warehousing management concept__materi pelatihan "warehousing management"
TRANSCRIPT
Konsep Warehouse Management
By : Kanaidi, SE., M.Si , cSAP [email protected] ..08122353284
PT P
RIMA YASA EDUKA
1. Goods Receiving (Penerimaan Barang)
2. Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan)
3. Delivery (Pengiriman)
3 GROUP AKTIFITAS LOGISTIK
Aktifitas Di Warehouse
GOODS
RECEIPT
CHECKING
ORDER
PICKING
LOADING
SORTATION
DELIVERY
UNLOADING STORAGE
Goods Receiving (Penerimaan Barang) Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan) Delivery (Pengiriman)
Receiving Put Away Storage
Delivery Sortation Picking
AKTIFITAS DI GUDANG
Definisi Aktifitas :
“Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau
distributor yang disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang
sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”
Penerimaan Barang
Fisik Barang Dokumen
Persyaratan Penanganan
Receiving
• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.
• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.
• Pengecekan acak atau
keseluruhan kondisi isi kemasan
• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch
• Kuantitas barang VS dokumen
1. Fisik Barang
Penerimaan Barang
1. Aktifitas transportasi
2. Pengecekan dokumen vs dokumen
3. Pengecekan dokumen vs barang
4. Aktifitas barang vs lokasi (space)
5. Aktifitas dokumen vs system
Prinsip Goods Receiving
1. Tidak ada jadual pengiriman
2. Parkir kendaraan
3. Loading dock tidak ada/penuh
4. Sarana unloading kurang
5. Warehouse penuh/Lokasi penyimpanan jauh
6. Kondisi barang “recehan”
7. Regristasi produksi : batch no, exp date
8. Dokumentasi
Tantangan Goods Receiving
• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.
• Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN, DO, Packing List atau Surat Jalan).
• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO) dilampirkan juga.
2. Dokumen
Penerimaan Barang
3. Persyaratan Penanganan Barang memiliki karakteristik tersendiri didalam penangannya. Supaya barang tetap HIDUP, maka perlu diperhatikan:
1. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya
• Suhu
• Kadaluarsa
• Maksimal tumpukan
2. Gunakan peralatan yang sesuai
• Pallet
• Drum
• Forklit
3. Pahami aturan keselamatannya
• Kimia
• Racun
• Meledak
Penerimaan Barang
3. Persyaratan Penanganan
1. Barang Consumer Goods
2. Barang Kimia
3. Barang Bahan Baku Pabrik Makanan
4. Barang Obat-obatan
5. Barang Cairan
Penerimaan Barang
1. Masuk gudang.
2. Parkir dan antri.
3. Bongkar muat di loading dock.
4. Penyusunan barang bongkaran.
5. Pengecekan barang vs dokumen.
6. Pemasukan data ke dalam system (GRN).
7. Legitimasi dokumen.
8. Keluar gudang.
Proses Penerimaan Barang
1. Masuk gudang.
• Pastikan bahwa TRUK tsb memang menuju gudang anda
dengan melakukan pengecekan dokumen masuk di pos
pintu masuk areal pergudangan.
• Pengecekan kelengkapan keamanan alat transportasi
• Pengecekan kondisi box – apakah masih terkunci atau
memang sudah terbuka, atau ada security seal dll.
• Dicatat jam berapa truk tsb masuk di pos gudang.
• Catat siapa saja yang ada didalam truck.
Proses Penerimaan Barang
2. Parkir dan antri.
• Mobil pengirim barang telat datang dan
tidak sesuai dengan jadual yang
ditentukan.
• Kartu parkir dan kartu antri sering kali
rusak/dirusak oleh sopir/kenek.
• Kondisi parkir penuh sementara mobil
pengiriman masih menumpuk di luar
gudang.
Penerimaan Barang
3. Bongkar muat di loading dock.
• Sopir pengiriman tidak membawa kenek/kuli untuk
menurunkan barang.
• Sopir tidak mau mempergunakan jasa kuli bongkar
gudang.
• Tempat penerimaan barang di gudang penuh, masih
ada beberapa mobil yang menunggu di bongkar.
• Barang salah bongkar
• Pallet habis untuk bongkar barang
Contoh Penanganan Barang ber Suhu:
• Cek Suhu pengiriman – apakah masih
didalam range yang dianjurkan ?
• Kondisi kontainer pada waktu di buka
Penerimaan Barang
4. Penyusunan barang bongkaran.
• Sopir/kenek melakukan penyusunan
barang diatas pallet/loading dock sesuai
dengan petunjuk checker.
• Penyusunan diawasi oleh checker atau
security.
• Training penyusunan barang diberikan
kepada bagian pengiriman atau disiapkan
gambar dan petunjuk yang membantu.
• Hati-hati terhadap antar tumpukan barang
(tir) diatas pallet.
Penerimaan Barang
5. Pengecekan barang vs dokumen.
• Label barang sebagai alat penghitung
penerimaan barang.
• Dokumen dahulu atau barang dahulu ?
• Memberikan tanda pada dokumen pada
saat barang selesai di cek.
• Memberikan komentar pada saat barang
tidak sesuai dengan dokumen.
• Tanda tangan bersama antara checker
dengan sopir.
Penerimaan Barang
6. Pemasukan data ke dalam system (GRN).
• Jika barang tidak sesuai dengan dokumen.
• Barang yang diterima ber-lebih atau ber-
kurang.
• Bonus dan hadiah bagaimana
mengelolanya.
• Pengecekan ulang setelah memasukan
data dan tanda tangan karyawan yang
memasukan.
• Pencetakan dokumen dari system.
Penerimaan Barang
7. Legitimasi dokumen.
• Dokumen ini sebagai dasar penagihan ke
perusahaan.
• Jika dokumen kotor/rusak pada saat akan
diserahkan.
• Stempel, nama terang dan komentar.
Penerimaan Barang
8. Keluar gudang.
• Saat kritis terjadinya potensi kehilangan
barang.
• Pengecekan box.
• Penanganan jika barang masih ada di
dalam box karena ada pengiriman
selanjutnya
• Catat kapan truk keluar dan siapa yang ada
di dalam truck.
Penerimaan Barang
Tips Penerimaan Barang Memaksimalkan Proses Penerimaan Barang 1. Pengiriman langsung ke tujuan
o Tenaga kerja yang minim, waktu yang singkat o Mengurangi terjadinya kecelakaan/kesalahan. o Mirip Just In Time (JIT) o Cross Docking
Memaksimalkan Proses Penerimaan Barang
2. Penerimaan terjadual o Optimalisasi penerimaan barang berkenaan dengan
pemakaian loading, tenaga kerja, peralatan dan ruangan penyimpanan.
o Diperlukan WMS untuk pengontrolan keseimbangan penerimaan dan pengiriman barang
3. Penerimaan terencana o Penjenisan pallet dan peralatannya o Dokumen dan label yang telah tercetak dari
pabrik/distributor o Optimalisasi penyimpanan dan rencana transportasi
Tips Penerimaan Barang
“Waspada Itu Lebih Baik …”
1. Waspada 1: Dokumen & Fisik Barang harus sama
o Ada beberapa gudang yang melakukan penerimaan barang asal terima dan waktu mencocokan dokumen ternyata bukan untuk gudangnya, padahal barang sudah ditumpuk diatas pallet. Untuk menghindari kejadian ‚lucu’ ini pastikan bahwa dokumen pengiriman benar untuk gudang anda dan barang yang ada sesuai dengan dokumen yang melengkapinya.
2. Waspada 2: Penyiapan perlengkapan penerimaan
o Bayangkan gudang anda bekerja dengan perlengkapan pallet. Pastikan bahwa pallet dan hand pallet telah tersedia dengan lengkap dan aman sehingga mempermudah waktu proses penerimaan nanti.
Tips Penerimaan Barang
“Waspada Itu Lebih Baik …”
3. Waspada 3: Kondisi fisik barang
o Yang mudah dilihat secara kasat mata adalah kerusakan fisik barang. Pastikan tidak ada yang penyok kemasan luarnya, tidak ada yang basah dan tidak ada yang pecah. Cara termudah dalam men-cek ini adalah guncangkan kardus yang anda terima dan jika terdengar bunyi barang pecah maka lakukan pembongkaran kardus. Bahkan ada salah satu perkulakan di Jakarta yang kardusnya bertanda produk elektronik tetapi berisikan batu bata didalamnya !.
Tips : ada baiknya bersama-sama dengan trasnporter anda melakukan cek buka kardus secara acak. Hal ini
bermanfaat langsung untuk memastikan barang benar dan secara psikologis akan menambah ‚nilai lebih’ gudang
anda dimata transporter maupun prinsipal.
Tips Penerimaan Barang
“Waspada Itu Lebih Baik …”
3. Waspada 4: Barang bonus atau promosi o Sepele memang, barang bonus atau promosi tidaklah mempunyai
nilai tagihan. Namun pastikan bahwa pada saat menerima barang jika memang ada promosi dan bonusnya barang-barang tsb harus benar-benar diterima. Dampak yang akan terjadi jika anda terima barang tanpa promosinya maka akan menghasilkan klaim/complain dari konsumen pada waktu barang tsb dipajang didalam toko.
4. Waspada 5: Dahulukan barang keluar o Mudah-mudah kondisi ini tidak terjadi didalam gudang anda.
Namun jika memang harus terjadi dimana gudang dalam kondisi yang penuh, dahulukan proses pengeluaran barang baru kemudian lakukan penerimaan barang. Berikan pengertian kepada transporter agar mereka bersabar dan pada akhir pekannya laporkan kepada bagian merchandise/purchase mengapa mereka melakukan order melebihi kapasitas gudang.
Tips Penerimaan Barang
“SALAH KAPRAH”
Sesuatu yang salah tetapi karena biasa/banyak/sering dilakukan didalam
aktifitas logistik
Akhirnya hal tsb dianggap biasa dan “benar”
Padahal, nyatanya tetap salah
Solusinya:
• Jangan biasakan
• Jangan lakukan
• Jangan beri kesempatan
X Don’t try this at your home Warehouse
Trik Penerimaan Barang
1. Sopir tidur, hitunganpun hancur
2. Siapa bayar dia yang lancar
3. Dokumen kurang, tetapi karena penting barangnya maka
tetap diproses
4. “Beda dikit, ah cincaylah”
5. Meletakkan barang yang tersisa atau salah dari
penerimaan barang disembarang tempat
6. Malas melakukan pengecekan barang full pallet
7. Waktunya “mepet” barangpun digencet
8. Terima nyatanya tidak terima
9. Unlimited Jam Terima
Trik Penerimaan Barang
Receiving Put Away Storage
Delivery Sortation Picking
AKTIFITAS DI GUDANG
PUT AWAY
Definisi :
“Put Away adalah aktifitas penempatan barang yang
telah di cek (sesuai dengan dokumen) dan telah
dicatatkan kedalam system menuju ketempat
penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan
lokasi yang ditentukan”
Put Away
LET DOWN
Definisi :
“Let Down adalah aktifitas pengambilan barang dari
lokasi penyimpanan ke lokasi picking face (penyiapan
barang) sesuai dengan lokasi asal, lokasi dituju dan
kuantitas yang tepat”
3L : LOKASI, LOKASI, LOKASI
KUNCI SUKSES PENANGANAN BARANG DI GUDANG
.. Apapun jenis gudang anda.
PUT AWAY & LET DOWN
Menempatkan barang di area penyimpanan
Penanganan barang, verifikasi lokasi dan penempatan
barang
1. Direct put away
• Put away langsung ke
lokasi picking atau
penyimpanan
• Pengurangan
penumpukan barang dan
aktifitas inspeksi.
2. Directed put away
• WMS akan memberikan
arahan lokasi
penyimpanan dan
dilakukan oleh operators.
PUT AWAY & LET DOWN
• Tentukan area penyimpanan sesuai dengan kelompok/jenis barang
• Letakan barang yang sering keluar/masuk didekat pintu keluar/pintu masuk
• Catat lokasi dimana barang diletakan
• Jika perlu, tentukan staff yang menangani barang per kelompok/jenis barang
• Lengkapi dengan pest control, monitor suhu dan pastikan tidak ada kebocoran pada atap gudang
PENCATATAN LOKASI TUJUAN
Put Away/Letdown
1. Letak lokasinya jauh, letakan saja di tempat yang
terdekat
2. Pallet bentrok, jalanpun berkelok
3. Picking face penuh, sisa letdown terjatuh
4. Tak ada forklift, memanjatpun jadi
5. Konfirm dokumen put away sebelum put away
6. Malas mencatat, (dijamin) malang didapat.
SALAH KAPRAH
Receiving Put Away Storage
Delivery Sortation Picking
AKTIFITAS DI GUDANG
Definisi :
“Penyimpanan barang adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan
untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.”
Penyimpanan Barang (Storage)
Storage
Menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di
order.
Metode penyimpanan tergantung dari ukuran dan
kuantitas barang
Storage
Stapelling High Racking Pigeon Hole
Shelving
Penyimpanan Barang
1. Pengecekan dokumen vs barang
2. Aktifitas barang vs lokasi (space)
Prinsip-Prinsip Storage
1. Lokasi penuh
2. Pengeluaran sangat besar
3. Lokasi penyimpanan salah
4. Kerusakan barang
Tantangan Di Storage
1. Berdasarkan karakteristik order dan dimensi
barang
• Barang kecil: bin shelving, laci, flow rack,
carousels dll.
• Barang besar: ditumpuk, palletisasi, racking
dll.
2. Berdasarkan kelompok jenis barang
• Kelompok Mie instant
• Kelompok Perawatan rambut
• Kelompok Obat bebas - resep
3. Berdasarkan prinsipal
• Biasanya untuk obat-obatan/pharmasi
Penyimpanan Barang
1. Pengecekan barang.
2. Penyiapan lokasi penyimpanan.
3. Keberangkatan ke lokasi.
4. Konfirmasi lokasi.
5. Legalitas dokumentasi.
Proses Penyimpanan Barang
1. Pengecekan barang.
• Bahwa barang telah dicek oleh checker untuk
memastikan bahwa barang benar sesuai
dengan prosedur penyimpanan :
• Per pallet per jenis barang
• Per pallet per batch/expire date
2. Penyiapan lokasi penyimpanan.
• Calon lokasi penyiapan sebaiknya disiapkan
sesuai dengan ketentuan penyimpanan.
• Bagaimana jika lokasi penyimpanan penuh ?
• Mencampurkan antara kelompok barang
tertentu dengan kelompok barang lainnya.
Penyimpanan Barang
3. Keberangkatan ke lokasi.
• Staff bertanggung jawab didalam membawa
barang kelokasi penyimpanan sesuai dengan
lokasi yang ditentukan.
• Pastikan kelayakan lokasi penyimpanan benar-
benar aman dan sesuai dengan ketentuan.
4. Konfirmasi lokasi.
• Sebelum barang tiba di lokasi tujuan, lokasi tsb
harus berstatus kosong (empty).
• Jika barang sudah tiba dilokasi, pastikan bahwa
barang sudah dapat disimpan dilokasi yang
dituju.
5. Legalitas dokumentasi.
• Tanda tangan staff yang menyimpan dan yang
melakukan konfirmasi di dalam system.
Penyimpanan Barang
Storage
1. Tak perlu sampai di tujuan, yang penting barang
sudah tersimpan.
2. Dendam antar shift atau petak umpet ?!
3. Menyimpan langsung ketempat penyiapan saja,
beresss!.
4. Sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit
1. Mode Optimization • Berdasarkan karakteristik order dan dimensi barang
2. Space Optimization • Menempatkan barang terdekat dengan area picking
3. Location Optimization • Menempatkan barang yang sangat fast moving ketempat yang
paling mudah dicapai lokasinya 4. Lay Out Optimization
• Kombinasi antara operasional warehouse (loading dock, storage area, product type, picking style, pengisian kembali dll.)
5. Implementasi Rack/Warehouse yang benar 6. Cube-per-order index (COI) : “rasio rata-rata m3 yang dibutuhkan produk terhadap rata-rata
jumlah order harian” Tujuan COI : untuk memuat ruang gudang sehingga barang dengan
volume terbesar dapat dipindahkan ke area shipping dengan jarak sedekat mungkin
Optimalisasi Storage
PT P
RIMA YASA EDUKA