requisitos para migrar de contpaq i a coi

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ABRIL 2021

REQUISITOS PARA MIGRAR DE CONTPAQ I A COI

El proceso de Migración de información del sistema contable Contpaq i a Aspel COI

consiste en pasar el catálogo de cuentas, pólizas de los diferentes ejercicios y,

esto es opcional, pasar la asociación de comprobantes (facturas) a las pólizas,

siempre y cuando la póliza posea una asociación.

NOTA – La asociación solo es la información del comprobante con la póliza

(comprobante fiscal), por lo que el proceso de Documento asociado y subir los

comprobantes (xmls) al depósito de COI es responsabilidad del usuario final.

Para poder realizar el proceso de migración, es necesario tomar en cuenta los

siguientes puntos:

1. Revisar que su catálogo de cuentas cumpla con las

siguientes especificaciones

Introducción:

ASPEL COI da la capacidad de utilizar un catálogo de hasta 9 niveles con hasta 20

dígitos entre todos los niveles en el cual podrás clasificar tus cuentas y obtener

subtotales en todos los grupos.

Por ejemplo, el catálogo estándar de COI posee 3 niveles (4 dígitos para las cuentas

de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los auxiliares) = 1000 – 001 - 001

Para Aspel COI, los niveles se denominan: De Mayor, Subcuenta, Sub-subcuenta y

así sucesivamente hasta llegar al último nivel, que es el de auxiliar:

mailto:[email protected]



http://www.as.com.mx/



[email protected],


Las cuentas de niveles inferiores reportan a las superiores:

Entonces es importante mantener esa correspondencia entre cuentas y

subcuentas, auxiliares para la correcta migración.

a) Las cuentas de Titulo y Subtitulo en ASPEL COI se convierten en rubros

así que no es necesario migrarlas.

b) ASPEL COI utiliza cuentas contables consecutivas, por lo que no pueden

iniciar con ceros. Por ejemplo;

ASPEL COI CONTPAQ i

c) Se ignoran los folios de CONTPAQ i y te toma el consecutivo de ASPEL

COI.







[email protected],


2. Se recomienda realizar un respaldo desde Contpaq i

Pasos para la generación de respaldo desde CONTPAQ i Contabilidad:

1.- Dar click en el ícono de Catálogo de Empresas , en el menú Empresa /

Empresas o desde la combinación de teclas Ctrl + E, el cual desplegará la ventana

de empresas:

2.- Seleccionar la empresa que se necesita Respaldar y dar click en el ícono

Respaldar el cual presentará la siguiente ventana:







[email protected],


3.- Seleccionar una ruta existente donde se guardará el respaldo de la Base de

Datos, además de colocar un nombre; por defecto colocará las siglas ct antes del

nombre predeterminado, dichas siglas y nombre predeterminado pueden ser

cambiados.

4.- Después de ello, dar click en el ícono Procesar el cual iniciará el

proceso de generación de respaldo, presentando las siguientes ventanas:

a) Iniciará el proceso de respaldo de la empresa seleccionada anteriormente:

b) Iniciará el respaldo automático del administrador de documentos digitales:







[email protected],


NOTA: Tener en cuenta este mensaje, ya que los comprobantes también se

respaldarán.

5.- Antes de finalizar el proceso de generación de respaldo, se presentará la

siguiente ventana:

En la ventana Información, se presenta la ruta donde se generó el respaldo de

documentos digitales (Comprobantes), tener en cuenta que NO se guarda en la

misma ruta que se configuró para el respaldo de la base de datos.

a) Cuando la ruta marque \\127.0.0.1\Compac\index\respaldos se menciona

que el respaldo se guardó el mismo equipo donde se hizo el respaldo, es

decir, en Disco C o en la ruta C:\Compac\Index\respaldos.

b) Cuando la ruta marque \\<Nombre de servidor>\Compac\index\respaldos o

\\<IP de servidor>\Compac\index\respaldos (Mostrando el nombre o IP del

servidor), menciona que el respaldo se guardó en esa ruta, pero del equipo

Servidor.

Al final, se presentará la siguiente ventana confirmando que el proceso de

traducción se completó correctamente:







[email protected],


6.- Por último, verificar que los respaldos se hayan generado y estén en sus rutas

correspondientes:

a) Respaldo de la Base de Datos de Contpaq Contabilidad:

b) Respaldo del Directorio de Archivos Digitales (Comprobantes):







[email protected],


7.- Realizar una copia de ambos archivos, guardarlos en una carpeta y enviarlos

para la Migración a ASPEL COI.

NOTA:

En caso de necesitar la asociación del comprobante con las pólizas, verificar que

en el respaldo que se acaba de generar tenga los archivos xml.

3. En caso de no tener los xml en el respaldo anterior, realizar

lo siguiente.

1.- Revisar el deposito desde la ruta donde se almacenan los Xml, una vez que se

confirme el listado de Xml, comprimir la carpeta y enviarla junto con el respaldo .bak.

2.- Descargar los Xml desde el portal del SAT y una vez que se tengan los

documentos, comprimir la carpeta y enviarla junto con el respaldo .bak

4. En caso de no poder generar el respaldo desde Contpaq i,

considere lo siguiente.

Generación de respaldo de base de datos desde Management SQL Server

Para generar este respaldo es necesario que tenga instalado en manejador de base

de datos SQL Server Management Studio

1. Ingresar a MS SQL Server buscando el icono parecido ya

sea 2008, 2014, etc., el cual desplegará la siguiente ventana, donde se

necesitará los usuarios de SQL para acceder (Usuario y Contraseña).







[email protected],


2. Después del inicio de sesión, se presentará la siguiente ventana donde se

tendrá que desplegar la pestaña de Bases de datos.

Seleccionar la base de datos a respaldar y dar Click derecho, Seleccionar la

opción Tareas/Copia de seguridad…

3. En la nueva ventana se presentará lo siguiente:







[email protected],


En esta ventana seleccionar y habilitar lo siguiente:

a) En Tipo de copia de seguridad: Completa.

b) Destino: Disco

c) En la parte inferior verificar si ya se tiene una ruta de copia de seguridad

tomar nota de dicha ruta, incluyendo el nombre del archivo

En caso contrario:

d) Clic en botón agregar y dar click en el ícono de los tres puntos:







[email protected],


e) Seleccionar la ruta donde se almacenará el respaldo y colocar el nombre del

archivo con extensión .bak

f) Click en aceptar en ambas ventanas y se verá la nueva ruta agregada a la lista

g) Click en aceptar y esperar a que termine el proceso:







[email protected],


4. Información a enviar

Enviar el o los archivos de respaldo ya sea el generado directamente por Contpaq i

o generado con el proceso antes explicado desde SQL Server Management Studio

con extensión .bak.

Así también es importante conocer la versión de Contpaq i, y si es posible la versión

de SQL Server ej. (2005, 2008 o 2008 R2, 2014)

Nombre del respaldo:

Versión de Contpaq i:

Versión de SQL Server:

Estructura de cuentas:

No de empresa en ASPEL COI:

NOTA: Incluir en PDF el reporte de posición financiera al último periodo utilizado en

Contpaq i, con el fin de comparar la información al final de la migración.

5. Notas Adicionales

Tener en cuenta que se debe seguir la estructura correcta (consecutivos), para que

las cuentas puedan ser afectables al momento de realizar la migración.







[email protected],


Además de que las cuentas de título y subtitulo ACTIVO y ACTIVO CIRCULANTE,

no es conveniente pasar a COI debido a que se convierten en “Rubros” y afectan

saldos.

La condición para que estas cuentas no pasen a ASPEL COI es que inicien con

Ceros, como se especifica en el ejemplo, así también respetamos el número de

niveles.

Traspaso entre auxiliares

Si dentro del proceso es necesario restructurar cuentas, es decir; crear nuevas, será

necesario pasar las pólizas que estén de la cuenta actual a la nueva para eso

utilizamos una herramienta llamada “Traspaso de auxiliarles entre cuentas…”

ubicado en el menú de Pólizas.

NOTA: Solamente usado en cuentas afectables.

1.- Indicar la fecha inicio y fin para la búsqueda de movimientos

2.- Indicar en el campo de la cuenta, la cuenta de donde se tomaran los movimientos

3.- Indicar en el campo A la cuenta, la cuenta a donde se moverán la información.

Cuando indicamos la cuenta origen, automáticamente se empieza la búsqueda de

las pólizas donde se esté afectando esta cuenta,







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4.- Seleccionar las pólizas o bien clic en el botón Seleccionar Todo ubicado en la

parte inferior.

5.- Clic en el botón Mover >> para enviar las pólizas a la cuenta destino,

automáticamente se re-contabilizan.

Mover cuentas-subcuentas

O si desea mover subcuentas, por ejemplo:

Para que esto sea posible es necesario crea nuevamente la cuenta de ACTIVO,

debido a que no se deben de pasar porque es cuenta de título y además se

sobrepasa el número de niveles, le pondremos ceros al inicio 0001-000-000,

haremos lo mismo con la cuenta de ACTIVO CIRCULANTE.

Ahora para pasar las cuentas y subcuentas por ejemplo de FONDO FIJO a la nueva

cuenta de ACTIVO CIRCULANTE, solamente seleccionaremos la sub cuenta

deseada y con un clic sostenido arrastramos y soltamos sobre la cuenta destino.

Clic en continuar.

Hacer lo mismo con las cuentas necesarias.







[email protected],


6. Acciones después de la migración

Una vez finalizada la migración, se le hará llegar por medio de correo electrónico o

por algún medio similar (WeTransfer, Mailchimp, etc), restará con colocar la base

de datos .fdb en la ruta DAC y en el número de empresa del sistema COI:

Ejemplo:

C:\ASPEL\DAC\Sistemas Aspel\COI8.00\Datos\Empresa1\COI80EMPRE1.FDB

NOTA – Dependerá del número de empresa que solicitó en un principio para la

migración a Aspel COI, en caso de ser Firebird.

En caso de trabajar con una base de datos en SQL, restará con subir el respaldo

.bak a su manejador de SQL y realizar la conexión (alias) en Aspel COI

Una vez colocada la información y abrir el sistema, será necesario terminar de

configurar lo siguiente:

- Nombre de empresa

- RFC

- Ruta de archivos de trabajo

- Atributos (rubros) de cuentas





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