manual del usuario - sistema de información financiero … · financiero y administrativo s.a.s....

[Año]

Andrés Orlando Gutiérrez

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INDUSTRIA Y COMERCIO

SISTEMA DE INFORMACIONFINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

S.A.S.NIT 900.271.100-5

2013

MANUAL DEL USUARIO

NIT 900.271.100-5

MANUAL DEL USUARIOINDUSTRIA Y COMERCIO

Código:GC-MAN-ICA-2013001

Versión: 1

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO Página: 2 de 59

KM 3.5 AUTOPISTA MEDELLÍN CEN OFI B-31Teléfono (1)896 65 05

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Este manual fue desarrollado con el fin de brindar una guía completa parafacilitar el uso de la aplicación.Por lo tanto se recomienda leerlocompletamente y así optimizar el uso del aplicativo

Antes de utilizar el soporte técnico del software consulte este manual.

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Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 6

OBJETIVO ...................................................................................................................................... 7

1. CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA................................................................... 8

1.1. Usuario del Programa ......................................................................................... 8

1.2. Requerimientos Mínimos para la Instalación................................................ 8

1.3. Ventajas de Tener el software SINFA INDUSTRIA Y COMERCIO ............ 8

1.4. Barras de herramientas y comandos de la aplicación ............................ 10

2. OPERACIÓN DEL PROGRAMA............................................................................... 14

2.1. Autenticación de acceso .................................................................................. 14

2.2. Menú principal del sistema .............................................................................. 15

2.3. Menú de Archivos .............................................................................................. 16

2.3.1. Contribuyentes................................................................................................ 16

2.3.1.1. Registro de un nuevo contribuyente..................................................... 17

2.3.1.2. Estado y pagos del Contribuyente ........................................................ 18

2.3.1.3. Registro y consulta de Actividades Comerciales............................. 18

2.3.1.4. Registro y consulta de Exenciones e información adicional ........ 19

2.3.1.5. Consulta de contribuyentes .................................................................... 19

2.3.1.6. Registro de declaraciones tributarías ................................................. 20

2.3.1.7. Consulta de declaraciones tributarías................................................. 24

2.3.1.8. Modificar declaraciones tributarías....................................................... 25

2.3.1.9. Acuerdos de pago ...................................................................................... 26

2.3.1.10. Consulta de información histórica de declaraciones ....................... 29

2.3.1.11. Registro de Novedades ........................................................................... 29

2.3.1.12. Cancelar matricula del contribuyente................................................... 31

2.3.2. Personas........................................................................................................... 32

2.3.3. Conceptos de Industria Y comercios........................................................ 32

2.3.4. Vigencias Años ............................................................................................... 33

2.3.5. Estratos............................................................................................................. 33

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2.3.6. Actividades Comerciales.............................................................................. 34

2.3.7. Códigos CIIU.................................................................................................... 35

2.3.8. Tarifas................................................................................................................ 35

2.3.9. Libros contables ............................................................................................. 36

2.3.10. Tipos de anulación..................................................................................... 37

2.3.11. Sanciones..................................................................................................... 37

2.3.12. Bancos de Recaudo................................................................................... 38

2.3.13. Régimen ........................................................................................................ 39

2.3.14. Tipos de declaración ................................................................................. 40

2.3.15. Configuración del sistema ....................................................................... 40

2.3.15.1. Parámetros del sistema ............................................................................ 41

2.3.15.2. Interfaces ...................................................................................................... 42

2.3.15.3. Configuración de conceptos de cobro ................................................. 42

2.3.15.4. Configuración contable para la interface............................................. 43

2.3.15.5. Alivio Tributario .......................................................................................... 44

2.3.15.6. Periodos de cobro...................................................................................... 45

2.3.15.7. Porcentajes de interés .............................................................................. 45

2.3.15.8. Descuentos .................................................................................................. 46

2.4. Menú de Procesos.............................................................................................. 46

2.4.1. Censo................................................................................................................. 47

2.4.2. Registro de pagos .......................................................................................... 47

2.4.3. Registro de pagos anteriores...................................................................... 49

2.4.4. Anulación de Pagos....................................................................................... 49

2.4.5. Depuración de Comercios ........................................................................... 50

2.4.6. Preparar Configuración año siguiente ..................................................... 50

2.5. Menú Cobro Coactivo........................................................................................ 51

2.5.1. Acuerdos de pago .......................................................................................... 51

2.5.2. Estado de acuerdos de pago....................................................................... 52

2.6. Menú de Informes............................................................................................... 53

2.6.1. Informes de recaudo...................................................................................... 53

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2.6.1.1. Recaudo Diario............................................................................................ 54

2.6.1.2. Resumen mensual por concepto ........................................................... 55

2.6.2. Informe contable............................................................................................. 56

2.6.3. Otros Reportes................................................................................................ 57

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INTRODUCCIÓN

El módulo de INDUSTRIA Y COMERCIO es un aplicativo diseñado paraautomatizar, registrar y controlar correctamente todos ingresos recibidos en unMunicipio por concepto de Impuesto de Industria y Comercio, también registratodas las mutaciones de los contribuyentes y almacena de forma individual lainformación de cada establecimiento.

En el desarrollo del sistema se han implementado todas las técnicas de validaciónposibles, con el fin de asegurar la veracidad no solamente de los procesos, sinode los datos que se suministran al computador, permitiendo así obtenerresultados confiables.

Debido a la interactividad del sistema, el tiempo de entrenamiento requerido por elusuario es mínimo, ya que el sistema informa al operador las inconsistencias quedetecte en los procesos de entrada de información al sistema, mediante mensajesque indican lo ocurrido.

El manual del usuario es una guía que muestra paso a paso el manejo de laaplicación. La finalidad de este manual es la de explicar de manera detallada ysencilla, el funcionamiento del sistema SINFA de tal manera que facilite a losusuarios del sistema, el fácil acceso y el manejo del mismo.

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OBJETIVO

El objetivo del presente manual es dar soporte a la parte operativa con elpropósito de permitir el análisis e interpretación en forma eficiente de dichainformación y agilizar los trámites administrativos, mejorar los sistemas deinformación, procesos de consolidación y generación de informes, brindando a lasentidades los medios adecuados para ejecutar las labores planeadas en formarápida, eficiente, exacta y segura.

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1. CARACTERÍSTICAS DEL PROGRAMA

1.1. Usuario del Programa

Esta aplicación ha sido desarrollada para trabajar bajo ambiente Windows,por lo cual los usuarios sistema deben estar familiarizados con esteambiente de trabajo y conocer aspectos básicos como:

Uso del Mouse Manejo de ventanas (abrir, cerrar, minimizar, maximizar, moverlas

con el mouse, etc.) Uso de botones Desplazamiento de datos dentro de una ventana, utilizando barras

de avance horizontal y vertical

1.2. Requerimientos Mínimos para la Instalación

1.3. Ventajas de Tener el software SINFA INDUSTRIA YCOMERCIO

Registra los datos del contribuyente como: nombre, número dematrícula, número de placa, razón social, Nombre comercial ,número de identificación tributaria, régimen al que pertenece,dirección del establecimiento, dirección para correspondencia,Nombre del representante legal.

Permite parametrizar el código de las actividades que desarrollael contribuyente por vigencias

CARACTERÍSTICA REQUERIMIENTOS MÍNIMOSPARA EL FUNCIONAMIENTO RECOMENDADO

SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 98 WINDOWS XP O SUPERIORPROCESADOR INTEL PENTIUM III O SUPERIOR INTEL PENTIUM VMEMORIA RAM 1 GB 2 GBESPACIO LIBRE EN DD 200 MB 500 MBTARJETA DE RED CABLEADA O INALÁMBRICA CABLEADA

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Registra la fecha de inscripción y la fecha de iniciación deactividad.

Permite parametrizar tarifas para cobrar el Impuesto de Industriay Comercio.

Permite parametrizar tarifas para cobrar Avisos y tableros deotros cobros.

Lleva el control de pagos. Permite parametrizar comercios o industrias exento de impuesto,

avisos y tableros u otros cobros. Permite hacer descuentos por pronto pago. Permite parametrizar tarifas de cobro según estatuto tributario de

la entidad. Calcula intereses por pagos extemporáneos. Calcula sanciones por pagos extemporáneos. Permite calcular y llevar el control de pagos por años. Permite registrar formularios. Hace interface diaria de recaudos para hacer el comprobante de

ingresos de contabilidad y presupuesto. Permite proyectar el informe para registrar el comprobante

contable y presupuestal de la cartera y los ingresos de un periododeterminado, en concordancia con la Ley 1066 de 2006, Decreto4473 de 2006 y Res. 356 de Septiembre de 2007 de la CGN.

Efectúa el registro de facturas. Efectúa el registro de pagos anteriores. Registra pagos con código de barras. Registrar pagos por archivos planos de Asobancaria. Permite hacer acuerdos de pagos. Permite llevar un histórico de mutaciones. Genera informes de recaudos diarios y mensuales. Genera informes de morosos. Genera listado de comercios. Genera resumen Mensual por Conceptos. Genera estado de Acuerdos de Pago. Declaraciones. Listado de Anulación. Genera Paz y Salvos. Permite generar informe de fiscalización.

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Permite generar documentos para requerimientos por no pago dedeclaraciones, requerimientos por sanción aritmética a unadeclaración, cobro persuasivo y cobro coactivo.

Permite el cobro de sobretasa ambiental, permitiendo ajustar lafactura para su cobro.

1.4. Barras de herramientas y comandos de la aplicación

Barra de herramientas de formulario.

Ir al primer registro.

Ir al siguiente registro

Ir al Anterior registro.

Ir al Último registro.

Nuevo registro.

Eliminar registro.

Guardar

Deshacer.

Aplicar filtro por dato seleccionado.

Quitar Filtro

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Nuevo registro.

Eliminar registro.

Guardar

Deshacer.


Quitar Filtro

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Nuevo registro.

Eliminar registro.

Guardar

Deshacer.


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Buscar y Reemplazar.

Ordenar de forma ascendente

Ordenar de forma descendente

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Ver como hoja de datos.

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Abrir la calculadora de Windows.

Ayuda del sistema

Regresar al menú anterior

Barra de herramientas de Informe.

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Seleccione opciones para el tamaño del papel

Seleccione la orientación del papel, Vertical u horizontal

Seleccione las márgenes o personalice el documento.

Mostrar las márgenes del documento.

Imprimir solo los datos del documento.

Seleccione esta opción para imprimir por columnas.

Opciones de configuración de página

Cambiar el zoom del reporte en pantalla.

Seleccione el número de páginas en pantalla del reporteactual

Refrescar o actualizar

Guardar archivo como PDF o Xps.

Cerrar la vista previa del informe

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Comandos en formularios

Habilitar la edición de datos del Formulario

Agrega un nuevo registro

Deshacer último cambio en el formulario

Eliminar registro actual

Guardar cambios en el formulario

Cerrar el formulario y volver al menú Principal.

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2. OPERACIÓN DEL PROGRAMA2.1. Autenticación de acceso

El administrador del sistema ha vinculado datos y asignado un usuario yuna contraseña con anterioridad.

El usuario debe ingresar con el usuario y la contraseña asignados y darclick en “Iniciar Sesión”.

Cuando el usuario o la contraseña no corresponden a las registradas en elsistema se mostrara un mensaje indicando el error.

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2.2. Menú principal del sistema

Después de autenticarse ingresará al menú principal del sistema

Desde aquí podrá acceder a los diferentes menús del sistema:

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2.3. Menú de Archivos

En el menú de ARCHIVOSpodemos encontrar las diferentes opciones paraingresar o modificar datos de contribuyentes y de parámetros legales que permitenllevar el control de este impuesto.

2.3.1. ContribuyentesA través de este formulario se registra la información tributaria del contribuyente,así como las declaraciones, acuerdos de pago, mutaciones y consultar datoshistóricos.

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2.3.1.1. Registro de un nuevo contribuyente

Para agregar un nuevo contribuyente se debe dar clic en el botónagregar, luego el sistema asignara un número de matrícula y habilitaralos campos para diligenciar toda la información del contribuyente:

Razón social Nombre comercial del establecimiento Número de Identificación del contribuyente sin digito de

verificación, sin letras, puntos, comas guiones o caracteresespeciales.

El sistema calcula y agrega el digito de verificación Tipo de identificación Régimen tributario Tipo de persona Fecha de inscripción Número de Inscripción Fecha de inicio de actividades Estrato Código catastral del predio donde se ubica el establecimiento Número de unidades comerciales del contribuyente Número de teléfono Número de fax o celular Dirección comercial del establecimiento

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Dirección para notificación del contribuyente Dirección de correo electrónico Dirección de un sitio web Representante legal

o Identificacióno Nombres y apellidos

Localización geográfica Tipo de entidad Código de actividad CIIU Sector empresa de acuerdo a su actividad Tamaño de la empresa

2.3.1.2. Estado y pagos del Contribuyente

En este formulario existen campos del estado del contribuyente, los cuales soninformativos

Estado Fecha de cierre Numero de resolución de cierre Fecha de traspaso Nuevo NIT Último periodo pago

En un recuadro en la derecha inferior se mostrara es estado de pagos delestablecimiento indicando si está “EN ACUERDO DE PAGO”, “CANCELADO”,“EN MORA” o “PAGOS AL DÍA”

2.3.1.3. Registro y consulta de Actividades Comerciales

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En la pestaña actividades se deben agregar el código de la actividad por años delcontribuyente

2.3.1.4. Registro y consulta de Exenciones e informaciónadicional

En la pestaña de exenciones –información adicional podrá registra las exencionespara el comercio, información adicional de legalidad del establecimiento yobservaciones generales o por fecha, así como otros cobros adicionales.

2.3.1.5. Consulta de contribuyentes

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Para la consulta y registro de datos de declaraciones, mutaciones, acuerdos depago y certificaciones puede realizar búsqueda por diferentes datos:

Numero de matricula Nit del contribuyente Número de matrícula anterior Razón social Dirección Nombres del representante legal

Para realizar una búsqueda exitosa debe dar click en el pestaña del campo debúsqueda para desplegar toda la información, empiece a digitar la información y elsistema le irá mostrando las coincidencias, y así cuando encuentre elcontribuyente de click sobre el para cargar todos los datos.

2.3.1.6. Registro de declaraciones tributaríasPara el registro de declaraciones siga este procedimiento:

Ingrese al menú de contribuyentes Busque el contribuyente y selecciónelo Presione el botón “Declaraciones” , el sistema lo llevar al

formulario de registro de declaraciones Seleccione el tipo de declaración Seleccione un año Seleccione un periodo Seleccione el régimen

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De click en el botón “Agregar”, el sistema preguntara si deseaagregar los datos de esa declaración, de click en sí.

Ingrese los datos de la declaración en el recuadro inferioro Código de la Actividado Ingresos Brutoso Devolucioneso Exportacioneso Venta de Activos Fijoso Exencioneso Actividades no sujetaso Ingresos fuera del municipio

Si el contribuyente realiza más de una actividad regístrela en lafila siguiente.

El sistema calculará la base gravable

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Presione el botón liquidar El sistema le preguntará si está seguro de reemplazar valores,

presione “Si” para reemplazar y no para cancelar el proceso.

Recibirá una alerta en caso de un error el cálculo, de locontario el sistema le informará que la liquidación se realizócorrectamente.

El sistema registra los datos automáticamente de ladeclaración oficial y del contribuyente informado a la derechalas diferencias presentadas.

Nota: tenga en cuenta que la fecha para realizar el cálculo de descuentos,sanciones e intereses será la que aparece en el cuadro “F/Registro”

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Si existen diferencias en la liquidación del contribuyente Vs laliquidación oficial, edite la columna “LIQ Contribuyente” conlos datos consignados en la declaración.

Si va a aplicar un alivio tributario seleccione una de lasopciones; de contado o por acuerdo de pago. El sistemareliquia la declaración y calcula el valor del alivio.

SI la declaración es con pago registre la información delrecaudo:o Fecha de pagoo Numero de formularioo Año de recaudoo Numero de radicacióno Banco de recaudo

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2.3.1.7. Consulta de declaraciones tributaríasPara consultar declaraciones siga este procedimiento:


formulario de consulta de declaraciones Seleccione el tipo de declaración a consultar Seleccione un año a consultar Seleccione un periodo a consultar Seleccione el régimen a consultar El sistema cargara inmediatamente los datos si existe una

declaración registrada con la información suministrada.

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2.3.1.8. Modificar declaraciones tributaríasPara modificar declaraciones siga este procedimiento:


formulario de modificación de declaraciones Seleccione el tipo de declaración a modificar Seleccione un año a modificar Seleccione un periodo a modificar Seleccione el régimen a modificar El sistema cargara inmediatamente los datos si existe una

declaración registrada con la información suministrada. Presione el Botón “Editar”

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Modifique los datos siguiendo el procedimiento para registro dedeclaraciones

2.3.1.9. Acuerdos de pagoPara realizar acuerdos de pago siga este procedimiento:

Registre las declaraciones para realizar los acuerdos de pagosegún el procedimiento indicado para registro dedeclaraciones, sin registrar Información de pago.


formulario de declaraciones Presione el botón “Acuerdo Pago” El sistema le indicara si existen diferencias en la declaración

del contribuyente y la oficial, presione “Aceptar”. Presione el botón “Nuevo Acuerdo”

Seleccione en la columna de la derecha las declaraciones porlas que va a realizar el acuerdo de pago y presione aceptar.

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El sistema asignara el consecutivo para el acuerdo de pago ycargara el valor del acuerdo de pago según las declaracionesseleccionadas

Registre los datos para el convenioo Numero de Cuotaso Porcentaje de intereses de financiación. (Tasa EA).o Fecha del acuerdo.o Numero de resolución por la cual se celebra el Acuerdoo Porcentaje de cuota inicial

Presione el botón “Calcular Cuotas”. El sistema realizara el cálculo de las cuotas de acuerdo a los

datos indicados. Presione el botón “Resumen Convenio” para ver el detalle del

acuerdo Si desea modificar la distribución de las cuotas, ubique el

cursor sobre cada cuota y presione el botón “Distribución” yedite el valor de cada concepto.

Paraconsultar las declaraciones que están bajo acuerdo

presione el botón

Para confirmar el acuerdo de pago presione el botón

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Para ver una vista previa del acuerdo de pago con un formato

establecido en el sistema presione el botón Para enviar el acuerdo a una plantilla de MS Word presione el

botón , el sistema genera un documento con lainformación parametrizada.

Para ver un resumen de pagos y el estado del acuerdo

presione el botón Par imprimir un recibo para pago de cada cuota presione el

botón , se abrirá un formulario, suministre los datos eimprima el recibo para recaudo

Para registrar el recaudo de las cuotas, ubíquese sobre elnúmero de cuota y presione el Botón “Registrar Pagos”.

Digite la fecha de recaudo, el banco y el número de formulario.

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2.3.1.10. Consulta de información histórica dedeclaraciones

Para consultar datos históricos de declaraciones siga este procedimiento:

Ingrese al menú de contribuyentes Busque el contribuyente y selecciónelo Presione el botón “Históricos” , el sistema lo llevar al formulario

de datos Históricos Vea en detalle la información de las declaraciones presentadas

2.3.1.11. Registro de Novedades

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Para registro de novedades siga este procedimiento:

Ingrese al menú de contribuyentes Busque el contribuyente y selecciónelo Presione el botón “Mutaciones” , el sistema lo llevar al

formulario de Mutaciones En la columna “Variable /Campo” seleccione el dato a

modificar. En la columna “Valor Mutación” Ingrese el dato de la novedad. Si va a cambiar actividades económicas seleccione la nueva

actividad. Presione el Botón “Cambiar Actividad” Presione el botón “Registrar Mutaciones” El sistema le hará una pregunta de confirmación para registrar

las novedades.

Si confirma, el sistema registrar las novedades. Para imprimir un reporte de todas las novedades registradas

del contribuyente presione el botón , Si desea generar una resolución con las novedades

registradas suministre los datos en el recuadro “Resolución deNovedades” y presione el botón “Generar Resolución”.

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2.3.1.12. Cancelar matricula del contribuyentePara cancelar una matrícula siga este procedimiento:

Ingrese al menú de contribuyentes Busque el contribuyente y selecciónelo Presione el botón “Cancelar Matricula”. Ingrese los datos del cese de actividades y presión el botón

“Cancelar Matricula”. El sistema registrara la cancelación y generara una resolución.

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2.3.2. PersonasA través de este menú puede registra datos de las personas representantes decada establecimiento.

2.3.3. Conceptos de Industria Y comercios

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A través de este menú puede ver cada uno de los conceptos que se puedencobrar y su operación aritmética dentro del cálculo del impuesto.

2.3.4. Vigencias AñosA través de este menú puede ver, crear y modificar el estado de cada vigencia enel sistema para el cobro de este impuesto.

2.3.5. Estratos

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A través de este menú puede ver, crear y modificar los estratos socioeconómicospara los contribuyentes.

2.3.6. Actividades ComercialesA través de este menú puede ver, crear y modificar código y nombre de lasactividades comerciales por año y el sector al que pertenece

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2.3.7. Códigos CIIUA través de este menú puede ver, crear y modificar el código y el nombre de lasactividades CIIU.

2.3.8. TarifasA través de este menú puede ver, crear y modificar las tarifas por actividad, año yrégimen.

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2.3.9. Libros contablesA través de este menú puede ver, crear y modificar los libros contables requeridospara los comerciantes

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2.3.10. Tipos de anulaciónA través de este menú puede ver, crear y modificar las causas por las cualespuede anular una declaración.

2.3.11. SancionesA través de este menú puede ver, crear y modificar las sanciones por vigenciasfiscales de acuerdo al tipo de acto y régimen.

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2.3.12. Bancos de RecaudoA través de este menú puede ver, crear y modificar los bancos para el registro derecaudo de ingresos.

Los códigos de banco que comiencen por “99”, no se mostraran el informe derecaudo ni serán tenidos en cuenta el en proceso de interface, se utiliza paradeclaraciones en ceros, prescripciones y otros conceptos que no necesariamentegeneran un recaudo.

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2.3.13. RégimenA través de este menú puede ver, crear y modificar los diferentes regímenes quese tienen dentro de la estructura tributaria.

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2.3.14. Tipos de declaraciónA través de este menú puede ver, crear y modificar los diferentes actosrelacionados con este impuesto.

2.3.15. Configuración del sistemaA través de este configurar las diferentes opciones para el correcto funcionamientoy cálculo de operaciones del sistema.

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2.3.15.1. Parámetros del sistemaA través de este menú puede configurar los datos de su entidad como nombre,teléfono, Nit, dirección, última vigencia para cobro de ICA, Path para el logo de suentinad el cual debe estar en formato de imagen .bmp o .jpg, también puedeincluir un mensaje o eslogan que servirá como pie de página de algunosdocumentos.

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Desde esta opción también puede configurar:

El número inicial de los consecutivos para recibos de cobro El numero Inicial para facturas de cobro El numero Inicial para convenios Vigencia de la ley 1175 (Actualmente no está vigente)

2.3.15.2. InterfacesA través de este menú puede ver los periodos mensuales de interfaces de cadaaño y la fecha hasta la cual se ha realizado la interface a contabilidad.

No puede realizar una interface de un periodo cerrado una fecha inferior a la cualestá la interface.

2.3.15.3. Configuración de conceptos de cobroA través de este menú puede configurar la formulación de los conceptos de ICA,asignando a cada uno un valor fijo o relativo e indicar cuál es la base para sucálculo y el redondeo a aplicar al resultado final

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2.3.15.4. Configuración contable para la interfaceA través de este menú puede realizar la configuración del condigo contable y suafectación presupuestal de cada uno de los conceptos de Industria y Comerciopor tipo de actividad.

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2.3.15.5. Alivio Tributario

A través de este menú puede ver, crear y modificar alivios tributarios otorgados através de estamentos legales tanto para acuerdos de pago como para pagos decontado.

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2.3.15.6. Periodos de cobroA través de este menú puede ver, crear y modificar los periodos de cobro paracada tipo de régimen, debe configurar la fecha de inicio del periodo y fecha definalización, fecha límite de pago para el periodo, fecha de cobro de intereses, y eltipo de periodo.

2.3.15.7. Porcentajes de interésA través de este menú puede ver, crear y modificar porcentajes de interésmoratorio para aplicar al cálculo de impuesto de morosos, es importante que estainformación este completa para cada periodo de cobro y que todos los mesesestén configurados de acuerdo a la tasa establecida por la Superfinanciera.

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2.3.15.8. DescuentosA través de este menú puede ver, crear y modificar las fechas límite para losdescuentos aplicar por vigencias por ultimo digito del Nit

2.4. Menú de ProcesosA través de este menú podrá realizar el registro de pagos, eliminación de pagos,depuración de comercios, registrar censo de ICA entre otros

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2.4.1. Censo

A través de este menú puede registrar y consultar censo de industria y comerciorealizados en su municipio por cada vigencia.

2.4.2. Registro de pagos

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A través de este menú puede realizar el registro del recaudo por código de barrasutilizando una lectora laser de código de barras en cual se encuentra en el formatode la factura.

Proceso para el registro de los cupones de recaudo:

Organice los cupones por fecha de recaudo y sume el valor totalde recaudo de cada día a registrar.

Digite en el campo “Fecha” la fecha que se realizó el recaudo Seleccione un banco para registrar el recaudo. Digite el número de facturas o cupones recaudados. Indique el valor de la sumatoria de los cupones Ubique el cursor el campo “-Comercio-Factura-Tipo-“sobre el

primer espacio a la izquierda. Pase la Lectora laser por el Código de barras de la factura

recaudada. El sistema le indicara si existe un error que impida el registro, de

lo contrario se registrara el pago acumulando cada factura paraver el resultado final.

Una vez terminado de registra cada una de las facturas podrácomparar el número de facturas registradas con su total con lasrecibidas del banco.

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2.4.3. Registro de pagos anterioresA través de este menú puede hacer el registro de pagos de fechas anteriores deforma manual, indicando los datos de la declaración el banco de recaudo.

2.4.4. Anulación de PagosA través de este menú puede anular el registro de pagos realizado por error, paraello seleccione el contribuyente y anule el registro.

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2.4.5. Depuración de ComerciosA través de este menú puede unificar el registro de información de contribuyentesque por desconocimiento o error humano se ha registrado dos o más veces (con elmismo Nit), lo cual es incorrecto ya que los ingresos se consolidan por cadacontribuyente y se debe presentar una sola declaración independientemente delnúmero de establecimientos que se tengan dentro del municipio.

El sistema realiza una búsqueda y le mostrara los establecimientos registradoscon el mismo Nit, dándole la opción de unifica a uno de ellos. Usted debe dar clicken el botón “Unificar” y toda la información será cargada a este número dematrícula siempre y cuando no existan datos similares en las declaraciones.

2.4.6. Preparar Configuración año siguienteEste es un proceso que facilita la preparación del sistema en un cambio devigencia, copiando algunos datos básicos como tarifas, actividades y formulas.

Puede utilizar esta opción siempre y cuando los datos del año a actualizarcorrespondan a los mismos del año del cual se desea copiar.

Siga el siguiente proceso para copiar información

Digite el año que contiene los datos que va a copiar

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Digite el año en el cual desea copiar la información Seleccione una de las opciones para copiar “Tarifas y Formulas“ o

“Actividades“ y presione el botón aceptar. Verifique que la información haya sido copiada correctamente.

2.5. Menú Cobro CoactivoA través de este menú puede Consultar y modificar Acuerdos de Pago realizadospor el concepto de industria y comercio.

2.5.1. Acuerdos de pagoConsulte y modifique acuerdos de pago

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Para buscar un acuerdo pago lo puede realizar seleccionando el número deconvenio en la casilla “Convenio” o la matricula del establecimiento en el campo“Comercio”.

Para realizar modificaciones a los acuerdos de pago vea la opción “Crear Acuerdode pago” de este manual

2.5.2. Estado de acuerdos de pagoA través de este menú puede generar un reporte de las cuotas por cada acuerdode pago y cuales han sido recaudadas (pagadas), puede seleccionar por opciones

Entre fechas Entre Contribuyentes Por estado de cuotas

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2.6. Menú de InformesA través de este menú puede generar diferentes tipos de reporte.

2.6.1. Informes de recaudo

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2.6.1.1. Recaudo DiarioA través de este reporte podrá ver más de 15 reportes diferentes de recaudo.

Detalle diario Recibos anulados Resumen por actividad Ano y actividad Recaudo Diario de cuotas Resumen por régimen Resumen por fecha Resumen por sector Resumen por banco y fecha Por actividad y fecha Por vigencias Por actividad y año Detallado por régimen Diferencias Resumen por vigencia y bancos

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Para generar cualquiera de estos reportes siga este proceso Digite una fecha inicial y una fecha final Seleccione un banco. Seleccione una opción de reporte Click en “Aceptar” para ver el reporte en pantalla

2.6.1.2. Resumen mensual por conceptoEn este reporte podrá ver un acumulado mensual por vigencia por cada conceptode industria y comercio.

Para generarlo simplemente digite un año y presione “Presentar”

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2.6.2. Informe contableEsta opción genera un resumen de ingresos y recaudos crea un comprobante yser interfazados a contabilidad afectando también las cuentas presupuestales

A continuación se detalla el proceso que realiza cada uno de los comando de esteformulario

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Botón “Generar”: El sistema realiza un proceso que busca todoslos recaudos realizados entre las fechas indicadas y le informarasi existe un error o si el proceso termina satisfactoriamente.

Botón “Presentar”: Muestra el resultado de generar el resumencontable explicado en la opción anterior.

Botón “Actualizar a Contabilidad”; realiza el proceso de interface acontabilidad según la información generada en el primer paso.

Botón “Comprobante contable”: Muestra un reporte en pantallacon el comprobante contable interfazado a contabilidad.

2.6.3. Otros ReportesEl sistema tiene más de cincuenta diferentes reportes que pueden ser de granutilidad a la hora de hacer análisis de información para la toma de decisiones.

Seleccione una opción, indique los parámetros y campos necesario y presione elbotón presentar para ver el resulta en pantalla.

Informes para fiscalizacióno Anticipo de Icao Anticipo de Ica pendienteso Contribuyentes sin declaracióno Declaraciones presentadas y no pagadaso Diferencias en declaracioneso Acuerdos de pago incumplidoso Declaraciones no presentadas y en mora por año en Excel

Informe de morososo Morososo Cartera

Listado de comercioso Por sectoro Por actividado Canceladoso Ordenado por un dato informativoo Diano Por rango de ingresos

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o Según fecha de inscripcióno Por régimen

Declaracioneso Todoso Pagadaso Resumen por Vigenciao No presentadaso No pagaso En acuerdoo Diferenciaso Estadística

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Este manual así como el programa están protegidos por las leyes de derecho deautor y otros tratados internacionales. La reproducción ilícita o distribución noautorizada de este manual, del programa o de cualquier parte del mismo, estápenado por la ley con severas sanciones civiles y penales y será objeto de todaslas acciones judiciales que correspondan.

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