GRUPO 6

• SISTEMA

ADMINISTRATIVO

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Definición: Son un conjunto de elementos que se

interrelacionan entre sí con el objetivo de llevar a cabo

las actividades del proceso administrativo aplicado en las

áreas funcionales de la empresa como son producción,

finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de

manera integral la empresa viva, evolucione y se

desarrolle.

Tipos de Sistemas Administrativos

La empresa en su organización está integrada por los

siguientes sistemas administrativos :

Sistema de Planeación

• El sistema de planeación fija objetivos, metas, políticas

(Filosofía de la organización) que deberán cumplirse.

• La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia

los cambios del entorno.

• Está presente en todos los niveles organizacionales con sus

propias características.

Etapas de la Planeación

Propósitos

Premisas

Objetivos

Estrategias

Políticas

Programas

Procedimientos

Presupuesto

Tipos de Planeación

Estratégica: Establece los lineamientos

generales de la empresa. - Es diseñada

por los miembros de mayor jerarquía. -

Es a largo plazo.

Táctica: Planes más específicos

referidos a cada departamento de la

empresa. - Es establecida y coordinada

por los directivos de nivel medio. - Se

dan a mediano y corto plazo.

Operativa: Las actividades detalladas

que ejecutan los últimos niveles

jerárquicos de la empresa. - Son a corto

plazo. - Se refieren a cada una de las

unidades en que se divide un área de

actividad.

Proceso de Planificación.

MANUAL DE CALIDADManual de calidad: un documento que enuncia la política de calidad

(y que describe el sistema de calidad de una organización.

* El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las

actividades de una organización o únicamente a una parte de

ellas.

* El Manual de calidad normalmente contendrá los siguientes

aspectos:

a) Política de Calidad

b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que dirige,

efectúa, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad.

c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.

d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

POLITICAS DE CALIDAD

Política de calidad: las directrices y los objetivos generales de

una organización con respecto a la calidad, expresados de

manera formal por la alta gerencia. La política de calidad

es un elemento de la política corporativa y es aprobada por

la alta gerencia.

* Sistema de calidad: la estructura organizacional, los

procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para

implementar la administración de la calidad.

POLITICAS Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos

con una elevada vocación de servicio a los Clientes en nuestra

visión de empresa basadas en los siguientes principios:

1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresión de disciplina,

orden, respeto, honestidad y entusiasmo.

2. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN como parte de nuestro reto

diario para el mejoramiento continúo.

3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los

recursos materiales.

4. CONSCIENCIA en la práctica de un trabajo libre de errores y en

el COMPROMISO leal con la institución y con las realizaciones

de calidad.

SISTEMA DE DIRECCION

• Concepto: Conjunto de funciones, actividades,

responsabilidades, reglas y procesos que determinan la

toma de decisiones de la empresa.

• Objetivo: La eficiencia directiva, es decir,

consecución de objetivos y optimización de recursos.

SISTEMA DE DIRECCION

• Fijar objetivos

• Desarrollar planes

• Diseñar una estructura de atribuciones y

responsabilidades estableciendo reglas y procesos.

• Establecer un control dentro de todos sus

organismos de la empresa.

OBJETIVOS• ser el líder del mercado.

• incrementar las ventas.

• generar mayores utilidades.

• obtener una mayor rentabilidad.

• lograr una mayor participación en el mercado.

• aumentar los activos.

• sobrevivir.

• crecer.

METAS• aumentar las ventas mensuales en un 20%.

• obtener una rentabilidad anual del 25%.

• lograr una participación de mercado del 20% para el

segundo semestre.

• producir un rendimiento anual del 14% sobre la

inversión.

• elevar la eficiencia de la producción en un 20% para

el próximo mes.

• triplicar la producción para fin de año.

• abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo

año.

SISTEMA DE ORGANIZACION

• Sistema que tiene como función coordinar

los esfuerzos de los individuos que

componen la empresa de manera que se

entienda y comprenda para cumplir eficaz y

eficientemente con los objetivos.

Estructuras Organizacionales• Se ubica el marco de actuación

• Se combina funciones, niveles de autoridad y

responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.

• División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.

ORGANIGRAMAS

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de

una empresa o cualquier otra organización. Representan las

estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas

que las dirigen, hacen un esquema sobre las

relaciones jerárquicas.

Organigrama clásico

1.

Organigrama radial

2.

Organigrama circular

3.

Tipos de Organigramas

Tipos de Organigramas

• Organigrama Clásico: Es básicamente un organigrama

compuesto por rectángulos, que representan los cargos u

órganos unidos entre sí por líneas, que trazan las relaciones

de comunicación entre ellos. Cuando las líneas son

horizontales, representan relaciones de laterales de

comunicación. Cuando son verticales, representan

relaciones de autoridad.

SISTEMA DE FINANZAS

SISTEMA DE CONTROL

SISTEMA DE PRODUCCION

• FUNCIONES:

• Funciones esencial

• Funciones

complementaria

Gerente General

Asesor de Gerencia Subgerente

Departamento Administrativo Departamento Jurídico Departamento de marketing Departamento de Producción

Departamentos

Secretaria

Tesorero

Jefe de Recursos Humanos

Jefa de Administración

Grupo de transporte

Gerencia Tecnológica

Servicio de mensajería

Brigada de mantenimiento

R.H.R.H

Administrador de Finanzas

Presupuestos

Contabilidad Comercial

Pagaduría

Compras

Jefatura de producto Terminado

Jefe de Materia Prima

Jefe de Bodegas

Ayudante en Control de Calidad

Jefe de control de calidad

Secretaria

Movilización de Producción

Selección de Producción

Obtención de Producción

Jefe de ProducciónDirector de Marketing

Jefa de Comunicació

n

Investigación de Mercados

Gestión del Producto

Relaciones Públicas

Estrategias Competitivas

Ventas Externas

Jefe de Ventas

Jefe de Promociones

Generales

Ventas Internas

Publicidad

Secretaria

Administradora de Precios

Encargada de Distribución

Servicio al Cliente

Gerente General: Johnny Pastas

Asesor de Gerencia: Juan Mendoza

Subgerente: Anderson Gualotuña

Departamento Administrativo

Departamento de Producción

Departamentos

Secretaria: Diana Samaniego

Tesorero: Darío: Inacaza

Jefe de Recursos Humanos: William Erazo

Jefa de Administración: Paola Correa

Grupo de transporte: Valeria Romero

Gerencia Tecnológica: David Utreras

Servicio de mensajería: Diana Sánchez

Brigada de mantenimiento: Elizabeth Flores

R.H.R.H: Fernando Tipán

Jefatura de producto Terminado: Andrea

Toapanta

Jefe de Materia Prima: Tania Nasimba

Jefe de Bodegas: Cristian Flores

Ayudante en Control de Calidad: Ana Bastidas

Jefe de control de calidad: Esteban Alemán

Secretaria: Cinthia Toapanta

Movilización de Producción: Juan Pablo

Maldonado

Selección de Producción: María José Illescas

Obtención de Producción: Thalya López

Jefe de Producción: Rodrigo Grafe

Departamento Jurídico

Administrador de Finanzas: Alexis López

Presupuestos: Cinthia Brito

Contabilidad Comercial: Viviana Franco

Pagaduría: Fernanda Guzmán

Compras: María José Valarezo

Departamento de marketing

Director de Marketing: Cristian Muñoz

Investigación de Mercados:

Enrique Bustos

Gestión del Producto: IntyCabascango

Relaciones Públicas: Allan Ortiz

Estrategias Competitivas: Karina Vela

Ventas Externas: Joselyn Díaz

Jefe de Ventas: Javier GuamánJefe de Promociones Generales:

Fernando Díaz

Ventas Internas: Santiago Cárdenas

Publicidad: Karen Vaca

Secretaria: Josselyn Pérez

Administradora de Precios: Mayurie Agila

Encargada de Distribución: Leidy Pozo

Servicio al Cliente: NabilaVernaza

Jefa de Comunicación: NathaliBucheli

Gerente General

Asesor de Gerencia SubgerenteJefe de

Departamentos

•Designar todas las posiciones gerenciales.•Realizar evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

•Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las

proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.

•Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están

ejecutando correctamente.

•Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de

los trabajadores que supervisan.•Delegar, con autoridad, los

distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de

trabajo funcione efectiva y eficientemente.

•Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la

empresa.

•Realizar evaluaciones periódicas acerca del

cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

•Estimar la cantidad de personal necesario.

•Intermediar por el personal de todos los departamentos.

•Asistir a la Gerencia General.•Dar cumplimiento a las leyes,

reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa.•Encargarse de todas las

funciones del gerente cuando está ausente.

Departamento Administrativo Departamento

JurídicoDepartamento de

marketing

Departamento de Producción

Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recabar las firmas en las nóminas correspondientes.Proponer y coordinar el programa de capacitación para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección.Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.Realizar y tramitar ante las direcciones de Programación y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y demás

operaciones necesarias, para

garantizar la administración

transparente de los recursos

disponibles.

Proponer, aplicar y evaluar las políticas del organismo en materia jurídica.Asesorar jurídicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento.Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo.Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su interés jurídico, así como formular ante el Ministerio Público querellas y denuncias y de igual manera.Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa.Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo.

Lograr de la venta el máximo beneficio.Realizar estudios de mercado y diversas técnicas que permitan tomar buenas decisiones.Establecer las cuatro P:- Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes.- Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores.- Plaza: cuál es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qué características tiene.- Promoción: cómo lograr que el producto se conozca en la población y entre los potenciales clientes.

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:· Medición del trabajo· Métodos del trabajo· Ingeniera de producción· Análisis y control de fabricación o manufactura· Planeación y distribución de instalaciones· Administración de salarios· Higiene y seguridad industrial· Control de la producción y de los inventarios· Control de calidad

DEPARTAMENTOS

Departamento Administrativo

Jefa de Administración

Jefe de Recursos Humanos

TesoreroSecretaria R.H.R.HBrigada de

mantenimientoGerencia

Tecnológica

Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero.

Administrar y gestionar la financiación, el presupuesto y la tesorería. Administrar y gestionar los recursos humanos. Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales. Realizar y supervisar operaciones de

asesoramiento, negociación, reclamación y venta de productos y servicios.

Preparar, tramitar, y controlar la

documentación generada.

Confección de cartas, escritos, informes,

contratos, acuerdos, actas, informes,

facturas, y documentos en

general.

Velar por que las instalaciones de la

empresa se encuentren en

perfecto estado de orden y limpieza.

Mejora la variable tecnológica en la estrategia global de la empresa.

Planificar con anticipación las necesidades de

recursos humanos.

Ver a varios candidatos y ponerlos a

prueba a través de un proceso de selección ordenado.

Se encarga de la planeación financiera

y percepción de fondos,

administración del efectivo,

desembolsos de capital, manejo de

créditos y administración de la

cartera de inversiones.

IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS

DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO

Importancia De Los Sistemas

Administrativos:

• Esto aplica en empresas con una función

sinérgica la cual une acciones simultáneas

produciéndose un efecto mayor que las

partes independientes

Principios de los sistemas

administrativos:

• Los sistemas siguen una serie de principios que se

clasifican en trece principios que son los siguientes:

– Principio Del Auto Control: debemos considerar

posibles errores por lo cual tener un mecanismo que dé

solución a estos errores

– Principio Del Determinismo: todo hecho o fenómeno

puede determinarse el origen y naturaleza de los actos

que modifica los sistemas la empresa

– Principio De la Igualdad de Finalidad: es la flexibilidad

y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de

los objetivos

• Principio De Interacción o Coordinación: Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados entre sí.526

• Principio Del Objetivo: Toda implantación de sistema debe estar dirigido a un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.

• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo.

• Principio De Economía: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta.

• Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe

acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto

al diseño y participación de la ejecución de los sistemas.

• Principio De La Especialización: los sistemas deben precisar los

funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el

mando

• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser

difundidos en toda la empresa.

• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su

cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de

control.

• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones

periódicas para su buen funcionamiento.

• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren

de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.