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Einsatzpotenziale SAP Business Workflow1 4
© Copyright CSC PLOENZKE AG
Markus Brahm, CC Business Knowledge SystemsLüneburg16. März 2001
4. SAP-Anwenderforum Einsatzpotenziale des SAP Business Workflow®
1 4.SAP-Anwenderforum 2001.ppt 23.10.00 CC Business Knowledge Systems
Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®
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Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®
2 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Agenda
a Allgemeine Einführung
a Der SAP Business Workflow®
a Projekte im Umfeld des SAP Business
Workflow®
a Trends
a Dienstleistungsangebot
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Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®
3 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Allgemeine Einführung -Begriffe und Definitionen
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Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®
4 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Allgemeine Begriffsklärung
a Workflow ~ Vorgang ~ Prozess ~ Geschäftsprozess
a Workflow Management ~ Geschäftsprozessmanagement
a Der Geschäftsprozess steht im Vordergrund
a Technik muss sich einem guten Geschäftsprozess unterordnen, nicht umgekehrt
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Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®
5 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Definition Workflow Management-Systeme (WFMS)
a WFMS sind eine technische Ergänzung zu Geschäftsprozessen
a Fallabhängig übernehmen sie
• die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte
• die aktive Steuerung des Arbeits- und Informationsflusses
• die Kontrolle von Bearbeitungsschritten
a Um Prozesse durchgehend unterstützen zu können,müssen sie möglichst anwendungsunabhängig und-übergreifend einsetzbar sein
Anwender
Geschäftsprozess
Workflow Management-System
Anwendung A Anwendung B Anwendung C Anwendung D
Aktivität A Aktivität B Aktivität C Aktivität DAktivität E Aktivität F Aktivität GAktivität H
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6 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Transaktionsaufruf bzw. Abfragen durch Benutzer, Abarbeiten von Ablagen
Automatischer Eingang von Aufgaben im „Eingangskorb“ (Arbeit kommt zum Bearbeiter)
Telefonate, Rückfragen, Durch-suchen von Ablagen zur Verfolgung eines Vorgangs
Einfache Abfragen und Protokolle
Suche nach zuständigem Sach-bearbeiter (z.B. bei Urlaub oder Krankheit)
Automatische Zuleitung mit Vertreterregelung
Checklisten zur Kontrolle der Vollständigkeit von Daten, Rückfragen
Automatische Vollständigkeits-/Plausibilitätsprüfung
Besondere Vermerke und Ablagen für dringende Vorgänge und Termine
Automatische Sortierung nach Dringlichkeit, Hinweis auf Terminüberschreitung
Standard R/3 R/3 mit Workflow
Abgrenzung
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7 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Allgemeine Einführung -Einsatzschwerpunkte von WFMS
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Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®
8 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Typische Einsatzfelder - Beispiele
a Informationsfluss
• Änderung einer Kundenadresse
⇒ Information des Key Account
a Genehmigungen
• Anlegen einer Banf
⇒ Fallabhängiges Genehmigungsverfahren
a Koordinierte Systemtätigkeiten / Arbeitsabläufe
• Anlegen eines neuen Materialstamms
⇒ Abteilungsbezogene Bearbeitung einzelner Sichten
a Ausnahmebehandlung
• Fehler/Meldung tritt auf
⇒ Automatische Info an zuständigen Mitarbeiter
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9 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Typisches Beispiel - Rechnungsprüfung
ExternesArchivsystem
Scanner
Rechnungs-erfassung
Zahlungs-freigabe
ZentralerPosteingang
Rechnungs-freigabe
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10 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Typisches Beispiel – Neuer Mitarbeiter
Gebäude undZimmernummer
HR-MitarbeiterMitarbeiter-
datenerfassen
Mitteilung
Brief zurArbeitsaufnahme
Vergabe
Telefonnummer
Werksausweis
anlegen
AusstattungArbeitsplatz
PC
installieren
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11 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Der SAP Business Workflow® -Merkmale und Elemente
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12 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
SAP Business Workflow® als Basisbestandteil
FIFI
COCOControllingControlling
AMAM
PSPS
WFWorkflow
WFWorkflow
ISIS
MMMM
HRHR
SDSD
PPPP
QMQM
PMPMProjekt-Projekt-systemsystem
Branchen-Branchen-lösungenlösungen
wirtschaftwirtschaftAnlagen-Anlagen-
R/3R/3
wesenwesenFinanz-Finanz-
VertriebVertrieb
wirtschaftwirtschaftMaterial-Material-
planungplanungProduktions-Produktions-
Qualitäts-Qualitäts-manage -manage -
mentmentInstand-Instand-haltunghaltung
Personal-Personal-wirtschaftwirtschaft
WFWorkflow
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13 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Grundsätzlicher Aufbau eines Workflows
+ mögliche Bearbeiter+ Standardrollen+ Texte+ ggf. auslösende/beendende Ereignisse
+ konkrete Bearbeiter+ Terminfristen+ Vor-, Nach- und Parallelmethoden+ Prioritäten, Ausnahmen
+ Steuerkonstrukte+ auslösende/beendende Ereignisse+ Texte für Workflow+ Klassifikationen
Implementierung
SAP-Funktionalität(z.B. Transaktions-aufruf)
fremde Funktionalität(z.B. WORD-Aufruf)
Objekttyp
Methode
Mehrschrittaufgabe
Workflow-Definition
referenziert
Einzelschritt-aufgabe/Aktivität
referenziert
referenziert
Standardaufgabe
Modellierung
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14 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Grundsätzlicher Ablauf eines Workflows
WorkflowManager
WorkitemManager
Mehrschrittaufgabe
Objekttyp
Methode
Workflow-Definition
referenziert
Einzelschritt-aufgabe/Aktivität
referenziert
referenziert
Standardaufgabe
IntegrierterEingangskorb /
Workplace
auslösendesEreignis
triggert
bei Dialog
Ausführung derObjektmethode
Workflow-Instanz
Workitem
Aufgabeninstanz
Definition Laufzeitinstanz
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15 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Der SAP Business Workflow® -Integration mit anderen Systemen
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16 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Probleme der Office-Integration
a Es gibt im Unternehmen bereits ein Mail-Tool, das nicht durch das SAPoffice ersetzt werden kann bzw. soll. In diesem Mail-Tool sollen auch SAP-Workitems erscheinen.
• Lösung– Einbindung von MS Exchange® und MS Outlook®
über SAP MAPI SPI– Einbindung von Lotus Notes® über SAP WAPI
(inzwischen diverse Schnittstellen)
a Nutzung von Daten fremder Applikationen auch durch den SAP Business Workflow®
• Lösung– Neben der klassischen OLE-Technik, in Zukunft vor
allem Verwendung von Bridging-Technologien
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17 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Der SAP Business Workflow® -Einschätzung
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18 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Einschätzung Workflow Management in ERP (Enterprise Resource Planning)-Software
a Laut Wirtschaftsinformatik 40 (1998), S. 318-328:
• „Die Verbindung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware und Workflow-Technologie nutzt einerseits den Anwendern und erhöht andererseits das Anwendungspotential der Workflow-Technologie signifikant.“
• „Durch den höheren Integrationsgrad bieten integrierte Lösungen gegenüber autonomen Werkzeugen deutliche Vorteile im Hinblick auf die Modellierung und Implementierung von Workflows“
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19 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Objektive Vorteile des SAP Business Workflow®
a Integrierte, nicht-redundante Daten
a Integration in die SAP-Prozesse
a Einheitliche Benutzeroberfläche
a Durchgehende Rechteverwaltung
a Nicht notwendigerweise Schnittstellen
a Automatische Releasefähigkeit (i.d. üblichen Grenzen)
a Keine zusätzlichen Kosten durch die Nutzung des Entwicklungs- und Laufzeitsystems
Jeder SAP-Anwender sollte sich fragen, ob und inwiefern er von dem Einsatz des SAP BWF profitieren könnte!
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20 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Unsere Einschätzung des SAP Business Workflow®
a Der Einsatz des SAP BWF bietet sich eher nicht an für
• Prozesse, die organisatorisch so stark vereinfacht werden können, dass sich ein Workflow-Einsatz nicht mehr rechnet
• Prozesse, die absehbar einem dramatischen Wandel unterliegen
• Anwender, die nur sehr wenige Benutzer an das SAP-System angebunden haben,
• Anwender, die nur sehr wenige Funktionen des SAP-Systems nutzen,
• Anwender, deren SAP-System noch keinen ausreichenden Konsolidierungsstand erreicht hat
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21 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow® -Kritische Erfolgsfaktoren
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22 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Kritische Erfolgsfaktoren für Workflow-Projekte
a Richtige Einschätzung von Workflow-Projekten
a Überdenken und Optimieren der Geschäftsprozesse
a Change Management
a Aktiver Sponsor in Nähe der Geschäftsleitung
a Akzeptanz bei möglichst vielen Beteiligten
a Sorgfältige Auswahl der Prozesse, mit denen begonnen werden soll (Piloten)
a Sorgfältige Auswahl zukunftsfähiger Technologien und Architekturen
a Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Herangehensweise
a Bereitschaft auch zu rein organisatorischen Prozess-verbesserungen, keine Technik-/Produktbesessenheit
a Projektteam
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23 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow® -
Vorgehensweise
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24 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Generelle Vorgehensweise bei Workflow-Projekten
Anforderungs-analyse/Strategie
Prozess-analyse
Prozess-optimierung
Implemen-tierung
und TestTechnischeRealisierung Produktion
Change Management
Projektmanagement
ggf.Prototyping
klassische Geschäftsprozess-
optimierung
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25 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Anforderungsanalyse/Strategie
Anforderungs-analyse/Strategie
•Mission/Vision•Zieldefinition •Zielgewichtung•Nebenbedingungen•Prämissen•krit. Erfolgsfaktoren
Prozess-analyse
Prozess-optimierung
Implemen-tierung
und Test
TechnischeRealisierung Produktion
Mission/Ziele/
Erfolgs-faktoren
Architektur-prinzipien
Phasen-/Detail-/Rollen-konzept
Prozess-QuickScan
Erfolgs-größen/
Aufwands-abschätzung
Projekt-historie/-einfluß
•Erfahrungen•Key Player•Projektumfeld
•Planung Kennzahlen•Aufwand
•intern/extern•einmalig/laufend
•Grobanalyse•Potentiale•Synergien•Nebeneffekte•Erfahrungen
•Systemarchitektur•Systemrollen•Schnittstellen•Trends
•Vorgehensweise•Prinzipien•WF-Engineering•Rollenzuordnung•Schulungskonzept•Pilotauswahl
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26 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow® -
Ausschnitte und Erfahrungen
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27 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
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Projektbeispiel: Genehmigung von Bestellanforderungen
a Vorher• Papierbasierte Bedarfsmeldungen mit mehreren
Durchschlägen– Manuelle Bestellbücher zur Kontrolle / Schichtübergabe– Langer Genehmigungsweg durch Hauspost, Urlaub etc.– Teure Genehmigung bei Prozessbegleitung „per pedes“– Mangelhafte Information über Prozess-Stand– Sehr viele telefonische Bestellungen ohne Dokumentation im
SAP-System, da dies einfacher war– Mangelnde SAP-Akzeptanz
Industriezweig:Markenmartikler
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28 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
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Projektbeispiel: Genehmigung von Bestellanforderungen
a Nach Einführung mehrerer Workflows• Vereinfachung der Zeichnungsberechtigung
aufgrund einer GPO, Moduloptimierung, Realisierung eines Bestell-Cockpits und Einführung von Workflows zur Automatisierung der Prozesse– Keine Bestellung ohne SAP-Bezug– Integration SAP-ferner Mitarbeiter durch Anbindung
an Lotus Notes®– Schnelle Genehmigung (Senkung der Prozess-
durchlaufzeit von ca. 1,5 Wochen auf ca. 2 Tage)– Automatisierte Information der Mitarbeiter bei
vollständiger Genehmigung, Wareneingang etc.– Papier erst bei Bestellerzeugung– Anwender haben permanenten Prozessüberblick– ...
Industriezweig:Markenartikler
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29 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Projektbeispiel Rechnungsprüfung
a Vorher
• Skontoverluste durch langwierige Prüfung, insbesondere durch Hauspost
• Aufwändige Bearbeitung der eingehenden Rechnungen– Prüfen Bestellung, Wareneingang etc.– Antackern eines Versandformulars– Verschicken an Anforderer, sofern erkennbar
• Sehr aufwändige Suche nach Rechnungsverbleib bei eingehenden Mahnungen (ca. 700 Mahnungen à 2 Stunden Bearbeitungsaufwand)
• Häufig Prozessschleifen aufgrund fehlender Unterschriften
• Sehr viel Papier
Industriezweig:Versorger
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30 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
a Nach Einführung mehrerer Workflows
• Umstellung auf frühes Archivieren
• Nahezu kein Skontoverlust durch Prozess der Rechnungsprüfung (z.B. auch durch Integration der Terminüberwachung)
• Schnelle und reibungslose Abwicklung der Rechnungsprüfung (Skontonutzung von 80->95%, 60% der Rechnungen mit zweistufiger Genehmigung in 1 Tag gebucht)
• Integration SAP-ferner Mitarbeiter durch Anbindung an Lotus Notes®
• Schnelle und einfache Prüfung
• Permanenter Prozessüberblick
• Unterstützung eines Prozesscontrolling
Projektbeispiel RechnungsprüfungIndustriezweig:Versorger
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Competence Center Business Knowledge Systems
Weitere Projektbeispiele
a Information über Mitarbeiteraustritt
a Information über EZU, MuSchuG
a Genehmigung von Instandhaltungsaufträgen
a Koordinierte Pflege des Materialstamms
a Genehmigung von Umbuchungsanträgen
a Information über Änderungen an Kreditorendaten
a Koordinierte Pflege des Filialstamms
a Information über Wareneingänge
a Reaktion auf IDoc-Verarbeitungsfehler
a Eigenentwicklungen im Bereich Investitionsabwicklung
a ...
a ..in den Bereichen Energieversorgung, Raffinerie-, Pharma- und Fertigung, Handel und Consumer Products
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32 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow® -
Wirtschaftlichkeit
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33 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
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a Workflow Management ist eher Enabling-Technologie als Cost Cutting-Technologie
• Schwerpunkt des Nutzens liegt im qualitativen bzw. schwierig zu bewertenden Bereich, bspw.– Geschwindigkeit– Sicherheit– Transparenz
• In vielen Fällen lassen sich jedoch zusätzlich konkrete Wirtschaftlichkeitsberechnungen anstellen, bspw.– Erhöhung der Skontonutzung– Wegfall von formularbasierten „Workarounds“,
Arbeitsschritten etc.
Generelles
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34 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
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Projekterfahrungen
a Beispielhafte „quantitative“ Nutzeneffekte aus Projekten
• Erhöhung Skontonutzung von 80% auf 95%
• Verringerung des Rückfrageaufwands um 80%
• 15 Minuten Zeiteinsparung pro Tag durch Entfall eines Arbeitsschrittes
• Verringerung des Lagerbestandes um 100TDM pro Jahr durch Verkürzung der Beschaffungszeit
a Beispielhafte „qualitative“ Nutzeneffekte aus Projekten
• Verbesserung der Materilstammqualität
• Vermeidung von Fehlbestellungen
• Verringerung des Koordinationsaufwands
• Sichere Umsetzung der Zeichnungsberechtigung
• Permanenter Prozessüberblick über Rechnungsprüfungen
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Nebeneffekte von Workflow Management
a Evtl. erstmalige Bildung von Prozessteams
• Prozessübergreifende Kommunikation, Betrachtung und Analyse
• Aufleben des Verständnisses einzelner Prozessbeteiligter für den Gesamtprozess
• Aufdeckung von organisatorischen Potentialen, ggf. auch ohne technische Unterstützung
a Prozessübergreifende Anwendungs- und Schnittstellenbetrachtung
a Prozessdokumentation und Unterstützung eines Qualitätsmanagement-Systems
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Projektkosten
a Reine Implementierung von Workflows ist nicht aufwändig
• Bsp. einfacher Genehmigungsprozess ca. 15 PT
• Bsp. komplexerer Genehmigungsprozess ca. 40 PT
a Zusätzlich sind häufig die folgenden Bereiche zu berücksichtigen
• Selektion und Priorisierung der Geschäftsprozesse
• Geschäftsprozessanalyse und –optimierung/–vereinheitlichung
• Optimierung der Modulnutzung
• Optimierung der Endanwenderunterstützung
• Schulung der Endanwender und der Administratoren
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37 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Trends
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38 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Trends
a Öffnung zum Internet (vom Workflow zum WebFlow®)
a Integration von Office-Anwendungen
a Verbreiterung des Anwendungspotenzials durch Enterprise Application Integration
a Einfachere Erstellung von Workflows durch „Workflow-Muster“ und „Workflow-Wizards“ (SAP AG )
a Einbindung von Workflows in SAP-Standard über das Customizing
a Generelle Nutzung des SAP Business Workflow® im Standardbereich
• Transportwesen
• Business-to-Business-Procurement
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39 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Dienstleistungsangebotdes
CC Business Knowledge Systems
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40 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Beratungsschwerpunkte des CC BKS
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41 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Anforderungs-analyse/Strategie
Prozess-analyse
Prozess-optimierung
Implemen-tierung
und Test
TechnischeRealisierung Produktion
Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG
a Einführungs- / Überblicksveranstaltungen
a Systemauswahl / Systemarchitektur
a Methoden-/Toolschulungen
a Workshops / Vorstudien
a Potentialanalyse / Prozess-QuickScans
a Coaching
a Projektinitiierung
a Qualitätssicherung
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42 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Anforderungs-analyse/Strategie
Prozess-analyse
Prozess-optimierung
Implemen-tierung
und Test
TechnischeRealisierung Produktion
Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG
a Coaching und Moderation
a Methoden-/Toolschulungen
a Projektleitung und -durchführung
• Spektrum: Business Process Improvement bis Business Process Reengineering
a Change Management
a Qualitätssicherung
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43 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Prozess-analyse
Prozess-optimierung
Implemen-tierung
und Test
TechnischeRealisierung
ProduktionAnforderungs-
analyse/Strategie
a Coaching
a Methoden-/Toolschulungen
a Projektleitung und -durchführung
a Qualitätssicherung
Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG
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44 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001
Competence Center Business Knowledge Systems
Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG
a Coaching
a Schulung
a First- und Second-Level-Support
a Projektleitung und -durchführung
a Qualitätssicherung
a Laufende Betreuung
Prozess-analyse
Prozess-optimierung
Implemen-tierung
und TestTechnischeRealisierung
Produktion
Anforderungs-analyse/Strategie