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8/19/2019 Externo Cartilla SIMAT AD

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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT 1


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Navegando por el sencillo mundo del SIMAT2

NAVEGANDO POR EL SENCILLO MUNDO DEL SIMAT

LUIS ALFREDO RAMOS BOTEROGobernador de Antioquia

HUMBERTO DÍEZ VILLASecretario de Educación para la Cultura

LUIS FERNANDO CORTEZ MOLINADirector Técnico

ALVARO URIBE MORENODirector de Gestión y Apoyo Administrativo

JUAN ESTEBAN MEJÍA ARBOLEDAAsesor de Cobertura Educativa

OLGA ESTELLA LÓPEZ PALACIOS

Profesional EspecializadaJORGE IGNACIO SÁNCHEZ VALENCIASupervisor Educativo

LUIS ÁNGEL RUIZ BAENAAuxiliar

SONIA PALACIO GIRALDOProfesional Especializada

LUZ BEATRIZ GÓMEZ RAIGOSAAuxiliar

LUZ EUGENIA MONTOYA VALENCIAProfesional Universitario

NUBIA INÉS JARAMILLO CARDONAAsistente Técnico para el Bajo Cauca, Urabá y Valle de Aburrá

LUIS FERNANDO ARBOLEDAAsistente Técnico para el Suroeste, Magdalena Medio y Norte

ALCIZAR CAÑOLA ARGÁEZAsistente Técnico para el Oriente, Nordeste y Occidente.

FANNY RÍOS HENAOAuxiliar Administrativa

CAMILO ZAPATA PELÁEZCoordinador Alfabetización

CONSEJO EDITOR Alcizar Cañola Argáez

Olga Estella López PalaciosLuz Eugenia Montoya ValenciaOswaldo HenaoMauricio Restrepo

FOTOGRÁFICAS MARIO SALAZAR Y CIA. LTDA.Diseño e Impresión

AGRADECIMIENTOSTecnológico de Antioquia

MedellínJunio de 2008


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Contenido

PRESENTACIÓN

Educación y pertinencia

Fundamentos legalesConocimiento: Patrimonio de la humanidad

JUSTIFICACIÓN

Educación y desarrollo humanoLos sistemas de información en educación: Marco legalLos sistemas de información: Competencias generales de las entidadesterritorialesInstrucciones para el uso de ésta guíaProceso de matrícula 2009: Resolución 9919 del 30 de mayo de 2008

CronogramaComité municipal de asignación de cupos y matrículaResponsabilidad en la información del SIMAT en los municipiosValidación de campos de datos

GENERALIDADES DEL SIMAT

GLOSARIO

ICONOS

PROCESO DE MATRICULA

• Establecimientos educativos• Proyección de cupos• Consulta estudiantes• Prematrícula• Asignación de cupos

Pág.

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• Matrícula de estudiantes nuevos• Registro reprobados• Novedades• Promoción• Cambio de matriculados

• Retiro de estudiantesREPORTES

PROCESO POR LOTES

OBSERVACIONES PARA TENER EN CUENTA EN SIMAT

ERRORES COMUNES

PREGUNTAS FRECUENTES

ANEXOS

EVALUACIÓN

5559606365

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EDUCACIÓN Y PERTINENCIA

"El aprendizaje de las competencias básicas (leer, escribir, efectuar las cuatro

operaciones, etc.) no debería ser un fin en sí mismo sino un medio; un medioinstrumental que les permita practicar el autoestudio después de egresar de laescuela, con el fin de estar mejor preparados para solucionar los problemasconcretos que a diario enfrentan en sus hogares, veredas y comunidades.

En fin, enseñar preferentemente lo relevante, lo cercano, lo prevalente, locotidiano, lo inmediato, lo aplicable, lo deseado, lo anhelado, lo útil y lo necesario;de modo que la educación sea realmente un instrumento para el desarrollo personal, familiar, productivo y comunitario. Al hacerlo los niños tendrían mayor interés por el estudio, el aprendizaje sería más rápido y placentero, y la repitencia,ausentismo y deserción disminuirían."

Polan Lacki

Presentación


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Fundamentación Legal

LA DECLARACIÓN UNIVERSAL DE LOS DERECHOS HUMANOS

ARTÍCULO 26: Toda persona tiene derecho a la educación. La educación

debe ser gratuita, al menos en lo concerniente a la instrucción elemental yfundamental. La instrucción elemental será obligatoria. La instrucción técnica yprofesional habrá de ser generalizada; el acceso a los estudios superiores seráigual para todos, en función de los méritos respectivos. La educación tendrá porobjeto el pleno desarrollo de la personalidad humana y el fortalecimiento delrespeto a los derechos humanos y a las libertades fundamentales; favorecerá lacomprensión, la tolerancia y la amistad entre todas las naciones y todos losgrupos étnicos o religiosos, y promoverá el desarrollo de las actividades de lasNaciones Unidas para el mantenimiento de la paz.

Los padres tendrán derecho preferente a escoger el tipo de educación que

habrá de darse a sus hijos.

CONSTITUCIÓN NACIONAL DE COLOMBIA

ARTICULO 44. Son derechos fundamentales de los niños: la vida, la integridadfísica, la salud y la seguridad social, la alimentación equilibrada, su nombre ynacionalidad, tener una familia y no ser separados de ella, el cuidado y amor, laeducación y la cultura, la recreación y la libre expresión de su opinión. Seránprotegidos contra toda forma de abandono, violencia física o moral, secuestro,venta, abuso sexual, explotación laboral o económica y trabajos riesgosos.

Gozarán también de los demás derechos consagrados en la Constitución, en lasleyes y en los tratados internacionales ratificados por Colombia.

La familia, la sociedad y el Estado tienen la obligación de asistir y proteger alniño para garantizar su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de susderechos. Cualquier persona puede exigir de la autoridad competente sucumplimiento y la sanción de los infractores.


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LOS DERECHOS DE LOS NIÑOS PREVALECENSOBRE LOS DERECHOS DE LOS DEMÁS

LEY 1098 DE 2006 - Ley de infancia

ARTÍCULO 25. Derecho a la identidad. Los niños, las niñas y losadolescentes tienen derecho a tener una identidad y a conservar los elementosque la constituyen como el nombre, la nacionalidad y filiación conformes a la ley.Para estos efectos deberán ser inscritos inmediatamente después de sunacimiento, en el registro del estado civil. Tienen derecho a preservar su lenguade origen, su cultura e idiosincrasia.

ARTÍCULO 28. Derecho a la educación. Los niños, las niñas y losadolescentes tienen derecho a una educación de calidad. Esta será obligatoriapor parte del Estado en un año de preescolar y nueve de educación básica. Laeducación será gratuita en las instituciones estatales de acuerdo con los términos

establecidos en la Constitución Política. Incurrirá en multa hasta de 20 salariosmínimos quienes se abstengan de recibir a un niño en los establecimientos públicosde educación.


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El conocimiento esun patrimonio de la humanidad

Este documento es fruto de los esfuerzos y recursos aportados por muchas personas e instituciones en el pasado y en el presente. Debido a ello, su contenidono pertenece a nadie en particular: es un patrimonio común, por ello, debemos

compartirlo y beneficiarnos de él en el presente y en el futuro. No difundirlosignificaría desperdiciar en gran parte el esfuerzo humano y los recursos aplicados para producirlo.

Por esta razón, no sólo se autoriza, sino que se estimula la reproducción total o parcial de su contenido, pretendiendo así que ningún niño, niña o joven decualquier lugar de nuestra geografía, quede por fuera de las bases de datos del sector educativo, ya que de llegar a suceder, significaría desconocer su existenciay de paso negarle sus derechos en educación. La responsabilidad de esta tareaestá en las manos de nosotros los adultos, tarea que debemos acometer sinvacilación alguna.


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EDUCACIÓN Y DESARROLLO HUMANO

La educación es un factor estratégico y prioritario del desarrollo humano,

social y económico de los países y un instrumento esencial para la construcciónde sociedades más autónomas, justas y democráticas.

Ofrecer educación a todos, educación de calidad, son factores determinantespara garantizar el desarrollo y la competitividad de un país.

Colombia necesitó casi una década para aumentar en un grado el nivel promediode escolaridad, que continúa siendo bajo para el nivel de desarrollo del país. Enel año 2000, la escolaridad media de la población de 15 años y más en el paíssolo era superior a la de siete países de la región,(Brasil, Nicaragua, Haití,República Dominicana, El Salvador, Honduras y Guatemala).

El Gobierno se viene transformando, igual el sistema educativo en magnitudy pertinencia para garantizar la competitividad del país y asegurar el mejoramientode la calidad de vida de la población. Con este objetivo, se propone expandir lacobertura y mejorar la calidad y aumentar la eficiencia y la productividad delsector.

Población en edad escolar por fuera del sistema educativo

De acuerdo con datos de la Encuesta Continua de Hogares del DANE, a

principios de ésta década, el 16% de la población entre 5 y 17 años estaba porfuera del sistema educativo, es decir, 1.8 millones de niños y jóvenes en edadescolar. En las zonas urbanas, la población de ese grupo de edad por fuera delsistema alcanzaba el 12%, mientras que en las áreas rurales este porcentajeascendía al 25% de la población en ese grupo de edad.

Rango ideales de edades propuestas por nivel educativo:

Justificación


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• Se trabaja la población de 5 y 6 años para preescolar;• 7-11 años para primaria;• 12-15 años para básica secundaria;• 16 a 17 años para educación media.

Los indicadores de acceso a la educación por niveles de ingreso muestran queentre 1997 y 2006 disminuyó la proporción de niños y jóvenes de hogares pobrespor fuera del sistema educativo, en particular la de menores de 11 años. Noobstante, este esfuerzo es aún insuficiente: para 2001, 29 de cada 100 niñosde hogares de menores ingresos, y 19 de cada 100 en el nivel 2 no asistían a uncentro educativo. La situación es más crítica respecto de los jóvenes de 16 y 17años, donde cerca de la mitad (48%) nivel 1 y el 42% del nivel 2 estaban porfuera del sistema educativo.

Lo anterior pone de manifiesto que aunque siguen primando razones ligadasa restricciones de la oferta, la pertinencia y la calidad de la educación, en particular

de la secundaria y media, son factores determinantes para la permanencia delos jóvenes en el sistema educativo.

Estudios sobre aspectos asociados a la deserción escolar han identificado,además de los factores socioeconómicos y de pérdida de sentido de la secundaria,otras razones de abandono del sistema escolar: dificultad para combinar trabajo-estudio, expulsión por disciplina, perdida del año, embarazo de adolescentes,crisis en la convivencia escolar, autoritarismo, falta de afecto, agresividad,violencia intraescolar, pandillismo, distanciamiento, actitudes pedagógicas delos docentes, rígidas prácticas administrativas en las instituciones educativas.

La agudización del conflicto colombiano ha generado un incremento en lademanda de cupos en las áreas urbanas, como consecuencia de una marcadodesplazamientos de la comunidad rural a centros urbanos.

Estimativos de la Red de Solidaridad indican que para el año 2007 hay másde dos millones y medio de desplazados por presiones de diferentes actoresarmados, de los cuales la gran mayoría son niños y jóvenes entre 5 y 17 años.

Las tasas más elevadas de repitencia y deserción escolar se presentan en elprimer grado de la primaria, con tasas cercanas al 10% y al 18% respectivamente.

Las tasas de deserción son más elevadas en la población más pobre, en elsector oficial y en las zonas rurales.

En las áreas rurales, cerca del 50% de los niños y niñas abandonan el sistemaal finalizar su formación de básica primaria. Las tasas de deserción en el sectoroficial muestran una disminución progresiva alcanzando valores entre el 5% y6% en los grados restantes, aunque vuelven a incrementarse en quinto grado a


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niveles cercanos al 13%. En el sector privado se observa una tendenciadecreciente de las tasas de deserción.

Las cifras de cobertura de la educación superior colombiana indican que elpaís continúa por debajo de los niveles internacionales.

Los bajos niveles de cobertura en Colombia coexisten con un alto porcentajede cupos sin utilizar, lo que sugiere que un balance más adecuado entre la ofertay la demanda no es solo un problema de inversión pública, sino que tambiénestá asociado al mejoramiento de las condiciones económicas y crediticias delos estudiantes, y al direccionamiento de la oferta educativa.

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EDUCACIÓN

MARCO LEGAL

• Son derechos fundamentales de los niños:……. su nombre y su nacionalidad,tener una familia, la educación…. Art. 44 CN.

• La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene unafunción social. Art. 67 CN.

• ... La sociedad, el estado y la familia son responsables de velar por la calidadde la educación y de promover el acceso y la permanencia en el serviciopúblico educativo... Art. 4° Ley 115 de 1994.

• ...El alumno o educando es el centro del proceso educativo y debe participaractivamente en su propia formación integral... Art. 91 Ley 115/94.

" El Ministerio de Educación Nacional establecerá y reglamentará un sistemanacional de información… Objetivos …..Servir como factor para la administracióny planeación de la educación… Art. 75 Ley 115/94.

Decreto Nacional 3011 de 1997. Reglamenta la educación de adultos.

Decreto Nacional 1850 de 2002. Define las jornadas laboral e institucionalinherentes a la prestación del servicio público educativo.

Decreto Nacional 3020 de 2002. Establece los criterios y procedimientospara organizar las plantas de personal de docentes y de directivos docentes deacuerdo al número de niños y jóvenes debidamente reportados por cadaestablecimiento educativo.


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Decreto Nacional 0230 de 2002, (adicionado por Decreto Nacional 3055de 2002). Dicta normas en materia de currículo, evaluación y promoción de loseducandos.

Resolución Nacional 2565 de 2003, establece parámetros y criterios para

la prestación del servicio educativo a la población con necesidades educativasespeciales.

Resolución Nacional 166 de 2003, define condiciones para el reporte deinformación del sector educativo.

Decreto Nacional 4313 de 2004, (adicionado por Decreto Nacional 0238de 2004). Reglamenta la contratación del servicio público educativo cuando aello hubiere lugar.

Resolución Nacional 5360 de 2006, por la cual se establecen las directrices.

Los criterios, procedimientos y el cronograma para la organización del procesode asignación de cupos y matrícula para los niveles de preescolar, básica primaria,educación básica secundaria y educación media de las instituciones de educaciónformal de carácter oficial en todo el territorio nacional.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

COMPETENCIAS GENERALES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES

- ... Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo, en los niveles de preescolar,educación básica primaria y básica secundaria y media, en condiciones deequidad, eficiencia y calidad....

- ... Mantener la actual cobertura y propender por su ampliación...

- ... Organizar la prestación del servicio en su jurisdicción...

• Obligaciones de los municipios no certificados: Suministrar la información aldepartamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el

reglamento. Art. 8 # 8.4 Ley 715/01• Información obligatoria. ...En la oportunidad que señale el reglamento en

cada año, los departamentos, distritos y municipios suministrarán al Ministeriode Educación la información del respectivo año...

• ...Los funcionarios de los departamentos, distritos y municipios que noproporcionen la información en los plazos establecidos por el Ministerio de


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Educación incurrirán en falta disciplinaria y serán objeto de las sancionescorrespondientes, establecidas en el Régimen Disciplinario Único. Art. 19 Ley715/01

• ...Cualquier falsedad en la información se considerará falsedad en documento

público y se sancionará de conformidad con la ley penal. Art. 41 Ley 715/01.• La implantación del sistema de información se considera como costo de la

prestación del servicio y podrá pagarse con cargo a los recursos del SistemaGeneral de Participaciones. Art. 32 Ley 715 de 2001.

• Art. 10 Ley 715 de 2001 Numeral 13. Funciones de los Rectores y Directores:Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, deacuerdo con sus requerimientos.

INSTRUCCIONES PARA EL USO DE ESTA GUIA

Este documento, es una guía didáctica y metodológica dirigido a todas laspersonas que, de una u otra manera intervienen en la prestación del servicioeducativo en forma directa o indirecta, estos es: Planificadores educativos,alcaldes, personeros municipales, secretarios de educación, administradoresmunicipales del sistema de matrícula, directores de núcleo, rectores, directoresde centros educativos rurales, educadores, padres de familia, estudiantes,autoridades locales, veedores ciudadanos, líderes comunales. Reiteramos queel contenido de este material y el lenguaje que utiliza, es de utilidad pública porel beneficio que origina, tener adecuada, correcta y oportunamente registradoslos niños en el SIMAT.

Los contenidos que conforman este documento, constituyen un programa deaprendizaje permanente. A través de ellos se desea mejorar y ampliar losconocimientos y destrezas para el manejo de la información asociada a laprestación del servicio educativo.

Características de este material:

El presente material esta organizado en cinco partes así:

• Consideraciones generales.

• Marco legal y competencias de los entes territoriales en los sistemas deinformación para el sector educativo.

• Contenido del sistema de matrículas.


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• Preguntas frecuentes y errores comunes en SIMAT.

• Anexos.

El desarrollo temático está organizado en talleres teórico prácticos los cuales

comprenden los siguientes aspectos:• Nombre de la actividad.• Definición.• Actividad previa.• Procedimiento previo.• Ruta para desarrollar el proceso.• Diagrama.• Notas, apuntes y ejercicios.

Acerca de la metodología:

Empezamos por las definiciones y experiencias directas de los participantes,así se posibilita diagnosticar que tanto conoce cada integrante del grupo sobrelos sistemas de información.

Cada tema, tendrá tres momentos, uno teórico, uno práctico. y el desarrollode ejercicios hasta apropiarse del concepto.


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PROCESO DE MATRÍCULA 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIASECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURA

RESOLUCIÓN NÚMERO 9919(Mayo 30 de 2008)

"Por la cual se organiza el proceso de matrícula oficial para el año escolar 2009 en los niveles de educación preescolar, básica y media para los municipiosno certificados del Departamento de Antioquia y de dictan otras disposiciones".

La SECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURA DE ANTIOQUIA, en

uso de las facultades que le confiere el Artículo 151 de la Ley 115 de 1994, elArtículo 6° de la Ley 715 de 2001, la Resolución Nacional 5360 de 2006, y

CONSIDERANDO QUE:

A. La Resolución Nacional 5360 del 07 de septiembre de 2006, organiza el procesode matrícula oficial en los niveles de educación preescolar, básica y media enlas entidades territoriales certificadas.

B. De conformidad con los Artículos 151º de la ley 115 de 1994, y 5º y 6º de la

ley 715 de 2001, corresponde a la Secretaría de Educación para la Cultura delDepartamento de Antioquia, organizar la prestación y administración del servicioen su jurisdicción.

C. Por lo anteriormente expuesto, la Secretaría de Educación para la Cultura deAntioquia.


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RESUELVE:

ARTICULO 1º. OBJETO. Organizar el proceso de matrícula en los municipiosno certificados del Departamento de Antioquia para garantizar la prestaciónoportuna del servicio en condiciones equidad, de calidad y eficiencia, que asegure

el acceso y la permanencia de los estudiantes de los niveles de educaciónpreescolar, básica y media, en el sistema educativo oficial.

Para los efectos de esta resolución se entiende por sistema educativo oficial ocobertura educativa oficial el conjunto de cupos educativos ofrecidos en losestablecimientos educativos oficiales y los contratados con entidades privadascon cargo a los recursos públicos.

ARTICULO 2º. RESPONSABLES DEL PROCESO DE MATRICULA. Elalcalde del municipio es el responsable de coordinar en los establecimientoseducativos de su jurisdicción, la ejecución de los procedimientos establecidos

por la Secretaría de Educación para la Cultura de Antioquia para el proceso dematrícula, así como de garantizar su cumplimiento, validar y consolidar lainformación y comunicar a la Unidad de Cobertura Educativa los resultados yrequerimientos para la continuidad y la ampliación de cupos, razón por la cualno se contratará con particulares el servicio educativo, sin el requerimiento previodel Alcalde de la respectiva localidad.

El rector o director de cada establecimiento educativo es el responsable deejecutar correctamente los procedimientos establecidos por la Secretaría deEducación para la Cultura de Antioquia y de garantizar la calidad y veracidad dela información.

ARTÍCULO 3º. LINEAMIENTOS, ETAPAS Y CRONOGRAMA DEL PROCESODE MATRICULA: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓNDEL PROCESO DE ASIGNACIÓN DE CUPOS Y MATRÍCULA. Los Alcaldes deMunicipios no Certificados, Rectores y/o Directores de establecimientos educativosoficiales del Departamento de Antioquia, soportarán técnicamente el procesode gestión de la cobertura educativa en el Sistema Integrado de Información deMatrícula SIMAT, para lo cual designarán un funcionario responsable de operardesde el aplicativo cada uno de sus módulos y tendrán en cuenta los siguienteslineamientos en la definición y estandarización de procedimientos para la

asignación de cupos y matrícula en los municipios y establecimientos educativos:a. Garantizar el derecho a la educación a los(as) niños(as) y jóvenes en edad

escolar, en condiciones de equidad.

b. Promover la ampliación de la cobertura del servicio educativo mediante el usoeficiente de la capacidad instalada de los planteles, del recurso humano y delos recursos financieros disponibles.


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c. Dar cumplimiento a los parámetros mínimos establecidos en los decretosnacionales 3020 de 2002 y 3011 de 1997.

d. Desarrollar y fomentar el uso de las metodologías como Escuela Nueva, SAT,Tele secundaria, Post primaria, Aceleración del Aprendizaje, Educación por

Ciclos y otros sistemas tutoriales a distancia, para garantizar el acceso alservicio educativo en zonas de difícil acceso.

e. Suministrar información veraz y oportuna a los padres, acudientes y comunidadeducativa en general para facilitar el acceso al servicio educativo.

f. Suministrar información veraz y oportuna a los padres de familia y acudientespara facilitar el diligenciamiento de formatos de inscripción para los estudiantesnuevos y traslado para alumnos(as) antiguos(as) provenientes de otrosestablecimientos.

g. Distribuir en forma gratuita los formularios y formatos que se utilicen para larealización del proceso de matrícula.

CRITERIOS GENERALES PARA LA ASIGNACIÓN DE CUPOS ESCOLARES

ARTICULO 4º. Para el periodo lectivo 2009, los rectores y directores delos establecimientos educativos serán los responsables del proceso de matrículaen los establecimientos educativos oficiales a su cargo, de conformidadcon los lineamientos contemplados en este acto administrativo ante el comitéde asignación de cupos y matrícula; por lo tanto deberán asignar los cuposescolares, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a. Asignar los cupos en los establecimientos educativos oficiales en el siguienteorden de prioridad:

1. Estudiantes que ya están matriculados en el establecimiento educativo(antiguos) y a los que solicitan traslados, para asegurar su continuidad enel sistema.

2. Estudiantes provenientes del ICBF o de la institución territorial que hagasus veces que, cumpliendo el requisito de la edad, vayan a ingresar algrado de transición, grado obligatorio de preescolar.

3. Estudiantes vinculados al sistema educativo oficial, que hayan solicitadotraslado, prioritariamente a aquellos que tengan hermanos en elestablecimiento educativo al cual se solicita el traslado.

4. Niños y jóvenes que soliciten cupo, con prioridad para hermanos(as) deestudiantes ya vinculados.

5. Niños y jóvenes clasificados en los niveles uno (1), dos (2) y tres (3) delSISBEN, a la población afectada por el desplazamiento y a toda la poblaciónvulnerable por razones sociales, físicas o culturales.


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6. Beneficiarios de la ley 1081 de 2006. (por medio de la cual se otorganbeneficios a las familias de los héroes de la Nación y a los veteranos de laFuerza Pública y se dictan otras disposiciones).

7. Por ningún motivo podrán proyectar cupos que no puedan atender con laplanta oficial asignada en el 2007, salvo autorización del Jefe de la Unidad

de Cobertura Educativa de la secretaría de Educación para la Cultura.b. Asignar los cupos disponibles para estudiantes nuevos que se inscribieron

durante el proceso.

c. Verificar que la edad mínima para ingresar al grado de transición, gradoobligatorio de preescolar, sea cinco años (5) cumplidos a la fecha de inicio delcalendario escolar.

d. Garantizar que para el ingreso al sistema educativo oficial no se exija comorequisito examen de admisión. No obstante, se podrá realizar examen de

nivelación para clasificación en los casos en que, razonablemente, el estudianteno esté en condiciones de presentar sus antecedentes académicos. En cualquiercaso, la inscripción y examen de clasificación serán gratuitos para losestudiantes.

e. Velar porque la asignación de cupo, matrícula o su renovación no estécondicionada al pago de derechos de afiliación o incorporación a la asociaciónde padres de familia o cualquier otro tipo de organización, fondo o cuenta.

PROYECCIÓN DE CUPOSDeterminación de la oferta educativa para el año 2009

ARTICULO 5º. Determinación de la Oferta. Con base en la proyección decupos se determina la oferta educativa para el año escolar 2009 a fin de prevery asegurar la continuidad de los estudiantes antiguos y permitir el acceso de losalumnos nuevos. Los rectores y directores de los establecimientos educativosoficiales son los responsables de diligenciar el Formato C02.01.F01, a través delcual se calcula el número de cupos que la institución o centro educativo está encapacidad de ofrecer en cada una de las sedes, jornadas, grados y modeloseducativos.

Asimismo, la información será registrada en el Sistema Integrado de MatrículaSIMAT a través de la opción PROYECCIONES - PROYECTAR CUPOS; dichainformación será analizada y avalada por los asistentes técnicos del área deCobertura Educativa de la Secretaría de Educación para la Cultura de Antioquia,quienes finalmente aprobarán la proyección en el Sistema de Información. Laproyección de cupos que se presente en el área de Cobertura Educativa deberáser remitida por el Alcalde respectivo, especificando entre otros, el análisis alinterior del comité de asignación de cupos.


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ARTICULO 6º. Definición de estrategias de ampliación de cobertura.Teniendo como insumo el ejercicio de la proyección de cupos, los parámetros delcomité y con la asistencia técnica de la Secretaría de Educaciónpara la Cultura de Antioquia, los rectores definirán las estrategias de ampliaciónde cobertura para el año 2008.

PREMATRICULA Reserva de cupo para alumnos antiguos en la institución y para

alumnos que solicitan traslado

ARTICULO 7º. Los rectores y directores de los establecimientoseducativos oficiales reservarán los cupos necesarios para garantizar alos estudiantes antiguos el cupo en el mismo establecimiento o en todocaso la continuidad en el sistema educativo. Adicionalmente, reservarán elcupo y recibirán, de acuerdo a su disponibilidad, a los estudiantes que pordiferentes razones deseen trasladarse de un plantel educativo oficial a otro,

acorde con los criterios y procedimientos que determine la Secretaría de Educaciónpara la Cultura de Antioquia. La pre matricula deberá hacerse desde el SistemaIntegrado de Matrícula SIMAT y el reporte de la información a la Secretaría deEducación para la Cultura deberá hacerse utilizando los instrumentos y formatosdefinidos en el procedimiento C0201 Proyección de Cupos.

ASIGNACIÓN DE CUPOS A NIÑOS PROCEDENTES DE ICBF O DEENTIDADES REGIONALES DE BIENESTAR SOCIAL Y DEL PROGRAMA

PRIMERA INFANCIA

ARTICULO 8º. El Alcalde deberá coordinar con las entidades debienestar social o familiar de su jurisdicción, la identificación de los niñosprovenientes de estas instituciones que, cumpliendo el requisito de la edad,vayan a ingresar al grado de transición (grado obligatorio de preescolar) para larespectiva asignación de cupo, con el fin de garantizar su acceso al sistemaeducativo oficial. Asimismo, la población infantil sujeto del programa de primerainfancia debe ser registrada en el Sistema de Información.

INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS

ARTICULO 9º. El Alcalde de acuerdo a los criterios del comité, deberá

adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la Secretaría de Educaciónpara la Cultura de Antioquia, para implementar el proceso de matrícula quegarantice el cupo para los niños(as) y jóvenes que deben continuar e ingresar alsistema educativo oficial. Previa consolidación y análisis de estas solicitudes,desarrollará las acciones necesarias para su atención. La inscripción deberáregistrarse en el Sistema Integrado de Matrícula SIMAT, previamente a laasignación de cupos la cual deberá hacerse también a través del SIMAT.


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RENOVACIÓN DE MATRICULA DE ALUMNOS ANTIGUOSY DE ALUMNOS QUE SOLICITAN TRASLADO

ARTICULO 10º. Los rectores y directores de los establecimientoseducativos renovarán la matrícula, para el período académico, de los alumnos

antiguos y de los alumnos que solicitaron traslado de acuerdo a los parámetrosy competencias establecidos en este acto.

ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ALUMNOS NUEVOS

ARTICULO 11º. El Alcalde de cada municipio no certificado reportará ala unidad de cobertura educativa de la Secretaría de Educación para la Culturade Antioquia, los cupos disponibles por establecimiento educativo, con el fin deasignar de manera coordinada los mismos a los estudiantes nuevos inscritosdurante el proceso.

MATRICULA DE ALUMNOS NUEVOS

ARTICULO 12º. Una vez finalizada la asignación de cupos, el rector odirector de cada establecimiento educativo realizará la matrícula efectiva de losalumnos nuevos, y reportará oportunamente esta información al área de coberturaeducativa de la Secretaría de Educación para la Cultura de Antioquia; dichoprocedimiento deberá hacerse a través del Sistema Integrado de Matrícula SIMAT.

PROCEDIMIENTO PARA MATRÍCULAR ALUMNOS DESPLAZADOS

ARTICULO 13º. El alumno sujeto de desplazamiento forzado, queaspire a un cupo en un establecimiento educativo público, será remitidoformalmente al establecimiento educativo cercano al lugar de su residencia, porel Alcalde, o por el funcionario en el que él delegue o en su defecto por elPersonero Municipal. Si no hay cupos disponibles, la Alcaldía gestionará ante elDepartamento de Antioquia lo pertinente a fin de que se establezcan conveniosque les permita, al menos provisionalmente, ampliar las coberturas deemergencia, con instituciones públicas o privadas, que garanticen la prestacióndel servicio educativo a esta población. Esta población será objeto de un tratoflexible y preferencial en cuanto a los requisitos exigidos por el establecimientoeducativo para efectos de la matrícula.

AJUSTES DE MATRICULA

ARTICULO 14º. Una vez finalizada la matrícula efectiva de todos losalumnos antiguos y nuevos, el rector o director del establecimiento educativooficial o el prestador del servicio educativo que tenga contrato de prestación delservicio educativo, registrará esta información en el SIMAT.


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PARÁGRAFO: El Rector o Director de la Institución o del Centro Educativodeberá reportar dentro de los primeros cinco (5) días del mes de febrero de2009 a la Unidad de Cobertura Educativa de la Secretaría de Educación para laCultura, los cupos que queden disponibles.

ARTÍCULO 15°. CRONOGRAMA PARA ASIGNACIÓN DE CUPOS,PREMATRÍCULA, MATRÍCULA Y RENOVACIÓN DE MATRÍCULA: Eldesarrollo de los procesos de inscripción, asignación de cupos disponibles,matrícula y renovación de matrícula, se desarrollará atendiendo las fechasestablecidas en el siguiente cronograma:

CRONOGRAMA

ETAPAS Y ACTIVIDADES

1. PRELIMINARES:Elaboración acto administrativo delas etapas del proceso de matrículacon su respectivo cronograma.

Montaje de la logística, difusión ycapacitación del proceso,capacitación en el sistema deinformación.

2. PROYECCIÓN DE CUPOS.

3. PREMATRÍCULA(Reserva de cupo para alumnosantiguos en la Institución y paraalumnos que soliciten traslado).

4. ASIGNACIÓN DE CUPOS ANIÑOS(AS) PROCEDENTES DEENTIDADES DE BIENESTARSOCIAL O DEL ICBF Y DELPROGRAMA PRIMERA INFANCIA.

5. INSCRIPCIÓN DE ALUMNOSNUEVOS.

FECHAS

Abril 15 de 2008

Marzo 17 al 16 de Mayode 2008

19 de mayo al 20 de junio de 2008

1º de agosto al 31 deagosto de 2008

Del 1º al 30 deseptiembre de 2008


RESPONSABLE

Área de Cobertura Educativa

Área de Cobertura Educativa y deSistemas de Información

Rectores, Directores, Secretariosde Educación, Directores de

Planeación.

Rectores, Directores y Secretariaso Auxiliares Administrativas



PRODUCTO DESEGUIMIENTO

Acto Administrativo

Reporte de proyecciónde cupos para ser

entregado por parte delAlcalde Municipal en launidad de coberturaeducativa de laSecretaría deEducación para laCultura de Antioquia.

Reporte dePrematricula.

Reporte de Inscripciónde alumnos nuevos


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PARÁGRAFO: Si una vez culminando el proceso de matrícula estipulado enesta Resolución, el establecimiento educativo tiene cupos escolares disponibles,podrá asignarlos y matricular a los alumnos que lo soliciten teniendo en cuentalas prioridades contempladas en este acto.

ARTÍCULO 16º. COORDINACIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DELPROCESO DE MATRÍCULA EN LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PARA LACULTURA DE ANTIOQUIA: La inspección y vigilancia de los procesos deprematricula, asignación de cupos y matrícula, estará a cargo de la Secretaríade Educación para la Cultura de Antioquia, a través de auditorías posteriores alregistro de la información.

ARTÍCULO 17º. La presente Resolución rige a partir de la fecha de supublicación y deroga cualquier disposición que le sea contraria.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE

HUMBERTO DIEZ VILLASecretario de Educación para la Cultura de Antioquia

6. ASIGNACIÓN DE CUPOS PARAALUMNOS NUEVOS.

7. RENOVACIÓN DE MATRÍCULADE ALUMNOS ANTIGUOS Y DEALUMNOS QUE SOLICITANTRASLADADO.

8. MATRÍCULA DE ALUMNOSNUEVOS.

9. AJUSTES DE MATRÍCULA.

10. REPORTE DE INFORMACIÓN

DE LA MATRICULA ALMINISTERIO DE EDUCACIÓNNACIONAL.

11. REGISTRO DE NOVEDADES.

12. REPORTE DE MATRICULAINSTITUCIONES PRIVADAS.


1º de octubre al 31 deoctubre de 2008

4 de noviembre al 14 denoviembre de 2008

18 de noviembre de2008 al 28 denoviembre de 2008

5 de enero al 16 de

enero de 2009

Permanentemente

15 de febrero de 2009al 15 de marzo de 2009





Administradores municipales del

SIMAT


Rectores y Directores deestablecimientos educativosprivados.

Reporte de información

sin errores, validado através del SINEB.

Reporte de Novedades

Reporte de matriculaprivada en formulariosDANE.

ETAPAS Y ACTIVIDADES FECHAS RESPONSABLE PRODUCTO DESEGUIMIENTO


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ORGANIGRAMA

COMITÉ MUNICIPAL DE ASIGNACIÓNDE CUPOS Y MATRÍCULA


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COMITÉ MUNICIPAL DE ASIGNACIÓN DE CUPOS Y MATRÍCULA

En todos los Municipios no certificados del Departamento de Antioquia, habráun comité de asignación de cupos y matrícula, el cual será presidido a nivelseccional por el jefe de la unidad de cobertura de la Secretaría de Educación del

Departamento, y estará integrado localmente por los siguientes funcionarios:1. El Alcalde del Municipio quien lo presidirá o su delegado

2. Los Rectores y Directores de las Instituciones y Centro Educativos del respectivoMunicipio

3. El Personero Municipal

Serán funciones del Comité:

• Velar por el estricto cumplimiento de los criterios establecidos en este Actopara la asignación de cupos.

• Reunirse ordinariamente una vez al mes y cuando lo convoqueextraordinariamente el Alcalde Municipal o lo solicite al menos dos de susmiembros o el jefe de la unidad de cobertura educativa de la Secretaria deEducación para la Cultura.

• Validar y consolidar la información sobre la matrícula de su localidad ycomunicar al jefe de la unidad de cobertura educativa de la Secretaría deEducación del Departamento los resultados y requerimientos para la continuidady ampliación de la Cobertura Educativa.

• Seleccionar y ejecutar estrategias para el acceso y permanencia de los niños(a)y jóvenes en el sistema educativo.

• Velar por el uso eficiente de la capacidad instalada de los establecimientoseducativos, del recurso humano y los recursos financieros disponibles.

• Velar por el cumplimiento de los parámetros establecidos en los Decretos3020 de 2002 y 3011 de 1997 y normas que posteriormente los modifiquen o

deroguen.• Garantizar el derecho a la educación de los niños(a) y jóvenes de su Municipio.

• Velar porque la asignación de cupos y matrícula o su renovación no esténcondicionadas al pago de derechos de afiliación o incorporación a la Asociaciónde Padres de Familia o cualquier otro tipo de organización fondo o cuenta.


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• Garantizar que para el ingreso educativo oficial no se exija como requisitoexamen de admisión.

• Velar porque la matrícula para el Grado cero o de transición, sea para losniños y niñas que cumplan los cinco años máximo el último día del mes de

marzo del respectivo año escolar.• Definir las estrategias anuales de Cobertura Educativa en su Municipio.

• Establecer los procedimientos y formatos para garantizar la inscripción osolicitud de cupo de niños(a) y jóvenes que deseen ingresar al sistema educativooficial.

RESPONSABILIDAD EN LA INFORMACIÓNDEL SIMAT EN LOS MUNICIPIOS

Todos y cada unos los pilares de la pirámide tienen la responsabilidad social,política y moral de velar para que la información registrada en el SIMAT sea elreflejo de la realidad en materia de matrícula en su municipio, en su búsqueda laSecretaria de Educación para la Cultura de Antioquia a puesto a disposición delos entes territoriales el equipo humano de las dependencias de Sistemas deInformación y Asesores en cada subregiones que brindan el acompañamientopermanente en este proceso.


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GRADOS DE RESPONSABILIDAD

4. Son los secretarios en las Instituciones y los Educadores en los CER losresponsables de la base de la información, dado que son quienes tienen elcontacto directo con los registros y soportes físicos de los estudiantes durante

los diversos procesos de matrícula en la Institución.3. Son los rectores de las Instituciones quienes con su firma abalan los datos

existentes en el SIMAT de su Institución, la cual es base para la garantizar lacontinuidad de las plazas, su traslado a otra institución o la asignación denuevas plazas.

2. Son los administradores municipales los responsables de la calidad en lainformación del municipio, para lo cual han de iplementar las estrategiasnecesarias para su logro.

1. El alcalde es el responsable de la información en el ente territorial, con sufirma refrenda los datos registrados por los demás niveles de la pirámide, queen sus procesos particulares han suministrado y procesado en el SIMAT.

Es por la anterior que se invita a todos los actores del proceso de toma,registro y control de datos para el SIMAT a que pongan su granito de arena parala información registrada en cada ente territorial tenga una confiabilidad superioral 95%, es decir, minimizar la cantidad de errores existentes a la fecha, trazarun plan de trabajo que permita hacer verificaciones - ajustes y así poder contarcon una herramienta eficiente y eficaz para la toma de decisiones.

VALIDACIÇON DE CAMPOS DATOS


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Cada una de las bases de datos que se enuncian en la pirámide es respaldadapor una fuente de financiación de recursos, donde el ente territorial en cabezadel alcalde municipal y a su vez por los administradores de las bases de datos enlo que concierne a: DEPURACIÓN, NOVEDADES Y ADMINISTRACIÓN, garantizanla asignación de los recursos que han de financiar cada uno de los pilares o

sectores así:• SISBEN: Base de Datos implementada por el Departamento Nacional de

Planeación que tiene como fin el de ubicar a la población en un nivel a partirde una encuesta que se le realiza a cada grupo familiar, generando un puntajeque a su vez mediante la ubicación en una tabla define el nivel, esta base dedatos es validada por el Departamento Nacional de Planeación.

• ASEGURAMIENTO: Base de datos que tiene como fin identificar la poblaciónque hay en cada municipio afiliada a una EPS-S antes llamadas ARS, y sontomados de los niveles I y II del SISBEN y la población especial como son: Los

Indígenas, Los Desplazados, Los Desmovilizados, Los Niños en situación deabandono a cargo del ICBF, Los Adultos Mayores ubicados en los Centros deBienestar del Anciano, entre otros, cuando el ente municipal garantiza unabase de datos con un indicador de calidad en la información superior al 90%de los datos validados en un ente de verificación denominado FIDUFOSYGA,le asignan al ente territorial el 100% para la financiación de los cupos quetiene en dicha base de datos.

• SIMAT: Es un sistema de gestión de la matricula de los estudiantes deinstituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registroy la actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnospor Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtenciónde informes como apoyo para la toma de decisiones, es validada frente alSINEB y es la fuente de asignación de los recursos para el sector educativo.

• SINEB: Es la base de datos que tiene como fin validar los datos cargados enel SIMAT, dado que en el SINEB se encuentran cargados los datos del SISBENdel ente territorial, lo cual ha de verificar la calidad de los datos registrados enel SIMAT.

Partiendo de lo anterior se puede evidenciar que cada uno de los

administradores de bases de datos en los municipios han de tener contactofrecuente para adelantar procesos en común, que busquen minimizar lasdiferentes inconsistencias presentadas y a su vez el correspondiente proceso derealización de novedades, siempre en la búsqueda de la calidad en la informaciónexistente en las bases de datos, dado que actualmente los diversos entes a nivelcentral, es decir, los Ministerios y el Departamento Nacional de Planeación tomanlos registros contenidos en las Bases de Datos para la asignación de los recursospara los municipios.


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Una buena fuente de verificación de los datos existentes en el SIMAT, en loque corresponde a calidad, es confrontarla frente a la base de datos del SISBENdebidamente depurada.

EN CONCLUSIÓN UNA BASE DE DATOS QUE CONTIENEINCONSISTENCIAS, ES LA PERDIDA DE RECURSOS QUE DEJADE RECIBIR EL ENTE TERRITORIAL (MUNICIPIO, INSTITUCIÓNo CER) POR CADA REGISTRO (ESTUDIANTE) NO INGRESADOOPORTUNAMENTE O CON LOS DATOS DE BUENA CALIDAD.

LAS BASES DE DATOS NO SE MIDEN POR SU VOLUMEN, SECUANTIFICAN (ASIGNAN RECURSOS) POR SU CALIDAD.


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Generalidades del SIMAT

http://www.sistemamatriculas.gov.co/simat/app

AL CONECTARSE PODRÁ VISUALIZAR LA SIGUIENTE PANTALLA...

DEBE DIGITAR UN USUARIO Y UNA CONTRASEÑA

Navegando en SIMAT


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INTRODUCCIÓN

El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades,que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso dealumnos nuevos, en el Sistema de Educación del País.

El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permiteorganizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así comotener una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones.

SIMAT es un sistema de gestión de la matricula de los estudiantes deinstituciones oficiales que facilita la inscripción de alumnos nuevos, el registro yla actualización de los datos existentes de un alumno, la consulta de alumnos

por Institución, el traslado del alumno a otra Institución, así como la obtenciónde informes como apoyo para la toma de decisiones.

Adicionalmente como apoyo a la matricula se tiene el registro y consulta delas instituciones, la creación de Sedes, jornadas, grados y grupos y el manejo delas novedades relacionadas con estas, permitiendo la actualización de suinformación cuando sea necesario.

ESTRUCTURA DEL SIMAT


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Mediante la automatización de este proceso, se logra sistematizar, consolidary analizar la información implicada en el mismo. Esto mejora los procesos deinscripción, asignación de cupos y matrícula y por ende el servicio a la comunidad.

El Sistema Integrado de Matrícula SIMAT permite además efectuar un

seguimiento completo y detallado al proceso de matrícula mediante el análisisde los informes que provee.

Este manual contiene las diferentes opciones de la aplicación que permiten elmanejo anteriormente mencionado:

• Directorio de Instituciones

Esta opción permite manejar la información de instituciones y llevar a cabouna serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos

educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.

• Cortes y Carga de Datos

En esta opción es posible la definición de fechas de corte para cada uno de losprocesos. También permite la carga de datos mediante la importación dearchivos.

• Registro de Estudiantes

Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita elregistro de información de un estudiante, su actualización, consulta yeliminación. El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datoscompleta y actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información delos estudiantes, sus padres y acudientes con toda su información y laInstitución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.

• Proyecciones

En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección yrealizar la proyección en sí misma. El objetivo de la proyección de cupos es

tener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnosantiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnosnuevos.

• Inscripciones

Esta opción permite realizar inscripciones de alumnos nuevos o retirados. Esposible realizar una inscripción, consultarla y/o modificarla.


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El objetivo de la inscripción de alumnos nuevos es el registro de la informaciónde las solicitudes de cupo en las instituciones, para poder brindar el acceso ala educación a la población que lo solicita.La inscripción tiene la información de los estudiantes, sus padres y acudientesy una lista, en orden de preferencia, de las instituciones en las cuales quisiera

matricularse el alumno.• Promoción

El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculadosactualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Esimportante tener en cuenta que si se trata del último grado, los alumnos no sepromocionan, se gradúan. En esta opción es posible seleccionar si se desearealizar la promoción por jerarquía, por Institución, por Sede o por jornada.

• Matrícula

El objetivo final del proceso de matrícula es matricular alumnos tanto antiguoscomo nuevos en el sistema educativo, ya que esto permite la ampliación de lacobertura de la educación como respuesta a la necesidad de educación de lapoblación. En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantesque tienen un cupo asignado en alguna Institución, así como registrar losestudiantes reprobados y cancelar o anular el registro de repitencia realizado.

• Administración del Sistema

Esta opción permite llevar a cabo la administración del sistema. Es importantetener en cuenta que únicamente el Administrador del Sistema es quien debetener acceso a esta opción. En ella es posible crear, actualizar y eliminarregistros de las diferentes tablas básicas que componen el sistema. Durantela eliminación de registros no podrán eliminarse registros que estén en uso.

• Reportes

El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrículay sus etapas, con el fin de obtener información que alimenta el propio sistema,así como poder contar con información estadística que sea un apoyo real y

oportuno a la gestión del proceso. Este módulo permite la producción de losreportes que genera el sistema.


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• SIMAT: Es el sistema integrado de matrícula, que da apoyo al proceso dematrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentesSecretarías de Educación departamentales, distritales y municipales.

• Institución educativa oficial: Es un establecimiento que pertenece al sistemade educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado detransición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primariay secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan elservicio de educación media: grados 10 y 11 o hasta el grado 13, como en elcaso de las Normales.

• Centro educativo oficial: Son establecimientos que pertenecen al sistemade educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria,únicamente.

• Sede: son plantas físicas independientes que conforman una Institucióneducativa. Una Sede puede ser un centro educativo oficial.

• Sede principal: Es la Sede del centro educativo en la que se encuentra elárea administrativa.

• Jornada: Se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolución 166, la jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.

• Grados: Es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno de los cualescorresponde a un año escolar.

• Grupos: Son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantilde un grado.

• Cupo: Es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en elcual se recibe el servicio de educación.

Glosario


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• Repitencia: Es la consecuencia de la reprobación del año escolar.

• Estrato: Clasificación socio económica asociada al sector donde se encuentraubicada la vivienda de residencia de la población estudiantil.

• SISBEN: Clasificación socio económica asociada principalmente al tipo ycondiciones de la vivienda, que es utilizado como instrumento de focalizaciónde la inversión social.

• Población víctima del conflicto: Es la población desmovilizada de losmovimientos alzados en armas o desplazada de sus zonas de origen, comoresultado de las acciones de estos grupos.

• Alumnos antiguos: Se consideran alumnos antiguos aquellos que se hayanmatriculado para el año en curso, en los establecimientos educativos queprestan el servicio de educación tradicional o en los programas que conforman

el servicio de educación no tradicional, que se encuentren registrados comomatriculados en la base de datos de matrícula de la Secretaría de EducaciónCorrespondiente.

Se consideran igualmente, alumnos antiguos aquellos que se encuentrenmatriculados en los grados de jardín del Instituto Colombiano de BienestarFamiliar (ICBF) y de las entidades territoriales de bienestar familiar y que a lafecha de ingreso a clases de la siguiente vigencia, prevista en el calendarioescolar de la respectiva Secretaría de Educación, hayan cumplido 5 años.

• Alumnos nuevos: Se consideran alumnos nuevos aquellos que no seencuentran registrados como matriculados en la base de datos de la respectivaSecretaría de Educación, bien sea porque no se matricularon para estudiar oporque se matricularon y se retiraron del sistema oficial, en el año en curso.

• Procesamiento de solicitudes de alumnos nuevos: Este proceso permitedar trámite a los formatos de inscripción, asignando el cupo escolar, si lo hay,en las instituciones, centros educativos o programas de educación notradicional.

• Jerarquías: Son cada una de las instancias por las cuales fluye la información:

El sistema Nacional Administrativo de Educación del país tiene una estructura jerárquica. Una jerarquía corresponde a un nivel administrativo del sistemaeducativo.

El Sistema Integrado de Matrícula - SIMAT ofrece varias posibilidades para elmanejo de la información. Dentro de ellas se encuentra el manejo por jerarquías. Este permite el flujo de información a través del sistema de acuerdo


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a las diferentes jerarquías que existen, en su orden: Ministerio de Educación,Secretaría de Educación, Núcleos, Instituciones, Sedes.

- Estados del alumno:

Existe una opción en el sistema que permite el manejo de las reglas depaso de un estado de estudiante a otro. Esta información es de accesorestringido. Únicamente para los Administradores del Sistema.

Los estados son:

* Nuevo: Cuando el alumno entra al sistema educativo, no al sistemaSIMAT, por primera vez.

* Inscrito: Cuando ha realizado proceso de inscripción

* Cancelado: Cuando a cancelado la inscripción

* Promocionado: Cuando se ha pasado de un grado al siguiente para elpróximo año, no necesariamente ha ganado el año, lo que significa esteestado es que se le está reservando un cupo para el año siguiente.

* Reprobado: Significa que el alumno a perdido el grado que estabarealizando, si estaba matriculado en quinto para el año 2004 y pierde elgrado quinto, el alumno quedará en estado reprobado para quinto en elaño 2004.

* Pre-matriculado: En este estado quedan los alumnos que realicen elproceso de pre matrícula y que deseen continuar estudiando el añosiguiente, si el alumno estaba en quinto en el 2004 quedara pre-matriculado para el grado 2005 en grado sexto.

* Sin Continuidad: En este estado quedan los alumnos a los que no se lespueden garantizar continuidad, por ejemplo: una Institución tienen 10cupos y tiene 12 alumnos para promocionar, 10 de los alumnos quedaráncon estado promocionado y los dos restantes quedarán sin continuidaddado que no existen más cupos en la Institución.

* Matriculado: Cuando el alumno se encuentra cursando el grado y elaño. Si el alumno es repitente en ese año tendrá una característica másque será marcado como matriculado repitente.

* Trasladado: Cuando un alumno desea cambiarse de colegio y solicitaque se le envíe a oro colegio, es marcado como trasladado


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* Asignado: Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido endonde debe matricularse. Como resultado del proceso de asignación detraslado, cuando un alumno lo ha solicitado, o como resultado del procesode asignación de alumnos que se inscribieron durante el proceso deinscripción, las Secretarías de Educación corren los procesos de asignación,

como resultado de estos procesos el alumno queda en estado de asignaciónen donde se define a que Institución debe ir a matricularse. Un estudianteno queda matriculado hasta tanto no vaya y realice el proceso de matrículaen la respectiva Institución educativa.

* Retirado: Cuando un alumno decide que no va a continuar estudiando,es marcado como retirado, el sistema pide que se coloque un motivocuando el alumno pasa a este estado. Un alumno puede también pasar aeste estado por un proceso llamado de liberación de cupos.

* Sin asignación: Como resultado del proceso de asignación de alumnos

nuevos, no es posible conseguir un cupo a un alumno, el alumno esmarcado como sin asignación.

* Graduado: Una vez el alumno termine sus estudios y ha aprobado elúltimo grado es marcado como graduado.

- Estados de la Institución: La Institución puede encontrarse en lossiguientes estados:

* Activa* Inactiva

- Estados de la Sede: La Sede puede encontrarse en los siguientes estados:

* Activa* Inactiva

- Estados de la inscripción: La inscripción puede encontrarse en lossiguientes estados:

* Activa

* Cancelada- Estados del convenio: Un convenio puede encontrarse en los siguientes

estados:

* Activo* Inactivo* En trámite


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- Estados de las etapas del proceso de matrícula: Las etapas del procesode matrícula pueden encontrarse en los siguientes estados:

* Abierta* Cerrada

* Definida- Estados del usuario: Un usuario del sistema puede encontrarse en los

siguientes estados:

* Activo* Inactivo

- Estados de un archivo de importación: Un archivo de importación puedeencontrarse en los siguientes estados:

* PENDIENTE: cuando se recibe el archivo y queda en lista para validar eimportar.

* REVISADO CON ERRORES: cuando se ejecuta el proceso de importacióny culmina en fracaso.

* IMPORTADO: cuando se ejecuta el proceso de importación y culminacon éxito.

- Estados de la solicitud de traslado: La solicitud de traslado puedeencontrarse en los siguientes estados:

* Activa* Asignada* Negada* Cancelada


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Iconos

BUSCAR: Este botón permite realizar una búsqueda una vez hayansido definidos los criterios correspondientes para la misma.

AGREGAR (CREAR): Al oprimir este botón, el sistema presentaráuna pantalla para el ingreso de la información que se desea crear oinsertar. Por ejemplo, si usted desea crear una nueva Institución,al oprimir este botón se presentará la pantalla que tiene todos loscampos para ingresar la información correspondiente a la nuevaInstitución.

ACTUALIZAR (MODIFICAR): Al oprimir este botón, el sistemapresentará una pantalla que contiene la información que se deseaactualizar, permitirá modificarla y grabar la información con lasmodificaciones que se hayan realizado.

ELIMINAR: Mediante el uso de este botón usted podrá eliminarinformación que se encuentre registrada en el sistema. Debe tenerseen cuenta que el borrado de esta información únicamente podrállevarse a cabo si no se tiene ninguna información que dependa dela que se desea borrar. Por ejemplo, no se puede eliminar una

Institución mientras tenga Sedes, o una Sede mientras tengaalumnos.

GUARDAR: El botón guardar es el que graba la información. Porejemplo, si se ingresa la información de un estudiante; para grabarlase debe oprimir el botón Guardar.


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VER SEDES: Mediante el uso de este botón es posible consultar lainformación de Sedes de una Institución para seleccionar una deellas.

SIGUIENTE NIVEL: Este botón permite Ir a la jerarquía inferior.Va hasta el nivel de Secretaría o municipio según se requiera.

NIVEL ANTERIOR: Este botón permite Ir a la jerarquía superior.Va desde el nivel de municipio o Secretaría hasta el nivel de MENsegún se requiera.

INSCRIBIR: El uso de este botón habilita la pantalla para registrarla inscripción de un estudiante que ha sido seleccionado de unalista.

NOVEDADES: Este botón permite ver el detalle del alumno alcual se le va a realizar una novedad.

PLANEACIÓN DE CONVENIOS DE CONTINUIDAD: Al dar clicen este botón se presenta una pantalla donde se pude planear quese va a hacer con los cupos faltantes.

REPORTE DE PROYECCIÓN DE CUPOS: Al dar clic en este botónse podrá imprimir el reporte de la matriz de proyección de cupos.

PROMOCIÓN: Una vez seleccionada la secretaría, institución, sedeo jornada y dar clic en este botón se enviara a ejecutar el procesode promoción de alumnos.


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DETALLE DE FUSIONES Y AYUDA EN REPORTES: Al dar clic eneste botón en la pantalla de fusiones se verá el detalle de lasinstituciones fusionas. Si se está en la pantalla de reportes al darclic en este botón se verá una descripción del contenido del reporte.

MANEJO DE SELECCIÓN ENTRE LISTAS

Estas listas se utilizan para pasa información de una lista a otra, esto sehace, seleccionando un elemento de la lista y haciendo clic en una de lasflechas rojas que se encuentran entra las listas. También se pueden utilizar,seleccionando un elemento y dando doble clic en el elemento, el elementoseleccionado pasará a la otra lista.


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Proceso de Matrícula


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DESARROLLO

ACTIVIDAD: VERIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO

Esta opción permite manejar la información de instituciones y llevar a cabo

una serie de operaciones sobre ellas tales como insertar, modificar, crear, etc.Una Institución, en su funcionamiento, tiene Sedes, jornadas, niveles y modelos

educativos. Esta opción del SIMAT permite el manejo y operación de los mismos.

ACTIVIDAD PREVIA: Conocer los datos generales del establecimiento comoson: Número de DANE, Jornadas que brinda, Grados que atiende, GruposExistentes, Modelo pedagógico, Disponibilidad de cupos.

PROCEDIMIENTO PREVIO: Consulta de los Formatos C-600A y C-600B delDANE del año escolar vigente.

1. Existe el establecimiento educativo se le verifican todos los campos frente alos Formatos C-600 del DANE.

2. No existe el establecimiento educativo: Se procede a establecer el actoadministrativo a nivel territorial Municipio y Departamento mediante el cualse hace oficial la apertura del Establecimiento Oficial o Contratado y ponerseen contacto con la Secretaria de Educación para la Cultura de Antioquia -COORDIANCION DE SISTEMAS DE INFORMACION- para su correspondienteverificación o creación en el DUE, según el caso.

PROCESO DE REGISTRO: Clic Institución, Clic Clic Directorio, digitar códigoDANE, darle Clic donde dice Buscar Institución, luego pude revisar la Institucióno la Sede e ingresar los datos que le hagan falta.


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NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: PROYECCIÓN DE CUPOS

En esta opción es posible definir los parámetros para realizar la proyección yrealizar la proyección en sí misma. El objetivo de la proyección de cupos estener una base real para prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos

y establecer la capacidad para atender las solicitudes de alumnos nuevosACTIVIDAD PREVIA: Realizar el CENSO de los potenciales estudiantes

en cada Centro, Sede e Institución Educativa del Municipio.

PROCEDIMIENTO PREVIO:

1. Tabulación del CENSO y el análisis del los estándares de los grupos según elnivel y la zona en la cual se han de proyectar, que permitan garantizar lacontinuidad del estudiante en el establecimiento educativo y la plaza docente.

2. Realización de la reunión del Comité de Cupos dando cumplimiento a laresolución 22156 de fecha Octubre 11 de 2006, de la Secretaria de Educaciónpara la Cultura de Antioquia.

PROCESO DE REGISTRO: Clic Proyecciones, Clic Clic Proyectar cupo, digitarcódigo DANE, Clic en Buscar Instituciones, Clic seleccionar, Clic ver sede,seleccionar jornada, Clic en el icono de agregar.


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DOCUMENTO SOPORTE: Se imprime la proyección de cupos por cada Centro,Sede, Jornada y Modelo Educativo, se firman por los responsables del proceso,se adjunta el acta del comité de cupos y se envían a la Secretaria de Educaciónpara la Cultura de Antioquia - Dirección de Cobertura Educativa, para sucorrespondiente aprobación.

RECOMENDACIÓN: Realizar la proyección basada en la realidad educativade Centro, Sede o Institución educativa para que ello sea fuente real para eltrazado de políticas educativas a nivel del Municipio ante la Secretaria deEducación, documentada con el Acta del Comité de cupos.

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: CONSULTA ESTUDIANTE

Esta opción permite el manejo de información de los estudiantes. Habilita elregistro de información de un estudiante, su actualización, consulta y eliminación.El objetivo del registro de estudiantes es tener una base de datos completa y

actualizada de los alumnos. En él se encuentran la información de los estudiantes,sus padres y acudientes con toda su información y la Institución-Sede-jornada-grado en que se encuentra cada uno.

ACTIVIDAD PREVIA: Contar con los Nombres y Apellidos o Número deDocumento de Identidad.

PROCEDIMIENTO PREVIO: Clic en menú estudiante, Clic en opción consulta,Digitación de Datos: (Nombres y Apellidos y/o Número de documento deIdentidad)

1. Si el estudiante existe, se deben verificar los datos del estudiantey el estado:

2. Si el estudiante no está registrado se inicia el proceso de registro de estudiante

DATOS PARA LA BÚSQUEDA


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VERIFICACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS DATOS EXISTENTES

RECOMENDACIÓN: Esta actividad además permite verificar el 100% de losdatos del estudiante, por estar incompletos o necesiten ser modificados.

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: REGISTRO DE ESTUDIANTE NUEVOS

Esta opción permite inscribir estudiantes, se encuentren o no registrados enel sistema. También es posible ver el detalle de la información de cada uno deellos, y modificarla si se desea.

Esta opción permite consultar y/o modificar la información de los estudiantesque se encuentran registrados en el sistema en estado Nuevo, Retirado, Inscrito,Cancelado y Sin Asignación, haciendo clic en el botón actualizar.

Esta opción permite consultar y/o modificar la información de la inscripciónde los estudiantes que se encuentran registrados en el sistema en estadoNuevo, Retirado, Inscrito, Cancelado y Sin Asignación, haciendo clic en elbotón inscribir

ACTIVIDAD PREVIA: Verificación de Existencia en el SIMAT

PROCEDIMIENTO PREVIO: Clic en menú estudiante, Clic en opción consulta,Digitación de Datos: (Nombres y Apellidos y/o Número de documento deIdentidad).

1. Si el estudiante existe, se deben verificar el estado y el establecimiento dondeesté registrado.

2. Si el estudiante no está registrado se inicia el proceso de registro detallado acontinuación.

PROCESO DE REGISTRO: Clic Inscripción, Cli Clic Nueva Inscripción, ClicIcono Agregar

En la siguiente ventana se capturan los datos básicos de identificación delestudiante, es de anotar que la omisión de alguno de los ítem en el momento del

registro ha de generar grandes pérdidas de tiempo y en la mayoría de los casosdinero a la institución, centro educativo o municipio, dado que los datos que seregistran son la fuente de verificación para la asignación de recursos por partedel MEN.


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FUENTE DE LOS DATOS: Se deben tomar del libro de matrícula delestablecimiento educativo, y los anexos correspondientes.

RECOMENDACIÓN: Verificar detalladamente los datos PERSONALESexistentes en los documentos fuente:

a. Copia de Documento de Identidad.

b. Copia del carnet de afiliación a salud.

c. Copia del carnet del SISBEN.

Cuando haya finalizado el ingreso de la información de familiares, presione elbotón Guardar.


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Luego aparece otra pantalla donde se ingresa la información de la institucióno centro educativo para donde se inscribió el estudiante. Después de llenar elformulario le damos en el icono guardar

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: ASIGNACIÓN DE CUPOS NUEVO

Un alumno esta en este estado cuando se le ha definido en donde debematricularse. Como resultado del proceso de asignación de traslado, cuando unalumno lo ha solicitado, o como resultado del proceso de asignación de alumnos

que se inscribieron durante el proceso de inscripción, las Secretarías de Educacióncorren los procesos de asignación, como resultado de estos procesos el alumnoqueda en estado de asignación en donde se define a que Institución debe ir amatricularse. Un estudiante no queda matriculado hasta tanto no vaya y realiceel proceso de matrícula en la respectiva Institución

ACTIVIDAD PREVIA: Registro de Estudiante Nuevo

PROCEDIMIENTO PREVIO: Digitación de los datos básicos del Estudiante.

PROCESO DE REGISTRO: Clic Inscripción, Clic Clic asignación de cupos

Nuevos, Clic Icono Clic al botón O.K.

La Asignación de Cupos Nuevos se hace de manera masiva.

La asignación de cupos nuevos no se realiza en tiempo real, lo que quieredecir que el resultado de la ejecución de la asignación se observa a través deMENU - ADMINISTRACION - PROCESOS POR LOTES.

En la siguiente ventana se muestra donde deben llegar:


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RECOMENDACIÓN: Conocer la proyección de cupos, porque durante elproceso de asignación el sistema valida su disponibilidad y cuando ésta essuperada debe ser ampliada por el ADMINISTRADOR del SIMAT del municipio.

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: ASIGNACIÓN RECTOR

Esta opción permite al rector de la Institución realizar la asignación de loscupos de acuerdo con la disponibilidad y con la priorización de los estudiantesrealizada previamente, así como su consulta y anulación.

ACTIVIDAD PREVIA: Registro de Estudiante Nuevo.

PROCEDIMIENTO PREVIO: Digitación de los datos básicos del Estudiante.

PROCESO DE REGISTRO: Clic Inscripción, Clic Clic asignación Rector, digitarel código DANE de la institución, dar clic en el botón seleccionar, ingresar elgrado y el modelo educativo, Clic icono buscar

En esta pantalla se puede asignar individualmente estudiantes que se encuentre

en estado inscrito.

RECOMNDACIONES: El ingreso de la información de los campos marcadoscon * es obligatorio. Estos campos son requeridos.

La asignación de estos cupos únicamente puede ser llevada a cabo por elrector de la Institución.


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NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: MATRICULA DEL ESTUDIANTE NUEVO

En esta opción es posible llevar a cabo la matrícula de los estudiantes quetienen un cupo asignado en alguna Institución,

ACTIVIDAD PREVIA: Asignación del estudiante nuevoPROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Clic Matricular, Digita el

código DANE de la Institución o Centro Educativo, Clic en buscar Institución,Una vez se haya configurado la etapa de matriculas, seleccionado la institucióny seleccionada la Sede se ingresará la información del año, jornada, grado ygrupo a matricular, Clic Icono buscar.

Chulear en la parte donde dice selección uno a uno los estudiantes amatricular y finalmente dar clic en el botón guardar.

RECOMENDACIÓN: Ubicar el estudiante en la Sede, Jornada, Grado y Grupocorrespondiente, que pueda ser verificable en los registros físicos (libros dematricula) que existen en el Centro, Sede o Institución Educativa.


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ACTIVIDAD: PREMATRICULA ESTUDIANTE ANTIGUOS

Esta opción permite registrar la intención de matrícula de los estudiantes quese encuentran matriculados en el sistema. En esta opción también es posibleregistrar el traslado de los alumnos.

Prematriculado es el estado quedan los alumnos que realicen el proceso depre matrícula y que deseen continuar estudiando el año siguiente, si el alumnoestaba en quinto en el 2008 quedara pre-matriculado para el año 2009 en gradosexto.

ACTIVIDAD PREVIA: Se requiere que los procesos de matricula estehabilitada la tarea de pre matricula para el año electivo 2009

PROCEDIMIENTO PREVIO: Esta opción solo la habilita el AdministradorDepartamental del SIMAT

PROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Clic Prematricular.

En esta pantalla se debe seleccionar la institución para la cual se registrará lapre matrícula. De igual manera se debe seleccionar la sede para la cual seregistrará la pre matricula de los estudiantes. Definir el año, jornada, grado ygrupo en que se encuentran los estudiantes a prematricular. Dar clic en el iconode buscar. Seleccionar los estudiantes a prematricular y finalmente presionar elbotón guardar. Para aquellos estudiantes que han manifestado la intención deno seguir en la institución, se les puede registrar el estado RETIRADO desdeesta misma opción.


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RECOMENDACIÓN: Realizar sondeo en los estudiantes quienes por cualquiermotivo van a cambiar de establecimiento educativo para el siguiente año escolar,para no realizarle la prematricular.

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: REGISTRAR REPROBADOS

Mediante esta opción es posible seleccionar a los estudiantes que repetirán elaño y marcarlos como "Reprobado".

Significa que el alumno a perdido el grado que estaba realizando, si estabamatriculado en quinto para el año 2008 y pierde el grado quinto, el alumnoquedará en estado reprobado para quinto en el año 2009.

ACTIVIDAD PREVIA: Prematricular los estudiantes antiguos

PROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Clic Registrar Reprobados.

El registro de reprobados se hace de manera individual o grupal.

Desde esta pantalla seleccionar la institución y la sede a la cual se le van a

registrar reprobados, digitar el documento de identidad, nombres, apellidos,grado, grupo y presionar el botón consulta. Seleccionar el alumno a reprobar ypresionar el botón guardar.

RECOMENDACIÓN: El informe ha de quedar escrito en la ficha del observadordel estudiante como prueba documental verificable por el ente de controlcorrespondiente.


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ACTIVIDAD: NOVEDADES DEL ESTUDIANTE

Esta opción permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes,oprimiendo el botón novedades.

En esta opción también es posible actualizar la información de un estudiante,oprimiendo el botón ver alumno.

ACTIVIDAD PREVIA: Formulación de la novedad por parte del Educador acargo del educando.

PROCEDIMIENTO PREVIO: Anotación en el formato de Matricula.

Proceso de Registro: Clic Matricula, Clic Novedades, se puede hacer:

1. Buscar estudiante por documento.

2. Buscar estudiante por apellidos y nombres.

3. Buscar instituciones o centros educativos, jornadas, grados, estados, totalizarestudiantes.

Esta opción permite registrar y consultar las novedades de los estudiantes:(retiros, traslados, ingresos de estudiantes que vienen de otra Institución,modificar ficha de estudiante, etc.).


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Esta es la pantalla cuando le damos el icono novedades.

Esta es la pantalla cuando le damos Clic en el icono modificar.


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ACTIVIDAD: PROMOCIÓN DE ESTUDIANTES

El objetivo del proceso de promoción es tomar los alumnos matriculadosactualmente y llevarlos al grado siguiente para el año lectivo siguiente. Esimportante tener en cuenta que si se trata del último grado, los alumnos no se

promocionan, se gradúan. En esta opción es posible seleccionar si se desearealizar la promoción por jerarquía, por Institución, por Sede o por jornada.

ACTIVIDAD PREVIA: Novedades, Pre-matrícula y Registro de Reprobados

PROCEDIMIENTO PREVIO: Realizar las actividades de Novedades,Prematricula y Registro de Reprobados

PROCESO DE REGISTRO: Clic en Matricula, Clic Promoción, Para ejecutar lapromoción en la jerarquía actual, dar Clic icono

Si se desea promocionar una institución o sede, dar clic icono ; parapromocionar la jornada, dar clic en la jornada correspondiente y en todos loscasos confirmar la ejecución del proceso presionando OK. La promoción dealumnos no se realiza en tiempo real, lo que quiere decir que el resultado de laejecución de la promoción se observa a través de MENU - ADMINISTRACION -PROCESOS POR LOTES.

Pantalla par promoción por jerarquía


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Esta pantalla es para el caso de la promoción por institución

OBSERVACIÓN: El estado promocionado es cuando se ha pasado de ungrado al siguiente para el próximo año, no necesariamente ha ganado el año, loque significa este estado es que se le está reservando un cupo para el añosiguiente.

RECOMENDACIÓN: El proceso de promoción de alumnos es responsabilidadde la Institución Educativa, en cabeza del Rector. En los C.E.R. que no cuentencon los recursos humanos y/o técnicos para realizarla, el Administrador Municipaldel SIMAT debe orientar y apoyar el proceso o en última instancia ejecutarlodirectamente.

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: CAMBIO A MATRICULADOS

Esta opción permite la selección de los estudiantes que se encuentran enestado "Matriculado" y realizar cambios de jornada grado y/o grupo para losmismos.

Cuando se desea cambiar un alumno de jornada, grado y/o grupo, debe existirel cupo a donde se desea cambiar al alumno.

ACTIVIDAD PREVIA: Matricula del Estudiante

PROCEDIMIENTO PREVIO: Matricular el estudiante.

PROCESO DE REGISTRO: Clic matricula, Clic Clic Cambios a Matriculados,digitar Código DANE, sede, Jornada, Grado, Grupo y Buscar.

SE PUEDEN MODIFICAR: La Jornada, Grado, Grupo, el Carácter yEspecialidad, para los grados 10º, 11º, 12º, 13º, los dos últimos cicloscomplementarios en las Normales.

RECOMENDACIÓN: El informe ha de quedar escrito en la ficha del observadordel estudiante como prueba documental verificable por el ente de controlcorrespondiente.


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ACTIVIDAD: RETIRO DE ESTUDIANTES

Esta opción permite la selección de los estudiantes que se encuentran enestado "Matriculado" y registrar el retiro de los mismos. Debe registrarse elmotivo de retiro.

ACTIVIDAD PREVIA: Verificación del Observador del estudiante einvestigación personalizada sobre el motivo.

OBSERVACIÓN: De esta actividad ha de quedar un soporte físico queidentifique claramente el motivo del retiro.

PROCESO DE REGISTRO: Clic Matricula, Clic Retirar estudiante.

Clic en Retirar, Motivo del retiro, guardar.


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RECOMENDACIÓN: Hacerlo cuando se tenga el evento debidamentedocumentado, tanto en el observador del estudiante como en el libro dematriculas, para que en el momento que se requiera de verificación esta sepueda efectuar.

NOTA: LA RETENCIÓN INDEBIDA DE ESTUDIANTES EN EL SIMAT LE ACARREARÁ PROCESOS DISCIPLINARIOS INNECESARIOS.

NOTAS /APUNTES


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ACTIVIDAD: REPORTES

El módulo de reportes permite la obtención de informes del proceso de matrículay sus etapas. Permite visualizar de forma ordenada la información que alimentael sistema y el estado de cualquiera de los subprocesos en un momento dado.

Facilita la generación de información estadística para apoyar de forma oportunala gestión del proceso. Permite la obtención de los archivos requeridos en laresolución 166 de 2001.

Este módulo permite la producción de los reportes que han sido configuradosen el sistema. En general los reportes se encuentran asociados a los módulosdel sistema.

ACTIVIDAD PREVIA: Contar con información ne el SIMAT.

OBSERVACIÓN: Esta opción permite generar reportes con información

estratégica para la producción de indicadores y toma de decisiones.

PROCESO DE REGISTRO: Clic en Reportes, Clic en

externo cartilla simat ad

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