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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“Diseño de un Manual de Funciones para el Departamento de
Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias
Administrativas”
AUTOR(ES): Merchán Morán Karen Solange
Nicola Auria Carlos Andrés
TUTOR: Ing. Martínez Coello Lorenzo, MAE
GUAYAQUIL, FEBRERO, 2018
I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Diseño de un Manual de Funciones para el Departamento de
Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales de la Facultad de Ciencias
Administrativas”
AUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
1. Merchán Morán Karen Solange
2. Nicola Auria Carlos Andrés
REVISOR(ES)/TUTOR(ES)
(apellidos/nombres):
Tutor: Ing. Martínez Coello Lorenzo, MAE
Revisor: Ing. López Bermeo Remberto, MAE
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil
UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas
MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:
GRADO OBTENIDO:
FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 102
ÁREAS TEMÁTICAS:
PALABRAS CLAVES/
KEYWORDS:
Estructuración, Cargos, Mejoramiento, Optimización, Manual de Funciones.
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente proyecto de investigación comprende un estudio
al Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias
Administrativas, para identificar los procesos que en él se desarrollan. En base al estudio realizado se
determinó como propuesta el diseño de un Manual de funciones para que haya un mejoramiento y
optimización de las funciones del personal que integran dicho departamento.
II
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Merchán Morán Karen
Nicola Auria Carlos
Teléfono:
096 761 6913
098 988 9105
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN:
Nombre:
Teléfono:
Secretaría de la Facultad: (04) 2848487 Ext. 123
E-mail:
X
III
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado ING. LORENZO MARTÍNEZ COELLO, tutor del trabajo de
titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por KAREN
SOLANGE MERCHÁN MORÁN con C.C. N° 0919632901 y CARLOS ANDRÉS NICOLA
AURIA con C.C N° 0940991839 con mi respectiva supervisión como requerimiento
parcial para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL.
Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES DE LA FACULTAD DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS” ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en
el programa antiplagio URKUND quedando el 5% de coincidencia.
https://secure.urkund.com/view/34615785-184839-
195459#BcExDoAgDAXQu3T+MW1poXgV42CIGgZZGI13972XnknrJgwRiEIKJCAV6tAMLdCAViRGEhgceQfNfo9+9X
aMdtLKCxvXsOSJw4p7tu8H
ING. LORENZO MARTINEZ COELLO, MAE
C.I 0903744753
ANEXO 6
IV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Guayaquil, 31 de enero del 2018
PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Ciudad. -
De mis consideraciones:
Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/PRÁCTICAS
PRE-PROFESIONALES DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS” del (los) estudiante (s)
KAREN SOLANGE MERCHÁN MORÁN Y CARLOS ANDRÉS NICOLA AURIA, indicando ha (n)
cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de
revisión final.
Atentamente,
ING. LORENZO MARTINEZ COELLO, MAE
C.I 0903744753
ANEXO 4
V
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS
Yo, KAREN SOLANGE MERCHÁN MORÁN con C.I. N° 0919632901 y CARLOS ANDRÉS
NICOLA AURIA con C.I. N° 0940991839, certifico que los contenidos desarrollados en este
trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del
CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el
uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad
de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente
_________________________________
KAREN SOLANGE MERCHÁN MORÁN
C.I. No. 0919632901
*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 -
Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros
educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores
técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado
de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos
patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no
exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
________________________________
CARLOS ANDRÉS NICOLA AURIA
C.I. No. 0940991839
VI
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
DEDICATORIAS
Dedico este trabajo en primer lugar a Dios, por permitirme llegar a este momento tan
importante de mi vida. A mis padres por su amor y apoyo incondicional para mi formación
como persona y profesional, por haberme guiado por el mejor camino con sus enseñanzas y
consejos y a mis hermanos quienes me han brindado su apoyo y confianza en el transcurso
de mi carrera.
Merchán Morán Karen Solange
Dedico este trabajo a Dios por dejarme llegar a este instante de mi vida y poder alcanzar un
peldaño más en mi vida, a mis padres por todo el amor y apoyo incondicional que me han
dado a lo largo de toda mi vida ya que con la guía y con cada uno de los consejos que me
supieron dar me fui formando tanto personal como profesionalmente, y así mismo a mis
hermanas y novia por darme el empuje y la confianza de poder seguir y culminar mi carrera.
Nicola Auria Carlos Andrés
VII
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
AGRADECIMIENTOS
Mi agradecimiento principalmente para mis padres, de quien he recibido su apoyo moral y
han estado pendientes a lo largo de mi formación profesional. A mi tutor de titulación que
con sus conocimientos y orientación nos permitió culminar este gran proyecto. Al
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales por su ayuda y colaboración en la
elaboración de la investigación. A mi compañero de titulación que con sus valiosas
aportaciones hizo posible esta titulación y por la amistad brindada.
Gracias a todos ellos.
Merchán Morán Karen Solange
Mi agradecimiento va dirigido en primer lugar a mi familia por todo el apoyo y preocupación
brindada a lo largo de mi preparación profesional, luego a todos los docentes que me
impartieron los conocimientos necesarios en el transcurso de mi carrera, también a mi tutor
de titulación por la ayuda, guía y dedicación ofrecida para poder culminar este proyecto. Al
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales por su ayuda y colaboración en la
elaboración de la investigación. También a mi compañera de proyecto de titulación por
todas y cada una de sus valiosas aportaciones se logró realizar este trabajo y por la amistad
brindada.
Gracias totales.
Nicola Auria Carlos Andrés
VIII
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Tabla de contenido FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN ..................................... I
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ................................................................. III
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS .......................................... V
DEDICATORIAS .................................................................................................................... VI
AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................... VII
Introducción ............................................................................................................................... 1
Capítulo I ................................................................................................................................... 2
1.1. Formulación y sistematización del problema .............................................................. 6
1.1.1. Formulación del problema ................................................................................... 6
1.1.2. Matriz FODA ....................................................................................................... 8
1.1.3. Sistematización del problema .............................................................................. 9
1.2. Objetivos de la investigación ...................................................................................... 9
1.2.1. Objetivo general ................................................................................................... 9
1.2.2. Objetivos específicos ......................................................................................... 10
1.3. Justificación de la investigación ................................................................................ 10
1.3.1. Teórica ............................................................................................................... 10
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
1.3.2. Metodológica ..................................................................................................... 10
1.3.3. Práctica ............................................................................................................... 10
1.4. Delimitación de la investigación ............................................................................... 11
1.4.1. Espacio ............................................................................................................... 11
1.4.2. Tiempo ............................................................................................................... 11
1.5. Hipótesis de la investigación ..................................................................................... 11
1.5.1. Hipótesis ............................................................................................................ 11
1.5.2. Variables ............................................................................................................ 11
1.6. Operacionalización de la hipótesis ............................................................................ 12
1.6.1. Operacionalización de las Variable Independiente ............................................ 12
1.6.2. Operacionalización de las Variable Dependiente .............................................. 12
Capítulo II ................................................................................................................................ 13
2.1. Antecedentes de la investigación .............................................................................. 13
2.2. Marco teórico ............................................................................................................ 14
2.2.1. Fundamentos de la administración ..................................................................... 14
2.2.2. Proceso Administrativo ...................................................................................... 15
2.3. Principios básicos de la administración ................................................................. 18
2.4. Universidades públicas .......................................................................................... 21
X
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2.5. Departamentos dentro de la Universidad de Guayaquil ........................................ 22
2.5.1. Manual de Funciones ......................................................................................... 22
2.6. Marco contextual ....................................................................................................... 26
2.7. Marco conceptual ...................................................................................................... 28
2.8. Marco legal ................................................................................................................ 29
2.8.1. Constitución de la Republica ............................................................................. 29
2.8.2. Ley Orgánica de Educación superior ................................................................. 29
2.8.3. Reglamento de Régimen Académico ................................................................. 30
2.8.4. Instructivo de Transición de Pasantías/Prácticas Pre -Profesionales y de
Servicio Comunitario ....................................................................................................... 31
Capítulo III ............................................................................................................................... 32
3.1. Marco metodológico ................................................................................................. 32
3.1.1. Métodos de nivel teórico .................................................................................... 32
3.1.2. Métodos de nivel empírico ................................................................................. 33
3.1.3. Métodos estadísticos matemáticos ..................................................................... 34
3.1.4. Tipo de investigación ......................................................................................... 35
3.1.5. Alcance de la investigación ............................................................................... 36
3.1.6. Población y muestra ........................................................................................... 37
XI
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
3.1.7. Recopilación y análisis de la información ......................................................... 40
3.1.8. Análisis de los resultados ................................................................................... 57
3.1.9. Conclusión del análisis de los resultados ........................................................... 58
Capítulo IV............................................................................................................................... 59
4.1. Justificación ............................................................................................................... 59
4.2. Contenido de la propuesta ......................................................................................... 60
4.3. Objetivos ................................................................................................................... 60
4.3.1. Objetivo general ................................................................................................. 60
4.3.2. Objetivos Específicos......................................................................................... 60
4.4. Desarrollo de la propuesta ......................................................................................... 61
1. Estructura jerárquica .............................................................................................. 62
2. Funciones ............................................................................................................... 63
Conclusiones ............................................................................................................................ 75
Recomendaciones .................................................................................................................... 76
Referencias ............................................................................................................................... 77
Anexos ..................................................................................................................................... 81
A - Entrevista al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas Pre - Profesionales ... 81
B. Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA.................................... 83
XII
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Índice de tablas
Tabla 1 Matriz FODA – Factores Internos ............................................................................... 8
Tabla 2 Matriz FODA – Factores Externos ............................................................................... 9
Tabla 3 Operacionalización de las Variable Independiente ..................................................... 12
Tabla 4 Operacionalización de las Variable Dependiente ....................................................... 12
Tabla 5 Contenido Manual de Funciones ................................................................................ 24
Tabla 6 Población colaboradores ............................................................................................. 37
Tabla 7 Población estudiantes .................................................................................................. 38
Tabla 8 Datos ........................................................................................................................... 39
Tabla 9 Estratificación de la muestra ....................................................................................... 39
Tabla 10 ¿Sabe usted si este Departamento cuenta con un organigrama? ............................... 40
Tabla 11 ¿Conoce la misión y visión de este Departamento? ................................................. 41
Tabla 12 ¿Este Departamento depende de algún otro Departamento? .................................... 42
Tabla 13 ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento? ........................................................ 43
Tabla 14 ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo? ............................................. 44
Tabla 15 ¿Ud. es contratado o con nombramiento? ................................................................. 45
Tabla 16 ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo? .................... 46
Tabla 17 ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo? ...... 47
Tabla 18 ¿En qué semestre se encuentra? ................................................................................ 49
Tabla 19 ¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales? ........................................ 50
XIII
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Tabla 20 ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa? .. 51
Tabla 21 ¿Se le asignó tutor académico oportunamente? ........................................................ 52
Tabla 22 ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico? .............................. 53
Tabla 23 Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la
memoria ¿Cuánto tiempo le tomó? .......................................................................................... 54
Tabla 24 ¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo
entregaron? ............................................................................................................................... 55
Tabla 25 Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre –
profesionales ............................................................................................................................ 56
Tabla 26 Autorizaciones .......................................................................................................... 74
XIV
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CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Índice de figuras
Figura 1Matriz Causa – Efecto Información obtenida por el método de observación directa al
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA. ....................................... 7
Figura 2 ¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama? ................................ 40
Figura 3 ¿Conoce la misión y visión de este departamento? ................................................... 41
Figura 4 ¿Este departamento depende de algún otro departamento? ....................................... 42
Figura 5 ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento? ........................................................ 43
Figura 6 ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo? ............................................. 44
Figura 7 ¿Ud. es contratado o con nombramiento? ................................................................. 45
Figura 8 ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo? .................... 46
Figura 9 ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo? Nota:
Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de
la FCA - diciembre del 2017 .................................................................................................... 47
Figura 10 ¿En qué semestre se encuentra? .............................................................................. 49
Figura 11 ¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales? ....................................... 50
Figura 12 ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa? . 51
Figura 13 ¿Se le asignó tutor académico oportunamente?....................................................... 52
Figura 14 ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico? ............................. 53
Figura 15 Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la
memoria ¿Cuánto tiempo le tomó? .......................................................................................... 54
XV
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
Figura 16 ¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo
entregaron? ............................................................................................................................... 55
Figura 17 Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre –
profesionales ............................................................................................................................ 56
Figura 18 Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales .......... 62
XVI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
“Diseño de un Manual de Funciones para el Departamento de
Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias
Administrativas”
Autor(es): Merchán Morán Karen Solange
Nicola Auria Carlos Andrés
Tutor: Ing. Lorenzo Martínez Coello, MAE
RESUMEN
El presente proyecto de investigación comprende un estudio al Departamento de
Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias Administrativas, para
identificar los procesos que en él se desarrollan. En base al estudio realizado se determinó
como propuesta el diseño de un Manual de funciones para que haya un mejoramiento y
optimización de las funciones del personal que integran dicho departamento.
Palabras Claves: Estructuración, Cargos, Mejoramiento, Optimización, Manual de
Funciones.
XVII
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL
"Design of a Manual of Functions for the Department of Internships / Pre -
Professional Practices of the Faculty of Administrative Sciences"
Authors: Merchán Morán Karen Solange
Nicola Auria Carlos Andrés
Advisor: Ing. Lorenzo Martínez Coello, MAE
ABSTRACT
The present research project includes a study to the Department of Internships / Pre -
Professional Practices of the Faculty of Administrative Sciences, to identify the processes
that are developed in it. Based on the study carried out, the Design of the Manual of functions
was determined as a proposal so that there is an improvement and optimization of the
functions of the personnel that make up this department.
Keywords: Structuring, Positions, Improvement, Optimization, Function Manual
1
Introducción
El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales de la Facultad de Ciencias
Administrativas es la unidad encargada de planificar y organizar las diferentes fases del
proceso de las Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales, siendo este un requisito previo para la
obtención del título profesional de los estudiantes.
Pese a que el departamento lleva varios años operando en sus actividades, no cuenta con
una estructura de los cargos y definición de las funciones para cada colaborador, haciendo
que algunas de las tareas que se realizan se dupliquen o en otros casos no se lleguen a realizar
en el tiempo estimado.
El presente proyecto de investigación está enfocado en el diseño de un Manual de
Funciones, el cual comprende la organización de los diferentes cargos que se integran en el
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales, aportando de esta manera al
mejoramiento en sus procesos diarios de una manera eficaz y eficiente.
El diseño del Manual de Funciones se lo realizó con el fin de aportar a la mejoría en el
desarrollo de las actividades de los miembros del departamento como reducir las cargas
laborales, agilitar el desarrollo de las tareas y delimitar las funciones a cada uno de los
colaboradores.
2
Capítulo I
Las diferentes Facultades y Escuelas que integran la Universidad de Guayaquil, cuentan
con el sistema de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales dentro de sus actividades
académicas como un requisito previo a la obtención del título profesional de los estudiantes,
tal como lo manifiesta la Ley Orgánica de Educación Superior que entró en vigencia el 2010
en que en el artículo 87 dispone:
Como requisito previo a la obtención del título los y las estudiantes deberán acreditar
servicios a la comunidad mediante prácticas o pasantías pre-profesionales
debidamente monitoreadas en los campos de su especialidad, de conformidad con los
lineamientos generales definidos por el Consejo de Educación Superior (Ley Orgánica
de Educación Superior [LOES], 2010, p. 17).
Según el Reglamento de Régimen Académico las Prácticas Pre - Profesionales “son
actividades de aprendizaje orientadas a la aplicación de conocimientos y al desarrollo de
destrezas y habilidades específicas que un estudiante debe adquirir para un adecuado
desempeño en su futura profesión” (Consejo de Educación Superior [CES], 2013, p. 33).
Las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales buscan crear ese nexo que necesita el
estudiante con la empresa, ya que uno de los principales problemas que tienen los estudiantes
es la inserción laboral pues no pueden aplicar de una manera adecuada los conocimientos que
han adquirido durante su formación universitaria, puesto que no cuentan con la experiencia
necesaria convirtiéndose en una barrera que muchas veces impide a los estudiantes el acceso
al primer empleo (Centurión y Salazar, 2011).
Por ello, la creación del sistema de pasantías es una buena iniciativa en donde los
estudiantes consiguen poner en práctica lo aprendido en un aula de clases y de esta manera
consiguen desarrollar sus destrezas y habilidades dentro del campo laboral.
3
“Las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales tienen una duración de 240 horas, las mismas
que son distribuidas en los semestres o años lectivos de acuerdo con la planificación
curricular de cada una de las carreras” (Instructivo de transición de pasantías y/o prácticas
pre-profesionales y de servicio comunitario, 2015) con un horario máximo de 6 horas diarias
durante 5 días semanales.
La Reforma de Ley de Pasantías en el sector empresarial en su artículo 7 determinó que,
durante el tiempo de pasantía del estudiante, se deberá acordar la cancelación de un
estipendio mensual no menor a un tercio del salario básico unificado y a este se lo afiliará a la
Seguridad Social (Ley Orgánica para la Promoción del Trabajo Juvenil, 2016, p. 3) El sector
publico tambien contrata pasantes bajo el progama Mi Primer Empleo, creado en el 2007, a
cargo del Ministerio de Trabajo.
En mayo del 2017 el Vicerrector de Formación Académica y Profesional de la
Universidad de Guayaquil dio a conocer un comunicado en donde se dispone que la
realización de las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales al interior de alguna dependencia de
la Universidad de Guayaquil quedan suspendidas a partir del Segundo Ciclo Lectivo 2017 –
2018 siendo obligatoria su ejecución en una institución pública o privada externa, según lo
determina el reglamento de Régimen Interno.
El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias
Administrativas [FCA] dio inicios a sus actividades de manera independiente en agosto del
2013, separándose del Departamento de Vinculación, con la finalidad de que exista una
unidad especializada de llevar el proceso de pasantías/prácticas pre – profesionales y de esta
manera cumplir con las disposiciones legales establecida por Ley Orgánica de Educación
Superior.
Este departamento es el encargado de planificar y organizar las diferentes fases del
proceso para la realización de las pasantías/prácticas pre – profesionales tales como: la
4
recepción de la respectiva documentación para dar inicio a las Pasantías/Prácticas Pre -
Profesionales, asignación del tutor, revisión de la memoria final, elaboración y entrega del
certificado de haber realizado las Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales, además establece
relaciones con empresas e instituciones que servirán de plazas para ejecución de dicha
actividad del estudiante.
Asimismo, el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales cuenta con
convenios de cooperación interinstitucional entre la Universidad y diferentes instituciones, en
donde los estudiantes pueden realizar las pasantías, capacitaciones o temas relacionados con
sus actividades académicas.
Actualmente el departamento cuenta con 5 colaboradores distribuidos de la siguiente
manera: 1 Gestor de prácticas, 1 secretaria, 3 coordinadores 1, los 3 coordinador 1 están
designados a la atención de los estudiantes por ventanilla y en ciertas ocasiones la secretaria
también realiza funciones correspondientes a las de un coordinador 1.
Además, se observó que el departamento no cuenta con un área de trabajo independiente
ya que en la actualidad comparte el espacio con el Departamento de Vinculación con la
Sociedad, teniendo dificultades para archivar y localizar los documentos entregados por los
estudiantes.
El departamento cuenta con un pronóstico de atención de 150 estudiantes por día; para
analizar cuánto tiempo están dedicando a la atención del estudiantado se realizó un cálculo
matemático el mismo que nos dio un resultado de 0.14 min/persona1, este no es un cálculo
exacto por cada estudiante, puesto que cada alumno se acerca a ventanilla por diferentes
motivos.
1 Calculo: 150 estudiantes / 3 coordinadores = 50 estudiantes por persona
7 horas laborables / 50 estudiantes = 0.14 min/persona
5
El departamento hace la entrega de la carta que va dirigida a la empresa en donde el
estudiante realizará sus pasantías/prácticas este documento es entregado en un lapso entre 1 a
2 semanas, también el certificado de culminación de pasantías/prácticas tiene un tiempo
máximo de entrega de 1 mes. Asimismo, la investigación de campo permitió percatarnos que
la falta de personal hace que exista un retraso o demora en algunas fases del proceso y esto
ocasiona que los estudiantes sientan inconformidad con la manera de cómo se está llevando
su proceso de pasantías/prácticas pre – profesionales.
La mayoría de los tutores asignados a los estudiantes no pueden hacer las respectivas
visitas o seguimiento por factores como: falta de una asignación de recursos económicos
correspondientes para que se movilicen a las empresas donde se encuentren sus tutoriados o
se encuentran realizando otras actividades dentro de la Facultad debido a que además de
impartir clases también realizan trabajo administrativo.
Por otra parte, se observó que no existe una debida estructuración de los cargos y no están
definidas las funciones para cada colaborador del departamento en un manual, ya que las
tareas que realizan son asignadas por parte del jefe inmediato; este inconveniente hace
necesario considerar que el diseño de un Manual de Funciones ayudaría a la solución de
dicho problema, por lo que al no existir un manual que indique las actividades o funciones
que realice cada colaborador no se tiene un control adecuado del desempeño de los mismos.
6
1.1.Formulación y sistematización del problema
1.1.1. Formulación del problema
¿Qué está causando las ineficiencias del Departamento de Pasantías/Practicas Pre-
Profesionales?
El definir el problema es de suma importancia ya que nos permite plantear una
investigación enfocada a la resolución del mismo, por lo que se considera el desarrollo de la
matriz causa – efecto.
1.1.1.1.Matriz causa y efecto
Para determinar de manera clara los problemas que presenta el departamento, utilizaremos
el diagrama de causa y efecto que “es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite
apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que
pueden estar contribuyendo para que estos ocurran” (Ing. Rosero, 2015, p. 16).
Este diagrama fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio, también
es denominado Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por la semejanza que tiene
con el esqueleto de un pescado. El Profesor Kaoru Ishikawa lo utilizó para sintetizar las
opiniones de los ingenieros de una fábrica, cuando discutían algunos problemas de calidad
(Balanzategui, 2011, p. 23).
7
Como se puede identificar en la Matriz Causa – Efecto presentada anteriormente, son
varios problemas por los que atraviesa el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre -
Profesionales de la FCA.
No existe un manual de funciones, lo que ocasiona inconvenientes al no estar designado
un responsable para cada proceso, no hay una distribución de las funciones determinadas para
cada cargo, únicamente cada colaborador realiza las actividades que son ordenadas por su
jefe inmediato.
El espacio físico en el que se desarrollan las actividades es reducido y esto genera la
aglomeración de documentos y dificultad en la localización de los mismos, ya que se lo
realiza de forma manual y no cuenta con un sistema automatizado.
EFECTOS
CAUSAS
Dificultad en la
localización de
documentos.
Aglomeración de
documentación.
No existe
espacio físico
suficiente.
Demora en el
proceso de
pasantías.
Falta de
capacitación.
No hay funciones
detalladas para
cada cargo.
No hay una guía para
nuevas
contrataciones.
No cuenta con un
manual de funciones
INEFICIENCIA DEL
DEPARTAMENTO
No se realiza
evaluaciones
al personal.
Figura 1Matriz Causa – Efecto
Información obtenida por el método de observación directa al Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA.
8
1.1.2. Matriz FODA
Para cualquier organización es de gran importancia contar con un sistema que ayude a
evaluar la situación de la empresa, es por ello que hemos recurrido a la matriz FODA, la cual
nos permite analizar cualquier inconveniente por el que estuviera atravesando el
departamento en estudio. A continuación, se muestra el análisis de la matriz en donde se
identifican los factores internos como las fortalezas, debilidades y los factores externos como
las oportunidades, amenazas del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.
Factores internos
Tabla 1
Matriz FODA – Factores Internos
Fortalezas Debilidades
Concienciación de los colaboradores sobre los
problemas que tiene el departamento.
Convenios con Instituciones y Universidades.
Buen ambiente laboral.
Carencia de personal.
Falta de capacitación.
No cuenta con espacio
Información obtenida del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA.
9
Factores externos
Tabla 2
Matriz FODA – Factores Externos
Oportunidades Amenazas
Número de empresas que demanden
pasantes.
Interés de los estudiantes en apoyar al
departamento en la elaboración de un
manual de funciones.
Las empresas acepten tener convenios de
pasantías con la Universidad de Guayaquil.
Que en la Universidad Guayaquil se
dé un recorte de personal.
Las empresas no acepten a los
pasantes.
Empresas no colaboren con
pasantías de calidad.
Información obtenida del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA.
1.1.3. Sistematización del problema
¿Cuáles son las funciones definidas del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-
profesionales?
¿Cuáles son las tareas que desempeñan cada colaborador en el departamento?
¿Cómo se afectan los procesos por la falta de un manual de funciones?
¿Cómo afecta la ausencia del manual de funciones al desempeño de los colaboradores?
1.2.Objetivos de la investigación
1.2.1. Objetivo general
Establecer las causas o incidencias de las deficiencias en el desempeño del Departamento
de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales de la Facultad de Ciencias Administrativas.
10
1.2.2. Objetivos específicos
Identificar las funciones del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.
Identificar las causas o incidencias de la ineficiencia en el desarrollo de las funciones por
parte de los colaboradores.
Diseñar un manual de funciones.
1.3.Justificación de la investigación
1.3.1. Teórica
Mediante esta investigación se busca aplicar la teoría y conceptos básicos de la
administración acerca del manual de funciones, ya que como se indicó anteriormente no
existe un estudio previo que comprenda la elaboración de un manual de funciones en el
departamento. De esta manera se podrá encontrar la explicación al problema principal del
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales que afecta de una u otra manera al
desempeño del personal.
1.3.2. Metodológica
Para lograr el cumplimento de los objetivos de este proyecto de investigación, se acudió
al empleo de diferentes métodos para obtención de información, tales como el método
analítico y el inductivo -deductivo para la comprensión de los hechos. Además, se utilizó
otras técnicas de investigación como instrumentos para la obtención de información de una
manera más eficiente., realizándolo por medio de las entrevistas, encuestas y la observación
directa.
1.3.3. Práctica
De acuerdo con los objetivos de la investigación, su resultado permite encontrar
soluciones concretas al problema presentado que incide en los procesos que realiza el
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales (Hernandez, 2014). El manual de
11
funciones será una herramienta útil para el departamento, ya que permitirá definir las
funciones, tareas y/o actividades del personal, de tal manera que los colaboradores puedan
cumplir con las tareas designadas con eficiencia y eficacia.
1.4.Delimitación de la investigación
1.4.1. Espacio
El estudio en mención se llevó a cabo en el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre –
Profesionales de la Facultas de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
1.4.2. Tiempo
Esta investigación se la llevó a cabo en el segundo ciclo lectivo 2017-2018.
1.5.Hipótesis de la investigación
1.5.1. Hipótesis
La falta de un manual de funciones está causando las ineficiencias del personal en el
Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.
1.5.2. Variables
1.5.2.1.Variable Independiente
Falta de un manual de funciones.
1.5.2.2.Variable Dependiente
Ineficiencia en las funciones del personal del departamento.
12
1.6.Operacionalización de la hipótesis
1.6.1. Operacionalización de las Variable Independiente
Falta de un manual de funciones
Tabla 3
Operacionalización de las Variable Independiente
Conceptualización Dimensión Indicadores Instrumentos
Instrumento o
herramienta de trabajo
que contiene un conjunto
de tareas que desarrolla
cada colaborador en sus
actividades cotidianas.
Organización del
departamento.
Supervisión de
funciones.
Actualización y
desarrollo del
personal.
Manejo de
recursos.
Nivel de
desempeño.
Cumplimiento de
metas.
Encuestas
1.6.2. Operacionalización de las Variable Dependiente
Ineficiencia en las funciones del personal del departamento
Tabla 4
Operacionalización de las Variable Dependiente
Conceptualizació
n
Dimensión Indicadores Instrumentos
“Falta de
capacidad para
realizar una tarea
o función de
manera adecuada”
Estrategias
Coordinación
Mejor
desempeño de
los
colaboradores.
Desarrollo de
tareas de manera
eficaz.
Encuestas
13
Capítulo II
2.1.Antecedentes de la investigación
Se ha analizado e investigado manuales de funciones presentados por universidades que
han elaborado e implementado dicha herramienta, de las cuales se ha elegido tres importantes
universidades del país, las mismas que se detallan a continuación:
La Universidad Politécnica Estatal de Carchi en su proceso de institucionalización
emprendió una serie de proyectos entre esos la elaboración del manual de funciones de las
dependencias administrativas y académico – administrativas de esta universidad basándose en
las competencias definida por la UPEC.
El manual de funciones de esta universidad considera los puestos y funciones sobre la
base de la estructura organizacional reflejada en el organigrama estructural de la Universidad.
Además, determina los perfiles de cumplimiento de conocimientos, experiencia y
competencias de los puestos para garantizar los procesos se realicen correctamente y
comprometer el mejoramiento continuo del trabajo del personal en función del conocimiento
de sus funciones y responsabilidades (Universidad Politecnica Estatal de Carchi [UPEC],
2011).
La otra Institucion de educacion superior que se tomó en consideracion es la universidad
San Francisco de Quito en donde el objetivo de su manual de funciones es presentar la
estructura organizacional de la Universidad de acuerdo con los lineamientos y estrategias
organizacionales de la Institución, garantizando de esta manera la satisfacción de la
comunidad universitaria a través de una organización moderna, flexible y eficiente.
14
La estructura de la USFQ es plana y con pocos niveles jerárquicos, facilitando el
dinamismo y la polifuncionalidad de las personas con el fin de alcanzar un crecimiento
profesional del personal (Universidad San Francisco de Quito [USFQ], 2015).
La Universidad Nacional de Chimborazo utiliza el manual de funciones como un
instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal;
delimitando a su vez las responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación
la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Mediante el manual de funciones, la administración promueve la actualización en sus
unidades administrativas y desarrollo de estrategias que faciliten el avance hacia una
universidad del futuro, mediante mecanismos que orienten la acción administrativa
institucional hacia la innovación y la calidad (Universidad Nacional de Chimborazo
[UNACH], 2013).
Por último, se realizó la respectiva investigación en la Universidad de Guayaquil y no se
encontró documento alguno de la existencia de un manual de funciones, lo que se halló fue
un Documento Orgánico Funcional que describe algunas funciones de los colaboradores que forman
parte de la Facultad de Psicología, Letras y Ciencias de la Educación.
2.2.Marco teórico
2.2.1. Fundamentos de la administración
La administración ha ido cambiando al pasar del tiempo y lo ha hecho junto a la evolución
del hombre, pues desde sus inicios tuvo la necesidad y la capacidad de pensar, organizar,
decidir y ejecutar algún plan con el fin de satisfacer sus necesidades.
Desde la prehistoria, los primeros habitantes del planeta tuvieron la necesidad de
organizarse para cumplir los objetivos como la caza, pesca, etc. al pasar el tiempo la
población fue creciendo y ya no eran grupos pequeños, si no grandes masas, por lo que hubo
15
la necesidad de buscar nuevas estrategias en la ejecución de sus actividades diarias, esto
aportó al desarrollo de la administración.
Las primeras aportaciones fueron de la civilización sumeria, con registros de sus
operaciones comerciales, primeros dirigentes y funcionarios administrativos profesionales.
Egipto con la construcción de grandes pirámides en donde existieron evidencias de
planeación, organización, control sofisticados (Amaru, 2009).
Conforme fue evolucionando la sociedad la administración fue tomando fuerza y se
comenzó a escribir sobre ella para poder desarrollarse de una manera eficaz y eficiente. En
1910 Henry Ford implantó la jornada laboral de 8 horas y duplico el salario en su planta
dedicada al montaje de autos y en 1916 Fayol publica administración industrial y general
En las décadas de 1960 y 1970, a escala global se comenzó con el uso de computadoras
para tratar problemas administrativos (administración de personal, contabilidad y control de
suministros). Entre las décadas de 1980 y 1990 se aceleró el uso de la tecnología para el
procesamiento de información y las comunicaciones lo que posibilita la fragmentación de las
operaciones de las empresas (Amaru, 2009).
En una época llena de cambios como la que atravesamos hoy en día, la administración se
ha ido convirtiendo en una de las áreas más importantes de la actividad humana. Vivimos en
un mundo donde prevalecen las organizaciones y donde el esfuerzo cooperativo entre los
miembros de las distintas empresas es la base fundamental para alcanzar el éxito o las metas
que se han fijado.
2.2.2. Proceso Administrativo
De acuerdo con Fayol, la administración es una actividad común a todo lo que
emprende el ser humano (familia, negocios, gobierno) y siempre exige algún grado de
16
planeación, organización, dirección, coordinación y control por lo que definió cada uno
de la siguiente manera (Amaru, 2009, p. 78-79).
2.2.2.1.Planeación
“El proceso de planeación es una herramienta para administrar las relaciones con el futuro.
Es una aplicación específica del proceso de decisión, estas decisiones buscan influir en el
futuro o que se pondrán en práctica en él, son decisiones de planeación” (Amaru, 2009, p. 50-
51).
Proceso de planeación
Este comprende tres etapas, cada una de ellas es un proceso de decisión que involucra el
análisis, la evaluación de opciones y la elección de un curso de acción (Amaru, 2009, p. 50-
51).
1. Adquisición de los datos de entrada. “Los datos de entrada son información sobre el
presente, pasado o futuro del ambiente externo y de los sistemas internos de la
organización. Muestran necesidades, amenazas, oportunidades o una situación con la
que debe lidiar el administrador” (Amaru, 2009, p. 51).
2. Procesamiento de los datos de entrada. “Procesar los datos de entrada significa
transformar la información para producir nueva información y decisiones. Es el
núcleo del proceso de planeación” (Amaru, 2009, p. 51).
3. Preparación de un plan. “Un plan es una guía para la acción en el futuro; establece a
qué situación debe llegarse, lo que tiene que hacerse para arribar a ella y los recursos
que se van a aplicar en ese esfuerzo” (Amaru, 2009, p. 51).
17
2.2.2.2.Organización
“Para llevar a cabo los planes es necesario organizar los recursos. Organizar es el proceso
de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura que facilite la realización de los
planes” (Amaru, 2009, p. 52-53).
Principales etapas o decisiones del proceso de organización
1. División del trabajo. – “La división del trabajo es el proceso por el que una tarea o
función se divide en partes para que esta se le atribuya a una persona o grupo de
personas” (Amaru, 2009, p. 53).
2. Definición de responsabilidades. – “Una vez identificadas las unidades de trabajo
suelen definirse las responsabilidades, que son las obligaciones o deberes de las
personas para realizar las tareas o actividades” (Amaru, 2009, p. 53).
3. Definición de los niveles de autoridad. - Después de dividir el trabajo es necesario
destinar la autoridad a una persona o unidad de trabajo. La autoridad es el derecho
legal que se le otorga a un individuo como jefe o gerente el cual tiene que dirigir y
controlar el comportamiento de los integrantes de su equipo (Amaru, 2009, p. 53).
4. Departamentalización. – “Es la división de las tareas entre los departamentos; es
decir, que cada departamento se le puede asignar la tarea de atender a un tipo
específico de cliente, producir un tipo preciso de producto o cuidar determinada área
geográfica” (Amaru, 2009, p. 53).
2.2.2.3.Dirección
El proceso de dirección consiste en realizar las actividades planeadas, que implican un
gasto de energía física e intelectual. La naturaleza de las actividades varía mucho de un
caso a otro, de acuerdo con el tipo de organización, los objetivos, lo establecido en los
18
planes, la competencia de las personas, la disponibilidad de recursos y otros factores
(Amaru, 2009, p. 56-57).
Actividades importantes
1. Organización del equipo de trabajo
2. Motivar a realizar su mejor esfuerzo
3. Tener una buena comunicación
4. Recompensar al personal ya sea con reconocimientos o con una remuneración.
2.2.2.4.Control
“El proceso de control está vinculado a la realización de objetivos, lo que implica disponer
de información sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a lograrlos” (Amaru, 2009, p.
58).
Proceso de control
1. Informa cuales objetivos deben de alcanzarse
2. Informa al sistema sobre su desempeño en comparación con los objetivos.
3. Informa al sistema lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.
2.3.Principios básicos de la administración
Frederick Taylor en sus investigaciones se basó en un enfoque sintético, global y universal
de las empresas. En una de sus investigaciones creó los 14 principios de la administración
para lograr eficiencia, disciplina y una correcta delimitación de las funciones.
1. La división del trabajo. – “Tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo
esfuerzo. La división del trabajo permite reducir el número de objetos sobre los cuales
19
deben aplicarse la atención y el esfuerzo. Se reconoce que es el mejor medio para obtener
el máximo provecho de los individuos y las colectividades” (Taylor, 1987, p. 24).
2. Autoridad – Responsabilidad. – “Consiste en el derecho de mandar y en el poder de
hacerse obedecer. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una
sanción, recompensa o penalidad que acompaña al ejercicio del poder” (Taylor, 1987, p.
25).
3. Disciplina. – “Consiste esencialmente en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la
presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones
establecidas entre las empresas y sus agentes” (Taylor, 1987, p. 26).
4. Unidad de mando. – Para la ejecución de un acto cualquiera un agente solo debe
recibir órdenes de un jefe. Esa es la regla de “unidad de mando”, que es de una necesidad
general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es por lo menos
igual a cualquier otro principio (Taylor, 1987, p. 27-28).
5. Unidad de dirección. – Este principio puede expresarse así: un solo jefe y un solo
programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin. Es esta la condición
necesaria de la unidad de acción, de la coordinación de fuerzas y de la convergencia de
esfuerzos (Taylor, 1987, p. 29).
6. Subordinación del interés particular al interés general. – Este principio nos recuerda
que en una empresa el interés de un agente, o de un grupo de agentes, no debe prevalecer
contra el interés de la empresa; que el interés de la familia deber privar ante el de uno de
sus miembros y que el interés del Estado debe preceder al de un ciudadano o de un grupo
de ciudadanos (Taylor, 1987, p. 29 - 30).
7. Remuneración del personal. – “Constituye el precio del servicio prestado. Debe ser
equitativa y, en todo lo que sea posible, dar satisfacción a la vez al personal y a la
empresa, al empleador y al empleado” (Taylor, 1987, p. 30).
20
8. Centralización. - No es un sistema de administración bueno o malo en sí, pudiendo ser
adoptado o abandonado según la voluntad de los dirigentes o de la influencia de las
circunstancias. La cuestión de la centralización es que se trata únicamente de hallar el
límite favorable de la empresa (Taylor, 1987, p. 37).
9. Jerarquía. - Está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior
hasta los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por los
cargos de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le
son dirigidas. Pero no es siempre el camino más rápido, ya que a veces en empresas muy
grandes es largo y se necesita la ejecución de un plan de manera inmediata (Taylor, 1987,
p. 38).
10. Orden. – “Es conocida la fórmula del orden material: Un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar. La fórmula del orden social es igual: Un lugar para cada persona y
cada persona en su lugar” (Taylor, 1987, p. 40).
11. Equidad. - Anhelo de equidad y de igualdad son aspiraciones que se deben de tener en
cuenta en el trato con el personal. Para dar a estas aspiraciones la mayor satisfacción
posible, sin descuidar ningún principio ni perder de vista el interés general, el jefe de la
empresa debe de poner en juego a menudo sus más altas facultades. Su mayor
preocupación debe ser la de hacer penetrar sentimiento de equidad en todos los niveles de
la escala jerárquica (Taylor, 1987, p. 42).
12. Estabilidad del personal. – “Un agente necesita tiempo para iniciarse en una función
nueva y llegar a desempeñarla bien, admitiendo que esté dotado de las aptitudes
necesarias. El principio de la estabilidad es, pues, como todos los otros, una cuestión de
medida” (Taylor, 1987, p. 42 - 43).
21
13. Iniciativa. – “Una de las más vivas satisfacciones que puede experimentar el hombre
inteligente es concebir un plan y asegurar su buen éxito; es también uno de los más
poderosos estimulantes de la actividad humana” (Taylor, 1987, p. 43).
14. La unión del personal. – “La armonía y la unión del personal de una empresa
constituyen una gran fuerza para ella” (Taylor, 1987, p. 44), ya que de esa forma se
sentirán más identificados con los objetivos de la empresa.
2.4.Universidades públicas
Una Universidad pública es una institución cuya financiación está a cargo principalmente
de un gobierno ya sea este nacional o de alguna entidad sub-nacional, a diferencia de las
universidades privadas.
El sistema educativo público tiene diversas ventajas. Es gratuito, dando la posibilidad al
alumno de aprender una carrera sin ningún tipo de gasto institucional incluida las
instituciones de Educación Superior en donde el Estado garantiza su gratuidad hasta el tercer
nivel.
El Art. 355 de la Constitución de la República del Ecuador señala que:
El Estado reconocerá a las universidades y escuelas politécnicas de autonomía
académica, administrativa, financiera y orgánica, acorde con los objetivos del
régimen de desarrollo y los principios establecidos en la Constitución (Constitución
de la Republica, 2008, p. 163).
En concordancia al artículo mencionado anteriormente se encuentra la Universidad de
Guayaquil siendo una entidad autónoma de derecho público sin fines de lucro; ubicada en la
ciudad de Guayaquil, esta entidad académica superior es una de las más grandes del país y
también una de las más antiguas de la ciudad.
22
La Universidad se inició en 1867 impulsada por los habitantes de la ciudad de Guayaquil
por tener un sitio propio donde formarse de manera profesional. La primera facultad en
instalarse fue la de Jurisprudencia.
Actualmente la Universidad de Guayaquil cuenta con 18 facultades que ofertan 31 carreras
de pregrado, 7 a nivel tecnológico con diferentes especializaciones y 8 carreras cortas. Entre sus
Facultades con mayor afluencia de alumnado se encuentra la Facultad de Ciencias
Administrativas iniciando su actividad en el año 1972 con la escuela de Ingeniería Comercial, en
la actualidad está compuesta por 7 carreras presenciales 2 de educación a distancia.
2.5.Departamentos dentro de la Universidad de Guayaquil
El Estatuto de la Universidad de Guayaquil establece que los departamentos forman parte
de las unidades académicas de la Universidad. El artículo 107 del estatuto mencionado define
a los departamentos como “unidades académicas orientadas a optimizar la formación
académica y profesional integral, transversalizando e integrando saberes relacionados con las
ciencias básicas, tecnologías de información (…) Los departamentos estarán bajo la
dependencia del Vicerrectorado de Formación Académica y Profesional” (Estatuto de la
Universidad de Guayaquil, 2016, p. 46).
2.5.1. Manual de Funciones
El talento humano de cualquier organización juega un papel muy importante, puesto que
es el responsable directo de que exista un buen funcionamiento en la misma. No obstante, en
muchas ocasiones se cometen errores en la distribución de las funciones, actividades o
responsabilidades que son asignadas a los colaboradores, esto puede generar las duplicidades
en sus actividades cotidianas o hasta llegar a omitirlas en algunos casos.
23
Ahora bien, un manual de funciones es “un documento que puntualiza de manera clara
requerimientos y especificaciones necesarias para el desempeño de un cargo, precisando la
acción recíproca que se puede dar con otros procesos, tanto en el ejercicio de
responsabilidades como de funciones” (Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA], 2014, p.
6). (Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA], 2014)
En la actualidad el manual de funciones cobra una enorme relevancia dentro de las
gestiones de una organización sin importar el ámbito en el que se desempeñe, se ha
convertido en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en
sus diferentes niveles jerárquicos.
Hoy en día es más necesario tener este tipo de documentos dentro de la organización,
puesto que las certificaciones de calidad como ISO (Organización Internacional de
Normalización), OHSAS (Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional), etc.,
requieren de esta herramienta para poder otorgar esta clase de certificados, a su vez los
manuales ayudan a minimizar conflictos de áreas, delimita responsabilidades, se mantiene el
orden, etc.
Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y
experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un
tema. Dentro del ámbito de los negocios, cada vez se descubre más la necesidad e
importancia de tener y usar manuales, ya que permiten a una organización formalizar sus
sistemas de trabajo, consolidar su inventario tecnológico aplicado, asegurando liderazgo y
posición competitiva (SENA, 2014).
El manual de funciones nos permite documentar los distintos puestos de trabajo,
establecer o completar de ser el caso un organigrama jerárquico – funcional, también nos
permite realizar evaluaciones y valoraciones de puestos de acuerdo a las actividades que
24
realiza cada colaborador, además nos permite identificar las duplicidades en las actividades,
funciones tareas y responsabilidades.
Hay que tomar en cuenta que este tipo de documentos deben de estar en constante
modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, ya que así permitirá una
mejor selección y desempeño del personal.
Para poder analizar las diferentes funciones que existen dentro de un departamento se debe
tener en cuenta las siguientes preguntas: ¿Qué hace el trabajador?, ¿Qué debe saber?, ¿Qué
debe saber hacer?, ¿Cómo debe ser y actuar? Un manual de funciones está constituido por:
Tabla 5
Contenido Manual de Funciones
Contenido Descripción
Nombre del puesto o cargo
Es el título que la empresa le da al puesto. La
persona que lo ocupe derivará de él su
gentilicio.
Misión Es la justificación del puesto, la razón por la
que existe. Resume el objetivo fundamental
del puesto.
Funciones Describe las responsabilidades que la
persona deberá cumplir en su puesto. Se
anunciará en infinitivo.
Frecuencia
Es el número de veces que realiza una
actividad en un tiempo determinado, ya sea
Diaria, Semanal, Mensual o Anual.
Tareas Señala las actividades concretas que se
realizaran, correspondientes a cada función.
25
Líneas de autoridad Es la relación de dependencia del puesto.
Cuál es el puesto inmediato superior (jefe) y
que puestos le reportan (subalternos).
Información obtenida de (Montalván, 1999, p. 26).
2.5.1.1.Objetivos del Manual de Funciones
El principal objetivo del manual de funciones es mantener informado al personal sobre sus
funciones, estructura organizacional y los alcances que desea obtener. Los manuales se
diseñan con la finalidad de cumplir una función específica, esto hace que cumplan otros
objetivos como los siguientes:
“Informar y capacitar al personal en los objetivos, sus logros y cómo alcanzarlos; las
funciones correspondientes al puesto de trabajo, su ejercicio y mejoramiento; las
relaciones de interdependencia laboral con otros puestos de trabajo y de integralidad
personal” (SENA, 2014, p. 8).
“Delimitar funciones, desempeños y conexiones internas a cada unidad
administrativa, precisando las responsabilidades a sumir, la eliminación de
posibilidades de repetición de tareas o procedimientos; el control de omisiones por
descuido, inadvertencias u otras situaciones” (SENA, 2014, p. 9).
“Orientar con sentido de acción comprometida la ejecución correcta de las labores
asignadas al personal, propiciando la estandarización con sentido de calidad y
mejoramiento laboral” (SENA, 2014, p. 9).
“Facilitar la orientación e incorporación de funciones y procesos al personal recién
vinculado, adiestrándolo de manera proactiva y con sentido de servicio, posibilitando
su integración con el proceso y compañeros” (SENA, 2014, p.9).
26
“Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas
administrativas” (SENA, 2014, p,9).
2.5.1.2.El manual como herramienta de comunicación
Desde lo administrativo, resulta clave para el procesamiento de toda información a partir
de la expresión escrita, ya que, a partir de palabras como: objetivos, planes, políticas,
procedimientos, estructuras, delegación, funciones, etc., se hace posible establecer complejas
normas de coordinación (SENA, 2014, pág. 13)
La comunicación escrita puede transmitir decisiones (de nivel alto, medio y bajo),
ordenamientos concretos sobre procedimientos o guías, o bien, las políticas vigentes en el
organismo. La comunicación administrativa escrita y plasmada a través de manuales a
manera de guías, instructivos, reglamentos, etc., conforman un documento oficial que puede
considerarse parte del control interno (SENA, 2014, p. 13).
Su estructuración depende de la magnitud de la organización, de su dinámica o de su
crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal, permitiéndole determinar por
sí mismo lo que se espera de él, además, cuándo y cómo lograrlo (SENA, 2014, p. 13).
2.6.Marco contextual
La ciudad de Guayaquil es una de las ciudades más grandes y pobladas del Ecuador, la
urbe porteña es un lugar que tiene un desarrollo laboral bastante acelerado por lo que
actualmente muchas de las empresas que hay en la ciudad necesitan personas que estén o
tengan estudios de nivel superior.
De acuerdo al CEAACES (Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la
Calidad de la Educación Superior) organismo que determina cuales son las universidades
acreditadas, el mismo que estipula que en esta ciudad hay tres universidades públicas y 9
27
universidades privadas las mismas que tienen una gran afluencia de estudiantes que se
preparan académicamente día tras día siendo la Universidad de Guayaquil la que más
estudiantes acapara.
Dentro de la Universidad de Guayaquil se encuentran Facultades de distintas
especialidades, una de ellas es la Facultad de Ciencias Administrativas la cual es una de la
que más estudiantes posee; estos mismos estudiantes para poder llegar a titularse deben de
pasar por un largo proceso de preparación académico, además de cumplir con otros requisitos
como vinculación con la sociedad y la respectiva pasantía/prácticas pre-profesionales.
Dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas hay diferentes carreras las cuales los
estudiantes puedan escoger y prepararse a nivel superior, además existen distintos
departamentos que manejan diferentes procesos de la Facultad, por lo tanto, el departamento
que nos enfocamos para realizar dicha investigación es el Departamento de
Pasantías/Prácticas Pre-profesionales.
El Departamento de Pasantías/Practicas Pre-profesionales es la unidad encargada de
gestionar todo trámite que tenga relación a las pasantías, su misión departamental es:
Brindar diversos escenarios de empresas públicas, privadas o comunitarias, como un
espacio de aprendizaje que tiene como misión la formación de actores culturales que
respondan profesionalmente, y que sean capaces de generar cambios a las
problemáticas de la sociedad apoyándose en lo teórico y en lo práctico mediante
acciones académicas aportando soluciones para el desarrollo del país (Departamento
de Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017).
28
2.7.Marco conceptual
Cargo laboral. – “Conjunto de funciones y tareas desarrolladas por un trabajador
que manifiestan una integridad en correspondencia con los objetivos de la
organización” (Paredes, 2010).
Convenio. – “Es todo acto celebrado entre la Universidad de Guayaquil y otras
personas jurídicas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras cuya
finalidad sea aprovechar mutuamente sus recursos o fortalezas” (Departamento de
Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017, p. 18).
Convenio Marco. – “También conocidos como convenios generales, son
instrumentos de cooperación entre dos o más instituciones públicas o privadas, sin
implicaciones financieras directas que permitan la cooperación promoviendo el
desarrollo de investigaciones u otras actividades” (Departamento de
Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017, p. 19).
Convenios Específicos. - Son aquellos que permiten la funcionalidad del convenio
marco, porque promueve la cooperación en áreas de interés común, y tiene la función
de implementar y efectuar las modalidades de cooperación mencionadas
anteriormente, definiendo así las actividades y el plan de trabajo a ser ejecutadas
(Departamento de Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017, p. 19).
Manual de Funciones. – “Es un documento que puntualiza de manera clara
requerimientos y especificaciones necesarios para el desempeño de un cargo,
precisando la acción recíproca que se puede dar con otros procesos, tanto en el
ejercicio de responsabilidades como de funciones” (SENA, 2014).
Pasantías. – Se entiende como pasantía a la actividad complementaria que en virtud
de un convenio o contrato realizan los estudiantes de Educación Superior, para poner
en práctica sus conocimientos académicos y adquirir experiencia en el campo laboral
29
vinculado a su carrera estudiantil (Ley General de Pasantías y Prácticas Pre
Profesionales, 2013, p. 8).
Prácticas pre-profesionales. · “Son actividades de aprendizaje orientadas a la
aplicación de conocimientos y al desarrollo de destrezas y habilidades específicas
que un estudiante debe adquirir para un adecuado desempeño en su futura profesión”
(Consejo de Educación Superior [CES], 2013, p. 34).
2.8.Marco legal
El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales se rige bajo un marco legal
para poder llevar un buen funcionamiento en sus actividades, la cual está dado por leyes,
instructivos y reglamentos las cuales se detallan a continuación:
2.8.1. Constitución de la Republica
Art. 350.- El sistema de educación superior tiene como finalidad la formación
académica y profesional con visión científica y humanista; la investigación científica y
tecnológica; la innovación, promoción, desarrollo y difusión de los saberes y las culturas;
la construcción de soluciones para los problemas del país, en relación con los objetivos del
régimen de desarrollo (Constitución de la Republica, 2008, p. 162).
2.8.2. Ley Orgánica de Educación superior
Esta Ley regula el Sistema de Educación Superior en el país, a los organismos e
instituciones que lo integran: determina derechos, deberes y obligaciones de las personas
naturales y jurídicas, y establece las respectivas sanciones por el incumplimiento de las
disposiciones contenidas en la Constitución y la presente Ley (Ley Orgánica de Educación
Superior [LOES], 2010, p. 7).
30
Art. 87.- Requisitos previos a la obtención del título. - Como requisito previo a la
obtención del título, los y las estudiantes deberán acreditar servicios a la comunidad
mediante prácticas o pasantías pre-profesionales debidamente monitoreadas en los campos
de su especialidad, de conformidad con los lineamientos generales definidos por el
Consejo de Educación Superior. Dichas actividades se realizarán en coordinación con
organizaciones comunitarias, empresas e instituciones públicas y privadas relacionadas
con la respectiva especialidad. (LOES, 2010, p.29).
2.8.3. Reglamento de Régimen Académico
El presente reglamento regula y orienta el quehacer académico de las Instituciones De
Educación Superior (lES) en sus diversos niveles de formación, incluyendo sus
modalidades de aprendizaje o estudio y su organización en el marco de lo dispuesto en la
Ley Orgánica de Educación Superior (CES, 2013, p.3).
Artículo 89.- Pasantías. – “Cuando las prácticas pre profesionales se realicen bajo la
figura de pasantía serán reguladas por la normativa aplicable a las pasantías, sin modificar el
carácter y los efectos académicos de las mismas” (CES, 2013, p. 34).
Artículo 90. · Prácticas pre profesionales. · Son actividades de aprendizaje
orientadas a la aplicación de conocimientos y al desarrollo de destrezas y habilidades
específicas que un estudiante debe adquirir para un adecuado desempeño en su futura
profesión. Estas prácticas deberán ser de investigación-acción y se realizarán en el
entorno institucional, empresarial o comunitario, público o privado adecuado para el
fortalecimiento del aprendizaje (CES, 2013, p. 34).
31
Artículo 93.- Realización de las prácticas pre profesionales. -
7. “En el convenio específico con la institución o comunidad receptora, deberá establecerse la
naturaleza de la relación jurídica que ésta tendrá con el estudiante” (CES, 2013, p.35).
a. “Si es únicamente de formación académica, se excluye el pago de un estipendio mensual y
de ser necesario se utilizará un seguro estudiantil por riesgos laborales” (CES, 2013, p.35).
b. “Si se acuerda, además de la formación académica, el pago de un estipendio mensual, se
considerará una pasantía, ésta se regirá por la normativa pertinente e incluirá la afiliación del
estudiante al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social” (CES, 2013, p.35).
2.8.4. Instructivo de Transición de Pasantías/Prácticas Pre -Profesionales y de
Servicio Comunitario
El presente instructivo tiene por objeto establecer las bases y lineamientos generales
para la realización de las Pasantías/Prácticas Pre Profesionales y de servicio
comunitario de los estudiantes que cursan sus estudios en las diferentes carreras las
Facultades de la Universidad de Guayaquil (Universidad de Guayaquil [UG], 2015, p.
4).
6.2. La duración de las actividades de pasantía y/o práctica pre-profesional
dependerá de la planificación del tutor Académico de cada una de las cátedras que
sirven de marco para las actividades. La suma de las horas dedicadas a pasantías o
prácticas pre-profesionales será en un mínimo de 240 horas, las mismas que serán
distribuidas en los semestres o años lectivos de acuerdo a la planificación curricular de
cada una de las carreras. (UG, 2015, p. 10)
32
Capítulo III
3.1.Marco metodológico
El diseño metodológico nos permite responder a la pregunta ¿Cómo se investigará el
problema?, por lo que hay que determinar los métodos, tipos de investigación, técnicas e
instrumentos a utilizar para la realización del tema a investigar, alcanzando los objetivos
propuestos y dar una solución al problema.
Con el diseño metodológico se pretende justificar el tipo de estudio elegido, el cual debe
estar vinculado directamente con la problemática existente que dio origen a esta
investigación. Kerlinger (1979) afirma “El diseño que está bien concebido el producto final
de un estudio (sus resultados) tendrá mayor posibilidad de ser válido” (Torres y Júber, 2004,
p. 1).
3.1.1. Métodos de nivel teórico
“Son aquellos que permiten revelar las relaciones esenciales del objeto de investigación,
son fundamentales para la comprensión de los hechos y para la formación de las hipótesis de
investigación” (Justo, 2008, p. 9). En este caso se tomaron en cuenta los siguientes métodos:
3.1.1.1.Método Analítico
“Está integrado por el desarrollo del análisis y la síntesis, mediante el cual se descompone
un objeto, fenómeno o proceso en los principales elementos que lo integran para analizar,
valorar y conocer sus particularidades” (Zayas, 2010), ayudándonos a conocer más el objeto
de estudio.
Para este proyecto de investigación, el método analítico nos permitió conocer los
elementos que intervienen en realización de las tareas de los colaboradores como lo son las
causas y efectos, para así poder determinar de una manera más certera lo que ocasiona la
33
problemática que se está investigando y con esto poder tener mejores resultados con el diseño
del manual de funciones.
3.1.1.2.Método Inductivo – Deductivo
“Combina la inducción y la deducción. La inducción expresa el movimiento de lo
particular a lo general, se llega a generalizaciones partiendo del análisis de casos particulares,
mientras la deducción expresa el movimiento de lo general a lo particular” (Zayas, 2010).
Este tipo de método nos permitió descubrir que en el Departamento de Pasantías/Prácticas
Pre-Profesionales no existe un manual de funciones que delimite lo que debe realizar cada
colaborador, por lo que se tomó en consideración a ciertas Universidades que han diseñado y
posteriormente implementado un manual de funciones dando a conocer como esta
herramienta les ha beneficiado tanto en la organización como en el mejoramiento continuo.
3.1.2. Métodos de nivel empírico
“Son métodos utilizados para profundizar en el estudio de los fenómenos, pudiendo
establecer leyes generales a partir de la conexión que existe entre la causa y el efecto en un
contexto determinado” (Nicuesa, 2015). Para este caso se tomaron en cuenta los siguientes
métodos:
3.1.2.1.Observación directa
Se define como el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que
necesitamos para resolver un problema de investigación. Este conoce la realidad y
permite definir previamente los datos más importantes que deben recogerse por tener
relación directa con el problema de investigación (Méndez, 2011, p. 250).
Para este proyecto de investigación aplicamos el método de observación directa, ya que
con este podemos evidenciar las diferentes actividades que realiza cada colaborador en el
departamento.
34
3.1.2.2.Encuesta
“La recolección de datos de información mediante la encuesta se hace por medio de
formularios, este nos permite conocer las opiniones de los individuos en relación con el
objeto de investigación” (Méndez, 2011, p. 252)
En este caso, la encuesta fue dirigida a los estudiantes de la FCA de 8vo semestre, para la
elaboración de las encuestas se escogió el método de preguntas cerradas para que así los
encuestados tengan una mayor facilidad al momento de contestar tales preguntas y con esto
poder determinar la apreciación que tienen del desempeño del departamento en lo que
corresponde a los procesos de las Pasantías/Practicas Pre-Profesionales.
3.1.2.3.Entrevista
Se llevó a cabo una conversación dirigida con el personal del departamento, usando un
formato de preguntas en donde se buscó recoger información necesaria para este proyecto.
Se hizo la elaboración de un cuestionario de preguntas para poder realizar la debida
entrevista a los respectivos miembros del departamento y así poder ir determinando las
funciones y actividades que realizan cada uno.
3.1.3. Métodos estadísticos matemáticos
“La tabulación es el proceso mediante el cual los datos recopilados se organizan y
concentran, con base a determinadas ideas o hipótesis, en tablas o cuadros para su tratamiento
estadístico” (Figueroa, 2016).
Para llevar a cabo el método de tabulación se requiere seguir una serie de fases o pasos
durante el proceso investigativo, los cuales se detallan a continuación:
Definir un método para la recolección de datos (encuesta).
35
Se ejecuta el método de recolección de datos vía on-line por medio de la plataforma
de Google Formularios y posteriormente se tabula, el cual la misma plataforma nos
arroja las tabulaciones de cada pregunta de manera automática.
Análisis e interpretación de los resultados.
Elaboración de conclusiones en base a los porcentajes de los resultados obtenidos.
3.1.4. Tipo de investigación
Para este proyecto de investigación se utilizó el enfoque mixto, ya que, “implica un
conjunto de procesos de recolección, análisis y vinculación de datos cuantitativos y
cualitativos en un mismo estudio o una serie de investigaciones para responder a un
planteamiento del problema” (Hernandez, 2014, p. 532) El enfoque mixto ofrece varias
ventajas para ser utilizado:
Lograr una perspectiva más amplia y profunda del fenómeno.
Producir datos más ricos y variados mediante la multiplicidad de observaciones, ya
que se consideran diversas fuentes y tipos de datos, contextos o ambientes y
análisis.
Permite una mejor exploración y explotación de los datos.
Posibilidad de tener mayor éxito al presentar resultados a una audiencia.
Desarrollar nuevas destrezas o competencias en materia de investigación, o bien
reforzarlas. (Hernandez, 2014, p. 537)
36
3.1.5. Alcance de la investigación
“Visualizar que alcance tendrá nuestra investigación es importante para establecer sus
límites conceptuales y metodológicos” (Hernandez, 2014, p. 88).
3.1.5.1.Exploratorio
Se emplea este tipo de estudio cuando el objetivo consiste en examinar un tema poco
estudiado o novedoso. Los estudios exploratorios sirven para familiarizarnos con fenómenos
relativamente desconocidos, obtener información sobre la posibilidad de llevar a cabo una
investigación más completa respecto de un contexto particular, indagar nuevos problemas
identificar conceptos o variables (Hernandez, 2014, p. 91).
3.1.5.2.Descriptivo
“Con este estudio se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de
personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a
un análisis” (Hernandez, 2014, p. 92).
Con este estudio identificaremos las funciones que desempeña cada colaborador en el
departamento, los niveles jerárquicos, el número de personas que laboran en la actualidad y
de esta manera obtendremos con precisión la situación en la que se encuentra el
departamento.
37
3.1.6. Población y muestra
3.1.6.1.Población
Departamento
Se trabajó con todos los colaboradores (población) del Departamento de
Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales los cuales actualmente son:
Tabla 6
Población colaboradores
Cargo # de Personas
Jefe de Área 1
Secretaria 1
Coordinador 1 3
Total 5
Nota: Información obtenida del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de
la FCA al 22/08/2017.
El departamento está conformado por 5 colaboradores, por lo que al ser pocas las personas
que integran del departamento no se puede calcular una muestra y fueron entrevistados todos
los empleados para obtener los datos necesarios.
38
Estudiantes
Para la encuesta de los estudiantes de la FCA se trabajó con los estudiantes de 8vo
semestre modalidad semestral, con un total de 1.380 estudiantes de las carreras listadas a
continuación:
Tabla 7
Población estudiantes
Carrera # de Alumnos
Ing. Comercial 404
CPA 364
Gestión Empresarial 148
Comercio Exterior 150
ISAC 77
Ing. Marketing 151
Tributación y Finanzas 80
ICV 5
CPAV 1
Total 1,380
Información obtenida del Departamento de Sistemas de la FCA del periodo lectivo 2016-
2017 CI.
3.1.6.2.Muestra
Se usó la siguiente formula estadística para el cálculo del tamaño de la muestra de una
población finita, es decir, un tamaño de población conocido que es de 1.380 estudiantes de la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.
Z Nivel de confianza N Universo
P Probabilidad a favor e Error de estimación
Q Probabilidad en contra n Tamaño de la muestra
39
Tabla 8
Datos
𝒏 = (𝒛𝟐)(𝒏)(𝑷)(𝑸)
(𝒆𝟐)(𝒏 − 𝟏) + (𝒛𝟐)(𝑷)(𝑸)
𝒏 = (𝟏, 𝟓𝟒𝟐)(𝟏. 𝟑𝟖𝟎)(𝟎, 𝟓)(𝟎, 𝟓)
(𝟎, 𝟏𝟐𝟓𝟐)(𝟏. 𝟑𝟖𝟎 − 𝟏) + (𝟏, 𝟓𝟒𝟐)(𝟎, 𝟓)(𝟎, 𝟓)
𝒏 = 𝟑𝟕
La muestra representativa a la población es de 37 personas a los que se realizó la encuesta.
3.1.6.3.Estratificación de la muestra
Tabla 9
Estratificación de la muestra
DATOS
Z 1,54
e 12.5%
P 0,5
Q 0,5
N 1.380
Carrera Estratificación de la muestra %
Ing. Comercial 9 30%
CPA 8 27%
Gestión Empresarial 3 10%
Comercio Exterior 3 10%
ISAC 2 7%
Ing. Marketing 1 3%
Tributación y Finanzas 2 7%
ICV 1 3%
CPAV 1 3%
Total 30 100%
40
3.1.7. Recopilación y análisis de la información
3.1.7.1.Entrevista a los colaboradores del Departamento de Pasantías/Practicas Pre-
Profesionales
Se realizó una entrevista a cada uno de los colaboradores del departamento, en donde se
obtuvo la siguiente información:
1. ¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama?
Tabla 10
¿Sabe usted si este Departamento cuenta con un organigrama?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 5 100%
No 0 0%
Total 5 100% Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
Según los datos recabados por medio de la encuesta realizada cada uno de los que
conforman el Departamento de Pasantías/Practicas Pre-Profesionales tiene conocimiento de
la existencia del organigrama del departamento.
Figura 2
¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
100%
0%
Si
No
41
2. ¿Conoce la misión y visión de este departamento? (si la respuesta es no, por qué)
Tabla 11
¿Conoce la misión y visión de este Departamento?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 5 100%
No 0 0%
Total 5 100%
Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
El resultado de lo encuestado informa que el personal tiene total y completo conocimiento
en lo que respecta a la misión y visión del departamento.
Figura 3
¿Conoce la misión y visión de este departamento?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
100%
0%
Si
No
42
3. ¿Conoce usted si el departamento depende de algún otro departamento?
Tabla 12
¿Este Departamento depende de algún otro Departamento?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 5 100%
No 0 0
Total 5 100%
Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
Según lo encuestado los colaboradores si tienen conocimiento que el departamento si
depende de otro Departamento el cual es Coordinación de Formación Académica.
100%
0%
Si
No
Figura 4
¿Este departamento depende de algún otro departamento?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
43
4. ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?
Tabla 13
¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?
Alternativas Absolutos Relativos
Gestor de Prácticas Pre
Profesionales
1 20%
Secretaria 1 20%
Coordinador 1 3 60%
Total 5 100%
Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
El Departamento de Prácticas/Pasantías Pre-Profesionales cuenta con 5 integrantes de los
cuales se dividen en: Gestor de Prácticas Pre Profesionales, Secretaria y Coordinadores.
Figura 5
¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
20%
20%60%Gestor de Prácticas Pre Profesionales
Secretaria
Coordinador 1
44
5. ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?
Tabla 14
¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?
Alternativas Absolutos Relativos
1 a 2 años 2 40%
3 a 10 años 3 60%
11 o más años 0 0%
Total 5 100% Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
La mayoría del personal de este departamento tiene un tiempo de 3 a 10 años laborando
mientras que la otra parte del personal tiene muy poco tiempo, pero no ha influenciado ya que
se han podido adaptar a la forma de trabajo.
Figura 6
¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
40%
60%
0%
1 a 2 años
3 a 10 años
11 o más años
45
6. ¿Ud. es contratado o con nombramiento?
Tabla 15
¿Ud. es contratado o con nombramiento?
Alternativas Absolutos Relativos
Contratado 2 40%
Nombramiento 3 60%
Total 5 100%
Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
Según la entrevista realizada, 3 de los colaboradores cuentan con nombramiento y 2 son
contratados.
40%
60% Contratado
Nombramiento
Figura 7
¿Ud. es contratado o con nombramiento?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
46
7. ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo?
Tabla 16
¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 1 20%
No 4 80%
Total 5 100%
Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
Análisis
La gran mayoría de los que forman parte de este departamento no recibieron ningún tipo
de manual sobre el cargo que vaya a ejercer, uno de los colaboradores lo que recibió al
momento de ingresar fue una inducción.
20%
80%
Si
No
Figura 8
¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
47
8. ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?
Tabla 17
¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 4 80%
No 1 20%
Total 5 100% : Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del
2017
Análisis
Gran parte de los colaboradores del departamento están de acuerdo con el diseño y la
posterior implementación de un manual de funciones les ayudaría a desarrollar mejor su
trabajo.
80%
20%
Si
No
Figura 9
¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?
Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre
del 2017
48
Información adicional
1. ¿Qué funciones realiza usted en este departamento?
Las funciones que realiza el jefe de área es la de coordinar, organizar y supervisar las
tareas de los miembros del departamento; la secretaria hace emisión de oficios, ingresa
información en la base de datos y atiende a los estudiantes por ventanilla y, el coordinador
también atiende a los estudiantes y elaboración de certificados de culminación de
Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.
2. ¿Cuándo usted realiza o solicita algún reporte a quién se dirige?
Todo informe que se realiza sea de cualquier índole siempre va dirigido al Gestor de
Prácticas Pre Profesionales.
49
3.1.7.2.Encuesta a estudiantes de la FCA
Se realizó las encuestas a los estudiantes de 8vo semestre con el fin de conocer sus
experiencias con del departamento y la satisfacción ante el proceso actual, obteniendo la
siguiente información:
1. ¿En qué semestre se encuentra?
Tabla 18
¿En qué semestre se encuentra?
Alternativas Absolutos Relativos
8vo 37 100%
Total 37 100%
Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
Análisis
Las encuestas fueron contestadas por los estudiantes del 8vo semestre de la FCA, esto se
debe a que la gran mayoría de los estudiantes de este nivel ya han realizado las respectivas
Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales.
0%
100%
8vo
Figura 10
¿En qué semestre se encuentra?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
50
2. Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales?
Tabla 19
¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 35 95%
No 2 5%
Total 37 100%
Análisis
Un gran margen de la población estudiantil perteneciente a FCA de 8vo semestre han
realizado las respectivas Prácticas Pre-Profesionales, mientras que un 5% de los estudiantes
encuestados no ha podido realizarlas.
Figura 11
¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
95%
5%
51
3. ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?
Tabla 20
¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?
Alternativas Absolutos Relativos
1 – 2 semanas 10 27%
3 – 4 semanas 14 38%
5 – 6 semanas 8 22%
7 o más semanas 5 13%
Total 37 100%
Análisis
El tiempo de entrega de la solicitud que va dirigida a la empresa a la que el estudiante va a
realizar sus Pasantías/Prácticas tiene un tiempo de entrega entre 1 a 6 semanas, por lo que
esto no permite que le estudiantado pueda realizar lo más pronto posible sus
Pasantías/Prácticas.
Figura 12
¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
1 – 2 semanas
3 – 4 semanas
5 – 6 semanas
7 o más semanas
38%
22%
13%
52
4. ¿Se le asignó tutor académico oportunamente?
Tabla 21
¿Se le asignó tutor académico oportunamente?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 32 87%
No 5 13%
Total 37 100%
Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
Análisis
El porcentaje que arroja la gráfica indica que a los estudiantes si se le hace la asignación
de tutor de forma oportunamente.
Figura 13
¿Se le asignó tutor académico oportunamente?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
13%
87%
53
5. ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?
Tabla 22
¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?
Alternativas Absolutos Relativos
Si 16 43%
No 21 57%
Total 37 100%
Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
Análisis
La mayoría de los estudiantes no ha tenido un seguimiento por parte de su tutor que se les
fue asignado, las causas podrían ser que al docente no se le haya asignado los recursos
necesarios para poder movilizarse al lugar donde se encuentre su tutoriado realizando las
Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.
Figura 14
¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
57%
43%
54
6. Una vez terminadas las pasantías/prácticas pre – profesionales, la elaboración de la
memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?
Tabla 23
Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?
Alternativas Absolutos Relativos
1 – 2 semana 3 8%
3 – 4 semanas 4 11%
5 – 6 semanas 11 31%
7 – 8 semanas 10 28%
más de 9 semanas 8 22%
Total 36 100% Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
Análisis
Análisis
Según lo indicado la entrega de las memorias por parte de los estudiantes esta desde los 5
a 9 meses.
Figura 15
Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
1 – 2 semana
3 – 4 semanas
5 – 6 semanas
7 – 8 semanas
más de 9 semanas
11%
8%
28%
31%
22%
55
7. ¿El certificado de Pasantías/Prácticas Pre -Profesionales en cuanto tiempo se lo
entregaron?
Tabla 24
¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo entregaron?
Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
Análisis
El tiempo de entrega del certificado de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales a los
estudiantes es de 5 a 7 semanas.
Alternativas Absolutos Relativos
1 – 2 semana - 0%
3 – 4 semanas 3 8%
5 – 6 semanas 10 27%
más de 7 semanas 24 65%
Total 37 100%
Figura 16
¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo entregaron?
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
1 – 2 semana
3 – 4 semanas
5 – 6 semanas
más de 7 semanas
8%
65%
56
8. Califique la atención recibida por parte del Departamento Pasantías/Prácticas Pre –
profesionales.
Tabla 25
Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre – profesionales
Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA –Diciembre del 2017
Análisis
La gráfica que se presenta notamos que atención brindada esta entre buena y regular, es
decir; que la mayoría de los estudiantes no están conforme con la atención dada por el
Departamento Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.
Alternativas Absolutos Relativos
Excelente - 0%
Muy buena 1 2%
Buena 18 49%
Regular 18 49%
Mala - 0%
Total 37 100%
Figura 17
Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre – profesionales
Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017
49%
49%
57
3.1.8. Análisis de los resultados
Como resultado de las entrevistas que se realizó a los colaboradores del departamento y
las encuestas realizadas a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA con respecto al
desempeño del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales, las principales causas
que estarían provocando la ineficiencia dentro del departamento son las siguientes:
No existe un manual de funciones que delimite las tareas que debe realizar cada
colaborador dentro del departamento.
No tienen un área de trabajo independiente de funcionamiento, ya que en la actualidad
dicho espacio es compartido con el Departamento de Vinculación a la sociedad.
No cuentan con un sistema adecuado de archivo y localización de documentos.
No se realizan capacitaciones a los colaboradores.
Estas causas por ende provocan efectos desfavorables en los servicios que el departamento
brinda a los estudiantes, tales como:
El lapso de entrega de la carta que va dirigida a la empresa donde el estudiante va
desarrollar las Pasantías/Prácticas esta entre 3 a 7 semanas, este tiempo no es el
correcto ya que se retrasa el inicio de las Pasantías/Prácticas del estudiante. El tiempo
adecuado de entrega de este documento es de 1 a 2 semanas.
Por otro lado, el tiempo de entrega del certificado de culminación de
Pasantías/Prácticas está entre 5 de 7 semanas, esto se debe por la acumulación de
trabajo y por la falta de personal. La entrega de este documento tiene que ser en un
plazo de 4 semanas.
Con respecto a la atención brindada por parte del departamento el 98% de los
estudiantes encuestados no están satisfechos con el servicio recibido.
58
3.1.9. Conclusión del análisis de los resultados
Del análisis respectivo tanto de la entrevista a los colaboradores del Departamento de
Pasantías/Practicas Pre-Profesionales como de las encuestas realizadas a los estudiantes se
llegó a la conclusión que no existe cumplimento en los tiempos estipulados en la entrega de la
carta dirigida a la empresa y del certificado de culminación de Pasantías/Prácticas
ocasionando ineficiencia en el departamento, además la atención brindada por parte del
departamento no tiene una buena percepción por los estudiantes.
59
Capítulo IV
Diseño de un manual de funciones para el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre –
Profesionales de la Facultad de Ciencias Administrativas.
La propuesta consiste en el diseño de un manual de funciones que tiene como propósito la
coordinación de actividades y recursos dentro del departamento. Se enfatiza que la necesidad
de un perfil del Talento Humano que se desempeñe de manera exitosa y por lo tanto
contribuya sustancialmente al alcance de los objetivos del departamento.
4.1.Justificación
El desarrollo del presente manual de funciones se fundamenta en los resultados
encontrados de los análisis realizados de las entrevistas y de las encuestas, las que
demostraron que existe una ineficiencia dentro del departamento principalmente por causas
como: la falta de un manual de funciones, no hay espacio adecuado para laborar, falta de un
sistema de archivo y falta de capacitaciones causando efectos como el retraso en la entrega de
documentos y la inadecuada atención a los estudiantes.
La propuesta dará un aporte a los procesos del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-
Profesionales; ya que establecerá que el personal que ejecute labores de servicio debe ser
competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas.
El manual de funciones facilitaría de una mejor manera la asignación del trabajo, y a su
vez ayudaría a observar con mayor facilidad futuros inconvenientes del departamento,
además aportaría en la etapa de selección de personal con los requisitos que se deberían de
tomar en cuenta para nuevas o futuras contrataciones.
60
4.2.Contenido de la propuesta
La propuesta para el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la
Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil está compuesta por lo
siguiente:
1. Estructura jerárquica
1.1.Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales
2. Funciones
2.1.Gestor de Prácticas Pre Profesionales
2.2.Secretaria
2.3.Coordinador 1
4.3.Objetivos
4.3.1. Objetivo general
Estructurar las funciones del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales y
describir los perfiles de cada puesto con sus respectivas responsabilidades, para que la
coordinación de actividades y recursos dentro del departamento se maneje de manera eficaz.
4.3.2. Objetivos Específicos
Identificar las funciones que se manejan en el Departamento de Pasantías/Practicas Pre-
Profesionales
Definir los perfiles básicos de los puestos del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre –
Profesionales.
Determinar los conocimientos, la experiencia y competencias de los puestos.
61
4.4.Desarrollo de la propuesta
FACULTAD:
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO:
PASANTÍAS/PRÁCTICAS PRE –
PROFESIONALES
MANUAL DE FUNCIONES
Realizado Revisado Aprobado
62
1. Estructura jerárquica
1.1.Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.
Figura 18
Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales
Gestor de Prácticas Pre-Profesionales
Coordinador 1 Coordinador 1 Coordinador 1
Secretaria
63
2. Funciones
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales
Manual de Funciones
Fecha de Aprobación:
DD/MM/AA
I. Nombre del puesto: Gestor de Prácticas Pre – Profesionales
III. Líneas de autoridad
Puesto al que reporta
Jefe de Coordinación de Formación
Académica
Cantidad de personas que le reportan
4 personas
(2 secretarias y 2 coordinadores 1)
IV. Procesos en los que participa
Planificación y organización de las actividades que se realizaran en el departamento.
Administración del Talento Humano, dirigir y controlar cada una de las funciones de
los colaboradores del departamento.
II. Misión del puesto
Planificar, organizar y dirigir el departamento, además gestiona la realización de las
pasantías/practicas pre-profesionales con las empresas de tal manera que los estudiantes
puedan desarrollar dicha actividad de manera eficiente.
64
Aprobación de documentos como la carta dirigida a las empresas en que se van a
realizar las pasantías/practicas pre-profesionales, certificados de culminación del
proceso de pasantías.
Otras funciones determinadas o asignadas por el jefe de Coordinación académica.
V. Funciones y Responsabilidades
Tema/Proceso
Funciones y Responsabilidades
Frecuencia
D S M A O
Planificación y
organización
de las actividades
del departamento.
Diseño e implementación de un plan de
actividades para el departamento
x
Dar orden, sentido y coherencia a las
competencias y tareas que realizan en el
departamento.
x
Diseñar y revisar los procedimientos
correspondientes al ámbito de su
competencia.
x
Administración
de Recursos
Humanos.
Evaluar los resultados de la gestión en el
área de su competencia.
x
Aprobación
de documentos.
Aprobar fechas de inicio y finalización de
las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.
x
Firmar certificados de las
Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales. x
D (diario), S (semanal), M (mensual), A (anual), O (ocasional)
65
VI. Objetivos esperados
Responsable Objetivo
Planeación y organización Satisfacción del estudiante
Reportar a autoridades
Mantener al tanto de los procesos a
las autoridades
Administración del Talento Humano Satisfacción de los colaboradores
VII. Conocimientos
Conocimiento de las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales a nivel superior
Planeación estratégica para el desarrollo de las distintas actividades que se realizaran
en el departamento
Delegación de Responsabilidades a los colaboradores.
VIII. Habilidades
Liderazgo para dirigir al equipo de trabajo de manera eficaz.
Capacidad analítica para poder dar soluciones oportunas a las problemáticas que
puedan presentarse en el departamento.
Habilidad interpersonal, es decir, escuchar a los colaboradores, generar confianza,
comunicarse abiertamente, aprender continuamente, delegar eficazmente, etc.
IX. Experiencia
Tema/Proceso Responsabilidades
Años de laborar en puesto similar Mínimo 2 años
Tipo de empresas en la que ha trabajado Instituciones Educativas
66
X. Requerimientos de puesto
Tema/Proceso Responsabilidades
Sexo Indistinto
Estudios Título profesional y/o grado académico de
cuarto nivel.
Disponibilidad de horario Tiempo completo
XI. Competencias laborales
Competencia
laboral
Grado de dominio requerido
(Marcar con una X)
Muy alto Alto Normal Bajo
Compromiso con el departamento
X
Orientación al estudiantado
X
Proactividad
X
Comunicación interpersonal
X
De gestión
X
Trabajo en equipo
X
Aprovechamiento de recursos
X
XII. Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó
67
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales
Manual de Funciones
Fecha de Aprobación:
DD/MM/AA
Nombre del puesto: Secretaria
III. Líneas de autoridad
Puesto al que reporta
Gestor de Prácticas Pre – Profesionales
Cantidad de personas al que reportan
Ninguna
IV. Procesos en lo que participa
Recepción de documentos tales como inscripción de pasantías, solicitudes para hacer
las pasantías.
Administración del inventario relacionado con el departamento, tales como los
suministros de oficina.
Elaboración de certificados de pasantías.
Servicio al cliente, es decir; atención brindada a los estudiantes, docentes.
Manejo de base de datos del departamento de pasantías.
II. Misión del puesto
Ejecutar labores secretariales contribuyendo con el proceso, gestión y tramitación de
documentos, además del manejo de archivos del departamento.
68
Otras funciones determinadas o asignadas por el Gestor del Departamento de
Pasantías/Practicas Pre-profesionales.
V. Funciones y Responsabilidades
Tema/Proceso
Funciones y responsabilidades
Frecuencia
D S M A O
Recepción de
documentos
Cumplir con todas las funciones inherentes a
una secretaría (recepción de documentos,
manejo de archivos, llevar agenda Gestor de
Prácticas Pre – Profesionales, etc.)
X
Administración de
inventario del
departamento
Realizar listado de requerimientos de
suministros de oficina del departamento,
coordinando la existencia de materiales y
suministros que sean necesarios.
X
Elaboración de
certificados de
pasantías/practicas
Elaborar actas, oficios, reportes, informes,
solicitudes y demás documentos que se emiten
en el departamento.
X
Servicio
al cliente
Atender y orientar al personal docente,
administrativo, estudiantes sobre asuntos
relacionados con su ámbito de acción.
X
D (diario), S (semanal), M (mensual), A (anual), O (ocasional)
VI. Objetivos esperados
Responsable Objetivo
Administración
de inventario
Control eficaz de los recursos que se
manejan.
Servicio
al cliente
Satisfacción del estudiante
y docente.
Gestión de planes
estratégicos
Mantener al tanto de las novedades a
los colaboradores del departamento.
69
VII. Conocimientos
Manejar la agenda del Director de Departamento de Pasantías/Practicas Pre-
Profesionales.
Atención al cliente, los cuales comprenden estudiantes y docentes.
Elaboración y manejo de documentos afines con el Departamento de
Pasantías/Practicas Pre-Profesionales.
VIII. Habilidades
Comunicación efectiva y eficiente
Resolución de problemas
Manejo de la tecnología
Organización
Responsabilidad
IX. Experiencia
Tema/Proceso Responsabilidades
Años de laborar en puesto similar Mínimo 2 años
Tipo de empresas en la que ha trabajado Comercial o Educativa
70
X. Requerimientos de puesto
Tema/Proceso Responsabilidades
Sexo Indistinto
Estudios Título de Tercer Nivel.
Disponibilidad de horario Tiempo completo
XI. Competencias laborales
Competencia
laboral
Grado de dominio requerido
(Marcar con una X)
Muy alto Alto Normal Bajo
Compromiso con el departamento
X
Orientación al estudiantado
X
Proactividad
X
Comunicación interpersonal
X
De gestión
X
Trabajo en equipo
X
Aprovechamiento de recursos
X
XII. Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó
71
Universidad de Guayaquil
Facultad de Ciencias Administrativas
Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales
Manual de Funciones
Fecha de Aprobación:
DD/MM/AA
Nombre del puesto: Coordinador 1
III. Líneas de autoridad
Puesto al que reporta
Gestor de Prácticas Pre – Profesionales
Cantidad de personas al que reportan
Ninguna
IV. Procesos en lo que participa
Elaboración de certificados de culminación de pasantías de los estudiantes.
Gestión informática referente a las pasantías, como el cronograma de las pasantías.
Coordinación y supervisión de pasantía/practicas
Control del proceso de Pasantía/Prácticas pre-profesionales.
II. Misión del puesto
Coordina y supervisa los programas o convenios de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales
estableciendo las estrategias y los lineamientos que deben seguir los estudiantes y recién
egresados, fijando los términos de los acuerdos con empresas, organismos e instituciones con
las que se suscriben los convenios a fin de asegurar que se cumpla efectiva y eficazmente el
período de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.
72
Otras funciones determinadas o asignadas por el Gestor del Departamento de
Pasantías/Practicas Pre-Profesionales.
V. Funciones y Responsabilidades
Tema/Proceso
Funciones y responsabilidades
Frecuencia
D S M A O
Elaboración de
documentos
Elaboración y entrega de certificados de
pasantías/prácticas pre – profesionales.
X
Gestión
informática
Manejo de base de datos. X
Coordinación y
supervisión de
pasantía/practicas
Coordina y supervisa la ejecución de programas
y/o convenios de pasantías.
X
Control del proceso
de
pasantía/practicas
Planifica visitas a las empresas, instituciones,
organismos públicos y privados con el objeto
de establecer convenios de pasantías.
X
D (diario), S (semanal), M (mensual), A (anual), O (ocasional)
VI. Objetivos esperados
Responsable Objetivo
Manejo de programas
informáticos
Controlar y archivar documentos de las
pasantías por medio de un software.
Coordinación y supervisión
de pasantía/practicas
Los estudiantes realicen sus pasantías de
manera satisfactoria.
Planificación Que las visitas a los pasantes se las haga de
manera oportuna y eficaz.
73
VII. Conocimientos
Conocimientos en informática básica como el ingreso de los estudiantes que
realizaran las pasantías, elaboración de fichas, etc.
Servicio al cliente, los cuales comprende estudiantes, docentes y otros.
Control y supervisión del proceso pasantías/practicas se lo lleve de manera eficaz.
VIII. Habilidades
Mantener una buena relación entre el departamento y los usuarios.
Tener iniciativa en toda actividad que tenga que ver con las pasantías/prácticas.
Expresarse claramente de manera verbal y escrita.
IX. Experiencia
Tema/Proceso Responsabilidades
Años de laborar en puesto similar Mínimo 2 años
Tipo de empresas en la que ha trabajado Educativa
X. Requerimientos de puesto
Tema/Proceso Responsabilidades
Sexo Indistinto
Estudios Título de Tercer Nivel.
Disponibilidad de horario Tiempo completo
74
XI. Competencias laborales
Competencia
laboral
Grado de dominio requerido
(Marcar con una X)
Muy alto Alto Normal Bajo
Compromiso con el departamento
X
Orientación al estudiantado
X
Proactividad
X
Comunicación interpersonal
X
De gestión
X
Trabajo en equipo
X
Aprovechamiento de recursos
X
XII. Autorizaciones
Tabla 26
Autorizaciones
Elaboró Revisó Aprobó
75
Conclusiones
El desarrollo del presente trabajo de investigación permitió llegar a las siguientes
conclusiones:
El análisis de los cargos y las entrevistas realizadas a cada colaborador del departamento
nos permitió conocer específicamente las falencias que hay en las distintas actividades que
realiza cada colaborador y las condiciones en las que se labora.
Las tareas que se desempeñan en el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-
Profesionales no se llevan de manera organizada, los efectos que causa es la sobrecarga
laboral, desarrollo de funciones no adecuadas y estrés laboral.
El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales no ha implementado un manual
de funciones, ya que no se había realizado ningún tipo de estudio de los puestos laborales, sin
embrago el departamento está dispuesto a implementar este tipo de herramientas dentro del
mismo.
El diseño de manual de funciones propuesto permitirá conocer de manera clara y
específica las funciones de cada puesto, evitando confusiones y duplicidad de las actividades,
además de tener de una forma escrita y formal la estructura y funcionalidad del departamento.
El diseño del manual de funciones beneficiará al Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-
Profesionales con respecto a la mejoría y a la efectividad en cada una de las actividades o
funciones que se llevan a cabo por parte de los colaboradores, contribuyendo así a la
ejecución de los objetivos del departamento.
76
Recomendaciones
Se recomienda que el manual de funciones propuesto en este proyecto de investigación sea
analizado para posteriormente implementarla en el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-
Profesionales, y de esta manera se pueda realizar evaluaciones periódicas con el fin de
corregir futuros inconvenientes.
Se aconseja socializar y distribuir a todo el personal del departamento el manual de
funciones, con el fin de dar a conocer su contenido y actividades a realizar.
Se sugiere que el manual de funciones se mantenga actualizado y se tenga un control de
los cargos.
Además, se recomienda que haya una selección y contratación de personal el cual a su vez
sea debidamente capacitado para que así haya una mayor agilidad en los procesos que se
llevan a cabo dentro del departamento.
77
Referencias
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SOCIALES. Obtenido de http://www.eumed.net/libros-gratis/2010e/822/index.htm
81
Anexos
A - Entrevista al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas Pre - Profesionales
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
INGENIERIA COMERCIAL
TRABAJO DE TITULACIÓN DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA
EL DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/ PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES
1. ¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama?
Sí No
2. ¿Conoce la misión y visión de este departamento? (si la respuesta es no, por qué)
Sí No
3. ¿Conoce usted si el Departamento depende de algún otro departamento?
Sí No
4. ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?
Gestor de Prácticas Pre - Profesionales
Secretaria
Coordinador 1
82
5. ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?
1 a 2 años
3 a 10 años
11 o más años
6. ¿Ud. es contratado o con nombramiento?
Contratado Nombramiento
7. ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo? (¿si la
respuesta es no, por qué?)
Sí No
8. ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?
Sí No
9. ¿Qué funciones realiza usted en este departamento?
10. ¿Cuándo usted realiza o solicita algún reporte a quién se dirige?
83
B. Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
INGENIERIA COMERCIAL
TRABAJO DE TITULACIÓN DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA
EL DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/ PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES
1. ¿En qué semestre se encuentra?
8vo
2. ¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre - Profesionales?
Sí
No
3. ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?
1-2 semanas
3-4 semanas
5-6 semanas
7 o más semanas
4. ¿Se le asignó tutor académico oportunamente?
Sí
No
84
5. ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?
Sí
No
6. Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales, la elaboración de la
memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?
1-2 semanas
3-4 semanas
5-6 semanas
7-8 semanas
Más de 9 semanas
7. El certificado de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales en cuanto tiempo se lo
entregaron?
1-2 semanas
3-4 semanas
5-6 semanas
Más de 7 semanas
8. Califique la atención recibida por parte del departamento Pasantías/Prácticas pre -
Profesionales?
Excelente
Muy Buena
Buena
Regular
Mala