digitalizaciÓn de documentos

Presentado por :

ANGELA LUCIA VELEZ YARLENIS ZAPATA BOHORQUEZFANNY CARDENAS MONDRAGON

FRANCISCO JAVIER SALAS CINTYA ALEXANDRA MALDONADO

LILIANA GONZALEZ

Presentado a:Docente: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOPROGRMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICAMATERIA:GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS

QUINTO SEMESTRE AÑO: 2010

INTRODUCCIÓN

En los entornos de trabajo un porcentaje muy importante de la información que se maneja se hace a través de documentos.

La implantación Masiva de herramientas de producción electrónica de documentos le da un nuevo enfoque a la Gestión Documental, por este motivo las organizaciones deben permitir la agilización del trabajo cotidiano, la accesibilidad, búsqueda y consulta de la información.

Por este motivo, nació la herramienta de la Digitalización de los Documentos con el objetivo de preservar la memoria física del documento, para ser consultado a la mayor brevedad posible.

En los entornos de trabajo un porcentaje muy importante de la información que se maneja se hace a través de documentos.

La implantación Masiva de herramientas de producción electrónica de documentos le da un nuevo enfoque a la Gestión Documental, por este motivo las organizaciones deben permitir la agilización del trabajo cotidiano, la accesibilidad, búsqueda y consulta de la información.

Por este motivo, nació la herramienta de la Digitalización de los Documentos con el objetivo de preservar la memoria física del documento, para ser consultado a la mayor brevedad posible.

TEMÁTICA

Digitalización Que es y aplicaciones Usos Aspectos técnicos Equipos para la captura de información

1.DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador.

También podemos decir que es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos.

Se entiende la operación de transformar algo analógico (algo físico, real, de precisión infinita) en algo digital (un conjunto finito y de precisión determinada de unidades lógicas denominadas bits). En fin, que dejándonos de tanto formalismo sintáctico, en el caso que nos ocupa se trata de coger una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador

2. ¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN?

2.1 Tipos de Digitalización

Sistemática

Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de Digitalización se usa en la organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.

Retrospectiva

Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos Originales.

1.2. ¿Porqué Digitalizar?

La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la  información con documentos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual,  de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera mas fácil y oportuna.

Existen además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento (Bodegaje), medios electrónicos dispersos (Varios archivos o en varios equipos), y la distribución tardía por la dificultad de su localización.

Partiendo de la definición registrada en la Ley 594 de 2000, relacionada con la Gestión documental, “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.” , se puede determinar que las actividades tendientes a cumplir con este propósito están enmarcadas en el manejo del ciclo vital del documento.

2.3. Aplicaciones

Archivos :

Velocidad y facilidad de consulta

preservación y conservación documental.

Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.

Centros Documentación :

Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación

Biblioteca : Distribución en red.Preservación documentalConsulta de una misma información por varios

usuarios a la vez

2.4 Aspectos generales

Múltiples copias y múltiples archivos.

Depuración de documentos.

Localización.

Manipulación.

Búsqueda de documentos físicos.

Retraso en firmas y autorizaciones.

Extravío de documentos.

Exceso de fotocopias.

Archivos duplicados.

Falta de seguridad y confiabilidad.

Humedad, polvo, polillas, mal manejo.

Confusión y pérdida de documentos.

3. USOS

Los beneficios que ofrece la tecnología, se convierten en una necesidad en la era de la información y del conocimiento, en todas las entidades, con el fin de brindar eficientes y eficaces servicios y de esta manera se vera reflejado en:

CONSULTA DOCUMENTAL : Eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

Incremento en la productividad del personal.

Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL: Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel. SEGURIDAD: Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

Seguridad a nivel documento, con esto los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.

LOS PROCESOS: Preparación de Documentos, Proceso de Escaneo, Indización de Documentos, Grabación de imágenes

PREPARACION DE DOCUMENTOS : En esta fase se realiza las siguientes operaciones:

Se considera la situación legal del documento. Se elimina los de sobres. Se extraen los documentos de carpetas o fundas. Se expurgan la documentación anexaSe eliminan las grapas u otros elementos extraños Se clasifican por tipología documentalSe crean de lotes de trabajo.

4. EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

OBTENCIÓN DE IMÁGENES: Una ves realizado los pasos anteriores se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escáneres, que según las necesidades del trabajo serán de: Alta producción. A0, planos. Verticales para documentos encuadernados en libros. Doble cara, color.

4.1 Dispositivos para un proceso de digitalización

Para un proceso de digitalización se

requiere los siguientes componentes:

Computadores conectados en red.

Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner).

Software para tratamiento,

formateo y compresión de

imágenes.

Dispositivos de

almacenamiento.

Dispositivos de visualización

e impresión.

5. ASPECTOS TECNICOSResolución, Profundidad del color, Formato e Interfaz

El proceso técnico de digitalización respetará, en cuanto a requisitos técnicos de captura, converción de los ficheros maestros y configuración de los ficheros de consulta.

CARACTERISTICAS FISICAS REQUISITOS TECNICOS

TIPO FORMATO DIGITAL ESTADO CAPTURA FICHERO MAESTROFICHERO DE CONSULTA

TEXTUALES  

TEXTO BIEN CONTRASTADO B/N 300 PPP

TIFF SIN COMPRENSION/ COMPRENSION SIN PERDIDA

PDF 1.4 O SUPERIOR

TEXTO MAL CONTRASTADO ESCALA DE GRISES 300 PPP TIFF SIN COMPRENSION

GRAFICOS

FOTOGRAFIAS  

COLOR 300 PPP

TIFF SIN COMPRENSION/JPEG MINIMA COMPRENSION

B/N 300 PPPTIFF SIN COMPRENSION/ COMPRENSION PERDIDA

PLANOS

BUENA CONSERVACION/ BIEN CONTRASTADOS ESCALA DE GRISES 300 PPP TIFF SIN COMPRENSION

MALA CONSERVACION/MAL CONTRASTADOS

COLOR 3000 PPP

TIFF SIN COMPRENSION/MINIMA COMPRENSION

COLOR (INFORMACION SIGNIFICATIVA)

SONOROS     48 KHz 24 BITS WAV MP3 (128 KB/s

La calidad final del escaneado dependerá fundamentalmente de la calidad del CCD; los demás elementos podrán hacer un trabajo mejor o peor, pero si la imagen no es captada con fidelidad cualquier operación posterior no podrá arreglar el problema.

Teniendo en cuenta lo anterior, también debemos tener en cuenta la calidad del DAC, puesto que de nada sirve captar la luz con enorme precisión si perdemos mucha de esa información al transformar el caudal eléctrico a bits.

Por este motivo podemos decir que son preferibles los escáneres de marcas de prestigio como Nikon o Kodak a otros con una mayor resolución teórica.

5.1. Calidad del escaneado

5.2 Resolución

La Resolución: Se mide en ( ppp, puntos por pulgada o dpi Dots per Inch) puede definirse como el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de ser captada por el escáner; el estándar (que es a la vez el límite óptico) es de 600 dpi. Por interpolación se pueden obtener hasta 9.600 dpi.

¿Cuánto ocupa una imagen?Para saber exactamente cuál va a ser el tamaño de una imagen, se usa la siguiente fórmula:Tamaño imagen (KB) = L x A x RH x RV x bits / 8.192 Donde:L y A son las dimensiones de la imagen en pulgadas (una pulgada = 2,54 cm)RH y RV las resoluciones horizontal y vertical respectivamente.  Ejemplo rápido: una imagen A4 (aproximadamente 11,7x8,3 pulgadas) escaneada a 300 ppp (300x300) con 24 bits de color (color real) ocupa 25.490 KB (unos 25 MB). La cifra resulta impactante, pero no se preocupe; existen muchos métodos para reducir el tamaño de las imágenes, tanto a la hora de manejarlas en memoria como a la de almacenarlas en el disco duro.

4.4 Dimensiones de píxel

Son las medidas horizontales y verticales de una imagen, expresadas en píxeles. Las dimensiones de píxel se pueden determinar multiplicando tanto el ancho como la altura por el dpi.

Ejemplo:

Un documento de 8 x 10 pulgadas que se escanea a 300 dpi posee dimensiones de píxel de 2400 píxeles (8 pulgadas x 300 dpi) por 3000 píxeles (10 pulgadas x 300 dpi)

Profundidad del color: va en función de la cantidad de bits por píxel. Los escáneres estándar manejan 24 bits; otros ofrecen 30 y 36.

PROFUNDIDAD DE BITS : Se halla determinando la cantidad de bits utilizados para definir cada píxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor será la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser representados.

Ejemplo: Una imagen de 2 bits, existen cuatro combinaciones posibles: 00, 01, 10 y 11. Si "00" representa el negro, y "11" representa el blanco, entonces "01" es igual a gris oscuro y "10" es igual a gris claro. La profundidad de bits es dos, pero la cantidad de tonos que pueden representarse es 2 ó 4. A 8 bits, pueden asignarse 256 (2 ) tonos diferentes a cada píxel.

TAMAÑO DEL ARCHIVO: Se calcula multiplicando el área de superficie (altura x ancho) de un documento a ser escaneado, por la profundidad de bits y el dpi2. Debido a que el archivo de imagen se representa en bytes, están formados por 8 bits, divida esta cifra por 8.

Fórmula para el tamaño de archivo.

Tamaño de archivo = (altura x ancho x profundidad de bits x dpi2) / 8.

LA COMPRENSION: Se utiliza para reducir el tamaño del archivo de imagen para su almacenamiento, procedimiento y transmisión.

Los sistemas sin pérdida, como abrevian el código binario sin desechar información, por lo que, cuando se "descomprime" la imagen, ésta es idéntica bit por bit al original

Los sistemas con pérdida, como JPEG, utilizan una manera de compensar o desechar la información menos importante, basada en un entendimiento de la percepción visual.

Para terminar con este tema vamos a poner una tabla resumen en la que se ilustra la cantidad de memoria RAM que ocupan algunos ejemplos típicos de original a diferentes resoluciones y colores:

Tipo de original Destino Método escaneado Tamaño en RAM

Fotografía 10x15 cm Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB

Impresora B/N 300 ppp / 8 bits 2 MB

Impresora color 300 ppp / 24 bits 6 MB

Texto o dibujo en blanco y negro tamaño DIN-A4

Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB

Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB

OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB

Foto DIN-A4 en color Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB

Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB

Cabe destacar que en muchos casos se utilizan escalas de 256 grises (8 bits) para representar más fielmente originales en blanco y negro con bordes muy definidos o pequeños tamaños de letra.

5. EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACION

ESCANER:

El proceso de captación de una imagen resulta casi idéntico al documento físico.

Procedimiento: Se ilumina la imagen con un foco de luz, se conduce mediante espejos la luz reflejada hacia un dispositivo denominado CCD que transforma la luz en señales eléctricas, se transforma dichas señales eléctricas a formato digital en un DAC (conversor analógico-digital) y se transmite el caudal de bits resultante al ordenador.

El CCD (Charge Coupled Device, Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica) es el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su forma, tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que reacciona ante la luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la intensidad y el color de la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico. Se encuentran también en las cámaras de vídeo, en el fax, en las cámaras digitales.

1. El documento es cargado en el dispositivo, sea de forma manual o automática.

2. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando diferentes intensidades según sea gris, negro o color.

3. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través de un sensor. Actualmente estos dispositivos se denominan CCD.

4. Las señales eléctricas son codificadas en bits.

5.1 Como funciona un scanner

5. La imagen es comprimida y temporalmente almacenada.

6. La imagen es desplegada a través del Software en una pantalla de computador para poder hacer control de calidad.

7. Los índices de la imagen son creados de forma manual o automática.

8. La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento permanente.

Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se adaptan a cada necesidad de trabajo. La resolución de escaneo dada por el dispositivo de digitalización varía de acuerdo al precio y calidad del aparato.

El rendimiento para la transmisión de datos al ordenador depende del tipo de conexión entre el escáner y el PC, desde las que transmiten los datos escaneados más rápidamente como la conexión SCSI o FireWire hasta las más lentas como el USB o de puerto paralelo.

Los más comunes son.

5.2 Clases de escáner

Escáner plano

En este tipo de escáner el documento se coloca sobre el cristal y luego se cubre con la tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del cristal iluminando el original para digitalizar. Es importante que la tapa esté bien cerrada para que no se filtre luz por los costados, porque alteraría la calidad de la digitalización.

De mano

Son los escáneres "portátiles". Hasta hace unos años eran los únicos modelos con precios asequibles para el usuario medio, ya que los de sobremesa eran extremadamente caros. Su extinción se debe a las limitaciones que presentan en cuanto a tamaño del original a escanear (generalmente puede ser tan largo como se quiera, pero de poco más de 10 cm de ancho máximo) y a su baja velocidad.

Escáner de rodillo (Fig.3)

Los Documentos originales son introducidos por un elemento transportador de velocidad constante (alimentador automático de documentos -ADF-) a la fuente de luz/sensores ópticos del escánerDesventajas: los doc. originales deben ser hojas sueltas y no admite grosores de papel superiores a 150g/m2.

Escáner plano con alimentadora

automático de originales.

Este tipo de dispositivo es como un escáner plano con el agregado de un alimentador automático de papel como el de una impresora o una fotocopiadora, este sistema funciona por un rodillo de goma porosa que arrastra el documento hasta el cristal.

Su principal ventaja , no hace falta abrir y cerrar la tapa para poner cada documento, sino que se los carga todos juntos en la bandeja y el alimentador los transporta uno por uno sobre la superficie del escáner.

Cámaras Digitales

Combinan un escáner con óptica de cámara para formar una herramienta versátil que puede producir imágenes de calidad superior.

A pesar de ser más lentas y más difíciles de utilizar que los escáneres planos, las cámaras digitales se adaptan a una amplia variedad de documentos y objetos.

Se pueden capturar en forma segura los materiales más frágiles.

Modelos especiales:

aparte de los híbridos de rodillo y de mano, existen otros escáneres destinados a aplicaciones concretas; por ejemplo, los destinados a escanear exclusivamente fotos, negativos o diapositivas, aparatos con resoluciones reales del orden de 3.000x3.000 ppp que muchas veces se asemejan más a un CD-ROM (con bandeja y todo, denominados clásicos:

CONCLUSIONES

La digitalización es de vital importancia para la conservación de documentos y el tratamiento archivístico, con el paso del tiempo es inevitable su deterioró ocasionado por muchos factores. Gracias a los avances tecnológicos estos inconvenientes se pueden evitar utilizando esta herramienta, permitiendo además un acceso más fácil a la información

Cómo herramienta muy útil dentro de un Sistema de Gestión Documental, por que facilita los proceso y le da vida útil a los documentos.

Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo que nos permita saber: Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños, etc.). Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.)y que es lo que realmente vamos a digitalizar.

BIBLIOGRAFIA

¿Qué es... un escáner?

http://www.conozcasuhardware.com/quees/escaner1.htm

Tutorial de Digitalización Biblioteca de la Universidad de Cornell

http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html

Revista Enter Nos.61 y 68

La Imagen Digital Sin Misterios (por el Dr. Juan Antonio Zuleta)

Importancia de la preservación de las fuentes históricas en formato digital

http://www.mati.unam.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=70&Itemid=47