Témoignage sur la gestion d’un projet:

Les descriptions de fonction

Témoignage sur la gestion d’un projet:

Les descriptions de fonction

Témoignage de la Commune et du CPAS de WelkenraedtTémoignage de la Commune et du CPAS de Welkenraedt

20 octobre 2015 – La Marlagne20 octobre 2015 – La Marlagne

20 octobre 2015 – La Marlagne20 octobre 2015 – La Marlagne

LE MONDE CHANGE …

I. Situation de départ

Au sein des deux institutions,• GRH embryonnaire au sein des deux institutions;• Première(s) réflexion(s) au sujet de l’organigramme;• Evaluations utiles aux évolutions de carrière sans

descriptif de fonction.À la Commune, • Plan de formation reprenant uniquement les formations

utiles aux évolutions de carrière.

• A côté de la gestion « classique » du personnel, prise de conscience de l’importance d’une GRH axée sur le développement des ressources humaines (DRH);

• Proposer un service performant aux citoyens tout en assurant le bien-être des agents;

• Clarification de la structure de l’administration et du rôle de chacun.

II. Motivation

• Faire évoluer notre institution (« le monde change »);

• Re-motiver le personnel le soutenir dans ses différentes missions;

• Mettre en valeur les compétences de chacun.

III. Objectifs poursuivis

METHODES:

• Décision de collaboration entre la Commune et le CPAS Création de la cellule WEL-COM composée d’agents des deux entités;

• Communication du projet via une présentation power point commune aux chefs de service des deux entités;

• Définition d’un mode de communication entre la Cellule WEL-COM et les différents services.

IV. Méthodes et moyens

MOYENS:

• Scillus – - Coaching CO3 - …• Courriers remis aux chefs de service et aux

agents;• Collaboration entre la cellule WEL-COM et les

chefs de service afin de définir les missions et de les soumettre à leurs agents;

• Réservation d’une plage horaire et d’une salle pour la cellule.

IV. Méthodes et moyens

FREINS:

• Appréhensions du personnel (évaluations = sanctions ?);

• Mission chronophage.

MOTEURS:

• Soutien de la Direction générale et du Politique;• Motivation et détermination de la cellule WEL-COM;• Communication dynamique (top-down mais aussi

bottom-up).

V. Freins et moteurs

WEL-com

Chefs de service

Directeurs généraux

Collège //Bureau

Permanent

Syndicats

Agents

AméliorationValidation

Précisions

CréationAdaptation

Avis

VI. Outil SCILLUS

• Outil performant et gratuit • Maladies de jeunesse

• Philosophie générale du logiciel

• Descriptions de fonctions manquantes (employé recettes, conseiller en environnement,…)

• Véritable base de données• Possibilité de fusionner

plusieurs fonctions

Descriptions de fonction déjà réalisées : CPAS : 8 Commune : 10

Une quinzaine de descriptions de fonction sont également en cours.

Recrutements sur base des descriptions de fonction : CPAS : 1 Commune : 3

Etablissement d’un calendrier pour réaliser les différentes étapes du projet.

VII. Résultats

Vision commune entre l’administration communale et le CPAS (représentants politiques et directions);

Acceptation des autorités de réserver une plage horaire aux agents chargés du projet (chaque mardi après-midi);

Auto-motivation à travailler ensemble via les rencontres hebdomadaires, avec les outils nécessaires (local, ordinateurs, …);

Investissements en temps, en énergie, en rigueur,… Rencontre entre deux cultures d’entreprises (assez)

différentes; Développement d’une politique de gestion de projet

(notions de travail en équipe, de transversalité, de mise en valeur des compétences).

VIII. Points d’attention