sistema de gestion documentaria -...

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OFICINA DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HÍDRICOS

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA

2016


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Presentación

En las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envió de documentos es una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la ubicación de los mismos se ha convertido en una tarea titánica, si no imposible. Esta situación lleva a que se dupliquen esfuerzos o que la imagen de la organización se deteriore al no responder a los requerimientos con diligencia y oportunidad. Gestión Documentario es una aplicación que permite a las

organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus, actual

y pasado de la documentación que llega, fluye y se genera dentro de

ellas; y en base a estos datos mostrar estadísticas que permitan

analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor, minimizando los

cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro

de la organización.

OSNIRH

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PROYECTO

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA (SGD)

AREA

Oficina del Sistema Nacional de Información de Recursos Hídricos

DOCUMENTO

Manual de Usuario

VERSION

1.3

FECHA:

24/05/2016

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Índice Presentación

I. Página de Inicio ............................................................................. 7

1.1. Autenticación del Usuario ................................................................................ 7

1.2. Objetivos ......................................................................................................... 8

1.2.1. Objetivo general ............................................................................................... 8

1.2.2. Objetivos específicos ........................................................................................ 8

II. Página Principal ............................................................................ 9

2.1. Escritorio ......................................................................................................... 9

2.2. Guía Rápida ................................................................................................... 10

2.3. Cambiar Escritorio ......................................................................................... 10

2.4. Asignar Escritorio .......................................................................................... 10

2.5. Cambiar Clave ................................................................................................ 11

2.6. Salir ............................................................................................................... 11

III. Bandeja Nuevo .............................................................................12

3.1. Sección Nuevo Trámite ................................................................................... 12

3.1.1. Interno .......................................................................................................... 12

3.1.2. Externo .......................................................................................................... 14

3.1.3. Anexar CUT por “Nuevo” ............................................................................... 15

3.1.4 Completar CUT por “Nuevo” ........................................................................... 17

IV. Bandeja Transito Entrada ............................................................18

4.1. Sección Recibir Expediente ............................................................................. 18

4.2. Sección Ver Expediente .................................................................................. 19

4.3. Sección Ver Ruta Expediente .......................................................................... 19

4.4. Imprimir Bandeja de Transito de Entrada ....................................................... 20

V. Bandeja Proceso ..........................................................................21

5.1. Sección Asignar Destinatario .......................................................................... 21

5.2. Sección Quitar Destinatario ............................................................................ 22

5.3. Sección Pasar Expediente ............................................................................... 22

5.4. Sección Anexar Documento ............................................................................ 23

5.5. Sección Desanexar Documento ....................................................................... 25

5.6. Sección Archivar Expediente .......................................................................... 26

5.7. Sección Modificar Expediente ......................................................................... 26

5.8. Sección Imprimir Hoja de Envío ...................................................................... 28

5.9. Imprimir Bandeja de Proceso ......................................................................... 30

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VI. Bandeja Transito Salida ...............................................................30

6.1. Sección Retorna Expediente ........................................................................... 30

6.2. Imprimir Bandeja de Transito de Salida .......................................................... 31

VII.Bandeja Archivo ...........................................................................32

7.1. Imprimir Bandeja de Archivo ......................................................................... 33

VIII.Reportes .....................................................................................35

8.1. Creación de reporte ........................................................................................ 35

IX. Consultas ......................................................................................36

9.1. Sección de Trámites ......................................................................................... 36

9.2. Sección Expediente Recibidos ......................................................................... 37

9.3. Sección Expediente Despachados ................................................................... 38

9.4. Sección Documentos ...................................................................................... 39

9.5. Sección Trazabilidad del Trámite .................................................................... 41

9.6. Sección Documento de MINAGRI .................................................................... 42

9.7. Sección Estado de Documento de MINAGRI..................................................... 42

9.8. Sección de Trazabilidad de Documento de MINAGRI ....................................... 43

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Introducción

El presente Manual se encuentra dividido en ocho capítulos, el primero presenta

información acerca de la validación del usuario y la clave de acceso al Sistema de Gestión

Documentaria - SGD, caracterizando el acceso único del usuario guardando la

confidencialidad e información de los documentos que procesa en su escritorio.

El segundo capítulo describe el comportamiento de las principales opciones del sistema de

gestión documentaria, mostrando el escritorio, el usuario la sede y el área. Además, se

presentan una guía rápida de fácil entendimiento para el usuario. El usuario considerando

en el presente escritorio, tienen la característica de trabajar con múltiples escritorios,

guardando la confidencialidad de los documentos del usuario también podrá cambiar su

clave y asignar su escritorio a otros usuarios que lo necesiten.

En el tercer capítulo se presenta información sobre cómo generar un nuevo trámite. Los

trámites documentarios según su origen pueden ser externos o internos. La información

una vez ingresada generara un código único de trámite que hará posible su fácil ubicación y

mejorará la organización del trámite documentario.

El cuarto capítulo muestra la información de los trámites derivados de las otras áreas

internas de la autoridad nacional del agua. En usuario podrá verificar la información de los

trámites que recepción y hará la comparación con el trámite físico que le llega a su escritorio.

En el quinto capítulo se hace referencia a la información en proceso. Los trámites que se

encuentran en la dirección para ser atendidos se visualizan en esta sección. Además esta

sección se caracteriza por cumplir múltiples propósitos en la gestión del trámite

documentario. La información de la ruta del trámite se muestra en un cuadro y gráficamente,

los cuales nos ilustran la distribución de los documentos.

El sexto capítulo presenta la información de los trámites que están por salir del escritorio

del usuario. La información en esta sección aún se puede recuperar para su corrección y/o

derivación. Estas son las características más resaltantes de este capitulo

En el séptimo capítulo muestra los trámites documentarios archivados, los documentos

considerados como fin del proceso administrativo se envían al archivo.

En el último capítulo, se pueden observar todos los trámites que se han realizado. Esta

sección tiene como propósito hacer el seguimiento de los trámites a lo largo de su proceso.

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I. Página de Inicio

El Sistema de Gestión Documentaria, elabora, distribuye y recopila la información

necesaria sobre el Tramite Documentaria a nivel nacional para la operación del sector

y para las actividades de dirección y control correspondiente, apoyando los procesos de

documentación indispensables para desempeñar las funciones de la misma de acuerdo

con las estrategias definidas.

Para acceder al sistema, se tendrá que ingresar a la siguiente dirección

electrónica http://aplicaciones01.ana.gob.pe/sgd, donde le mostrará la página

de inicio del SGD, como se aprecia en la imagen.

En la página principal del SGD, lo podrán visualizar el público en general, al

acceder al sistema mediante la dirección electrónica mencionada

anteriormente.

1.1. Autenticación del Usuario

Esta página se visualizará primero al cargar por primera vez y el profesional podrá

ingresar al SGD ingresando su usuario y contraseña otorgada por la Oficina del Sistema

Nacional de Información de Recursos Hídricos - OSNIRH.

Como una recomendación al profesional para un mejor uso de la contraseña de acceso

deberá cumplir con las siguientes recomendaciones:

La longitud de su contraseña deberá ser como mínimo 8 caracteres

alfanuméricos.

La contraseña deberá estar compuesta de letras, números y un símbolo para su

mayor protección de los datos del profesional.

No colocar su contraseña en sitios visibles por otras personas ajenas a la

dirección.

Fig. 1 Página de Inicio del Sistema de Gestión Documentaria

Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

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La contraseña tiene que ser fácil de recordar (No debe ser necesario escribirla

para tenerla en mente).

La contraseña no debe ser fácil de adivinar.

Se recomienda cambiar periódicamente su contraseña.

1.2. Objetivos

1.2.1. Objetivo general

Contribuir a la gestión de los documentos utilizando el código único de trámite

administrativo permitiendo aplicando procedimientos y técnicas adecuadas

para una manejo de documentos eficaz.

1.2.2. Objetivos específicos

Aplicar un Código Único de Tramite (CUT) por expediente.

Presentar la ruta del expediente sobre las diferentes áreas por el que deriva.

Presentar el tiempo de atención sobre el procedimiento administrativo.

Anexar documentos a un expediente.

Utilizar la digitalización de documentos perteneciente a un expediente.

Detectar la ubicación rápida de un expediente mediante el CUT.

Utilizar procedimientos estándares de la documentación emitida.

Fig. 2 Inicio de sesión del profesional


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II. Página Principal

2.1. Escritorio

En la parte superior se encuentra la barra de botones para cada una de las acciones

que se pueden realizar en cada una de las bandejas. La acción varía dependiendo de la

bandeja que se esté mostrando en cada momento.

Las acciones que se puede realizar desde la barra de botones son:

En la parte superior de la ventana del sistema de gestión documentaria hay una barra

de pestañas que permite mostrar la información de una manera más ordenada,

comprensible y agrupada.

Mostrar la Bandeja de Nuevo.

Mostrar la Bandeja de Transito de Salida.

Mostrar la Bandeja de Transito de Entrada.

Mostrar la Bandeja de Proceso.

Mostrar la Bandeja de Documentos Archivados.

Mostrar las Consultas.

Mostrar los reportes de los Documentos

Mostrar el usuario que ha iniciado sesión.

Mostrar la sede a la que pertenece el usuario.

Mostrar la dirección y/o oficina.

Guarda el manual del Sistema de Gestión Documentaria.

Mostrar el escritorio de trabajo en el que se desea trabajar.

Mostrar el escritorio de trabajo que se desea asignar

Mostrar el cambio de clave de acceso al sistema.

Mostrar la salida del sistema.

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2.2. Guía Rápida

En el escritorio se encuentra el enlace de ayuda que hace referencia al manual del

Sistema de Gestión Documentaria. Mediante este enlace se mostrará en una ventana

individual el manual, que contiene la ayuda necesaria que hace referencia al registro

actual de trámites, permitiendo la navegación a través de las bandejas del usuario.

Eligiendo una se muestran los detalles de los registros de la ventana seleccionada.

2.3. Cambiar Escritorio

En el modo cambio de escritorio se pueden observar los escritorios que dispone el

usuario. Mediante este enlace se mostraran los trámites del escritorio escogido como

entorno de trabajo.

2.4. Asignar Escritorio

En el modo de asignar escritorio se puede conceder a otros usuarios la vista de nuestro

entorno de trabajo, un requisito para ejecutar esta acción es contar con el permiso del

jefe inmediato.

Fig. 4 modo asignar escritorio


Fig. 3 modo asignar escritorio


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2.5. Cambiar Clave

Para iniciar sesión en el sistema de gestión documentaria el usuario necesita contar

con su clave de acceso, en el modo de cambiar clave se puede actualizar la clave

anterior ingresando una nueva de esta forma se mantendrá la confidencialidad del

escritorio y los tramites en proceso.

2.6. Salir

Mediante esta opción el usuario cerrara su sesión del sistema.

Fig. 5 modo cambiar clave


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III. Bandeja Nuevo

3.1. Sección Nuevo Trámite

3.1.1. Interno

A continuación, se describen las funcionalidades de los botones, iconos y

vínculos (links) que se presentan en las interfaces del presente documento:

En este cuadro de texto se mostrara el número de Código Único

de Tramite (CUT).

Para generar documentos internos, en el recuadro de expediente damos clic donde dice agregar,

este botón nos llevara a la ventana de Nuevo Documento Interno, en donde se completaran los

datos como:

Tipo .- donde se indicara el tipo de documento

Numero .- es el correlativo que se genera automáticamente

Área remitente .- es el área de donde estamos enviando

Área Destinatario.- es el área hacia dónde enviamos el documento

Fig. 6 bandeja Nuevo Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

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Al terminar de llenar los campos solicitados, damos clic en agregar y nos regresara a la figura

6, con los datos llenos en la parte de documentos.

Fig. 7 Nuevo Documento Interno


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3.1.2. Externo

Externo se llama al CUT – Externo que pertenece al Trámite Único

Procedimiento Administrativo (TUPA).

Se tendrá que marcar todos los requisitos que requiere el proceso TUPA para

completar el registro de ingreso.

Fig. 8 bandeja Nuevo - Externo


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3.1.3. Anexar CUT por “Nuevo”

Paso 1: Clic en Anexar

Fig. 9 bandeja Nuevo – Externo – Clic Anexar Archivo


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Paso 2: En la casilla ingresamos el CUT a buscar, luego de consultar muestra una

relación de documentos, seleccionará el documento requerido, tal como se

muestra en la imagen.

Fig. 10 bandeja Nuevo – Externo –Anexar - Consulta


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Paso 3: Ingresamos la información en los cuadros marcados de rojo, luego

grabamos y aceptamos, como se muestra en la figura.

3.1.4 Completar CUT por “Nuevo”

Este este proceso de espera los CUT estarán a la espera de la Ventanilla haga la revisión de los

requisitos faltantes y/o pendientes del proceso.

Paso 1: Clic en Completar.

Paso 2: En la casilla ingresamos el CUT a buscar, luego de consultar muestra una

relación de documentos, seleccionará el documento requerido, tal como se muestra en

la imagen

Paso 3: Verificamos los requisitos marcados y luego grabamos, como se muestra en la

figura.

Fig. 11 bandeja Nuevo – Externo –Anexar - Grabar


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IV. Bandeja Transito Entrada

4.1. Sección Recibir Expediente

En la bandeja de Transito de Entrada, podemos observar todos los expedientes que nos

han derivado, adicional a ella para empezar a tramitarlos hacemos clic derecho recibir

expediente.

Fig. 12 Bandeja Transito de Entrada –Clic Derecho–– Recibir expediente


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4.2. Sección Ver Expediente

Este módulo nos indica todos los datos generales del documento, como la fecha que ha

ingresado, el proceso administrativo al cual pertenece (TUPA) y quien es la persona que

ha emitido el documento, cuál es su ubicación y cantidad de folios y/o documentación

que contiene.

4.3. Sección Ver Ruta Expediente

Fig. 14 Bandeja Transito de Entrada –Clic Derecho – Ver ruta de expediente


Fig. 13 Bandeja Transito de Entrada –Clic Derecho – Ver expediente


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4.4. Imprimir Bandeja de Transito de Entrada

Para Imprimir la Bandeja de Transito de Entrada, encontraremos un botón al pie de

página en donde indica Imprimir, este nos mostrará un reporte con todos los expedientes

que se encuentren en este momento en la Bandeja.

Fig. 15 Bandeja Transito de Entrada – Reporte Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

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V. Bandeja Proceso

5.1. Sección Asignar Destinatario

En la Bandeja de Proceso, encontramos toda la documentación que ya hemos recibido de

la bandeja tránsito de entrada, aquí seleccionamos el documento a modificar, damos clic

derecho y encontramos el botón de asignar destinatario, el cual no abre una ventana con

el mismo nombre.

En esta ventana, se asigna el destinatario,

iniciando con el área destino, luego se nos habilita

el escritorio con el nombre de los jefes de a cada

área, o caso contrario con el cargo que ocupa.

Luego encontramos los botones:

Agrega el destinatario y envía el

documento a la Bandeja de

transito de Salida

Agrega el destinatario y te regresa

a Bandeja de proceso

Fig. 17 Bandeja Proceso – Asignar Destinatario


Fig. 16 Bandeja Proceso –Clic Derecho – Asignar Destinatario


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5.2. Sección Quitar Destinatario

Este módulo se aplica para retirar el destinatario de un CUT respectivamente seleccionado.

5.3. Sección Pasar Expediente

Este módulo se utiliza para enviar el documento a la bandeja de Trámite de salida (luego de

asignado el destinatario)

Fig. 18 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Quitar Destinatario


Fig. 19 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Pasar Expediente


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5.4. Sección Anexar Documento

Luego de hacer clic en Anexar aparece la siguiente ventana donde tenemos que completar

los casilleros de color rojo para, luego poder anexar el documento seleccionado.

Tipo: Nos indicara el tipo de documento que se está anexando

Área destinataria: Nos indica al Área a cual se le está anexando el documento.

Destinatario: Nos da a conocer a la persona a quien le llegara el documento anexado

Asunto: Nos indica el asunto del documento anexado

Nro. Folios: Nos indica el número de Folios anexarse.

Fig. 20 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Anexar Documento


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Fig. 21 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Anexar Documento


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5.5. Sección Desanexar Documento

Luego de hacer clic en Desanexar Documento aparece la siguiente ventana donde se hace

Clic para Aceptar y de esa manera poder desanexar el documento anexado.

Fig. 22 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Desanexar Documento


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5.6. Sección Archivar Expediente

Luego de hacer clic en Archivar expediente aparece la siguiente ventana donde en el

casillero de observaciones agregamos el motivo porque se está anexando el documento,

luego hacer Clic en Archivar, para que el CUT pase al módulo de ARCHIVO.

5.7. Sección Modificar Expediente

Para modificar expediente se hace clic derecho sobre el CUT seleccionado para luego seguir

los pasos que se ve en la imagen.

Fig. 23 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Archivar Expediente


Fig. 24 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Modificar Expediente


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Luego modificar el campo corregido hacer clic grabar

Fig. 25 - Modificar Expediente


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5.8. Sección Imprimir Hoja de Envío

Para Imprimir Hoja de Envío hacer clic derecho sobre el CUT seleccionado y agregar el

destinataria para luego imprimir la hoja de envío como se ve en la imagen.

Fig. 26 Bandeja Proceso – Clic Derecho - Imprimir hoja de envío


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Fig. 27 Hoja de envío


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5.9. Imprimir Bandeja de Proceso

Para Imprimir la Bandeja de Proceso, encontraremos un botón al pie de página en donde

indica Imprimir, este nos mostrará un reporte con todos los expedientes que se encuentren

en este momento en la Bandeja.

VI. Bandeja Transito Salida

6.1. Sección Retorna Expediente

Para Retornar Expediente hacer clic derecho sobre el CUT seleccionado y agregar el

destinataria para luego imprimir la hoja de envío como se ve en la imagen.

Fig. 28 Bandeja de Proceso – Reporte Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

Fig. 29 Bandeja Transito de Salida - Clic derecho – Retornar Expediente


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6.2. Imprimir Bandeja de Transito de Salida

Para Imprimir la Bandeja de Transito de Salida, encontraremos un botón al pie de página

en donde indica Imprimir, este nos mostrará un reporte con todos los expedientes que se

encuentren en este momento en la Bandeja.

Fig. 30 Bandeja de Transito de Salida – Reporte Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

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VII. Bandeja Archivo En este módulo de Bandeja de Archivo se archivara el CUT que finalice su trámite, como se

ve en la imagen.

Fig. 31 Bandeja Archivo


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7.1. Imprimir Bandeja de Archivo

Para Imprimir la Bandeja de Expedientes Archivados, encontraremos un botón al pie de

página en donde indica Imprimir, este nos mostrará un reporte con todos los expedientes

que se encuentren en este momento en la Bandeja.

Fig. 32 Bandeja de Expedientes Archivados – Reporte Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

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VIII. Reportes

8.1. Creación de reporte En la bandeja se podrá realizar reportes de diferentes temas, también contará con una fecha de

inicio y una fecha final al momento de realizarse.



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IX. Consultas

9.1. Sección de Trámites

En la Bandeja de Consultas el usuario tendrá diversos filtros para buscar la información que

requiere, de la siguiente forma:

Opción Básica:

1. Consultar el CUT como se visualiza en la imagen

2. Consultar el Periodo del CUT correspondiente

Opción Avanzada:

1. Consultará el CUT, como se ve en la imagen.

2. Escogiendo el tipo de procedimiento administrativo.

3. Los filtros por documento también le permitirán al usuario ubicar el documento en el

expediente.

4. El filtro por fechas mostrara por defecto el rango del último mes tomando como referencia

la fecha actual.

Fig. 36 Bandeja de Consultas - Tramites


Fig. 37 Bandeja de Consultas - Tramites


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9.2. Sección Expediente Recibidos

Esta consulta mostrara los expedientes que el profesional ha recibido en su bandeja de

proceso, los expediente recibidos se podrán mostrar por dos opciones que te brindan la

cual es la opción básica y la opción avanzada.

Fig. 38 Bandeja de Consultas - Exp. Recibidos Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

Fig. 39 Bandeja de Consultas - Exp. Recibidos Elaboración: Autoridad Nacional del Agua / OSNIRH

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9.3. Sección Expediente Despachados

En esta opción se consultarán los expedientes despachados que transitaron por la bandeja

de proceso según el filtro ingresado se puede realizar dos consultas por distintas opciones

una que es la consulta básica y otra la consulta avanzada, como se llega a visualizar en la

imagen.

Fig. 40 Bandeja de Consultas - Exp. Despachados


Fig. 41 Bandeja de Consultas - Exp. Despachados


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En esta opción de trámites de Exp. Despachados podemos Recuperar Expediente = CUT,

haciendo clic derecho sobre el CUT y dando clic en Recuperar Expediente, y

automáticamente aparece una copia del CUT en la Bandeja de Proceso.

9.4. Sección Documentos

Paso 1: Para hacer una búsqueda especifica por documento, en la caja de texto Nro. Doc:

colocamos los datos del documento como se ve en el ejemplo”001-2014-ANA-

OSNIRH/JCBB” y seleccionar el tipo de doc. como se ve en la imagen.

Fig. 42 Bandeja de Consultas - Documentos


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Paso 2: Para hacer una búsqueda de documento por Remitente o Destinatario tenemos

que colocar los datos completos, “BERROSPI BRACAMONTE JORGE CRISTOPHER” y

seleccionar el tipo de documento, como se ve en la imagen.

Fig. 43 Bandeja de Consultas - Documentos


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9.5. Sección Trazabilidad del Trámite

En este módulo de Bandeja de Consultas se verificará la trazabilidad del CUT, como se ve en

la imagen.

Fig. 44 Bandeja de Consultas - Trazabilidad del Trámite


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9.6. Sección Documento de MINAGRI

En este módulo podremos realizar las consultas de los documentos de MINAGRI; son CUT

enviados del MINAGRI al ANA, esta función solo se utiliza solo en la sede central.

Para realizar la búsqueda debemos colocar siguientes los datos:

Nro. CUT: Colocaremos el número de CUT del documento.

Año: Colocaremos el Año del CUT correspondiente

9.7. Sección Estado de Documento de MINAGRI

En este módulo podremos consultar el estado de los documento de la ANA que han sido

enviados al MINAGRI, para verificar colocaremos los datos necesarios.

Nro. CUT: Colocaremos el número de CUT del documento.

Año: Colocaremos el Año del CUT correspondiente.

Fecha de Solicitud: Colocaremos la fecha de Inicio y Final del documento a consultar.





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9.8. Sección de Trazabilidad de Documento de MINAGRI

En esta opción se mostrara la trazabilidad del CUT de la ANA en el Sistema de Tramite del

MINAGRI, es una función que se encuentra disponible para hacer seguimiento de los CUT

enviados de la ANA al MINAGRI, esta función solo se utiliza en la sede central.



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