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Sistema de Información Strategos Advanced Manual de Usuario
Oficina de Planeación
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Manual de Usuario
1 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
1 Acceso al Sistema. ........................................................................................................................ 4
1.1 Cambio de clave. .................................................................................................................. 5
1.2 Ayuda en línea. .................................................................................................................... 6
2 Visualización. ............................................................................................................................... 7
3 Reporte de ejecución. ................................................................................................................ 11
4 Graficar un Indicador. ................................................................................................................ 15
5 Anexos. ...................................................................................................................................... 19
6 Reportes. .................................................................................................................................... 21
6.1 Informe del Plan. ............................................................................................................... 21
6.2 Informe del Plan x Indicadores. ......................................................................................... 22
6.3 Informe del Plan x Iniciativas. ............................................................................................ 22
7 Cerrar Sesión. ............................................................................................................................. 24
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INTRODUCCIÓN
El Sistema de información Strategos fue adoptado mediante resolución 1692 del 28 de
noviembre de 2013 “por medio de la cual se deroga la resolución 349 de 2010 y se adopta
el Sistema de Información y Control de Gestión Strategos como la herramienta para el
seguimiento y control del Plan Estratégico, del Plan Operativo Estratégico y de los Planes
de Acción Anuales de las Dependencias de la Defensoría del Pueblo”.
Teniendo en cuenta que el proveedor del software ha liberado una nueva versión hemos
actualizado el manual de usuario, el cual es una herramienta de consulta para los
Operadores del sistema de control de gestión, ya que son los funcionarios encargados de
registrar mensualmente la información de avance en la ejecución de las actividades
propuestas en los planes de cada dependencia. Igualmente, queremos encomendar el
cumplimiento de la fecha límite establecida para el registro de la información en el sistema
Strategos, que según la resolución 1692/13, es a más tardar el quinto día hábil de cada
mes.
La nueva versión entregada a la entidad, posee grandes mejoras en cuanto a velocidad de
respuesta, configuración de reportes, manejo de gráficos que nos ayudarán a realizar un
seguimiento más efectivo a la gestión de cada dependencia como denominaremos para
efecto de este manual a las siguientes áreas: Oficinas, Direcciones Nacionales, Defensorías
Delegadas y Defensorías Regionales.
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1 Acceso al Sistema.
Para acceder al sistema se puede utilizar cualquier navegador, sea Internet Explorer,
Google Chrome, Mozilla o el de su preferencia.
Lo primero que debemos hacer es ingresar a la página de la Defensoría del Pueblo, para
ello digitamos en la barra de direcciones del navegador la dirección
www.defensoria.org.co
En la parte izquierda bajamos un poco encontramos el acceso al Sistema de Información.
Hacemos clic.
Vemos la pantalla de acceso o seguridad del sistema, en este pantallazo debemos digitar el
nombre de usuario y la clave de acceso.
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El nombre de usuario corresponde al nombre de la Dependencia de la siguiente manera:
La primera letra del nombre debe ir en mayúscula, si el nombre lo componen dos palabras
las dos primeras letras van en mayúscula, separadas de un espacio. Ejemplo: Regional
Bolivar, Regional Cesar, Regional Guaviare, Jurídica, Talento Humano etc., en el campo
contraseña deben digitar la contraseña que previamente fue entregada al operador del
sistema designado en cada dependencia.
1.1 Cambio de clave.
Para realizar el cambio de contraseña, una vez el usuario haya ingresado en la primera
pantalla denominada organizaciones, se debe ubicar el menú Herramientas y luego clic
en la opción Cambio de Clave.
Digitamos el nombre de usuario, la clave actual, la nueva clave y confirmamos la nueva
clave. Una vez diligenciados estos campos hacemos clic en aceptar.
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Es responsabilidad del operador del sistema de cada dependencia, realizar el cambio de
clave antes de ingresar por primera vez ya que no respondemos por modificaciones a la
información registrada.
1.2 Ayuda en línea.
El Sistema de Información, en la barra de menú trae la opción ayuda, de esta opción,
queremos comentarle sobre el manual de usuario entregado por el proveedor, es un
manual administrador el cual contiene todas las ventajas que nos ofrece el sistema.
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2 Visualización.
Una vez ingresamos, nos ubicamos en la pantalla del módulo de organizaciones, donde
encontramos la estructura jerárquica de la entidad.
Para visualizar el marco estratégico en donde tenemos la misión, la visión, los lineamientos
estratégicos y demás elementos de la planeación estratégica, debemos ubicarnos en la
organización Defensoría del Pueblo y luego se selecciona el menú ver, posteriormente,
la opción: Visión, Misión y Estrategia.
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En la parte izquierda, de la pantalla anterior, tenemos una barra de navegación de la cual
utilizaremos la opción organizaciones utilizada para regresar a la pantalla inicial, la opción
planes para llamar el plan, la opción indicadores para ver los indicadores del plan y la
opción de cerrar cesión la cual es necesario que hagan clic para salir y no dejar abierto
nuestro plan.
Organizaciones Lleva al usuario al área de la Organizaciones, donde
se le permite ubicar el nivel de consulta, registro y
análisis de la información de los planes a reportar.
Indicadores Muestra los indicadores clasificados según la estructura de la
organización que selecciono.
Acciones
Correctivas
Muestra las acciones correctivas y preventivas que se pueden
formular a partir del análisis de los indicadores, proyectos y
planes, generando planes de acción que eliminen las causas de
las desviaciones identificadas.
Planes Muestra el (los) Plan (es) Operativos Estratégicos y Planes de
Acción Anual de la organización seleccionada.
Iniciativas Muestra las Iniciativas (actividades) que apuntan al Plan
Operativo Estratégico de la organización seleccionada.
Presentación
Ejecutiva
Muestra el listado de presentaciones que posee la
organización seleccionada.
Vistas de
Datos
Muestra los reportes que se diseñan de acuerdo a las
necesidades de información de los usuarios de cada una de las
dependencias.
Administración Permite generar los usuarios y sus roles o permisos.
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Ahora bien, estando en la organización DEFENSORIA DEL PUEBLO hacemos clic en el
nivel de despliegue donde está ubicada su dependencia.
Una vez se tiene seleccionada la dependencia sobre la que se realizará la consulta o
registro de datos, se debe dar clic en la opción de planes y aparecerá un visor con el
listado de los planes asociados a la dependencia, se debe ubicar y señalar el plan a
consultar y en la parte inferior del visor ubicar el botón aceptar.
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Una vez el sistema nos carga el plan que hemos llamado, se visualiza una pantalla como las
que observaremos a continuación la cual está dividida en tres áreas: 1. El área del plan que
para las contribuciones al POE no muestra los énfasis de acción, objetivos estratégicos y
resultados a 2016 y para los Planes de Acción Anual nos muestra los procesos y las
actividades. 2. El área de los indicadores y 3. El área de las actividades esta para las
contribuciones al POE.
Despliegue modelo estratégico
para las contribuciones al POE:
-Énfasis de acción
- Objetivo Estratégico
- Resultados 2016
Indicadores de Avance
Actividades
Despliegue modelo
estratégico para los PAA:
- Procesos
- Actividades
Indicadores de Avance
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3 Reporte de ejecución.
Para iniciar con el proceso de reporte de ejecución de las actividades, nos debemos ubicar
en el nivel de resultado 2016 este caso para las contribuciones al POE, posteriormente,
debemos señalar en el área de trabajo 3 y señalamos la actividad sobre la cual se realizará
el reporte de avance en cada una de sus productos estratégicos y productos intermedios.
Una vez se tiene señalada la actividad en el barra de icono debemos identificar la opción
actividades y nos aparece la pantalla con la información detallada sobre los
productos estratégicos e intermedios veamolo en la siguiente gráfica:
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A diferencia de los planes de acción anuales, solo debemos seleccionar el nombre del
indicador en el área número 2 de la pantalla.
El siguiente paso para ingresar la información de avance de ambos planes, es ubicar en el
menú la opción mediciones / cargar / ejecutado.
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En el caso de las contribuciones al POE se selecciona cada uno de sus productos
intermedios, el producto estratégico se calculará de manera automatica a partir de la
información reportada en su nivel inferior.
Aparece un visor para seleccionar los períodos a reportar por medio del filtro y luego
ubicar el botón aceptar en la parte inferior del visor.
Si no escogemos mes de inicio y final, por defecto nos trae las casillas de enero a
diciembre para que ingresemos el número correspondiente a la ejecución del avance de
cada mes.
Seguido de aceptar, aparece la pantalla donde debe registrar el avance del periodo, las
casillas que aparecen sombreadas significan que han sido bloqueadas por el administrador,
porque ya en periodos anteriores se ha realizado el registro del avance. Este control se
tiene para garantizar la consistencia de los informes periodo a periodo.
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Las casillas sin bloquear aparecen con recuadro de color azul, es en este campo es donde
debe registrar la medición para el mes de evaluación, una vez ingrese la información
ubique el icono de guardar en la parte superior de la pantalla.
Una vez guarde la información el sistema lo llevará a la pantalla donde encuentra los
produtos estratégicos e intermedios, en esta pantalla debe revisar que su avance se haya
almacenado y el nuevo color de sus alertas, para posteriormente, poder generar el análisis
del avance de su contribución al POE de la vigencia o del PAA.
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En las pantallas en las que encontremos el botón regresar, lo debemos usar para llegar a la
información inical del módulo que estamos consultando, en este caso, regresaremos al
plan.
4 Graficar un Indicador.
En el área de trabajo de indicadores, dentro del módulo de planes, podemos utilizar la
opción de graficar. Para este propósito debemos identificar el icono grafico de la
barra de herramientas, al hacer clic en esta opción podemos realizar un gráfico para el
indicador correspondiente. Debemos tener en cuenta que para poder observar la gráfica
es necesario que el equipo de cómputo tenga instalado y actualizado el java.
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Para definir los parámetros a visualizar en el gráfico, el usuario debe dar clic sobre cada
pestaña y registrar la información solicitada.
La pestaña de insumos nos permite relacionar los indicadores que se consideren
necesarios en esta gráfica. Para realizar esta operación utilice el botón agregar insumo, en
caso de querer retirar un indicador del gráfico, utilice el botón remover insumo.
En la pestaña de períodos debe definir la serie de tiempo que se desea graficar.
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En la pestaña titulos, el usuario puede cambiar el nombre del grafico y colocarle un
nombre a cada eje.
La pestaña de tipo de gráfico permite al usuario seleccionar la mejor manera de graficar la
información que requiere.
Una vez termine de configurar la gráfica se debe ubicar en la parte superior de la pantalla
el icono de actualizar y posteriormente, el icono de guardar y finalmente, se
podrá visualizar la gráfica de acuerdo a las características dadas.
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Por ultimo si requerimos imprimir el gráfico en la parte superior encontramos esta
opción.
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5 Anexos.
El botón de anexo le permite hacer comentarios de cómo va un indicador o una
actividad, dejar constancia de las situaciones que alteren el proceso de ejecución mediante
la alternativas de explicaciones.
Desde el plan, usted puede ubicar el icono de anexos en el área de trabajo de indicadores
y actividades.
Hacemos clic en explicaciones, si no existen explicaciones podemos agregar nuevas
explicaciones haciendo clic en el botón Agregar una Nueva Explicación y diligenciamos los
campos de título de la explicación, descripción de las causas, los correctivos y demás.
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Grabamos y regresamos. Es muy importante, para la entidad que utilice esta opción de
anexos para dejar registrada la causa y la acción correctiva de las situaciones que se
presentan durante el periodo de ejecución de las actividades, ya que esto ha sido motivo
de hallazgo de la Contraloría General de la República en el año 2013. Las explicaciones las
pueden realizar a nivel de actividades o a nivel de indicadores buscando el ícono de
anexos en las respectivas barras de menú.
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6 Reportes.
El sistema permite generar varios reportes con los cuales se puede realizar el seguimiento
a las distintas actividades que conforman el plan. Para realizar un reporte hacemos clic en
el menú reportes del área de trabajo de despliegue estratégico, del módulo de planes y
posteriormente, podemos señalar el reporte que deseamos generar.
6.1 Informe del Plan.
Se debe relacionar la información solicitada por el visor y seleccionar el botón aceptar
para generar el reporte.
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6.2 Informe del Plan x Indicadores.
Se debe relacionar la información solicitada por el visor y seleccionar el botón aceptar
para generar el reporte.
6.3 Informe del Plan x Iniciativas.
Es otra opción que nos ofrece el sistema de información, igualmente, debemos relacionar
la información solicitada por el visor y seleccionar el botón aceptar para generar el
reporte.
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Para imprimir estos reportes o guardarlos, se utiliza las opciones de PDF, como se señala
a continuación:
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7 Cerrar Sesión.
Para salir del sistema, la forma correcta es hacer clic en la última opción que aparece en la
parte superior de la pantalla denominada salir; no olvidemos realizar este paso para
asegurar que el usuario permanezca activo para futuros ingresos.
Elaboró y actualizó este manual
Fanny Liliana Pérez Sánchez
Oficina de Planeación