Buy/Sell Tiger TeamIGT Transformation

Phase 1

September 12, 2013

1

Overview

• Purpose of Tiger Team• Activities since last session• Overall program timeline• Phase 1 (Release 14.0)

– Menu Navigation– Working Queue– Agreement Workflow

• Key Milestones

2

3

Purpose of Tiger Team

Activities Since Last Session

• IPAC University Knowledge Tour• Planned implementation phases• Program workflow outlined• Assigned development team• Bureau of the Fiscal Service Conference• Phase 1 (Release 14.0) requirements written

4

Overall program timeline

5

IGT Transformation Program Timeline 6/1/2013  7/1/2013 11/1/2013 10/1/2015

Program Setup

Phase (Program Initiation, Setup and Delivery)Name FY 16

Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4  Q1 Q2 Q3 Q4  Q1

Agreement (MADEs)

Order and Accrual

Receipt and Acceptance

Settlement and Closeout

Agency Transition 

FY 2013 FY 2014 FY 2015

 4/1/2013

Pre‐ProgramPreparations

Program Initiation & Setup (Plan & Design Solution)

Program Delivery(Build & Deploy Solution)

Train Production

Phase 1 (Release 14.0)

• Buy/Sell Module – New updated look– Intuitive design

• User Roles– Seller– Buyer– Read Only– Agency Buy/Sell Supervisor

6

Menu Navigation• Buyer Agency Profile 

– Agency Buy/Sell Supervisor role maintains– Other roles can view based on ALC

• Agreement, Order, and Transactions – Buyer and Seller roles are responsible– Other roles can view based on ALC

• Query – All roles can run reports based on ALC

• IPAC Home Page– Option to navigate back to IPAC Today page

• Tutorials– All roles

7

Working QueueWhat is a Working Queue?• Online feature to help Sellers and Buyers manage work• Will display records (Agreement, Order, Accrual, Advance, Invoice, Adjustment) which require action

• User will be able to navigate to record and processWho will have access?• Only the Buyer or Seller roles will have access to the Working Queue

How will users locate the queue?• When the user accesses the Buy/Sell module, the Working Queue will display

• The Working Queue will display on the Buy/Sell module home page 8

#1 Submit Agreement

• Enter Agreement MADEs• Submit for approval• System will set the status to “Waiting buyer approval”

9

#2 Save Draft Agreement 

• Agreement is not ready for approval• Seller saves the entry• System will set the status to “Draft”

10

#3 Delete Agreement

11

• Before submitting Agreement for approval, Seller determines record was entered by mistake

• System will delete Agreement record

#4 Agreement Auto‐Approved

12

Buyer

Seller

Auto‐Approves in 5 business days

• Agreement submitted for approval• No action taken in 5 business days• System will set the status to “Auto‐Approved”

#5 Reject Agreement

13

• Trading Partners are unable to reconcile terms

• Seller or Buyer reject Agreement

• System will set the  status to “Rejected”

#6 Buyer Updates Agreement

14

• Buyer reviews Agreement• Determines changes are required• Issues can be resolved• Buyer updates Agreement record• System sets status to “Waiting for Seller Approval”

#7 Seller Approves

15

• Seller reviews updated Agreement

• If no changes are required, Seller approves

• System will set the status to “Approved”

#8 Seller Updates Agreement

16

• Seller reviews Agreement• Determines changes are required• Issues can be resolved• Seller updates Agreement record• System sets status to “Waiting for Buyer Approval”

#9 Buyer Approves Agreement

17

• Buyer reviews Agreement• No changes are needed• Buyer Approves Agreement record• System sets status to “Approved”

#10 Seller Modifies Agreement

18

• Trading Partners determine modification to an active agreement is required

• Seller modifies Agreement record

• System sets status to “Waiting buyer approval”

#11 Buyer Modifies Agreement

19

• Trading Partners determine modification to an active agreement is required

• Buyer modifies Agreement record

• System sets status to “Waiting seller approval”

#12 Cancel Agreement

20

• Agency circumstances have changed• Agreement cannot be modified• Buyer requests cancellation• Seller cancels Agreement• System sets status to “Cancelled”

Additional Use Cases

• Expired Agreement• Agreement fails validation• Active Agreement accessed by multiple users• Search for an Agreement• Reports

1. IPAC Agreement Inventory2. IPAC Agreement Status

21

Agreement Data Elements• Seller Unique ID: Seller Agreement Number plus Seller ALC 

OR field is left blank and system generates.  Seller Unique ID will be required at initiation prior to submitting for Buyer approval.  

• Buyer Agreement Number: Update allowed until Agreement is approved.

• Buyer ALC: Update allowed until Agreement is approved.  The Buyer can update when record is ‘Waiting for Buyer Approval’

• Seller ALC: Update allowed until Agreement is approved.   The Seller can update when record is ‘Waiting for Seller Approval’.

22

Agreement Data Elements(continued)

• Agreement POC Buyer (First & Last Name, Phone #, Email):  Optional when Seller is creating, but required when Buyer reviews. Modify allowed; does not require Trading Partner approval.  Seller cannot update.

• Agreement POC Seller (First & Last Name, Phone #, Email):Modify allowed; does not require Trading Partner approval. Buyer cannot update.

• Agreement Period (Start &End Date): Modify allowed; requires Trading Partner approval.

• Agreement Action: System auto populates. Read Only field.  Signifies a newly created, modified or cancelled agreement.  The default at initiation is ‘New’. 

• Agreement Amount: Update allowed until Agreement is approved.  Modification must be approved by Trading Partner.

23

Agreement Data Elements(continued)

• Buy/Sell Transaction Type (Good, Services, Mixed):Modify allowed; does not require Trading Partner approval.

• Advance Indicator: Update allowed before approval.  Modification must be approved by Trading Partner.  Set default to ‘No’.

• Invoice Approval Flag:  Display for information purposes.  Defaults to 1) Agency Profile setting or 2) ‘Yes’.  

• Threshold Amount: Display for information purposes.  Defaults to 1) Agency Profile amount or 2) $0.

• Comments: Update does not require Trading Partner approval.

24

Key Milestones

• Prototype testing – Q1 FY14• Publish extended Bulk File Layout – Q2 FY14• Product demonstration – TBD• QA Train environment (Sandbox) – Q2 FY14

25

26

Questions