ใบเสนอราคา (quotation mobile/08...1 ต ดต อสอบถามเพ...

1

ตดิตอ่สอบถามเพิม่เตมิ Tel : 09-3130-1899 Email : [email protected] Website : www.getmycrm.com

โปรแกรมบริหารงานขายและงานจัดซือ้ออนไลน์

ใบเสนอราคา (Quotation)

หมายถึง เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับฝ่ายลูกค้า (ผู้ซื้อ) เพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้าบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ก่อนตัดสินใจซื้อสินค้า ในฐานะของผู้ประกอบการควรสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วยการเปิดใบเสนอราคา

หน้าต่างแสดงรายการข้อมูลใบเสนอราคา

หน้าต่างแสดงรายการข้อมูลใบเสนอราคาจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนการกรองข้อมูล คือ ส่วนที่ผู้ใช้สามารถกรองข้อมูลที่ต้องการให้แสดงได้ โดยเลือกได้ว่าจะดู เฉพาะข้อมูลที่ตนเองรับผิดชอบ (My Quotation) หรือดูข้อมูลทั้งหมด (All Quotation) ส่วนการค้นหาข้อมูล คือ ส่วนที่ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลใบเสนอราคาได้ โดยการกรอกข้อมูลในช่อง ค้นหา หรือค้นหาตามสถานะของใบเสนอราคา ส่วนการแสดงข้อมูล คือ ส่วนที่แสดงรายการข้อมูล โดยแต่ละรายการประกอบด้วย วันที่เอกสาร, เลขท่ีเอกสาร, ชื่อ – นามสกุล หรือชื่อบริษัทของลูกค้า, สถานะของใบเสนอราคา และราคารวมของ สินค้าในใบเสนอราคา

หน้าต่างการบันทึกใบเสนอราคา

หน้าต่างการบันทึกจะแบ่งข้อมูลออกเป็น 3 ส่วน คือ ข้อมูลทั่วไป คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลของใบเสนอราคา สินค้า คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลสินค้า ฟอร์มเอกการ คือ การบันทึกรายละเอียดแบบฟอร์ม ที่อยู่ออกบิล สถานที่ส่งของ ผู้รับผิดชอบ

ลักษณะการบันทึกเอกสารใบเสนอราคา

การบันทึกเอกสารใบเสนอราคา สามารถบันทึกได้ 2 วิธี คือ บันทึกใบเสนอราคาโดยไม่อ้างอิงผู้สนใจ ผู้ติดต่อ บริษัท และโอกาสทางการขาย บันทึกใบเสนอราคาด้วยการอ้างอิงผู้สนใจ ผู้ติดต่อ บริษัท และโอกาสทางการขาย โดยโปรแกรมจะ

ท าการดึงข้อมูลส าคัญ เช่น ชื่อลูกค้า รายการสินค้า ที่อยู่มาแสดงในใบเสนอราคาอัตโนมัติ ผู้ใช้ สามารถปรับปรุงข้อมูลให้สมบูรณ์ได้

mailto:[email protected]://www.getmycrm.com/

2



สถานะเอกสารใบเสนอราคา

สถานะเอกสารใบเสนอราคา มีทั้งหมด 10 สถานะ คือ Open คือ เอกสารที่สร้างข้ึนมาใหม่ โดยไม่มีการก าหนดกระบวนการอนุมัติเอกสาร Wait Approve คือ เอกสารรอการอนุมัติจากผู้มีอ านาจ In process คือ สถานะรออนุมัติ กรณีท่ีมีผู้อนุมัติหลายท่าน Approve คือ เอกสารที่ผ่านการอนุมัติจากผู้มีอ านาจ สามารถน าไปเปิดใบสั่งขายได้ทันที Not Approve คือ เอกสารที่ไม่ผ่านการอนุมัติจากผู้มีอ านาจ จะไม่สามารถน าไปเปิดใบสั่งขายได ้ Close คือ เอกสารที่น าไปเปิดใบสั่งขายเรียบร้อยแล้ว Hold คือ การพักเอกสาร เมื่อต้องการน าไปใช้งานก็ให้กดยกเลิก Hold ออกก่อน Cancel คือ เอกสารที่ถูกยกเลิก ไม่สามารถน าไปใช้งานได้อีก


3



ขัน้ตอนการบันทึกใบเสนอราคา

1. ผู้ใช้สามารถบันทึกใบเสนอราคา โดยกดเมนู “ใบเสนอราคา” ดังรูป


4



2. ระบบจะแสดงหน้าจอรายการใบเสนอราคา ผู้ใช้สามารถสร้างใบเสนอราคาใหม่ได้ โดยกดปุ่ม “ ” ทางด้านล่างขวาของหน้าจอโปรแกรม ดังรูป


5



3. ในแถบ “ข้อมูลทั่วไป” คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลของใบเสนอราคา เช่น เลขที่เอกสาร วันที่เอกสาร ลูกค้า วันยืนราคา เป็นต้น


6



4. ในแถบ “สินค้า” คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลของสินค้าโดยผู้ใช้สามารถเพ่ิมสินค้าได้ทีละรายการโดยกดปุ่ม “+ เพ่ิมสินค้า” ดังรูป


7



5. ระบบจะแสดงหน้าจอการเพิ่มสินค้าโดยผู้ใช้บันทึกรายละเอียดข้อมูลของสินค้าได้ทีละรายการ

* หมายเหตุ : หากต้องการให้แสดงรายละเอียดสินค้าในแบบฟอร์ม ให้ผู้ใช้เลือก Checkbox “แสดงในแบบฟอร์ม”


8



6. ระบบจะรวมจ านวนเงินของราคาสินค้าทั้งหมดให้ในส่วนท้ายบิลด้านล่าง ผู้ใช้สามารถระบุส่วนลดการค้าได้ทั้งรูปแบบจ านวนเงินและเปอร์เซ็นต์


9



7. ผู้ใช้สามารถเลือกภาษีที่ปรากฏในท้ายเอกสาร โดยข้อมูลภาษีจะอ้างอิงข้อมูลตามที่ผู้ใช้ได้ท าการ “ตั้งค่าข้อมูลภาษีมูลค่าเพ่ิม” ดังรูป


10



8. ในแถบ “ฟอร์มเอกสาร” คือ การบันทึกรายละเอียดข้อมูลที่อยู่ออกบิล เบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า หมายเหตุที่แสดงในเอกสาร และรูปแบบการแสดงแบบฟอร์ม ดังรูป

9. ก่อนบันทึกเอกสารใบเสนอราคา ให้ผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และบันทึกข้อมูลโดยกดปุ่ม “SAVE” ดังรูป


11



การเปิดใบเสนอราคา โดยอ้างอิงผู้สนใจ ผู้ติดต่อ บริษัท และโอกาสทางการขาย

1. ผู้ใช้สามารถเปิดใบเสนอราคา โดยอ้างอิงข้อมูลผู้สนใจ ผู้ติดต่อ บริษัท และโอกาสทางการขายได้ โดยกดเมนู “ ” > เลือกระบบที่ต้องการ เช่น ผู้สนใจ (Lead) ดังรูป


12



2. ระบบจะแสดงหน้าจอรายการผู้สนใจ ดังรูป


13



3. เลือกรายการผู้สนใจที่ต้องการ โดยเข้าไปที่หน้าจอแสดงรายละเอียด ดังรูป


14



4. จากนั้นให้ผู้ใช้กดปุ่ม “ ” ทางด้านบนขวาของหน้าจอโปรแกรม แล้วเลือกค าสั่ง “Create Quote” ระบบจะแสดง Pop – up เพ่ือให้ผู้ใช้ยืนยันการเปิดเอกสารใบเสนอราคา ดังรูป


15




16



5. เมื่อผู้ใช้กดปุ่ม “Confirm” ยืนยันการท าใบเสนอราคา ระบบจะแสดงหน้าจอสร้างใบเสนอราคา เพ่ือให้ผู้ใช้กรอกข้อมูล ดังรูป


17



การดาว์นโหลด และส่งอีเมล์เอกสารใบเสนอราคา

1. เมื่อผู้ใช้สร้างเอกสารใบเสนอราคาเสร็จสิ้น แล้วต้องการดาว์นโหลดหรือส่งอีเมล์ ให้ผู้ใช้เข้าไปที่หน้าจอรายละเอียดใบเสนอราคา ดังรูป


18



2. ผู้ใช้สามารถเลือกกดปุ่ม “Download” หรือ “Send Email” ทางด้านล่างของหน้าจอโปรแกรม ตามที่ผู้ใช้ต้องการได้ทันที

กรณีผู้ใช้กดปุ่ม “Download” ระบบจะท าการดาวน์โหลดไฟล์เอกสารใบเสนอราคาให้อัตโนมัติ กรณีผู้ใช้กดปุ่ม “Send Email” ระบบจะแสดงหน้าจอกรอกข้อมูลส าหรับส่งอีเมล์ใบเสนอราคาพร้อม

แนบไฟล์ใบเสนอราคาให้อัตโนมัติ ดังรูป

* หมายเหตุ : ไฟล์เอกสารใบเสนอราคา จะอยู่ในรูปแบบนามสกุล .pdf


19



การแก้ไขเอกสารใบเสนอราคา

1. เข้าสู่หน้าจอแสดงรายละเอียดใบเสนอราคา จากนั้นกดปุ่ม “ ” ทางด้านบนขวาของหน้าจอโปรแกรม แล้วเลือกค าสั่ง “Edit” ระบบจะแสดง Pop – up เพ่ือให้ผู้ใช้ยืนยันการแก้ไขเอกสารใบเสนอราคา ดังรูป


20




21



2. หลังจากยืนยันการแก้ไขแล้ว ระบบจะแสดงหน้าจอการแก้ไขใบเสนอราคา โดยดึงข้อมูลมาแสดงในฟอร์มเพ่ือให้ผู้ใช้แก้ไขข้อมูล ดังรูป


22



การยืนยันการเปลี่ยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา

1. ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนสถานะเอกสารใบเสนอราคาได้ โดยเข้าสู่หน้าจอแสดงรายละเอียดใบเสนอราคาที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ จากนั้น กดปุ่ม “ ” > “Change Status” ระบบจะแสดง Pop – up เพ่ือให้ผู้ใช้ยืนยันการเปลี่ยนสถานะเอกสารใบเสนอราคา

เงื่อนไขการเปลี่ยนสถานะ มีทั้งหมด ดังนี้ สถานะ Wait Approve, In progress และ Approve เปลี่ยนเป็นสถานะ Hold และ Cancel สถานะ Hold เปลี่ยนเป็นสถานะ Wait Approve, In progress และ Approve แต่ต้องท าการ

Active เอกสารให้เรียบร้อยก่อน สถานะ Not Approve, Close และ Cancel จะไม่สามารถเปลี่ยนสถานะจากเดิมได้ เนื่องจาก

เอกสารไม่อนุมัติ, ถูกปิด หรือถูกยกเลิกเรียบร้อยแล้ว


23




24



การลบเอกสารใบเสนอราคา

1. เข้าสู่หน้าจอแสดงรายละเอียดใบเสนอราคา จากนั้นกดปุ่ม “ ” ทางด้านบนขวาของหน้าจอโปรแกรม แล้วเลือกค าสั่ง “Delete” ดังรูป


25



2. ระบบจะแสดง Pop – up เพ่ือให้ผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูลและยืนยันการลบเอกสารใบเสนอราคา เมื่อผู้ใช้ต้องการลบเอกสารให้เลือก Checkbox ยืนยันการลบข้อมูล ดังรูป

ใบเสนอราคา (quotation mobile/08...1 ต ดต อสอบถามเพ...

Documents