elaboracion de tesis
DESCRIPTION
Documento para la elaboracion de tesis de Soraya MirablaTRANSCRIPT
1
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
LA GESTION DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DE
DESARROLLO SOCIAL (ODS) DEL MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO
LARA.
SORAYA Y. MIRABAL V.
BARQUISIMETO, 2008
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
2
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
POSTGRADO DE CONTADURÍA, MENCIÓN COSTOS
LA GESTION DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DE
DESARROLLO SOCIAL (ODS) DEL MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO
LARA.
Trabajo de grado presentado para optar al título de Magister Scientiarum en
Contaduría, Mención Costos
Por: SORAYA Y MIRABAL V
BARQUISIMETO, 2008
3
ÍNDICE
4
Pág
DEDICATORIA ……………………………………………………………. vi
AGRADECIMIENTO ……………………………………………………… vii
ÍNDICE DE CUADROS …………………………………………………… viii
ÍNDICE DE GRÁFICOS …………………………………………………... x
RESUMEN ………………………………………………………………… xii
INTRODUCCIÓN …………………………………………………………. 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA ………………………………………….. 5
Planteamiento del Problema ................................................... 5
Objetivos del Estudio ………................................................. 12
General ....................................................................... 12
Específicos ................................................................. 12
Justificación ............................................................................ 13
Alcance y Delimitación .......................................................... 14
II MARCO TEÓRICO ............................................................ 16
Antecedentes del Estudio ....................................................... 16
Bases Teóricas ........................................................................ 19
Operacionalización de las Variables ..................................... 52
III MARCO METODOLÓGICO ............................................. 53
Tipo de la Investigación ……………………….……………. 53
Diseño de la investigación ………….………………………... 54
Población ……………………………………..………….…… 55
Muestra ………………………………………………….…… 55
Técnicas e instrumento de recolección de datos ……………... 58
Confiabilidad y Validez del instrumento ……………….……. 59
5
Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos ………..…… 60
IV RESULTADOS …………….................................................. 61
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ………….. 81
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS …………………….……………… 83
ANEXOS …………………………………..……………………..…………. 89
A Curriculum Vitae del Autor ……………………………………… 90
B Instrumento de recolección de datos …………………………….. 91
DEDICATORIA
6
.- A Dios sobre todas las cosas, porque me iluminó el camino y me permitió lograr la
meta que me propuse.
.- A mi madre, por el apoyo que en todo momento me brindó para continuar mis
estudios, y los constantes consejos para no decaer en la investigación.
.- A mi esposo, por su paciencia y ayuda en todo momento, sin egoísmo de tiempo, y
siempre dispuesto a atender nuestro hogar, y dándome con mucho cariño ánimo para
que culminar mis estudios.
.- A mis hijos, porque fueron estímulo y amor para que dejaran una semilla de interés
en la investigación y tengan un ejemplo de estudio en su futuro.
.- A mi amiga, compañera de investigación y asesora incondicional Glenda Torrealba,
por su desinteresada ayuda y sus constantes consejos en el mejor cumplimiento de
esta meta que juntas nos propusimos.
.- A todas aquellas personas que de alguna manera intervinieron en este episodio de
mi vida y que en este momento se escapan de mi mente.
Gracias a todos, sin ustedes hubiese sido imposible llevar a cabo esta tarea tan bella.
AGRADECIMIENTO
7
.- A la Coordinación de Estudios de Postgrado del Decanato de Administración y
Contaduría (DAC) de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” (UCLA),
gracias a tan prestigiosa institución, pues me ha permitido obtener importantes
conocimientos para mi vida profesional.
.- Al Prof. Juan Leal, por la motivación que sembró en mi para iniciar esta carrera tan
interesante y hermosa como es la investigación.
.- A la persona clave en esta investigación, quien dirige de forma impecable todos los
detalles para que finalmente se cumpla el objetivo de esta casa de estudios como lo es
el aprendizaje, mi Tutora: Profa. YELITZA VEGAS, gracias por sus invaluables
conocimientos.
.- Al Prof. José Enrique Achue, Asesor Metodológico, por su apoyo desinteresado,
fue la base para esta investigación,
.- Al jurado, quienes incentivan el esfuerzo a seguir investigando con sus
recomendaciones y críticas.
.- Y por último, deseo agradecer a todas las Fundaciones y el personal que tan
amablemente me atendió por su valiosa colaboración.
ÍNDICE DE CUADROS
8
Pág
Cuadro 1 Evolución de las ODS. Categorías en función de su modelo de
actuación ……………………………………………………. 22
Cuadro 2 Operacionalización de las Variables ………………………… 54
Cuadro 3 Distribución de Frecuencias sobre los insumos para realizar sus
funciones las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado
Lara …………………………………………………………… 63
Cuadro 4 Distribución de Frecuencias sobre las fuentes de donde proviene
la información que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio
Iribarren, Estado Lara …………………….…………………… 65
Cuadro 5 Distribución de Frecuencias sobre la validación de la información
que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado
Lara …………………………………………………………… 67
Cuadro 6 Distribución de Frecuencias sobre los medios que usan para alma-
cenamiento de la información en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ……………………………… 68
Cuadro 7 Distribución de Frecuencias sobre con quien comparten la infor-
mación captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ……………………………..……………………… 70
Cuadro 8 Distribución de Frecuencias sobre la tecnología empleada para
procesar la información captada en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ……………………………… 71
Cuadro 9 Distribución de Frecuencias sobre los programas con que proce-
san la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ……………………………..……………………..… 73
Cuadro 10 Distribución de Frecuencias sobre los Software para analizar la
información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado
Lara …………………………………………………………….. 74
Cuadro 11 Distribución de Frecuencias sobre los medios que usan para di-
fundir la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
9
Estado Lara ……………………………..…………..…………… 75
Cuadro 12 Distribución de Frecuencias sobre con quien usa la información
procesada por las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ……………………………..…………………….… 77
Cuadro 13 Distribución de Frecuencias sobre cuantos beneficiarios promedio
Mensual se sirven de los servicios de las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ……………………………..… 78
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Pág
Gráfico 1 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los insumos para
10
realizar sus funciones las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ……………………..……………….………………… 63
Gráfico 2 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre las fuentes de don-
de proviene la información que usan en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara …………….….………………… 65
Gráfico 3 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre la validación de la
información que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iriba-
rren, Estado Lara ………………………………..…….…………… 67
Gráfico 4 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan
para almacenamiento de la información en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara .………………….……………… 69
Gráfico 5 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre con quien comparten
la información captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iriba-
rren, Estado Lara …………………………..……….……………… 70
Gráfico 6 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre la tecnología emplea-
da para procesar la información captada en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ………………………………..… 72
Gráfico 7 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los programas con que
procesan la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara …….…………………………..……………………… 73
Gráfico 8 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los Software para ana-
lizar la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Es-
tado Lara …………………………………………………….…….. 74
Gráfico 9 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan
para difundir la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iri-
barren, Estado Lara ………………………..……………………… 78
Gráfico 10 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre quien usa la infor-
mación procesada por las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ………………….…………..…………………….… 77
Cuadro 11 Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre cuantos beneficia-
11
rios promedio Mensual se sirven de los servicios de las ODS, ubi-
cadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara ………..………..… 79
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
POSTGRADO DE CONTADURÍA, MENCIÓN COSTOS
LA GESTION DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DE
DESARROLLO SOCIAL (ODS) DEL MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO
LARA.
12
Autora: Soraya Y. MIRABAL V
Tutora: Profa. Yelitza Vega
RESUMEN
En la nueva sociedad de la información en la que vivimos, es evidente el valor de la gestión de la información para las empresas y las organizaciones, ya que es un factor esencial para su éxito. El desempeño satisfactorio de las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS) está determinada por su capacidad para identificar y perfeccionar los flujos de información útiles (Paños, 2000). Siendo el objetivo de la presente investigación caracterizar la Gestión de la Información en las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara, bajo la Teoría de los Stakeholders. Se aplicaron cuestionarios de preguntas cerradas a las Fundaciones entre febrero y mayo del 2008. Para el análisis estadístico se utilizó el SPSS. Sólo el 57,14% de las fundaciones respondieron a la misma. El 32,76% la información procede de RRHH. El 53,70% de la información que manejan proviene de la junta directiva y el 50% son los proveedores los que originan la fuente externa proveedores. El 75% dice validar la información y el 54,17% usan papel para su almacenamiento. El 50% comparte la información con la misma institución. El 70% utilizan Pentium III como tecnología, con 100% usando sistema operativo Windows. Un 43,94% usan Word como programa para procesar los datos, el 40,91% usan Excel y el 15,15% software especializado. El 62,50% no usan software especializado para analizar la información, mientras sólo el 25% si lo hace. Los medios usados para elaborar y difundir la información son internet (25,37%), informes (23,88%), computadora (21,64%) y el resto usan reportes y gráficos. El 62,50% dice que la institución es quien usa la información procesada por ellos y el 66,67% dicen beneficiar a más de 25 personas. Se concluye que las ODS, se caracterizan por presentar una gestión de la información centrada en sus stakeholders internos y poco en los externos.
1
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones sin fines de lucro, conocidas también como organizaciones de
derecho privado y desde hace dos décadas, denominadas organizaciones no
gubernamentales o simplemente ONG, las cuales llamaremos organizaciones civiles
de desarrollo social (ODS), inician sus actividades para satisfacer las necesidades
que el Estado no logra alcanzar.
Al igual que lo que ocurre en las organizaciones privadas y públicas, en las ODS,
la introducción de las computadoras provocó un salto en la producción
documentaria, equivalente al experimentado cuando se inició el establecimiento de
la imprenta.
Aparecen entonces, novedosas técnicas y sistemas de procesamiento, se
desarrolla la industria de las bases de datos y sus sistemas de gestión, los traductores
automáticos y toda una amalgama de aplicaciones lingüísticas denominada la
industria de la lengua. Sucesivamente, se digitaliza la información impresa para que
coexistan la información digital y la impresa normalmente, por duplicado.
La década de los años 90 del siglo XX constituyó un período de impulso para el
fenómeno de la explosión de la información. En ella, surge Internet con un caos de
información sin precedentes, y la industria editorial se democratiza a niveles antes
insospechados.
Esta situación, unida al progresivo desarrollo tecnológico, condiciona que
muchas instituciones, en el aspecto informativo, presenten una excesiva
centralización de la información y el flujo abundante de documentos impresos; y
2
sucede además que quienes necesitan la información no disponen de ella en el
momento y espacio adecuados. Los directivos con frecuencia se encuentran
abrumados por documentos e informaciones innecesarias; en muchos casos, se
dispone de software y plataformas incompatibles entre ellas en una misma
institución y se desaprovechan los espacios y los recursos tecnológicos.
El saludable desempeño de las organizaciones de hoy, inmersas en la sociedad de
la información está, en gran medida, determinado por su capacidad para crear valor
por medio de la solución de los retos que plantea el entorno, mediante la
identificación y perfeccionamiento de los flujos de información útiles, que aportan
valores a sus decisiones y quehaceres cotidianos, es decir, mediante la gestión de la
información y el conocimiento. Una organización que aspire a lidiar con éxito en el
entorno actual debe aprender a aprender, debe hacer explícitos los procesos que
permiten incorporar la información pertinente y relevante de que dispone, debe
aplicar con creatividad e iniciativa las experiencias y el saber que ofrecen, en primer
término, sus propios integrantes, sus proveedores, los grupos de interés y los
clientes, es decir, la sociedad en su conjunto y más específicamente aquellos
sectores en los que dicha organización actúa.
Ante situaciones de esta naturaleza, la gestión de la información y el
conocimiento se convierten en un aspecto estratégico para las organizaciones que se
insertan en el actual entorno y asumen las nuevas tecnologías de información y
comunicación. Muchas organizaciones recurren a la implementación de coherentes
sistemas de gestión de información, espacios e infraestructuras para disponer de su
propia información, compartir sus recursos y poseer canales de comunicación
rápidos y eficientes, que colaboren con el desarrollo del trabajo y la toma de
decisiones.
Todo esto conlleva a que la reputación de la organización sea un activo importante
y sus acciones tengan impacto dentro y fuera de la agrupación. La reputación
3
corporativa va a depender de las percepciones que los grupos de interés (stakeholders)
tengan acerca de la capacidad de la organización para cumplir con la adopción de
conductas y responsabilidades sociales por ellos exigidas. Entendiéndose como
Stakeholders, aquellos grupos de interés que pueden, directa o indirectamente,
positiva o negativamente, afectar o ser afectados por los objetivos y decisiones de la
organización (www.integrarse.org.pa).
El cumplimiento de las demandas legítimas de los stakeholders genera relaciones
basadas en la confianza, el respeto y la credibilidad entre los donadores, miembros,
voluntarios, los medios de comunicación y el público en general. A mediano y largo
plazo, estos son factores que inducen un crecimiento diferencial del producto y el
valor con respecto a otros competidores.
La construcción de una reputación corporativa sólida y duradera toma como punto
de partida la identificación y el diálogo con los grupos de interés (stakeholders) de la
organización
La organización como actor principal del crecimiento de la sociedad necesita
reconocer los elementos determinantes de su entorno de manera que pueda operar
eficazmente en éste y que contribuya al mejoramiento de las condiciones que incide
en los negocios y en la sociedad en general.
Una estrecha relación con los stakeholders y la satisfacción de sus expectativas es
un elemento crítico en el desarrollo de la estrategia de la organización porque de ello
depende la evaluación social, la respuesta de mercado y las perspectivas de la
organización. Cuanto más conocidas y previsibles sean esas expectativas, mayores
posibilidades tiene la organización de establecer metas, mejorar sus comportamientos
y alinear sus intereses con los de los stakeholders para lograr los niveles deseables de
éxito y sostenibilidad a largo plazo.
4
Definir las expectativas de los stakeholders de forma precisa o sistemática, facilita
a la organización la toma de decisiones, simplifica la resolución de conflictos y
fortalece la reputación corporativa.
Integrar las expectativas de los stakeholders con los objetivos de la organización
constituye la columna vertebral de la estrategia y la dirección de la organización, y
esto puede lograrse si se alcanza una adecuada gestión de la información.
5
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento Del Problema
Desde la antigüedad, el hombre ha intentado enfrentar los retos de la naturaleza y
la sociedad, desarrollando respuestas acordes a la situación que se le presenta. Para
resolver esto, ha empleado el uso adecuado de recursos y gestión, con la finalidad de
tomar apropiadas decisiones en cualquier ámbito de la vida, apoyándose para ello en
la información como recurso indispensable, aceptándose que sin acceso a ella no se
puede aspirar al desarrollo, sea éste el de un individuo, organización, sector
productivo o país (Wren, 1994; Clavijo, 2005).
Entre el Sector Público y el Sector Privado tradicional aparece un tercer sector,
compuesto por organizaciones que poseen características o atributos de ambos, pero
que no son entes mixtos. Este sector adopta diferentes denominaciones, tales como:
Organizaciones No Gubernamentales (ONGs), Tercer Sector, Organizaciones de la
Sociedad Civil, Sector de la Economía Social y Entidades sin fines de Lucro, etc
(Fernández y Geba, 2005).
Las características comunes más relevantes de éstas organizaciones son: a)
formalmente constituidas o con cierto grado de institucionalización, b) su objetivo es
la prestación de servicios de interés común para sus asociados y/o la comunidad, sin
ánimo de lucro, c) Sus integrantes se adhieren voluntariamente, d) Son
autogestionadas por sus miembros, e) Tienen independencia respecto del Estado y f)
6
En caso de distribuir beneficios, lo hacen en función de las personas y no del capital
(Fernández y Geba, 2005).
Estas organizaciones, para poder brindar sus servicios, deben contar con recursos
económicos, algunas veces financiados por sus asociados, otras por la comunidad. En
ambos casos es necesario contar con una adecuada información para lograr una
gestión eficiente y eficaz de los mismos (Fernández y Geba, 2005).
Koontz y Weihrich (2002), definen la gestión como: "el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el que los individuos, trabajando juntos, cumplen
eficientemente con los objetivos seleccionados".
Según Best, citado por Fairer-Wesseis (1998), la gestión puede considerarse como:
“El control de un proceso o procesos orientados hacia una meta específica. Considera que la información es manejable si: (a) su producción se desarrolla para contribuir al propósito de la organización, (b) la relación de la información con el logro del propósito mencionado puede ser evidenciado; (c) esta relación puede ser probada empíricamente”.
Dentro de este marco, Porat citado por Broadbent (1997), define la información
como "datos organizados y comunicados" y a la actividad informacional como
“aquella que incluye a todos los recursos que se consumen para producir, procesar y
distribuir bienes y servicios de información”.
En las organizaciones actuales de cualquier sector, privadas o públicas, el uso
adecuado y óptimo de la información resulta imprescindible para el éxito en la
consecución de los objetivos planteados, ya que la información constituye hoy en día
un elemento clave en todo tipo de organización (Broadbent, 1997).
Debido a esto, la mayoría de las organizaciones dependen de un fino hilo
denominado información, la cual puede ser procesada, almacenada y verificada,
7
utilizando para ello diferentes medios informáticos entre ellos: servidores,
computadoras, dispositivos extraíbles y periféricos de almacenamiento (Broadbent,
1997).
Evidentemente, la mayoría de las organizaciones aun no están conscientes de que
la adecuada gestión de la información es imprescindible, no sólo para la
supervivencia organizacional, sino para configurar y establecer una apropiada
estructura organizacional que tienda a asegurar la optimización de los patrocinios y
evitar las actuaciones que pudiesen conllevar un riesgo por la fuga de datos e
información, amenazas externas e internas, indisponibilidad de recursos y procesos,
entre otros (Broadbent, 1997).
En un gran número de organizaciones e instituciones, es cada vez más necesario
contar con una gestión adecuada de la información, que les permita profundizar en la
creación del conocimiento y en la ajustada utilización de la que poseen. Sólo así es
posible generar ventajas competitivas en la economía del conocimiento (Broadbent,
1997).
En general, los responsables de las organizaciones son conscientes de que deben
procurar vigilar la gestión de la información y del conocimiento, aunque si se analiza
la aplicación práctica de esta proposición teórica, se encuentran lagunas al poner en
práctica acciones o soluciones relacionadas con esta cuestión, ya que la mayoría de
las veces, éstas se reducen a la adquisición e implementación de herramientas
informáticas (Paños y Garrido, 2004).
Sin embargo, una estrategia de éxito en este campo, debe tener en cuenta que
conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento en una organización
pasa por diseñar y organizar, a priori, un sistema de gestión documental elaborado por
profesionales de la información y la documentación, sistema que se apoyará
necesariamente en una solución informática (Paños y Garrido, 2004).
8
Paños (1999), señala que:
“La gestión del recurso "información" en el siglo XXI, o desde la década del 80 del siglo XX, para ser más precisos, se impone como una función esencial de la ciencia de la información. Se trata de una revolución basada en la información, porque los avances tecnológicos actuales permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar información en cualquiera de sus formas (voz, textos, imágenes) sin importar la distancia, el tiempo o el volumen de información”.
En resumen, en la nueva sociedad de la información en la que vivimos, es evidente
el valor de la gestión de la información para las ODS, ya que es un factor esencial
para su éxito. Los resultados de la información proveen productos que son
indispensables para aumentar la capacidad, mejorar la calidad de bienes y servicios,
procurar la satisfacción de los beneficiarios y desarrollar una fructífero
responsabilidad social (Fernández y Geba, 2005).
En Venezuela, a diferencia de otros países latinoamericanos, el auge de las ODS
ha sido producto y expresión del agotamiento de los mecanismos de representatividad
política del modelo rentista petrolero, que obstaculizaron las tendencias asociativas de
la sociedad (Ortiz, 2005).
A finales de la década de los 80 en Venezuela, con la crisis económica, proceso
inflacionario y la incapacidad de generar suficientes recursos para atender los
servicios públicos, se inicia un conjunto de reformas y programas alentados por los
organismos multilaterales como el Banco Mundial (BM) y el Fondo Monetario
Internacional (FMI), entre las cuales se destacan la incorporación de Organismos No
Gubernamentales en ciertas dimensiones de la política social (Ortiz, 2005).
Desde entonces se comenzó a generar un ambiente nacional e internacional
favorable a las ODS tendiente a fortalecer y apoyar el crecimiento de estas
organizaciones (Ortiz, 2005).
9
Este término de ODS agrupa a un variado tipo de asociaciones como: hospitales,
escuelas, clubes deportivos, centros de prestación de servicios comunales, de
formación profesional, culturales, recreativos y muchos otros (Ortiz, 2005).
Covarrubia (1992), define las ONG como “instituciones privadas de la sociedad
civil – vinculadas al quehacer social - que operan como cuerpos intermedios entre el
Estado y la comunidad de base”.
Específicamente, en el Municipio Iribarren del estado Lara, Venezuela, se
encuentran algunas de estas ODS que en la búsqueda de alternativas para la gestión
de la información que manejan, para alcanzar sus metas y objetivos propuestos,
consideran los avances tecnológicos que cambian de manera vertiginosa día a día.
En este sentido, Díez De Castro et al., (2002) expresan lo siguiente:
“Estas Organizaciones de Desarrollo Social u Organizaciones No Gubernamentales, cuentan como toda organización con una cadena de valor y con subsistemas interrelacionados entre si, dichos subsistemas se encuentran para resolver la estrategia competitiva desde cualquier actividad de la organización, es decir, que cada actividad de la organización se realice de una forma ordenada, con un mínimo de errores y que pueda ser automatizada para generar informes financieros”.
Por otro lado, Paños (1999) indica que:
“El desempeño satisfactorio de estas Organizaciones de Desarrollo Social (ODS) en la sociedad de la información está determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solución de los problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificación y perfeccionamiento de los flujos de información útiles mediante la gestión de la información que utiliza en su día a día para el desarrollo de sus tareas, funciones, para alcanzar sus metas y sus objetivos de la mejor manera posible”.
10
Todo lo anteriormente descrito muestra que estas ODS, tienen presente los
principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión de la
información, para el desarrollo de sus tareas cotidianas, la planeación a mediano y
largo plazo y la toma de decisiones sobre la marcha de los acontecimientos, previo
análisis de las variables internas o externas que afectan las decisiones.
En definitiva, las ODS conocen la importancia de la gestión de la información y de
su aporte a las demás funciones administrativas y la tendencia a la obtención de
resultados inmediatos.
Para las ODS, el desconocimiento de los métodos, procedimientos y medios de
almacenamiento de la información, le acarrearía problemas de planeación y previsión
de la misma, además de que dificultaría la toma de decisiones vitales para el buen
funcionamiento de la organización tanto interna como externamente.
En el presente estudio, se utilizará la Teoría de Stakeholders (grupos de interés),
ya que permite analizar la gestión de la información en las ODS que conforman el
Tercer Sector y las cuales son importantes para esta investigación.
La Teoría de Stakeholders analiza las tareas y responsabilidades, tomando en
cuenta los grupos, organizaciones e instituciones que tienen que ver con las empresas,
y a los que participan en su actividad, como son los beneficiados, proveedores,
voluntarios, además de quienes siguen con interés su desenvolvimiento, como la
comunidad y el Estado (Rodríguez, 2002).
Para Davis y Donaldson (2002), son "todas aquellas personas, grupos, empresas, la
comunidad y la sociedad, en cuanto tienen interés en la existencia y desarrollo de una
organización".
11
Por lo expuesto anteriormente, el propósito de esta investigación consiste en
caracterizar la Gestión de la Información en las Organizaciones de Desarrollo Social
(ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara, bajo
la Teoría de los Stakeholders.
Del planteamiento formulado anteriormente, se derivan las siguientes interrogantes
en torno a la presente investigación:
− ¿Qué tipo de información utilizan como insumo para desempeñar sus
funciones y tareas las ODS. Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren
del estado Lara?
− ¿Cuáles son los flujos de la información que inciden en la Gestión de la
Información en las ODS. Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del
estado Lara, bajo la Teoría de los Stakeholders?
− ¿Cuál es el uso que le dan a la información las ODS. Caso: Fundaciones,
ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara a través de las herramientas
tecnológicas modernas?
12
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
Caracterizar la Gestión de la Información en las Organizaciones de Desarrollo
Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara,
bajo la Teoría de los Stakeholders.
Objetivos Específicos
1. Identificar los tipos de información que manejan como insumo para
desempeñar sus funciones y tareas las Organizaciones de Desarrollo Social
(ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara,
bajo la Teoría de los Stakeholders.
2. Identificar los flujos de información que inciden en la Gestión de la
Información, en las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso:
Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara, bajo la Teoría
de los Stakeholders.
3. Determinar el uso que le dan a la información las Organizaciones de
Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio
Iribarren del estado Lara, bajo la Teoría de los Stakeholders.
4. Establecer la gestión de la información de las Organizaciones de
Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio
Iribarren del estado Lara, bajo la Teoría de los Stakeholders.
13
Justificación de la Investigación
La velocidad de los cambios que han afectado a la economía mundial, han traído
como consecuencia que las organizaciones o empresas consideren indispensable estar
al día con los avances tecnológicos, debiendo mantener y actualizar los mismos
constantemente. Para que éstas sean capaces de manejar la complejidad de los
eventos en que están inmersas, es necesario contar con herramientas tecnológicas que
le permitan alcanzar sus metas y objetivos, de la mejor manera posible y con un
mínimo de esfuerzo y costos, y esto puede llevarse a cabo con adecuada Gestión de la
Información.
La investigación propuesta busca, mediante la aplicación de las teorías de
stakeholders y de la gestión de la información, encontrar explicaciones a situaciones
relacionadas con esto últimos en las ODS.
El propósito de esta investigación se justifica al pretender caracterizar la Gestión
de la Información en las ODS. Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren
del estado Lara, a objeto de proporcionar a la gerencia de dichas organizaciones una
fuente de información valida sobre la gestión de la información llevada a cabo por las
mismas, así como evaluar los procesos, los procedimientos y la ejecución de sus
funciones, permitiéndoles descubrir fallas, prevenir consecuencias mayores y
optimizar los procesos en referencia.
De esta manera, el carácter eminentemente descriptivo representado por el estudio,
va a permitir proporcionar una visión general de la situación actual de la Gestión de la
Información en las ODS, y por el otro, ser útil a otros investigadores como referencia
o antecedente para la realización de otros trabajos relacionados con el tema.
14
Alcance y Delimitación
La finalidad del presente estudio es caracterizar la Gestión de la Información en las
Organizaciones de Desarrollo Social (ODS), ubicadas en el Municipio Iribarren del
estado Lara, bajo la teoría de los Stakeholder con el propósito de conocer las
características que distinguen la gestión de la información de estas organizaciones, la
cual comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información, su
precio, el tiempo y el lugar, para tomar la decisión adecuada, que les permita trazar
los lineamientos para el futuro, que además les sirva de base para la implementación
de Sistemas de Información, que es la forma social de existencia del conocimiento
consolidada en una fuente determinada, para ayudar a unificar la Red de las ODS y de
esta manera mejorar la gestión de las mismas, que son las actividades para dirigir y
controlar una organización (Aja, 2002).
Para los efectos del presente trabajo, como ya se mencionó con anterioridad, se
observará a las ODS desde el enfoque sistémico. Son pocos los investigadores en el
área de la comunicación organizacional que se han enfocado específicamente hacia el
caso particular de las mismas. Sin embargo, en esencia tienen una estructura similar a
la de cualquier otra organización, si bien existen algunas diferencias. Un ejemplo, de
estas diferencias reside en la variedad de su público, o empleando otro término, de sus
stakeholders, que son las "personas ligadas a la organización en cuanto a que ellos y
la organización tienen consecuencias mutuas". Los públicos pueden diferenciarse por
el tipo de interacción que realizan con la organización en función de la cual,
organizan sus percepciones y relaciones con la misma (Morales, 2003).
La investigación se desarrollará en el Municipio Iribarren del estado Lara, donde
se analizarán aspectos sobre la gestión de la información que manejan las fundaciones
y de las herramientas tecnológicas que emplean para alcanzar sus metas y objetivos.
15
Se caracterizarán las Fundaciones, que son las organizaciones no gubernamentales,
que por su descripción son sin fines de lucro, del patrimonio se desprende el fundador
y se adscriben a un fin (www.fundaciones.org, 2006).
Las Asociaciones Civiles, no entran en esta investigación debido a que algunas son
con fines de lucro, y aunque otras al igual que las fundaciones persiguen fines de
interés general y carecen de ánimo de lucro, su principal diferencia estriba en su
naturaleza, por lo cual se salen del límite de esta investigación.
En el caso de las Cooperativas, éstas presentaron un auge a partir de la aprobación
de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en 1999 donde se les da
rango constitucional, pero así como se formaron gran cantidad de ellas, muchas ya
han desaparecido, son ficticias o no logran nunca ponerse en funcionamiento (Revista
Dinero, 2005). Agregando a esto la falta de actualización de las cooperativas
inscritas en la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), que hace
difícil determinar con exactitud el tamaño de la población, lo que dificultaría saber el
tamaño de la muestra para que el estudio sea estadísticamente válido.
Se trabajó con las ODS, ya que existe actual interés por el estudio de estas
organizaciones vinculado a la multiplicación y diversificación de grupos y
asociaciones que, bajo el término genérico de ODS, han venido desarrollando
múltiples actividades, programas y proyectos para dar respuesta a los problemas
sociales que atendidos de manera insuficiente antes de las políticas de ajuste fiscal, se
agudizan después de la reorientación hacia un modelo económico neoliberal,
alrededor de los años `90 (Ortiz, 2005).
16
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación
Con el paso de los años y el avance presentado en informática, los datos
recopilados por una organización para convertirlos en información oportuna en el
momento adecuado, es lo que ha llevado a muchas de ellas a responder o no a las
exigencias planteadas por su entorno, y a ofrecer respuestas acordes con las
necesidades de sus beneficiarios y colaboradores.
Basándose en ello, es que se realizó una investigación bibliográfica que permitió ir
hilvanando los acontecimientos que han ocurrido en el mundo de la gestión de la
información, y como estos forman un complejo sistema de interrelaciones entre todos
los actores de la sociedad actual.
En la tesis doctoral titulada “Efectos de la Gestión de la Información en el
Desempeño Organizativo: un enfoque basado en competencias”, realizado en la
Universidad Jaume I, Castellón, España por Devece (2004), donde el objetivo
principal fue estudiar la importancia de la gestión de la información en el desempeño
organizativo desde el enfoque basado en las competencias. Señala que este tipo de
enfoque aglutina un conjunto de líneas de pensamiento, tales como el Enfoque
Basado en Recursos, el Enfoque Basado en Capacidades Dinámicas y el Enfoque
17
Basado en el Conocimiento, cuyo denominador común es la importancia de los
activos intangibles como fuente de ventajas competitivas sostenibles. Para abordar el
problema se definió y operativizó el concepto Competencias en la Gestión de la
Información (CGI). Este concepto intenta ir más allá de los Sistemas de Información
de las organizaciones, pues incluye las políticas, las rutinas y la cultura organizativa
de la organización respecto a la información.
La conclusión a la cual llegó este trabajo es que las Tecnologías de Información
(TI) son herramientas que permiten la gestión de un activo vital en la organización, la
información. Estas herramientas son las causantes del aumento dramático de las
posibilidades en el manejo de la información y la conectividad de las organizaciones.
Sin embargo, su importancia no debe hacer perder de vista su fin último, la gestión
eficiente e innovadora de la información.
La investigación realizada por Devece se relaciona con la actual ya que el enfoque
de las Competencias en Tecnologías de Información (TI) son esenciales si se desean
conseguir aumentos de desempeño a través de la gestión de la información, aunque
para ello deben desarrollarse, coordinarse e integrarse con otros equipos de
competencias con un objetivo común. Además, para que las nuevas aplicaciones
informáticas tengan un efecto positivo sobre el desempeño, debe existir una cultura
corporativa adecuada que facilite su implantación y unas políticas organizacionales
sobre la información acorde.
González (2001), en su trabajo titulado “La responsabilidad moral de la empresa.
Una revisión de la Teoría de Stakeholders desde la ética discursiva”, realizado en la
Universidad de Jaume I, Castellón, España, plantea que:
“La reflexión, desde diferentes puntos de vista, acerca de las instituciones
que gobiernan y rigen nuestras vidas no es una novedad en la historia del pensamiento filosófico, aunque si que es una novedad que ese fenómeno se
18
produzca prácticamente como consecuencia de la presión de la sociedad sobre las instituciones”.
Éste es uno de los fenómenos más apasionantes que tiene el estudio de la ética
organizacional, descubrir de que modo la presión de la sociedad, interna y externa es
la que va forzando a la organización a que repiense, tanto el fin como los medios del
que ha dispuesto para sus actividades, además de obligarle a que reflexione y asuma
las consecuencias positivas y negativas de su praxis.
González (2001), concluye que la ética organizacional se ha ido fraguando a la
sombra de las primeras páginas e imágenes de los medios de comunicación, donde se
han ido y siguen mostrándose las malas prácticas organizacionales, tanto hacia fuera
de la organización (contaminación atmosférica, acuífera y acústica, sobornos y
publicidad abusiva o discriminatoria), como en el seno de las mismas (acoso moral,
discriminación salarial por cuestión de género y sueldos abusivos), por mencionar
solo algunas muestras de noticias que se han podido ver en tales medios de
comunicación y que no son aisladas.
Este trabajo se relaciona con la presenta investigación, ya que se enfocan los dos
tipos de presiones a los cuales se ve expuesta la organización, una que viene desde
fuera de la misma y otra desde dentro, pero que en definitiva tienen el mismo
objetivo, decirle a la organización que debe enmarcar su actividad en el seguimiento
no sólo de las reglas de la sociedad y del derecho, sino también de la conciencia
moral crítica que ha alcanzado su sociedad.
Gutiérrez (2001), elaboró una tesis sobre “Análisis descriptivo del Sistema de
Gestión de Información del Departamento de Recursos Humanos de Banesco”, en la
Universidad Católica Andrés Bello, donde se planteó como objetivo general, describir
el Sistema de Gestión de Información del Departamento de Recursos Humanos de
Banesco. En el desarrollo de la investigación la autora señala que los Sistemas de
19
Gestión de Información ayudan a los directivos de Recursos Humanos a la
planificación y control de la contratación de personal, elaboración de programas de
formación, evolución de la carrera profesional del trabajador, asignación de tareas y
otras, es decir, ayudan a desarrollar las actividades principales de la función del
personal.
La investigación realizada por Gutiérrez concluyó que el Sistema de Gestión de
Información proporciona datos de apoyo para la toma de decisiones rutinarias y
repetitivas, recoge y registra datos del personal de Banesco, incluyen información
sobre la situación de la organización, de los trabajadores y de la normativa legal de la
organización financiera. La investigación realizada por la tesista se relaciona con la
presente, porque se señala la importancia que tiene el Sistema de Gestión de
Información en ayudar a gestionar nóminas, mantener los historiales del personal,
preservar la privacidad de estos historiales, planificar programas de adiestramiento,
etc., para el área de Recursos Humanos.
Bases Teóricas
A continuación se presentan las bases teóricas, que partiendo del concepto de ODS
pasando por el de información se logra llegar a la Gestión de la Información (GI) e
incluye la teoría de los stakeholder como herramienta gerencial para caracterizar las
Fundaciones pertenecientes al tercer sector.
20
1. Las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS) ó No Gubernamentales
(ONG)
El actual interés por el estudio de las Organizaciones No Gubernamentales está
vinculado a la multiplicación y diversificación de grupos y asociaciones que, bajo el
término genérico ONG, han venido desarrollando múltiples actividades, programas y
proyectos para dar respuesta a los problemas sociales que son atendidos de manera
insuficiente antes de la implementación de las políticas de ajuste fiscal (Ortiz, 2005).
En Venezuela, a diferencia de otros países latinoamericanos, el auge de las ONGs
ha sido producto y expresión del agotamiento de los mecanismos de
representatividad política del modelo rentista petrolero (Ortiz, 2005).
Según Müller (2006), lo común de estas organizaciones es que nacen de la
iniciativa privada y, en principio están sostenidas por las aportaciones de particulares
y por los fondos generados de las operaciones. La categoría de ONG es relativamente
nueva. Su uso procede originariamente de las organizaciones que trabajaban en los
países en vías de desarrollo, promoviendo el progreso económico y social de los
sectores más desfavorecidos. Es el término más utilizado por los organismos
internacionales (Unión Europea, Banco Mundial, Naciones Unidas) para referirse a
aquellas instituciones que cooperan en el campo del desarrollo económico-social y
que no están vinculadas al Gobierno.
Marín (1997), indica que estas organizaciones son en su mayoría las llamadas
ONG, que se identifican como Organizaciones de Desarrollo Social. Muchas de ellas
son fundaciones o asociaciones civiles que quieren jugar en la sociedad el rol de
intermediarios de recursos o impulsadores de proyectos “para” las comunidades más
necesitadas, o el de apoyar o fortalecer procesos que las comunidades llevan
adelante. Ese papel líder en la lucha por el uso del concepto de sociedad civil que
alguna de esas organizaciones ha impulsado, ha confundido a la colectividad sobre
21
quién la representa o dónde se han desarrollado los mayores procesos de
organización de la misma sociedad civil que se invoca.
En ese sentido, se excluyen organizaciones “neogubernamentales” dominadas
parcial o totalmente por gobiernos locales, regionales o nacionales, con intereses
partidistas, con fines de lucro u orientadas a aliviar la pobreza y no a atacar las causas
estructurales que la provocan, para producir o generar cambios y saldos en calidad de
vida (Marín, 1997).
1.1. Definición de ODS
Es aquella que ha sido creada y dirigida por un grupo de ciudadanos, que tiene un
fin filantrópico determinado y se sostiene gracias a las contribuciones voluntarias de
los individuos; sus estrategias son autónomas respecto a los gobiernos, a pesar de
colaborar con los mismos en la realización de algunos proyectos (Estébanes, 1988)
1.2. Evolución y Características Generales de las ODS
En el aspecto legal, las ODS suelen constituirse jurídicamente como asociación o
como fundación, por lo que están supeditadas a la legislación en el derecho civil,
aunque también hay algunas asociaciones que se rigen por el derecho canónico (muy
pocas). Por otra parte, como organismos coordinadores, están las Federaciones de
Asociaciones (Congde, 2000).
El colectivo de la ODS es muy variado. Cada entidad tiene sus características
particulares, a nivel estructural y en cuanto a sus políticas, fundamentos y vínculos
22
ideológicos (religiosos, sindicales, etc), orientación estratégica, zonas geográficas de
intervención y población beneficiaria. Las hay desde pequeñas organizaciones que
cuentan con modestos recursos económicos y trabajan un número reducido de
proyectos puntuales, hasta algunas macro-organizaciones como Cruz Roja. Aún así,
hay pocos estudios sobre la estructura de las ODS (Capriotti, 1999; Morales, 2003).
En este sentido, el análisis estructural funcional les ha llegado a equiparar con los
sistemas sociales, pues las organizaciones son sistemas en constante movimiento, rara
vez son estables (Marín, 1997).
El papel de las ODS en las poblaciones beneficiarias consiste en ayudarles a lograr
un cambio estructural hacia su desarrollo, pero dicha transformación requiere de la
participación de la sociedad civil y del establecimiento de una relación de apoyo
mutuo con las instituciones competentes de los gobiernos donantes y receptores de la
ayuda (Codina, 1999).
Los modelos de actuación de las ODS han experimentado una transformación
hacia formas más adecuadas a las necesidades de los pueblos del Sur. Se ha pasado de
una actuación meramente asistencial, hacia una cooperación que contempla
estrategias que involucran de forma directa a los beneficiarios de los proyectos y les
otorga un papel protagónico en su propio desarrollo (Codina, 1999).
La evolución de las ODS se ha expresado en varias dimensiones: en sus
características estructurales orgánicas, en sus estrategias de actuación en terreno, en el
papel que desempeñan en las poblaciones donde trabajan, en sus relaciones con
respecto al Estado tanto en el Norte como en el Sur, y en las actividades de educación
para el desarrollo y sensibilización sobre los problemas del Tercer Mundo (Codina,
1999).
23
Müller (2006), señala en detalle algunos aspectos a resaltar de las organizaciones,
las cuales son las siguientes:
(a) Surgen en su mayoría en el marco democrático, por tanto no son alternativa al
cierre autoritario del Estado, ni a la proscripción de los partidos políticos
ocurridos en la década del ’50.
(b) La acción social, el trabajo comunitario y las organizaciones vinculadas al
trabajo sociopolítico y religioso, son la fuente fundamental de origen de las
organizaciones de desarrollo.
(c) La gran mayoría de ellas son de reciente creación. Se estima que más del 80%
tiene menos de 20 años. En los últimos 10 años se han originado no menos
del 50% de las Organizaciones de Desarrollo Social existentes para la fecha.
(d) Se dedican a actividades diversas, predominando como principal actividad las
siguientes: Educación / Formación el 21%, Infancia y Juventud 18%,
Economía Popular 15%, Organización y Participación Comunitaria 13%,
Salud 10%, Cultura 8%, Ambiente 6%, Vivienda 4%, Deporte y Recreación
3% e Investigación el 2%.
(e) Sus métodos, aunque más orientados hacia la participación y la
concientización de ciudadanos en los primeros años, se ha ido
profesionalizando al incorporar mayor cantidad de elementos técnicos.
La transformación en la forma de actuar de las ODS puede visualizarse dividida
por «generaciones», aunque cabe advertir que resulta difícil un acoplamiento preciso
entre la teoría y la realidad. También es complicado encuadrar a una entidad en la
categoría de una «generación» determinada, si bien algunas se identifican con mayor
claridad dentro de una u otra categoría (Baiges, 2002).
24
El siguiente cuadro, se muestra un resumen de los modelos que han sido utilizados
como modelo de actuación en las ODS a partir de la 1ª generación que se originó en
1945, la 2ª ocurrió en los años `60 y la 3ª y 4ª en 1973 y 1982, respectivamente.
Cuadro 1. Evolución de las ODS. Categorías en función de su modelo de actuación Características 1a Generación
(1945)
Asistencialistas
Modelo Asistencialista
2a Generación (1960)
Desarrollistas
Modelo Autosuficiencia
3a Generación (1973) y 4a Generación (1982) De Denuncia Social o Modelo Cambio Estructural
Tipo de acción Emergencia humanitaria y puntual
Centradas en los agentes sociales. Zonas con problemática específica.
Desarrollo autosostenido, autónomo y sistemático.
Papel de la ONG Servicios específicos, asistenciales
Acompañamiento en procesos de constitución orgánica. Búsqueda de la autosuficiencia.
Fortalecimiento de la participación de la sociedad civil. Proceso de cambio estructural.
Participación de los Beneficiarios
Nula, ausente Actor Protagonista
Relación con el Estado
Sustitutivo Sustitutivo, confrontación, apoyo
Confrontación, apoyo
Educación al Desarrollo
Asistencial Causal
Fuente: Toni Codina: SETEM. Material del curso ADI/ Formación de agentes de desarrollo internacional, organizado por SETEM/ UPC. Barcelona, julio 1999.
En general, estas organizaciones intentan promover un tipo de desarrollo
respetuoso con el medio ambiente, la conservación del entorno natural y el uso
sostenible de los recursos, así como el respeto a los Derechos Humanos (Codina,
1999).
25
Según el caso, las ODS también pueden utilizar uno o varios enfoques de
intervención para centrarse en determinado sector o grupo (salud, educación, género,
infancia, población indígena, etc), por ejemplo, el enfoque de género, en el que se
intenta crear las condiciones básicas para que las mujeres participen en la toma de
decisiones de su comunidad y se incorporen activamente en todos los programas de
desarrollo, como una manera de asegurar el acceso y control equitativo a los recursos
y sus beneficios. Otras contemplan enfoques recientes, como el continuo humanitario
que vincula la intervención de emergencia, con las acciones de reconstrucción,
rehabilitación y desarrollo (Marín, 1997).
1.3. Tipos de ODS
En Venezuela, el legislador ha clasificado a las fundaciones según su objeto de
utilidad en el Código Civil, Artículo 20, 1982:
(a) Artístico.
(b) Científico
(c) Literario.
(d) Benéfico o Social.
1.4. Las Organizaciones como Sistemas: una aproximación a las ODS
La evolución de la sociedad moderna hacia una sociedad de la información, crece
paralelamente con una sociedad de las organizaciones, pues los protagonistas de la
acción social no son ya individuos, sino actores colectivos (Morales, 1995).
26
Las ODS, como todas las organizaciones, están determinadas por su cultura
organizativa, que se manifiesta en la existencia de un sistema de valores comunes,
compartido por todos sus miembros (Morales, 1995).
Tienen su base en la división del trabajo y la especialización en distintas tareas,
que están coordinadas por personas determinadas, estableciendo así cierta división del
poder. Una de las corrientes teóricas que estudia a las organizaciones, es la escuela
sistémica de la conducta organizacional, que tiene sus orígenes en los años sesenta.
Desde este punto de vista, la organización es un todo ordenado que está formado por
partes interrelacionadas en un equilibrio dinámico, por individuos coordinados
espacial y temporalmente que interactúan en un sistema social bien establecido
(Marín, 1997).
Las organizaciones son sistemas dinámicos, porque son entidades que
constantemente se encuentran en proceso de desarrollo adaptativo. En este sentido, el
análisis estructural funcional les ha llegado a equiparar con los sistemas sociales, pues
las organizaciones son sistemas en constante movimiento, rara vez son estables
(Marín, 1997).
A su vez, Marín (1997), señala: “que son sistemas abiertos dado que están
constituidas por actividades interdependientes que unen coaliciones cambiantes de los
participantes, los sistemas están engastados en el ambiente en que operan”, es decir,
que el sistema y el entorno se co-determinan mutuamente.
El análisis se puede realizar en distintos niveles, principalmente uno macro y otro
micro, al considerar la unidad como un supersistema compuesto por varios
subsistemas independientes, con diferentes equilibrios relativos (Marín, 1997).
En la interconexión de las partes con el todo la comunicación desempeña un papel
fundamental. La complejidad del sistema también evidencia la importancia del
27
estudio de la cultura de las organizaciones y de los comportamientos comunes que les
caracterizan y les dotan de identidad (Marín, 1997).
1.5. La Comunicación en las Organizaciones: las ODS
Para que una ODS funcione adecuadamente debe contar con una estructura
corporativa en la que todos sus miembros y públicos estén sólidamente vinculados.
Muchos autores coinciden en que uno de los aspectos más importantes que permite
crear y mantener estos vínculos, es la comunicación (Capriotti, 1999; Marín, 1997).
Marín (1997), argumenta que "la consideración de la organización como un
sistema se atiene perfectamente a la complejidad de la conducta humana en el trabajo,
así como al concepto de la cultura de la organización, que nos lleva directamente a la
comunicación en las organizaciones". Además, explica que el estudio de la
comunicación en las organizaciones surge por una parte como una respuesta a las
necesidades prácticas de la firma, como el interés en mejorar los procesos a través de
la comunicación; y por otra parte, se deriva de la evolución de teorías de la
organización, cada vez más enfocadas hacia la cultura organizacional, que desde sus
inicios ya contemplaban la comunicación como elemento fundamental en estos
sistemas.
Sobre las virtudes de la comunicación interna, se considera que ésta "dinamiza el
entramado social de la organización, dotándola de una filosofía de acción, y canaliza
las energías internas de los integrantes de la misma para lograr mayor eficacia y
competitividad" (Capriotti, 1999).
Aunque la comunicación organizacional como disciplina formal es relativamente
28
reciente, la investigación en la materia tiene sus antecedentes a principios del siglo
XX cuando se realizaba a través de cinco áreas «tradicionales» Capriotti, 1999:
(a) La comunicación como medio.
(b) El estudio de los canales de comunicación.
(c) El clima comunicativo.
(d) El análisis de las redes de trabajo.
(e) El estudio de las comunicaciones entre superiores y subordinados.
Pero es en la teoría de la organización, donde los estudios sobre la comunicación
han recibido un mayor impulso, hasta conformar poco a poco un área de investigación
y docencia sólidamente establecida. Desde los primeros años de este campo, la
importancia de la comunicación se resalta incluso por autores de orientación
matemática, como H. A. Simon (en varias obras, y especialmente en Administrative
Behavior, 1945) y Morales (2003) en su trabajo: Las ONGD como Agentes de la
cooperación y la ayuda humanitaria. El caso español, donde afirma que “la
comunicación es la esencia de la actividad organizada y el proceso básico del que
otras funciones derivan”.
En las ODS, la comunicación se considera como un proceso en el que los
miembros del sistema se apoyan en el intercambio de contenidos y en otras
actividades sociales, estableciendo acuerdos mediante modelos ritualizados de
comunicación con los demás, para la consecución de fines comunes (Capriotti, 1999).
En este sentido, la comunicación organizacional se puede entender como:
"El proceso por el que los miembros juntan la información pertinente acerca de su organización y de los cambios que ocurren en ella. Las organizaciones aparecen como entidades más o menos estáticas porque sus miembros están efectivamente coordinando sus conductas y exhibiendo con éxito las actividades conjuntas de la agrupación que estará organizada mientras sus miembros cooperen. Los miembros están en continuos procesos de organización y reorganización. La comunicación es el proceso
29
por el que estos miembros acostumbran a facilitar la realización de actividades coordinadas" (Capriotti, 1999).
Conforme a la definición anterior, la clave para la coordinación interpersonal es el
desarrollo de las relaciones, y las comunicaciones humanas son la herramienta
empleada para establecer unas relaciones y mantenerlas de forma efectiva. Por la
comunicación es que los individuos se adaptan a su ambiente, o "como un
instrumento que la gente usa para ayudarse a reconocer y responder los desafíos de su
existencia” (Capriotti, 1999).
Como señala Marín (1997), la comunicación organizacional como disciplina tiene
un desarrollo reciente. Su origen y mayor crecimiento se ha dado especialmente en
universidades de Estados Unidos, donde aparece como un área especializada del
Speech Communication, materia fundamentalmente práctica cuyo objetivo esencial es
enseñar a hablar correctamente a los directivos de las organizaciones con la intención
de mejorar la comunicación. El primer curso de Speech Communication se impartió
en 1950 en la Pardue University, tomando como base los estudios de P. EL LLUL, y
desde entonces ha sido una referencia necesaria para la investigación posterior.
En la evolución de los estudios sobre comunicación en las organizaciones, han
influido de manera importante las investigaciones de otras disciplinas sociales, como
la psicología industrial, la psicología social, las teorías de la organización y más
recientemente, la sociología, la retórica, la antropología, la ciencia política y la
lingüística. Así, en los últimos años se distinguen cuatro líneas de investigación sobre
comunicación en las organizaciones (Marín, 1997):
(a) La información como proceso, vinculado a la visión sistémica de la
organización, en donde la información coadyuva a reducir la incertidumbre
y a mejorar las posibilidades de predicción. Algunas de las figuras
precursoras de esta escuela, especialmente en el ámbito de la conducta
organizativa son F. W. Taylor, H. Fayol y M. Weber.
30
(b) Desde el punto de vista de la retórica, que intenta retomar la perspectiva
griega y romana clásica de la retórica y la persuasión.
(c) El enfoque cultural, en donde los proceso comunicativos se consideran una
parte importante de la cultura de la organización.
(d) La línea de investigación política, que se centra en los temas de poder y
conflicto.
Algunas estrategias de comunicación entre los distintos públicos de las ODS,
además del personal que trabaja para ellas, están los socios que colaboran con sus
aportaciones económicas; por otra parte, están las personas beneficiarias de sus
proyectos. Esto implica que para dichas entidades es importante contar con canales y
estrategias adecuadas para acceder a sus públicos, lo cual puede hacerse a través de su
propio gabinete de comunicación, como órgano de gestión de las relaciones internas y
externas (Capriotti, 1999).
Capriotti (1999), afirma que "el concepto de stakeholder es adecuado y como se
puede apreciar en la definición, está ligado directamente a la noción de vínculo o
relación, por lo que su utilización sería incluso más correcta que el término “público”,
sin embargo, este término es de más corriente utilización en los países de habla
hispana.
Un órgano interno de comunicación que funciona correctamente debe dotar de
credibilidad e interés a la organización. Por lo tanto, el responsable de esta área debe
asegurar los canales de conexión entre los integrantes del colectivo (Marín, 1997).
La comunicación con los públicos internos debe ser rápida, estrecha y frecuente.
Algunos ejemplos de elementos de comunicación interna son los sistemas de acogida
de nuevos componentes (manual de acogida), los eventos (jornadas de puertas
abiertas, congresos, juntas, jornadas informativas) y las publicaciones internas. Para
la comunicación con los socios, pueden emplearse medios como la revista, informes
de avances de los proyectos, cartas (anuales) del presidente, y otros, según el caso,
31
como llamadas telefónicas o mensajes electrónicos, videos de avance de los
proyectos, etc. (Marín, 1997).
El entorno externo también debe estructurarse de forma que abarque a todos los
públicos. En este sentido los rubros fundamentales para cualquier organización son
tres, si bien se podría agregar uno más, en el caso de las ODS (Marín, 1997):
1. Relaciones Informativas: en cualquier organización y aún con mayor
contundencia en el caso de las ODS, el papel de la comunicación, tanto interna como
externa, es necesaria para alcanzar sus objetivos.
Para la imagen y buen funcionamiento de una ODS, las relaciones con los medios
son de vital importancia, pues son su público objetivo y aliado más importante,
después de su plantilla y sus socios. Actualmente estas entidades solidarias disponen
de un importante atractivo para los medios de difusión, factor que saben aprovechar
con gran éxito (Marín, 1997).
Una de las razones es que hay una estrecha relación entre ciudadanos y
asociaciones, propiciada precisamente por los canales comunicativos de los medios
masivos. Pero los medios de comunicación son también su peor público, porque están
sujetos a múltiples informaciones no siempre verdaderas o acertadas, que en un
momento determinado pueden ocasionar una situación de crisis en la que se pone en
peligro la imagen y el equilibrio natural de la organización (Congde, 2000).
Por lo anterior, para las ODS es importante contar con un gabinete (o con un
servicio de asesores externos, si el caso lo requiere), especialmente las entidades que
trabajan en situaciones de emergencia donde la información, como los
acontecimientos, suele variar de un momento a otro. Además, ante la ocurrencia de
una crisis (de imagen ó al interior de su sistema organizativo), el gabinete de prensa
debe estar preparado como portavoz de la organización. Así, el personal responsable
del área debe ser asertivo y eficiente y participar en la definición de protocolos y
32
procedimientos para afrontar la situación (Congde, 2000).
2. Marketing y Publicidad: las ODS necesitan buenas relaciones con los medios
y construirse una buena imagen, pero también requieren establecer estrategias que les
permitan subsistir y mejor aún, crecer para poder hacer frente a sus proyectos. El
crecimiento está ligado con la recaudación de fondos. El área de marketing y
publicidad debe diseñar cuidadosamente sus campañas y estrategias, que han de
dirigir a sus principales fuentes de ingresos:
(a) Sector privado: socios, donantes, padrinos.
(b) Sector público: instituciones que otorgan subsidios.
(c) Sector empresarial: donantes, patrocinadores, colaboradores de interés
mutuo.
3. Relaciones Públicas (RRPP): debe contar con un conjunto de profesionales
para organizar y mantener la suma de las relaciones institucionales con aquellos
públicos de las cuales depende para su correcto funcionamiento y supervivencia. La
tarea de los responsables de RRPP no es «vender» socios o conseguir
«subvenciones». Su tarea primordial es posicionar a la ODS como organización e
ideología (Diez de Castro et al., 2002).
Entre las estrategias de comunicación externa empleadas recientemente por las
ODS europeas, y en el área de las Relaciones Públicas, está el denominado Lobby o
grupos de presión. Éstos grupos, buscan influir sobre las decisiones gubernamentales
y legislativas, sobre la opinión pública, los medios de comunicación, sindicatos y
asociaciones profesionales (Diez de Castro et al., 2002).
Esta técnica que ha sido ampliamente desarrollada en Estados Unidos, podría
definirse como una «estrategia de influencias», en la que se crea o influye sobre una
situación, para obtener su evolución o desaparición (Diez de Castro et al., 2002).
33
4. Relaciones con los beneficiarios de los proyectos de las ODS: los
beneficiarios son el público externo más relevante y la piedra angular de las
motivaciones de las ODS. Por eso, es muy importante que desde la planificación de
los proyectos se contemplen las estrategias de comunicación que se utilizarán para
apoyar el resto de las acciones de desarrollo (Diez de Castro et al., 2002).
Para que un proyecto tenga mejores posibilidades de éxito, el diseño del plan de
comunicación debe realizarse considerando variables elementales, como los sectores
de trabajo (salud, educación, formación profesional, entre otros), los grupos de
población objetivo (niños, mujeres, población indígena), la cultura local (factores
socio-culturales, sistema de valores y creencia), el enfoque de intervención
(desarrollo integral, género, emergencias), y las necesidades peculiares de la
comunidad, además de sus características geográficas, ecológicas, sociales, y políticas
(Diez de Castro et al., 2002).
Esto quiere decir, que las ODS deben preparar la metodología de comunicación
para el cambio social más adecuado para cada caso, según los objetivos deseados
(mejora de la salud de la población, escolarización infantil, empoderamiento de la
mujer) y deben valerse de un esquema de trabajo integral, ya sea de alcance regional
o local, en el que la población beneficiaria pueda acceder a las acciones e
información, de acuerdo a las necesidades y metas del proyecto (Diez de Castro et al.,
2002).
En las últimas décadas se han realizado diversas teorías y estrategias de
comunicación para el cambio social, cuyas bases pueden ser utilizadas en la
planificación de los proyectos de desarrollo de las ODS. Por ejemplo, de la práctica
del marketing con aplicación social puede retomarse la consideración de que las
percepciones y las necesidades percibidas del público seleccionado son un elemento
esencial de la planificación; de los modelos de educación para el cambio social, la
exploración de los componentes intencionales de la conducta que influirán sobre la
34
voluntad de la persona para actuar; y las teorías sobre comunicación de masas ayudan
a explicar los factores que influyen sobre la transmisión del mensaje entre la fuente y
la audiencia seleccionada y sobre los efectos esperados (Diez de Castro et al., 2002).
2. Información
La información produce siempre un efecto sobre el conocimiento del receptor,
permite generar puntos de vista, discusiones y análisis de la realidad, y su grado de
utilidad se deriva de la importancia concedida, la comprensión, la aprehensión y el
uso que se haga de ella.
Desde una perspectiva amplia, Stoiner (1990), la define como “una propiedad
básica del universo”.
Mientras Martínez (1997), la concibe como “los datos o conocimientos
considerados novedosos o relevantes, en un momento dado y por un receptor
específico, a fin de …, reducir su incertidumbre sobre una materia, originando un
nuevo estado de conocimiento”.
La información es entonces, el medio que lleva al sujeto al mundo cognoscitivo,
generando en él una reacción, un cambio, una modificación o un desplazamiento,
bien sea de actitud, de pensamiento o de acción.
Por otra parte, Soares (2001), señala que:
Cualquier información sólo tiene sentido cuando está integrada en algún contexto, que los sujetos raramente buscan información como un fin en si
35
misma, sino que es a partir de un proceso de toma de decisiones, solución de problemas y/o búsqueda de recursos, que deciden obtener algún tipo de información.
Es por ello, que cualquier iniciativa de establecer patrones o estrategias de
búsqueda de información debe considerar al individuo como centro del fenómeno y
evaluar su visión, necesidades, opiniones y problemas como elementos significantes
e influyentes que requieren ser investigados, cualquiera que sea el producto o servicio
de información que se aspira a desarrollar (Soares, 2001).
En virtud de que la información es un recurso cuya fuente y desaparición está en
función de ser o no aprehendida por el hombre, en su esencia misma subyace una
acción comunicativa, es decir, que su existencia demanda vías o mecanismos que
posibiliten su conocimiento por parte de los sujetos. Desde esta perspectiva, la
información requiere de soportes que le permitan perpetuarse, diseminarse y por ende
ser utilizada; es por esto que el hombre ha ideado en diversas épocas medios para
garantizar la permanencia de este recurso en el tiempo, el más tradicional de ellos es
el documento escrito, que aunque los avances tecnológicos han dado paso a nuevas
formas para conservar la información, sigue prevaleciendo (Gates, 2000).
Tal como lo confirma Gates (2000), al indicar que aunque desde hace treinta años,
se entró en la “Era de la Información”, aún la mayor parte de la información que se
mueve entre las organizaciones sigue usando el soporte papel.
2.1. Factores que afectan la Calidad de la Información.
Según Soares (2001), los que pueden afectar la calidad de la información son:
1. La explosión de productos de información en diferentes formatos que cada año
se publican exigen desarrollar métodos y técnicas de identificación y evaluación de
36
fuentes cada vez más precisas para el cumplimiento de la misión y los objetivos de
las organizaciones.
2. El auge de las nuevas tecnologías de información, ha facilitado los procesos de
búsqueda y recuperación de información, pero a su vez ha generado un crecimiento
incalculable en la industria de las bases de datos, requiriendo un proceso de selección
cada vez más complejo.
3. El surgimiento de Internet como un importante salto en el tránsito de la
creación de una nueva cultura de la información que, si bien ha permitido romper las
barreras geográficas, disponer e introducir información, ocasiona que se multiplique
la información incontrolablemente, la cual debe pasar por un proceso complejo de
selección considerando que no todo lo que se publica tiene calidad o es confiable por
lo que hay que poder dominar la fuente para validar su fiabilidad y veracidad y aún
más si está siendo manipulada para la desinformación.
Todo ello afecta la calidad de la información y requiere de muchos esfuerzos para
poder convertirla en información útil para el desarrollo organizacional.
2.2. Organización de la Información. Incidencia en la Gestión de las
ODS.
Los factores antes mencionados conllevan a considerar la importancia de
organizar la gran cantidad de información que se genera a diario, favorecida por la
utilización de las tecnologías de información para convertirla en conocimiento.
Las nuevas tecnologías, al ofrecer acceso a todo tipo de información, pueden
constituir una limitante para las organizaciones incapaces de organizar y convertir la
37
información requerida, en la solución de los problemas reales y obtener de ella
suficientes beneficios, tangibles, accesibles y útiles (Rojas, 2006).
La experiencia demuestra, que con frecuencia las organizaciones carecen de la
información requerida y/o en el tiempo preciso en que la solicitan. No son pocas las
dificultades que tienen para extraer conocimiento de la colección de datos de sus
sistemas de información (Rojas, 2006).
Por otra parte, Krawchik (2002) refiere:
“Hemos visto muchas empresas con enormes centros de cómputos,
grandes equipos y centenares de profesionales dedicados a procesar y almacenar información. La información de algunas de esas empresas nos recuerda el ropero de un adolescente: allí hay de todo pero siempre lo vemos vestido con la misma ropa. Y no es por dejadez; es que al abrir el ropero es imposible encontrar algo allí dentro. La información está, pero nunca pueden utilizarla donde, como y cuando lo necesitan”.
Las tecnologías de punta o el acceso a internet o la creación de intranets y
extranets podrían resolver estos problemas, si no existe el Gestor de Información que
sea capaz de identificar las necesidades de sus usuarios, así como filtrar y organizar
la información en cualquier medio que se encuentre facilitando el acceso a la misma
por parte de éstos (Krawchik, 2002).
En el contexto actual, los nuevos sistemas de gestión de información, deben girar
sobre la organización e integración de la misma, de manera que contribuyan a la
reducción de los efectos negativos del acelerado desarrollo tecnológico, de la
explosión de la información, así como los constantes cambios sociales, políticos y
económicos que ocurren a escala de toda la sociedad (Krawchik, 2002).
38
Disponer de una adecuada organización de la información, no solo ahorra tiempo
y esfuerzo, sino que en el proceso de Gestión Organizacional, proporciona la
información oportunamente para una adecuada toma de decisiones (Krawchik, 2002).
2.3. Gestión de la Información
Según Bustelo y Amarilla (2001), la Gestión de Información se refiere a la misma
como… “el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y,
posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o
retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades”. Manifiesta
además que en el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la
documentación.
La Gestión de la Información es mucho más amplia y va desde el estudio y
seguimiento de las necesidades de los usuarios, hasta el análisis, filtro y entrega
puntual y preactiva de la información, lo que es posible a partir del conocimiento de
dicho estudio. Expresado de otra forma; en la Gestión Organizacional, la información
no tiene valor si no es gestada y convertida en conocimiento de la entidad, de manera
tal que se produzca un proceso cíclico y repetitivo información-conocimiento-
información (Aja, 2002).
La Gestión de la Información es un activo intangible que constituye la antesala de
la Gestión del Conocimiento, centrado en facilitar y gestionar la información
relacionada con el tema de interés, para ser consumida en cualquier medio, momento
y lugar. Por lo tanto, se puede decir que es la piedra angular del éxito en las
organizaciones (Rojas, 2006).
39
2.3.1. Actividades de la Gestión de la Información
Para poder utilizar la información para tomar decisiones de gestión, debe
gestionarse la información (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestión de la
información (el proceso de recabar y guardar la información) y la información para la
gestión (la información necesaria para tomar decisiones bien documentadas) son
diferentes, se refuerzan entre sí y no pueden separarse en las operaciones cotidianas
(Flores, 2005).
La gestión de la información se puede definir como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades (Bustelo y Amarilla, 2001).
Esta gestión de la información puede ser de 3 tipos:
• Interna: hace referencia los documentos que surgen de la actividad diaria
de la institución. En este grupo, encontramos tanto la documentación
típicamente administrativa: contabilidad, correspondencia,..., como la
documentación de gestión: informes, actas de reuniones, procedimientos de
trabajo, y la documentación técnica que refleja la propia actividad de la
organización.
• Externa: además de la documentación producida por la propia
organización, ésta y las personas que trabajan en ella necesitan, a menudo,
consultar y manejar fuentes de información externas: libros, revistas, Bases
de Datos, Internet.
• Pública: es aquella documentación que la organización produce de cara al
público, para comunicarles hechos, actividades, acontecimientos,...por
40
ejemplo, las memorias, los catálogos de productos y servicios, la página
web (Bustelo y Amarilla, 2001).
Además de la gestión de la documentación existe, estrechamente relacionada con
ella, la gestión de información repartida en bases de datos corporativas y aplicaciones
informáticas, que no se conceptúan como documentos; pero que son una importante
fuente de información registrada (Bustelo y Amarilla, 2001).
Como se han aplicado otras tendencias nacidas en el entorno de la empresa privada
como la gestión de calidad, las técnicas de marketing o la planificación estratégica, la
gestión del conocimiento tiene cabida en organizaciones sin ánimo de lucro (Bustelo
y Amarilla, 2001).
Son necesarias soluciones híbridas que involucren el recurso humano
especializado y las tecnologías de información para la ejecución de procesos
específicos, que van desde el análisis y representación de la información hasta la
automatización de distintas actividades como la descripción, el almacenamiento y la
recuperación. De esta manera, se propicia la creación y uso del conocimiento en el
contexto de la organización, la tecnología interviene para facilitar el acceso a las
fuentes de conocimiento explícito y el especialista en información utiliza sus
herramientas propias para seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el
acceso al conocimiento (Rojas, 2004).
Para gestionar el conocimiento, se disponen de herramientas informáticas
específicas como los almacenes de datos (dataware house), almacenes parciales de
datos (data mart), minería de datos (data mining), etc., que poco tienen que ver con
las tecnologías informáticas tradicionales. Aunque otras herramientas y sistemas más
tradicionales en la gestión de la información como: el flujo ascendente de la
información, las bibliotecas virtuales, los catálogos, los informes, las ponencias, las
bases de datos, los sistemas estadísticos, el correo electrónico, la mensajería
41
instantánea, las teleconferencias, videoconferencias, entre otros (Soto y Barrios,
2006).
Las tecnologías actuales más utilizadas para apoyar el proceso de gestión del
conocimiento tienen diferentes niveles de relevancia; internet 93%, intranet 78%, data
warehousing/mining 63%, administración de documentos 61%, sistema de apoyo a la
toma de decisiones 49%, groupware 43%, extranet 38% y inteligencia artificial 22%
(Soto y Barrios, 2006).
Las tecnologías de la información pueden facilitar la gestión del conocimiento y se
dividen en 4:
• Hardware: inversiones en tecnologías de información y comunicación, redes,
intranets.
• Software y bases de datos: sistemas basados en conocimiento, hipermedia de
colaboración para documentar las colaboraciones, bases de datos de lecciones
aprendidas, almacenes de datos (Data warehouse), base de datos para la
clasificación, codificación y categorización de la información, almacenes de
correos electrónicos, bases de datos de memorias institucionales o archivos
del conocimiento, páginas amarillas corporativas, páginas personales en la
intranet.
• Trabajo en colaboración: sistemas electrónicos de reunión, videoconferencias,
herramientas de trabajo en grupo, pizarras y boletines económicos.
• Herramientas inteligentes: redes neuronales, realidad virtual, algoritmos
genéticos, agentes inteligentes, herramientas de búsqueda en internet, mapas
del conocimiento (Soto y Barrios, 2006).
La GI, vista en base a las necesidades de las organizaciones, lleva al gestor de la
información a alejarse de los procedimientos de comprensión del papel que juega en
el proceso de producción, como el rol que juega y la forma en que añade valor a la
mercancía que genera, llamada información (Flores, 2005).
42
Por lo tanto, la GI implica seguimiento de una metodología que aporte una visión
completa sobre la captación de la información y la gestión del conocimiento derivada,
con el propósito de crear una serie continua de "píldoras de conocimiento" orientadas
a la reducción de la incertidumbre asociada a la toma de decisiones (Merino, 2003).
Pero para desplegar una adecuada gestión de la información, la evolución del
desarrollo tecnológico en los últimos años ha sido muy importante, y ha supuesto
muchos cambios profundos en la manera de trabajar, de hacer negocios y en la propia
sociedad. Muchos de estos cambios están todavía en evolución y necesitan de un
corpus teórico en el que asentarse. En este sentido, podríamos decir que la "gestión
del conocimiento" es la teoría de gestión que responde a la adaptación de las últimas
innovaciones tecnológicas en el tratamiento de la información y las
telecomunicaciones (Bustelo y Amarilla, 2001).
2.3.2. Beneficios de Gestionar la Información
Según Flores (2005), los beneficios de GI en una organización son los siguientes:
(a) Mejora en la retribución de la inversión.
(b) Mejora en el rendimiento.
(c) Comprensión de objetivos en la organización.
(d) Lección de aprendizaje.
(e) Retención de la información y el conocimiento de empleados con mayor
experiencia.
(f) Mayor comprensión de las necesidades de los clientes.
(g) Oportunidad de ver los objetivos relacionados con la excelencia.
Todo lo anterior señala que el principal beneficio es disponer de la información
necesaria en el momento oportuno, la cual puede ser colocada a disposición de todos
43
los miembros de la organización para el desarrollo de las tareas cotidianas y así
facilitar la toma de decisiones más eficientes (Rojas, 2005).
Además, permite crear una estructura organizativa que garantice y facilite la
comunicación entre sus miembros, reducir los costos de la administración de
documentos, mejorar la respuesta a los beneficiarios, donadores y patrocinadores de
la organización (Rojas, 2005).
2.3.3. Riesgos de no Gestionar la Información
Flores (2005), señala que los riesgos de no GI en una organización son los
siguientes:
(a) Dificultad en manejar la información y retener el conocimiento.
(b) Dificultad en incluir estrategias de la GI.
(c) Desconfianza a que los empleados abandonen sus áreas de trabajo.
(d) Aprehensión a problemas económicos derivados de estrategias de GI.
(e) Miedo de los directivos de incorporar la estrategia de GI y Gestión de
Conocimiento.
Implicando que la organización no se adecue constantemente al mundo cambiante,
lo que impedirá cumplir con sus funciones o de responder adecuadamente a los
objetivos propuestos como ODS.
2.3.4. Objetivos de la Gestión de la Información
También Flores (2005), indica que los objetivos de GI en una organización son los
siguientes:
(a) Gestionar la información y sus fuentes.
44
(b) Seleccionar entre varias tecnologías la más adecuada para la tarea de
extraer la información que necesita.
(c) Crear un sistema para organizar la información.
(d) Saber diferenciar entre los tipos de fuentes citadas y comprender los
elementos y la sintaxis correcta de una cita de cualquier recurso.
(e) Registra la información pertinente de una cita para referencias futuras.
(f) Usar tecnologías para gestionar la información recogida y organizada.
Todo esto permite intercambiar información con otras ODS o con sus
stakeholders internos y externos, posibilitándoles alcanzar con más facilidad sus
metas en la ayuda humanitaria que se hayan propuesto.
3. La Teoría de Stakeholders
Existe una variedad muy grande de definiciones acerca de quienes son
stakeholders. En general puede decirse que son todos aquellos grupos,
organizaciones, que tienen interés en una compañía dada. Por tal razón algunos
autores los califican de “interesados” o bien “participantes” (Davis y Donaldson,
2002).
Estos son los que motorizan las acciones tanto internas como externas de las ODS
y ayudan a mantener actualizada, es decir, informada a las mismas sobre donde
pueden actuar para lograr las mejoras en la sociedad donde residen o en otras
sociedades vinculadas con ellas a nivel internacional.
45
3.1. Definición
Según Davis y Donaldson (2002):
CONSTITUENCIES en el contexto de las elecciones gubernamentales, el término se refiere al cuerpo de votantes. En el texto lo usamos en el contexto de la teoría de negocios y de teoría de ética de negocios de “stakeholders” y a veces lo preferimos. Al hacerlo, en nuestro uso, establecemos una preferencia constitutiva, ya que tiene adecuadas aspiraciones relacionadas con los negocios, que pueden ser identificadas, o aboga por, en oposición al sólo cálculo de intereses como es en los negocios. Por lo general usamos este término, para referirnos a cuerpos (organizados o no) de personas con un interés mutuo en relación a una organización de negocios. Este interés puede estar legalmente constituido como en el caso de los accionistas y los empleados, o derivado de intereses identificados o derechos en relación a una organización o negocios. Ejemplo de los incluidos más adelante: gente cuya salud es afectada por la polución originada en fábricas.
Freeman (2002), los define como “aquellos grupos sin cuyo apoyo la organización
podría dejar de existir”.
3.2. Quienes son Stakeholders
Freeman y Reed, (1983) Freeman (2002)
“Aquellos grupos sin cuyo apoyo la organización podría dejar de existir”
Freeman y Reed (1983) “Puede afectar el logro de un objetivo organizacional o es afectado por el logro del mismo”
Freeman y Gilbert (1988) “Puede afectar o es afectado por un negocio” Evan y Freeman (2000) “El que apuesta a o tiene una demanda hacia la
organización” Brenner (1990) “Los que tienen con una organización una relación
legítima y no trivial, como transacciones de intercambio, impacto de las acciones y responsabilidades morales”
Freeman (2002) “Los que participan en el proceso humano de creación conjunta de valor”
46
3.3. Pretensiones e Implicaciones de la Teoría de Stakeholders
La principal pretensión del concepto de Stakeholders como teoría es afirmar y
mostrar que la organización en su dirección y gobierno es responsable no sólo de los
asociados sino también de otros individuos y/o grupos que tienen unos intereses en
las acciones y decisiones de dicha organización (Freeman y Reed, 1983).
En cuanto al concepto de ODS, la teoría implica entender que es una institución
social que configura un proyecto plural en el que toman parte un número de grupos
con derechos y exigencias, muy diversas y legítimas, y donde no cuentan, ni deberían
contar, únicamente los intereses de los asociados (Freeman y Reed, 1983).
Por lo que respecta a la gobernabilidad de las organizaciones, la teoría implica la
búsqueda por parte de la dirección de un equilibrio entre las exigencias legítimas de
los diversos grupos de intereses de la organización –asociados, voluntarios,
beneficiarios, proveedores, entidades de crédito, empresas asociadas, comunidad
local, grupos de presión, etc., así como, la participación de todos los individuos o
grupos –de forma directa o bajo representación- que poseen algún tipo de vinculación
con los objetivos de la organización (Freeman y Reed, 1983).
Esta pretensión encierra por tanto una compresión de la responsabilidad social
corporativa donde los directivos y la organización son y deberían ser vistos como
agentes morales que representan los intereses o exigencias de una variedad de grupos.
Comprensión que conduce a buscar el establecimiento por parte de la organización y
de su dirección, de políticas, estrategias, procesos y una cultura organizacional propia
que se adecue al concepto de organización como Stakeholders y por tanto que
generen procedimientos y respuestas por parte de la organización ante su
responsabilidad social corporativa (Freeman y Reed, 1983).
47
Finalmente, el concepto de Stakeholder apunta la imposibilidad de separar tanto el
estudio como la práctica de los fondos y de la organización de la reflexión ética. Es
decir, constituye una formulación en contra de la tesis de la separación entre
organización y ética, como dos esferas de conocimiento o de la praxis humana
totalmente ajena la una a la otra (Freeman y Reed, 1983):
Seguramente "los efectos económicos" son también sociales, y
seguramente "los efectos sociales" son también económicos. Dividir el mundo en económico y social, en definitiva, es bastante arbitrario. Desde luego, una de las ideas originales detrás del enfoque de gestión de Stakeholder era tratar de encontrar un camino para integrar lo económico y lo social (Freeman y Reed, 1983).
En este sentido, la teoría de Stakeholders afirma la imposibilidad de separar los
problemas económico-organizacionales de los problemas o cuestionamientos éticos.
Es decir ante preguntas diarias que las organizaciones se hacen del tipo ¿Cómo
debería actuar nuestra organización en esta situación dada? se hace necesario entrar
en una reflexión acerca de los valores morales de la organización para poder elegir
entre diferentes políticas, estrategias y acciones aquellas que son más acordes -
económica y éticamente- con el concepto o la misión de la organización tanto en su
corto, medio como largo plazo (Freeman y Reed, 1983).
Según Freeman (2002), teniendo en cuenta todas estas implicaciones, podríamos
señalar que una de las razones por las cuales el concepto de Stakeholders ha
despertado y sigue despertando tantos estudios y también expectación, es porque se
ha erigido como concepción capaz de plantear una mayor responsabilidad para las
organizaciones.
A medida que la teoría de Stakeholders ha conocido un gran desarrollo teórico y
de reflexión, en el ámbito de la Ética Organizacional se han ido planteando
numerosos interrogantes acerca de los aspectos que serían necesarios continuar
48
debatiendo y profundizando acerca de la teoría. Estos temas podríamos clasificarlos
en los temas de justificación ética y los temas de aplicación, en definitiva en los
momentos deontológicos y en los momentos consecuencialistas de la teoría (Freeman,
2002).
En definitiva, la teoría, por sí misma, ofrece un punto de vista moral o criterio
ético desde el cual poder diferenciar entre las exigencias que son legítimas y las que
no lo son, y en este sentido, la organización se encuentra ante un problema práctico
en su intento de responder a esa responsabilidad de la cual le hace titular la Teoría de
Stakeholder, ‘ser responsable de las exigencias de sus Stakeholders’ (Freeman, 2002).
Por otra parte, en el terreno de la aplicación y del desarrollo pragmático de la
teoría en las organizaciones se plantean cuestiones referentes a cómo establecer
estructuras que formen y faciliten actuaciones éticas para todos los miembros de la
organización, así como, los temas que hacen referencia a qué canales de
comunicación, representación y de procedimientos en la organización permitirían, en
todos los niveles y departamentos de la organización interiorizar los patrones de
comportamiento adecuados para responder a esa responsabilidad frente a sus
Stakeholders (Freeman, 2002).
3.4. Definición de las variables poder, legitimidad y urgencia
Seguidamente se presentan las definiciones de partida y definimos las variables
que irán a operacionalizar el modelo, puesto que permitirá una perspectiva
descriptiva, en la medida que sugiere que la finalidad de las organizaciones es
satisfacer las expectativas de los stakeholders, implicando diferentes grados de
predominio de intereses en dirección de las cuales la organización se orienta (Falção
y Fontes, 1999).
49
3.4.1. Poder
Trata de la existencia o de la posibilidad de obtención por un actor social - o
alguna de las partes en el juego social, para usar la nomenclatura de Matus (1993) -
de recursos coercitivos (fuerza física, armas), recursos utilitarios (tecnología, dinero,
conocimiento, logística, materias primas) y recursos simbólicos (prestigio, estima,
carisma) para imponer su voluntad sobre otro(s) en una relación (juego social)
(Falção y Fontes, 1999).
Cada recurso de poder debe ser sopesado según el grado de sensibilidad de la
organización, que debe reflejar la importancia, la susceptibilidad ó la vulnerabilidad
en relación con determinados recursos (Falção y Fontes, 1999).
Organizaciones que dependen de recursos financieros en mayor escala, serán más
susceptibles a los actores que poseen estos recursos. Organizaciones cuya imagen
pública sea altamente sensible estarán más atentas a la opinión de actores que
detentan un gran prestigio social. Por otra parte, el alto poder coercitivo del Estado no
es amenazador si una organización cumple con las leyes (Falção y Fontes, 1999).
El grado de poder de los actores puede ser clasificado según una escala de
disponibilidad del recurso, que evalúa los recursos de poder detentados por los
actores. Este grado es un índice: la sensibilidad multiplicada por la disponibilidad
(Falção y Fontes, 1999).
50
3.4.2. Legitimidad
Es la presunción o percepción generalizada de que las acciones de un actor social
(persona, organización, marca, símbolo, etc.) son deseables o apropiadas dentro de
ciertos sistemas socialmente construidos de normas, valores, creencias y definiciones.
La legitimidad puede ser medida según la atribución de un grado de deseabilidad de
las acciones del actor, tanto para la organización (nivel de legitimidad microsocial)
como para la sociedad como un todo (legitimidad macrosocial) (Falção y Fontes,
1999).
3.4.3. Urgencia
Consiste en el clamor por una atención inmediata en función de diferentes grados
de: a) sensibilidad temporal de no aceptación del atraso; y b) criticidad, equivalente a
la importancia del clamor, teniendo en vista la posibilidad de daño a la propiedad,
sentimiento, expectativa y exposición (Falção y Fontes, 1999).
La urgencia es ciertamente el factor que confiere mayor dinámica a esta
metodología. Todo el análisis aquí expuesto estará ocurriendo en determinado
contexto de acuerdo con un momento específico en el tiempo. Eventuales cambios de
contexto a lo largo del tiempo probablemente exigirán la reconfiguración de los
análisis (Falção y Fontes, 1999).
La escala de evaluación de la urgencia considera así la sensibilidad temporal,
definida como la aceptación o no del atraso, y la criticidad, referida en relación con la
posibilidad de daño a la propiedad, sentimiento, expectativa y exposición (Falção y
Fontes, 1999).
51
La urgencia se manifiesta, por ejemplo, en el interés de los ciudadanos, en tanto
clientes de una organización gubernamental, de que ésta produzca la mayor cantidad
posible de recaudación, toda vez que hay carencias sociales urgentes que necesitan
ser suplidas de inmediato, sin la cual tendría lugar un gran perjuicio en términos de
bienestar (mortalidad, ignorancia, desamparo, etc.) (Falção y Fontes, 1999).
Se caracterizan así siete tipos en relación con los tres elementos indicados: Poder,
legitimidad y urgencia.
52
Cuadro 2. Operacionalización de las Variables OBJETIVOS ESPECÍFICOS VARIABLE DEFINICIÓN
CONCEPTUAL DIMENSIÓN INDICADORES INSTRUMENTO ITEMS
Identificar los tipos de información que manejan como insumo para desempeñar sus funciones y tareas las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara.
Tipos de información Es una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe
Insumo Información sobre RRHH, Financiera, Legal, Programas o/y Proyectos, Estadísticas, Fuentes de financiamiento, Eventos y Noticias
Cuestionario 1
Identificar los flujos de información que inciden en la Gestión de la Información, en las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren de Barquisimeto estado Lara, bajo la Teoría de los Stakeholders.
Factores internos y externos. Gestión de la Información. Teoría de los Stakeholders
Factores Internos y Externos: elementos que pueden afectar de manera significativa los aspectos internos y externos que se manejan en una organización. Gestión de la Información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y , posteriormente recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades. Teoría de los Stakeholders: identifica la maximización del beneficio con el objetivo de la organización y, por lo tanto, hace de los propietarios los únicos implicados en dicho objetivo
Gestión Internos: Junta Directiva, Administrador, Finanzas, otros. Externos: Proveedores, Beneficiarios, Donadores. Financieros: donadores y otros. Gestión de la Información: validación de la información que usan, almacenamiento de la información, compartir información captada, recuperación de la información, tecnología utilizada para procesar la información (hardware y software), difusión de la información, usos de la información procesada. Teoría de los Stakeholders: ingresos mensuales para el funcionamiento y beneficiados con el objetivo de la organización.
Cuestionario Cuestionario
2 3, 4, 5,6,7,8,9, 10 11, 12
Determinar el uso que le dan a la información las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara
Uso que le dan a la información las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS)
Utilidad que se le da a la información
Servicio Toma de Decisiones. Impactar positivamente la productividad. Asegurar el éxito en el financiamiento, Herramientas tecnológicas, Información social.
Cuestionario 8 9 10 11 12
Establecer el tipo de gestión de la información en las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara
Tipo de gestión de la información
Manejo de la inteligencia corporativa de una organización a objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de su misión social
Insumo, Gestión y Servicio
Tipo de Información que ingresa. Flujo interno de la información. Salida de información.
Cuestionario 1,2,3,4,5,6,7 8,9,10,11,12
53
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Según Arias (2005), “el marco metodológico: constituye el centro de la
investigación debido a que es el conjunto de reglas, registros y protocolos con los
cuales una teoría y su método calculan las magnitudes de lo real”.
El fin esencial del marco metodológico, es de situar en el lenguaje de la
investigación, los métodos o instrumentos que se emplearan en la investigación
planteada desde la ubicación acerca del tipo de estudio y el diseño de investigación.
Tipo de Investigación
De acuerdo con los propósitos planteados en la presente investigación, se
caracteriza por ser del tipo descriptivo, porque en la misma se describe la Gestión de
la Información en las Organizaciones de Desarrollo Social (O.D.S), bajo la Teoría de
los Stakeholder, ubicadas en el Municipio Iribarren de Barquisimeto, estado Lara.
Periodo de estudio: Febrero 2008 – Mayo 2008.
Según Méndez (2001), el estudio descriptivo identifica las características
fundamentales, destacando los elementos esenciales que caracterizan al fenómeno
estudiado.
54
Diseño de la Investigación
En el marco de la investigación planteada, referido a analizar la Gestión de la
Información en las Organizaciones de Desarrollo Social (O.D.S), bajo la Teoría de los
Stakeholders, ubicadas en el Municipio Iribarren, estado Lara. Período de estudio:
Febrero 2008 – Mayo 2008, conllevó a un diseño de investigación de campo, como el
plan o la estrategia global en el contexto del estudio, que permitió orientar desde el
punto de vista técnico, y guiar todo el proceso de la investigación, desde la
recolección de los primeros datos, hasta el análisis e interpretación de los mismos en
función de los objetivos definidos en la presente investigación.
El Manual para la presentación del Trabajo conducente al grado académico de:
Especialización, Maestría y Doctorado de la Universidad Centroccidental “Lisandro
Alvarado” (2002), indica que una investigación de campo es:
La aplicación del método científico en el tratamiento de un sistema de
variables y sus relaciones, las cuales conducen a conclusiones y al enriquecimiento de un campo del conocimiento o disciplina inherente a la especialidad, con la sustentación de los experimentos y observaciones realizadas.
Para Hernández Sampieri et al.,(2006) es la que permite medir, evaluar o
recolectar datos de diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o
componentes del fenómeno a investigar.
Mientras Tamayo y Tamayo (2000), indica que es la estructura a seguir en una
investigación ejerciendo el control de la misma a fin de encontrar resultados
confiables y su relación con las interrogantes surgidas de la hipótesis.
55
Población
Para Tamayo y Tamayo (2000), la población o universo, "es la totalidad del
fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación...".
La presente investigación tuvo como población a las Fundaciones que se
encuentran en el Municipio Iribarren, estado Lara, la cual esta constituida por un total
de quince (15), determinadas mediante el índice de Fundaciones encontrado en la
Guía OnLine de Cantv, y cuyas sedes se encuentran ubicadas en el Municipio
Iribarren del Estado Lara para el momento del inicio de la investigación.
Muestra
Según Tamayo y Tamayo (2000), la muestra es, "...el conjunto de operaciones que
se realizan para estudiar la distribución de determinados caracteres en la totalidad de
una población, universo o colectivo, partiendo de la observación de una fracción de la
población considerada".
Dicho trabajo de investigación, no posee muestra, por tratarse de una población
menor de cincuenta (50) elementos, no se procede a la extracción de la misma, por lo
que en este estudio las quince (15) Fundaciones representaron la totalidad de la
población estudiada.
Las variables a estudiar fueron:
a. Tipos de información:
• Es una colección de hechos significativos y pertinentes, para el
organismo u organización que los percibe. (www.wikipedia.com).
56
Los indicadores usados para medir ésta variable fueron: información
proveniente de RRHH, Finanzas, Legal, Estadística, Programa o
Proyectos, Fuentes de financiamiento, eventos y noticias. Dichos
indicadores permiten reconocer de donde viene la información que
ingresa a la organización. Estos indicadores están representados en la
pregunta 1 de la encuesta.
b. Factores internos y externos. Gestión de la Información. Teoría de los
Stakeholders:
• Factores Internos: son aquellos sobre los cuales los directivos y
funcionarios de la organización pueden direccionar o ejercer una
política concreta (Lefcovich, 2006). Los indicadores usados fueron:
junta directiva, administrador, finanzas y otros. Estos permiten buscar
dentro de la organización cual de ellos son los que presentan más
peso en las tomas de decisiones sobre que información tomar, como
procesarla y como utilizarla. Estos indicadores están representados en
la pregunta 2 de la encuesta.
• Factores Externos: aquellos que hacen al entorno de la corporación y
sobre los cuales ésta no tiene mayor poder para modificar (Lefcovich,
2006). Los indicadores usados fueron: proveedores, beneficiarios,
donadores, financieros. Serían los que por presión o por posición de
poder e influencia puedan decidir que información será utilizada por
la ODS. Estos indicadores están representados en la pregunta 2 de la
encuesta.
• Gestión de la Información: conjunto de actividades realizadas con el
fin de controlar, almacenar y, posteriormente recuperar
adecuadamente la información producida, recibida o retenida por
cualquier organización en el desarrollo de sus actividades (Bustelo y
Amarilla, 2001). Los indicadores usados fueron: validación de la
información que usan, almacenamiento de la información, compartir
información captada, recuperación de la información, tecnología
57
utilizada para procesar la información (hardware y software),
difusión de la información, usos de la información procesada. Esta
información permitiría conocer el engranaje interno de la
organización sobre la gestión de la información, además de reconocer
a los stakeholders internos. Los indicadores están representados en la
pregunta 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 12 de la encuesta.
• Teoría de los Stakeholders: identifica la maximización del beneficio
con el objetivo de la organización y, por lo tanto, hace de los
propietarios los únicos implicados en dicho objetivo (Davis y
Donaldson, 2002). Los indicadores fueron: ingresos mensuales para
el funcionamiento y beneficiados con el objetivo de la organización.
Estas preguntas del cuestionario permiten obtener información sobre
la relación existente entre la gestión de la información y los
stakeholders externos. Ésta variable fue medida mediante las
preguntas 11 y 12 de la encuesta.
c. Uso que le dan a la información las Organizaciones de Desarrollo Social
(ODS)
• Utilidad que se le da a la información. Con este indicador se podrá
conocer si la información que ingresa y procesan las ODS les permite
mejorar su posición en la Sociedad a la cual sirven o si solo se queda
con insumo interno y como esto puede influenciar su relación con los
stakeholders internos y externos. Ésta variable fue medida mediante
las preguntas 8, 9, 10, 11 y 12 de la encuesta.
d. Tipo de gestión de la información:
• Manejo de la inteligencia corporativa de una organización a objeto de
incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en el
cumplimiento de su misión social (Bustelo y Amarilla, 2001).
Mediante éste indicador se podrá describir que tipo de gestión de
información caracteriza a las ODS en el Municipio Iribarren del
Estado Lara, y se podría inferir como ésta influye en su efectividad
58
para alcanzar su objetivo. Ésta variable fue medida con todas las
preguntas de la encuesta.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Luego de seleccionar la población a estudiar se procedió a la utilización de la
técnica que permitió recopilar los datos necesarios para la solución del problema
planteado. De las técnicas de recolección de datos existentes se utilizó la encuesta en
su modalidad de cuestionario (Ver Anexo B).
Stracuzzi y Pestana (2004), indican que una encuesta:
Es una técnica destinada a obtener datos de varias personas cuyas opiniones interesan al investigador. Para ello utiliza un listado de preguntas escritas que se entrega a los sujetos quienes, en forma anónima, las responden por escrito.
Más adelante los mismos autores señalan que:
Un cuestionario es un instrumento de investigación que forma parte de la técnica de la encuesta. El cual contiene preguntas que deben ser sencillas de contestar, con preguntas que han de estar formuladas en forma clara y concisa, pueden ser cerradas o semiabiertas, procurando que la respuesta no sea ambigua.
Arias (2005), indica que el cuestionario es un " formato que contiene una serie de
preguntas en función de la información que se desea obtener, y que se responde por
escrito"
59
Tamayo y Tamayo (2000) define cuestionario como:
Un formato redactado en forma de interrogatorio para obtener información acerca de las variables que se investigan, puede ser aplicado personalmente o por correo y en forma individual o colectiva, y debe reflejar y estar relacionado con las variables y sus indicadores.
Se escogió encuesta porque presentan muchas ventajas, entre ellas: proporciona
información directa, se hace fácil cuantificar las variables en estudio, es rápida y
económica, recoge la visión que la gente tiene sobre determinado hecho, aun cuando
proporciona en forma estática el reflejo de esa realidad en forma fotográfica y el
tratamiento estadístico puede proporcionar información numérica, gráfica y detallada.
Confiabilidad y Validez del Instrumento
La confiabilidad según Castro (2001), permite identificar la efectividad de una
investigación, a través del cuestionamiento del instrumento, que en este caso fue un
cuestionario, por ello, antes de ser aplicado a la población respectiva se tomaron las
quince (15) ODS, que se encuentran en este momento ubicadas en el Municipio
Iribarren, estado Lara, para que respondieran de acuerdo a su comprensión.
Según Castro (2001), la validación:
Consiste en evidenciar la relación entre el contenido de las variables y el contracto teórico, con el instrumento. Se puede lograr mediante la operacionalización de las variables o a través del juicio de expertos en el área, se recomienda la revisión de por lo menos tres expertos. La validación del instrumento nos permitirá asegurarnos que las respuestas nos llevarán a los resultados esperados de acuerdo con los objetivos de la investigación.
Ahora bien, el cuestionario fue validado a través de la revisión de expertos en
Administración, Informática y Metodología.
60
La confiabilidad del instrumento se realizó a través de una prueba piloto y la
metodología de las mitades obteniendo un valor de 0,75, siendo este un valor
aceptable para el tipo de instrumento evaluado, preguntas cerradas con selección
múltiple e información de opinión.
Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos
Castro (2001) define las técnicas de procesamiento para los datos como "...no son
más que las diferentes operaciones que se pueden realizar con los datos obtenidos a
través de los instrumentos...".
En el presente estudio a los datos se les realizaron las siguientes actividades:
(a) Tabulación de la información para su posterior análisis estadístico.
(b) Análisis estadístico mediante el paquete estadístico SPSS versión 15 para
Windows. A los datos se les aplicó estadística descriptiva, y se tabularon los
resultados en tablas de frecuencia absoluta y relativa.
(c) Posteriormente se realizó la interpretación de los resultados.
(d) Se elaboraron las conclusiones y por último las recomendaciones.
Los datos fueron sometidos a su posterior interpretación y discusión sobre la base
de los objetivos, interrogantes y la teoría consultada.
61
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
A continuación se presentan los resultados obtenidos con la aplicación de la
encuesta. Todas las respuestas fueron tabuladas y evaluadas mediante un análisis
descriptivo simple, expresado en frecuencias absolutas, frecuencias relativas (%) y
frecuencia acumulada. Posteriormente se graficaron para una mejor comprensión y
discusión.
Nivel de Abstención
Al aplicar las encuestas en las ODS establecidas en el Municipio Iribarren del
Estado Lara, se obtuvo un 42,86% de abstención, por lo que el número de encuestas a
procesar se limito a 40, que representó un 57,14% del total de encuestas previamente
establecidas.
Esto puede significar que las ODS no quisieron ser retratadas en su
funcionamiento, o no tienen esa información porque no estén bien organizadas o se
les prohíbe dar cualquier tipo de información sin importar quién es la persona que
intenta tomar dicha información.
Estos son los resultados obtenidos a partir de esas 40 encuestas procesadas
estadísticamente.
62
2. ¿Qué información de la siguiente lista usa(n) como insumo para realizar
sus funciones? (Marque con una x su selección)
De acuerdo a los resultados obtenidos, la respuesta a está pregunta se ubicó en que
un 32,76% de los encuestados utilizan como insumo para realizar sus funciones la
información proveniente del departamento de Recursos Humanos (RRHH), un
25,22% utilizan la información proveniente del departamento de finanzas y legal
respectivamente, mientras que los departamentos u oficinas de estadística, programas
o/y proyectos, fuentes de financiamiento, eventos y noticias sólo un 3,36% toma en
cuenta está información para llevar a cabo sus funciones de información.
Cuadro 3 Distribución de frecuencias sobre los insumos para realizar sus funciones las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Insumos para realizar sus funciones
FrecuenciasAbsolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Recursos Humanos (RRHH) Financiera Legal Estadística Programa o Proyectos Fuentes de Financiamiento Eventos Noticias
39 30 30 4 4 4 4 4
32,76 25,22 25,22 3,36 3,36 3,36 3,36 3,36
32,76 57,98 83,20 86,56 89,92 93,28 96,64
100,00
63
0
5
10
15
20
25
30
35
40Po
rcen
taje
s (%
)
Insumos para procesar información
RRHHFinancieraLegalEstadísticaPrograma o ProyectosFuentes de FinanciamientoEventosNoticias
Gráfico 1. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los insumos para realizar sus funciones las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Son pocos los investigadores en el área de la comunicación organizacional que se
han enfocado específicamente hacia el caso particular de las ODS. Sin embargo, en
esencia tienen una estructura similar a la de cualquier otra organización, si bien con
algunas diferencias (Capriotti, 1999).
Como lo señala Marín (1997), la comunicación con los públicos internos debe ser
rápida, estrecha y frecuente. Mientras que Capriotti (1999), señala que además del
público interno, están los socios que colaboran con sus aportaciones y las personas
beneficiarias de sus proyectos.
Esto implica que para dichas entidades es importante contar con canales y
estrategias adecuadas para acceder a sus públicos, lo cual puede hacerse a través de su
propio gabinete de comunicación, como órgano de gestión de las relaciones internas y
externas (Capriotti, 1999).
En la Fundaciones estudiadas no existe la estructura de Gabinetes de
comunicación, pero puede observarse que la gestión de la información utiliza como
insumo principalmente a sus clientes internos o stakeholders internos. Al ser esto así,
64
la ODS no puede funcionar adecuadamente, pues debe contar con una estructura
corporativa en la que todos sus miembros y públicos estén sólidamente vinculados.
2. ¿De cuales fuente(s) proviene la información que usted(es) usa(n)? (Marque
con una x su selección)
De acuerdo a los resultados obtenidos de las fuentes que utilizan para captar la
información, el 72,97% toman la información de fuentes internas, quedando un
27,03% que además de usar las internas, también utilizan las fuentes externas.
De las fuentes internas, la más común derivada de la Junta Directiva con un
53,70%, seguida por administración con un 25,42% y la menos común es la emanada
de Finanzas con un 20,88%. Con respecto a las fuentes externas la información más
utilizada, con un 50% es la que proviene de los Proveedores, un 25% es la aportada
por los Donadores Financieros y otro 25% lo representan los Donadores en general.
Cuadro 4
Distribución de frecuencias sobre las fuentes de donde proviene la información que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Fuentes de donde proviene la información
FrecuenciasAbsolutas
FrecuenciasRelativas
(%)
Frecuencias Acumuladas
Internas Junta Directiva Administrador Finanzas Otros
29 15 10 0
53,70 25,42 20,88 0,00
53,70 79,12 100,00 100,00
Externas Proveedores Beneficiarios Donadores FinancierosDonadores Otros
10 0 5 5 0
50,00 0,00 25,00 25,00 0,00
50,00 50,00 75,00 100,00 100,00
65
Gráfico 2. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre las fuentes de donde proviene la información en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Para la imagen y buen funcionamiento de una ODS, las relaciones con los medios
son de vital importancia, pues son su público objetivo y aliado más importante,
después de su plantilla y sus socios. Actualmente estas entidades solidarias disponen
de un importante atractivo para los medios de difusión, factor que deben saber
aprovechar con gran éxito (Marín, 1997).
Por lo anterior, para las ODS es importante contar con un gabinete (o con un
servicio de asesores externos, si el caso lo requiere), especialmente las entidades que
trabajan en situaciones de emergencia donde la información, como los
acontecimientos, suelen variar de un momento a otro. Además, ante la ocurrencia de
una crisis (de imagen ó al interior de su sistema organizativo), el gabinete de prensa
debe estar preparado como portavoz de la organización. Así, el personal responsable
del área debe ser asertivo y eficiente y participar en la definición de protocolos y
procedimientos para afrontar la situación (Congde, 2000).
0
10
20
30
40
50
60
Fuentes Internas
Junta Directiva
Administrador
Finanzas
Otros
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Fuentes Externas
Proveedores
Beneficiarios
D. Financieros
Donadores
Otros
66
En las ODS estudiadas las Fuentes Internas son las más utilizadas para captar la
información que luego tomarán los canales regulares dentro de la organización con la
finalidad de obtener un resultado apropiado que les permita mantener una adecuada
comunicación hacia adentro o hacia fuera de la misma. Pero como se observa no
existe un gabinete asesor que aporte información en casos de emergencia o
acontecimientos importantes que permitan a la ODS ser eficiente y asertivo para
responder a dichas situaciones.
3. ¿Se valida la información que usa(n) para sus funciones? (Marque con una
x su selección)
De acuerdo a los resultados obtenidos el 75,00% validan la información que usan,
el 7,50% no la validan y el 17,50% no respondió.
Cuadro 5 Distribución de frecuencias sobre la validación de la información que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Validan la información que usan para sus funciones
FrecuenciasAbsolutas
FrecuenciasRelativas
(%)
Frecuencias Acumuladas
Si No No Respondió (NR)
30 3 7
75,00 7,50
17,50
75,00 82,50
100,00
67
01020304050607080
Validación
SiNoNR
Gráfico 3. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre la validación de la información que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Disponer de una adecuada organización de la información, no solo ahorra tiempo
y esfuerzo, sino que en el proceso de Gestión Organizacional, proporciona la
información oportunamente para una adecuada toma de decisiones (Krawchik, 2002).
La explosión de productos de información en diferentes formatos que cada año se
publican exige desarrollar métodos y técnicas de identificación y evaluación de
fuentes cada vez más precisas para el cumplimiento de la misión y los objetivos de
las organizaciones.
En el caso de las Fundaciones aquí estudiadas, en su mayoría validan la
información que utilizan, lo que les permite asegurarse que la información que les
llega es real y factible para ser utilizada como fuente sobre sus procesos internos y
para la transparencia del manejo de sus datos hacia los stakeholders internos y
externos.
68
4. ¿Cuál de los medios siguientes usa(n) para almacenar la información?
(Marque con una x su selección)
A esta pregunta un 54,17% de los encuestados respondió utilizar como medio para
almacenar la información el papel, un 20,83% aprovechan las bases de datos, el
13,89% manejan los Discos Compactos (CD) y solo el 11,11% se sirven de los pen
drive.
Cuadro 6 Distribución de Frecuencias sobre los medios que usan para almacenamiento de la información que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Medios que usan para Almacenamiento de la
información
Frecuencias Absolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Papel Diskette Video Grabaciones CD Base Datos Pen drive
39 0 0 0
10 15 8
54,17 0,00 0,00 0,00 13,89 20,83 11,11
54,17 54,17 54,17 54,17 68,06 88,89 100,00
0
10
20
30
40
50
60
Medios para almacenar
PapelDisketteVideoGrabacionesCDBase DatosPendrive
Gráfico 4. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan para almacenamiento de la información en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
69
La forma como almacenan la información o los datos las ODS puede llevar a
pensar que la gestión de la información en las ODS en el Municipio Iribarren no está
muy a la par de sus contrapartes en otros países a nivel mundial, pero como lo
confirma Gates (2000), aunque hace treinta años, se entró en la “Era de la
Información”, aún la mayor parte de la información que se mueve entre las
organizaciones sigue usando el soporte papel.
Y esta afirmación concuerda con la información encontrada mediante la aplicación
de las encuestas.
5. ¿Con quien(es) comparte la información captada por usted? (Marque con
una x su selección)
Los encuestados respondieron que la información captada es comúnmente
compartida con el personal de la misma institución representando un 50%, el 32,50%
dicen comunicarla a la Directiva de la misma, el 12,50% la comparten con la
Gobernación y solo un 5% con otras Instituciones.
Cuadro 7 Distribución de frecuencias sobre con quien comparten la información captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Comparte la información
Frecuencias Absolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Gobernación Directiva La misma institución Otra Institución
5 13 20 2
12,50 32,50 50,00 5,00
12,50 45,00 95,00
100,00
70
0
10
20
30
40
50
Instituciones
GobernaciónDirectivaLa misma instituciónOtra institución
Gráfico 5. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre con quien comparten la información captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Para la imagen y buen funcionamiento de una ODS, las relaciones con los medios
son de vital importancia, pues son su público objetivo y aliado más importante,
después de su plantilla y sus socios. Actualmente estas entidades solidarias disponen
de un importante atractivo para los medios de difusión, factor que deben aprovechar
con gran éxito (Marín, 1997).
Si se desea saber que flujo tiene la información dentro de una organización es
importante preguntarse, qué?, quién? y como? usan dicha información. Su
conocimiento permite hacer un panorama de la situación de adaptación al mundo de
las ODS.
Lo arrojado por la encuesta señala, que las Fundaciones estudiadas, comparten la
información con sus socios internos, pero no lo hacen o lo hacen muy poco con el
socio externo o stakeholder externo, lo que implicaría que están lejos de adaptarse
con facilidad a los cambios que les exige el mundo exterior.
71
Cor
el D
uo
Pen
tium
IV
Pen
tium
III
Otro
s
010203040506070
Equipos
Corel Duo
Pentium IV
Pentium III
Otros
Ubuntu Linux Windows 0
102030405060708090
100
Sistema Operativo
Ubuntu
Linux
Windows
6. De las siguientes tecnologías. Señale cual es la empleada por usted (Marque
con una x su selección)
En cuanto a la tecnología con que cuentan las ODS visitadas se puede decir; que el
70% cuentan con equipos Pentium III y un 30% tienen equipos más actualizados
como los Pentium IV. Y como respuesta a que tipo de software utilizan, el 100% dijo
utilizar el sistema operativo Windows.
Cuadro 8 Distribución de frecuencias sobre la tecnología empleada para procesar la información captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Tecnología empleada
Frecuencias Absolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Equipos Corel Duo Pentium IV Pentium III Otros
0 9 21 0
0,00 30,00 70,00 0,00
0,00
30,00 100,00 100,00
Sistema Operativo Ubuntu Linux Windows
0 0 12
0,00 0,00
100,00
0,00 0,00
100,00
Gráfico 6. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre la tecnología empleada para procesar la información captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
72
En el contexto actual, los nuevos sistemas de gestión de información, deben
reducir los efectos negativos del acelerado desarrollo tecnológico, de la explosión de
la información, así como los constantes cambios sociales, políticos y económicos que
ocurren a escala de toda la sociedad (Krawchik, 2002).
Las nuevas tecnologías, al ofrecer acceso a todo tipo de información, pueden
constituir una limitante para las organizaciones incapaces de organizar y convertir la
información requerida, en la solución de los problemas reales y obtener de ella
suficientes beneficios, tangibles, accesibles y útiles (Rojas, 2006).
Para Meroño (2002), el conocimiento no circulará necesariamente a lo largo de la
empresa sólo porque la tecnología de la información precisa para soportar dicha
circulación se encuentre disponible. La tecnología no cambia los patrones de
compartir información y comunicación.
Éste autor también señala que los beneficios de la tecnología de la información son
claros en ambientes de trabajo bien estructurados.
En este aparte, se puede notar como la tecnología no esta siendo adecuadamente
utilizada por las ODS del Municipio Iribarren, del Estado Lara, lo que parece
constituirse en un gran obstáculo que deben solventar para hacer frente a los retos que
les depara su función dentro de la sociedad moderna, debido a que las organizaciones
hoy en día vienen enfrentándose a rápidos y continuos cambios en nuevos escenarios,
que se producen en la sociedad local, regional, nacional y mundial haciendo que este
contexto imponga la necesidad vital de disponer de adecuadas infraestructuras de
comunicación y de sistemas de información que les permitan obtener los datos
necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno que
afectará a sus procesos de toma de decisiones y de planificación (Paños, 1999).
73
7. Con que programa procesa los datos (Marque con una x su selección)
En cuanto al procesamiento de la información en las ODS se logró observar que un
43,94% usan como programa para procesar al Microsoft Word, un 40,91% usan el
Microsoft Excel y solo un 15,15% lo hacen por medio de un Software especializado
para tal fin.
Cuadro 9 Distribución de frecuencias sobre los programas con que procesan la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara. Programa para procesar
los datos Frecuencias Absolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Word Excel Software especializado
29 27 10
43,94 40,91 15,15
43,94 84,85
100,00
0
10
20
30
40
50
Programa para procesar datos
WordExcelSoftware especializado
Gráfico 7. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los programas con que procesan la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Los programas utilizados para procesar la información o los datos en las ODS,
señalan a programas simples de redacción o de hojas de cálculos, pero no se observan
programas especializados como los sistemas basados en intranet (Microsoft internet
Information server), gestión de documentos electrónicos (Excalibur Retrieval ware y
File net), gruopware como Notes (Lotus) y Exchance (Microsoft) que les permitan
tener acciones proactivas.
74
8. Utiliza software para analizar la información. (Marque con una x su
selección)
El 25% de los encuestados respondieron que si utilizan software para analizar la
información que procesan, un 62,5% que no lo usan y 12,5% no dieron respuesta a
esta pregunta.
Cuadro 10 Distribución de Frecuencias sobre los Software para analizar la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Software para Analizar la información
Frecuencias Absolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Si No NR
10 25 5
25,00 62,50 12,50
25,00 87,50 100,00
010203040506070
Software para analizar la información
SiNoNR
Gráfico 8. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los Software para analizar la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Con el surgimiento de internet se han roto las barreras geográficas, por lo que
disponer e introducir información, ocasiona que se multiplique la información
incontrolablemente, la cual debe pasar por un proceso complejo de selección
considerando que no todo lo que se publica tiene calidad o es confiable por lo que
hay que poder dominar la fuente para validar su fiabilidad y veracidad y aún más si
está siendo manipulada para la desinformación.
75
En el caso que se estudia, puede observarse que la mayoría no analiza la
información o los datos que les llegan, los cuales pueden ser mediante el uso de
herramientas para realizar informes, la modelación de procesos, las redes de
probabilidad, las tecnologías de simulación, las tecnologías cognitivas y otras.
Esto puede implicar que se este afectando la calidad de la información y que se
necesitan muchos esfuerzos para poder convertirla en información útil para el
desarrollo organizacional de la ODS. Además de suponer que la información
compartida por las mismas podría no ser del todo confiable para el stakeholder
interno o externo.
9. ¿Cuál de los siguientes medios utiliza para elaborar y difundir la
información. (Marque con una x su selección)
Los medios más frecuentemente utilizados para elaborar y difundir la información
son, en su mayor proporción: Internet con un 25,37%, en Informes el 23,88%, en
Computadora el 21,64% y en menor proporción, los Gráficos con un 14,92% y los
Reportes con un 14,19%.
Cuadro 11 Distribución de Frecuencias sobre los medios que usan para difundir la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara. Medios para difundir
la información Frecuencias Absolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Computadora Memos Informes Gráficos Intranet Portales Internet Reportes
29 0
32 20 0 0
34 19
21,64 0,00 23,88 14,92 0,00 0,00 25,37 14,19
21,64 21,64 45,52 60,44 60,44 60,44 85,81
100,00
76
0
5
10
15
20
25
30
Medios para difundir información
ComputadoraMemosInformesGráficosIntranetPortalesInternetReportes
Gráfico 9. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan para difundir la información las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Siendo estos ítems categorías no excluyentes, las mayorías de las ODS estudiadas
presentan un sistema de divulgación de la información basado en el uso de internet, lo
cual puede observarse por la presencia de páginas web que algunas de estas
instituciones tienen en el ciber espacio. Allí colocan cierta información sobre sus
funciones y los beneficios que aportan. Además de utilizar informes como otro medio
de divulgación, los cuales son empleados para mantener informado a los stakeholders
internos y externos.
Es importante aclarar que la tecnología web (internet) sirve para acceder a los
recursos disponibles en la Internet, facilitando el desarrollo de sistemas de gestión de
conocimiento, son flexibles a la hora de expandir el sistema, son sencillas e imitan la
forma en que se relacionan las personas, permiten poner el conocimiento a
disposición de todos, sin barreras formales u otras consideraciones (Soto y Barrios,
2006).
77
10. ¿Quién usa la información proceda por usted(es). (Marque con una x su
selección)
El 62,50% de los encuestados comparten con la misma Institución la información,
los demás la comparten en 12,5% con: Gobernación, Usuarios y Otras Instituciones
respectivamente.
Cuadro 12 Distribución de frecuencias sobre quien usa la información procesada por las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Uso de la informaciónprocesa
FrecuenciasAbsolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Gobernación Usuarios La misma institución Otras Instituciones
5 5
25 5
12,50 12,50 62,50 12,50
12,50 25,00 87,50
100,00
0
10
20
30
40
50
60
70
Usuarios
GobernaciónUsuariosLa misma instituciónOtras Instituciones
Gráfico 10. Distribución de frecuencia relativa (%) sobre quien usa la información procesada por las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
La comunicación que deben tener las ODS tanto a lo interno como a lo externo, les
permite mantenerse informado del acontecer regional, nacional y mundial, lo que les
ayuda a realizar cambios en su estructura u organización para adaptarse a la
78
vertiginosa velocidad con que suceden los eventos y poder así responder a tiempo y
con los medios adecuados a las mismas.
La información es compartida con los stakeholder internos y poco con los
externos, esto hace pensar que las ODS estudiadas están carentes de vender o hacer
marketing para mejorar sus relaciones con el medio externo y así poder captar
financiamiento apropiado para cumplir con sus objetivos.
11. En cual de la siguiente clasificación de ingresos mensuales se ubica la
Fundación. (Marque con una x su selección).
El 100% no contestó está pregunta.
En el análisis descriptivo uno de los parámetros útiles era el volumen de ingresos
totales anuales que perciben las ODS, para hacer posible su clasificación en grandes,
medianas o pequeñas.
Debido a que ninguno de los encuestados respondió esta pregunta, se forman
algunas dudas ¿Será que no saben exactamente cuanto perciben? ¿Será que no pueden
dar esta información debido a una norma de él o los fundadores? ¿Será que no dan
esta información por creer que el Gobierno pueda tomar represalias contra ellos?
¿Será que ésta información podría señalar el desvío de pago de impuestos por parte de
sus donadores? ¿Será que parte de sus ingresos no son utilizados para la ayuda
propuesta como objetivo? ¿Será que dichos ingresos se desvían? ¿Será que se podría
determinar si son eficientes o no?
79
12. ¿Cuántos beneficiarios promedio mensual se sirven de los servicios de la
Fundación. (Marque con una x su selección)
De acuerdo con la respuesta a esta pregunta el 66,67% de los encuestados
informan que el promedio mensual de los beneficiarios que se sirven de los servicios
de la Institución superan las 25 personas, un 18,18% que se benefician entre 10 y 15
personas y un 15,15% atienden a menos de 10 personas.
Cuadro 13 Distribución de Frecuencias sobre cuantos beneficiarios promedio mensual se sirven de los servicios de las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Beneficiarios promedios mensual
FrecuenciasAbsolutas
Frecuencias Relativas (%)
Frecuencias Acumuladas
Menos de 10 personas Entre 10 y 15 personas Entre 16 y 20 personas Entre 21 y 25 personas Más de 25 personas
5 6 0 0
22
15,15 18,18 0,00 0,00 66,67
15,15 33,33 33,33 33,33
100,00
0
10
20
30
40
50
60
70
Beneficiarios
Menos de 10 personasEntre 10 y 15 personasEntre 16 y 20 personasEntre 21 y 25 personasMás de 25 personas
Gráfico 11. Distribución de Frecuencia relativa (%) sobre cuantos beneficiarios promedio mensual se sirven de los servicios de las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
80
El promedio de beneficiarios que abarcan las ODS señala que tan lejos o que tan
adaptada esta la institución a su medio, y como pueden interactuar con él para
producir mejoras dentro del sistema que les permita aumentar al grupo de
beneficiarios que pueden atender.
Mientras mejor comunicación tengan con sus stakeholder internos (voluntariado,
los donadores que colaboran con sus aportes económicos) y externos (beneficiarios de
sus proyectos), le dotaría de credibilidad e interés a la organización, por lo tanto
deben asegurarse los canales de conexión con el colectivo.
A lo interno la comunicación debe ser rápida, estrecha y frecuente, mientras a lo
externo se debe disponer de adecuada promoción para captar donaciones y para atraer
beneficiarios y voluntarios. Todo esto le ayudará a atender un número creciente de
beneficiarios posibilitando la solidez en sus funciones y logrando aumentar la
proporción de beneficiarios que atienden.
81
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A partir de los resultados obtenidos se puede concluir que las Organizaciones de
Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones del Municipio Iribarren, del Estado
Lara, pueden ser caracterizadas por presentar una gestión de la información con
estructura deficiente que se centra más en sus stakeholders internos.
La mayoría de las ODS estudiadas utilizan como insumo la información
proveniente de los departamentos de RRHH, Financiero y legal para la gestión de la
información (stakeholders de poder), es decir, que en su mayoría la información a
procesar proviene de los stakeholders internos considerando muy poco a los
beneficiarios (stakeholders legítimos) de dichos servicio, lo que permitiría mejorar la
calidad de los mismos.
En lo interno, las ODS estudiadas se caracterizan por que la información les
proviene principalmente de la junta directiva, esta es almacenada en formato papel,
utilizan tecnologías poco actualizadas para gestionar la información, en su mayoría
validan la misma, debemos recordar que la misma es de corte financiero, más son
pocas las que analizan dicha información con programas especializados (comerciales
o personalizados). Esta información es utilizada en su mayoría por la propia
organización y difundida a los stakeholders externos utilizando para ello sus portales
en internet, sin una forma para medir la cantidad de ésta que es utilizada por los
mismos.
82
La información que se produce en las ODS, es colocada en sus portales,
generalmente puede estar a destiempo debido a que se les dificulta el análisis de la
información, ya que no poseen programas que le permitan realizarlos. Acarreando en
los stakeholders externos desconfianza sobre dicha información compartida, que
implicaría dificultad en el mantenimiento, incremento de donaciones y adqisición de
nuevos donantes, causando esto la no consecución de sus objetivos, entre ellos, mayor
número de personas beneficiadas.
Todo esto causado por tener una estructura deficiente de gestión de información,
que las influye en no poder responder a las exigencias que la sociedad donde se
encuentran situadas les impone, y que ellas toman como norte, quedando relegadas y
sin posibilidades de cumplir adecuadamente con sus objetivos.
Es recomendable, realizar otras investigaciones dirigidas tal vez a:
• Establecer un sistema de Gestión de información en las ODS y presentar
software que le permita medir su eficiencia y eficacia,
• Profundizar en una propuesta para la estructura de la gestión de información
en las ODS,
• Propuestas para incrementar la forma de presentar las actividades realizadas a
sus beneficiarios,
• Incrementar el uso de la información producida por los beneficiarios en la
mejora de la gestión de las ODS.
83
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Aja, L. (2002). Gestión de información, gestión del conocimiento y gestión de la calidad
en las organizaciones. Acimed, Vol. 10:12-15. Arias, F. (2005). El Proyecto de Investigación. Guía para su elaboración. 3era Ed.
Episteme. Caracas. Asociación Española de Fundaciones (2006). Diferencias entre las Fundaciones y las
Asociaciones. Disponible en: www.fundaciones.org (03/07/2007). Baiges, R. (2002). Las ONG´s. España, Liberti. Brenner, S. (1990). A stakeholder theory of the firm. Working Paper MGMT 90-1.
Portland State University, Portland, Oregon. Broadbent, M. (1997). lnformation Management and educational pluralism. Portland,
Oregon: Education for Information 2. Bustelo, C y Amarilla R. (2001). Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información.
España, Boletín del Instituto Andaluz de Patrimonio histórico. Año VIII (34):226-230.
Camacho, S., Niño, T de, Pire, R y Rodríguez, A. (2002). Manual para la presentación
del trabajo conducente al grado académico de: especialización, maestría y doctorado. Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, Vice-Rectorado Académico, Dirección de Postgrado. Pp: 37.
Capriotti, P. (1999). Planificación estratégica de la imagen corporativa. Barcelona,
Ariel, 1ª ed. Pp: 254. Castro, F. (2001). El proyecto de investigación y su esquema de elaboración. Caracas,
Colson. Clavijo, S. (2005). Sistema de Información Agrícola Nacional. Disponible en:
http://www.sian.info.ve/index.shtml Código Civil (1982) Gaceta Nº 2.990 Extraordinaria, 26 de Julio de 1982. Codina, T. (1999). SETEM. Material del curso ADI/ Formación de agentes de
84
desarrollo internacional, organizado por SETEM/ UPC. Barcelona. Coordinadora de ONG para el Desarrollo (CONDGE). (2000). Evolución de las ONGs.
España, Liberti. Covarrubia, F (1992). Ampliando el concepto de lo no Gubernamental. Selección de
documentos. Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo. CLAD. Vol. 9 (1), Junio, Caracas.
Davis, P y Donaldson, S. (2002). Teoría de los Stakeholders. Ed. Mc Graw Hill, México. Devece, C. (2004). Efectos de la Gestión de la Información en el Desempeño
Organizativo: un enfoque basado en competencias. Tesis doctoral no publicada realizada en la Universidad Jaume I, Madrid, España.
Díez de Castro, Galán y Martín. (2002). Las ONG´s y su ámbito. Ed. Logos, España. Donaldson, T y Preston, L. (1995). The Stakeholder Theory of the Corporation:
Concepts, Evidence and Implications. Academy of Management Review, Vol. 20 (1): 85-95.
Encuentro de Biblioteconomía do Centro-Oeste Paulista. Faculta de Filosofía y Ciencias,
Marília, Brasil. Pp: 23-26. Estébanes, P. (1988). Medicina Humanitaria. Ed. Díaz de Santos. España. Pp: 125. Etzioni, A. (1998). A communitarian note on Stakeholder Theory in Business Ethics
Quarterly. Vol.8 (4). Evan, W y Freeman, R. (1993). A Stakeholder Theory of the Modern Corporation:
Kantian Capitalism. En: Ethical Theory and Business, 4a ed. Beauchamp, T.L y Bowie, N.E (eds): 75-84.
Falção, H y Fontes, J (1999). ¿En quién se pone el foco? Identificando "stakeholders"
para la formulación de la misión organizacional. Publicado en la Revista del CLAD Reforma y Democracia. No. 15 (Oct. 1999). Caracas.
Fairer-Wesseis, F. (1998). Information management education: towards a holistic
perspectiva. South African journal of Library and Information Science. Fernández L, L.E y GEBA, N.E. Contabilidad Social y Gestión en ONGs. Revista
Venezolana de Gerencia, dic. 2005, Vol.10 (32):545-563.
85
Flores, T. (2005). La Gestión de la Información: como alfabetización en la formación de usuarios de la UAM unidad Xochimilco. Tesis de Maestría en Gestión de la Información. Universidad de La Habana, Universidad Autónoma Metropolitana Unidad Xochimilco, México, DF. Pp:80.
Freeman, A. (2002). Sobre la pretensión general de la teoría de stakeholders. Ed.
Prentice Hall, México. Freeman, R y Gilbert, D. (1988). Corporate Strategy and the Search for Ethics. Ed.
Prentice Hall, Englewood Cliffs, New Jersey. Freeman, R y Reed, D. (1983). Stockholders and Stakeholders: A New Perspective on
Corporate Governance. California Management Review, Vol. XXV(3). Gates, B. (2000). La era de la información. Microsoft Corporation. USA: Microsoft
Corporation. González, E. (2001). La responsabilidad moral de la organización. Una revisión de la
Teoría de Stakeholders desde la ética discursiva. Trabajo Doctoral realizado en la Universidad Jaume I, Castellón, España.
Gutiérrez, E. (2001). Análisis descriptivo del Sistema de Gestión de Información del
Departamento de Recursos Humanos de Banesco. Tesis de Grado no publicada en Universidad Católica Andrés Bello. Caracas.
Hernández Sampieri, R., Fernández-Collado, C y Baptista L, P. (2006). Metodología de la
Investigación. 4ta edición, Ed. Mc Graw Hill, México. Pp: 850. Herranz B, R (2005). Sobre las Organizaciones No Gubernamentales. En: Las
Organizaciones no Gubernamentales. Un modelo Integral de Gestión y Control. Edita AECA, España. Pp: 224
IntegraRSE (2006). Los Stakeholders: nuevo factor estratégico de la organización.
Disponible en: www.integraRSE.org.pa INTERMÓN. Material del curso ADI/ Formación de agentes de desarrollo
internacional, organizado por SETEM/ UPC. Barcelona, julio 1999. p.6. Koontz, H. y Weibrích, H. (2002). Essentials of management. Ed. Mc Graw Hill, New
York. Krawchik, E. (2002). ¿Información? ¿Qué información?. Líderes del tercer milenio,
México.
86
Lefcovich, M (2006) Factores contrarios a la mejora continua -Factores Externos. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/. (13/09/2008).
Lozano, J. (1999). Ética y organización. Madrid: Trotta. Marín, L. (1997). La comunicación en las empresas y las organizaciones. Ed. Bosch s.a,
Barcelona, España. Mariña, M. (2000). Reflexiones sobre la Gerencia en el tercer milenio. Revista UNESR
Gerencia 2000. Martínez, J. (1997). Teoría de la Información Documental y de las Instituciones
Documentales. Madrid, España: Síntesis. Méndez, C. (2001). Metodología: guía para la elaboración de diseños de investigación
en ciencias económicas, contables y administrativas. Ed. Mc Graw Hill, Bogotá. Merino M, C. (2003). El papel de la Gestión de la Información en la estrategia
organizativa. Revista Tribuna de Debates, No. 17, julio. Disponible en: http://www.madrimasd.org/revista/revista17/tribuna/tribuna2.asp (09/10/2008)
Meroño, A. (2002). Utilidad del sistema de información-comunicación-decisión en la
administración de organizaciones. Revista Internacional de Economía y Organización: 107-116.
Molina, J. (2000). Gestión de la información como recurso. Gestión 2000, España. Morales, (1995). La organización como sistema. Ed. Mc Graw Hill, México. Morales, S (2003). Las ONGD como agentes de la cooperación y la ayuda humanitaria.
El Caso Español. Tesis Doctoral. Universidad Autónoma de Barcelona. Pp349. Müller, F (2006). Lobby Social. La nueva Gestión de la Comunicación en las
organizaciones no gubernamentales. Disponible en: www.monografías.com (24/02/2008).
Páez, J. (2000). Teoría de la gestión de la Información. Ed. Mc Graw Hill, México. Paños, A. (1999). Reflexiones sobre el papel de la información como recurso
competitivo de la organización. Anales de la Documentación, (2):21-38. Paños, A y Garrido, P. (2004). Estudio del modelo de productos y servicios de las
empresas de servicios documentales. Anales de la Documentación, (7): 193-213.
87
Ponjuán, J. (2001). La información, como gestionarla adecuadamente. España: Gestión 2000.
Primer Encuentro Nacional de Desarrollo de Habilidades Informativas (1997) Universidad
Autónoma de Ciudad de Juárez, México. Ortiz, R (2005). Caracterización de las organizaciones no gubernamentales: el caso de
los municipios Maracaibo y San Francisco. Revista Venezolana de Gerencia, 10,032:652-674.
Resolución de UNESCO sobre Preservación Digital. Preservación del Patrimonio Digital Revista Dinero (2005). Cooperativas a fondo perdido. Dinero Nº 201, 1º de noviembre
2005. URL: http://www.dinero.com.ve/201/portada/informe.html (Consulta: febrero 05, 2008)
Rodríguez, J. (2002). Teoría de los partícipes y ciudadanía empresarial: una
perspectiva pluralista del gobierno de las compañías. Economías No. 50, 2º Cuatrimestre: 74-109.
Rojas Mesa, Y. (2005). La organización de la información en la empresa - Beneficios
esperados con la gestión de la información. http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci12204.htm. (Consulta: octubre 09, 2008)
Rojas Mesa, Y. (2006). De la gestión de la información a la gestión del conocimiento.
Acimed, 14(1) URL: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_1_06/aci02106.htm (Consulta: junio 25, 2007)
Soares, S. (2001). Redes de comunicación, unidades de información y sus usuarios.
Memorias del II Simposio Internacional “Prof. Dr. Paulo Tarcísio Mayrink”, IV Soto B., M.A y Barrios F, N. (2006). Gestión del conocimiento. Parte I. Revisión crítica
del estado del arte. Acimed, 14(2) URL: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci04206.htm (Consulta: mazo 21, 2007)
Stoiner, T. (1990). Information and the Internal Structure of the Universe. Editorial
Springer, Londres, Inglaterra. Stracuzzi, S y Pestana, F. (2004). Metodología de la investigación cuantitativa. Caracas –
Venezuela: FEDUPEL. Tamayo y Tamayo. (2000). El proceso de investigación científica. Ed. Mc Graw Hill,
México.
88
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. (2002). Manual para la elaboración
del Trabajo conducente a Grado Académico de Especialización, Maestría y Doctórado. Barquisimeto, Venezuela. Pp: 62.
Wren, D. (1994). The evolution of management thought. Ed. Wiley, New York.
89
ANEXOS
90
ANEXO A
CURRICULUM VITAE DEL AUTOR
91
ANEXO B
OBJETIVO:
A continuación se le presenta un Cuestionario, conformado por (12) preguntas, con el fin de conocer su criterio acerca de LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES DE SARROLLO SOCIAL, UBICADAS EN MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO LARA.
INSTRUCCIONES:
1. Lea cuidadosamente las preguntas que se presentan en el siguiente
cuestionario y seleccione solo una de las alternativas.
2. Llene a tinta de color Negro o Azul.
3. No omita ninguna de las preguntas ya que esta Encuesta es el único medio de
medición para el desarrollo del Trabajo Especial de Grado.
4. El cuestionario es Anónimo.
5. Se requiere de toda su colaboración, para dar así respuesta a cada una de ellas.
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!...
92
TERMINOLOGIA EMPLEADA
Organizaciones de Desarrollo Social: Las entidades del tercer sector son
instituciones privadas y sin ánimo de lucro, cuyas actividades se basan en unos
principios y en unos valores determinados y que persiguen la consecución de un bien
social a través de una gestión democrática, transparente y participativa, encauzando la
labor solidaria de personas voluntarias.
Gestión de la Información: Consiste en el manejo de la inteligencia corporativa
de una organización a objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y
efectividad en el cumplimiento de su misión social. La gestión de la información
contempla el manejo óptimo, pormenorizado y pertinente de los datos, informaciones
y conocimientos que la organización posea o necesite poseer, para impactar
positivamente su productividad, y se asegure con ello el éxito en su funcionamiento.
Por consiguiente, brinda soporte a las funciones gerenciales de planeamiento,
coordinación, resolución de conflictos, manejo de las demandas del entorno,
estabilización del ambiente organizacional, desarrollo de las ventajas competitivas,
comparativas y habilidades distintivas; y la toma de decisiones; actividades éstas, de
las que depende la existencia de la organización.
Eficiencia: Grado de rendimiento de un sistema referido al uso de sus recursos
computacionales.
Eficacia: Grado de rendimiento de un sistema referido a la consecución del
objetivo de recuperación medido por el usuario.
La recuperación de la información: Consiste en dado un conjunto de datos
jerarquizados o no, encontrar aquella información relevante para el usuario.
Información social: está referida a identificar las necesidades reales de la
comunidad y así estar en posibilidad de generar alternativas de política social
orientadas a mejorar las condiciones de vida de las comunidades.
93
CUESTIONARIO PARA LAS ORGANIZACIONES DE DESARROLLO
SOCIAL, UBICADAS EN MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO LARA.
1. ¿Qué información de la siguiente lista usa(n) como insumo para
realizar sus funciones? (Marque con una x su selección) RRHH ( ) Financiera ( ) Legal ( ) Estadística ( ) Programas o Proyectos ( ) Fuentes de Financiamiento ( ) Eventos ( ) Noticias ( ) Otro(s) cual(es):______________________________________________
2. ¿De cuales fuente(s) proviene la información que usted(es) usa(n)?
(Marque con una x su selección) Internas Externas Junta Directiva ( ) Proveedores ( ) Administrador ( ) Beneficiarios ( ) Finanzas ( ) Donadores Financieros ( ) Otros ( ) Donador ( )
Otro(s) ( )
3. ¿Se valida la información que usa(n) para sus funciones? (Marque con una x su selección)
Si ( ) Como: _______________________________________ No ( )
4. ¿Cuál de los medios siguientes usa(n) para almacenar la
información? (Marque con una x su selección) Papel ( ) CD ( ) Diskette ( ) Base Datos ( ) Video ( ) Pen Drive ( ) Grabaciones ( )
94
5. ¿Con quien(es) comparte la información captada por usted?
(Marque con una x su selección) 6. De las siguientes tecnologías. Señale cual es la empleada por usted
(Marque con una x su selección) Equipo que usa Sistema Operativo Corel Duo ( ) Ubundu ( ) Pentium IV ( ) Linux ( ) Pentium III ( ) Windows Vista ( ) Otros ( )
7. Con que programa procesa los datos (Marque con una x su selección) Word ( ) Excel ( ) Software especializado ( ), Cuál: ___________________________ 8. Utiliza software para analizar la información. (Marque con una x
su selección) Si ( ), Cuál: _______________________________________________ No ( )
9. ¿Cuál de los siguientes medios utiliza para elaborar y difundir la
información. (Marque con una x su selección) Computadora ( ) Intranet ( ) Memos ( ) Portales ( ) Informes ( ) Internet ( ) Gráficos ( ) Reportes ( ) 10. ¿Quién usa la información proceda por usted(es). (Marque con una x su
selección)
______________________________________________________________________________________________________________________
95
11. En cual de la siguiente clasificación de ingresos mensuales se ubica la Fundación. (Marque con una x su selección)
≤ 250.000,00 Bs F ( ) 250.000,00 a 500.000,00 Bs F ( ) 500.000,00 Bs F a 750.000,00 Bs F ( ) 750.000,00 a 1.000.000,00 Bs F ( ) ≥ 1.000.000,00 Bs F ( ), Cuantos? __________________ 12. ¿Cuántos beneficiarios promedio mensual se sirven de los servicios de
la Fundación. (Marque con una x su selección) ≤ 10 ( ) 10 a 15 ( ) 15 a 20 ( ) 20 a 25 ( ) ≥ 25 ( ), Cuantos? _____________________
"GRACIAS POR SU COLABORACIÓN"