文書管理システム操作マニュアル

研究名：医師主導治験における治験調整事務局の標準化・効率化に関する研究

作成日：2011 年 3 月 30 日

Ver1.0

目 次 1 章 この文書管理システムについて ...................................................................................................... 1 2 章 文書管理システムの構成 ................................................................................................................. 2

2.1 文書管理システムのファイル構成 ............................................................................................ 2 3 章 文書管理システムの起動 ................................................................................................................. 3

3.1 文書管理システムの起動 ............................................................................................................ 3 4 章 送付状を作成する ............................................................................................................................. 4

4.1 送付状の送付元情報を入力する ................................................................................................ 4 4.2 送付状の内容を入力する ............................................................................................................ 5 4.3 送付状の送付先を入力する ........................................................................................................ 6 4.4 送付先を選択する ........................................................................................................................ 8 4.5 送付状を作成する ........................................................................................................................ 9 4.6 送付状の送付履歴を確認する .................................................................................................. 11

5 章 宛名ラベルを作成する ................................................................................................................... 13 5.1 宛名ラベルに印字する内容を入力する .................................................................................. 13 5.2 宛名ラベルに印字する送付先を選択する .............................................................................. 15 5.3 宛名ラベルを作成する .............................................................................................................. 16

6 章 メールを送信する ........................................................................................................................... 19 6.1 メールの送信元情報を入力する .............................................................................................. 19 6.2 メールの内容を入力する .......................................................................................................... 20 6.3 メールの送信先を入力する ...................................................................................................... 23 6.4 送信先を選択する ...................................................................................................................... 25 6.5 メールを送信する ...................................................................................................................... 26 6.6 メールの送信履歴を確認する .................................................................................................. 27

7 章 カスタマイズについて ................................................................................................................... 28 7.1 基本情報のカスタマイズについて .......................................................................................... 28 7.2 カスタマイズの留意点について .............................................................................................. 29

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1章 この文書管理システムについて ［はじめに］

本システムでは、１つの治験関係者のリスト（データベース）を元に送付状、宛名ラベル、

メールの送信を作成することができます。 関係者の情報を一元管理することによる、 治験調整事務局用務の効率化、簡素化が期待できます。

［利用規約］ 【ご利用条件】 ・ 日本国内において、日本国内において、主に医師主導治験の運営に供する目的に限り、

本システムをご使用いただけます。

【使用許諾】 ・ 本システムを運用された際、ご利用者に直接、または間接的に障害が発生しても、

いかなる責任を負わないものとし、一切の賠償等を行いません。 ・ 本システムのサポートは一切行いません。 ・ 本システムの商行為への利用(レンタル・擬似レンタル行為や第三者への販売など)を禁

じます。 ・ 他のメディアへの一切の転載を禁じます。

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2章 文書管理システムの構成 2.1 文書管理システムのファイル構成 文書管理システムは「文書管理システム 2003.xls」と共に「送付状テンプレート.doc」と 「履歴フォルダ」を利用します。 下図のように、「文書管理システム 2003.xls」と同じフォルダ内に、 「送付状テンプレート.doc」と「履歴フォルダ」を格納してください。

※格納するファイル名は任意で設定してください。 ※Office2007 対応版は、文書管理システムのファイル名が「文書管理システム 2007.xlsm」になります。 ※

「送付状テンプレート.doc」と「履歴フォルダ」について 送付状テンプレート.doc 送付状のテンプレートになります。 履歴フォルダ 送付状を作成した時に「送付状発行履歴.xls」を保存します。 メールを送信した時に「メール送信履歴.xls」を保存します。

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3章 文書管理システムの起動 3.1 文書管理システムの起動 文書管理システムを起動します。 「文書管理システム 2003.xls」をダブルクリックします。 ※Office2007 対応版は、文書管理システムのファイル名が「文書管理システム 2007.xlsm」になります。

セキュリティ警告ダイアログが表示されます。 [マクロを有効にする] ボタンをクリックします。

文書管理システムが起動します。 メイン画面が表示されます。

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4章 送付状を作成する 4.1 送付状の送付元情報を入力する 送付状の右上に表示される送付元の情報を編集できます。

（送付状）基本情報について （送付状）基本情報は送付状の下図の場所に記載されます。

メイン画面の「送付状の内容を入力する」ボタンをクリックします。

送付状入力画面が表示されます。 送付状入力画面の 23 行目～32 行目に基本項目の入力欄があります。 編集したい項目の入力欄に、送付状に記載する内容を入力します。

入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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4.2 送付状の内容を入力する 送付状に記載する書類の内容を編集できます。

送付状情報について 送付状情報は送付状の下図の場所に記載されます。

メイン画面の「送付状の内容を入力する」ボタンをクリックします。

送付状入力画面が表示されます。 送付状入力画面の 4 行目～20 行目に基本項目の入力欄があります。 編集したい項目の入力欄に、送付状に記載する内容を入力します。

※送付先ごとに書類名や数量を設定することはできません。

入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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4.3 送付状の送付先を入力する 送付状に記載する送付先の内容を編集できます。

送付先情報について 送付先情報は送付状の下図の場所に記載されます。

メイン画面の「送付先を選択する」ボタンをクリックします。

送付先入力画面が表示されます。 送付先入力画面の 5 行目以降に送付先の入力欄があります。 編集したい項目の入力欄に、送付状に記載する内容を入力します。

入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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新しい送付先を登録する場合、送付先入力画面の新規行に記載する内容を入力します。

送付先を削除する場合、削除したい行を選択して、削除してください。

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4.4 送付先を選択する 送付状を発行する送付先を選択できます。 メイン画面の「送付先を選択する」ボタンをクリックします。

送付先入力画面が表示されます。 送付先入力画面の 5 行目以降の B 列に送付状の発行を指定する欄があります。

送付状を発行したい送付先の入力欄に、「○」を入力します。 入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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4.5 送付状を作成する 送付状を作成します。 メイン画面の「送付状を作成する」ボタンをクリックします。

送付状を作成する確認メッセージが表示されます。 送付状を作成する場合は、「OK」ボタンをクリックします。 送付状の作成を中止する場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

Microsoft Word が起動して、送付状が作成されます。

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送付状の作成が完了したら、 送付状の入力欄（今回設定した送付物の情報）をクリアするか確認メッセージが表示されます。 送付状の入力欄をクリアする場合は、「OK」ボタンをクリックします。 送付状の入力欄をクリアしない場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

※送付元、送付先の情報はクリアされません。

送付状作成後にクリアされる情報について 送付状作成後の入力欄のクリアで「OK」ボタンをクリックした場合、以下の入力欄をクリアします。

(送付状入力画面の 4 行目～20 行目の入力欄の内容)

作成した送付状の保存を促すメッセージが表示されます。 「OK」ボタンをクリックしてください。

作成した送付状の Word が起動していますので、上書き保存してください。 送付状を作成した後に、文書管理システムが保存されているフォルダに 「送付状_【送付状を作成した年月日】」のフォルダが作成されます。

送付状は、上記フォルダの中に「送付状_【送付状を作成した日時】.doc」で保存されます。

「送付状_【送付状を作成した日時】.doc」を Word で開いて印刷します。

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4.6 送付状の送付履歴を確認する 送付状を送付した履歴を確認します。 文書管理システムと同じフォルダ内にある「履歴」フォルダを開きます。

「履歴」フォルダに保存されている「送付状発行履歴.xls」を開きます。

今回作成した送付状の記録が表示されます。

送付履歴に記録される項目について 送付履歴には、以下の項目が記録されます。

(送付状入力画面の 4 行目～20 行目の入力欄の内容)

※2 回目以降の送信したメールは、「送付状発行履歴.xls」に追記されます。

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ＴＯＰＩＣＳ ［送付状のカスタマイズについて］

送付状は「送付状テンプレート.doc」を編集する事で、レイアウトをカスタマイズできます。 送付状のレイアウトをカスタマイズする場合は、以下の手順で編集を行い、上書き保存を実行してください。 １．「送付状テンプレート.doc」をダブルクリックします。 ２．Microsoft Word が起動して、送付状テンプレートが表示されます。 ３．テンプレートの文言や書式、キーワードの書式を変更して、「ファイル」→「上書き保存」を実行します。

※ キーワードについて 特定のキーワードを送付状テンプレートに入力する事により、送付状を作成する時に、 送付元（基本情報）や送付物の情報、送付先の情報を任意の位置にセットする事ができます。 入力できるキーワードは、以下の文字になります。 ・送付元（基本情報） [事務局名(基)] 送付元：基本情報の「事務局名称」に入力した値がセットされます。 [医療機関名(基)] 送付元：基本情報の「医療機関名称」に入力した値がセットされます。 [担当者(基)] 送付元：基本情報の「担当者」に入力した値がセットされます。 [〒(基)] 送付元：基本情報の「〒」に入力した値がセットされます。 [住所 1(基)] 送付元：基本情報の「住所１」に入力した値がセットされます。 [住所 2(基)] 送付元：基本情報の「住所２」に入力した値がセットされます。 [TEL(基)] 送付元：基本情報の「ＴＥＬ」がセットされます。 [FAX(基)] 送付元：基本情報の「ＦＡＸ」がセットされます。 ・送付物の情報 [日付] 「送付状に記載する日付」に入力した値がセットされます。 [書類名 1] 「書類 1_書類名」に入力した値がセットされます。 [数量 1] 「書類 1_数量」に入力した値がセットされます。 [単位 1] 「書類 1_単位」に入力した値がセットされます。 [書類名 2] 「書類 2_書類名」に入力した値がセットされます。 [数量 2] 「書類 2_数量」に入力した値がセットされます。 [単位 2] 「書類 2_単位」に入力した値がセットされます。 [書類名 3] 「書類 3_書類名」に入力した値がセットされます。 [数量 3] 「書類 3_数量」に入力した値がセットされます。 [単位 3] 「書類 3_単位」に入力した値がセットされます。 [書類名 4] 「書類 4_書類名」に入力した値がセットされます。 [数量 4] 「書類 4_数量」に入力した値がセットされます。 [単位 4] 「書類 4_単位」に入力した値がセットされます。 [書類名 5] 「書類 5_書類名」に入力した値がセットされます。 [数量 5] 「書類 5_数量」に入力した値がセットされます。 [単位 5] 「書類 5_単位」に入力した値がセットされます。 [通信] 「通信欄」に入力した値がセットされます。 ・送付先の情報 送付先の情報をセットするキーワードは、基本情報シートの ID より右側の項目名を []で挟んだ文字となります。

例） [名前] 基本情報の「名前」に入力した値がセットされます。 [所属機関名] 基本情報の「所属機関名」に入力した値がセットされます。

※ 送付状テンプレートのレイアウトカスタマイズの留意点 ・送付状テンプレートは、必ず 1 ページに収まるレイアウトにしてください。 ・送付状テンプレートは、１つの表を利用していますので、表の追加・削除はしないでください。 ・送付状テンプレートのファイル名は、変更しないでください。

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5章 宛名ラベルを作成する 5.1 宛名ラベルに印字する内容を入力する 宛名ラベルに印字する内容を編集できます。

送付先情報について 送付先情報は宛名ラベルの下図の場所に記載されます。

メイン画面の「作成するラベルを選択する」ボタンをクリックします。

送付先入力画面が表示されます。 ※送付状の送付先入力画面と同じ画面を表示します。 送付先入力画面の 5 行目以降に送付先の入力欄があります。 編集したい項目の入力欄に、送付状に記載する内容を入力します。

入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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新しい送付先を登録する場合、送付先入力画面の新規行に記載する内容を入力します。

送付先を削除する場合、削除したい行を選択して、削除してください。

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5.2 宛名ラベルに印字する送付先を選択する 宛名ラベルに印字する送付先を選択できます。 メイン画面の「作成するラベルを選択する」ボタンをクリックします。

送付先入力画面が表示されます。 ※送付状の送付先入力画面と同じ画面を表示します。 送付先入力画面の 5 行目以降の A 列に送付状の発行を指定する欄があります。

宛名ラベルに印字したい送付先の入力欄に、「○」を入力します。 入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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5.3 宛名ラベルを作成する 宛名ラベルを作成します。

宛名ラベルの種類について 宛名ラベルは、3 種類用意されています。 ラベル A KOKUYO OA KJ-2162N ラベル B A-one A4 12 面 四辺余白付(品番 28362) ラベル C ナナコピー シートカットラベル マルチタイプ Ａ４ ２０面

メイン画面の「ラベル A」ボタンをクリックします。

宛名ラベルを作成する確認メッセージが表示されます。 宛名ラベルを作成する場合は、「OK」ボタンをクリックします。 宛名ラベルの作成を中止する場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

新しいワークブックが開かれて、宛名ラベルが作成されます。 送付状の作成が完了したら、確認メッセージが表示されます。 「OK」ボタンをクリックします。

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宛名ラベルのエクセルが表示されます。

宛名ラベルのエクセルを操作してください。

ＴＯＰＩＣＳ ［宛名ラベルのカスタマイズについて］

宛名ラベルは、ラベル A～C 以外の型番でも、 文書管理システムの「template ラベル A」シート、「template ラベル B」シート、「template ラベル C」シートを 編集する事でレイアウトをカスタマイズできます。 宛名ラベルのレイアウトをカスタマイズする場合は、以下の手順で各シートを表示して、 編集を行い、上書き保存を実行してください。 １．「ツール」→「保護」→「ブック保護の解除」をクリックします。 ２．「書式」→「シート」→「再表示」をクリックします。 ３．再表示ダイアログが表示されますので、表示するシートを選択して「ＯＫ」ボタンをクリックします。

４．選択したシートがエクセルの下部に表示されますので、クリックします。

５．選択したシートに、[郵便番号]などキーワードが入力されていますので、

新しいフォーマットに合わせて、キーワードの入力位置、セルの書式、セルの幅、セルの高さを 変更してください。 印刷結果を確認したい時は、選択したシートを印刷してください。 特定のキーワードを入力する事により、基本情報の内容を任意の場所にセットできます。 ※[名前]キーワードは、ラベル 1 面につき、必ず１つ入力してください。

６．ラベルテンプレートのカスタマイズが完了したら、「書式」→「シート」→「表示しない」を クリックして、テンプレートシートを非表示にします。

次ページに続きます。

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７．「ツール」→「保護」→「ブックの保護」をクリックします。 ８．ブックの保護ダイアログが表示されます。 シート構成にチェックをつけて、パスワードは未入力で「ＯＫ」ボタンをクリックします。

※必ずパスワードは未入力で「ＯＫ」ボタンをクリックしてください。

９．「ファイル」→「上書保存」をクリックして、文書管理システムを保存します。

［印刷の設定］ 宛名ラベルが、ずれて印刷される場合は、「ファイル」→「ページ設定」をクリックして、 ページ設定ダイアログを表示させ、「余白」タブをクリックしてください。 余白の設定画面が表示されますので、上下左右の余白を変更して「ＯＫ」ボタンをクリックしてください。 余白の単位は、「cm」になります。（1ｍｍ調整する場合は、0.1 単位で入力してください。）

※キーワードについて 特定のキーワードをラベルテンプレートに入力する事により、宛名ラベルを作成する時に、 基本情報の内容を任意の位置にセットする事ができます。 入力できるキーワードは、以下の文字になります。 ・基本情報 基本情報をセットするキーワードは、基本情報シートの ID より右側の項目名を []で挟んだ文字となります。

例） [名前] 基本情報の「名前」に入力した値がセットされます。 [所属機関名] 基本情報の「所属機関名」に入力した値がセットされます。

※ラベルテンプレートのレイアウトカスタマイズの留意点 ・[名前]キーワードは、ラベル 1 面につき、必ず１つ入力してください。 ・シート名は変更しないでください。 ・印刷範囲の設定はしないでください。

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6章 メールを送信する 6.1 メールの送信元情報を入力する メールに記載する送付元の内容を編集できます。

基本情報について 基本情報は送信したメールに記載されます。 メール署名 メール本文の最後に追加します。 CC 送信したメールにＣＣとして登録されるメールアドレスです。 BCC 送信したメールにＢＣＣとして登録されるメールアドレスです。

メイン画面の「内容を入力する」ボタンをクリックします。

メール入力画面が表示されます。 メール入力画面の 8 行目～10 行目に基本項目の入力欄があります。 編集したい項目の入力欄に、メールに記載する内容を入力します。

入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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6.2 メールの内容を入力する メールの件名と本文を編集できます。 メイン画面の「メールの内容を入力する」ボタンをクリックします。

メール入力画面が表示されます。 メール入力画面の 4 行目～5 行目に基本項目の入力欄があります。

編集したい項目の入力欄に、メールの内容を入力します。 入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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メール情報について メール情報は Outlook に登録するメールに記載されます。 件名 メールの件名として登録されます。 本文 メールの本文として登録されます。 件名、または本文に下記特定のキーワードを入力する事により、メール送信の時、 送信先の情報を任意の場所にセットできます。 例えば、以下の本文を入力した場合、基本情報の ID1 番の方宛のメールを作成した場合、 [所属機関名]、[名前]、[敬称]のキーワードが、「○○医学大学」「テスト 太郎」「先生」に 置き換えられます。 【送信先の基本情報】

【入力した本文】 [所属機関] [名前] [敬称] いつもお世話になっております。 ・・・ 【本システムで作成したメールの内容】 ○○医学大学 テスト 太郎 先生 いつもお世話になっております。 ・・・ ※キーワードについて 特定のキーワードを件名、または本文に入力する事により、メールを作成する時に、 基本情報の内容を任意の位置にセットする事ができます。 入力できるキーワードは、以下の文字になります。 ・基本情報 基本情報をセットするキーワードは、基本情報シートの ID より右側の項目名を []で挟んだ文字となります。

例） [名前] 基本情報の「名前」に入力した値がセットされます。 [所属機関名] 基本情報の「所属機関名」に入力した値がセットされます。

次ページに続きます。

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・メール入力シートの件名入力欄の右に、キーワードを選択できる挿入ラベルがあります。 挿入ラベルから任意のキーワードをコピー・貼付してセットする事もできます。

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6.3 メールの送信先を入力する メールの件名、本文に記載する送付先の内容を編集できます。 メイン画面の「送信先を選択する」ボタンをクリックします。

送信先入力画面が表示されます。※送付状の送付先入力画面と同じ画面を表示します。 送信先入力画面の 5 行目以降に送信先の入力欄があります。

編集したい項目の入力欄に、メールに記載する内容を入力します。 入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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新しい送信先を登録する場合、送信先入力画面の新規行に記載する内容を入力します。

送信先を削除する場合、削除したい行を選択して、削除してください。

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6.4 送信先を選択する メールの送信先を選択できます。 メイン画面の「送信先を選択する」ボタンをクリックします。

送信先入力画面が表示されます。※送付状の送付先入力画面と同じ画面を表示します。 送信先入力画面の 5 行目以降の C 列に送信先を指定する欄があります。

メールを送信したい送信先の入力欄に、「○」を入力します。 入力が完了したら、 「メニューバー」→「ファイル」→「上書き保存」をクリックして保存します。

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6.5 メールを送信する メールを送信します。 メイン画面の「メールを送信する」ボタンをクリックします。

メールを Microsoft Outlook の送信ＢＯＸへの登録の確認メッセージが表示されます。 メールを登録する場合は、「OK」ボタンをクリックします。 メールの登録を中止する場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

メール送信履歴のエクセルが開かれて、メール送信履歴が記録されます。 メールの登録が完了したら、件名、本文をクリアするか確認メッセージが表示されます。 件名、本文をクリアする場合は、「OK」ボタンをクリックします。 件名、本文をクリアしない場合は、「キャンセル」ボタンをクリックします。

メール送信後にクリアされる情報について メール送信後の入力欄のクリアで「OK」ボタンをクリックした場合、 以下の入力欄をクリアします。

(メール入力画面の 4 行目～5 行目の入力欄の内容)

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6.6 メールの送信履歴を確認する メールを送信した履歴を確認します。

送信履歴に記録される項目について 送信履歴には、以下の項目が記録されます。 送信年月日 メールを送信した日時 名前 送信先の名前 所属機関名 送信先の所属機関名 部署 送信先の部署 件名 メール入力画面で入力した「件名」 本文 メール入力画面で入力した「本文」

(メール入力画面の 4 行目～5 行目の入力欄の内容)

文書管理システムと同じフォルダ内になる「履歴フォルダ」を開きます。

「履歴」フォルダに保存されている「メール送信履歴.xls」を開きます。

今回送信したメールの記録が表示されます。

※2 回目以降の送信したメールは、「メール送信履歴.xls」に追記されます。

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7章 カスタマイズについて 7.1 基本情報のカスタマイズについて 基本情報シートの項目を追加します。 基本情報シートは、任意の項目を追加する事ができます。 基本情報シートを編集する為には、以下の手順でシートの保護を解除する必要があります。 １．基本情報シートをクリックします。

２．「ツール」→「保護」→「シートの保護の解除」をクリックします。 ３．基本情報に項目を追加する場合、「Email」列を右クリックして「挿入」をクリックします。

４．挿入された列の 4 行目に新しい項目名を入力してください。 ※入力した項目名は、送付状、宛名ラベル、メールのキーワードとして利用できます。 ※項目名に、半角の記号は入力しないでください。 ５．「ツール」→「保護」→「シートの保護」をクリックします。 ６．シートの保護ダイアログで、「シートとロックされたセルの内容を保護する」に

チェックをつけて、パスワードは未入力で「ＯＫ」ボタンをクリックします。

※パスワードは必ず未入力で「OK」ボタンをクリックしてください。

６．「ファイル」→「上書保存」をクリックして、文書管理システムを保存します。

ＴＯＰＩＣＳ ［基本情報のカスタマイズの留意点］

・新しい項目を追加する場合は、必ず「FAX」と「Email」の間に列を挿入してください。 ・追加する項目名に半角の記号を入力しないでください。 ・基本情報シートの保護を設定する時は、必ずパスワードを未入力で「OK」ボタンをクリックしてください。

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7.2 カスタマイズの留意点について 文書管理システムの送付状テンプレート、ラベルテンプレート、基本情報のカスタマイズを 行う上での留意点は以下の通りです。 ・ 送付状テンプレートのファイル名「送付状テンプレート.doc」は、ファイル名前を

変更しないでください。 ・ ラベルテンプレートのキーワード[名前]は、必ずラベル 1 面あたり 1 つセットしてください。 ・ 基本情報の項目は削除しないでください。 ・ 基本情報の項目を追加した場合は、必ず 4 行目に項目名を入力してください。

また、項目名に半角の記号は入力しないでください。 ・ 文書管理システムのシート名は変更しないでください。