up planiranje

POKRETANJE – PLANIRANJE PLANIRANJE – IZVOĐENJE – KONTROLA - ZATVARANJE

PLANIRANJE


Diskusija

Kakvu ulogu planiranje ima u Vašem životu?


ŠTO JE PLANIRANJE?

• Po PMI metodologiji planiranje je jedna od 5 grupa procesa upravljanja projektom:

1. POKRETANJE

2. PLANIRANJE

3. IZVOĐENJE

4. KONTROLA

5. ZATVARANJE


ULAZNI ELEMENTI ZA PLANIRANJE

1. PRIPREMNA IZJAVA IZJAVA O OPSEGU POSLOVA (iz inicijacije projekta)

2. PROCESI upravljanja projektima (20)

3. OKRUŽENJA (mogu utjecati na uspjeh projekta: organizacijska kultura, standardi, tržište…)

4. POSTOJEĆI PROCESI U ORGANIZACIJI (pravila, procedure, zabilježena iskustva i znanja…)


ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA

1. METODOLOGIJA za upravljanje projektima

2. INFORMACIJSKI SUSTAV upravljanja projektima (služi timu za dokumentiranje i praćenje informacija o projektu i proizvodima; podrazumijeva formalne postupke kontrole, izmjene i prihvaćanja isporuka te dokumenata)

3. STRUČNA PROSUDBA


ALATI I TEHNIKE PLANIRANJA

Važno je koristiti primjerene alate i tehnike. Njihov nivo složenosti mora odgovarati složenosti projekta.


REZULTAT PLANIRANJA

• PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM

• Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih.

• Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.


PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM

Primjer 1:

• The Year of the Small Project’ Project Business Plan, Inter Agency Policy & Projects Unit; Tasmania, Australia http://www.projectmanagement.tas.gov.au/ www.egovernment.tas.gov.au/.../project_management/

knowledge_base/public/pman-coll-open-pbp-ysp.pdf

Primjer 2:

• California Health and Human Services Agency Data Center - Predložak za pisanje Plana upravljanja projektima

Korisnik

www.hwdc.cahwnet.gov/je li to ovaj link?...nisam sigurna...nisam uspjela naći ovaj predložak


ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO?

• Planiranjem se određuje što treba odraditi, tko, kada i s kojim resursima

• Bez planiranja nema kontrole, jer planiranje osigurava temeljni plan (baseline) temeljem kojeg se vrši kontrola.

• “Companies that are further up the scale should be better able to manage projects carrying a higher degree of risk and be more likely to deliver service product offerings with more predictable levels of quality.”

http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1280


ZAŠTO JE PLANIRANJE VAŽNO?

• Projektom se želi ostvariti ono što do sada još nije ostvareno ili izvedeno te ne postoji rutinski postupak.

• “An organisation that is judged immature in Project Management terms may deliver individual projects that produce excellent results occasionally.”

http://www.allpm.com/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=1280


ŠTO SE SVE PLANIRA?

1. OPSEG

2. VRIJEME

3. TROŠKOVI

4. LJUDSKI RESURSI



4. KVALITETA, upravljanje kvalitetom

5. KOMUNIKACIJA

6. UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike

7. NABAVA, kupovina, ugovaranje


REDOSLIJED PLANIRANJA

Ciljevi projekta

Struktura poslovai aktivnosti

Organizacija projekta

Definiranje dinamike i rokova

Procjena troškova na projektu

Revizija

Potrebe klijenata

Dogovor

Kontrola

Odgovornost

Komunikacija

Kontrola


OPSEG PROJEKTA

• Posao koji mora biti obavljen da bi se isporučio proizvod, usluga ili rezultat sa specifičnim karakteristikama i funkcijama.

• Usklađuje očekivanja i mogućnosti zainteresiranih strana.


OPSEG UTJEČE I NA:

• POJEDINOG DJELATNIKA procjena vremena izvedba posla izvještavanje o aktivnostima

• VODITELJA PROJEKTA planira i raspoređuje resurse na projektu rješava probleme


OPSEG UTJEČE I NA:

• VODITELJA ODJELA administrira resurse kontrolira projekt unutar područja

• IZVRŠNI MENADŽMENT postavlja projektne prioritete nadgleda napredovanje projekta


OPSEG PROJEKTA

Svaka izmjena u opsegu odražava se na trajanje projekta i na troškovima, te stoga zahtijeva brižno upravljanje promjenama.


OPSEG OBUHVAĆA:

CILJEVE PROJEKTA

STRUKTURNU RAŠČLAMBU POSLOVA - WBS

POPIS I OPSEG PROIZVODA

ZAHTJEVE NA PROJEKT

OGRANIČENJA I PRETPOSTAVKE


OPSEG OBUHVAĆA

ISPORUKE I KRITERIJE PRIHVAĆANJA

KONTROLNE TOČKE

PROCJENU TROŠKOVA

SREDSTVA I DINAMIKU PLAĆANJA


POSTAVLJANJE CILJEVA

• Budite realni– u željama– potrebama– mogućnostima

You can't always get what you want... (Rolling Stones)


OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA

• U definiranju sudjeluju osobe odgovorne za njihovo ostvarenje (projektni tim)

• Jasno govore kada i kakvi rezultati se očekuju

• Mjerljivi su i provjerljivi


OSOBINE DOBRO POSTAVLJENIH CILJEVA

• Dosegljivi su i realistični

• U skladu su s dostupnim resursima

• Usklađeni su s organizacijskim ciljevima

• Jasno su napisani


SMART CILJEVI

SpecificMeasurableAchievable RealisticTime-bounded


VJEŽBA 1- upute

a) Na popisu ciljeva koji slijedi prepoznajte i izdvojite one ciljeve koji su prema prethodnoj definiciji dobro opisani i obrazložite.

b) Na popisu ciljeva odaberite 1 slabo opisan cilj i ukažite na njegove nedostatke.


VJEŽBA 1 – popis ciljeva

1. Prilagoditi poslovanje 300 poslovnica novom sustavu naplate usluga do kraja 2008. godine.

2. Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna.

3. Provesti program stjecanja vještina telemarketinga za zaposlenike u odjelu prodaje koristeći isključivo postojeće resurse.


VJEŽBA 1 – popis ciljeva

4. Kroz dvije godine uvesti barem 3 nova načina oglašavanja postojećih usluga.

5. Izraditi promotivni film o poboljšanim karakteristikama perilice rublja C145 ne prelazeći svotu od 70 000 kuna, a koristeći tehnologiju internog filmskog studija i ugovorenu marketinšku agenciju.


SMART CILJ -Primjer

• Organizirati edukaciju 2000 djelatnika kako bi mogli koristiti aplikaciju za praćenje realizacije zadataka i projekata u slijedećih 6 mjeseci tako da trošak po djelatniku ne prijeđe 300 kuna


STRUKTURNA RAŠČLAMBA POSLOVA - WBS

• WBS - work brakedown structure

• Hijerarhijska raščlamba posla koji projektni tim treba izvršiti.

• Orijentirana je na isporuke kako bi se projektni ciljevi postigli i tražene isporuke kreirale.

• Organizira i definira ukupni projektni opseg



Ukupan posao dijeli se hijerarhijski na nivoe:

1. glavne grupe poslova1.1. zadaci

1.1.1 zadaće



Ukupan posao treba razdijeliti u cjeline veličina prikladnih za provođenje kontrole projekta, a najniži nivo podjele mora biti dovoljno konkretan da omogući kontrolu i razvidnost.


WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA

HIJERARHIJSKA LISTA

000 Program izobrazbe100 Nastavnici200 Sadržaj izobrazbe

210 Plan lekcija220 Skripte

300 Mjesta izobrazbe310 Centri izobrazbe

311 Učionice3111 Oprema

400 Administracija410 Polaznici

411 Prijave412 Upisi

420 Evaluacija


WBS –NAČINI PRIKAZIVANJA

Program izobrazbe

NASTAVNICI SADRŽAJ MJESTA ADMINAISTRACIJA

PLAN LEKCIJA CENTRI POLAZNICISKRIPTA

UČIONICE

OPREMA

PRIJAVE

UPISI

EVALUACIJA

BLOK DIJAGRAM


WBS - KATEGORIJE ZA RAŠČLAMBU

Elementi ili dijelovi proizvoda

Kronologija ili slijed

Funkcionalne discipline

Organizacijske jedinice

Geografska područja

Konfiguracijske osobine

Isporuke

Svrha ili funkcija

Podsistemi proizvoda ili projekta

Ključne točke

Faze


WBS - PRIMJERSeagram MIS

Project

Project Definition

Analysis Design Construction Implementation SupportProject

Management

Training & User Acceptance

User Procedures &

Training

Program Generation &

Testing

DevelopmentSign-Off

Functional requirements

Processand package

evaluation

Analysis Check Point

Design &

IntegrationInstallation

Design Check Point

User Sign-Off

WBS Level 1

WBS Level 2


ORGANIZACIJA NA PROJEKTU

• Prikazuje strukturu uloga na projektu

• Odgovara WBS-u

• Prikazuje odgovornosti, dužnosti, područja autoriteta, relacije i nužne suradnje

• Prikazuje se organizacijskom kartom


IZRADA ORGANIZACIJSKE KARTE

Program izobrazbe, I. Magdic, PM

SADRŽAJJ.Lučić. S

MJESTAT.Ruzić, MM

PLAN LEKCIJA CENTRI

POLAZNICiJ.Knezovic, AI

SKRIPTA

UČIONICE

OREMA, Z. Jozić, SI

PRIJAVE

UPISI

Jednostavnim dodavanjem imena ili funkcija osoba uz grupe poslova, zadatke i zadaće

PM - projekt menadžerMM - marketing menadžerA – administratorS – supervizorSI – sistem inženjer



1. OPSEG

2. VRIJEME

3. TROŠKOVI

4. …


VRIJEME

• Planiranje vremena u projektu obuhvaća niz procesa koji omogućavaju da se projekt završi na vrijeme.


PLANIRANJE VREMENA - PROCESI

1. DEFINICIJA AKTIVNOSTI

2. SLIJED AKTIVNOSTI

3. PROCJENA TRAJANJA SVAKE AKTIVNOSTI

4. PROCJENA RESURSA

5. IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA


DEFINICIJA AKTIVNOSTI

• Postupak identificiranja određenih planiranih aktivnosti koje se trebaju provesti kako bi nastale različite projektne isporuke.

• TEHNIKA: dekompozicija (WBS)

• REZULTAT : LISTA AKTIVNOSTI






4. PROCJENA RESURSA



SLIJED AKTIVNOSTI

• Postupak identificiranja i dokumentiranja ovisnosti koje postoje između planiranih aktivnosti.

• BEZUVJETNIH OVISNOSTI (nameće ih priroda posla)• DISKRECIJSKIH OVISNOSTI (definiranih od tima)• OVISNOSTI O NE-PROJEKTNIM AKTIVNOSTIMA

• Prikazuje se DIJAGRAMOM MREŽE AKTIVNOSTI


DIJAGRAM MREŽE AKTIVNOSTI

Definicija: shematski prikaz slijeda projektnih aktivnosti i logičkih relacija (zavisnosti) među njima






4. PROCJENA RESURSA



PROCJENA TRAJANJA AKTIVNOSTI

• Nositelji-vlasnici aktivnosti/posla obavljaju procjenu

• Procjena se vrši temeljem dostupnih resursa, iskustva, saznanja iz prošlih i sličnih projekata i prepoznatih rizika…


METODE PROCJENE

Stručna procjena

Analogija

Kvantitativna procjena po jedinici posla

S rezervom (contingency)






4. PROCJENA RESURSA



PROCJENA RESURSA

• Proces procjene vrste i količine resursa potrebnih za izvođenje svake aktivnosti prikazane u projektnom kalendaru.






4. PROCJENA RESURSA



IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

• Temelji se na: organizacijskim procesnim postavkama, opsegu projekta, listi i atributima aktivnosti,mrežnom dijagramu,potrebnim resursima, kalendaru dostupnosti resursa,procjeni trajanja aktivnosti, planu projekta.


METODE IZRADE PROJEKTNOG KALENDARA

• ANALIZA MREŽNOG DIJAGRAMA

• METODA KLJUČNOG PUTA

• SAŽIMANJE KALENDARA

• ANALIZA ŠTO-AKO SCENARIJA

• USKLAĐIVANJE RESURSA


MREŽNI DIJAGRAM –KLJUČNI PUT

• eng. Network diagram - Critical path

http://syque.com/quality_tools/toolbook/Activity/how.htm


IZRADA PROJEKTNOG KALENDARA

Određivanje planiranih datuma za izvršenje planiranih aktivnosti i planiranih datumi za kalendarske kontrolne točke.

Potrebno je odlučiti o početku i završetku svake pojedine aktivnosti unutar projekta

Uspostavljaju se logični odnosi aktivnosti (finish-to-start, finish-to-finsh, start-to-start, start-to-finsh)


PRIKAZI PROJEKTNOG KALENDAR

Liste svih aktivnosti s planiranim datumima početka i završetka

Mrežni dijagram projekta s unesenim datumima

Gantt chart

Milestone charts


GANTT CHART - GANTOGRAM

A

B

C

vrijeme (dani, tjedni)

aktivnosti koje trebaprovesti

WBS

CBA

budućnostvrijeme

NEkoličina posla


GANTT CHART - GANTOGRAM

ID Task Name

1 New Product Development Template

2 Initial New Product Screening Stage

3 New product opportunity identified

4 Describe new product idea (1-page written disclosure)

5 Gather information required for go/no-go decision

6 Convene opportunity of screening committee (decision to pursue idea or not)

7 Decision point - go/no-go to preliminary investigation

8 Preliminary Investigation Stage

9 Assign resources to preliminary investigation

10 Develop preliminary investigation plan

11 Evaluate the market

12 Analyze the competition

13 Technical Feasibility Analysis

3.1

Product Engineering

Product Engineering

Product Engineering

13.1

Management

Product Engineering;Project Manager

Marketing

Marketing

S S M T W T F S S M T W T F S S M T26 Dec '99 2 Jan '00 9 Jan '00 16 Jan '00



1. OPSEG

2. VRIJEME

3. TROŠKOVI

4. …


TROŠKOVI

• Planiranje troškova u projektu osigurava završetak projekta unutar proračuna


PLANIRANJE TROŠKOVA - PROCESI

1. PROCJENA TROŠKOVA

2. PRORAČUN TROŠKOVA

• Omogućava kontrolu izvođenja s obzirom na proračun troškova


PROCJENA TROŠKOVA

• Procjena troškova temelji se na : WBS-u, popisu potrebnih resursa, cjeniku resursa, prijašnjih saznanja (historical information) i rizika.


TEHNIKE PROCJENE TROŠKOVA

• Analogija

• Procjena od niže prema višoj kategoriji u WBS-u

• Određivanje jedinične cijene


PRORAČUN TROŠKOVA

• Pridruživanje procijenjenih troškova pojedinim aktivnostima ili paketima poslova s ciljem stvaranja temeljnog plana prema kojem će se mjeriti realizacija projekta.


TEMELJNI PLAN TROŠKOVA – BUDGET

• Svaki projekt treba temeljni plan po kojem se mjeri napredak

• Temeljni plan nastaje kao rezultat proračuna troškova


TEMELJNI PLAN TROŠKOVA – BUDGET

• Omogućava voditelju i članovima tima procjenu uspješnosti

Temeljni plan može biti izražen u novcima ili nekim drugim elementima posla (ljudima, vremenu, jediničnim rezultatima)

• To je kontrolni alat


VRSTE PRORAČUNA

• Direktni proračun (Direct budgeting) (troškovni) Voditelji poslova procjenjuju utrošak ljudskog rada,

opreme, nabava, putovanja itd. i alociraju troškove

• Indirektni proračun (Indirect budgeting) (cjenovni) Voditelji poslova prema zadanom proračunu određuju

okvir poslova


PLANIRANJE

1. POKRETANJE

2. PLANIRANJE

3. IZVOĐENJE

4. KONTROLA

5. ZAVRŠETAK


PLANIRA SE:

1. OPSEG

2. VRIJEME

3. TROŠKOVI

4. LJUDSKI RESURSI


PLANIRA SE:

5. KVALITETA, upravljanje kvalitetom

6. KOMUNIKACIJA

7. UPRAVLJANJE RIZIKOM i reakcija na rizike

8. NABAVA, kupovina, ugovaranje


REZULTAT PLANIRANJA

• PLAN UPRAVLJANJA PROJEKTOM

• Sastoji se od niza pod planova, definicija, struktura i analiza i povezuje ih.

• Izrada plana upravljanja projektom završni je proces u grupi planiranje.


PLANIRANJE - karakteristike

• Interaktivan proces U njemu sudjeluju svi članovi tima i međusobno se

usklađuju, postižu konsenzus i zajedničko razumijevanje dogovorenih aktivnosti i procesa

• Iterativan proces Izvodi se na početku svakog projekta, a neki ili svi

procesi planiranja i na početku pod-faza

• Definiranje ključnih elemenata Tijekom planiranja definiraju se ključni elementi

(opseg, vrijeme, troškovi, resursi, kvaliteta, rizici…)



• Procjene Tijekom planiranja procjenjuju se vrijeme, trošak i

resursi na temelju iskustava, povijesnih informacija, a ponekad i na pretpostavkama

• Osigurava postupke za promjene plana Prilikom planiranja dogovaraju se postupci upravljanja

eventualnim promjenama nastalim tijekom izvođenja projekta



• Trajanje Za planiranje treba odvojiti 10% - 25% cjelokupnog

trajanja projekta (manje planiranja – upitni rezultati, previše planiranja – slaba učinkovitost)

• Dokumentiranje Tijekom planiranja potrebno je sve dogovoreno

dokumentirati kako bi se omogućilo nadziranje i kontrola provođenja planiranih aktivnosti, troškova i trajanja.



• Planiranje provode:

Svi članove tima

Ključni nositelji prava (interesne strane) – trebaju biti uključeni u planiranje što je ranije moguće

• Naručitelj i/ili sponzor• Ključni članovi projektnog tima• Rukovoditelji funkcionalnih cjelina, koji trebaju

osigurati resurse


Projektni zadatak

• U vašoj organizaciji radi 300 radnika na poslovima pomoći korisnicima putem telefona i elektroničke pošte, tzv. helpdesk služba. Radnici su raspoređeni u uredima u 9 gradova i rade u 3 smjene.

• Upravo je uvedena nova složena usluga namijenjena korisnicima uređaja koji proizvodi vaša organizacija. Radnici u helpdesk službama trebaju u potpunosti biti upoznati s novom uslugom i načinom njena korištenja kako bi korisnicima mogli pružiti pomoć brzo, točno i detaljno.

• Vaš tim treba organizirati obuku radnika kako bi nova usluga što

prije mogla biti obznanjena i korištena.


Projektni zadatak – upute

Podijelite se u grupe od 5 - 6 članova1. Definirati ciljeve projekta (SMART)

2. Izradite strukturnu raščlambu poslova (WBS)

3. Odredite trajanje provedbe za grupe aktivnosti i podaktivnosti - prva dva nivoa

4. Izradite organizacijsku kartu projekta

5. Izradite mrežni dijagram i odredite ključni put

6. Izradite kalendar projekta (rokove provedbe za grupe aktivnosti i podaktivnosti - prva dva nivoa)

7. Napraviti 10 minutnu prezentacijurezultata grupnog rada

up planiranje

Documents