelencia en el servicio y calidad de productos.

Verificar la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad.

Coordinador de Calidad:

Conocer e implementar en la realizacin de sus actividades enfocadas al cumplimiento dela Poltica Integral establecida por la organizacin.

Cumplir las normas y procedimientos de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud

Ocupacional establecidas por la empresa. Identificar e informar oportunamente al Director de HSE sobre condiciones presentes en

los lugares de trabajo que puedan ocasionar incidentes. Participar activamente en las charlas y cursos de capacitacin de Medio Ambiente,

Seguridad y Salud Ocupacional a que haya sido invitado. Vigilar el cumplimiento en la implementacin de las acciones correctivas y preventivas

provenientes de la investigacin de incidentes de trabajo. Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo y enfermedades

profesionales.

Director HSE:

Administrar el Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las

normas ISO 14001 y OHSAS 18001. Programar y coordinar con la Gerencia la asignacin de recursos para el desarrollo y

mantenimiento del Sistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y SaludOcupacional.

Liderar la divulgacin de la Poltica Integrada entre el personal vinculado a laOrganizacin.


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Consolidar los Programas de Medio Ambiente, Salud Ocupacional y seguridad industrial yhacer seguimiento a su cumplimiento.

Asegurar el desarrollo del proceso de identificacin y actualizacin de aspectos eimpactos ambientales, peligros y evaluacin de riesgos de seguridad y salud ocupacional.

Asegurar la identificacin de los requisitos legales y normatividad en HSE aplicable a laGerencia y hacer seguimiento a su cumplimiento. Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin en HSE del personal Mantener y asegurar la aplicacin de los documentos del SGI en la Organizacin Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO. Programar y documentar las auditoras del sistema de gestin integral Participar en las revisiones gerenciales del sistema y documentarlas. Fomentar la capacitacin al personal vinculado en el uso de los Manuales y

procedimientos del Sistema de Gestin Integral. Revisar resultados de auditoras a las reas operativas y hacer seguimiento al cierre de

no conformidades establecidas.

Garantizar el conocimiento y actualizacin de los planes de contingencia y el desarrollode simulacros de acuerdo a la programacin y garantizar el entrenamiento de brigadas. Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes

operativos, ambientales, ocupacionales y/o de trnsito y liderar la difusin de laslecciones aprendidas en su rea.

Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias eimplantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias

Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejoradel SGA y S&SO.

Asistente HSE:

Liderar y Supervisar las tareas y compromisos ambientales generados por la actividad enCampo.

Liderar y ejecutar las tareas demandadas por la actividad en Campo en pro de laprevencin eficaz de lesiones a las personas y daos a los equipos.

Formular las acciones y programas requeridos para facilitar el cumplimiento de laspolticas en salud Ocupacional necesarias para la prevencin de las enfermedadesprofesionales, accidentes de trabajo

Disear y Liderar programas bsicos intermedios y avanzados de capacitacin yentrenamiento al personal de campo incluye contratistas.

Apoyar en la Administracin del Sistema de Gestin Integral y apoyar en la ejecucin de

los Sistemas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Orientar a la Gerencia en el cumplimiento de los requerimientos establecido en la normaISO 9001.

Liderar la divulgacin de la Poltica Integrada entre el personal vinculado a laOrganizacin.

Asegurar la identificacin de los requisitos legales y normatividad que apliquen en elSistema de Gestin de Integral.

Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin en Calidad del personal Mantener y asegurar la aplicacin de los documentos del SGI en la Organizacin Consolidar el avance de los Objetivos, Metas y Programas del SGA Y S&SO.


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Programar y documentar las auditoras del sistema de gestin integral Participar en las Revisiones Gerenciales del sistema y documentarlas. Fomentar la capacitacin al personal vinculado en el uso de los Manuales y

procedimientos del Sistema de Gestin Integral.

Revisar resultados de auditoras a las reas operativas y hacer seguimiento al cierre deno conformidades establecidas. Garantizar el conocimiento y actualizacin de los planes de contingencia y el desarrollo

de simulacros de acuerdo a la programacin y garantizar el entrenamiento de brigadas. Formar parte del equipo investigador, cuando lo amerite, de accidentes e incidentes

operativos, ambientales, ocupacionales y/o de trnsito y liderar la difusin de laslecciones aprendidas en su rea.

Garantizar el Seguimiento y Monitoreo del SGA y S&SO, para detectar las deficiencias eimplantacin de las acciones correctivas y preventivas necesarias

Facilitar las herramientas necesarias para la puesta en marcha, mantenimiento y mejoradel SGA y S&SO.

Personal de Biocombustibles S.A.:

Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin junto consu Jefe Directo para el mejoramiento del Sistema de Gestin Integral en elSistema de Gestin Integral.

Participar en el anlisis de causas de incidentes de trabajo yenfermedades profesionales.

Participar en la Ejecucin del Sistema de Gestin Integral. Apoyar la conformacin de un clima favorable para la adaptacin de la

norma ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin Integral,para detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas ypreventivas necesarias

3.1.4 Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad

No son aplicables a BIOCOMBUSTIBLES S.A. los siguientes requisitos de la norma ISO9001:2000:

Numeral 7.3. Diseo y Desarrollo: Puesto que la organizacin no disea ni

desarrolla productos, debido a que ejerce la compra y venta, comercializacin y distribucinde los productos derivados del petrleo.

Numeral 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacindel servicio: Puesto que la organizacin puede verificar mediante actividades deseguimiento o medicin posteriores sus procesos.


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3.1.5 Plataforma Estratgica

Misin: Biocombustibles S.A define su misin en trminos del valor agregado que generapara cada uno de sus grupos de inters (stakeholders).

A QUIEN SERVIMOS? QUE VALOR AGREGAMOS?

MINORISTAS

Menores costos, mayoreficiencia, mayor disponibilidad

de productos, mayor

satisfaccin, mayores ventas,soporte (tcnico, administrativo,comercial.

CONSUMIDORES FINALESSeguridad, confianza, calidad,

satisfaccin, productodiferenciado.

INDUSTRIAOportunidad en la entrega,

conocimiento.

EMPLEADOS Bienestar, estabilidad,desarrollo.

PAS Y COMUNIDAD

Desarrollo, infraestructura,servicio pblico

Transmisin de valores, empleo

Conservacin del Medio .

ACCIONISTASRentabilidad, estabilidad,crecimiento, valorizacin.

SECTOR Mayores estndares,

mejoramiento de la imagen.

CADENA LOGSTICARapidez, eficiencia, calidad,bajos costos de operacin.

3.1.6 Visin


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En el 2011 seremos reconocidos como empresa lder en la comercializacin de combustiblesde bajo impacto ambiental.

Tendremos una venta de once millones de galones mensuales apoyados en una red de 240

estaciones de servicio afiliadas.Nuestro talento humano se diferenciar por su competencia para brindar un excelenteservicio al cliente y por considerar a su Empresa Biocombustibles S.A. como la mejor opcinpara trabajar.

3.1.7 Valores Corporativos

Lealtad: Estamos comprometidos con la Empresa en todo momento, con sus objetivos ymetas en forma decidida y constante, obrando siempre con honestidad y justicia.

Compromiso Institucional:Es obligacin contrada, palabra dada, fe empeada y conla responsabilidad personal de cumplir cabalmente con lo ofrecido, no se relacionanicamente con la responsabilidad que impone el deber, se relaciona ms bien con laobligacin moral que nos impone el honor.

Orientacin al cliente: Es la entrega diligente, el empeo individual y el esfuerzocontinuo del empleado de ser protagonista activo, de ser til siempre a los dems en lo quesea necesario; de dar oportuna y esmerada atencin a los requerimientos, apertura yreceptividad para atenderlos cortsmente y de satisfacer la necesidades a lo interno de lainstitucin, cliente externo y del pblico en general.

Confidencialidad: Comportamiento asociado al mantenimiento y proteccin de lacompaa interna y externamente manejando con prudencia y criterio toda la informacinpara salvaguardar los intereses de la compaa sus empleados, directivos y accionistas.Compromiso con la confidencialidad sobre las estrategias y planes de la organizacin y de subase actual y potencial de clientes.

Trabajo en Equipo:Implica unir talentos y esfuerzos para el logro de objetivos comunescomo factor clave que permite sumar experiencia, conocimientos y habilidades para lograrresultados. Requiere de cultura y ambiente de DIALOGO y RESPETO donde la crtica y laautocrtica sean un proceso permanente que facilite el crecimiento personal y de la

institucin. Como valor organizacional est orientado a la priorizacin de los objetivosgrupales por sobre los personales, en lo referido a las tareas y ambiente laboral.


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3.1.8 Poltica Integral

3.1.9 Objetivos de Calidad


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3.1.10 Objetivos y Metas de S&SO


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3.1.3 Objetivos y Metas de SGA

Los Objetivos de Calidad de Biocombustibles S.A materializarlos propsitos fijados en los lineamientos de la Poltica Integral y en las directricesestratgicas de Biocombustibles S.A.Los objetivos de calidad se miden a travs de indicadores que permiten evidenciar la gestiny mejoramiento de los procesos.(Ver anexo 1).

Los objetivos integrales se miden a travs de indicadores que permiten evidenciar la gestiny mejoramiento de los programas establecidos en las diferentes reas o departamentosdefinidos en la organizacin (Ver anexo 1).

3.1.4 Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos de Calidad, Ambientales y S&SO.


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Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos S&SO.

Relacin entre la Poltica Integral y los Objetivos Ambientales


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3.1.5 Estructura de la documentacin del Sistema de Gestin de Integral

La documentacin del Sistema de Gestin de la Integral describe como funciona la empresa,de forma estandarizada, coherente, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional.

Biocombustibles S.A decidido clasificar su documentacin en 5 niveles que se describen acontinuacin:

Nivel Tipo de Documento

1 Manuales

2 Procedimientos

3 Instructivos y otros

4 Registros


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5 Documentos externos

Para el adecuado desarrollo de estos documentos se describe la definicin de cada uno de

estos documentos as:

NIVEL 1. Manuales

Los manuales son documentos que contiene la informacin general sobre un temadeterminado de la empresa.

NIVEL 2. Procedimientos

Los procedimientos son documentos que describen la forma especfica para llevar a cabouna actividad Biocombustibles S.A. ha desarrollado los procedimientos necesarios paraasegurar la eficaz planificacin, operacin y control de cada uno de los procesos queconforman su Sistema de Gestin de Integral.

NIVEL 3. Instructivos y otros

Los instructivos son documentos que describen de manera detallada como realizar unaactividad.

Otros documentos catalogados en este nivel, se denominan como aquellos que muestraninformacin importante, que pueden servir como complemento a la documentacin de losniveles 1,2 y 3 como: Manuales, procedimientos e instructivos, o que por su naturalezapropia, de acuerdo a la informacin contenida no pueden ser incluidos en ninguna de losniveles de clasificacin documental de Biocombustibles S.A.

NIVEL 4. Registros

Proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficazdel Sistema de Gestin de la Integral.

NIVEL 5. Documentos externos

Apoyan y brindan informacin para el desarrollo de actividades y tareas en la organizacin.Los documentos externos se encuentran controlados mediante el procedimiento GSPR01-Elaboracin y Control de Documentos.


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4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL

Biocombustibles S.A a finales del ao 2006 transforma el esquema de organizacin porreas a una gestin por procesos, y con esto se da inicio a la definicin de un Sistema de

Gestin de Calidad basado en las norma ISO 9001:2000 y a partir del ao 2008 seimplementan las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

En la parte central del mapa se observan los tres grupos de procesos que constituyen elSistema de Gestin de la Calidad, los procesos estratgicos, que determinan directrices ycontrolan la Empresa, los procesos operativos, que transforman las necesidades del clienteen satisfaccin y los procesos de apoyo que soportan a los dems procesos para quefuncionen eficazmente.

4.1.1 Mapa de procesos de Biocombustibles S.A

Los procesos identificados para el Sistema de Gestin de Calidad de Biocombustibles S.A,se representan de manera grfica en el siguiente mapa de procesos:

GERENCIAL

APOYO

OPERATIVO

C

L

I

E

N

T

E

IN OUT

IN OUT


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4.1.2 Descripcin de los procesos

4.1.2 Procesos Estratgicos:

4.1.2.1 Gestin Gerencial: Relativos al establecimiento de Polticas y estrategias, fijacin deobjetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursosnecesarios y revisiones por la direccin para Biocombustibles S.A, corresponden a:

4.1.3 Gestin Gerencial.

Se encuentra en cabeza de la Gerencia General y su propsito es establecer las directricespara la administracin y seguimiento de la empresa. De otra parte especifica los procesosque responden a las necesidades del servicio, interiorizndolos en los funcionarios.Igualmente, estructura el sistema de indicadores y mediciones que permite realizarseguimiento a los objetivos de Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente y verifica la implementacin y los resultados generados por los procesos a travsde las auditoras Internas Integrales y la Revisin Gerencial.

Establece la Poltica Integral y Objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Industrial ySalud Ocupacional de la empresa, que permiten satisfacer tanto las necesidades de nuestrosclientes como los requisitos legales y reglamentarios en tema del Medio Ambiente y S&SO,as como evaluar el desempeo de BIOCOMBUSTIBLES S.A. para el mantenimiento denuestro Sistema de Gestin Integral y el Mejoramiento Continuo.

Los responsables de Gestin Gerencial son el Gerente General y Representantes de laDireccin mximas autoridades del SGI, quienes definen la Poltica Integral y expiden las

directrices correspondientes.Parte de la actividad principal de Gestin Gerencial es la responsabilidad de la planificacindel Sistema. Esta planificacin se enfoca en la definicin de los procesos necesarios paracumplir eficaz y eficientemente los objetivos de calidad, Seguridad Industrial, SaludOcupacional y Medio Ambientes y los requisitos de la empresa.

Cualquier cambio en el entorno interno o externo de BIOCOMBSUTIBLES S.A., que afectedirecta o indirectamente el Sistema de Gestin Integral es evaluado por el Comit integral,teniendo en cuenta el impacto en la poltica, objetivos, mapa de procesos, procedimientos,

GESTIN DESEGUIMIENTO YEVALUACIN

GESTINGERENCIAL


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tomando las acciones necesarias para contrarrestar el impacto que podra ocasionar en elSGI.

4.2.1.2 Gestin de Seguimiento y Evaluacin.

Este proceso tiene como propsito establecer, implementar y mantener el Sistema deGestin Integral de BIOCOMBUSTIBLES S.A, as como administrar la documentacin,auditoras internas integrales y la mejora del mismo. Este proceso abarca desde la definiciny establecimiento del Sistema de Gestin Integral, hasta el cumplimiento y permanenteseguimiento.

Designacin de los Representantes de la Direccin y Responsabilidades de susparticipantes:Dentro de la representacin designada por la alta Direccin para el Sistemade Gestin Integral existen dos representantes ante el Sistema de Gestin Integral, uno parael Sistema de Gestin de Calidad y otro para los Sistema de Gestin Ambiental (SGA) y el

Sistema de Gestin en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional (S&SO), esto con el fin darcumplimiento a los requerimientos de las normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS18001:2007; definiendo a continuacin las responsabilidades de cada uno de ellos ante elSistema Integrado de Gestin:

Representante de la Direccin de Calidad: El Representante de la Direccin del Sistemade Gestin de Calidad y el Coordinador de Calidad fueron designados por la Alta Direccincomo Administradores del SGC y con el propsito de generar una cultura de aseguramientode la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales,verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el SGC yconsolidacin del Sistema de Gestin Integral (SGI).

Para ejercer estas funciones se designa como representante de Calidad en el Cargo alDirector de Planeacin y Proyectos especiales al Seor Sergio Snchez aparte de lasfunciones realizadas en su cargo.

Representante de la Direccin del SGA y S&SO: El Representante de la Direccin delSistema de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional y el Asistente HSEfueron designados por la Alta Direccin como Administradores del SGA y S&SO para generaruna cultura de aseguramiento de la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente ymejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando que seimplementen y mantengan los procesos necesarios para el SGA y S&SO y consolidacin delSistema de Gestin Integral (SGI).

Para ejercer estas funciones se designa como representante del SGA y S&SO en el Cargo alDirector de HSE al seor Alejandro Montao aparte de las funciones realizadas en su cargo.

Responsabilidades conjuntas de los representantes de la Direccin:

Los representantes de la Direccin de Calidad y del Sistema de Gestin Ambiental y SaludOcupacional con el apoyo del Coordinador de Calidad y Asistente HSE son los encargadosde comunicar la poltica Integral, Objetivos de Calidad, seguridad industrial, saludocupacional y Medio ambiente con sus metas asociadas, las responsabilidades yautoridades en la organizacin, establecidas en el proceso Gerencial.


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Enfoque en seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente:

Con el fin de asegurar la excelencia operacional, BIOCOMBUSTIBLES S.A identifica, valora

y prioriza sus impactos significativos en el Formato de Matriz de identificacin y Evaluacinde Aspectos, peligros, impactos y riesgos (FOGO068) y sus riesgos no tolerables, segn elprocedimiento de identificacin de aspectos y evaluacin de aspectos e impactosambientales, peligros y riesgos en seguridad industrial y Salud Ocupacional (GOPR027) y elinstructivo Metodologa para la identificacin y evaluacin de aspectos e impactosambientales y peligros y riesgos en seguridad y salud ocupacional. (GOIN04)

Se han definido los siguientes programas de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional:

Programa Mejoras de HSE (GOOT07) Programa de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08)

Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiolgica de ergonoma - (GOOT09) Programa de gestin de Riesgo Qumico- (GOOT10) Programa de Orden y Aseo- (GOOT11) Programa de Sistema de Vigilancia epidemiolgica de conservacin visual- (GOOT12)

Se han definido los siguientes programas ambientales:

Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05) Programa de ahorro y uso eficiente de energa- (GOOT06) Programa de Manejo responsable de residuos slidos- (GOOT01) Programa de manejo de residuos lquidos- (GOOT03) Programa de manejo y disposicin adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)

Control operacional HSE

Como medidas de intervencin eficaces de los riesgos y los aspectos significativosidentificados, se dispone de controles operacionales en las actividades con potencial degenerar contaminacin o incidentes.

Estas medidas de intervencin incluyen a personal propio, contratistas y visitantes.

Algunos controles operacionales son:

Doce normas de seguridad fundamentales de BIOCOMBUSTIBLES S.A en planta Permisos de trabajo Estandarizacin y documentacin de actividades Inspecciones planeadas Capacitacin estructurada del personal Revisin de competencias del personal contratado Exmenes peridicos


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Para la realizacin de las actividades de seguimiento y medicin en HSE se asegura que losequipos utilizados sean propios o de contratistas tengan trazabilidad metrolgica y que loscontratistas estn autorizados por la autoridad competente para realizar dicha actividad.

4.1.3 Procesos Operativos:

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por Biocombustibles S.Aen el cumplimiento de su razn de ser, y actualmente son:

4.1.3.1 Gestin Comercial.

Se encuentra en cabeza del Gerente Comercial y su propsito es encontrar, concretar ymantener oportunidades de negocio para la empresa. En este proceso se definen lasestrategias de mercadeo, publicidad y comunicacin para cumplir efectivamente con elpropsito de la empresa. Adems, se encarga de evaluar la satisfaccin del cliente y ejecutarel servicio post venta.

Abarca desde la consecucin del cliente hasta el seguimiento a los compromisos adquiridosy la evaluacin de satisfaccin del cliente.

En este proceso tambin se encuentra establecida la atencin a reclamos y sugerencias delos clientes.

En atencin al objeto, la empresa realiza actividades de promocin y mercadeo entre las quese destaca el montaje de eventos para posicionar la marca BIOMAX en el mercado.

La trazabilidad a cada uno de nuestros clientes se realiza mediante una carpeta para cadauno de ellos, en donde se va llevando la historia de estos.

El Gerente Comercial es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadores

propios del proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, esresponsable de ejecutar acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten elproceso, directrices tomadas por el Coordinador de Calidad.

Adicionalmente realizara el seguimiento de la calidad del servicio de las estaciones dedistribucin minorista donde se encuentra exhibida nuestra marca propia BIOMAX.

De igual manera el Proceso de Gestin Comercial con sus participantes contribuirn en eldesarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de losdescrito en la Poltica Integral.

GESTINCOMERCIAL

GESTINOPERATIVA


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4.1.3.2 Gestin Operativa

Se encuentra liderado por el Gerente de Planta. El cual tiene como propsito la entrega a lostransportadores de los productos que solicita el cliente.

La trazabilidad de producto que se comercializa en BIOCOMBUSTIBLES S.A. se realizamediante el certificado de calidad entregado por ECOPETROL S.A. cada ocho das ypublicado en la pgina web.

El Gerente de Planta es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadorespropios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, esresponsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten elproceso, directrices determinadas por el Coordinador de Calidad.

De igual manera el Proceso de Gestin Operativa con sus participantes contribuirn en eldesarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de losdescrito en la Poltica Integral.

4.1.4 Procesos de apoyo:

Son los procesos que apoyan a todos los procesos de Biocombustibles S.A y actualmenteson:

4.1.4.1 Gestin Humana

El proceso de Gestin Humana esta a cargo del Gerente de Recursos Humanos, y su

propsito es garantizar la competencia del personal que labora e ingresa a la empresa yvelar por el cumplimiento de las normas legales vigentes que apliquen; abarca desde laidentificacin o requisicin de personal para cubrir una vacante, hasta la capacitacincontinua del personal.

Gestin Humana juega un papel fundamental dentro del Sistema de gestin de Calidad,desarrollando el perfil del cargo y competencias, determinado las necesidades decapacitacin con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencias apropiadas.

GESTIN

HUMANA

GESTIN

ADMINISTRATIVA YFINANCIERA

GESTINJURDICA GESTIN DE

INGENIER A


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Igualmente, determina los procedimientos necesarios para el suministro adecuado delrecurso humano.

BIOCOMBUSTIBLES S.A. protege la salud de sus trabajadores, previniendo los accidentes

de trabajo y las enfermedades profesionales y comunes prevalentes, como parte de sufilosofa de mejoramiento continuo, en este sentido el Proceso de Recursos Humanos entodos sus niveles apoyara la realizacin e implementacin de los programas de SaludOcupacional y los Subprogramas que se deriven del mismos como los son los de Programasde Medicina Preventiva y del trabajo- (GOOT09), Programa de Higiene industrial- (GOOT12)y Programas de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08); adems de la realizacin de laGestin con la ARP con sus Actividades de Apoyo en capacitaciones, Monitoreos y todo losrelacionado con la implementacin, seguimiento y mejoramiento del Sistema de GestinIntegral.

El Gerente de Recursos Humanos es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los

indicadores propios de este proceso, y seguimiento en las mediciones de los indicadoresdefinidos en la implementacin de los programas SGA y S&SO los cuales aportan alcumplimiento de los objetivos de calidad, Ambientales y S&SO, de esta manera esresponsable de ejecutar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que afecten elproceso, y el apoyo de las mismas frente al SGA y S&SO cuyas directrices seandeterminadas por los Representantes de la Direccin del Sistema de Gestin Integral.

4.1.4.2 Gestin Administrativa Y Financiera

Este proceso se encuentra a cargo del Gerente Financiero y tiene por propsito velar por ladisponibilidad de recursos financieros y de informacin para el cumplimiento del objeto social

de la empresa y abarca desde la elaboracin del proyecto de presupuesto para serautorizado por la Gerencia General, hasta el seguimiento y cumplimiento en cada una de lasreas y procesos.

Tambin es responsable de mantener en funcionamiento y disponibles los recursos fsicos dela empresa, abarca desde la consecucin de los proveedores crticos que afectan el productohasta el recibo a satisfaccin de los clientes internos.

Los dueos de proceso son los responsables de la identificacin de las necesidades y losnuevos requerimientos y/o modificaciones a las estructuras existentes y servicios de apoyoen sus respectivos procesos, as como asegurar un de trabajo apropiado para el personal.

La Alta Direccin esta comprometida en proveer recursos adecuados para la implementaciny mejoras al Sistema de Gestin de Calidad, as como aumentar la satisfaccin del cliente.

El Gerente Financiero es el encargado de realizar la medicin y anlisis de los indicadorespropios de este proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos de calidad, esresponsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directricesdeterminadas por el Coordinador de Calidad.


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De igual manera el Proceso de Gestin Administrativa y Financiera con sus participantescontribuirn en el desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para elcumplimiento de los descrito en la Poltica Integral.

4.1.4.3 Gestin Jurdica

Este proceso se encuentra a cargo del Director Jurdico y su propsito es velar por que todaslas actividades desarrollas por la empresa se encuentren amparadas por la ley.

Tiene adems la responsabilidad legal de asesorar a los rganos de control de la empresa,funcionarios y directivos, velar por que el alcance de la compaa se realice conforme a loestablecido legalmente.

El Director es el encargado de realizar seguimiento de las actividades propias de este

proceso, los cuales aportan al cumplimiento de los objetivos generales de la empresa, esresponsable de ejecutar las acciones correctivas preventivas y de mejora, directricesdeterminadas por el Coordinador de Calidad.

De igual manera el Proceso de Gestin jurdica con sus participantes contribuirn en eldesarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de losdescrito en la Poltica Integral.

4.1.4.4 Gestin de Ingeniera

Este proceso se encuentra a cargo del Director de Ingeniera y su propsito es Planear,

dirigir, coordinar y ejecutar todas las actividades relacionadas con Proyectos de Ingeniera deBiocombustibles S.A.

Tiene adems la responsabilidad de Implementacin, coordinacin y direccin de proyectosdel rea Mayorista, asesorar y apoyar al rea Comercial en la coordinacin, control yejecucin de obras de Ingeniera destinadas a la construccin de Estaciones de Servicio(EDS), Atencin de solicitudes de la Junta de Socios, Gerencia General, Gerencia Financieray Gerencia Comercial en lo referente Proyectos Especiales relacionados con la organizaciny realizacin de los procesos de procura de bienes y contratos civiles de obra.

De igual manera el Proceso de Gestin de Ingeniera con sus participantes contribuirn en el

desarrollo de los Programas definidos en el SGA y S&SO para el cumplimiento de losdescrito en la Poltica Integral.

5 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRAL

BIOCOMBUSTIBLES S.A. posee una documentacin de su Sistema de Gestin Integral queincluye:


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Poltica, Objetivos y Manual de Gestin Integral. Procedimientos documentados as como los documentos externos e internos

de cada uno de los procesos del SGI para el desarrollo de sus actividades,las cuales se encuentran relacionados en listado maestro de Documentos.

Registros utilizados en el desarrollo de los procedimientos documentados,los cuales se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Registros.

6 DEFINICIN DE TERMINOS

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentescumple con los requisitos.

SISTEMA DE GESTIN:Sistema para establecer la poltica y los objetivosy para lograr dichos objetivos.

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL: Sistema de gestin para dirigir y

controlar una organizacin con respecto a la calidad, seguridad industrial,salud ocupacional y medio.

SGC:Sistema de Gestin de Calidad SGA:Sistema de Gestin Ambiental S&SO:Sistema de Gestin en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional. SGI:Abreviatura que hace referencia al Sistema de Gestin Integral. POLTICA INTEGRAL: Intenciones globales y orientacin de una

organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por laalta direccin.

OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionadocon la calidad.

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL:Documento que especifica el Sistemade Gestin Integral de una organizacin.

EXCLUSIONES: Procesos que no se encuentran controlados por elsistema de gestin de la empresa.

PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o queinteractan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

COMIT INTEGRAL: Gerente General, Representante de la DireccinSGC, Representante de la Direccin SGA y S&SO, Asistente HSE yCoordinador de Calidad.

TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la

localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Tcnica Colombia ISO 9001:2000 Norma Tcnica Colombia ISO 14001:2004 Norma Tcnica Colombia OHSAS 18001:2007 GGOT01- Estructura organizacional GGOT02- Mapa de procesos


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GGOT03 -Misin, Visin, Poltica Integral, Objetivos y Metas integrales y ValoresCorporativos

GGOT04 - Despliegue de los Objetivos de Calidad GGCS01- Caracterizacin Gestin Gerencial

GSCS01- Caracterizacin Gestin de Seguimiento y Evaluacin COCS01- Caracterizacin Gestin Comercial GOCS01- Caracterizacin Gestin Operativa GHCS01- Caracterizacin Gestin Humana GFCS01- Caracterizacin Gestin Administrativa y Financiera GJCS01 -Caracterizacin Gestin Jurdica GICS01- Caracterizacin Gestin de Ingeniera Programa Mejoras de HSE (GOOT07) Programa de Vigilancia Epidemiolgica- (GOOT08) Programa de Sistema de Vigilancia Epidemiolgica de ergonoma - (GOOT09)

Programa de gestin de Riesgo Qumico- (GOOT10) Programa de Orden y Aseo- (GOOT11) Programa de Sistema de Vigilancia epidemiolgica de conservacin visual-

(GOOT12) Programa de ahorro y uso eficiente del agua- (GOOT05) Programa de ahorro y uso eficiente de energa- (GOOT06) Programa de Manejo responsable de residuos slidos- (GOOT01) Programa de manejo de residuos lquidos- (GOOT03) Programa de manejo y disposicin adecuada de residuos peligrosos- (GOOT02)

8 ANEXOS

FOGS001 Listado Maestro de Documentos. FOGS002 Listado Maestro de Registros.

1

_____________________________Reviso: Guiovanni MahechaCargo: Coordinador de Calidad

____________________________ ________________________________ __________________________Reviso: Alejandro Montao Reviso: Sergio Snchez Aprob: Ramiro SnchezCargo: Rep. de La Direccin (SGA y S&SO) Cargo: Representante de la Direccin (SGC) Cargo: Gerente General

Fecha: 20-11-2008


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ANEXOS

gsmi0102-manual del sistema de gestion integral

Documents

sistema de gestin integral3

sistema de gestin hse3

gestin operativa4

gestin comercial4

gestin humana4

suadecuada gestin

gestin administrativa

gestin gerencial4