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uts UnidadesTecnoloacutegicasde Santander
Un buen presente un mejor futuro
RESOLUCiOacuteN No 02- 420(Bucaramanga 6 de mayo de 2019)
Por medio de la cual se adoptan el Programa de Gestioacuten Documental de las UnidadesTecnoloacutegicas de Santander
EL RECTOR DE LAS UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDEREn uso de sus atribuciones legales y estatutarias y
CONSIDERANDO
Que la ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otrasdisposiciones en su artiacuteculo 21 establece el deber de las entidades puacuteblicas de elaborar elprograma de Gestioacuten Documental
Que el artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014 ley de Transparencia y del derecho al acceso a lainformacioacuten puacuteblica nacional establecioacute la obligacioacuten de adoptar un programa de gestioacutendocumental en el cual se deben establecer los procedimientos y lineamientos necesarios para laproduccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten de los documentos puacuteblicos
Que el Decreto 1080 de 2015 por el cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del SectorCultura en su artiacuteculo 28258 establece que todas las entidades del Estado deben formular unPrograma Gestioacuten Documental (PGD) a corto mediano y largo plazo como parte del PlanEstrateacutegico Institucional y del Plan de Accioacuten Anual (Que el Programa de Gestioacuten Documental de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santanderimplementara los programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio comoinstrumentos archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos dela institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor probatoriopreservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando la memoria histoacuterica einstitucional
Que el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santanderen sesioacuten del 29 de abril de 2019 (Acta No 002 de 2019) aproboacute el Programa de GestioacutenDocumental
Que en meacuterito de lo anterior
RESUELVE
ARTiacuteCULO PRIMERO Adoptar el Programa de Gestioacuten Documental -PGD- aprobado por elComiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander el cualhace parte integral de esta Resolucioacuten
Paacutegina 1 de 2Resolucioacuten No 02-420 del6 de mayo de 2019
Calle de los Estudiantes No 9 - 82 Ciudadela Real de MinasLiacutenea gratuita nacional 01 8000 94 02 03PBX 6917700email utscorreoutseducoCoacutedigo postal 680005318 WWW uts ed U COBucaramanga - Santander - Colombia bull bull bull
uts ~~g~~egicasde Santander
Un buen presente un mejor futuro
ARTiacuteCULO SEGUNDO Ordenar a partir de la firma de la presente Resolucioacuten la implementacioacutendel Programa de Gestioacuten Documental -PGD- para que se desarrolle en las Unidades Tecnoloacutegicasde Santander
ARTiacuteCULO TERCERO Realizar las actualizaciones correspondientes cuando la estructura delPrograma de Gestioacuten Documental -PGD- asiacute lo requiera
ARTICULO CUARTO Publicar en la paacutegina Web de la Institucioacuten del Programa de GestioacutenDocumental-PGD-
ARTiacuteCULO QUINTO La presente resolucioacuten rige a partir de la fecha de su expedicioacuten
Expedido en Bucaramanga a los seis
PUBLlQUESE y CUMPlASE
Proyectoacute Sandra Fernaacutendez Profesionat Coordinador Grupo~~estioacuten Documentat ~ Revisoacute Dr Edgar Pachoacuten Arciniegas - Secretario Generat (
Paacutegina 2 de 2Resolucioacuten No 02-420 del 6 de mayo de 2019
Calle de los Estudiantes No 9 - 82 Ciudadela Real de MinasLiacutenea gratuita nacional 01 8000 94 02 03PBX 6917700email utscorreoutseducoCoacutedigo postal 680005318 WWW uts ed U COBucaramanga - Santander - Colombia bull bull bull
PGO - PROGRAM~ DE
DOCUMENtL 2019-2022
UnidadesTecnoloacutegicasde Santa der
Tabla de contenidorNDICE DE TABLAS 3
ANEXOS 4
1 ASPECTOS GENERALES 511 INTRODUCCION 5
12 ALCANCE 6
13 PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 6
14 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 7
141 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS 7
142 REQUERIMIENTOS ECONOMICOS 8
143 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 8
144 REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS 9
145 GESTION DEL CAMBIO 9
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 9
21 PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTAL 10
22 PROCESO DE PRODUCCION 11
23 GESTION y TRAMITE 12
24 ORGANIZACIOacuteN 13
25 TRANSFERENCIAS 14
26 DISPOSICION DE DOCUMENTOS 15
27 PRESERVACION A LARGO PLAZO 17
28 VALORACION DOCUMENTAL 17
3 FASES DE IMPLEMENTACION PGD 18
31 FASE DE ELABORACION y PUESTA EN MARCHA 19
32 FASE DE SEGUIMIENTO 20
33 FASE DE MEJORA 21
4 PROGRAMAS ESPECIFICOS 21
41 PROGRAMA DE NORMALlZACIONDE FORMAS y FORMULARIOS ELECTRONICOS 21
42 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 23
43 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS 24
44 PROGRAMA DE REPROGRAFIA 25
45 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 27
46 PROGRAMA PLAN INSTICUCIONAL DE CAPACITACION 28
5 ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LAS UTS 29
FICHA DEL DOCUMENTO 29
PRESUPUESTO 30
BIBLlOGRAFIA 31
ANEXOS 33
2
INDICE DE CRONOGRAMAS
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten 21
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas yformularios electroacutenicos 23
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales 25
Tabla 4 Cronograma de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos 26
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea 27
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales 28
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten 29
3
ANEXOS
Matrizresponsabilidades RAel o bullbullbullbullbull o bullbull o bullbull o bullbull o bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull 34
Mapa de procesos o bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull o bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbullbullbull 35
4
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
uts ~~g~~egicasde Santander
Un buen presente un mejor futuro
ARTiacuteCULO SEGUNDO Ordenar a partir de la firma de la presente Resolucioacuten la implementacioacutendel Programa de Gestioacuten Documental -PGD- para que se desarrolle en las Unidades Tecnoloacutegicasde Santander
ARTiacuteCULO TERCERO Realizar las actualizaciones correspondientes cuando la estructura delPrograma de Gestioacuten Documental -PGD- asiacute lo requiera
ARTICULO CUARTO Publicar en la paacutegina Web de la Institucioacuten del Programa de GestioacutenDocumental-PGD-
ARTiacuteCULO QUINTO La presente resolucioacuten rige a partir de la fecha de su expedicioacuten
Expedido en Bucaramanga a los seis
PUBLlQUESE y CUMPlASE
Proyectoacute Sandra Fernaacutendez Profesionat Coordinador Grupo~~estioacuten Documentat ~ Revisoacute Dr Edgar Pachoacuten Arciniegas - Secretario Generat (
Paacutegina 2 de 2Resolucioacuten No 02-420 del 6 de mayo de 2019
Calle de los Estudiantes No 9 - 82 Ciudadela Real de MinasLiacutenea gratuita nacional 01 8000 94 02 03PBX 6917700email utscorreoutseducoCoacutedigo postal 680005318 WWW uts ed U COBucaramanga - Santander - Colombia bull bull bull
PGO - PROGRAM~ DE
DOCUMENtL 2019-2022
UnidadesTecnoloacutegicasde Santa der
Tabla de contenidorNDICE DE TABLAS 3
ANEXOS 4
1 ASPECTOS GENERALES 511 INTRODUCCION 5
12 ALCANCE 6
13 PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 6
14 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 7
141 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS 7
142 REQUERIMIENTOS ECONOMICOS 8
143 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 8
144 REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS 9
145 GESTION DEL CAMBIO 9
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 9
21 PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTAL 10
22 PROCESO DE PRODUCCION 11
23 GESTION y TRAMITE 12
24 ORGANIZACIOacuteN 13
25 TRANSFERENCIAS 14
26 DISPOSICION DE DOCUMENTOS 15
27 PRESERVACION A LARGO PLAZO 17
28 VALORACION DOCUMENTAL 17
3 FASES DE IMPLEMENTACION PGD 18
31 FASE DE ELABORACION y PUESTA EN MARCHA 19
32 FASE DE SEGUIMIENTO 20
33 FASE DE MEJORA 21
4 PROGRAMAS ESPECIFICOS 21
41 PROGRAMA DE NORMALlZACIONDE FORMAS y FORMULARIOS ELECTRONICOS 21
42 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 23
43 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS 24
44 PROGRAMA DE REPROGRAFIA 25
45 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 27
46 PROGRAMA PLAN INSTICUCIONAL DE CAPACITACION 28
5 ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LAS UTS 29
FICHA DEL DOCUMENTO 29
PRESUPUESTO 30
BIBLlOGRAFIA 31
ANEXOS 33
2
INDICE DE CRONOGRAMAS
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten 21
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas yformularios electroacutenicos 23
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales 25
Tabla 4 Cronograma de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos 26
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea 27
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales 28
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten 29
3
ANEXOS
Matrizresponsabilidades RAel o bullbullbullbullbull o bullbull o bullbull o bullbull o bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull 34
Mapa de procesos o bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull o bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbullbullbull 35
4
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
PGO - PROGRAM~ DE
DOCUMENtL 2019-2022
UnidadesTecnoloacutegicasde Santa der
Tabla de contenidorNDICE DE TABLAS 3
ANEXOS 4
1 ASPECTOS GENERALES 511 INTRODUCCION 5
12 ALCANCE 6
13 PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 6
14 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 7
141 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS 7
142 REQUERIMIENTOS ECONOMICOS 8
143 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 8
144 REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS 9
145 GESTION DEL CAMBIO 9
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 9
21 PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTAL 10
22 PROCESO DE PRODUCCION 11
23 GESTION y TRAMITE 12
24 ORGANIZACIOacuteN 13
25 TRANSFERENCIAS 14
26 DISPOSICION DE DOCUMENTOS 15
27 PRESERVACION A LARGO PLAZO 17
28 VALORACION DOCUMENTAL 17
3 FASES DE IMPLEMENTACION PGD 18
31 FASE DE ELABORACION y PUESTA EN MARCHA 19
32 FASE DE SEGUIMIENTO 20
33 FASE DE MEJORA 21
4 PROGRAMAS ESPECIFICOS 21
41 PROGRAMA DE NORMALlZACIONDE FORMAS y FORMULARIOS ELECTRONICOS 21
42 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 23
43 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS 24
44 PROGRAMA DE REPROGRAFIA 25
45 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 27
46 PROGRAMA PLAN INSTICUCIONAL DE CAPACITACION 28
5 ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LAS UTS 29
FICHA DEL DOCUMENTO 29
PRESUPUESTO 30
BIBLlOGRAFIA 31
ANEXOS 33
2
INDICE DE CRONOGRAMAS
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten 21
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas yformularios electroacutenicos 23
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales 25
Tabla 4 Cronograma de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos 26
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea 27
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales 28
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten 29
3
ANEXOS
Matrizresponsabilidades RAel o bullbullbullbullbull o bullbull o bullbull o bullbull o bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull 34
Mapa de procesos o bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull o bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbullbullbull 35
4
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Tabla de contenidorNDICE DE TABLAS 3
ANEXOS 4
1 ASPECTOS GENERALES 511 INTRODUCCION 5
12 ALCANCE 6
13 PUBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO 6
14 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 7
141 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS 7
142 REQUERIMIENTOS ECONOMICOS 8
143 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 8
144 REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS 9
145 GESTION DEL CAMBIO 9
2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL 9
21 PROCESO DE PLANEACION DOCUMENTAL 10
22 PROCESO DE PRODUCCION 11
23 GESTION y TRAMITE 12
24 ORGANIZACIOacuteN 13
25 TRANSFERENCIAS 14
26 DISPOSICION DE DOCUMENTOS 15
27 PRESERVACION A LARGO PLAZO 17
28 VALORACION DOCUMENTAL 17
3 FASES DE IMPLEMENTACION PGD 18
31 FASE DE ELABORACION y PUESTA EN MARCHA 19
32 FASE DE SEGUIMIENTO 20
33 FASE DE MEJORA 21
4 PROGRAMAS ESPECIFICOS 21
41 PROGRAMA DE NORMALlZACIONDE FORMAS y FORMULARIOS ELECTRONICOS 21
42 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 23
43 PROGRAMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS 24
44 PROGRAMA DE REPROGRAFIA 25
45 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 27
46 PROGRAMA PLAN INSTICUCIONAL DE CAPACITACION 28
5 ARMONIZACION CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTION DE LAS UTS 29
FICHA DEL DOCUMENTO 29
PRESUPUESTO 30
BIBLlOGRAFIA 31
ANEXOS 33
2
INDICE DE CRONOGRAMAS
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten 21
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas yformularios electroacutenicos 23
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales 25
Tabla 4 Cronograma de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos 26
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea 27
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales 28
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten 29
3
ANEXOS
Matrizresponsabilidades RAel o bullbullbullbullbull o bullbull o bullbull o bullbull o bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull 34
Mapa de procesos o bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull o bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbullbullbull 35
4
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
INDICE DE CRONOGRAMAS
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten 21
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas yformularios electroacutenicos 23
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales 25
Tabla 4 Cronograma de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos 26
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea 27
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales 28
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten 29
3
ANEXOS
Matrizresponsabilidades RAel o bullbullbullbullbull o bullbull o bullbull o bullbull o bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull 34
Mapa de procesos o bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull o bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbullbullbull 35
4
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
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--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
ANEXOS
Matrizresponsabilidades RAel o bullbullbullbullbull o bullbull o bullbull o bullbull o bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull 34
Mapa de procesos o bullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbullbull o bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbull bullbullbullbullbullbullbullbull 35
4
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
1 ASPECTOS GENERALES
11 Introduccioacuten
El programa de gestioacuten documental seraacute implementado en las UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER dando cumplimiento a lo establecido en la
resolucioacuten 165 de 2018 del Archivo General de la Nacioacuten a los artiacuteculo 282510 Y
282511 del Decreto 1080 de 2015 los cuales establecen la obligatoriedad en las
instituciones puacuteblicas de elaborar e implementare el programa de gestioacuten documental
Proporciona lineamientos para la normalizacioacuten de los procesos archiviacutesticos tales
como planeacioacuten produccioacuten documental organizacioacuten gestioacuten y tramite documental
transferencias preservacioacuten a largo plazo disposicioacuten de documentos y valoracioacuten
documental realizables y cuantificables a corto mediano y largo plazo de acuerdo al
Artiacuteculo 44 del decreto 103 del 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones sentildeala que el programa de gestioacuten
documental en desarrollo de ley 1712 de 2014 es el plan elaborado por cada sujeto
obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten
conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su conservacioacuten hasta su
disposicioacuten final con fines permanente o eliminacioacuten
Las UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANTER dentro del PGD implementara los
programas especiacuteficos de gestioacuten documental para el cuatrienio como instrumentos
archiviacutesticos de los procesos documentales para facilitar la gestioacuten de los archivos de
la institucioacuten bajo el concepto de fiabilidad autenticidad integridad accesibilidad valor
probatorio preservacioacuten y conservacioacuten de los acervos documentales salvaguardando
la memoria histoacuterica e institucional velando por el cumplimiento del artiacuteculo 15 de ley
1712 de 2014 (Ley de transparencia y del derecho del acceso a la informacioacuten puacuteblica
nacional) la cual establece que los sujetos obligados deberaacuten adoptar un programa
de gestioacuten documental en el cual establezcan los procedimientos y lineamientos
necesarios para la produccioacuten distribucioacuten organizacioacuten consulta y conservacioacuten delos documentos puacutebliacutecos
1 Artiacuteculo 15 de la ley 1712 de 2014
5
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
12 Alcance
El Programa de Gestioacuten Documental inicia teniendo en cuenta los requerimientos
documentales de los usuarios de las UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
en la racionalizacioacuten y simplificacioacuten de los tramites la directriz institucional cero papel
preservando el medio ambiente y salvaguardando el patrimonio histoacuterico cultural einstitucional
El alcance del Programa de Gestioacuten Documental de las UNIDADES TECNOLOGICAS
DE SANTANDER establece los siguientes lineamientos Planeacioacuten Produccioacuten
documental Gestioacuten y tramite documental Organizacioacuten Transferencias Disposicioacuten
documental Preservacioacuten a largo plazo Valoracioacuten creacioacuten de programas de
documentos especiales vitales de reprografiacutea documental para los documentos
producidos en el ejercicio de sus funciones Conjuntamente se aplicaraacute a todos lostipos documentales en cualquier soporte
El PGD Y sus actualizaciones deben ser presentadas por el Coordinador de Gestioacuten
documental y el Secretario General de las UTS y aprobarse por el comiteacute de
institucional de gestioacuten y desempentildeo de la Institucioacuten La adopcioacuten del PGD debe
efectuarse mediante acto administrativo y la implementacioacuten y socializacioacuten del mismo
es responsabilidad del Coordinador de Gestioacuten Documental
13 Publico al cual va dirigido
El PGD estaacute dirigido a los servidores puacuteblicos de la entidad en el desarrollo de sus
funciones y obligaciones a otras entidades en cuanto a los procesos de reportes e
informes a usuarios externos entes de control y demaacutes usuarios en requerimientos
de radicacioacuten de comunicaciones oficiales el manejo de peticiones quejas y
reclamos el enviacuteo de comunicaciones oficiales las consultas en los archivos degestioacuten central e histoacuterico
6
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
NECESIIDAOES DE INFORMACION
tJsuarios tnternos
USllarios Extelimos
Entes de contrel
Servidores puacuteblicos Docentes Estudiantes-
Comunidad en General
Contraloriacutea Procuraduriacutea Ministerio de Educacioacuten Asamblea
Departamental de Santander y Archivo General de la Nacioacuten
14 Requerimientos para el desarrollo del PGD
141 Requerimientos Normativos
1411 Requerimientos normativos internos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander en materia de Gestioacuten Documental y
estructura organizacional tienen establecido los siguientes actos administrativos
bull Ordenanza No 090 de 1963 mediante la cual se creoacute las Unidades Tecnoloacutegicas
de Santander
bull Resolucioacuten No 02-473 del 1 de Junio de 2017 por medio de la cual se modifica la
plana de empleos de las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-476 Por el cual se conforman grupos internos de trabajo y seasignan a las oficinas de las unidades tecnoloacutegicas de Santander
bull Resolucioacuten NO02-196 Por medio del cual se adopta el modelo integrado de
planeacioacuten y gestioacuten MIPG de las unidades tecnoloacutegicas de Santander y se dictanotras disposiciones
1412 Requerimientos normativos externos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con un NORMOGRAMA dentro de
la base documental del Sistema de Gestioacuten de la Calidad
7
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Asiacute mismo para la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental la institucioacuten serige por las siguientes normas
bull Ley 594 de 2000 Ley General de archivos
bull Ley 80 de 1989
bull Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se
establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones
bull Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional
bull Decreto 103 de 2015
bull Decreto 1080 de 2015
bull Decreto 1499 de 2017
bull Circular externa AGN No 002 de 2012
bull Circular externa AGN No 005 de 2012
bull Circular conjuntamiddotAGN -DAFP No 100-004 de 2018
142 Requerimientos Econoacutemicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander apropiaran teniendo en cuenta las
necesidades de cada anualidad mediante reunioacuten y aprobacioacuten de los directivos de la
entidad el presupuesto anual para la Gestioacuten documental
143 Requerimientos Administrativos
Para la implementacioacuten del Programa de Gestioacuten Documental-PGD la entidad cuenta
con el Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desempentildeo el Coordinador de Gestioacuten
Documental establecido en la Resolucioacuten No 02-196 de 2018 (Conformacioacuten de
Grupos de Trabajo) el Secretario General dos auxiliares administrativos de planta que
apoyan la gestioacuten una bodega de archivo central de la Institucioacuten con una aacuterea 64 Mts
cuadrados y 302 metros lineales de archivo y tres equipos de coacutemputo
8
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
144 Requerimientos Tecnoloacutegicos
Las Unidades Tecnoloacutegicas de Santander cuentan con los siguientes RecursosTecnoloacutegicos
bull Aplicativo GD Modulo Radicacioacuten de contratos para el proceso de contratacioacutenadministrativa
bull El uso y control del correo electroacutenico institucional se realiza por intranetinstitucional
bull Aplicativo GD Modulo Nominas pagos contabilidad tesoreriacutea para el Sistemade Informacioacuten Financiero
bull Software ACADEMUSOF para registro Acadeacutemico de los estudiantes (notasmatricula inscripciones desprendible de pago entre otros)
145Gestioacuten del cambio
Con el fin de mitigar el impacto de los cambios que genera la implementacioacuten del
Programa de Gestioacuten Documental-PGD se incluiraacute partir de la vigencia 2019 en el Plan
Institucional de Capacitacioacuten de las UTS la programacioacuten de dos capacitaciones
semestrales para todos los funcionarios en temas relativos a la implementacioacuten de las
Tablas de Retencioacuten Documental Archivos de Gestioacuten y Programa de GestioacutenDocumental
2 Lineamientos para los Procesos de la Gestioacuten Documental
Los lineamientos estaacuten relacionados con las estrategias de formulacioacuten e
implementacioacuten de los procesos de la gestioacuten documental de acuerdo a lasnecesidades de la entidad
Los procesos de Gestioacuten Documental que creados e implementados para el desarrollodel Programa Gestioacuten documental son
9
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
bull Planeacioacuten
bull Produccioacuten documental
bull Gestioacuten y tramite documental
bull Organizacioacuten
bull Transferencias
bull Disposicioacuten documental
bull Preservacioacuten a largo plazo
bull Valoracioacuten documental
21 Proceso de Planeacioacuten Documental
El proceso de Planeacioacuten es el conjunto de actividades encaminadas a la planeacioacuten
generacioacuten y valoracioacuten de los documentos de la entidad en cumplimiento con el
contexto administrativo legal funcional y teacutecnico Comprende la creacioacuten y disentildeo de
formas formularios y documentos anaacutelisis de procesos y su registro en el sistema degestioacuten docurnentaf
La entidad cuenta con un procedimiento de planeacioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS En este
procedimiento se establecen las actividades a desarrollarse para la elaboracioacuten y
actualizacioacuten de los instrumentos archiviacutesticos requeridos por el AGN y las normas de
archivo tales como Diagnoacutestico Integral de Archivos poliacutetica de Gestioacuten Documental
PGD las TRD los cuadros de clasificacioacuten los inventarios documentales el PINAR
Registro de activos de informacioacuten Tablas de control de Acceso Bancos Terminoloacutegicosentre otros
Todos los documentos de la institucioacuten estaacuten precedidos de un estudio que identifica
los requerimientos de seguridad y preservacioacuten los acuerdos de confidencialidad y los
lineamientos determinados para garantizar el acceso a la informacioacuten acorde con los
lineamientos dados por la normativa vigente conforme a esto se tienen los siguienteslineamientos
htlpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
10
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Se implementoacute a traveacutes del Sistema de Gestioacuten de Calidad el mapa Riesgos del
proceso de gestioacuten documental y las correspondientes acciones de mitigacioacutenlas cuales son objeto de seguimiento cada seis meses
Se crean y se actualizan los procedimientos de la Gestioacuten Documental tales
como cuadros de clasificacioacuten Tablas de retencioacuten Documental entre otros
En cumplimiento de la ley de Transparencia y Acceso a la informacioacuten puacuteblica
las UTS elaboraron el Registro de activos de informacioacuten el Esquema de
publicacioacuten y el iacutendice de Informacioacuten clasificada y reservada los cuales se
encuentran publicados en la paacutegina web Institucional wwwutseduco En el link
de transparencia en el numeral 10 Instrumentos de Gestioacuten de InformacioacutenPuacuteblica
22 Proceso de produccioacuten
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de produccioacuten o
ingreso formato y estructura finalidad aacuterea competente para el traacutemite proceso enque actuacutea y los resultados esperados
La entidad cuenta con el procedimiento de produccioacuten de documentos el cual se
encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de calidad de las UTS El
procedimiento de produccioacuten de documentos establece los paraacutemetros de las
comunicaciones oficiales enviadas recibidas y las comunicaciones internas
La produccioacuten de documentos en los diferentes medios y soportes (papel y digital)
corresponde al desarrollo de las actividades de la entidad en consonancia con lossistemas de gestioacuten existentes
La institucioacuten cuenta con un manual de archivo el cual establece entre otroslineamientos para la produccioacuten de documentos tales como
3 httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticalprocesos
11
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Para la impresioacuten de documentos en papel se usa papel de 75 gramos y tinta
negra para las comunicaciones oficiales o color para informes u otros que asiacute lo
requieran
No se usan fuentes menores de 12 puntos para aquellos casos de documentos
que requieran ser escaneados o microfilmados
La impresioacuten se realiza a una cara para comunicacioacuten externas e internas se
realiza a doble cara o en papel reciclaje
La elaboracioacuten de los documentos se hace en soporte papel formato carta y
oficio
Los elementos de diplomaacutetica documental que se usa son el logo y pie de
paacutegina
Se cuenta con un instructivo I - SS - 01 INSTRUCTIVOS PARA ELABORAR Y
CONTROLAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiOacuteN
El control de versiones y actualizaciones de los procedimientos y registros se
realiza a traveacutes de la Oficina de Planeacioacuten quien es la representante ante la
Direccioacuten del Sistema de gestioacuten de calidad de las UTS a traveacutes de la oficina de
soporte SIGUTS para esto tiene establecido el PSS-01 Procedimiento para el
control de cambios
Uacutenicamente firman los documentos el representante legal de la entidad jefes de
cada dependencia y coordinadores de oficinas o grupos de trabajo
El registroacute y radicacioacuten de la correspondencia interna y externas se realiza en la
ventanilla uacutenica de correspondencia de la oficina de atencioacuten al ciudadano
adscrita a la Secretaria General
23 Gestioacuten y traacutemite
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro la vinculacioacuten a un traacutemite la
distribucioacuten incluidas las actuaciones o delegaciones la descripcioacuten (metadatos) la
disponibilidad recuperacioacuten y acceso para consulta de los documentos el control y
seguimiento a los traacutemites que surte el documento hasta la resolucioacuten de los asuntos
4 Decreto 2609 de 2012- hllpllwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
12
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de Gestioacuten y Traacutemite el cual se
encuentra en la base documental UTS este procedimiento establece y poliacuteticas de
gestioacuten traacutemite certificaciones laborales preacutestamo y consulta documental de la
institucioacuten facilitando el acceso y seguridad a la informacioacuten
Igualmente internamente se tienen otros lineamientos para la gestioacuten y tramite talescomo
o Todo documento que ingresa a la entidad se registra en la Ventanilla Uacutenica de
Correspondencia y se le da un nuacutemero de radicado posteriormente se estudia la
solicitud o tramite y se remite a la oficina competente
o La Oficina de Atencioacuten al Ciudadano generan alertas tempranas sobre los tiempos
de respuesta a los traacutemites seguacuten los teacuterminos establecidos en la ley
o La entidad tiene contratado el servicio de correo certificado para la entrega de
correspondencia la cual es radica en las planillas de control
o La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos deacceso a la informacioacuten
o Todo preacutestamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma
de quien entrega y de quien recibe asiacute como la fecha y cantidad de folios porexpediente entregado
24 Organizacioacuten
Conjunto de operaciones teacutecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacioacuten
documental relacionada en forma jeraacuterquica con criterios orgaacutenicos o funcionales
La entidad cuenta con el procedimiento para la organizacioacuten y control de archivos de
gestioacuten el cual se encuentra en la base documental del Sistema de Gestioacuten de Calidad
de las UTS en este procedimiento se establecen paraacutemetros respetando el orden de
procedencia clasificacioacuten depuracioacuten organizacioacuten foliacioacuten hoja de control
identificacioacuten de roacutetulos para unidades de almacenamiento inventariado en el Formato
Uacutenico de Inventario Documental-FUID en los archivos de la entidad fundamentados enlas Tablas de Retencioacuten Documental- TRD
5 httpwwwarchivogeneralgovcolPoliticaprocesosoAcuerdo 27 de 2006
13
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Dentro del procedimiento de organizacioacuten de archivos se establecen lineamientos tales
como
Los Documentos se clasifican de acuerdo con la estructura orgaacutenica y las
funciones de las dependencias de acuerdo con las Tablas de Retencioacuten
Documental debidamente aprobadas
Los documentos respetan la secuencia de los traacutemites
En el Archivo Central los documentos que componen un expediente se ubican
de forma cronoloacutegica y en forma de libro
Se realiza la depuracioacuten de los documentos de apoyo
Los documentos se ubican en orden respetando el principio de procedencia y el
principio de orden original para conformar un expediente
Todo expediente existente en las dependencias de la entidad se les realiza el
proceso de foliacioacuten y se elabora el inventario documental respectivo
Es responsabilidad del servidor puacuteblico tener todo expediente debidamente
inventariado en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID
Las cajas y carpetas de archivo se identifican con roacutetulo definido y establecido
por el aacuterea de Gestioacuten Documental
25 Transferencias
Remisioacuten de los documentos del archivo de gestioacuten al central y de este al histoacuterico de
conformidad con las Tablas de Retencioacuten documental y de valoracioacuten documental
viqentes
La entidad educativa cuenta con el procedimiento de transferencias documentales el
cual se encuentra en la base documental UTS siguiendo los paraacutemetros establecidos
por la oficina de gestioacuten documental y cumpliendo los tiempos establecidos en las
Tablas de Retencioacuten Documental
6 httpWNWarchivogeneralgovcoIPoliticalprocesos
14
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Actualmente el archivo central recibe las transferencias primarias documentales de las
oficinas de Secretaria General Direccioacuten de Talento Humano Control Interno Control
Interno Disciplinario y la Oficina de Planeacioacuten
Cuando se realiza la trasferencia documental la oficina de Gestioacuten Documental efectuacutea
el proceso de seleccioacuten natural es decir se retiran aquellos documentos que no son
esenciales en el expediente como impresos o publicaciones perioacutedicas hojas en
blanco formatos sin diligenciar entre otros Asiacute mismo ordenan los tipos documentales
los documentos se colocan uno atraacutes del otro en el orden en que se van generando o
recibiendo de tal manera que el uacuteltimo documento recibido sea el uacuteltimo que contenga
la carpeta En cada carpeta se incorpora el volumen adecuado de folios con maacuteximo
200 folios por unidad de conservacioacuten
Todas las carpetas y cajas se rotulan conforme a la informacioacuten proporcionada por las
Tablas de Retencioacuten Documental
Se realiza el inventario documental de toda la informacioacuten objeto de transferencia y se
registra en el Inventario Documental Archivo Central conforme a lo establecido en el
Formato FIUD regulado por el Acuerdo 042 de 2002 del AGN
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hace de manera oficial mediante la
entrega fiacutesica de la documentacioacuten en donde se revisa cada carpeta y caja entregada
Si la transferencia de la dependencia cumple esta se recibe en el Archivo Central por
el contrario si no cumple con todos los lineamientos exigidos la transferencia se
devuelve en su totalidad para que nuevamente sea revisada de manera puntual por ladependencia
26 Disposicioacuten de documentos
Seleccioacuten de los documentos en cualquier etapa del archivo con miras a su
conservacioacuten temporal permanente o a su eliminacioacuten de acuerdo con lo establecido
en las tablas de retencioacuten documental o en las tablas de valoracioacuten documental 7
7 httpwwwminlicgovcoportal604articles-7077_Programa_Gestion_Documenlalpdf
15
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Las UTS cuentan con el procedimiento de Disposicioacuten final del documento el cual se
encuentra en la base documental UTS cumpliendo con lineamientos de conservacioacuten
total seleccioacuten eliminacioacuten y digitalizacioacuten
La entidad ha realizado el proceso de digitalizacioacuten de los Acuerdos del Consejo
Directivo y Acadeacutemico como teacutecnica de reproduccioacuten de los documentos que
presentan alto grado de consulta y que son de valor histoacuterico institucional con el fin de
brindar de manera oportuna y eficaz la informacioacuten al ciudadano
De igual se establecieron las actividades requeridas para la eliminacioacuten documental de
acuerdo a lo estipulado en las poliacuteticas internas y normatividad
Los documentos que son de conservacioacuten total son realmacenados en carpetas
desacificadas y cajas calidad archivo conforme al tamantildeo del soporte cada carpeta y
caja cuenta con el respectivo roacutetulo que identifica la informacioacuten que contiene
Conforme al Procedimiento de Disposicioacuten final la informacioacuten objeto de eliminacioacuten en
primera instancia se elabora un Inventario Documental (R-GD-11 Eliminacioacuten de
documentos) en el Formato Uacutenico de Inventario Documental-FUID el cual es
presentado al Comiteacute Institucional de Gestioacuten y Desarrollo para su respectivo estudio y
aprobacioacuten de la eliminacioacuten Como producto de esta reunioacuten se elabora un acta de
eliminacioacuten a la cual se le adjunta el inventario mencionado Luego esta
documentacioacuten se le realiza un meacutetodo de eliminacioacuten irreversible que no permite la
reconstruccioacuten recuperacioacuten del soporte ni de la informacioacuten contenida en eacuteste Esta
documentacioacuten es almacenada en canecas plaacutesticas con tapa y son transportadas
hasta el sitio de su disposicioacuten final (Debe cumplir con los lineamientos estipulados en
el Acuerdo 004 de 2013)
Los documentos que por TRD son de seleccioacuten se les realiza un muestreo aleatorio
simple para obtener una muestra representativa de la serie Los documentos son
almacenados y tratados como los de conservacioacuten total
27 Preservacioacuten a largo plazo
16
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Conjunto de acciones y estaacutendares aplicados a los documentos durante su gestioacuten
para garantizar su preservacioacuten en el tiempo independientemente de su medio y forma
de registro o almacenamiento
La entidad cuenta con el Manual de Sistemas Integrados de Conservacioacuten el cual se
encuentra en la base documental UTS garantizando la perdurabilidad de la informacioacuten
a traveacutes del espacio y el tiempo de los documentos generados y recibidos en la
entidad la institucioacuten cuenta con una infraestructura en proceso de adaptacioacuten
Los documentos generados y recibidos en la entidad son almacenados en carpetas
del tamantildeo de los soportes recibidos o generados
La entidad cuenta con mobiliario y cajas calidad archivo para almacenar los
documentos que se encuentren en los archivos de gestioacuten
28 Valoracioacuten documental
Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificacioacuten de los documentos y
por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de
establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino
final 9
La entidad cuenta con las siguientes directrices para la valoracioacuten de los documentos
que produce o recibe
La Oficina de Gestioacuten Documental al realizar la actualizacioacuten de la tablas de retencioacuten
Documental realizo la valoracioacuten de los documentos con el objetivo de establecer los
valores primarios y secundarios que puede tener los documentos producidos yrecibidos por la entidad y establecer su permanencia en las fases de archivo conforme
a lo establecido por el AGN y las normas aplicables para cada caso
8 Segmento tomado de htpwwwarchivogeneralgovcol9 SegmentohttpWNWarchivogeneralgovcohttpswwwdropboxcomlshop8bmnpioxnutkqAACnY JJ3merzeg9HY _9iruOdalfODOS20LOS20PROCESOSGESTIC393N20DOCUMENTAUPROCEDIMIENTOSdl=Oampsubfolder_nav_tracking=1
17
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
La entidad cuenta con el procedimiento de valoracioacuten documental el cual se encuentra
en la base documental del Sistema de gestioacuten de Calidad
3 Fases de Implementacioacuten del PGD
La implementacioacuten del programa de gestioacuten documental (PGD) se realiza en cuatro
fases a saber elaboracioacuten ejecucioacuten seguimiento y mejora del mismo
El siguiente graacutefico muestra los roles seguacuten la estructura del ciclo PHVA - Planear-
Hacer-Verificar-Actuar para el cumplimiento efectivo de las acciones determinadas en
cada fase siguiendo el desarrollo de cada proceso del PGD
18
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
VERIFICA- Administrador de archivo- Oficina de control interno- comite institucional degestion y desempentildeo
APRU~BA- Comite comiteacuteinstitucional de gestion ydesempentildeo
DIVULGACION- Admiacuteeistrader dearchivo
VE~IFICASecretaria iJeneral
- Administradlor dearchivo- Oficina de controlinterno-comtte institucional degestion y desempentildeo
A continuacioacuten nos referimos a cada una de estas fases
EJECUCION SEGUIMIENTO MEJORA
RESPONSABLES RESPONSABLERESP()NSABLE - Adrninistrrador de- Rectoria
-Administraller del arehive- Oficinas principales archive(funcionarios encargados) - ofieina de contrel- Administrador de archiva interne REVISA
APlRtJJtBA- Comite insntildetuoional degestion y desempentildeo
31 Fase de elaboracioacuten ejecucioacuten y puesta en marcha
Con el fin de fortalecer el conjunto de procesos de gestioacuten documental de las
UNIDADES TECNOLOacuteGICAS DE SANTANDER-UTS y sus metas de implementacioacuten a
corto mediano y largo plazo se realizoacute el cronograma de implementacioacuten armonizadoel cual se complementa con la matriz RACI- (anexo No 2)
19
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Tabla 1 Cronograma general de implementacioacuten
ACTUALlZACION
PERMANENTE DE LOS
PROCESOS DE
GESTION
DOCUMENTAL EN EL
SGC
i
I IMPLEMENTACiOacuteN DE
PROGRAMAS
ESPECIFICOS
FASE DE
SEGUIMIENTO DEL
PGD
FASE DE
L MEJORAMIENTO
planes de mejora
32 Fase de seguimiento
El Comiteacute institucional de gestioacuten y desempentildeo la Oficina Control Interno y la Oficina
de Planeacioacuten deben validar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en
el PGD El cual se debe ver reflejado en informes perioacutedicos y acciones correctivas ode mejora establecida para tal fin
20
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
33 Fase de mejora
La Oficina de Control Interno la Oficina de Planeacioacuten y los auditores internos de
calidad en su funcioacuten de realizar auditoriacuteas internas y visitas de seguimiento a las
dependencias con el fin de determinar acciones de mejora para el cumplimiento del
plan de trabajo del PGD de las UTS
40 PROGRAMAS ESPECIFICaS
41 Programa de normalizacioacuten de formas y formularios electroacutenicos
Justificacioacuten
Delimitar y fijar procedimientos y caracteriacutesticas atributos formatos forma de
almacenaje de los metadatos (nombres propios) autenticidad de la informacioacuten y
tipologiacutea de los documentos con el fin de normalizar las unidades documentales
facilitando la clasificacioacuten y descripcioacuten del documento para posteriormente ser
consultado y conservado de acuerdo a los paraacutemetros dados por el archivo general de
la nacioacuten - AGN
Objetivos generales
Establecer lineamientos en el manejo de los documentos de produccioacuten y documentos
externo que permita un sistema integrado asiacute como el control y actualizacioacuten en el
manejo y consulta del metadato
Objetivos especiacuteficos
bull Analizar el ciclo del documento desde su origen hasta su disposicioacuten final y tipo de
soporte para identificar los procesos que pueden ser automatizados en la entidad
bull Establecer poliacuteticas claras de contenido y forma en los documentos electroacutenicos
de la entidad normalizando los procedimientos requeridos en el cumplimiento de
las normas vigentes
21
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
bull Aplicar las poliacuteticas y paraacutemetros establecidos por la entidad en los procesos
fiacutesicos y digitales de la institucioacuten
Alcance
Dar valor documental a las unidades documentales fiacutesicas y electroacutenicas desde su
origen a si hasta la disposicioacuten final teniendo en cuenta las poliacuteticas de la entidad y la
normatividad vigente
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 2 Cronograma y control del programa de normalizacioacuten de formas y formularios
electroacutenicos
digitalizacioacuten (formas y
formularios electroacutenicos)
Procedimiento de
digitalizacioacuten formas y
formularios electroacutenicos
sobre el
procedimiento y aplicacioacuten
para documentos
electroacutenicos
Capacitacioacuten registros y
seguimiento
Aplicacioacuten de Informe de seguimiento y
Actualizacioacuten
procedimiento de
produccioacuten
Procedimiento de
42 Programa de documentos vitales
Justificacioacuten
22
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Dentro de este programa se debe realizar la identificacioacuten evaluacioacuten seleccioacuten
proteccioacuten preservacioacuten y recuperacioacuten de los documentos de las Unidades
Tecnoloacutegicas de Santander para
Garantizar el funcionamiento de la Entidad
Permitir la continuidad del trabajo institucional en caso de emergencia
Tener soporte de las obligaciones legales y financieras
Para ejercer la defensa y restitucioacuten de derechos y deberes de personas yentidades cuya documentacioacuten haga parte del archivo de las UTS
Objetivos generales
Garantizar la preservacioacuten y conservacioacuten de los documentos que genera las UTS en
desarrollo de sus funciones y que son de vital importancia tanto para la memoria
histoacuterica institucional como para su funcionamiento y defensa de derechos
Objetivos especiacuteficos
bull Identificar los documentos vitales en las TRD de la entidad
bull Clasificar los documentos vitales de la entidad
bull Definir y disentildear la arquitectura y poliacuteticas de sistemas de informacioacuten que se
requieren para la preservacioacuten de la informacioacuten y documentos de caraacutectervital
Alcance
Integrar los procesos archiviacutesticos en sus fases desde su origen hasta la disposicioacuten
final de los expedientes documentales empleando las herramientas archiviacutesticas con
las que cuenta la entidad tales como CCD TRD poliacuteticas de archivos etc
Actividades a realizar en la vigencia 2018-2022
23
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Cronograma
Tabla 3 Cronograma y control documentos vitales
AeFIVID~D
de
matriz
I identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales de
I conformidad con la TRD de
las UTS
Elaborarr --iwiexclt~documental de
ldocumentos vitales de lasUTS
Formular el Programa deSeguridad de
Informacioacuten de las UTS
documentos vitales
documental de
de Seguridad de
Actualizar la matriz
identificacioacuten y clasificacioacuten
de documentos vitales
incluyendo el anaacutelisis de los
inventarios de registros deI
activos de informacioacuten e
I iacutendice de informacioacuten
clasificada
documentos vitales
- registros de activos de
informacioacuten e iacutendice de
informacioacuten clasificada
43 Programa de Gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
Justificacioacuten
El Programa de Documentos Electroacutenicos estaacute encaminado a la creacionimplementacioacuten y puesta en marcha de planes que mitiguen el difiacutecil acceso a lainformacioacuten consulta y administracioacuten desde su concepcioacuten hasta su disposicioacuten finalintegrando los procesos de gestioacuten documental
Objetivo General
Establecer actividades que mejoren la gestioacuten de los documentos electroacutenicos de lasUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER conforme a lo estipulado en materiade archivo
Objetivos Especiacuteficos
24
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Realizar un diagnoacutestico de documentos electroacutenicos en las UNIDADESTECNOLOGICAS DE SANTANDER para verificar el cumplimiento de losrequisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos
Establecer los planes de accioacuten para solucionar la disponibilidad y el acceso deldocumento electroacutenico
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022Cronograma
Tabla4 Cronogramade Gestioacutende DocumentosElectroacutenicos
para
Ila gestioacuten de Documentos Electroacutenicos
ACTIMID~D
Realizar un diagnoacutestico de
I documentos electroacutenicoslas UTS
Documentos Electroacutenicos
Elaborar inventario y tablas
de acceso de la
I informacioacuten las UTS
de
documentos electroacutenicos y
tablas de acceso a la
I Elaborar el plan de
I preservacioacuten digital de las
I UTS
44 Programa de reprografiacutea
Reprografiacutea
Conjunto de teacutecnicas como la fotografiacutea el fotocopiado la microfilmacioacuten y la
digitalizacioacuten que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignadosen papel
Justificacioacuten
10 Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcoAcuerdo 027 de 2006
25
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
Teniendo en cuenta la poliacutetica de gestioacuten documental con el fin de garantizar la
conservacioacuten de los documentos de la institucioacuten se formula el programa de reprografiacutea
para la conservacioacuten de los documentos de caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo
central y gestioacuten de la entidad
Objetivos
El programa de reprografiacutea de las UTS establece los lineamientos sobre la
digitalizacioacuten de documentos para garantizar acceso y consulta de los documentos de
caraacutecter histoacuterico y permanente del archivo central y gestioacuten de la entidad
ALCANCE
Aplica para la digitalizacioacuten de las series documentales de permanente conservacioacuten
tales como Actas y Acuerdos del Consejo Directivo y Acadeacutemico de la Institucioacuten
Resoluciones nominas historias laborales acta de posesioacuten
Actividades para realizar
Actividades a realizar en el periodo 2018 - 2022
Cronograma
Tabla 5 Cronograma de reprografiacutea
~e1iLVIDAD
--------- ------ ---- Implementar el programa
l__~_~eprografiacutea _
Formular el programa de
I reprografiacutea de las UTS
Capacitacioacuten a funcionarios I
de la entidad de la sobre el
programa de reprografiacutea
i establecido en las UTS
Programa de reprograffa
Registro fotograacutefico
Formato de asistencia
diligenciado
26
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
45 Programa de documentos especiales
El programa documentos especiales estaacute orientado a la gestioacuten los documentos de
archivo que por sus caracteriacutesticas no convencionales requieren tratamiento diferente
los cuales son cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales
Adicionalmente este programa establece las actividades teacutecnicas para clasificar
ordenar describir conservar declarar difundir y consultar con el fin de facilitar el
acceso a la informacioacuten contenida en los mismos 11
Alcance
Organizar medios cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de
acuerdo a los paraacutemetros establecidos en la normatividad en la institucioacuten
Objetivos
Crear paraacutemetros que definan los pasos a seguir para los documentos especiales
Aplicar la norma vigente para la organizacioacuten y descripcioacuten de los instrumentos
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y audiovisuales de la institucioacuten
Verificar instrumentos existentes Cartograacuteficos fotograacuteficos planos sonoros y
audiovisuales existentes en la institucioacuten
Cronograma
Tabla 6 Cronograma de documentos especiales
AClllVIDAD
I Verificar instrumentos existentes
Cartograacuteficos fotograacuteficos planos
I sonoros y audiovisuales existenteslen la institucioacuten
1
Establecer los requisitos para la
conversioacuten o migracioacuten
documentos especiales
Documento
Modelo de requisitos para
la conversioacuten o migracioacuten I1 de los documentos
especiales
II Segmento tomado de httpwwwarchivogeneralgovcotransparencialgestion-informacion-publicalPrograma-de-Gestion-Documental-PGD
27
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
--~bullbull---_--
bull--_---___--_-_
gt -----f
46 Plan Institucional de Capacitacioacuten
Justificacioacuten
Dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten la Oficina de Direccioacuten de Talento
Humano deberaacute incluir dentro del Plan Institucional de Capacitacioacuten PIC los siguientes
aspectos en materia de gestioacuten documental de la Entidad
Programa de Induccioacuten y Re induccioacuten que incluya las siguientes temaacuteticas en gestioacutendocumental
a Sensibilizacioacuten sobre el valor patrimonial de los documentos fiacutesicos y
electroacutenicos y la preservacioacuten a largo plazo
b Explicacioacuten de poliacuteticas procesos y procedimientos de la gestioacuten documental
c Comprensioacuten y conocimiento de las funciones archiviacutesticas y sus beneficios
Capacitacioacuten Incluiraacute formacioacuten sobre normas de archivos tales como Organizacioacuten de
archivos de gestioacuten implementacioacuten de las tablas de Retencioacuten Documental y los
procedimientos del proceso de Gestioacuten Documental estaacuten capacitaciones eran
efectuadas por el Grupo de Gestioacuten Documental de las UTS
Metodologiacutea
El programa de capacitacioacuten se realizaraacute en las fechas establecidas por la coordinaraacute
de gestioacuten documental
Cronograma
Tabla 7 Cronograma de capacitacioacuten
Capacitacioacuten sobre
organizacioacuten de archivosI
de Gestioacuten implementacioacuten1 _
fotograacutefico y
planilla de asistencia
28
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
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bull--_---___--_-_
gt -----f
Programa de Induccioacuten
I Re induccioacuten (temas de
iexclarchivo
Registro fotograacutefico y
planilla de asistencia
Documental y
procedimientos del proceso
de Gestioacuten Documental
50 ARMONIZACION DE LOS SISTEMAS CON LOS PLANES DE GESTION DE LA
ENTIDAD
El programa de gestioacuten documental en cumplimiento con las normas vigentes del AGN
la estrategia del gobierno en liacutenea y los estaacutendares de buenas praacutecticas armoniza los
planes y sistemas de gestioacuten documental (SGD)
Para la formulacioacuten del programa de Gestioacuten Documental de la UTS se consideraron
los programas y proyectos de manera articulada con los sistemas y modelos de gestioacuten
de la entidad entre los que se encuentran
bull Sistema de Gestioacuten de la Calidad de las UTS
bull Estrategia de gobierno en liacutenea
bull Estrategia de gobierno digital
bull Estrategia de transparencia y acceso a la informacioacuten
bull Plan anticorrupcioacuten
La Oficina de Planeacioacuten como responsable del proceso de Seguimiento y control
verificara el cumplimento de los programas y proyectos establecidos en el PGD
requiriendo si es caso la implementacioacuten de acciones correctivas o de mejora para el
logro de los objetivos trazados
Ficha teacutecnica
Titulo PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LAS UNIDADES
TECNOLOGICAS DE SANTANDER
Fecha de elaboracioacuten
29
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bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
32
ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
33
bullbull bullbull bullbull JI bullbull lO bullbull bullbull bullbull
~~
= iacute~----+-~--~--~~~~~----+-~4-++~-4--~ 1~--~~~~~~--~~~~~= II
=1 i -~----~~--++--r+~-r-r~----4-~~+4~-4--~_ f~~--J iexcl
==------~-- _--_--
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BIBLlOGRAFIA
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten delprograma de gestioacuten documental 2014
bull Colombia Archivo general de la nacioacuten Manual de implementacioacuten del
programa de gestioacuten documental 2018
bull Colombia Congreso de la repuacuteblica Ley general de archivos 594 del 2000
bull Colombia Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones
Direccioacuten de Gobierno en liacutenea Cero papel
bull Colombia Presidencia de la repuacuteblica Decreto 2482de 2012por el cual se
establecen los lineamientos generales para la integracioacuten de la planeacioacuten y la
gestioacuten Poliacuteticas de la eficiencia administrativa
bull Archivo general de la nacioacuten
httpwwwcentrodememoriahistoricagovco3
wwwarchivogeneralgovco
bull Unidades Tecnoloacutegicas de Santander - coordinadora de archivo
bull Archivo general de la nacioacuten -wwwarchivogeneralgovco9
bull Decreto 2609 del 2012-24httpwwwarchivogeneralgovcoPoliticaprocesos
bull ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (compilacioacuten normativa del archivo
general de la nacioacuten) archivo general de la nacioacuten acuerdo 02 de 2004
bull Acuerdo 004 del 2015-37
31
bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
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ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
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bull Unidades tecnoloacutegicas de Santander-coordinadora de archivo-programa de
reprografiacutea-39
bull Archivo general de la nacioacuten ley 594 de 2000
bull Ley general de archivos ley 712 de 2014 ley de trasparencia y acceso a la
informacioacuten puacuteblica (artiacuteculo 15 y 17)
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ANEXOS
Matriz responsabilidades RAel
Mapa de procesos
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