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GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

GO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página

CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio de 2016

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA: AREA DE PERSONAL, COD. 4-1 CODIGO

SERIES SUBSERIE

Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION Disposición Final

PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.1 4-1.1.1

ACTAS Actas de Comité COPASST Invitación Informe Acta

1 9 X X Decreto 1072 de 2015, Sistema de Seguridad Social y del Trabajo. Esta subserie documental es de conservación total, por ser de carácter decisorio en la Institución. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo central de la Universidad, se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.4

4-1.1.2 Acta de la Comisión de Personal Invitación Informe Acta

1 9 X X Ley 909 de 2014, Art. 16, Regula estructura y funciones de la Comisión de Personal. Se da conservación total porque son documentos decisorios dentro de la Institución. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 articulo 2.8.2.9.4

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.1.3 Actas de Comité de Convivencia Laboral Invitación Informe Acta

1 9 X X Resolución de Mintrabajo 652 (30 abr. de 2012), Resolución USCO 180 (20 oct.) de 2014. Son de conservación total porque son documentos decisorios dentro de la Institución. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central se transferirán al Archivo histórico de la USCO. Según el decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.4

4-1.1.4 Actas de Comité de Bienestar Universitario Invitación Informe Acta

1 9 X X Acuerdo No. 015 de 2014 Estatuto de Bienestar Universitario. Son de conservación total porque son documentos decisorios dentro de la Institución. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 articulo 2.8.2.9.4

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.2

PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Cronograma de revisión de puestos de trabajo Plan de pausas activas Capacitaciones sobre buenas posturas

1 4 X Decreto 1443 de 2014, Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

4-1.2.1 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de Promoción y Prevención de Enfermedades Cardio Vasculares Cronograma Listado de funcionarios

1 4 X Decreto 1443 de 2014, Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;

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Resultados de exámenes de laboratorio Informe

se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.2.2 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo en Salud Oral y Prevención de Enfermedades del Sistema Estomatogmatico Cronograma Listado de funcionarios Resultados de exámenes de laboratorio Informe

1 4 X Decreto 1443 de 2014, Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

4-1.2.3 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo en Prevención de Cáncer Cronograma Listado de funcionarios Resultados de exámenes de laboratorio

1 4 X Decreto 1443 de 2014, Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo;

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Informe

se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

4-1.2.4 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo para valoración médica preo-ocupacional a aspirantes a ser vinculados a la USCO Examen medico Examen de laboratorio Exámenes de esfuerzo

1 4 X Decreto 1443 de 2014, Por medio del cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos. Estos documentos deben ser conservados en la respectiva Historia laboral.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.2.5 Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo Examen laboral de ingreso Examen laboral de egreso Resultados de exámenes

1 4 X X Ley 9 de 1979: Código sanitario Nacional, por cuanto dicta medidas sobre las condiciones sanitarias básicas. El título III habla de las disposiciones de la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase de trabajo; Ley 1562 de 2012: por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud ocupacional, se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración para esta clase de documentos. Estos documentos deben ser conservados en la respectiva Historia laboral.

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ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA: ÁREA DE PERSONAL, COD. 4-1 CODIGO

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.2.6 Programa de Seguridad e Higiene Industrial Cronograma de recarga de extintores Cronograma de revisión de iluminación señalización

1 4 X Ley 9 de 1979: Código sanitario Nacional, por cuanto dicta medidas sobre las condiciones sanitarias básicas. El título III habla de las disposiciones de la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase de trabajo; Ley 1562 de 2012: por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud ocupacional, se hace conservación total, terminado el año fiscal y/o cerrado el expediente, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

conservación permanente para esta clase de documentos.

4-1.3 4-1.3.1

INFORMES Informes a Entes de Control Solicitud Plan de mejoramiento Oficios de respuesta Informes de avances del plan de mejora

1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones”; Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

conservación permanente para esta clase de documentos.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

E

M

S

4-1.3.2 Informes Interinstitucionales Solicitud Comunicaciones Informe de avances

1 4 X Ley 951 de 2005, estableció la obligatoriedad que tiene los funcionarios públicos de presentar un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones”; Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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M

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4-1.4 NOMINAS Novedades de personal (Pagos de auxilios, libranzas, embargos) Aportes parafiscales

1 79 X X Se conservan en su totalidad, porque soportan evidencias para verificación de información laboral. Se microfilman, una vez se termine el tiempo de retención en el Archivo Central.

4-1.5 4-1.5.1

MANUALES Manual Especifico de Funciones y Competencias

1 4 X Son objeto de actualización de acuerdo las normas constitucionales y legales.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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M

S

4-1.6 HISTORIA LABORALES Hoja de vida Fotocopia de cedula de ciudadanía Fotocopia libreta militar Certificados de estudio Certificados laborales Antecedentes disciplinarios y fiscales Hoja de vida del DAFP Formato de declaración de bienes Evaluación de verificación de requisitos Acta de posesión o de nombramiento Minuta o contrato Afiliación a seguridad social (salud, pensión y ARL) Afiliación a Caja de Compensación Familiar Solicitudes Oficios de respuestas Resolución de pago de prestaciones

1 79 X Se realiza una selección del 10% cumplido el ciclo vital, de aquellas historias laborales teniendo en cuenta los cargos y la valoración del Comité de Archivo. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 articulo 2.8.2.9.4

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PROCEDIMIENTOS

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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Resolución de vacaciones Incapacidades Evaluación del desempeño Certificaciones laborales Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad por suspensión del cargo, insubsistencia, destitución, renuncia al cargo

4-1.7 4-1.7.1

PLAN Plan de Bienestar Social e Incentivos Plan Informes

1 9 X X Decreto 1295 de 2004, la Ley 1562 de 2012, y el decreto 1443 de 2014. Se hace conservación total siguiendo los lineamientos de la Circular 03 de 2015

4-1.7.2 Plan Institucional de Capacitación Plan Informes

1 9 X X Decreto 1295 de 2004, la Ley 1562 de 2012, y el decreto 1443 de 2014. Se hace conservación total siguiendo los lineamientos de la Circular 03 de 2015

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